Stratégies efficaces de gestion des donateurs

La gestion des donateurs aide les organisations à but non lucratif à collecter des fonds pour leur cause avec le soutien d'une communauté loyale et engagée. Chaque étape du cycle de vie des donateurs comporte des subtilités et des bonnes pratiques qui s'ajoutent à une bonne stratégie de collecte de fonds.

Avant d'explorer les options des logiciels de gestion des donateurs, prenez le temps de comprendre ce qui entre en jeu dans une expérience de don simplifiée et les paramètres spécifiques permettant de mesurer le succès. 

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Ce guide répond à toutes les questions à toutes vos questions, y compris :

• Qu'est-ce que la gestion des donateurs ?

• Pourquoi la gestion des donateurs est-elle importante pour les organisations à but non lucratif ?

• Quelles sont les étapes du cycle de vie des donateurs à gérer ?

• Quels sont les conseils qui soutiennent l'acquisition, la rétention et les mises à niveau ?

• Quelles sont les meilleures pratiques en matière de suivi et de segmentation des donateurs ?

• Comment choisir un logiciel de gestion des donateurs ?

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Qu'est-ce que la gestion des donateurs ?

La gestion des donateurs est le processus d'établissement et de développement des relations qui alimentent la mission d'une organisation à but non lucratif. Il s'agit de cultiver, d'entretenir et de renforcer les liens entre les donateurs et les organisations qu'ils soutiennent.

Une gestion efficace des donateurs prend en compte la manière dont une organisation à but non lucratif attire de nouveaux donateurs potentiels, obtient des dons, entretient des relations, conserve le soutien et encourage une plus grande générosité. Si ces pratiques ne sont pas mises en place et bien organisées, les organisations à but non lucratif peuvent avoir du mal à exécuter pleinement les stratégies de collecte de fonds et à atteindre de nouveaux objectifs.

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Pourquoi la gestion des donateurs est-elle importante pour les organisations à but non lucratif ?

Les relations sont très importantes dans le paysage moderne des dons, où les donateurs cherchent à se rapprocher des causes qui les passionnent. Les gens sont beaucoup moins intéressés par les dons passifs et veulent avoir l'impression d'être un prolongement de la mission.

La maîtrise d'une stratégie de gestion des donateurs est une étape essentielle pour maximiser l'impact de toute initiative de collecte de fonds, qu'elle soit nouvelle ou existante.

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6 avantages de la gestion des donateurs à but non lucratif

• 1. Une connaissance plus approfondie des donateurs : Grâce à la possibilité de classer les donateurs en groupes segmentés, vous pouvez en apprendre beaucoup plus sur ce qui motive les personnes engagées et sur le moment où elles sont le plus susceptibles de donner. À partir de là, vous pouvez adapter les tactiques de collecte de fonds à ce que vos donateurs spécifiques réagissent bien pour obtenir les résultats les plus significatifs.‍

• 2. Des relations plus étroites avec les donateurs : Plus d'informations sur les donateurs vous aident à personnaliser votre approche et à favoriser la confiance et la loyauté qui soutiennent leur générosité. Les gens aiment voir qu'ils comptent et qu'ils ont de nouvelles possibilités de soutenir votre cause qui correspond à leurs préférences.‍

• 3. Fidélisation des donateurs : Les informations sur les donateurs peuvent révéler quand les individus ou les groupes sont moins engagés, offrant ainsi une voie claire pour les retenir avant qu'ils ne se désengagent. En renforçant les relations et en voyant ce qui fonctionne bien, vous pouvez créer une raison convaincante pour chacun de vos donateurs de rester.‍

• 4. Une plus grande efficacité : Lagestion automatisée des donateurs libère du temps pour se consacrer à d'autres tâches, en simplifiant souvent le processus de sensibilisation et de suivi, quelle que soit la taille de votre base de donateurs. Vous pouvez gagner des heures lorsque vous pouvez vérifier et voir ce dont vous avez besoin d'un simple coup d'œil ou d'une simple recherche.‍

• 5. Des décisions plus intelligentes : Utilisez votre outil de gestion des donateurs pour obtenir des informations précieuses lorsque vous planifiez l'année ou décidez des objectifs d'une campagne. Les choix fondés sur les données favoriseront votre évolutivité et le meilleur retour sur investissement pour les nouvelles promotions ou initiatives.‍

• 6. Une conformité plus forte : Enfin, vos efforts en matière de gestion des donateurs permettront d'établir un registre précis de chaque don, donateur et historique de don. Ces dossiers détaillés peuvent servir à la comptabilité de l'association, à la conformité fiscale et à d'autres audits que vous pourriez subir.

