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Les organisations à but non lucratif sont le pouls des communautés - animées par la passion et l'objectif. En 2024, pour se démarquer, il faudra des stratégies inestimables et une détermination sans faille.
Ce guide vous dévoile les secrets de la réussite des organisations à but non lucratif, qu'il s'agisse de susciter l'enthousiasme des donateurs ou de tirer parti de l'innovation numérique.
Tirez parti de ces informations pour captiver vos partisans. Tirez le meilleur parti de vos ressources. Et faites passer le message de votre mission comme jamais auparavant.
Préparez-vous à inspirer le changement et à marquer le monde de votre empreinte !
7 stratégies pour gérer une organisation à but non lucratif
Établir une mission claire
Constituer une équipe
Connaître ses donateurs
Élaborer des politiques
Pratique de la gestion financière
Créer un entonnoir de financement
Investir dans un logiciel de collecte de fonds
Comment créer une organisation à but non lucratif
Une organisation à but non lucratif fonctionne au profit de ceux qui en ont besoin et à des fins caritatives. Elle ne gagne pas d'argent pour elle-même.
Il peut s'agir d'un but religieux, éducatif, sanitaire, littéraire, scientifique ou de protection des animaux.
Pour créer un organisme à but non lucratif, vérifiez les directives de votre État, car les critères varient d'un État à l'autre. Voici un bref aperçu des étapes de la création d'une association :
Constituez votre association en déposant des statuts dans votre État.
Il se peut que vous deviez vous enregistrer auprès de l'État avant de solliciter des dons auprès des résidents. Consultez le site web de l'État pour obtenir de plus amples informations sur l'enregistrement.
Chaque aspect d'une organisation à but non lucratif, des décisions prises par le conseil d'administration aux campagnes de collecte de fonds, est guidé par sa mission. La mission d'une organisation est sa raison d'être, son objectif et son avenir.
La rédaction d'une déclaration de mission claire servira de fil conducteur à l'association. Cela permet de s'assurer que tous les efforts sont alignés sur les objectifs fondamentaux de l'association.
Elle offre une feuille de route pour la planification stratégique, l'affectation des ressources et la prise de décision. Il permet également d'attirer des donateurs, des bénévoles et des sympathisants qui font écho aux valeurs de l'organisation.
La déclaration de mission est partagée avec la vision et les valeurs avec les employés à tous les niveaux de l'organisation et les autres parties prenantes importantes.
Les organisations à but non lucratif qui réussissent donnent la priorité à une culture axée sur la mission. Tous les membres de l'organisation, du fondateur au directeur, des présidents du conseil d'administration aux employés, en passant par les bénévoles, ont une idée précise de l'objectif à atteindre.
Ils comprendront comment leur rôle s'inscrit dans la mission de l'organisation et contribue à une vision d'ensemble.
2. Constituer une équipe dédiée
Une organisation à but non lucratif peut aller d'une petite structure de cinq à dix personnes à un vaste organisme international comptant des centaines de membres et dont la mission s'étend à l'échelle mondiale.
Vous devez vous efforcer de recruter des membres du conseil d'administration qui s'intéressent véritablement à votre mission et qui sont passionnés par celle-ci. Constituer une équipe dévouée signifie avoir des membres qui sont prêts à faire un effort supplémentaire pour accroître l'impact de votre organisation. Ils favorisent un sentiment de cohésion et de communauté, renforçant ainsi la résilience et la durabilité de votre organisation.
Lorsqu'il s'agit de créer une équipe, il est préférable de suivre la structure organisationnelle des organisations à but non lucratif. Cela vous aidera à définir clairement les rôles et les responsabilités que vous devez assumer à différents niveaux pour faire avancer votre organisation.
Chaque organisation à but non lucratif peut avoir une structure organisationnelle différente, mais elles ont toutes trois organes principaux :
Gouvernance
Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif constitue l'organe directeur de l'organisation. Chaque membre a une responsabilité financière, juridique et personnelle. L'IRS exige que les organisations à but non lucratif comptent au moins trois membres au sein de leur conseil d'administration. Il s'agit des personnes suivantes
Président ou présidente : Responsable de la supervision des travaux du conseil d'administration et de la direction générale de l'organisation.
Secrétaire : Il rédige les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et veille au respect des statuts de l'association.
Trésorier : Il suit la situation financière de l'association, réalise les audits annuels et préside la commission des finances.
Administration
L'administration de votre association comprend les personnes qui gèrent vos programmes et vos efforts de collecte de fonds. Le rôle principal du directeur exécutif dans l' administration d'une association est de superviser l'ensemble des opérations, de la gestion et du personnel chargé des programmes.
