Guide ultime des responsabilités du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif

Un conseil d'administration qui fonctionne bien est essentiel au succès et à la croissance de toute organisation à but non lucratif.

Dans ce guide complet, nous allons nous plonger dans la structure, les devoirs et les obligations légales des conseils d'administration des organisations à but non lucratif. Vous découvrirez les postes clés, l'importance de l'assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants, et la manière dont le conseil travaille pour faire avancer la mission de l'organisation. 

Que vous soyez membre d'un conseil d'administration ou que vous envisagiez d'en rejoindre un, cet article vous permettra de comprendre clairement ce qu'il faut pour être un membre efficace d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif.

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Qu'est-ce qu'un conseil d'administration d'association ?

Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est l'équipe d'administrateurs qui forme l'organe directeur de l'organisation. Ils sont les fiduciaires chargés de prendre les décisions clés qui font progresser la mission et les objectifs de l'organisation. 

Ils se concentrent principalement sur l'élaboration de stratégies de haut niveau et veillent à ce que l'association dispose de fonds et de ressources suffisants pour aller de l'avant.

Le conseil d'administration de l'association oriente l'organisation vers un avenir durable et stable en adoptant des politiques éthiques, juridiques et bénéfiques.

Si l'équipe des membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif compte généralement de trois à cinquante personnes, en fonction de la taille de l'organisation, certains postes sont attribués à des membres individuels du conseil d'administration. 

Voici trois postes courants et essentiels au sein des conseils d'administration des organisations à but non lucratif. Il s'agit généralement des membres les plus importants des conseils d'administration des organisations à but non lucratif.

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Cependant, l'équipe peut être plus importante avec plus d'employés, souvent appelés membres du conseil d'administration, en fonction de la taille de l'association. Ils n'ont pas nécessairement de responsabilités et de rôles spécifiques, mais ils constituent une partie importante du conseil. On attend généralement d'eux qu'ils assistent à toutes les réunions du conseil, qu'ils participent aux activités du conseil et qu'ils fassent partie d'au moins un comité. 

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Quelles sont les fonctions d'un membre du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif ?

1. Responsabilités juridiques

Le conseil d'administration est l'organe de direction légal chargé de veiller à ce que les activités de l'association soient menées conformément aux lois fédérales et nationales en vigueur. Cela signifie qu'il doit connaître toutes les exigences légales qui s'appliquent à une organisation à but non lucratif et veiller à ce qu'elles soient respectées. 

Le fait de ne pas déposer le formulaire 990 de l'IRS dans les délais impartis peut avoir de graves conséquences pour une organisation à but non lucratif. Elle peut se voir imposer des pénalités et des amendes immédiates, voire perdre son statut d'exonération fiscale. L'association ne pourra pas accepter de dons déductibles des impôts tant que la situation n'aura pas été corrigée.

Au-delà de la responsabilité fiscale, les membres du conseil d'administration doivent comprendre les pénalités associées au paiement excessif de personnes au sein de l'organisation, à la participation à des activités de lobbying politique et à d'autres activités de ce type. 

Le conseil d'administration doit également être au courant des autres réglementations locales concernant les activités de collecte de fonds

Le non-respect de l'une ou l'autre de ces lois entraîne des frais juridiques importants et nuit à la réputation de l'association, que le conseil d'administration s'est efforcé de construire. 

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2. Fournir des ressources et des fonds adéquats 

Les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif ont notamment pour mission d'organiser les ressources nécessaires et les fonds indispensables à l'organisation. Qu'il fasse don de son propre argent ou qu'il utilise ses relations pour collecter des fonds, le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif a pour rôle essentiel d'atteindre les objectifs de l'organisation. Les membres du conseil d'administration doivent s'engager à atteindre les objectifs de l'association en matière de collecte de fonds, en surveillant et en guidant efficacement les initiatives.

Les conseils d'administration des organisations à but non lucratif doivent également assister aux événements publics de collecte de fonds et aux ventes aux enchères/événements organisés par leur organisation. 

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3. Superviser les performances du directeur exécutif  

Le conseil d'administration de l'association est également responsable du recrutement et de la supervision des activités du directeur général de l'association. 

Le conseil d'administration exécute le processus de sélection, fixe la rémunération des PDG et évalue leurs performances. Il leur offre même des conseils et un soutien afin de garantir le bon fonctionnement de l'organisation. 

Les membres du conseil d'administration participent également aux décisions de gestion visant à favoriser la croissance de l'organisation.  

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4. Recruter et orienter les nouveaux membres du conseil d'administration 

Les fonctions d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif comprennent également l'intégration de membres nouvellement qualifiés pour les aider à étendre l'impact de leur mission. 