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Les étapes de la gestion des donateurs pour les organisations à but non lucratif

Le processus de gestion des donateurs commence dès la première interaction avec un individu et se poursuit tout au long de sa relation avec votre association. Le développement de pratiques efficaces qui font avancer les choses commence par une compréhension approfondie de chaque étape de la gestion des donateurs et des priorités à accorder à chacune d'entre elles.

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Identification

Le processus de gestion des donateurs commence par l'identification des donateurs potentiels. Vous pouvez examiner les modèles et les tendances dans les données de votre historique de dons, ce qui peut vous orienter vers des segments ciblés spécifiques. 

Les segments de donateurs peuvent vous aider à envoyer les appels appropriés au bon moment et à déterminer les canaux à utiliser pour atteindre les gens. Les centres d'intérêt, la localisation, les données démographiques et les canaux de médias sociaux les plus utilisés permettent de catégoriser les donateurs potentiels.

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Contrepartie et intérêts

Une fois que vous savez à quels donateurs vous souhaitez présenter votre organisation, vous déterminez comment créer ce premier point d'interaction. Plus vous serez personnalisé à ce stade, plus vous aurez de chances de laisser une impression durable.

L'objectif de l'étape de considération n'est pas toujours de pousser les gens à agir, mais plutôt de les informer sur votre mission. Toutes les occasions d'accueillir des personnes dans l'histoire de la création de votre association et de la passion partagée qui alimente votre travail contribueront à susciter l'intérêt qui peut conduire à une action future.

Une étude a révélé que les investissements publicitaires totaux des organisations à but non lucratif ont augmenté de 13 % en 2023, ce qui montre l'importance pour les organisations de se faire connaître. La collecte de fonds en ligne permet de faire tomber des barrières telles que la localisation et ouvre un monde d'individus qui peuvent devenir vos nouveaux soutiens fidèles.

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Sensibilisation et engagement

L'intérêt que vous suscitez vous aidera à passer à une approche plus intentionnelle et plus régulière. Envisagez de proposer aux donateurs potentiels des moyens réfléchis de vous soutenir.

C'est le moment idéal pour faire part des campagnes de collecte de fonds, d'un lien vers un formulaire de don simple et des événements à venir. En utilisant les informations que vous connaissez sur chaque donateur (ou donateur potentiel), vous pouvez créer des appels personnalisés qui correspondent à leurs intérêts et à leurs préférences en matière de dons.

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L'intendance

L'intendance prend en compte tous les moments qui se situent entre un don ou une action. Elle permet de créer une stratégie qui comprend des courriels de maturation et des points de contact qui semblent organiques et pertinents pour s'assurer que les sympathisants gardent votre association en tête.

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Voici quelques exemples de points de contact de l'intendance :

• Mises à jour des médias sociaux

• Bulletins d'information

• Mise à jour des totaux de la collecte de fonds de la campagne

• Invitations à de nouvelles campagnes

• Rapports d'impact ou annuels

• Contrôles personnels

• Témoignages de programmes et de bénéficiaires

• Merci les emails

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Les outils modernes basés sur l'IA comme ChatGPT facilitent la personnalisation de la sensibilisation et développent de nouvelles façons de partager des informations amusantes et attrayantes basées sur votre plateforme pour atteindre les donateurs.

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Rétention et croissance

Un plan de fidélisation des donateurs est essentiel pour poursuivre le parcours de chaque donateur au sein de votre organisation et accroître le potentiel de collecte de fonds. Un engagement continu et la volonté d'inviter les donateurs à revenir pour donner à nouveau vous aideront à obtenir le meilleur retour sur investissement pour chaque nouvelle relation que vous créez.

