Comment créer une stratégie de communication efficace avec les donateurs

Les organisations à but non lucratif déploient d'immenses efforts pour établir des relations avec leurs donateurs, reconnaissant que chaque contribution fait avancer leur mission. Pourtant, nombre d'entre elles sont confrontées à un défi commun : maintenir ces liens au-delà du premier don. 

Lorsque les organisations ne s'engagent pas systématiquement auprès de leurs donateurs, elles risquent de perdre bien plus que des dons potentiels. Elles ratent l'occasion de cultiver des partenariats à long terme qui peuvent amplifier leur impact. 

Une solide stratégie de communication avec les donateurs peut transformer la manière dont vous vous engagez auprès de vos sympathisants, en renforçant leur fidélité et en améliorant les résultats de la collecte de fonds.

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Table des matières

Qu'est-ce qu'une stratégie de communication avec les donateurs ? 

Pourquoi une stratégie de communication avec les donateurs est-elle importante ? 

7 étapes pour créer une stratégie de communication efficace avec les donateurs

Mesurer le succès de votre stratégie de communication avec les donateurs

Dernières réflexions sur les stratégies de communication des donateurs

FAQ sur les stratégies de communication avec les donateurs

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Qu'est-ce qu'une stratégie de communication avec les donateurs ?

Une stratégie de communication avec les donateurs crée un plan clair pour communiquer avec vos donateurs. Elle définit la manière dont votre organisation partage les mises à jour, les histoires d'impact et la gratitude avec les principaux donateurs tout au long de l'année.

Une stratégie de communication avec les donateurs répond à certaines questions clés :

• Quelles sont les informations souhaitées par les donateurs ?
• Quand devons-nous tendre la main ?
• Quelles sont les méthodes de communication les plus efficaces ?
• Comment montrer notre impact ?

Votre plan de communication avec les donateurs soutient votre stratégie globale de collecte de fonds, transformant les dons ponctuels en soutien durable tout en guidant un engagement significatif à tous les niveaux.

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Pourquoi une stratégie de communication avec les donateurs est-elle importante ?

Une stratégie de communication avec les donateurs permet de créer des liens durables entre votre association et ses sympathisants. Les grands donateurs sont plus enclins à investir dans des organisations en lesquelles ils ont confiance. En partageant l'impact réel de votre travail par le biais d'une communication claire et cohérente, vous pouvez renforcer cette confiance et encourager un soutien continu.

Une bonne communication avec les donateurs est utile :

• Transformer les sympathisants en partenaires vitaux de la mission, et non en simples sources de financement
• Créer des défenseurs passionnés qui partageront votre histoire avec d'autres.
• Améliorer les réponses aux campagnes de collecte de fonds
• Encourager les donateurs à augmenter leurs dons
• Construire un réseau naturel de soutien

De nombreuses organisations à but non lucratif se concentrent uniquement sur l'obtention de dons, mais le véritable succès consiste à maintenir les donateurs en contact avec votre cause, année après année. Vos communications montrent aux donateurs qu'ils font une réelle différence, ce qui les encourage à rester impliqués. 

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7 étapes pour créer une stratégie de communication efficace avec les donateurs

1. Examinez vos résultats en matière de collecte de fonds
2. Comprendre votre base de donateurs 
3. Définir les objectifs de communication 
4. Choisir les canaux de communication 
5. Rédiger des messages engageants et percutants 
6. Élaborer un calendrier de communication cohérent 
7. Segmentez les donateurs et personnalisez votre approche 

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Étape 1 : Examiner les résultats de la collecte de fonds

Réfléchir à vos campagnes de collecte de fonds passées peut changer la donne. En identifiant ce qui a bien fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, vous obtenez des informations précieuses sur la manière d'entrer en contact avec vos donateurs de manière plus efficace. 

L'analyse des données de campagne aide les petites organisations à but non lucratif à découvrir de nouvelles opportunités pour stimuler l'engagement des donateurs et obtenir de meilleurs résultats. Prendre le temps de creuser vos données pourrait bien vous révéler la clé de votre prochaine percée.

Au cours de cette phase d'examen, pensez à vous poser ces questions clés :

• Quelles sont les campagnes qui ont suscité le plus de réactions de la part des donateurs ?
• Quels sont les canaux de communication qui ont le mieux fonctionné pour les différents groupes de donateurs ?
• Comment les grands donateurs sont-ils entrés en contact avec votre organisation ?
• Quels sont les commentaires des donateurs sur vos communications ?
• Quels sont les messages qui ont conduit à des dons répétés ?
• Comment les grands donateurs potentiels ont-ils trouvé votre organisation ?

