Maîtriser les états financiers des organisations à but non lucratif : Un guide étape par étape (+ modèle)

Les organisations à but non lucratif jouent un rôle essentiel dans l'amélioration du monde pour les communautés qu'elles servent. Pour faire avancer votre mission et accomplir un travail de changement, il faut gérer la manière dont les fonds circulent entre les donateurs et l'impact.

Les organisations à but non lucratif doivent maîtriser quatre états financiers clés pour prendre des décisions éclairées. Au-delà de l'exigence de l'IRS pour les organisations exonérées d'impôt, un reporting efficace ouvre la voie à la confiance des parties prenantes et à la prise de décisions stratégiques.

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Vous trouverez ci-dessous tout ce qu'il faut savoir sur les états financiers des organisations à but non lucratif :

• Que sont les états financiers des organisations à but non lucratif et pourquoi sont-ils nécessaires ?

• Un regard plus approfondi sur les quatre principaux états financiers des organisations à but non lucratif

• Exemples d'états financiers d'organisations à but non lucratif

• Conseils pour créer des états financiers pour votre organisation à but non lucratif

• Comment choisir un logiciel pour simplifier le processus

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Qu'est-ce qu'un état financier d'une organisation à but non lucratif ?

Les états financiers d'une association résument les informations financières d'une année donnée. Les associations doivent remplir quatre états financiers, que nous détaillons ci-dessous.

Ces documents répondent aux exigences fiscales, mais présentent de nombreux autres avantages pour les organisations à but non lucratif qui souhaitent rester organisées. Une vue plus détaillée de l'utilisation des fonds peut faciliter la planification financière.

Chaque état financier offre une vue unique sur la façon dont une organisation à but non lucratif fonctionne aujourd'hui et sur les possibilités qui s'offrent à elle pour l'avenir. Il en résulte des données en temps réel qui permettent de prendre des décisions judicieuses au service de la mission.

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Pourquoi les états financiers des organisations à but non lucratif sont-ils nécessaires ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi les organisations à but non lucratif disposent d'un jeu d'états financiers spécifique et à quelles autres fins ils sont utilisés. Les raisons suivantes vous aideront à comprendre les avantages avant d'examiner les états financiers eux-mêmes.

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Exigences de l'IRS

Le formulaire 990 est un document que toutes les organisations exonérées d'impôt doivent déposer chaque année auprès de l'IRS. Il tire des informations directement des quatre états financiers dont nous parlons aujourd'hui.

Le fait de rester au fait de vos états financiers tout au long de l'année peut simplifier la saison des impôts. Plus important encore, vous veillerez à l'exactitude de ces formulaires fiscaux essentiels afin d'éviter les pénalités.

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Confiance des donateurs

Les donateurs d'aujourd'hui donnent dans le prolongement de leur identité à des causes qui leur tiennent à cœur. Ils recherchent un lien plus profond avec les organisations à but non lucratif qu'ils continueront à soutenir, et la confiance est primordiale.

Vos états financiers sont un moyen d'établir la transparence parmi vos donateurs. En montrant au public exactement comment l'argent des dons est utilisé et quand vous l'impliquez à un niveau beaucoup plus profond.

Vous pouvez partager des parties de vos états financiers dans le cadre du rapport annuel de votre association. De cette façon, vous pouvez créer un élan parmi les donateurs actuels et recruter de nouveaux soutiens.

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Relations avec les parties prenantes

Les donateurs ne sont pas les seules relations qui bénéficient d'une bonne connaissance des états financiers. Vous pouvez avoir un impact direct sur quelques catégories de parties prenantes en instaurant le même niveau de confiance et de transparence dans les rapports.

• Les membres du conseil d'administration : Il est plus facile de retenir et de recruter des membres du conseil d'administration lorsqu'ils peuvent accéder à tout moment à des rapports financiers précis et organisés.

