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Un EIN est un numéro fédéral unique d'identification de l'employeur pour votre entité commerciale, un peu comme un numéro de sécurité sociale, mais pour votre organisation. Il est également connu sous le nom de numéro d'identification fiscale pour les organisations à but non lucratif ou de numéro d'identification fiscale fédéral. Les entreprises à but lucratif et les organisations à but non lucratif en ont besoin.
Raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un EIN pour votre organisation à but non lucratif
1. Obtenir le statut d’exonération fiscale auprès de l’IRS
La plupart des organisations à but non lucratif, ou entités exonérées d'impôts, ont besoin d'un EIN pour demander le statut d'exonération fiscale en vertu de la section 501(c)(3) de l'Internal Revenue Service. Bien que toutes les organisations à but non lucratif ne paient pas d'impôts, elles doivent remplir certains formulaires et suivre des règles spécifiques pour conserver leur statut d'exonération fiscale. Ces demandes nécessitent un numéro d'identification de l'employé.
L'IRS utilise les numéros EIN pour suivre les déclarations de revenus et le respect des réglementations fiscales fédérales.
2. Ouverture d’un compte bancaire
La plupart des institutions financières exigent des organisations à but non lucratif qu'elles fournissent un numéro d'identification d'employeur pour ouvrir un compte bancaire professionnel. L'ouverture d'un compte pour votre organisation à but non lucratif vous permet de séparer ses fonds de ceux des administrateurs.
Vous aurez également besoin d’un EIN pour demander des prêts commerciaux. Certains organismes de bienfaisance peuvent choisir d’utiliser des prêts commerciaux pour investir dans des articles coûteux, comme un nouvel emplacement.
Les organisations à but non lucratif doivent également avoir un EIN pour déclarer les taxes sur l’emploi à l’IRS. Cela comprend les retenues d’impôt sur le revenu, de sécurité sociale et d’assurance-maladie. Ils doivent inclure leur EIN sur les formulaires W-9 lorsqu’ils partagent des informations avec des employés à des fins fiscales.
Une organisation exonérée d'impôt doit également utiliser l'EIN sur les formulaires 1099 envoyés aux professionnels indépendants et aux entrepreneurs.
4. Se conformer aux lois de l’État
Certains États exigent un EIN pour les enregistrements fiscaux, les licences commerciales, les enregistrements de collecte de fonds et d’autres activités de conformité. Un EIN permet également d’établir la crédibilité et la légitimité de l’organisation aux yeux des donateurs, des partenaires et des parties prenantes.
5. Demande de subventions
De nombreuses fondations et entreprises qui fournissent des subventions à but non lucratif exigent que les organisations aient un EIN pour demander un financement. Cela garantit que les subventions sont accordées à des organisations à but non lucratif légitimes.
Conditions préalables à l’obtention d’un EIN
L’IRS exige que des organisations spécifiques obtiennent un EIN pour les exigences de déclaration. Les organisations à but non lucratif et à but lucratif, y compris les partenariats, les sociétés et les LLC à plusieurs membres, ont besoin d’un EIN pour déclarer leurs impôts.
Une organisation avec des employés aura besoin d’un EIN pour payer et déclarer les charges sociales, même s’il s’agit d’une entreprise individuelle.
D’autres organisations ont besoin d’un numéro d’identification d’employé s’il :
A des employés
Produire des déclarations de revenus sur l’emploi, l’accise, le tabac, l’alcool et les armes à feu
Retenir l’impôt sur le revenu, autre que le salaire, payé à des non-résidents
Avoir un plan Keogh
Fonctionne comme une coopérative agricole, un administrateur de régime ou un certain type de fiducie
Comment obtenir un EIN pour votre organisation à but non lucratif - Processus de demande
1. Vérifiez l’éligibilité
L'IRS vous permet de demander un EIN par le biais d'une procédure de demande en ligne, par fax, par téléphone ou par courrier. La demande en ligne est le moyen le plus simple d'obtenir un numéro d'identification d'employé, ce qui en fait le meilleur choix si vous êtes éligible. Pour demander un numéro EIN en ligne avec l'application EIN, vous devez répondre aux critères suivants :
Les organisations à but non lucratif doivent être situées aux États-Unis ou dans les territoires américains
À moins que le demandeur ne soit une entité gouvernementale, la partie responsable doit être une personne physique et non une entité. Ils doivent également avoir un numéro de sécurité sociale ou un numéro d’identification fiscale individuel/personnel (ITIN)
Vous pouvez toujours demander un EIN si vous ne répondez pas à ces qualifications. Vous devrez remplir le formulaire SS-4 et le soumettre par télécopieur ou par la poste.
