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Le rapport annuel d'une organisation à but non lucratif est en quelque sorte le résumé d'une année d'efforts de collecte de fonds. Lorsque vous réfléchissez à la manière de gérer une association avec succès, ces documents de fin d'année peuvent être une prise de pouls interne et une vitrine pour votre communauté sur la façon dont vous vous en sortez.
Les organisations à but non lucratif travaillent dur tout au long de l'année pour mener des campagnes de collecte de fonds et accepter des dons afin de financer leurs missions, mais comment les gens peuvent-ils voir l'impact de ce financement ? Les rapports annuels offrent un résumé clair et concis des résultats de la collecte de fonds à l'intention des donateurs, des partenaires et des parties prenantes.
Les rapports annuels des organisations à but non lucratif sont différents du formulaire 990 exigé par l'IRS. Ces rapports de fin d'année et d'impact sont plus créatifs et peuvent véritablement refléter la personnalité de l'association.
Que vous soyez une organisation à but non lucratif qui élabore un rapport annuel ou que vous cherchiez à en trouver un, continuez à lire pour en savoir plus :
Qu'est-ce qu'un rapport annuel d'une organisation à but non lucratif ?
Le rapport annuel d'une organisation à but non lucratif est un excellent moyen de résumer l'année écoulée dans un document physique ou numérique. Les organisations utilisent généralement ces rapports pour mettre en évidence leurs réalisations les plus importantes, les points forts de leurs campagnes et les moments les plus marquants.
Les rapports peuvent avoir plusieurs objectifs et s'adresser simultanément à plusieurs publics, comme un rapport annuel numérique ou un rapport annuel d'une page au format PDF. De nombreuses organisations à but non lucratif établissent des rapports sur l'établissement de relations avec des donateurs nouveaux et existants, des entreprises partenaires, des parties prenantes, des membres du conseil d'administration, des bénévoles et des sponsors.
Un rapport annuel ou un rapport d'impact diffère de l' obligation faite par l'IRS aux organisations à but non lucratif de type 501c3 de remplir le formulaire 990. Le fait de disposer d'un outil moins formel à partager avec les parties prenantes, en plus des informations financières standard, peut renforcer la confiance dans la mission de votre organisation et inciter les lecteurs à la soutenir.
Ne vous inquiétez pas, cela ne doit pas nécessairement demander plus de travail à votre équipe. De nombreuses organisations utilisent un modèle de rapport annuel pour simplifier le processus. L'objectif le plus important est de présenter avec précision les victoires et les moments d'apprentissage de l'année écoulée, de manière à capter l'attention du lecteur.
La valeur d'un rapport annuel pour les organisations à but non lucratif
Un rapport annuel à but non lucratif apporte une grande valeur ajoutée aux organisations caritatives. Il permet également aux parties prenantes, aux membres du conseil d'administration et aux collaborateurs potentiels désireux d'en savoir plus d'obtenir les informations les plus essentielles en un seul endroit.
Les rapports annuels des organisations à but non lucratif fournissent aux lecteurs les informations suivantes :
- Transparence financière totale
- Les bienfaits émotionnels des dons de charité
- Sensibilisation à la destination des dons
- Un moyen simple de visualiser les activités, les réalisations et l'impact
- Une vision claire des plans et de la vision
Les rapports annuels des organisations à but non lucratif aident les organisations à but non lucratif :
- Acquérir de nouveaux donateurs, partenaires, membres du conseil d'administration, donateurs et bénévoles
- Soutenir les plans de rétention
- Établir des relations avec les collecteurs de fonds, les principaux donateurs, les entreprises partenaires et les membres du conseil d'administration.
- Réengager les anciens donateurs pour les inciter à revenir en tant que donateurs ou partenaires
- Créer la confiance dans l'organisation
Il est utile de réfléchir à l'objectif principal de la création d'un rapport. Certaines organisations peuvent avoir des objectifs spécifiques qui déterminent le format à utiliser et les éléments à inclure.
Pour vous aider à choisir le bon rapport annuel pour votre association cette année, nous avons inclus un modèle de rapport et des exemples qui peuvent inspirer de nouvelles idées et une réflexion originale.
Rapport annuel d'une organisation à but non lucratif - Meilleures pratiques
La première étape de la création d'un rapport annuel à but non lucratif percutant consiste à clarifier votre objectif principal et votre public. Le public de votre rapport peut être composé de membres actuels de la communauté, de sympathisants potentiels, de défenseurs des droits, ou des deux.