• Organismes subventionnaires : Lors d'une demande de subvention pour un organisme à but non lucratif, vos états financiers seront un atout considérable pour mettre en valeur vos opérations et vos bonnes stratégies.

• Les entreprises mécènes : Les organisations sont plus enclines à s'associer à votre association et à parrainer des collectes de fonds lorsqu'elles comprennent clairement votre stabilité financière.

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Prise de décision stratégique

Les décisions fondées sur des données ne peuvent que profiter à votre association. Les informations financières ventilées selon différents critères vous donneront l'image la plus complète de la santé financière.

Que vous disposiez d'une équipe de direction interne investie dans vos finances ou que vous fassiez appel à un cabinet comptable externe, des états financiers précis vous indiqueront la meilleure voie à suivre.

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Les états financiers peuvent contribuer à la prise de décisions telles que

• Objectifs annuels de collecte de fonds

• Demandes de subventions

• Calendrier des projets et programmes essentiels

• Stratégies pour les grands donateurs

• Diversification des campagnes

• Projections de croissance

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Les 4 principaux états financiers des organisations à but non lucratif

Maintenant, plongeons dans les états financiers auxquels nous avons fait référence jusqu'à présent. Vous découvrirez ci-dessous la valeur de chacun d'entre eux, les informations à communiquer et la façon dont ils fonctionnent ensemble pour assurer la solidité financière de votre association.

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L'état de la situation financière

L'état de la situation financière est la version du bilan d'une organisation à but non lucratif. L'objectif est de résumer la situation financière de l'association à un moment donné.  

Cet instantané vous donnera le meilleur aperçu de ce que vous possédez, de ce que vous devez et de ce qui est disponible aujourd'hui.

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Critères d'évaluation clés :

• Actifs : Il s'agit de toutes les ressources que vous possédez et qui ont une valeur économique. Les actifs circulants sont les liquidités et tout ce que vous prévoyez de convertir en liquidités dans l'année, comme les stocks ou les marchandises vendues en ligne.

Vous devez également inclure les actifs non courants dans votre état de la situation financière. Il s'agit des investissements à long terme, des biens immobiliers, des équipements et de toute autre chose que vous prévoyez de convertir en quelque chose d'autre que des liquidités utilisables au cours de l'année.

• Passif : Pensez à tout ce que votre association peut devoir ou aux obligations de paiement à venir. Vous pouvez classer le passif en deux catégories : courant et non courant, tout comme vous l'avez fait pour l'actif.

Les dettes à court terme, telles que les emprunts à court terme ou les comptes à payer, sont exigibles dans l'année. Les passifs non courants sont les dettes à long terme ou les paiements dus après l'année en cours sur laquelle porte le rapport.

• Actif net : C'est ici que vous pouvez voir l'intérêt résiduel de votre actif après déduction de tout passif. Essentiellement, l'actif net vous montre où vous en êtes après avoir gagné des revenus et remboursé des dettes au cours de l'année.

Il existe différents types d'actifs nets à comprendre :

• Actifs nets non affectés : Aucune restriction imposée par le donateur, et peut être utilisé par votre association sans délai.

• Actifs nets temporairement affectés : Peut être soumis à des restrictions imposées par les donateurs qui limitent la manière et le moment où les fonds peuvent être utilisés.

• Actifs nets affectés de manière permanente : Les restrictions imposées par les donateurs existent et limitent de manière significative l'utilisation des fonds par votre association. 

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L'état des activités

L'état des activités examine les recettes et les dépenses au cours d'une période donnée afin d'évaluer l'efficacité du programme. Vous suivrez également l'évolution de l'actif net que vous avez déclaré dans votre état de la situation financière.

Il s'agit d'un compte de résultat similaire à celui d'une entreprise à but lucratif, mais dont les éléments sont adaptés aux principes comptables des organisations à but non lucratif. L'objectif est de voir comment vous générez des revenus, comment vous dépensez des fonds et comment vous fonctionnez pour maintenir un ratio d'actif net sain.