L'équipe administrative comprend également des chefs, des vice-présidents, des directeurs de la défense des intérêts et d'autres postes de directeur.
Les programmes
Toutes les autres personnes qui travaillent au sein de votre organisation ou directement avec votre association pour réaliser sa mission font partie du personnel du programme. Il s'agit des cadres moyens, des bénévoles, des responsables des dons importants et des donateurs individuels.
Le personnel chargé de la collecte de fonds, des ressources humaines, du marketing, des finances et des relations avec les communautés relève également de cette section.
3. Connaître ses donateurs
Les donateurs sont essentiels à la réalisation de la mission de votre organisation à but non lucratif. Ils offrent le soutien essentiel nécessaire pour maintenir votre organisation à flot et atteindre vos objectifs de collecte de fonds. Les organisations caritatives les plus performantes sont centrées sur les donateurs et comprennent que ces derniers ne se limitent pas à leur portefeuille. Ce sont des personnes passionnées qui s'intéressent réellement à votre mission.
Lorsqu'on dirige une organisation à but non lucratif, il est important de connaître sa base de donateurs idéale. Découvrez ce qui intéresse vos donateurs, quelles sont leurs préférences et combien ils ont donné par le passé.
Grâce à ces informations, concevez des campagnes et des initiatives sur mesure pour nouer des relations avec vos donateurs et les encourager à contribuer. Faites en sorte que vos donateurs se sentent valorisés au-delà de leurs dons. Ne vous contentez pas de solliciter vos donateurs.
Voici quelques moyens de créer un lien avec vos donateurs :
Accueillir des événements d'engagement des donateurs dans le but d'interagir et de créer des réseaux.
Partagez des enquêtes et des sondages pour en savoir plus sur les donateurs.
Envoyez des bulletins d'information mensuels pour informer les donateurs des activités de votre organisation.
Envoyer des rapports d 'impact ou des rapports annuels pour montrer aux donateurs ce que leurs dons ont permis d'accomplir.
Créez un programme de fidélisation avec des avantages spéciaux qui leur sont exclusivement réservés.
Offrir des options de don personnalisées.
4. Élaborer des politiques de bonne gouvernance et de leadership
La mise en place de politiques de gouvernance et de direction efficaces dès le départ rend les opérations de votre association plus efficaces, plus fiables, plus justes et plus directes.
La gouvernance couvre tous les aspects, de la viabilité financière de l'organisation à but non lucratif à la réalisation de sa mission. Elle permet à votre organisation d'être en conformité avec les lois de l'IRS et de conserver son statut fiscal pour les organisations à but non lucratif.
Il permet également de s'assurer que vous disposez de l'orientation stratégique, des ressources adéquates et des conseils essentiels pour guider l'association vers un avenir durable.
Voici quelques politiques de gouvernance et de leadership que les organisations à but non lucratif peuvent adopter :
Il est essentiel de veiller à ce que toutes les réunions des conseils d'administration et des comités fassent l'objet d'un procès-verbal. Les procès-verbaux sont essentiels pour des raisons juridiques. Ils contribuent à améliorer la qualité des discussions et à renforcer la responsabilité entre les réunions.
Révisez votre politique écrite chaque année et remplissez un questionnaire sur les conflits d'intérêts. Procédez à un examen annuel pour vérifier si les politiques de gouvernance et de leadership sont obsolètes.
Créez un plan de succession pour assurer le bon fonctionnement de votre association en cas de changement de direction. Documentez le processus de remplacement d'un membre sortant du conseil d'administration par un candidat de qualité dans les délais impartis. Le plan doit également préciser les mandats des membres du conseil d'administration, les autres responsabilités et les postes de direction.
Une organisation tire le meilleur parti d'un groupe diversifié de dirigeants. Concentrez-vous sur la création d'un conseil diversifié avec plus d'une seule formation, car il offrira des points de vue variés et des perspectives pour vos actions.un peu de texte - Gardez 1/3 des membres du conseil avec un accès aux ressources financières ou qui peuvent apporter des dons. - Un autre tiers devrait se concentrer sur l'expertise en finance, gestion, juridique et autres aspects. - Le dernier tiers devrait être composé de personnes de la communauté avec une expertise et une expérience dans la mission de l'organisation à but non lucratif.
Organisez des évaluations régulières de votre conseil d'administration pour savoir comment il fonctionne et quels aspects doivent être améliorés. Une partie de l'évaluation devrait inclure l'examen des plans stratégiques de l'organisation pour voir si elle est toujours dans la bonne direction.