Lorsque vous passez en revue vos outils de communication, vérifiez l'efficacité avec laquelle vos courriels atteignent les donateurs, la façon dont vos médias sociaux mobilisent les sympathisants et la qualité du suivi des interactions avec les donateurs. La compréhension de ces canaux permet d'établir des liens plus solides avec les donateurs et de créer des histoires à succès plus percutantes.

Mesurez vos performances en matière de collecte de fonds grâce à notre guide des indicateurs essentiels de la collecte de fonds.

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Étape 2 : Comprendre votre base de donateurs

Chaque donateur s'identifie différemment à votre cause. Certains préfèrent les rapports d'impact détaillés, tandis que d'autres apprécient les histoires personnelles des personnes que vous aidez. Apprendre à connaître ces préférences rend votre stratégie de collecte de fonds plus efficace, et la technologie joue un rôle important à cet égard.

Pour établir des profils de donateurs qui permettent d'atteindre ces résultats, vous devez : 

• Suivre l'évolution des dons, y compris la fréquence, les montants et les contributions à vie
• Enregistrer les préférences de communication entre le courrier électronique, les appels téléphoniques et les documents imprimés
• Suivre les programmes qui intéressent les donateurs et la manière dont ils s'engagent par le biais d'événements ou de bénévolat.
• Documenter la durée des relations avec les sympathisants et leur impact total au fil du temps
• Noter les questions les plus fréquentes et les réactions au cours des campagnes afin d'améliorer les actions de sensibilisation à l'avenir.

Commencez à recueillir des informations sur les donateurs au moyen d'enquêtes ciblées et suivez l'évolution de l'engagement des courriels pour comprendre ce qui fait écho chez vos sympathisants. 

Étant donné que les préférences des donateurs évoluent, planifiez des visites régulières et des appels de retour d'information pour vous tenir au courant, puis adaptez votre stratégie de collecte de fonds en conséquence. Cette approche ciblée permet de délivrer des messages pertinents et de renforcer les relations avec les donateurs.

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Étape 3 : Définir les objectifs de communication

L'établissement d'objectifs de communication clairs permet de s'assurer que la communication avec les donateurs s'aligne sur la mission de votre association. Ces objectifs vous permettent de mesurer le succès et d'affiner efficacement vos stratégies de collecte de fonds.

Voici comment cibler vos objectifs de communication avec les donateurs :

• Faites en sorte que les bulletins d'information attirent les clics : Partagez des mises à jour et des histoires de donateurs inspirantes
• Faites venir les donateurs à vos événements : Envoyez des invitations qu'ils ne peuvent ignorer
• Transformez des dons importants ponctuels en un soutien mensuel : Montrez comment les dons récurrents créent un changement durable
• Gagnez la confiance des principaux donateurs : Tenez-les au courant de l'évolution de la situation
• Augmentez le buzz sur les médias sociaux : Affichez des commentaires et des moments en coulisses.
• Écoutez vos donateurs : Utilisez des enquêtes rapides ou des rencontres occasionnelles pour savoir ce qui leur tient à cœur.

Montrez aux donateurs mensuels l'impact réel de leur soutien continu et maintenez les donateurs majeurs engagés avec des mises à jour personnelles et des moments significatifs. Vérifiez régulièrement les réactions des donateurs pour que votre stratégie de communication reste fraîche et efficace.

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Étape 4 : Choisir les canaux de communication

Les différents canaux ont des objectifs différents dans votre stratégie de communication avec les donateurs. Les donateurs apprécient souvent les mises à jour opportunes, y compris les photos, les liens et les détails spécifiques sur la façon dont leur soutien fait la différence.