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Critères d'évaluation clés :

• Les recettes : Examinez toutes les sources de revenus de votre association, y compris:certains textes
  • Dons : Toute contribution monétaire provenant de donateurs individuels, d'entreprises et de fondations.
  • Subventions : Tout financement que vous recevez sous forme de don de la part de fondations privées et publiques, d'entités gouvernementales et d'autres organismes subventionnaires.
  • Revenus des services du programme : Tout revenu que vous recevez des services fournis par votre association.
  • Cotisations des membres : Tout revenu provenant des cotisations des membres
  • Revenus d'investissement : L'argent que vous gagnez grâce aux gains ou aux pertes sur les investissements et les dividendes et intérêts qui y sont associés.
  • Autres revenus : Tout ce qui n'entre pas dans une catégorie ci-dessus.

• Dépenses : Le coût de fonctionnement des diverses activités des organisations à but non lucratif, y compris:quelques textes
  • Services de programmes : Coûts encourus pour exécuter des programmes, des campagnes et d'autres activités de mission pour votre association.
  • Services de soutien : Coûts engagés pour la gestion et le fonctionnement de votre association, tels que la comptabilité, le marketing, les services juridiques ou d'autres fonctions administratives.

• Variation de l'actif net : Démonstration de l'impact des recettes et des dépenses sur les actifs nets, répartis entre les actifs non affectés, les actifs temporairement affectés et les actifs définitivement affectés.

• Actifs nets en début et en fin de période : Un regard sur le point de départ de l'actif net et sur son point d'arrivée après soustraction des changements.

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L'état des dépenses fonctionnelles

L'état des dépenses fonctionnelles détaille les dépenses figurant dans l'état des activités en fonction de la fonction qu'elles remplissent. Ce document est essentiel pour instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes, qui peuvent facilement voir comment vous utilisez vos ressources.

Le fait de savoir comment chaque fonction de votre association génère des dépenses vous aidera à établir votre budget en conséquence. Vous serez également en mesure de démontrer que vous respectez les exigences réglementaires en matière de comptabilité des organisations à but non lucratif.

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Critères d'évaluation clés :

• Services de programme ou de soutien : La première étape pour compléter votre état des dépenses fonctionnelles consiste à classer les coûts par services de programme (directement liés à la réalisation de vos programmes et de votre mission) et par services de soutien (non directement liés à un programme spécifique, mais soutenant des opérations telles que la collecte de fonds et la dotation en personnel).

• Classification supplémentaire : Après avoir déterminé les dépenses liées aux programmes et aux services d'appui, vous pouvez classer chaque poste dans des catégories très spécifiques telles que:texte
  • Salaires et traitements
  • Loyer et charges
  • Fournitures et matériaux
  • Frais de services professionnels
  • Voyages et réunions
  • Amortissement des actifs
  • Frais de bureau

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Plus vous serez précis, plus votre déclaration permettra d'éclairer la prise de décision et la transparence des parties prenantes.

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Le tableau des flux de trésorerie

Le tableau des flux de trésorerie permet de voir comment les liquidités entrent et sortent de votre association au cours d'une période donnée. L'objectif est de comprendre comment votre association utilise les liquidités disponibles et de déterminer votre liquidité, votre solvabilité et votre santé financière.

Les organisations à but non lucratif utilisent un format similaire au tableau des flux de trésorerie sur lequel s'appuient les organisations à but lucratif.

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Critères d'évaluation clés :

• Activités d'exploitation : Un résumé des entrées et des sorties de trésorerie.
  • Les entrées de trésorerie concernent les dons, les subventions, les cotisations des membres et d'autres sources de revenus.
  • Les sorties de trésorerie correspondent aux sommes versées pour le loyer, les salaires des employés, les services publics, les fournitures et les autres dépenses du programme.
• Activités d'investissement : Il s'agit de déclarer les entrées et sorties de trésorerie liées aux actifs à long terme, aux ventes et achats d'immobilisations corporelles et aux investissements.

