La création d'une organisation à but non lucratif est une noble entreprise, mais il est essentiel de prendre en compte les aspects financiers de la concrétisation de votre vision.
Bien que les coûts puissent varier considérablement en fonction de la portée et de l'emplacement de l'organisation, vous n'avez pas nécessairement besoin d'un investissement massif pour démarrer. Comprendre les dépenses de base et les gérer efficacement peut vous aider à établir votre mission et à servir efficacement votre communauté.
Nous décomposons les coûts essentiels de la création d'une organisation à but non lucratif, nous fournissons une analyse des coûts État par État et nous proposons des stratégies pour vous aider à économiser de l'argent en cours de route.
Table des matières
Coût de la création d'une organisation à but non lucratif aux États-Unis
6 conseils pour réduire les coûts des organisations à but non lucratif
Aperçu des coûts liés à la création d'une organisation à but non lucratif
FAQ sur le coût de la création d'une organisation à but non lucratif
Coûts liés à la création d'une organisation à but non lucratif : Quelles sont les différentes dépenses à prévoir ?
1. Coûts pour l'État
Les frais d'État couvrent les coûts encourus par chaque organisation à but non lucratif lors de l'enregistrement de son organisation dans un État spécifique.
Frais de constitution
Lors de la création d'une organisation à but non lucratif, le dépôt des statuts est obligatoire. Ce document établit légalement votre organisation.
Pour commencer, vous devez contacter le bureau d'enregistrement des entreprises de votre État. N'oubliez pas que les documents juridiques requis, les étapes et les frais varient d'un État à l'autre.
Le coût de la constitution en société peut varier considérablement d'un État à l'autre. Vous pouvez payer de 50 à 1 098 dollars, selon votre lieu d'implantation. Si vous avez besoin d'accélérer la procédure, préparez-vous à payer des frais supplémentaires.
Consultez les liens de l'IRS vers les organisations exonérées (State Links of Exempt Organizations) pour connaître la procédure de constitution en société dans votre État.
Frais de sollicitation des œuvres de bienfaisance
La plupart des États exigent que les organisations à but non lucratif s'enregistrent avant de commencer à collecter des fonds. Dans au moins 40 États américains, il est obligatoire de s'enregistrer en tant qu'organisation caritative avant de décider de collecter activement des fonds. Cette obligation s'applique aux collectes de fonds en ligne, en personne ou par courrier.
Certains États ont une vision plus large des activités de collecte de fonds. Par exemple, ils peuvent considérer qu'un bouton "Faire un don" sur votre site web constitue une sollicitation active. En effet, les résidents de ces États peuvent potentiellement accéder à votre page et apporter une contribution à tout moment.
Par conséquent, il se peut que vous deviez vous enregistrer dans plusieurs États avant même de commencer à collecter des fonds. Il est important de se renseigner sur les lois relatives à la sollicitation dans les États où vous pourriez avoir des donateurs potentiels afin de s'assurer que vous respectez toutes les réglementations nécessaires.
La moyenne des frais de sollicitation d'œuvres de bienfaisance est de 85,91 $, allant de 0 à 425 $.
Frais de licence et de permis d'exploitation
Pour faire fonctionner une organisation dans certains États, vous devez obtenir une licence ou un permis d'exploitation. En fonction de votre statut d'exonération fiscale, de nombreux États n'exigent pas de licence pour les organisations à but non lucratif. Vous devez néanmoins contacter le bureau de votre État pour savoir si vous devez effectuer des démarches commerciales essentielles.
La licence commerciale de l'État américain coûte généralement entre 50 et 550 dollars, selon le type de permis requis. Ce coût couvre les frais de traitement et de dépôt.
Frais divers
Il s'agit de frais qui dépendent de l'État et que votre association devra payer dans certaines situations. Il s'agit notamment des permis de taxe sur les ventes, de l'enregistrement annuel, de l'exonération de la taxe sur les ventes, d'une licence de jeu, de l'enregistrement du nom, et d'autres. Chacun de ces frais varie en fonction de l'État et du type d'association.
