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Sans budget, gérer une association revient à conduire les yeux bandés - vous risquez d'avoir du mal à gérer les fonds et à atteindre les objectifs, ce qui, en fin de compte, aura un impact sur votre mission. Un budget de fonctionnement vous aide à planifier et à utiliser vos ressources au service de votre communauté. Cette feuille de route financière n'est qu'un aspect crucial de la gestion réussie d'une organisation à but non lucratif.
Cet article explique ce qu'est un budget associatif, quel format de budget associatif utiliser et pourquoi il est important d'établir un budget associatif. Vous trouverez également des conseils utiles et un modèle de budget gratuit pour démarrer votre processus budgétaire.
Le budget d'une organisation à but non lucratif est une feuille de route financière qui décrit la manière dont l'organisation prévoit d'utiliser ses fonds. Il détaille les revenus attendus et décompose les dépenses de fonctionnement et les coûts globaux.
Ce document couvre une période de 12 mois et sert d'outil de planification et d'aide à la gestion. Il aide les organisations à but non lucratif à suivre leurs performances financières par rapport à leurs objectifs tout au long de l'année.
Le budget annuel se concentre sur les activités financières planifiées de l'organisation, les sources de revenus attendues et les dépenses pour l'exercice fiscal à venir. Bien que le budget annuel soit le principal plan financier, les organisations utilisent souvent d'autres types de budgets pour gérer différents aspects de leurs finances.
Types de budgets d'organisations à but non lucratif
Budget de fonctionnement
Ce budget fournit une ventilation des recettes et des dépenses annuelles prévues. Le budget de fonctionnement d'un organisme à but non lucratif classe les recettes en fonction des différentes sources de financement. Il divise également les dépenses de fonctionnement en fonction des programmes et des autres frais généraux.
Budget du programme
Il offre une vue d'ensemble des recettes et des dépenses associées à des programmes spécifiques. Il inclut également les dépenses courantes nécessaires au maintien du programme, qui doivent être intégrées dans votre budget de fonctionnement.
Budget d'investissement
Il prévoit les dépenses liées aux projets à long terme ou aux campagnes pluriannuelles. Ce budget couvre les campagnes d'investissement et les autres campagnes de dépenses importantes de votre organisation.
Budget de la proposition de subvention
Il définit la manière dont vous utiliserez les subventions pour soutenir votre mission. La plupart des organisations qui accordent des subventions demandent aux organisations à but non lucratif de présenter leur budget de subvention.
5 éléments clés d'un budget efficace pour les organisations à but non lucratif
1. Alignement sur la mission de votre association
Votre budget doit s'aligner sur la mission et les objectifs de votre association afin que vos revenus et vos dépenses soient cohérents avec votre objectif principal. Cet alignement permet d'éviter de gaspiller de l'argent dans des activités qui ne font pas avancer votre mission.
Identifiez les domaines clés qui soutiennent les objectifs de votre organisation, tels que la mise en œuvre des programmes, la collecte de fonds, le développement du personnel ou la sensibilisation de la communauté. Évaluez l'importance de chaque domaine et l'impact potentiel sur votre mission. Répartissez les ressources et les fonds en conséquence, en donnant la priorité aux activités qui contribuent directement à la réalisation de vos objectifs.
Examinez et ajustez régulièrement votre budget pour maintenir cet alignement. Au fur et à mesure de la croissance et de l'évolution de votre association, préparez-vous à réorienter les ressources vers des domaines plus importants de votre mission.
2. Prévisions de recettes
Les projections de revenus consistent à estimer les recettes de votre association. Répartissez vos revenus escomptés par source - dons, subventions, parrainages, cotisations des membres et vente de billets lors d'événements de collecte de fonds.
Pour faire des prévisions précises, examinez vos performances passées. Combien chaque source a-t-elle rapporté l'année dernière ? Ces données peuvent vous aider à faire des estimations éclairées sur vos revenus futurs.
N'oubliez pas que chaque association est unique et que vos principales sources de revenus peuvent différer de celles des autres. L'essentiel est d'identifier vos sources de revenus et de faire des estimations réalistes pour chacune d'entre elles. Cela vous permettra de mieux planifier et d'éviter les surprises financières.
3. Dépenses prévues
Les dépenses sont les coûts encourus par votre association pour mener à bien des projets, des opérations et des campagnes. Elles se répartissent généralement en trois catégories : les frais de collecte de fonds, les frais administratifs et les frais de programme. Les deux premières catégories constituent les frais généraux de votre organisation.
