Qu'est-ce qu'une lettre de remerciement pour un don ?
Une lettre de remerciement pour un don est une pratique assez courante dans les organisations à but non lucratif. Il s'agit essentiellement d'une lettre de remerciement envoyée par une organisation à une personne qui a fait un don d'argent ou d'objets.
Bien que chaque lettre de remerciement pour un don puisse être différente, chacune d'entre elles contient généralement des détails sur le don lui-même ainsi qu'un remerciement sincère.
Pourquoi devriez-vous remercier vos donateurs ?
Remercier ses donateurs est essentiel pour plusieurs raisons et constitue une pratique fondamentale à laquelle toutes les organisations à but non lucratif devraient se conformer.
Remercier les donateurs aide les organisations à but non lucratif :
- Établir des relations : Des remerciements réguliers permettent d'établir et d'entretenir des relations solides avec les donateurs. Elle crée un sentiment de communauté, de loyauté et de confiance, et montre que vous vous souciez des personnes qui vous soutiennent, ce qui, en retour, peut créer un engagement à long terme.
- Encourage à donner davantage : Les donateurs satisfaits et appréciés sont plus susceptibles de donner à nouveau à l'avenir. Lorsque les donateurs savent que leurs contributions sont appréciées, ils sont plus enclins à poursuivre leur soutien, ce qui est très important pour la pérennité des associations : il est souvent plus rentable de fidéliser les donateurs que d'en trouver de nouveaux.
- Restez en conformité : Les lettres d'accusé de réception servent de reçus officiels à des fins fiscales, ce qui est souvent exigé par la loi fédérale. Les donateurs peuvent utiliser ces lettres pour demander des déductions sur leurs impôts, ce qui leur permet de soutenir plus facilement votre organisation.
Quand les organisations à but non lucratif doivent-elles envoyer des reçus et des lettres d'accusé de réception ?
Il est essentiel d'accuser réception des dons en temps voulu pour maintenir la satisfaction des donateurs et respecter la réglementation fiscale.
En général, les organisations à but non lucratif doivent envoyer des reçus et des accusés de réception :
- Immédiatement après avoir reçu un don : L'envoi d'un reçu ou d'une lettre de remerciement immédiatement après la réception d'un don montre que votre organisation est efficace et qu'elle accorde de l'importance à la contribution du donateur. Essayez d'envoyer ces lettres dans les 48 heures suivant la réception du don.
- À la fin de l'année : À la fin de l'année civile, envoyez un relevé annuel récapitulant tous les dons reçus de chaque donateur. Ce relevé est particulièrement utile pour les donateurs lorsqu'ils préparent leur déclaration d'impôts.
- Après une campagne ou un événement spécial : Si un don s'inscrit dans le cadre d'une campagne ou d'un événement spécifique, envoyez une lettre de remerciement spéciale faisant référence à la campagne ou à l'événement. Cette touche personnelle peut accroître la satisfaction et la fidélité des donateurs.
- Après avoir reçu un don important : Pour les dons importants ou les contributions significatives, envoyez une lettre de remerciement personnalisée. Il peut s'agir d'une note manuscrite ou d'un appel d'un membre du conseil d'administration ou du directeur exécutif.
- à intervalles réguliers pour les dons mensuels ou récurrents : Pour les donateurs qui font des dons mensuels ou récurrents, envoyez un reçu ou un accusé de réception chaque fois qu'un don est effectué. En plus des reçus mensuels, envisagez d'envoyer des résumés trimestriels ou annuels à ces donateurs. Cela les aide à garder une trace de leurs contributions et renforce leur soutien continu.
Types de dons pour lesquels vous devez envoyer un accusé de réception
Il est essentiel d'accuser réception des dons de manière appropriée afin d'instaurer un climat de confiance avec vos donateurs et d'assurer le respect de la réglementation fiscale.
1. Dons en espèces
Les dons en espèces comprennent toutes les contributions effectuées en espèces, par chèque, par virement bancaire ou par carte de crédit.
Pour les contributions caritatives de plus de 250 $, l'IRS exige que les organisations à but non lucratif envoient des reçus de dons comportant quelques détails importants :
- Nom de votre organisation
- Montant du don : Indiquez clairement le montant du don.
- Date de la donation : Indiquez la date à laquelle le don a été reçu.
- Description du don : Inclure une description dans le cas de dons non monétaires.
- Informations fiscales : Confirmez qu'aucun bien ou service n'a été fourni en échange du don, sauf si ce n'est pas le cas.
Exemple : "Nous vous remercions pour votre généreux don en espèces de 500 dollars à [organisme de bienfaisance], reçu le 15 juin 2024. Votre soutien a un impact significatif sur notre mission. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre contribution, ce qui la rend entièrement déductible des impôts."
2. Dons en nature
Les dons en nature sont des contributions non monétaires telles que des biens, des services ou du temps de bénévolat.
Les détails des remerciements sont les suivants :
- Description du don : Fournissez une description détaillée des articles ou services donnés.
- Valeur estimée : Mentionnez la valeur marchande estimée du don, si possible.
- Informations fiscales : Expliquez que le donateur est responsable de la détermination de la valeur fiscale.
Exemple : "Merci pour votre don en nature de mobilier de bureau, comprenant deux bureaux et trois chaises, reçu le 1er juillet 2024. Votre contribution nous aide à créer un meilleur environnement de travail pour notre équipe. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre don".