2. Coûts liés à la demande de statut d'exonération fiscale
Le dépôt d'une demande d'exonération fiscale auprès de l'Internal Revenue Service et l'établissement légal de votre organisation à but non lucratif sont deux étapes distinctes. La procédure de demande d'exonération fiscale fédérale varie en fonction du type d'organisation 501(c) que vous souhaitez créer.
En fonction de votre éligibilité, vous devrez généralement remplir le formulaire 1023, le formulaire 1023-EZ ou le formulaire 1024 auprès du gouvernement fédéral.
Formulaire 1023-EZ
Elle coûte environ 275 dollars et vous pouvez espérer obtenir des résultats dans un délai d'environ un mois. La demande est déposée en ligne et est idéale pour les nouvelles associations ou les petites associations. Les principales conditions d'éligibilité sont que vos recettes brutes prévues ne dépassent pas 50 000 dollars au cours des trois prochaines années et que vos actifs ne dépassent pas 250 000 dollars.
Formulaire 1023
La plupart des organisations à but non lucratif remplissent ce formulaire pour demander leur exonération fiscale. Il coûte 600 dollars et peut également être rempli en ligne. Vous pouvez vous attendre à recevoir une réponse dans un délai de trois à six mois.
Formulaire 1024
Si vous déposez votre demande en tant que tout autre type d'organisation 501(c), vous remplirez ce formulaire en ligne. Il coûte 600 dollars et vous obtiendrez votre statut d'exonération fiscale dans un délai de trois à six mois.
Si l'IRS approuve votre demande, il vous communiquera une lettre de détermination et reconnaîtra votre association comme une organisation exonérée d'impôt.
3. Frais de justice
Lorsqu'il s'agit d'aide juridique, les coûts peuvent varier considérablement, certains avocats facturant à l'heure, tandis que d'autres proposent un tarif forfaitaire pour la création de votre organisation à but non lucratif. La complexité de votre organisation et le niveau d'assistance dont vous avez besoin influencent le coût global.
N'oubliez pas d'explorer les options pro-bono. Certains cabinets d'avocats proposent des services gratuits ou à prix réduit aux organisations à but non lucratif dans le cadre de leurs activités communautaires. Ces services peuvent réduire considérablement vos frais de démarrage tout en vous assurant une base juridique solide.
Bien qu'il puisse être tentant de s'occuper soi-même de tout le travail juridique, l'aide d'un professionnel peut vous faire gagner du temps et vous épargner des maux de tête potentiels à l'avenir. Considérez cela comme un investissement dans l'avenir de votre association.
4. Frais administratifs
Il s'agit des frais qui vous aident à soutenir les opérations de votre organisation et à la maintenir en activité. Les frais administratifs comprennent
Espace de bureaux
Traditionnellement, les locaux à usage de bureaux sont considérés comme une nécessité pour les organisations à but non lucratif. Il s'agit d'un lieu physique où votre équipe peut collaborer et qui peut donner de la crédibilité à votre organisation. Cependant, le paysage évolue rapidement.
De nombreuses organisations à but non lucratif adoptent aujourd'hui des options de travail à distance. Ce changement permet de réduire considérablement les frais généraux tels que le loyer, les services publics et les fournitures de bureau. Elle permet également une plus grande flexibilité en matière de recrutement, puisque vous n'êtes pas limité à une zone géographique spécifique.
Lorsque vous décidez de vos besoins en matière d'espace de travail, tenez compte de facteurs tels que la taille de votre équipe, la nature de votre travail et votre budget. Certaines organisations optent pour un modèle hybride, utilisant des espaces de travail ou des bureaux partagés pour des réunions occasionnelles en personne, tout en travaillant principalement à distance.
L'aménagement de votre bureau doit soutenir votre mission et vos activités sans épuiser vos ressources. Soyez créatif et flexible dans votre approche pour maximiser votre impact et développer votre association.