Pour ce faire, ils doivent garder un œil sur les membres potentiels d'organisations à but non lucratif ou de réseaux qui apporteraient une vision, des compétences et une expérience supplémentaires.

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Qu'est-ce que l'assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants d'organisations à but non lucratif ? 

Travailler dans l'intérêt de l'association et renforcer sa mission peut parfois se heurter à des obstacles, ce qui entraîne des poursuites judiciaires. Ces poursuites peuvent affecter les actifs et la réputation des membres, ce qui a un impact négatif sur l'organisation. 

L'assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants protège les administrateurs, les membres du conseil d'administration et les dirigeants d'une organisation en cas de poursuites judiciaires à leur encontre, en particulier s'ils sont poursuivis par les employés, les clients et d'autres parties de l'organisation. Elle peut également couvrir les frais de justice et autres coûts qu'une organisation peut être amenée à payer à la suite d'une telle action. 

Cette couverture d'assurance prend en compte les anciens, les actuels et les futurs administrateurs.  

La police d'assurance les indemnise des frais de justice, des règlements et des pertes financières résultant de la mise en cause de leur responsabilité dans une action en justice.

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Meilleures pratiques pour la gouvernance des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif

• Des rôles et des responsabilités clairs : Définir et documenter les fonctions spécifiques des membres potentiels du conseil d'administration, des dirigeants et des comités. Veillez à ce que tous les membres du conseil d'administration comprennent leurs responsabilités légales et fiduciaires.

• Planification et supervision stratégiques : Participer activement à l'élaboration et à l'examen régulier du plan stratégique de l'organisation. Suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et fournir des conseils sur les décisions importantes.

• Gestion financière : Assurer une surveillance financière appropriée, y compris l'approbation du budget, des examens financiers réguliers et le maintien de contrôles financiers adéquats.

• Un conseil d'administration diversifié et compétent : Choisissez des membres du conseil d'administration ayant des antécédents, des compétences et des points de vue diversifiés qui correspondent aux besoins et à la mission de l'organisation.

• Évaluation régulière du conseil d'administration : Réaliser des auto-évaluations annuelles des performances du conseil d'administration et des contributions individuelles des membres. Utiliser les résultats pour améliorer les pratiques de gouvernance.

• Formation continue du conseil d'administration : Fournir une orientation aux nouveaux membres et une formation continue à tous les membres du conseil afin qu'ils restent informés sur l'organisation et les tendances du secteur à but non lucratif.

• Normes éthiques et politiques en matière de conflits d'intérêts : Élaborer et respecter un code d'éthique et une politique en matière de conflits d'intérêts. Divulguer et gérer régulièrement les conflits potentiels.

• Supervision exécutive : recruter, soutenir et évaluer le directeur exécutif/chef d'entreprise. Veiller à ce qu'un plan de succession soit en place pour les postes de direction clés.

• Prise de décision axée sur la mission : Aligner toutes les décisions du conseil d'administration sur la mission et les valeurs de l'organisation. Revoir régulièrement la déclaration de mission et l'affiner si nécessaire.

• Transparence et responsabilité : Maintenir une communication ouverte avec les parties prenantes et assurer la transparence dans les rapports sur les activités et les finances de l'organisation.

• Gestion efficace des réunions : Organiser des réunions du conseil d'administration bien planifiées et ciblées, avec des ordres du jour clairs et des actions de suivi. Veillez à ce que toutes les voix soient entendues et à ce que les décisions soient correctement documentées.

• Participation à la collecte de fonds : Participer activement aux efforts de collecte de fonds, y compris par des dons personnels et en tirant parti des réseaux pour soutenir l'organisation.

• Gestion des risques : Évaluer et atténuer régulièrement les risques organisationnels, notamment les risques financiers, opérationnels et de réputation.

• Élaboration et révision des politiques : Établir et réviser régulièrement les politiques clés de l'organisation afin de s'assurer qu'elles restent pertinentes et conformes aux lois en vigueur et aux meilleures pratiques.

• Engagement des parties prenantes : Favoriser les relations avec les principales parties prenantes, notamment les donateurs, les bénévoles et les communautés desservies par l'organisation.

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Conclusion 

Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif joue un rôle essentiel dans la définition de la croissance de cette organisation. Il a le pouvoir et la responsabilité de jeter les bases du succès en mettant en œuvre les bonnes politiques et stratégies organisationnelles. Il est également essentiel de veiller à ce qu'ils bénéficient d'une protection adéquate.

L'assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants les protège contre les réclamations coûteuses résultant de leurs actions dans l'exercice de leurs fonctions organisationnelles. Elle veille à ce que ces coûts potentiels n'empêchent pas les conseils d'administration des organisations à but non lucratif de jouer leur rôle dans l'accomplissement de la mission de l'organisation.

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Conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif - Questions fréquemment posées

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