Un peu de personnalisation peut s'avérer très utile dans la gestion des relations avec les donateurs. Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais votre base de données de donateurs regorge de potentiel.
Il est possible d'accroître l' engagement, de fidéliser les donateurs, de sensibiliser les nouveaux donateurs et de collecter davantage de fonds pour votre organisation à but non lucratif. Mais (il y a toujours un mais), il est important de se rappeler que la clé pour établir de solides relations avec les donateurs ne réside pas dans l'envoi d'autant de courriels génériques de masse à autant de donateurs que possible. Il s'agit d'accorder à chaque donateur le temps et l'attention qu'il mérite.
Après tout, ils donnent à votre association du temps, de l'attention et de l'argent. Nous sommes là pour vous aider à leur rendre la pareille dans cet article, plein de stratégies astucieuses de communication et d'entretien des donateurs.
Il ne contient pas toutes les réponses, mais c'est un bon point de départ qui, nous l'espérons, inspirera d'autres idées. Vous pouvez également consulter cet article sur les meilleurs logiciels de gestion des donateurs .
Les relations avec les donateurs sont au cœur de la collecte de fonds
La gestion des relations avec les donateurs englobe l'acquisition et la fidélisation des donateurs. Il est tout aussi important de fidéliser les donateurs existants que d'attirer une nouvelle vague de donateurs.
Il s'agit de créer un plan de communication personnalisé avec les donateurs et de maintenir l'engagement des donateurs envers votre cause. Cela ne signifie pas qu'il faille écrire des courriels personnels à chaque donateur pour chaque campagne.
Il s'agit plutôt d'ajuster les courriels que vous envoyez à vos donateurs, le nombre de variantes de campagne que vous menez et, bien sûr, un courriel personnel, un appel téléphonique ou un texto de temps en temps. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils gratuits sur la communication avec les donateurs qui aideront votre association à fidéliser ses donateurs en les gardant engagés.
Que signifie "relations avec les donateurs" ?
Les relations avec les donateurs désignent les stratégies mises en œuvre par les organisations pour entretenir et renforcer les relations avec les personnes qui soutiennent leur cause par leurs dons. L'objectif est de faire en sorte que chaque donateur se sente apprécié, informé et lié à la communauté qu'il soutient.
De solides relations avec les donateurs conduisent à.. :
- Gestion continue des donateurs
- Augmentation de l'interaction avec les donateurs
- Une expérience mémorable pour les donateurs
- Amélioration des taux de fidélisation des donateurs
- Sensibilisation des donateurs en temps utile
- Davantage de grands donateurs potentiels
- Plus de donateurs réguliers (comme les donateurs mensuels récurrents)
Qu'est-ce qu'un processus de gestion des donateurs ?
Un processus de gestion des donateurs concerne les systèmes et l'approche organisée qui permettent d'intégrer l'établissement de relations dans une stratégie de collecte de fonds. Il s'agit de prendre en compte l'ensemble du cycle de vie des donateurs, depuis la première impression qu'a l'organisation sur les donateurs potentiels jusqu'à la manière dont ils restent fidèles à l'organisation au fil du temps.
Étapes du cycle de vie du donateur à privilégier
- Sensibilisation des donateurs : Les organisations à but non lucratif suscitent l'intérêt des donateurs potentiels en les informant sur leur mission, leur histoire et leur travail. Cette étape peut souvent inclure le marketing, la sensibilisation et les relations publiques.
- Intérêt des donateurs : Les donateurs potentiels commencent à manifester de l'intérêt pour les associations ou les causes sur lesquelles ils souhaitent en savoir plus. Cette étape est importante pour offrir plus d'informations et raconter votre histoire avec des rapports annuels et des mises à jour plus fréquentes.
- Engagement des donateurs : Les organisations à but non lucratif s'engagent activement auprès des donateurs potentiels afin d'établir un lien profond qui les aidera à devenir des donateurs réguliers. Cette étape est idéale pour les événements, les opportunités de bénévolat et les mises à jour personnelles par courrier électronique.