Personnel et recrutement
La plupart des organisations ont besoin d'embaucher du personnel pour les aider dans leurs opérations quotidiennes et leurs activités de collecte de fonds. Le nombre de personnes que vous devez embaucher, ainsi que vos rôles et responsabilités, dépendent du type d'organisation à but non lucratif que vous créez.
Les organisations à but non lucratif réservent généralement un pourcentage de leur budget annuel aux dépenses de personnel. Ce pourcentage dépend de la taille de votre organisation, mais dans la plupart des cas, il se situe entre 60 et 90 % de votre budget annuel.
Selon le Better Business Bureau, les organisations à but non lucratif doivent consacrer au moins 65 % de leurs dépenses aux programmes, y compris les salaires.
Assurance
En tant qu'organisation à but non lucratif au service de votre communauté et du public, vous pouvez être exposé à de nombreux risques. En investissant dans une assurance pour les organisations à but non lucratif, vous pouvez obtenir une protection contre toute réclamation formulée à l'encontre de votre organisation en raison de vos activités, par exemple la collecte de fonds.
De nombreuses organisations à but non lucratif commencent par souscrire une police d'assurance pour les entreprises (Business Owner's Policy - BOP). Cette police couvre l'assurance responsabilité civile générale, l'assurance des revenus de l'entreprise et l'assurance des biens commerciaux.
Selon le marché de l'assurance Insureon, le coût moyen de cette police est de 53 dollars par mois ou de 636 dollars par an.
Outre le BOP, les organisations à but non lucratif investissent également dans une assurance des administrateurs et dirigeants (D&O) qui couvre le conseil d'administration et les dirigeants de l'organisation à but non lucratif. Insureon indique que la plupart des organisations caritatives paient 70 $ par mois pour l'assurance des administrateurs et dirigeants, mais vous pouvez payer moins ou plus en fonction de vos risques.
Communication et marketing
La création d'une stratégie de marketing solide est essentielle pour faire connaître votre cause et trouver des donateurs, des bénévoles, des membres, etc. Il est préférable d'élaborer un plan de communication et de marketing dès le départ. En tant qu'organisation à but non lucratif, vous devrez élaborer une stratégie qui concilie impact et rentabilité.
Envisagez de combiner des méthodes en ligne et hors ligne. Le marketing numérique via les médias sociaux, les lettres d'information électroniques et votre site web peut s'avérer très rentable. Ne négligez pas les méthodes traditionnelles telles que les événements communautaires ou les partenariats avec des entreprises locales, qui peuvent contribuer à l'établissement de liens locaux solides.
Lorsque vous établissez votre budget marketing, tenez compte des coûts des outils tels que les logiciels de marketing par courriel, les plateformes de gestion des médias sociaux et les ressources en matière de conception.
Conseil de pro: la cohérence est la clé du marketing. Commencez par quelques canaux que vous pouvez bien gérer plutôt que d'essayer d'être partout à la fois. Au fur et à mesure que votre organisation se développe, vous pouvez étendre vos efforts de marketing.
Site web
Un site web renforce la crédibilité de votre organisation. Les gens vous recherchent en ligne lorsqu'ils découvrent votre cause. Grâce à votre présence en ligne, vos sympathisants potentiels peuvent vous trouver facilement et confirmer la légitimité de votre organisation.
Le fait d'avoir un nom de domaine rend l'action plus professionnelle lorsqu'il s'agit de demander des dons et des subventions.
Pour créer un site web, vous avez plusieurs possibilités.
- Approche bricolage : Les créateurs de sites web en ligne vous permettent de concevoir un site web vous-même. Ils ne nécessitent pas de codage ni de connaissances techniques approfondies.
- Concepteur de sites web indépendant : Un travailleur indépendant ou une personne que vous connaissez et qui travaille spécifiquement avec des sites web est un moyen raisonnable de créer un site web.
