Comme les entreprises à but lucratif, les organisations à but non lucratif doivent demander un numéro d’identification d’employé (EIN) délivré par l’Internal Revenue Service (IRS) pour opérer et déclarer légalement leurs impôts.
Un EIN est obligatoire pour la plupart des processus d’une organisation à but non lucratif, qu’il s’agisse de demander le statut d’exonération fiscale, d’ouvrir un compte à but non lucratif ou de déposer une demande de permis ou de licence d’entreprise locale.
Si vous lancez une nouvelle organisation à but non lucratif, il est essentiel de comprendre comment obtenir un EIN pour la conformité juridique et l’efficacité opérationnelle. Nous répondrons à des questions telles que : De quoi avez-vous besoin pour EIN, que devez-vous garder à l’esprit et combien de temps faut-il pour obtenir un numéro EIN. Spoiler : Cela peut être fait presque instantanément en ligne.
Nous vous fournirons également des détails sur le coût de l’obtention d’un EIN, afin que vous puissiez établir un budget avec précision. Plongeons dans tout ce que vous devez savoir sur la sécurisation du numéro d’identification fiscale de votre organisation.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un numéro d’identification d’employeur ?
Raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un EIN pour votre organisation à but non lucratif
Conditions préalables à l’obtention d’un EIN
Comment obtenir un EIN pour votre organisation à but non lucratif : le processus de demande
Erreurs courantes à éviter lors de la demande d’un EIN
Derniers mots sur la façon d’obtenir un EIN
FAQ sur la façon d’obtenir un EIN
Qu’est-ce qu’un numéro d’identification d’employeur ?
Un EIN est un numéro d’identification fiscale unique pour votre entité commerciale, un peu comme un numéro de sécurité sociale, mais pour votre organisation. Il est également connu sous le nom de numéro d’identification fiscale à but non lucratif ou numéro d’identification fiscale fédérale.
L’IRS utilise votre EIN pour suivre votre impôt sur les sociétés. D’autres institutions financières, comme les banques, l’utilisent pour vérifier votre identité.
Le numéro d’identification fiscale est composé de neuf chiffres et est au format XX-XXXXXX. Vous pouvez demander l’EIN en ligne directement sur le site Web de l’IRS, qui les délivre généralement immédiatement.
Raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un EIN pour votre organisation à but non lucratif
1. Obtenir le statut d’exonération fiscale auprès de l’IRS
La plupart des organisations à but non lucratif ont besoin d’un EIN pour demander le statut d’exonération fiscale en vertu de la section 501 (c) (3) de l’Internal Revenue Service. Bien que toutes les organisations à but non lucratif ne paient pas d’impôts, elles doivent remplir certains formulaires et suivre des règles spécifiques pour conserver leur statut d’exonération fiscale. Ces demandes nécessitent un numéro d’identification d’employé.
L’IRS utilise l’EIN pour suivre les déclarations fiscales et la conformité aux réglementations fiscales fédérales.
2. Ouverture d’un compte bancaire
La plupart des institutions financières exigent que les organisations à but non lucratif soumettent un numéro d’identification d’employeur pour ouvrir un compte bancaire professionnel. L’ouverture d’un compte pour votre organisation à but non lucratif vous permet de garder ses fonds séparés des finances des administrateurs.
Vous aurez également besoin d’un EIN pour demander des prêts commerciaux. Certains organismes de bienfaisance peuvent choisir d’utiliser des prêts commerciaux pour investir dans des articles coûteux, comme un nouvel emplacement.
3. Gestion de la paie et des impôts
Les organisations à but non lucratif doivent également avoir un EIN pour déclarer les taxes sur l’emploi à l’IRS. Cela comprend les retenues d’impôt sur le revenu, de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Ils doivent inclure leur EIN sur les formulaires W-9 lorsqu’ils partagent des informations avec des employés à des fins fiscales.
Les organisations doivent également utiliser l’EIN sur les formulaires 1099 envoyés aux professionnels indépendants et aux entrepreneurs.
4. Se conformer aux lois de l’État
Certains États exigent un EIN pour les enregistrements fiscaux, les licences commerciales, les enregistrements de collecte de fonds et d’autres activités de conformité. Un EIN permet également d’établir la crédibilité et la légitimité de l’organisation aux yeux des donateurs, des partenaires et des parties prenantes.
5. Demande de subventions
De nombreuses fondations et entreprises qui fournissent des subventions à but non lucratif exigent que les organisations aient un EIN pour demander un financement. Cela garantit que les subventions sont accordées à des organisations à but non lucratif légitimes.
Conditions préalables à l’obtention d’un EIN
L’IRS exige que des organisations spécifiques obtiennent un EIN pour les exigences de déclaration. Les organisations à but non lucratif et à but lucratif, y compris les partenariats, les sociétés et les LLC à plusieurs membres, ont besoin d’un EIN pour déclarer leurs impôts.
Une organisation avec des employés aura besoin d’un EIN pour payer et déclarer les charges sociales, même s’il s’agit d’une entreprise individuelle.