3. Dons en ligne
Les dons en ligne sont des contributions effectuées par l'intermédiaire de votre site web ou d'autres plateformes numériques.
Les détails des remerciements sont les suivants :
- Montant du don : Indiquez clairement le montant du don.
- Date de la donation : Indiquez la date à laquelle le don a été effectué.
- Détails de la transaction : Référencez les numéros de transaction ou de confirmation, le cas échéant.
Exemple : "Merci pour votre don en ligne de 100 $ effectué le 20 juin 2024. Votre soutien nous aide à poursuivre notre travail important. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre contribution."
4. Dons de stocks
Les dons d'actions impliquent le transfert de la propriété d'actions à votre organisation.
Les détails des remerciements sont les suivants :
- Description de l'action : Indiquer le nombre d'actions et le nom de l'action.
- Date de transfert : Notez la date à laquelle le stock a été transféré.
- Information sur la valeur : Mentionnez que le donateur est responsable de la détermination de la valeur des actions à des fins fiscales.
Exemple : "Merci pour votre généreux don de 50 actions de la société ABC transférées le 5 juillet 2024. Votre soutien est inestimable pour notre mission. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre don."
5. Dons en crypto-monnaies
Les dons en crypto-monnaies sont des contributions effectuées sous forme de monnaies numériques comme le Bitcoin ou l'Ethereum.
Les détails des remerciements sont les suivants :
- Type et montant de la crypto-monnaie : Indiquez le type et le montant de la crypto-monnaie donnée.
- Date de la donation : Indiquez la date de la transaction.
- Informations sur la valeur : Mentionnez que le donateur est responsable de la détermination de la juste valeur marchande à des fins fiscales.
Exemple : "Merci pour votre don de 0,5 bitcoin reçu le 10 juillet 2024. Votre contribution nous aide à faire avancer notre cause de manière innovante. Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre don."
6. Donations d'héritage
Les dons en héritage, également appelés dons planifiés, sont des contributions léguées à votre organisation par le biais d'un testament ou d'un plan successoral.
Les détails des remerciements sont les suivants :
- Description du legs : Fournissez une description du legs ou du don planifié.
- Accusé de réception de la future donation : Confirmer la réception de la notification du don planifié.
- Gratitude : Exprimez votre profonde gratitude et expliquez comment le don de legs soutiendra votre mission.
Exemple : "Merci d'avoir inclus notre organisation dans votre plan successoral par le biais d'un legs. Votre legs réfléchi aura un impact durable sur notre travail. Nous vous sommes profondément reconnaissants de votre prévoyance et de votre générosité."
Comment structurer correctement une lettre de remerciement pour un don
Il n'existe pas de méthode unique pour structurer une lettre de remerciement pour un don, mais elle suit généralement le format suivant :
En-tête
- L'en-tête de l'organisation : Indiquez l'en-tête officiel de votre organisation en haut de la page.
- Date : Ajoutez la date d'envoi de la lettre.
Salutation
- Salutation personnalisée : Adressez-vous au donateur par son nom (par exemple, "Cher M. Smith" ou "Cher Dr Johnson").
Paragraphe introductif
- Gratitude et confirmation : Remerciez immédiatement le donateur pour sa générosité.
- Indiquez les détails de la donation : Mentionnez le montant du don et la date à laquelle il a été reçu.
Paragraphe du corps
- Impact de la donation : Expliquez comment le don sera utilisé et son impact positif sur la mission de votre organisation ou sur un projet spécifique.
- Personnalisation : Le cas échéant, mentionnez tout lien personnel que le donateur a avec la cause ou tout soutien antérieur qu'il a apporté.
Paragraphe de clôture
- Réitérer les remerciements : Exprimez à nouveau votre gratitude pour le soutien du donateur.
- Engagement futur : Encouragez la poursuite du soutien ou de l'engagement auprès de votre organisation (participation à des événements, bénévolat, etc.).
Fermeture
- Conclusion chaleureuse : Terminez par une conclusion chaleureuse (par exemple, "Chaleureuses salutations" ou "Avec mes remerciements les plus sincères").
- Signature : Indiquez le nom et le titre d'un membre du personnel ou d'un cadre concerné.
Pied de page
- Coordonnées : Indiquer les coordonnées de la personne à contacter pour toute demande de renseignements complémentaires ou pour mettre à jour les informations relatives au donateur.
- Informations fiscales : Inclure une déclaration sur la déductibilité fiscale, le cas échéant (par exemple, "Aucun bien ou service n'a été fourni en échange de ce don").
Modèle de lettre de remerciement aux donateurs [à télécharger gratuitement].
[L'en-tête de votre association]
[Date]
Cher [Nom du donateur],
Nous vous remercions vivement pour votre généreux don de [montant] à [nom de l'organisation] le [date]. Nous vous sommes profondément reconnaissants du soutien que vous apportez à notre mission de [mentionner brièvement la mission ou le projet spécifique].
Votre contribution nous permettra de [expliquer comment le don sera utilisé et son impact]. Votre soutien nous permet de [mentionner les résultats spécifiques ou les objectifs atteints]. Nous ne pourrions pas faire cela sans vous !
Nous nous réjouissons de vous tenir au courant de nos progrès et espérons vous voir lors de nos prochains événements. Votre participation continue est très importante pour nous.
Chaleureuses salutations,
[Signature].
[Nom] [Titre] [Nom de l'organisation] [Coordonnées]
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Lettre de remerciement aux donateurs FAQs
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