5. Pratiquer une gestion financière prudente
Les organisations à but non lucratif sont responsables devant le gouvernement, leurs donateurs, leurs bénéficiaires et le public. Elles sont tenues de divulguer certaines informations financières au public sur demande.
Les membres du conseil d'administration doivent également veiller à ce que les actifs de l'organisation soient utilisés pour soutenir la mission et conformément à l'intention des donateurs.
Une gestion financière prudente comprend des rapports transparents et une utilisation responsable des fonds, ce qui contribue à maintenir la responsabilité et à instaurer la confiance dans les organisations à but non lucratif. Elle garantit également le respect des exigences légales et réglementaires régissant les organisations à but non lucratif exonérées d'impôts (501 (c)(3)).
Adopter une politique en matière de conflits d'intérêts assortie d'une déclaration de divulgation que tous les membres du conseil d'administration et le personnel examineront chaque année.
Documenter une politique de rémunération des dirigeants afin de s'assurer que l'ensemble du conseil d'administration de l'ASBL est informé de la rémunération du directeur exécutif et l'approuve.
Élaborer des politiques spécifiques concernant l'utilisation des fonds, la gestion des dépenses, les investissements et l'acceptation des dons.
Indiquez clairement le statut d'exonération fiscale de l'association sur votre site web. Affichez des informations financières, telles que le récent formulaire 990 de l'IRS, les états financiers révisés ou audités et les rapports annuels de l'organisation.
Soyez transparent sur le nombre de membres du conseil d'administration de votre association en indiquant leurs noms et affiliations sur son site Internet.
6. Créer un entonnoir de financement diversifié
Dans un domaine, une organisation à but non lucratif n'est pas différente d'une organisation à but lucratif. Même si elle se concentre sur le changement social et le développement communautaire, elle a besoin d'autant de fonds qu'une entreprise.
Concentrez-vous sur plusieurs sources de financement pour maximiser l'impact de votre mission et assurer le bon fonctionnement de votre organisation. Votre stratégie de collecte de fonds doit être diversifiée, avec des plans dédiés à différentes sources de financement. Si l'une d'entre elles ne génère pas les fonds nécessaires, vous en avez d'autres pour couvrir les coûts de fonctionnement de votre association.
Les moyens de financement les plus courants pour obtenir des dons sont les suivants :
Dons individuels : Detous les dons que les organisations à but non lucratif reçoivent, 80 % proviennent de donateurs individuels. Ils donnent hors ligne ou en ligne par le biais de dons planifiés, de ventes aux enchères, d'événements, etc.
Subventions : Souventconsidérées comme la deuxième source de financement, les subventions sont des dons financiers accordés par des fondations privées ou publiques, des entreprises ou des agences gouvernementales.
Mécénat d'entreprise : On parle demécénat d 'entreprise lorsqu'une entreprise soutient des organisations à but non lucratif en échange de certains avantages, monétaires ou en nature.
Vente de biens et de services : Les organisations à but non lucratifpeuvent créer des boutiques en ligne pour collecter des fonds en vendant des produits et des services liés spécifiquement à leur mission.
Don en nature : Soutien non monétaireque reçoivent les organisations à but non lucratif, comme de la nourriture, des vêtements, des médicaments, des services de traiteur pour un événement ou de la publicité gratuite.
Avec une plateforme de collecte de fonds tout-en-un, votre équipe disposera d'un outil dédié aux dons en ligne, à la planification des activités de collecte de fonds de bout en bout, à la gestion des interactions avec les donateurs, et bien plus encore - le tout via une plateforme unique. Il ne sera pas nécessaire d'investir dans plusieurs solutions et de payer des frais pour chacune d'entre elles.
Gestion des donateurs : Héberge en toute sécuritéet segmente correctement les données des donateurs afin d'engager des communications personnalisées et d'identifier les donateurs les plus importants.
Billetterie événementielle : Créez et envoyez un nombre illimité de billets électroniques scannables pour faciliter l'enregistrement et le départ sans contact lors de vos événements.
Collecte de fonds de pair à pair: Faites appel à votre réseau de donateurs et de sympathisants pour collecter des fonds pour votre cause en leur donnant accès à une solution de collecte de fonds de pair à pair gratuite et facile à utiliser.
Tombolas et loteries : Vendez des billets de tombola personnalisés et assurez le suivi des ventes en ligne et hors ligne au moyen d'une plateforme unifiée.
5 conseils pour réussir les réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
Les réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif sont essentielles à la bonne marche de cette dernière. Ces réunions rassemblent les membres du conseil d'administration qui contribuent à guider l'orientation de l'association.