Lorsque vous établissez votre budget, décomposez les dépenses prévues pour chaque catégorie. Allouez toujours une partie de votre budget à des fonds de prévoyance, qui peuvent s'avérer salvateurs en cas de dépenses imprévues ou d'urgences.
4. Planification de scénarios
Faites preuve de souplesse dans votre budget en vous préparant à divers scénarios financiers. Élaborez plusieurs versions du budget : optimiste, réaliste et prudente. Cette approche aide votre association à s'adapter à l'évolution des circonstances, qu'il s'agisse de relever des défis inattendus ou de saisir de nouvelles opportunités.
Envisagez des changements potentiels dans vos sources de financement, dans les demandes de programmes ou dans les conditions économiques. Pour chaque scénario, vous devez définir des plans d'action spécifiques pour maintenir la stabilité financière. Cette stratégie proactive permet de prendre des décisions rapides et éclairées en cas de fluctuations financières, ce qui garantit que votre organisation reste résiliente et concentrée sur sa mission tout au long de l'année.
5. Alignement sur le plan stratégique de l'association
Le plan stratégique d'une organisation à but non lucratif décrit les objectifs et les activités de votre organisation pour l'année, tandis que le budget garantit que vous disposez des ressources nécessaires pour les atteindre. Chaque poste budgétaire doit être lié à une activité ou à un objectif spécifique. Cet alignement permet de s'assurer que vos dépenses soutiennent directement votre mission et vos objectifs stratégiques.
Importance de la budgétisation pour les organisations à but non lucratif
L'élaboration d'un budget réfléchi est cruciale pour le succès d'une organisation à but non lucratif. Il ne s'agit pas seulement d'un suivi des chiffres, mais d'une feuille de route qui guide votre organisation vers ses objectifs. Un budget bien planifié vous aide à
Reconnaissez vos objectifs
Un budget associatif efficace donne la priorité aux éléments importants qui font avancer vos objectifs. Plus vous leur consacrez de ressources et de fonds, plus vous avez de chances d'atteindre vos objectifs.
Gérer vos dépenses
Un budget vous permet de travailler pour votre mission sans risquer de dépasser vos fonds. Il vous permet de suivre les dépenses de près, d'éviter les dépassements et d'identifier les possibilités d'économies.
Rester responsable
Un bon budget d'organisation à but non lucratif fournit un cadre pour la responsabilité financière. Il démontre la santé financière de l'organisation et son utilisation responsable des fonds, ce qui est essentiel pour conserver la confiance du conseil d'administration, des donateurs et des autres parties prenantes.
Gérer les risques
L'établissement d'un budget vous permet d'identifier les risques potentiels et d'élaborer des plans d'urgence efficaces pour gérer les dépenses imprévues ou les baisses de revenus.
Un bon budget n'est pas qu'une question de chiffres - c'est le filet de sécurité financier de votre association qui vous permet de rester sur la bonne voie, quels que soient les défis qui se présentent à vous.
Évaluez vos performances
Un budget bien conçu constitue un point de référence pour l'évaluation des performances financières de votre organisation sur une période donnée. En comparant les progrès réels à votre budget, vous pouvez évaluer vos programmes, optimiser vos opérations et prendre de meilleures décisions.
9 étapes pour établir un budget pour une organisation à but non lucratif à partir de zéro
Avant d'élaborer votre nouveau budget, examinez les budgets antérieurs de votre association, ses rapports financiers et sa base de donateurs afin de bien comprendre sa situation financière.
Évaluez plus en détail votre flux de trésorerie, votre actif et votre passif. Testez la situation actuelle du marché et la manière dont elle est susceptible d'influencer vos revenus.
Travaillez à partir de cette base réaliste qui vous permettra d'établir un budget précis pour votre organisation à but non lucratif.
Étape 2 : Définir le calendrier, les objectifs et les priorités
Lors de l'élaboration du budget de votre association, définissez clairement les objectifs et les priorités de votre organisation pour la période à venir.
Quels sont les objectifs à atteindre ? Quels sont les programmes ou les initiatives les plus importants ? Fixez des échéances précises pour ces objectifs.
Cette étape permet de s'assurer que votre budget s'aligne sur votre stratégie globale. En liant les décisions financières à votre mission et à vos objectifs, vous ferez des choix plus judicieux quant à l'affectation des ressources.
N'oubliez pas que votre budget doit soutenir la vision de votre association, et pas seulement suivre les dépenses.