D’autres organisations ont besoin d’un numéro d’identification d’employé s’il :
- A des employés
- Produire des déclarations de revenus sur l’emploi, l’accise, le tabac, l’alcool et les armes à feu
- Retenir l’impôt sur le revenu, autre que le salaire, payé à des non-résidents
- Avoir un plan Keogh
- Fonctionne comme une coopérative agricole, un administrateur de régime ou un certain type de fiducie
Comment obtenir un EIN pour votre organisation à but non lucratif - Processus de demande
1. Vérifiez l’éligibilité
L’IRS vous permet de demander l’EIN en ligne, par fax, par téléphone ou par courrier. La demande en ligne est le moyen le plus simple d’obtenir un numéro d’identification d’employé, ce qui en fait le meilleur choix si vous êtes éligible. Pour demander un EIN en ligne, vous devez répondre aux critères suivants :
- Les organisations à but non lucratif doivent être situées aux États-Unis ou dans les territoires américains
- À moins que le demandeur ne soit une entité gouvernementale, la partie responsable doit être une personne physique et non une entité. Ils doivent également avoir un numéro de sécurité sociale ou un numéro d’identification fiscale individuel/personnel (ITIN)
Vous pouvez toujours demander un EIN si vous ne répondez pas à ces qualifications. Vous devrez remplir le formulaire SS-4 et le soumettre par télécopieur ou par la poste.
2. Rassemblez les informations nécessaires
L’IRS autorise une session de demande en ligne par partie responsable chaque jour. Assurez-vous de remplir la demande en une seule session, car il n’y a pas d’option pour sauvegarder et revenir plus tard.
Les sessions expirent après 15 minutes d’inactivité, auquel cas vous devez recommencer. Il est préférable de rassembler tous les détails nécessaires pour remplir la demande avant de commencer la demande. Voici ce dont vous aurez besoin :
- Type de société
- Dénomination sociale complète et numéro de sécurité sociale ou ITIN
- Adresse professionnelle
- Nom de la société
- Adresse de l’organisme
- Indiquez où vous êtes constitué
- La date à laquelle vous avez créé ou incorporé votre organisme
3. Soumettre la demande
Lorsque vous présentez une demande en ligne, vous recevrez l’EIN immédiatement après avoir rempli votre demande. Vous devrez peut-être attendre plus longtemps si vous présentez votre demande par courriel ou par télécopieur.
Le traitement d’une demande de télécopie prend généralement quatre jours ouvrables. Pour les demandes par courrier, la réception de votre EIN peut prendre de quatre à cinq semaines.
Erreurs courantes à éviter lors de la demande d’un EIN
1. Appliquer avant d’avoir des obligations fiscales
Si vous pensez que votre organisation à but non lucratif est admissible au statut d’exonération fiscale, assurez-vous qu’elle est constituée légalement avant de demander un numéro d’identification d’employé. L’IRS demande la dénomination sociale approuvée et la date de constitution.
2. Choisir la mauvaise structure d’entreprise
En vertu de l’article 501(c) de l’IRS, différents types d’organisations à but non lucratif sont spécifiés, notamment les organismes de bienfaisance publics, les fondations privées, les associations professionnelles et les fonds de pension. Vous devez être clair sur la classification de votre organisation et comprendre votre type d’organisation à but non lucratif spécifique.
Vous devez sélectionner le type d’entité ou le statut approprié pour votre organisation à but non lucratif lors de la demande d’EIN afin de vous assurer que vous êtes imposé correctement.
3. Désigner la mauvaise personne pour la demande
L’IRS indique clairement que le demandeur qui remplit le formulaire de demande doit être un particulier. Cette personne, généralement le fondateur ou le dirigeant principal, doit contrôler les finances et les opérations de l’organisation à but non lucratif.
S’il y a des changements dans la partie responsable de votre organisation à but non lucratif, vous devez remplir le formulaire 8822-B et l’envoyer à l’IRS dès que possible.
4. Remplir le mauvais formulaire ou les mauvaises informations
Lorsque vous demandez un numéro d’identification d’employeur en ligne, vous ne devez remplir qu’un seul formulaire. Le formulaire SS-4 est spécifiquement désigné pour le numéro d’identification de l’employé. Recherchez-le sur le site officiel de l’IRS et complétez soigneusement les détails nécessaires.
Lorsque vous soumettez votre demande, vérifiez que tous les détails nécessaires ajoutés sont exacts afin de recevoir votre EIN immédiatement. Toute erreur mineure pourrait entraîner un rejet en raison de divergences avec les dossiers de l’IRS.
Derniers mots sur la façon d’obtenir un EIN
Les organisations à but non lucratif doivent avoir un EIN pour déposer des déclarations de revenus auprès de l’IRS. Ils ont également besoin de ce numéro unique à neuf chiffres pour ouvrir un compte bancaire, maintenir la conformité de l’État et gérer la paie des employés.
L’EIN ajoute également de la crédibilité à votre organisation, la rendant plus digne de confiance aux yeux des donateurs, des sympathisants et des bénévoles. Il est préférable de constituer votre organisation dans l’État dans lequel elle opère, puis de demander l’EIN et de lancer la collecte de fonds.
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FAQ sur le numéro d’identification de l’employeur