Il est utile de commencer par réfléchir à votre stratégie annuelle de collecte de fonds afin de clarifier le(s) objectif(s) sur lesquels un rapport peut s'aligner. Par exemple, vous pourriez vouloir atteindre un plus grand nombre d'entreprises mécènes potentielles et utiliser ce rapport pour présenter des idées de collaboration.
En examinant les caractéristiques d'un bon rapport annuel d'organisation à but non lucratif et les options dont vous disposez pour le personnaliser, votre objectif vous aidera à prendre vos décisions.
Que faut-il inclure dans le rapport annuel d'un organisme à but non lucratif ?
- Un contenu visuellement attrayant : Réfléchissez à la manière de rendre votre rapport léger et attrayant pour les donateurs existants et potentiels grâce au multimédia. Les organisations à but non lucratif peuvent inclure des interviews, des liens vers des galeries de photos en ligne, des présentations intégrées, des vidéos et des listes de lecture.
- Votre histoire et vos antécédents : C'est peut-être la première fois qu'un lecteur découvre votre association. Incluez un aperçu de l'histoire de votre fondation, de votre déclaration de mission, de vos valeurs, des statuts de votre association et de votre vision.
- Les progrès que vous avez réalisés : Démontrez l'impact de votre organisation à l'aide de chiffres et d'images spécifiques. Faites preuve de transparence en ce qui concerne les résultats de la collecte de fonds, les activités clés et la manière dont elles ont contribué à la réalisation de vos objectifs pour l'année.
- Une perspective d'avenir : Faites comprendre aux gens que cette année d'impact en appellera une autre. Mentionnez votre vision de l'avenir et tout nouveau projet sur lequel vous travaillez et pour lequel ils pourraient vous aider.
- Appréciation des donateurs : Reconnaissez les principaux donateurs, partenaires ou contributeurs qui ont contribué de manière significative aux résultats de votre collecte de fonds. Vous pouvez dresser une liste d'organisations et de personnes ou ajouter une lettre de remerciement pour souligner de façon plus personnelle la contribution de ceux qui ont fait la différence.
- Finances et résultats : Présentez les totaux des collectes de fonds et l'impact précis sur votre communauté et vos bénéficiaires. Faites preuve d'audace et donnez des informations sur la comptabilité et les états financiers de votre association; soyez honnête sur les difficultés rencontrées afin d'instaurer un climat de confiance.
Comment choisir un format pour le rapport annuel de votre organisation à but non lucratif ?
Le choix du format du rapport annuel d'une organisation à but non lucratif dépend de votre public et de la façon dont il est le plus susceptible de s'intéresser aux informations importantes. N'hésitez pas à vous amuser avec plusieurs versions en explorant ce qui vous convient le mieux chaque année.
Rapports physiques
Ces versions papier du rapport annuel peuvent être distribuées en personne ou envoyées par la poste. Il peut s'agir de brochures, de cartes postales ou même de livres reliés.
Certaines personnes apprécient de recevoir une copie papier d'un rapport annuel pour lui donner un caractère plus personnel. Vous pouvez renforcer ce sentiment en envoyant une note manuscrite d'un membre de l'équipe à des donateurs particuliers ou des messages de bénéficiaires accompagnés de photos liées aux résultats obtenus.
Rapports PDF
Le format le plus courant pour un rapport annuel est un PDF qui peut être intégré dans un site web, offert en téléchargement gratuit ou imprimé pour ceux qui aiment les copies physiques. Un PDF est facile à créer à partir d'un modèle de rapport annuel d'organisation à but non lucratif et conserve une conception cohérente et propre.
Un PDF peut également être enregistré sous la forme d'une image que vous pouvez partager sur vos canaux de médias sociaux ou intégrer dans un courriel. Cette option hybride peut également devenir un courrier physique ou un imprimé pour des événements afin que vous puissiez personnaliser l'expérience en fonction des préférences du lecteur.
Rapports en ligne
Les versions numériques du rapport annuel peuvent être publiées sur le site web d'une association ou sur un autre canal en ligne sous la forme d'un résumé visuellement attrayant. Les rapports en ligne peuvent également prendre la forme de sites web interactifs, de vidéos, de présentations et de messages sur les médias sociaux.
De nombreuses personnes aiment accéder aux rapports annuels numériques parce qu'elles savent toujours où les trouver et qu'elles n'ont pas besoin de télécharger quoi que ce soit. Cette option peut également permettre à votre organisation de modifier et d'ajouter des informations en temps réel.