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Les aspects de la rétention sont les suivants

• Recueillir les commentaires des donateurs

• Mise en place de programmes de fidélisation et d'adhésion

• Offrir régulièrement des possibilités d'augmenter le montant et la fréquence des dons

• Analyse des données sur les facteurs de fidélisation des donateurs 

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7 meilleures pratiques de gestion des donateurs

Fixer des objectifs réalistes

Utilisez votre connaissance des donateurs et les résultats de votre campagne pour fixer des objectifs ambitieux mais réalistes. Plus vous serez précis sur les résultats que vous essayez d'obtenir à chaque étape du cycle de vie du donateur, plus vos actions seront cohérentes.

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Voici quelques domaines dans lesquels il convient d'envisager la fixation d'objectifs spécifiques :

• Objectifs d'acquisition de donateurs

• Objectifs de fidélisation des donateurs

• Objectifs de mise à niveau des donateurs

• Objectifs d'engagement des donateurs

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Au fur et à mesure que vous fixez vos objectifs, vous pouvez toujours vérifier vos indicateurs de réussite pour vous réorienter et élaborer des stratégies. Nous verrons plus loin ce qu'il convient de suivre.

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Suivre les bons indicateurs

Chaque organisation est différente en ce qui concerne les éléments qu'elle souhaite suivre pour déterminer l'efficacité de la gestion des donateurs. En fonction de vos objectifs, vous pouvez vous pencher sur des paramètres tels que :

• Taux de rétention des donateurs : Le pourcentage de donateurs qui soutiennent votre organisation sur une période donnée (ex. [(donateurs à la fin de 2024 - donateurs acquis en 2024)/donateurs au début de 2024] x 100).

• Coût d'acquisition des donateurs : Les dépenses moyennes liées à l'acquisition d'un nouveau donateur par le biais de diverses activités de promotion ou de sensibilisation.

• Valeur de la durée de vie du donateur : Estimation de la valeur totale des contributions d'un individu pour votre organisation.

• Montant moyen des dons : Le montant moyen des dons que vous avez reçus au cours d'une période donnée.

• Fréquence des dons : Le montant moyen des dons reçus au cours d'une période donnée.

• Taux d'attrition des donateurs : Le pourcentage de donateurs qui choisissent de mettre fin à leur relation avec votre organisation sur une période donnée (ex. donateurs perdus en 2024/donateurs au début de 2024) x 100.

• Engagement des donateurs : Mesures qualitatives telles que le taux d'ouverture des courriels, la participation à des événements, les interactions avec les médias sociaux.

• Satisfaction des donateurs : Mesurée au moyen d'enquêtes et de formulaires de retour d'information

• Performance de la campagne : Montant total collecté, taux de conversion, fréquence des dons et autres mesures de réussite.

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En choisissant un groupe d'indicateurs qui correspondent à vos objectifs de collecte de fonds, vous pouvez créer des points de référence qui indiquent dans quelle mesure vous atteignez vos objectifs et quelle est la santé de votre stratégie globale.

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S'assurer que les donateurs connaissent l'impact de leurs dons

Ne laissez jamais un donateur se demander ce qui se passe après son don et si sa contribution a eu un impact suffisant. Au contraire, communiquez à l'excès la valeur de chaque dollar par rapport à vos objectifs de collecte de fonds et à votre mission globale.

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Il est utile d'informer régulièrement les donateurs de détails tels que

• Le montant total collecté dans le cadre d'une campagne à laquelle ils participent

• Le résultat que leur contribution unique a permis de concrétiser

• Statistiques sur le nombre de personnes, de familles, de groupes ou d'autres bénéficiaires soutenus par leur aide

• Citations et témoignages des communautés desservies

• Une note personnelle de la direction ou des membres de l'équipe pour exprimer leur appréciation

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Vous voulez montrer comment les actions individuelles d'un donateur s'inscrivent dans l'histoire de l'impact plus large que vous êtes en train de rédiger. L'utilisation d'informations sur les campagnes que les donateurs soutiennent et sur le moment où ils les soutiennent vous aidera à rédiger ces mises à jour significatives.