Étape 3 : Impliquer les bonnes personnes
L'élaboration du budget ne relève pas uniquement de la responsabilité de l'équipe financière. Puisqu'il a un impact sur tous les départements de votre association, il faut prendre en compte toutes les parties prenantes lors de l'élaboration du budget.
Demandez à votre responsable des bénévoles, à votre directeur exécutif, à votre responsable de la collecte de fonds et aux autres responsables de service de participer à l'élaboration du budget.
La participation d'une équipe à l'élaboration du budget permet de partager les responsabilités et d'accroître l'obligation de rendre compte.
Étape 4 : Définir les sources de revenus de votre association
Il est temps de prévoir les revenus de votre association pour la période à venir. Dressez la liste de toutes les sources de revenus : dons, subventions, événements, parrainages d'entreprises, etc.
Voici une astuce intelligente : Classez chaque source de revenus de A à D en fonction de sa fiabilité. Un "A" est solide comme un roc, tandis qu'un "D" est plutôt un "peut-être".
Faites ensuite un petit calcul. Si vous espérez une subvention de 10 000 $, qui a 80 % de chances d'être accordée, prévoyez un budget de 8 000 $ (10 000 x 80 %).
Cette approche vous donne une image réaliste de votre revenu attendu, ce qui vous permet de planifier avec plus de précision.
Étape 5 : Identifiez toutes vos dépenses
Après avoir établi une projection de vos revenus, il est temps de dresser la liste de vos dépenses. Répartissez-les en trois grandes catégories :
Dépenses de programme: Coûts directement liés à vos services
Frais administratifs: Frais généraux non liés à la prestation de services
Frais de collecte de fonds: Coûts de la collecte de fonds
Dans chaque catégorie, dressez la liste des coûts spécifiques tels que le loyer, les salaires du personnel, les fournitures et le transport. Décidez du montant à allouer à chaque domaine, en gardant toujours à l'esprit les objectifs de votre association.
Étape 6 : Établir une projection des flux de trésorerie
La projection des flux de trésorerie fait référence au mouvement mensuel des fonds entrant et sortant de votre organisation à but non lucratif. Le suivi de ce chiffre vous permet de savoir de combien vous disposez à un moment donné.
Ce point est essentiel pour l'établissement du budget, car il permet d'anticiper les difficultés et de planifier en conséquence. C'est particulièrement important pour les organisations à but non lucratif qui peuvent avoir des flux de revenus irréguliers ou des fluctuations saisonnières des dons.
Étape 7 : Élaborer votre budget
Commencez par dresser la liste de toutes les sources de revenus et des montants attendus. Détaillez ensuite vos dépenses dans les catégories programme, administration et collecte de fonds. Visez un budget équilibré, dans lequel les recettes sont supérieures ou égales aux dépenses.
N'oubliez pas qu'il s'agit d'un projet. Vous devrez probablement le réviser et l'adapter au fur et à mesure. Soyez réaliste, mais prévoyez aussi une certaine souplesse pour les changements inattendus. Envisagez de créer plusieurs scénarios - optimiste, réaliste et prudent - pour vous préparer à différentes situations financières.
Étape 8 : Demander l'approbation du conseil d'administration
Une fois le budget de l'organisation créé, il doit être examiné et approuvé par le conseil d'administration de l'organisation.
N'oubliez pas que votre budget est un document évolutif qui doit être revu et corrigé régulièrement. Comparez régulièrement les dépenses réelles au budget préparé pour vous assurer que votre association est sur la bonne voie.
Vous pouvez remarquer qu'une collecte de fonds n'a pas donné les résultats escomptés ou qu'une nouvelle opportunité a besoin de plus de fonds. Ces informations vous permettent de vous adapter rapidement, de saisir les opportunités et de gérer vos finances plus efficacement. En restant attentif à ces variations, vous pouvez prendre des décisions éclairées pour que votre association reste financièrement saine et concentrée sur sa mission.
5 bonnes pratiques pour l'établissement du budget des organisations à but non lucratif
1. Utiliser un modèle de budget à but non lucratif préétabli
Un modèle permet de gagner du temps en fournissant un format structuré dans lequel vous saisissez des données. Ils comprennent généralement un ensemble complet de catégories de revenus et de dépenses.
Vous pouvez également consulter des modèles personnalisables pour répondre aux besoins uniques de votre association. De nombreux modèles de budget pour les organisations à but non lucratif sont également dotés de formules et de fonctions intégrées permettant de calculer automatiquement les pourcentages, les écarts et les totaux.