Lors des réunions du conseil d'administration, des décisions clés sont prises concernant les stratégies, les programmes, les efforts de collecte de fonds et la gestion financière de l'organisation à but non lucratif. L'engagement des membres du conseil d'administration est essentiel lors de ces réunions.
Leur contribution, leur supervision et leur expertise collective garantissent que l'association reste fidèle à sa mission tout en fonctionnant de manière efficace et efficiente. Des réunions régulières et productives du conseil d'administration permettent aux organisations à but non lucratif de relever les défis, de tirer parti des opportunités et de maximiser leur impact sur la communauté qu'elles servent.
Bien qu'il n'y ait pas de règles spécifiques concernant les réunions du conseil d'administration, voici quelques conseils pour mener à bien une réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif.
1. Préparer et envoyer l'ordre du jour de la réunion à l'avance
Un ordre du jour bien défini pour une réunion du conseil d'administration permet de maintenir l'orientation de la réunion et de s'assurer que les discussions sont pertinentes et productives. Préparez l'ordre du jour de votre réunion au moins un mois avant sa tenue. Envoyez-le à tous les membres du conseil d'administration et du personnel qui participeront à la réunion au moins sept jours à l'avance.
Indiquez les sujets spécifiques à discuter, précisez le temps imparti pour chacun d'entre eux, ainsi que les ressources et le matériel nécessaires en fonction des sujets de discussion. Par exemple, si vous allez discuter du budget, ajoutez une copie de celui-ci et d'autres états et rapports financiers.
Veillez à ce que l'ordre du jour de la réunion soit clair et détaillé, et n'oubliez pas de prévoir du temps à la fin de la réunion pour discuter de toute nouvelle opportunité qui ne figure pas à l'ordre du jour.
2. Trouver un bon président du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif
Bien qu'un ordre du jour soit essentiel pour la réunion du conseil d'administration, vous aurez besoin d'un bon président de conseil d'administration pour veiller à ce qu'elle se déroule de manière systématique. Il présidera les réunions du conseil d'administration et orientera doucement les discussions. Sa tâche consiste à veiller à ce que chacun ait la possibilité d'exprimer son opinion sur les points à l'ordre du jour.
Un bon président de conseil d'administration est un professionnel qui a une connaissance et une compréhension essentielles de vos politiques de gouvernance. Il doit comprendre votre secteur d'activité et vos opérations. Il doit également posséder de bonnes aptitudes sociales et organisationnelles.
3. Rédiger le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration
Désignez un preneur de notes compétent pour noter les points de discussion essentiels, les décisions prises et les actions à entreprendre pendant la réunion. Un procès-verbal précis et détaillé constitue un compte rendu officiel de la réunion, qui n'est pas seulement important pour des raisons juridiques, mais qui contribue également à :
Offrir la transparence dans la prise de décision.
Informer les membres qui n'ont pas pu être présents.
Confirmez la personne qui s'occupera de l'action en question.
Servir de référence pour la prochaine réunion du conseil d'administration de l'association.
Veillez à distribuer le procès-verbal à tous les participants dans les 24 heures suivant chaque réunion du conseil d'administration. Cela permettra de garantir que les informations sont fraîches et bien ancrées dans l'esprit des membres. Lors de la rédaction du procès-verbal de la réunion, respectez les pratiques indiquées :
Enregistrez les participants dès leur entrée dans la salle.
Enregistrez les notes ou les actions sur les points d'action dès qu'elles se produisent.
N'entrez pas dans les détails ; concentrez-vous uniquement sur les décisions et non sur les discussions.
Mettre en évidence les plans d'action stratégiques et les personnes qui en sont responsables.
Utilisez un appareil d'enregistrement pour créer une copie de sauvegarde du procès-verbal de la réunion.
4. Se concentrer sur la prise de décision et non sur les mises à jour
Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif se réunit pour prendre des décisions et discuter des futures lignes d'action de votre organisation. Vous devez garder cela à l'esprit et ne pas laisser la réunion se perdre dans les mises à jour et les rapports du personnel (à l'exception des rapports essentiels).
Si trop d'informations sont partagées lors des réunions du conseil d'administration, cela laisse peu de temps pour discuter des questions importantes et prendre des décisions importantes.
Pour éviter cette situation, imprimez votre rapport sur l'ordre du jour et préparez des dossiers de réunion. Chaque membre disposant d'un ordre du jour, la discussion ne s'éloignera pas des sujets principaux. Laissez les membres prendre les paquets pour explorer en détail les sujets discutés.
