Le guide ultime des reçus de dons pour les organisations à but non lucratif

Qu'est-ce qu'un reçu de don ?

Un reçu de don est un document formel ou une reconnaissance d'une organisation à but non lucratif à un donateur. Il contient généralement des informations importantes sur la transaction, telles que le montant du don, la date et le nom du donateur. 

Pour une comptabilité précise, le donateur et l'association conservent tous deux ce registre, ce qui aide les donateurs pour des raisons fiscales et les associations à garder une trace de leurs dons.

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Quand un reçu de don doit-il être délivré à un organisme à but non lucratif ?

L'IRS exige des reçus de dons pour les organisations à but non lucratif lorsqu'un donateur fait une contribution caritative de 250 $ ou plus. Dans ce cas, les associations doivent fournir un reçu pour se conformer à la réglementation de l'IRS et permettre au donateur de demander une déduction fiscale. 

Cependant, l'envoi de reçus de dons est généralement une bonne pratique pour les organisations à but non lucratif, quel que soit le montant reçu. Outre la tenue de registres précis, l'envoi de reçus de dons est également utile pour renforcer les relations avec les donateurs : un reçu de don constitue souvent une forme de reconnaissance et d'appréciation, ce qui contribue à encourager les dons futurs.

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Exigences en matière de reçus de dons conformes à l'impôt 501(c)(3)

Pour les contributions caritatives de plus de 250 $, l'IRS exige que les organisations à but non lucratif envoient des reçus de dons comportant quelques détails importants :

• Le nom de l'organisation à but non lucratif

• Le montant spécifique du don

• Description de la contribution en nature, le cas échéant

• une description et une estimation de la valeur des biens ou des services, le cas échéant, que l'organisation a fournis en contrepartie de la contribution ; et

• Une déclaration selon laquelle les biens ou les services éventuellement fournis par l'organisation en contrepartie de la contribution consistaient entièrement en avantages religieux intangibles, si tel était le cas.

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Quel est le meilleur format pour votre reçu de don ?

Le meilleur format pour un reçu de don dépend des besoins de votre organisation et des préférences de vos donateurs. Cependant, la plupart des organisations à but non lucratif utilisent une ou plusieurs de ces options :

• Courriel : Les reçus électroniques sont une option populaire, efficace, rentable et respectueuse de l'environnement pour l'envoi de reçus de dons. Les reçus automatisés, en particulier, peuvent aider les organisations à réduire leurs tâches administratives.
  

• Basés sur une plateforme : Ces reçus sont générés et envoyés par le biais d'une plateforme spécifique ou d'un logiciel de collecte de fonds. Les donateurs peuvent généralement les recevoir par courrier électronique ou y accéder par le biais d'un portail web.
  

• PDF : Ces reçus peuvent être envoyés aux donateurs par courrier électronique ou téléchargés à partir d'une plateforme. Si le donateur préfère une copie physique, ils peuvent être imprimés.
  

• Message texte : Ces reçus sont envoyés par SMS, ce qui permet aux donateurs d'obtenir une confirmation immédiate de leur don. En général, les reçus par SMS sont utilisés en plus des reçus par courriel ou des reçus au format PDF.
  

• Courrier direct : Certains donateurs préfèrent la documentation physique. Dans ce cas, les reçus de dons envoyés par la poste sont également une excellente option.
  
  

Comment créer gratuitement un reçu conforme à la norme 501(c)(3) avec Zeffy

Étape 1 : Créer un compte Zeffy gratuit

Tout d'abord, créez un compte Zeffy gratuit

Une fois connecté au tableau de bord de Zeffy, cliquez sur "Paramètres". 

• Organismes sans but lucratif canadiens : Assurez-vous d'avoir sélectionné que vous êtes un organisme de bienfaisance enregistré et d'avoir entré votre numéro d'organisme de bienfaisance. N'oubliez pas de télécharger une signature et votre logo.
  