Considérez ces options de canaux pour vos communications avec les donateurs :

• Bulletins d'information par courriel: Des mises à jour régulières qui informent les donateurs sur les réalisations et les événements à venir tout en partageant des histoires d'impact. Elles sont rentables et peuvent être suivies, ce qui les rend idéales pour un engagement constant.
• Le publipostage : Les lettres de remerciement personnalisées et les documents imprimés créent un lien tangible, particulièrement efficace avec les donateurs plus âgés qui apprécient les méthodes de communication traditionnelles.
• Médias sociaux: Plateforme en temps réel pour partager des histoires de réussite, construire une communauté et engager les donateurs par le biais d'un contenu visuel. Parfait pour les mises à jour rapides et la reconnaissance des donateurs.
• Appels téléphoniques : Point de contact personnel qui permet de renforcer les relations avec les grands donateurs grâce à une conversation directe, ce qui permet un retour d'information immédiat et des liens plus profonds.
• Messages textuels : Canal de communication instantané pour les mises à jour urgentes et les appels d'urgence, permettant d'atteindre les donateurs là où ils se trouvent grâce à des taux d'ouverture élevés.
• Appels vidéo : Moyen interactif de présenter votre impact par des visites virtuelles et des démonstrations en direct, donnant ainsi vie à la mission de votre organisation pour les donateurs éloignés.
• Réunions en personne : La forme de communication la plus efficace pour les grands donateurs, qui permet des discussions significatives sur le soutien à long terme et les partenariats stratégiques.

La Corey C. Griffin Foundation démontre la puissance d'une approche multicanal. Elle maintient un engagement quotidien grâce à des photos Instagram des efforts de conservation, envoie des bulletins d'information trimestriels imprimés détaillés et effectue des appels téléphoniques réguliers avec les principaux soutiens. 

Leur stratégie équilibrée leur permet de répondre aux préférences de communication de chaque groupe de donateurs tout en maintenant un engagement cohérent sur tous les canaux.

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Étape 5 : Rédiger des messages engageants et percutants

Les bons messages ne se contentent pas d'expliquer votre cause, ils établissent un lien avec les donateurs à un niveau émotionnel. 

Partagez des histoires qui soulignent l'impact réel de leur soutien et donnez-leur le sentiment qu'ils sont une partie essentielle de votre mission. Personnalisez vos communications pour montrer comment la contribution de chaque donateur est source de changement. 

Lorsque vos messages ont une résonance profonde, ils renforcent les relations et motivent les sympathisants à donner davantage et à rester engagés à long terme.

Voici comment vous pouvez améliorer votre message et avoir un impact :

• Des histoires vraies de personnes que vous aidez : Partagez des récits authentiques de bénéficiaires démontrant leur transformation, créant ainsi des liens émotionnels qui inspirent un soutien continu.
• Des exemples clairs de l'impact des donateurs : Fournir des résultats spécifiques et mesurables pour les dons, en montrant exactement comment chaque contribution fait une différence dans la réalisation des objectifs du programme.
• Des détails personnels sur le rôle du donateur : Reconnaissez les contributions uniques des donateurs individuels et renforcez constamment leur importance dans la réussite de votre organisation.
• Des photos ou des vidéos montrant votre travail : Utilisez un contenu visuel attrayant pour capturer des moments réels d'impact, en rendant des concepts abstraits tangibles pour les donateurs.
• Un langage simple et sincère : Rédigez de manière conversationnelle et authentique, en évitant les termes techniques tout en conservant un ton chaleureux et professionnel qui résonne.
• Des détails spécifiques sur les programmes qu'ils soutiennent : Concentrer les mises à jour sur les initiatives particulières auxquelles les donateurs sont attachés, ce qui témoigne d'une gestion attentive de leurs investissements.

Les éléments visuels renforcent également votre message. Incluez des photos des nouveaux équipements que les donateurs ont contribué à acheter et partagez des vidéos de programmes en action. Ces éléments visuels rendent les mises à jour de votre campagne de collecte de fonds plus percutantes.

Lors de la rédaction du contenu, gardez un langage clair et authentique. Évitez le jargon et écrivez comme si vous parliez à un ami. Cette approche fonctionne bien pour toutes les communications avec les donateurs, qu'il s'agisse de notes de remerciement ou d'appels de fonds.

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Étape 6 : Établir un calendrier de communication

Un calendrier de communication bien planifié, essentiel à toute stratégie de communication d'une organisation à but non lucratif, permet de maintenir l'intérêt des donateurs sans les submerger. 