5. Commencer et terminer la réunion à temps
La ponctualité est essentielle pour respecter le temps de chacun, surtout si l'on considère que les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif ont un emploi du temps très chargé. Commencer et terminer la réunion à l'heure permet de maintenir le professionnalisme et le décorum.
Limitez la durée de la réunion du conseil d'administration à deux heures ou moins en définissant une limite de temps spécifique pour chaque ordre du jour. Si, par hasard, elle dure plus de deux heures, pensez à ajouter une courte pause et à servir des rafraîchissements.
Dernières réflexions sur la gestion d'une organisation à but non lucratif
Diriger une organisation à but non lucratif avec succès exige une approche stratégique qui combine une vision claire, un leadership dévoué et une gestion efficace des ressources. En mettant en œuvre les sept stratégies clés décrites dans ce guide, vous serez bien équipé pour relever les défis et saisir les opportunités qui s'offrent à vous.
N'oubliez pas que le chemin vers le succès des organisations à but non lucratif est un voyage permanent d'apprentissage et d'adaptation. En continuant à affiner vos stratégies et à adopter de nouveaux outils et de nouvelles ressources, vous serez mieux placé pour maximiser votre impact et créer un changement durable dans la vie de ceux que vous servez.
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FAQ sur la gestion d'une organisation à but non lucratif
Comment les membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif sont-ils rémunérés ?
Les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif peuvent recevoir une rémunération pour leur travail, à condition que celle-ci reste raisonnable. Aucune loi fédérale ou étatique ne l'interdit, mais les États peuvent avoir certaines règles en la matière.
En général, les membres du conseil d'administration sont rémunérés par le remboursement des dépenses qu'ils ont engagées dans l'exercice de leurs fonctions. Ce type de rémunération comprend les frais de déplacement, l'hébergement pour les réunions et d'autres coûts standard que les membres peuvent payer de leur poche pour s'acquitter de leurs fonctions.
Comment structurer un conseil d'administration d'association ?
Lorsqu'il s'agit de structurer le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif, le modèle à trois comités gagne en popularité, car il présente une structure simple et organise tous les comités importants. Il demande également moins de temps aux membres du conseil et leur permet de se concentrer sur des tâches autres que logistiques.
Voici les comités qui composent la structure en trois parties :
Comité de gouvernance : Il recrute de nouveaux membres pour les conseils d'administration des organisations à but non lucratif et évalue leurs performances. Il supervise et régit les différentes activités du conseil.
Commission des affaires internes : Responsable des finances de l'organisation à but non lucratif, y compris des acquisitions de capital, de l'examen du budget, du personnel et d'autres activités connexes.
Commission des affaires extérieures : Elle gère toutes les responsabilités externes de l'organisation, y compris le marketing, la communication et les relations publiques.
Qu'est-ce qui fait le succès d'une réunion de conseil d'administration ?
Une réunion réussie du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif aboutit à des décisions et à des actions claires et opportunes. Elle requiert la participation active et l'engagement de tous les membres du conseil.
Voici quelques moyens d'assurer le succès de la réunion.
Préparer l'ordre du jour de la réunion à l'avance en s'appuyant sur la réunion précédente du conseil d'administration.
Partagez les points de l'ordre du jour avec les membres du conseil d'administration et les dirigeants.
Commencez et terminez votre réunion du conseil d'administration à l'heure et veillez à ce qu'elle dure moins de deux heures.
Donner à chaque membre la possibilité de faire valoir ses idées et ses opinions.
Enregistrez les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif et procédez fréquemment à un retour d'information après la réunion.
Quels sont les coûts de fonctionnement des organisations à but non lucratif ?
Les fonds qu'une organisation à but non lucratif consacre au loyer, aux salaires des employés, au transport, aux services de nettoyage, aux fournitures et équipements de bureau et aux autres services publics sont appelés "dépenses de fonctionnement". Elles sont déclarées chaque année et rendues publiques afin que les donateurs, les sympathisants et l'IRS puissent suivre les dépenses de l'organisation.
À quelle fréquence le conseil d'administration d'une association doit-il se réunir ?
Les dirigeants et les présidents décident de la fréquence des réunions du conseil d'administration des associations, mais les conseils d'administration des associations se réunissent tous les mois ou tous les trimestres.
La fréquence des réunions permet à chaque membre du conseil d'administration de décider de la même date et de la même heure, ce qui permet aux membres du conseil d'administration de se concentrer sur la stratégie de haut niveau. Il serait difficile de prendre des décisions si vous vous réunissiez après un trimestre, car la plupart du temps, il s'agirait de fournir des mises à jour et des récapitulatifs, et aucun ordre du jour de réunion du conseil ne pourrait être discuté.
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