- Premier don : Un donateur choisit de faire un don pour la première fois. Cette étape est essentielle pour que l'expérience soit harmonieuse et mémorable, avec reconnaissance et suivi.
- Fidélisation des donateurs : Les organisations à but non lucratif s'efforcent de fidéliser les donateurs à leur cause et de les impliquer dans leur mission grâce à une communication personnalisée et à des rappels de leurs besoins.
- Cultiver les donateurs : Les organisations à but non lucratif cherchent à renforcer leurs relations avec les donateurs et à les impliquer davantage en participant à des événements annuels, à divers types de campagnes, à la collecte de fonds entre pairs et en devenant des donateurs récurrents. C'est aussi le moment de remercier les donateurs.
- Défense des intérêts des donateurs : Les organisations à but non lucratif recherchent des donateurs fidèles qui deviendront des porte-parole et aideront à faire passer le message aux donateurs potentiels. Cette étape est centrée sur la mise en place d'une sensibilisation et d'un soutien authentiques afin de faciliter le partage de l'information.
5 meilleures pratiques de gestion des donateurs
Bien que les efforts de gestion des donateurs de chaque organisation soient légèrement différents, vous trouverez ci-dessous quelques conseils utiles pour vous aider à faire bonne impression à chaque étape du cycle de vie du donateur.
1. Segmentation des donateurs (messages destinés aux donateurs ponctuels, récurrents et majeurs)
Tous les donateurs qui soutiennent votre association ne le font pas pour les mêmes raisons. Vous pouvez segmenter vos donateurs en quelques sous-bases de données en fonction de leur(s) motivation(s) pour le travail de votre association et de la partie du parcours du donateur dans laquelle ils se trouvent.
En outre, tous les donateurs n'aiment pas communiquer de la même manière, et il se peut même qu'ils ne vivent pas dans la même région du monde que vous. Examinez les données dont vous disposez peut-être déjà pour déterminer quand un donateur a commencé à donner.
Tenez compte des aspects liés à la segmentation des donateurs, tels que les campagnes auxquelles ils ont contribué, le montant moyen de leur don, le fait que leur don ait été fait ou non en mémoire d'un défunt, s'ils donnent régulièrement ou s'ils ont tendance à donner plus souvent. Si vous n'avez pas accès à ces données, vous pouvez commencer à les recueillir en envoyant des enquêtes aux donateurs afin de mieux comprendre ce que chaque donateur souhaite accomplir grâce à sa générosité.
Questions pour établir des relations avec les donateurs :
- Qu'est-ce qui a attiré un donateur vers votre cause ?
- Pourquoi pourraient-ils consacrer leur temps, leur énergie ou leur argent à votre association ?
- Les donateurs sont-ils plus enclins à faire des dons ponctuels ou réguliers ?
- Qu'est-ce qui motive un grand donateur ?
- Comment avez-vous découvert votre organisation à but non lucratif ?
- Pourquoi ont-ils décidé de faire un don à votre organisation à but non lucratif ?
- Parlent-ils de [votre organisation à but non lucratif] à leurs amis et à leur famille ?
- Certains donateurs préfèrent-ils parler au téléphone plutôt que de discuter par courrier électronique ou par texte ?
Connaître ce type d'informations peut vous aider à les contacter et à discuter des aspects de votre mission qui les touchent et de ce qui les a convaincus de faire un don à votre organisation. Pour vous faciliter la tâche à l'avenir, envisagez d'ajouter des questions facultatives à vos formulaires de don.
En posant les bonnes questions, vous comprendrez mieux le parcours du donateur que vous êtes en train de créer et vous saurez comment faire la plus grande différence à chaque étape où vous l'atteignez.