Voici comment planifier les points de contact avec les donateurs tout au long de l'année :

• Chaque mois : Bulletins d'information généraux et mises à jour du programme
• Trimestrielle : Rapports d'impact détaillés et étapes du projet
• Chaque semaine : Mises à jour des médias sociaux et petites histoires de réussite
• Annuellement : Résumés de fin d'année et plans futurs
• Occasions spéciales : Souhaits d'anniversaire, anniversaires de donation
• Périodes de campagne : Mises à jour de la campagne de collecte de fonds

Équilibrer la fréquence en fonction des préférences des donateurs - certains grands donateurs préfèrent les mises à jour mensuelles, tandis que d'autres apprécient les contrôles trimestriels. 

Planifiez votre contenu en rassemblant à l'avance des témoignages et des photos et veillez à la qualité et à la cohérence de chaque message. 

N'oubliez pas de marquer les dates spéciales telles que les anniversaires de dons et les anniversaires de naissance, afin de montrer aux donateurs que vous appréciez leur partenariat continu dans la réussite de votre mission.

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Étape 7 : Segmenter les donateurs et personnaliser votre approche

Adapter l'expérience des donateurs permet de renforcer les relations et d'accroître l'efficacité des collectes de fonds. Voici comment segmenter et personnaliser de manière stratégique :

• Regrouper les donateurs par niveau de don, depuis les petits donateurs récurrents jusqu'aux donateurs majeurs.
• Classer les sympathisants en fonction de leurs centres d'intérêt et des programmes qu'ils ont déjà soutenus.
• Suivre les préférences en matière de communication (courriel, téléphone, courrier) et respecter ces choix.
• Créer des parcours personnalisés pour les nouveaux donateurs et les donateurs de longue date
• Élaborer un contenu ciblé pour différents groupes d'âge et segments démographiques
• Personnaliser les remerciements en fonction de l'historique des dons et de la durée de la relation
• Tenir compte de la situation géographique pour les invitations aux événements et les messages de la campagne régionale 

Par exemple, Nature Conservancy crée un contenu varié - des mises à jour sur la conservation marine et des initiatives de protection des récifs coralliens aux projets de préservation des forêts et aux programmes de corridors fauniques. 

Leur approche personnalisée garantit que les donateurs reçoivent un contenu qui résonne avec leur environnement local, qu'il s'agisse de la côte californienne, des forêts du Maine ou des prairies du Kansas.

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Mesurer le succès de votre stratégie de communication avec les donateurs

Le suivi des interactions avec les donateurs permet d'optimiser la communication et de renforcer les relations. Voici comment mesurer le succès de votre stratégie de communication avec les donateurs :

• Mettre en place des mesures claires pour suivre les taux d'ouverture des courriels, les taux de clics et les temps de réponse aux communications des donateurs.
• Contrôler les interactions avec les médias sociaux, y compris les partages, les commentaires et les taux de conversion des campagnes sociales.
• Enregistrer les taux de présence et de participation aux événements organisés pour les donateurs et aux rencontres virtuelles.
• Analyser les schémas de dons - fréquence, montant et moment des dons pour les différents segments de donateurs
• Documenter les heures de bénévolat et l'implication des donateurs qui donnent également de leur temps
• Utiliser stratégiquement les enquêtes auprès des donateurs pour recueillir des informations qualitatives sur leur expérience.
• Suivre les taux de fidélisation des donateurs et leur valeur à vie afin d'identifier les donateurs les plus engagés.

N'oubliez pas de communiquer chaque mois à votre équipe les principaux résultats en matière d'engagement afin d'ajuster les stratégies et de faire en sorte que l'action auprès des donateurs reste adaptée et significative.

Recherchez des modèles dans la manière dont les nouveaux supporters vous trouvent et dans les messages qui les convertissent en donateurs actifs. Utilisez ces informations pour affiner en permanence votre approche de la communication. 

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Dernières réflexions sur les stratégies des donateurs pour les organisations à but non lucratif

L'établissement de relations significatives avec les donateurs est la base d'un succès à long terme pour votre mission. Une communication efficace transforme les donateurs de la première heure en champions de votre cause pour la vie.

Lorsque vous mettez en œuvre ces stratégies, le fait de disposer des bons outils fait toute la différence. Seul logiciel de gestion des donateurs 100 % gratuit, Zeffy vous aide à suivre l'engagement, à personnaliser les communications et à gérer efficacement les relations. 

Des campagnes d'e-mailing automatisées aux profils détaillés des donateurs en passant par le suivi des interactions, nos outils gratuits vous offrent tout ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre votre stratégie de communication en toute transparence.

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FAQ sur les stratégies des donateurs pour les organisations à but non lucratif