Vous trouverez facilement des modèles préétablis pour les budgets de fonctionnement, les budgets basés sur les programmes et les propositions de subventions.
2. Créer des budgets séparés
Si vous organisez plusieurs événements de collecte de fonds ou si vous vous concentrez sur une campagne de grande envergure, créez un budget distinct pour ces activités. Le budget principal de l'organisation ou des opérations doit être axé sur les activités de l'organisation.
La séparation du budget de fonctionnement et du budget d'investissement permet d'améliorer la planification et l'affectation des ressources, en veillant à ce que les grands projets n'éclipsent pas les opérations courantes. Cela vous permet également de suivre les progrès réalisés dans le cadre d'initiatives spécifiques et de prendre des décisions plus éclairées concernant les investissements futurs.
3. Tenir compte de l'inflation
En période de récession économique, les particuliers et les entreprises peuvent réduire leurs contributions caritatives. Lors de la planification du budget, vous devez également tenir compte de l'inflation pour répartir vos fonds et gérer les dépenses de manière à ce que vos opérations restent à flot malgré la diminution des fonds.
Examinez les budgets de l'année précédente pour avoir une idée de ce à quoi il faut s'attendre. Il est généralement suggéré de tenir compte d'une inflation de 3 % chaque année.
4. Tenir compte des incohérences de revenus
Les organisations à but non lucratif dépendent d'une combinaison de sources de financement telles que les dons, les subventions, les événements de collecte de fonds, etc. Ces sources de revenus sont imprévisibles et fluctuent tout au long de l'année.
Notez les mois et les sources qui apportent plus de revenus et ceux qui offrent moins de financement. En tenant compte de ces incohérences dans la planification financière, une organisation à but non lucratif peut s'assurer qu'elle dispose de réserves suffisantes pour couvrir les périodes de faible revenu. Cela permet de réduire les problèmes de trésorerie et d'assurer la continuité des opérations.
5. S'appuyer sur un logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif
Les solutions logicielles de budgétisation ou de comptabilité pour les organisations à but non lucratif vous permettent de rationaliser la planification financière de votre organisation.
Ces plateformes offrent la possibilité d'établir des rapports, d'analyser et de collaborer à l'élaboration du budget. Elles prennent en charge les calculs complexes, l'intégration web et Excel, le suivi des dons et la facturation.
Grâce à une plateforme centralisée pour la création et la gestion des budgets, chaque membre de l'organisation a un accès clair et direct à votre plan de dépenses. Cela permet une gestion financière et des processus de prise de décision plus efficaces.
Téléchargez votre modèle gratuit de budget pour les organisations à but non lucratif
Notre modèle offre un aperçu financier complet, couvrant à la fois les revenus et les dépenses en détail. Il vous permet de suivre les différentes sources de revenus, de classer les dépenses et de comparer les chiffres actuels avec ceux des années précédentes.
Que vous soyez novice en matière d'établissement de budget ou que vous cherchiez à affiner votre processus, ce modèle offre une base solide sur laquelle s'appuyer.
Dernières réflexions sur le budget de l'organisation à but non lucratif
Un budget bien planifié est l'épine dorsale d'une organisation à but non lucratif prospère, car il guide vos décisions financières et vous aide à réaliser votre mission. Tout au long de cet article, nous avons exploré l'importance de la budgétisation, les différents types de budgets d'organisations à but non lucratif et un processus étape par étape pour en créer un.
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FAQ sur l'établissement d'un budget pour les organisations à but non lucratif
Le budget d'une organisation à but non lucratif dépend de sa taille et de sa mission. Selon le rapport Nonprofit Impact Matter, 97 % des organisations ont un budget inférieur à 5 millions de dollars par an. Alors que 92% fonctionnent avec moins d'un million de dollars par an et 88% dépensent moins de 500 000 dollars par an.
Les salaires représentent une part importante des dépenses de programme d'une organisation à but non lucratif, car aucune organisation ne peut fonctionner sans personnel. Les Charity Accountability Standards du Better Business Bureau indiquent que les organisations à but non lucratif doivent consacrer environ 65 % de leur budget de fonctionnement aux dépenses de programme. Elles doivent consacrer environ 75 à 90 % de ce budget à la rémunération de leurs employés.
Dans une approche de budget zéro, les organisations à but non lucratif planifient leur budget comme s'il s'agissait d'un tout nouveau budget ou d'un budget entièrement nouveau. Elles commencent à planifier sans aucun historique à ajouter au processus et le budget est basé sur des projections futures plutôt que sur des données historiques.
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