L'avantage d'un rapport annuel hébergé en ligne est qu'il permet de suivre les analyses et les pages consultées, ce qui donne des indications précieuses sur la manière dont les gens s'intéressent à l'information et sur ce qu'il convient de faire à l'avenir.
Rapports annuels vidéo
Le rapport annuel de votre association peut prendre la forme d'une vidéo ou d'une animation créative avec des éléments multimédias qui donnent vie à votre histoire. Ce format peut attirer l'attention des donateurs potentiels lorsqu'ils choisissent la bonne association et offrir une transparence financière aux parties prenantes grâce à un lien rapide.
Les vidéos peuvent être une série de clips courts ou un format vidéo YouTube bref que vous pouvez utiliser tout au long de l'année. L'utilisation d'un format vidéo YouTube permet de suivre plus facilement l'engagement et les vues au fil du temps, ainsi que les partages sur les médias sociaux.
Modèle de rapport annuel d'une organisation à but non lucratif [téléchargement gratuit].
Le modèle de rapport annuel d'une organisation à but non lucratif vous permet de vous rappeler facilement tout ce que vous devez inclure et de rester concis. Nous en avons créé un pour montrer comment les différentes mises en page, les éléments visuels et la stratégie de marque peuvent être combinés pour donner vie à votre rapport.
Exemples de rapports annuels d'organisations à but non lucratif que nous aimons
Le garde-manger de Tommy : Exemple de rapport d'impact polyvalent
Tommy's Pantry invite les lecteurs à découvrir son rapport d'impact 2023 directement sur le site web de l'organisation à but non lucratif. Le PDF intégré est le premier élément du menu sous "En savoir plus sur nous" dans la navigation principale, où les visiteurs peuvent arriver à un rapport propre et engageant pour célébrer les résultats de 2023.
Voici ce que nous aimons :
- Conception intégrée : La communauté de Tommy's Pantry n'a jamais besoin de quitter le site web de l'association pour voir son impact chaque année. Cette commodité du site web du rapport annuel permet aux lecteurs de rester engagés auprès de l'association après avoir terminé le rapport.
- Chiffres clés : Le rapport ajoute des statistiques qui mettent en évidence l'impact de l'insécurité alimentaire et de l'augmentation des coûts jusqu'en 2023. L'introduction rappelle l'importance de la mission de Tommy's Pantry.
- Les remerciements à la communauté : Le rapport se termine par un appel spécial à l'appréciation de tous les partenariats qui ont rendu l'année possible. Il indique également le nombre de dons et d'affectations de bénévoles correspondant aux résultats marquants de l'année 2023.
Tommy's Pantry utilise son rapport d'impact pour rendre hommage à une année incroyable de changement. Jusqu'à présent, l'organisation a collecté 79 277 dollars sur Zeffy et économisé 4 000 dollars en frais.
Université de Bee NYC : Exemple de rapport d'impact en ligne
Les visiteurs curieux et les membres fidèles de la communauté peuvent cliquer sur "Impact & Data" pour trouver le rapport annuel en ligne de la Bee University NYC. De là, ils accèdent à une page d'atterrissage magnifiquement conçue pour visualiser l'impact de 2023.
La page web met en avant les résultats impressionnants de la collecte de fonds de 2023, lorsque la Bee University NYC a collecté 6 261 dollars et économisé 313 dollars de frais grâce à Zeffy.
Voici ce que nous aimons :
- Récit visuel : La page s'ouvre sur une image de jeunes participant à la bourse d'apiculture urbaine de Bee-U. Une citation personnelle d'un membre du programme contribue également à donner vie à leur voix. Une citation personnelle d'un membre du programme permet également de donner vie à leur voix. Tout ce qui permet de capter l'attention du lecteur renforce les relations.
- Une image de marque vivante : Les titres et le texte tout au long de la page différencient les couleurs jaune, vert et rouge, caractéristiques de l'organisation, afin d'attirer les lecteurs vers les informations les plus importantes.
- Des résultats précis : Les chiffres relatifs à l'impact sont plus importants que tout ce qui figure sur la page afin de démontrer l'impact de chaque don sur les boursiers et le programme d'apiculture.
- Facile à lire : La page d'accueil du rapport complet est brève et facilement consultable par les lecteurs passifs. En même temps, elle offre des informations essentielles pour instaurer la confiance parmi les parties prenantes très investies. Votre rapport doit être une ressource simple et convaincante permettant aux donateurs de lire les informations de manière attrayante et digeste.