• Activités de financement : Ici, vous détaillerez les liquidités que votre association gagne grâce aux prêts et la façon dont vous utilisez l'argent pour emprunter des fonds ou rembourser des dettes.

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Formatage du tableau : Le tableau des flux de trésorerie peut être rempli selon deux méthodes.

• La méthode directe comprend le détail des encaissements et des décaissements.

• La méthode indirecte rend compte de la trésorerie nette en examinant la variation de l'actif net et en l'ajustant pour tenir compte des transactions sans effet de trésorerie ou des variations du fonds de roulement.

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Comment créer des états financiers pour votre organisation à but non lucratif ?

Nous avons souligné l'importance de l'exactitude de chaque état financier. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils qui vous aideront à vous sentir en confiance et à mettre en place des pratiques comptables efficaces pour les organisations à but non lucratif.

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6 conseils pour préparer les rapports financiers des organisations à but non lucratif

• ‍1. Tenez des registres précis et détaillés : N'attendez pas de produire vos rapports financiers pour fouiller dans les détails des transactions. Conservez des registres méticuleux de toutes les transactions de votre association avec des reçus organisés, des relevés bancaires, des factures et des contrats.

• ‍2. Connaître les dernières normes comptables pour les organisations à but non lucratif : Familiarisez-vous avec les mises à jour des principes comptables généralement acceptés (GAAP) et du Financial Accounting Standards Board (FASB). Vous saurez ainsi exactement comment vous y conformer et éviterez les surprises qui perturbent votre flux de travail.

• ‍3. Faites preuve de diligence en matière de catégorisation : Les états financiers des organisations à but non lucratif se nourrissent de détails. Plus vous pourrez classer les dépenses, les flux de trésorerie et les recettes dans des catégories, plus vous aurez d'informations.

• ‍4. Mettre en place une équipe de soutien. Sachez quels rôles et responsabilités au sein de votre association sont impliqués dans la préparation de vos états financiers. N'hésitez pas à faire appel à un soutien externe et à une agence pour ajouter plusieurs niveaux d'approbation et d'efficacité.

• ‍5. Créez des contrôles internes solides : Effectuez des audits internes ou engagez une société pour auditer vos pratiques financières afin de confirmer que vous êtes prêt en cas d'enregistrement inattendu. Il est extrêmement important de comprendre le risque de fraude et d'erreurs pour la réputation et le budget de votre association.

• ‍6. Soyez ouvert aux améliorations : Comme tout processus, chaque cycle d'établissement de rapports peut présenter des lacunes et des possibilités d'amélioration. Adoptez une culture de l'évolution et encouragez la réflexion prospective pour faire des états financiers un élément simple mais très efficace de vos opérations.

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Modèles d'états financiers pour les organisations à but non lucratif

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Choisir le bon logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif

Si vous vous demandez comment suivre autant de transactions avec une telle précision, sachez que la technologie est de votre côté. Votre logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif vous aidera à automatiser l'organisation des revenus et des dépenses.

Comme vos transactions et vos reçus sont suivis en un seul endroit, il est beaucoup plus facile de remplir rapidement vos états financiers.

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Voici une liste de contrôle rapide pour choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre association :

• Des processus automatisés pour réduire les erreurs et gagner du temps

• Enregistrement des dons en temps réel pour des rapports opportuns

• Gestion des donateurs pour suivre les détails de chaque don

• Capacités de comptabilisation des fonds pour accroître la transparence

• Une facturation qui rationalise les processus et assure le suivi des échanges

• Paie pour gérer les rémunérations internes et les coûts de fonctionnement

• Rapports et prévisions pour éclairer la prise de décision future

• Sécurité des données pour garantir la protection et le cryptage de vos informations financières

• Intégrations tierces à tous les autres outils de collecte de fonds dont vous dépendez

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FAQs : États financiers des organismes sans but lucratif

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