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Mise à jour en temps réel des informations sur les donateurs

La meilleure façon de gérer les informations relatives aux donateurs est de saisir les données correctes et de les synchroniser automatiquement avec votre base de données de donateurs. Vous devez également vous assurer régulièrement auprès des donateurs que leurs informations sont à jour.

En cas de mariage et de changement de nom, de déménagement, de nouveau numéro de téléphone ou d'adresse électronique, ou d'un simple changement de préférences, vous souhaitez vous appuyer sur les informations les plus exactes. Il peut être utile d'inviter chaque trimestre les donateurs à vérifier et à confirmer que les informations sont à jour par le biais d'un courrier électronique automatisé.

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Les informations sur les donateurs à collecter et à vérifier sont notamment les suivantes

• Nom et prénom

• Adresse postale

• Adresse électronique

• Numéro de téléphone

• Préférences en matière de communication

• L'âge

• Genre

• Occupation

• Qu'est-ce qui les a attirés vers votre cause ?

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‍Au delà de l'essentiel, vous pouvez garder un œil sur des données telles que:

• Participation à des événements

• Activités bénévoles

• Participation à la campagne

• Réponses à l'enquête

• Historique des courriels avec votre organisation

• Montant moyen des dons

• Historique et fréquence des dons

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Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de gestion des donateurs 

La gestion des donateurs n'est pas quelque chose que vous pouvez faire seul. Vous aurez besoin d'une solution logicielle fiable pour assurer la cohérence, l'automatisation, la précision et l'efficacité de vos activités.

Nous avons compilé une liste de contrôle pour choisir une solution conçue pour s'adapter à la croissance de votre association.

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Fonctionnalité de gestion des donateurs à rechercher :

• Importation facile des contacts des donateurs existants et des transactions passées

• Mise à jour automatique des informations à chaque nouvelle transaction

• Exportation et filtrage aisés des listes de contacts

• Notes pour les dossiers des donateurs afin de personnaliser davantage les relations

• Tags pour soutenir la segmentation des donateurs

• Courriels automatisés et visibilité sur l'historique des communications

• Des reçus accessibles pour les donateurs et les campagnes de collecte de fonds

• Suivi des modes de paiement

• Reçus fiscaux automatisés

• Courriels de rappel automatisés

• Formulaires pré-remplis adaptés au donateur par type de campagne

• Montants pré-remplis sur les formulaires de dons par donateur

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Comment une gestion efficace des donateurs a permis à une organisation à but non lucratif de collecter plus de 47 000 dollars

La Community Music School (CMS) de Santa Cruz s'est mise à la recherche d'un système gratuit de gestion des donateurs qui permettrait de transférer facilement les années de données sur lesquelles elle s'appuie. Ils sont tombés sur la solution 100% gratuite de Zeffy, conçue spécifiquement pour les organisations à but non lucratif, qui s'est rapidement révélée cruciale pour leur stratégie de collecte de fonds.

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"Ce qui a commencé comme un moyen pour moi de suivre les dons est rapidement devenu une solution pour bien plus : non seulement nous pouvions recevoir des dons sans frais, mais nous pouvions également procéder à l'inscription aux camps et à la vente de billets de concert. Au cours des 17 derniers mois, nous avons économisé plus de 2 000 dollars en frais que nous aurions normalement payés à PayPal ou à Square. C'est une grosse somme d'argent pour nous ! - Susan Willats, École de musique communautaire de Santa Cruz

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Un moyen transparent d'exécuter diverses campagnes, de suivre chaque transaction en temps réel et d'automatiser les contacts personnalisés pour engager les donateurs a permis à CMS of Santa Cruz de collecter la somme impressionnante de 47 664,50 dollars. L'organisation a également économisé 2 383,25 $ en frais de transaction grâce au modèle gratuit de Zeffy.

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FAQs : Gestion des donateurs

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