Cher avenir, Inc : Exemple de rapport de fin d'année en PDF
Dear Future, Inc. a créé une version PDF de son rapport de fin d'année 2023 qui permet aux lecteurs de le consulter en ligne ou de l'imprimer. L'organisation met également à la disposition des visiteurs de son site web des rapports de fin d'année récents dans le menu principal.
Voici ce que nous aimons :
- Une présentation attrayante : Ce rapport est un excellent exemple de marque colorée et de touche personnelle. Des enfants souriants accueillent les lecteurs tout au long du rapport pour les aider à voir qui ils soutiennent et pourquoi.
- Les projets : Le rapport comprend des pages consacrées à des projets spécifiques que les sympathisants ont contribué à rendre possibles tout au long de chaque trimestre de 2023. Ces pages fournissent un examen honnête des initiatives et rappellent aux lecteurs comment elles contribuent à la mission globale.
- Projections pour l'avenir : Les lecteurs peuvent savoir clairement ce qui les attend en 2024, qu'il s'agisse du nombre d'enfants touchés ou de la quantité de matériel nécessaire.
Le rapport de fin d'année de Dear Future Inc. célèbre une année riche en enseignements, puisque l'organisation a collecté 4 801 dollars et économisé 240 dollars de frais grâce à la plateforme de collecte de fonds de Zeffy.
Conseils rapides et outils gratuits pour créer votre rapport annuel
Les meilleures pratiques et les exemples ci-dessus peuvent vous aider à faire avancer les choses. Si l'on considère que toutes les organisations à but non lucratif auront probablement un rapport annuel sous une forme ou une autre, les conseils et les outils ci-dessous vous permettront de vous démarquer.
8 conseils rapides sur les rapports annuels des organisations à but non lucratif à emporter avec vous
- 1. Commencez tôt et prévoyez de rester calmes pendant les périodes de dons les plus chargées.
- 2. Montrez plus que vous ne dites grâce à des images et des chiffres qui accompagnent un texte court et explicatif.
- 3. Tenez compte du lecteur moderne qui aime feuilleter et accéder à des clips vidéo de 60 secondes lorsque vous cherchez des moyens de réduire les informations que vous partagez et le format que vous utilisez.
- 4. Restez transparent sur les initiatives les plus réussies de votre organisation ainsi que sur les défis à relever afin d'établir une relation de confiance avec vos lecteurs et de leur faire savoir où ils peuvent vous aider.
- 5. Encouragez l'enthousiasme des lecteurs en leur donnant la possibilité de continuer à se renseigner sur votre organisation à la fin de votre rapport.
- 6. Impliquez les donateurs en recueillant tout au long de l'année leurs commentaires sur les sujets qui les intéressent le plus, afin de créer le rapport le plus précieux qui soit.
- 7. Communiquer les données financières, des frais généraux aux bénéfices, afin de donner une image complète aux membres de la communauté.
- 8. Raconter des histoires détaillées à l'aide des informations de manière à emmener le lecteur dans un voyage facile à suivre et à susciter des émotions.
Outils gratuits pour créer votre rapport annuel
Vous n'êtes jamais seul lorsqu'il s'agit de rédiger un document dont vous serez fier. Outre les modèles, de nombreux outils gratuits pour les organisations à but non lucratif sont à votre disposition.
Consultez ces options et d'autres encore pour produire un rapport dont vous serez fier, sans perdre de temps ni de ressources.
- Canva: Assistance à la conception avec des modèles spécifiques aux rapports et des kits de marque qui permettent à votre rapport de conserver son aspect professionnel et attrayant année après année.
- Application Hemingway: Un outil d'écriture qui permet d'éditer le contenu et d'alléger le texte pour une lisibilité simple qui s'adresse à un plus grand nombre de lecteurs.
- ChatGPT: Suggestions inspirantes pour créer le plan et la structure de votre rapport (Par exemple, vous pourriez utiliser une suggestion telle que "Rédigez-moi un plan de rapport annuel pour mon organisation à but non lucratif en utilisant ces informations").
- YouTube: Un moyen facile d'héberger des rapports vidéo ou des supports multimédias à intégrer dans votre rapport en ligne et de les diffuser à l'aide d'un simple lien sur lequel vous pouvez effectuer un suivi analytique.
Créez votre année la plus impactante avec Zeffy
Zeffy est le seul logiciel de collecte de fonds 100% gratuit (zéro frais) pour les organisations à but non lucratif. Notre objectif est de fournir aux associations les outils dont elles ont besoin pour maximiser l'impact de leurs efforts de collecte de fonds et développer les communautés grâce à des expériences appréciées par les donateurs.
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