- Agence de conception de sites web : Elle s'occupera de votre site web du début à la fin. Le coût moyen associé à l'embauche d'une agence de conception de sites web est de 100 à 149 dollars par heure.
Logiciel pour les organisations à but non lucratif
Le choix d'un logiciel de gestion pour les organisations à but non lucratif est l'une des décisions les plus importantes pour votre organisation lorsqu'elle démarre. Il s'agit d'outils qui vous aident à gérer plusieurs aspects de votre association, des opérations quotidiennes à la collecte de fonds, du marketing à la gestion des donateurs, et plus encore.
Vous trouverez des logiciels dédiés à chacune des opérations de votre association. De plus, ils s'intègrent facilement les uns aux autres, facilitant ainsi la collaboration et la flexibilité.
Le coût des logiciels pour les organisations à but non lucratif varie, mais la plupart des solutions de qualité sont facturées sur une base mensuelle ou annuelle. La plupart des entreprises offrent des réductions aux organisations caritatives.
Zeffy est une solution de collecte de fonds 100 % gratuite, tout-en-un, avec de nombreux outils utiles pour maximiser l'impact de votre organisation.
5. Frais de collecte de fonds
La collecte de fonds est essentielle à la croissance de votre association et à la réalisation de votre mission. Ces coûts ne se limitent pas aux dépenses liées à l'événement. Ils comprennent :
- Logiciel de gestion des donateurs et de collecte de fonds en ligne
- Matériel de marketing pour les campagnes (numérique et imprimé)
- Temps de travail du personnel consacré aux activités de collecte de fonds
- Dépenses liées à la rédaction de demandes de subvention (en cas d'externalisation)
- Coûts liés à l'appréciation et à la gestion des donateurs
- Frais de traitement des paiements pour les dons
Bien que certains de ces coûts soient des coûts opérationnels permanents, il est important de les budgétiser dès le départ. Le montant exact variera en fonction de la taille de votre association et de ses stratégies de collecte de fonds.
Coût minimum de création d'une organisation à but non lucratif dans les principaux États américains
6 conseils pour réduire les coûts des organisations à but non lucratif
1. Utiliser un logiciel de collecte de fonds gratuit
Une collecte de fonds efficace est essentielle pour votre association, mais les outils traditionnels de collecte de fonds peuvent être coûteux. La plupart des plateformes facturent des frais de transaction (appelés frais de carte de crédit) en plus des frais de plateforme. C'est pourquoi un logiciel de collecte de fonds gratuit et complet change la donne pour les nouvelles associations et celles qui se développent.
Zeffy offre une solution 100% gratuite qui couvre tous vos besoins en matière de collecte de fonds :
- Constituez votre association en société
- Traitement des dons en ligne sans frais de transaction
- Gestion d'événements et billetterie
- Campagnes de collecte de fonds de pair à pair
- Système robuste de gestion des donateurs
- Outils de marketing par courrier électronique
- Formulaires et pages de dons personnalisables
En utilisant Zeffy, vous pouvez rediriger des milliers de dollars provenant des coûts du logiciel et des frais de transaction directement vers votre mission. Cela vous permet de maximiser l'impact de chaque don que vous recevez.
N'oubliez pas qu'en choisissant la bonne plateforme de collecte de fonds dès le départ, vous pouvez réduire considérablement vos coûts opérationnels et rationaliser vos efforts de collecte de fonds.
2. Exploiter les ressources gratuites pour les organisations à but non lucratif
Il existe de nombreuses ressources en ligne gratuites et abordables pour les organisations à but non lucratif. Grâce à elles, vous pouvez réduire de manière significative les coûts de votre association, car ces outils peuvent effectuer une grande partie des tâches que les associations externalisent traditionnellement.
TechSoup est un site web qui vous aide à trouver des réductions sur les logiciels, les technologies et les services destinés aux organisations à but non lucratif. Il s'agit notamment d'outils proposés par Microsoft, Intuit et Adobe.