2. Une communication empathique et efficace avec les donateurs
Lorsque vous personnalisez votre plan de communication avec les donateurs, il est bon de se demander ce que vous pouvez faire pour eux. L'une des meilleures choses que vous puissiez faire pour établir des relations solides avec les donateurs est de les inclure dans la conversation.
Prenez régulièrement contact avec les donateurs pour apprendre à les connaître. Demandez-leur pourquoi ils ont choisi votre association. Racontez des histoires d'autres donateurs et du travail que vous faites. Demandez-leur quels sont leurs besoins et, si votre organisation peut y répondre, proposez-leur vos services.
Conseils de communication pour établir des relations avec les donateurs :
- Si votre organisation fournit des ressources en matière de santé mentale, assurez-vous que vos donateurs savent comment obtenir de l'aide.
- Si votre association abrite des animaux, assurez-vous que vos donateurs savent comment ils peuvent aider et ce qu'ils doivent faire s'ils voient un animal dans le besoin.
- Si votre association nourrit les étudiants tous les matins, faites savoir à vos donateurs comment se porter volontaire et s'inscrire s'ils ont besoin de ce service.
Faire preuve d'empathie et de curiosité pour demander aux donateurs comment vous pouvez les aider est un excellent moyen de leur montrer que vous vous souciez d'eux et que vous vous investissez dans le soutien de l'ensemble du réseau de personnes impliquées dans votre organisation à but non lucratif.
3. Soyez transparent sur les succès et les échecs de votre association
Être honnête et transparent avec les donateurs est l'une des stratégies de gestion des relations avec les donateurs les plus simples et les plus efficaces dont peu d'organisations à but non lucratif tirent parti. De plus en plus, les gens veulent (et s'attendent à) savoir comment leur argent influe sur le monde qui les entoure, et les donateurs de vos organisations à but non lucratif ne font pas exception à la règle.
Il faudra s'habituer à cette approche efficace de la gestion des donateurs. Elle exigera probablement de votre association qu'elle procède à des changements et qu'elle accepte qu'il y a toujours place à l'amélioration.
Il se peut que vous receviez beaucoup de commentaires, alors gardez l'esprit ouvert. La transparence est un parcours qui vous aidera à impliquer les donateurs et à les voir se consacrer davantage à votre association.
Sur quoi devez-vous être transparent ?
- Essayez de détailler certaines des dépenses de votre organisation. Par exemple, si votre organisation fournit des repas aux personnes en situation d'insécurité alimentaire, essayez de calculer le coût moyen d'un de ces repas.
- Si vous organisez une collecte de fonds, indiquez ouvertement le montant du seuil de rentabilité et la raison pour laquelle vous l'organisez (par exemple, pour remercier les donateurs, attirer de nouveaux donateurs, promouvoir une cause spécifique, etc.)
- Parlez de ce que vous avez appris en cours de route. Vous pouvez toujours améliorer les choses, il est donc important d'être honnête et ouvert sur ce qu'elles sont.
- Demandez de l'aide. Si l'un de vos apprentissages a clairement montré que vous auriez pu utiliser une certaine expertise, demandez de l'aide la prochaine fois.
En informant les donateurs au moyen d'indicateurs tangibles de leur impact, vous leur donnerez le sentiment qu'ils font une différence mesurable dans la vie des autres et vous les aiderez à comprendre le fonctionnement de votre association et pourquoi il est si important de continuer à donner.
4. Partager des histoires pour établir des relations solides avec les donateurs
Les histoires sont un moyen puissant d'inspirer et d'engager les donateurs et les bénévoles. Elles peuvent montrer aux donateurs l'impact de leur générosité, les inciter à faire du bénévolat, les encourager à faire connaître votre association à leurs proches et aider les donateurs à se sentir liés à votre association.
Il existe plusieurs types d'histoires que vous pouvez partager :
- Des témoignages de personnes qui ont été aidées par votre organisation.
- Des études de cas ou des témoignages de membres de l'équipe, de bénévoles, d'entreprises, etc.