2. Recueillir les informations nécessaires
L’IRS autorise une session de demande en ligne par partie responsable chaque jour. Assurez-vous de remplir la demande en une seule session, car il n’y a pas d’option pour sauvegarder et revenir plus tard.
Les sessions expirent après 15 minutes d'inactivité, auquel cas vous devez recommencer. Il est préférable de rassembler toutes les informations de base nécessaires pour compléter la demande avant de commencer la demande. Voici ce dont vous aurez besoin :
Type de société
Dénomination sociale complète et numéro de sécurité sociale ou ITIN
Adresse professionnelle
Nom de la société
Adresse de l’organisme
Indiquez où vous êtes constitué
La date à laquelle vous avez créé ou incorporé votre organisme
3. Soumettre la demande
Si vous déposez votre demande en ligne, un EIN vous sera délivré immédiatement après que vous aurez rempli votre demande. Vous devrez peut-être attendre plus longtemps si vous envoyez votre demande par courrier électronique ou par télécopie.
Le traitement d'une demande par fax prend généralement quatre jours ouvrables. Pour les demandes envoyées par courrier, la réception du numéro d'identification de l'employeur (EIN) peut prendre quatre semaines.
Erreurs courantes à éviter lors de la demande d’un EIN
1. Appliquer avant d’avoir des obligations fiscales
Si vous pensez que votre organisation à but non lucratif est admissible au statut d’exonération fiscale, assurez-vous qu’elle est constituée légalement avant de demander un numéro d’identification d’employé. L’IRS demande la dénomination sociale approuvée et la date de constitution.
2. Choisir la mauvaise structure d’entreprise
En vertu de l’article 501(c) de l’IRS, différents types d’organisations à but non lucratif sont spécifiés, notamment les organismes de bienfaisance publics, les fondations privées, les associations professionnelles et les fonds de pension. Vous devez être clair sur la classification de votre organisation et comprendre votre type d’organisation à but non lucratif spécifique.
L’IRS indique clairement que le demandeur qui remplit le formulaire de demande doit être un particulier. Cette personne, généralement le fondateur ou le dirigeant principal, doit contrôler les finances et les opérations de l’organisation à but non lucratif.
S’il y a des changements dans la partie responsable de votre organisation à but non lucratif, vous devez remplir le formulaire 8822-B et l’envoyer à l’IRS dès que possible.
4. Remplir le mauvais formulaire ou les mauvaises informations
Lorsque vous demandez un numéro d’identification d’employeur en ligne, vous ne devez remplir qu’un seul formulaire. Le formulaire SS-4 est spécifiquement désigné pour le numéro d’identification de l’employé. Recherchez-le sur le site officiel de l’IRS et complétez soigneusement les détails nécessaires.
Derniers mots sur l'obtention d'un EIN pour les organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif doivent disposer d'un EIN pour remplir leur déclaration d'impôt auprès de l'IRS lors de leur création. Elles ont également besoin de ce numéro unique à neuf chiffres pour ouvrir un compte bancaire, se conformer aux règles de l'État et gérer les salaires de leurs employés.
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La demande d’un EIN est entièrement gratuite via le site officiel de l’IRS.
Lorsque vous recherchez en ligne « postuler à l’EIN », il est possible que vous tombiez sur plusieurs sites Web qui peuvent sembler légitimes. Ceux-ci vous guideront tout au long de la configuration initiale de la demande, mais exigeront le paiement une fois que vous serez sur le point de soumettre. Méfiez-vous des sites Web qui exigent des frais pour demander un EIN en ligne.
Si vous avez égaré votre EIN, il existe de nombreuses façons de le rechercher. Il s’agit notamment de :
Vérifiez l’avis que vous avez reçu lorsque vous avez reçu votre EIN pour la première fois.
Demandez à la banque où vous avez ouvert un compte avec votre EIN.
Trouvez l’EIN sur une déclaration de revenus précédemment produite.
Si rien ne fonctionne, contactez la ligne d’impôt sur les entreprises et les spécialités de l’IRS au 800-829-4933, un numéro gratuit. Avant de parler à l’opérateur, assurez-vous d’avoir en main les informations d’identification de la partie responsable.
Les EIN n’expirent jamais et ne sont généralement pas réémis une fois attribués. Vous devrez peut-être demander un nouvel EIN si :
La structure de votre entreprise devient une société de personnes ou une entreprise individuelle.
Votre organisation fusionne avec une autre, créant une nouvelle entité.
Vous faites l’objet d’un processus de faillite.
Votre société obtient une nouvelle charte du secrétaire d’État.
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