3. Acheter des produits d'occasion et rechercher des dons en nature
De nombreuses entreprises à but lucratif disposent de meubles ou de fournitures de bureau dont elles souhaitent se débarrasser. Soyez à l'affût de ces dons ou recherchez activement des entreprises qui font des dons à des organisations à but non lucratif. Si vous ne trouvez pas d'entreprises qui font des dons pour le moment, vous pouvez toujours vous rendre dans une friperie ou acheter du matériel d'occasion plutôt que du neuf.
4. Fidéliser vos donateurs et vos employés
Le coût de l'embauche et de la formation des nouveaux employés des organisations à but non lucratif est incroyablement élevé. Il en va de même pour l'identification de nouveaux donateurs et l'établissement de relations avec eux. C'est pourquoi vous devez prêter attention à votre culture d'entreprise, aux incitations, aux récompenses et à bien d'autres choses encore pour que vos employés soient satisfaits.
Vous devez également vous concentrer sur vos stratégies de fidélisation des donateurs afin de constituer une base de donateurs loyaux et dévoués. Essayez d'aller au-delà de la simple demande de dons. Partagez les mises à jour de l'entreprise, l'impact de la mission, les produits de marque et bien d'autres choses encore pour qu'ils se sentent valorisés et appréciés.
5. Embaucher plus de bénévoles
Les bénévoles vous aident à remédier à une pénurie de personnel sans avoir à investir davantage de fonds dans le budget pour les salaires.
Le recrutement de bénévoles doit avoir un autre objectif que celui d'obtenir de la main-d'œuvre gratuite. Vous devez plutôt vous efforcer d'attirer des sympathisants qui s'intéressent véritablement à votre cause. Étant donné que vous ne les rémunérerez pas pour leurs efforts, il est important que ces personnes se sentent valorisées.
Confiez à vos bénévoles des tâches et des opportunités significatives qui leur permettent de développer leurs compétences et leurs connaissances.
6. Transformez vos événements en événements virtuels
La collecte de fonds en ligne est un moyen efficace d'économiser sur les coûts de location d'un lieu, les services de restauration et d'autres aspects logistiques sur place. Les événements virtuels en ligne ne nécessitent qu'une solide base technologique pour démarrer.
Elles réduisent le besoin de matériel de marketing imprimé et d'équipement de divertissement physique, car les plateformes numériques d'événements de collecte de fonds intègrent ces fonctions.
Vous avez également besoin de moins de personnel et de bénévoles, ce qui élimine les frais de recrutement.
En déplaçant virtuellement votre collecte de fonds, vous permettez à n'importe qui, n'importe où dans le monde et disposant d'une connexion Internet, de se joindre à votre mission. Vous n'êtes plus limité par des barrières géographiques et vous pouvez vous adresser à un large public sans augmentation significative des coûts.
Aperçu des coûts liés à la création d'une organisation à but non lucratif
Cela peut sembler beaucoup, mais le coût de la création d'une organisation à but non lucratif est assez raisonnable.
Bien que vous deviez payer les frais d'enregistrement, les frais de constitution en société et d'autres frais administratifs, vous pouvez économiser de l'argent dans certains domaines. Il s'agit notamment de travailler à distance plutôt que dans un espace physique au début, d'acheter du mobilier et des fournitures de bureau d'occasion et, surtout, de rechercher des ressources et des outils gratuits.
De nombreuses entreprises proposent des services à prix réduit, voire gratuits, aux organisations à but non lucratif. Il s'agit notamment d'abonnements à des logiciels, de ressources de développement professionnel et d'outils de marketing. Profitez de ces opportunités pour développer votre association sans trop dépenser de votre poche.
Zeffy permet aux organisations à but non lucratif de se constituer en société et de démarrer leur organisation gratuitement. Nous prenons en charge tous les frais liés à la constitution de l'association, ce qui rend plus facile que jamais la création de votre association.