- Des histoires personnelles sur les raisons pour lesquelles les gens ont décidé de s'impliquer dans votre association.
- Histoires de membres de l'équipe sur le fonctionnement interne de votre association. (Soyez honnête et transparent !)
5. Accroître la fidélisation des donateurs en reconnaissant leur loyauté
Prendre le temps d'envoyer des lettres de remerciement pour les dons effectués montre que vous appréciez vos donateurs.
En remerciant personnellement vos donateurs, vous leur ferez sentir que vous appréciez le temps, l'énergie et l'argent qu'ils ont généreusement consacrés à votre cause. Ces messages de remerciement peuvent prendre la forme d'une lettre de remerciement personnelle de la part d'un membre de votre organisation ou, mieux encore, d'un message de remerciement de la part de l'un des bénéficiaires de l'aide de votre organisation.
Quelques idées pour fidéliser les donateurs :
- Remerciez-les publiquement en les mentionnant sur les médias sociaux ou dans votre bulletin d'information. (Demandez-leur d'abord la permission).
- Étiqueter les donateurs dans un message de remerciement sur les médias sociaux est un excellent moyen d'accroître la visibilité de votre organisation au-delà de votre réseau tout en ouvrant une conversation plus large sur les dons de bienfaisance.
- Une lettre d'information peut également permettre aux donateurs de se sentir appréciés pour leurs contributions tout en reconnaissant qu'ils font partie de l'équipe qui aide votre association à faire plus de bien !
Cultiver des relations étroites avec les logiciels de gestion des donateurs
Les logiciels de gestion des donateurs sont conçus pour aider les organisations à but non lucratif dont les petites équipes se concentrent sur les relations avec les donateurs et les grandes organisations qui étendent leurs efforts. Les tâches telles que la segmentation des donateurs, l'organisation d'événements de remerciement des donateurs, la mise en place de flux d'e-mails automatisés et la collecte de données sur les donateurs qui alimentent le processus de gestion des donateurs deviennent plus faciles à gérer.
Une plateforme unique de gestion des donateurs peut servir de référence pour établir des relations significatives avec les donateurs actuels et les sympathisants potentiels qui manifestent de l'intérêt de diverses manières. Faire en sorte que les donateurs se sentent concernés peut demander beaucoup de temps et d'efforts, en particulier lorsque vous personnalisez la communication. C'est pourquoi les outils de gestion des donateurs simplifient le processus de communication de masse, permettant aux organisations à but non lucratif d'entretenir de solides relations avec les donateurs sans avoir besoin d'heures et de ressources supplémentaires.
Voici une petite liste de contrôle pour vous aider à identifier le meilleur logiciel de gestion des donateurs pour votre organisation.
Liste de contrôle des fonctionnalités du logiciel de gestion des donateurs
- Est-il possible de segmenter les donateurs en fonction des donateurs uniques, des donateurs récurrents, des grands donateurs, des petits donateurs et de ceux qui participent à diverses campagnes de collecte de fonds ?
- Pouvez-vous envoyer des enquêtes pour évaluer les attentes des donateurs et leurs préférences en matière de communication ?
- Existe-t-il des outils de communication en ligne qui permettent d'automatiser les messages et chaque lettre de remerciement ?
- Les outils disponibles permettront-ils d'accroître la fidélisation des donateurs ?
- Pouvez-vous rechercher un donateur particulier pour obtenir des informations sur ses dons, ses antécédents et son ancienneté ?
Devenez un gourou des relations avec les donateurs grâce à Zeffy
Le logiciel gratuit de gestion des donateurs Zeffy aide les organisations à but non lucratif à stocker et à organiser les données en toute sécurité pour établir des relations à chaque étape du parcours du donateur. S'engager avec le bon donateur au bon moment est essentiel pour une stratégie de relations avec les donateurs efficace, et Zeffy est là pour vous faciliter la tâche sans coûts supplémentaires.
Questions fréquemment posées sur la gestion des relations avec les donateurs