• Organismes à but non lucratif américains : Choisissez l'option selon laquelle vous êtes une organisation 501(c)(3) et entrez votre EIN. Téléchargez également votre logo !

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Étape 2 : Activer la génération automatique de reçus fiscaux

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Ensuite, il est temps d'activer les reçus fiscaux automatiques. 

• Pour les campagnes de collecte de fonds : Si vous créez un formulaire pour des dons ou des campagnes de collecte de fonds, allez dans "Mes formulaires" et choisissez le formulaire pour lequel vous souhaitez activer les reçus fiscaux automatiques. Cliquez sur "Modifier", puis dans les paramètres du formulaire, cochez la case "Générer des reçus fiscaux automatiques".
  

• Pour les adhésions, les événements et les autres méthodes de collecte de fonds : allez à nouveau dans "Mes formulaires", choisissez votre formulaire et cliquez sur "Modifier". Recherchez la section "Billets" et cliquez sur "Options" sous chaque billet. Vous y trouverez une option permettant de générer un reçu de charité. Cochez cette case et indiquez le montant pouvant faire l'objet d'un reçu fiscal.

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Étape 3 : Envoyez gratuitement des recettes de dons !

Et le tour est joué ! Vos donateurs recevront automatiquement leurs reçus fiscaux avec leurs courriels de confirmation. S'ils ont besoin d'une autre copie, ils peuvent la demander via leur tableau de bord. 

En savoir plus sur la mise en place de reçus de dons gratuits avec Zeffy

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Reçus de dons de fin d'année

Pourquoi envoyer un reçu de don en fin d'année ?

L'envoi d'un reçu de don en fin d'année est important et puissant pour plusieurs raisons, tant pour les organisations à but non lucratif que pour leurs donateurs :

• Déductions fiscales : De nombreux donateurs comptent sur leurs dons pour obtenir des déductions fiscales lorsqu'ils remplissent leur déclaration d'impôts. En leur remettant un reçu de don en fin d'année, on s'assure qu'ils disposent des documents nécessaires pour demander des déductions sur leur déclaration d'impôts.

• Gestion des donateurs : L'envoi d'un reçu de don en fin d'année est une excellente occasion d'exprimer votre gratitude à vos donateurs pour leur générosité tout au long de l'année. Il montre que vous appréciez leur soutien et contribue à renforcer vos relations avec eux.

• Dons de dernière minute : La fin de l'année est la plus rentable pour les organisations à but non lucratif - 17 à 20 % des recettes d'une organisation à but non lucratif moyenne sont collectées en décembre. En envoyant un reçu de don et en remerciant les donateurs, vous pourriez susciter un autre don de dernière minute.

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Comment envoyer les reçus fiscaux de fin d'année

L'envoi de reçus fiscaux de fin d'année aux donateurs peut être effectué efficacement en suivant les étapes suivantes :

• Compiler les informations relatives aux dons : Les organisations à but non lucratif recueillent généralement ces informations à l'aide d'un système de gestion de la relation client (CRM). 

• Préparer les reçus : Générer des reçus fiscaux de fin d'année pour chaque donateur avec des détails essentiels tels que le nom du donateur, le montant du don, la date du don et une déclaration confirmant le statut d'exonération fiscale de votre organisation.

• Choisissez une méthode de livraison : Les options comprennent le courrier électronique, le courrier postal ou l'accès aux reçus numériques par le biais d'une plateforme de don en ligne. 

• Conservez les documents : Conservez des registres détaillés de tous les reçus fiscaux envoyés aux donateurs pour les archives de votre organisation et pour référence future. Cela permet d'établir des pistes d'audit et de garantir la conformité avec les réglementations de l'IRS.

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Zeffy renvoie automatiquement un récapitulatif des reçus fiscaux de vos donateurs pour l'année précédente.

Vous pouvez être assuré que nous nous chargeons de la distribution des reçus en votre nom, ce qui vous évite d'avoir à gérer cette tâche.

• Tous les donateurs éligibles de l'année précédente recevront leur reçu fiscal par courrier électronique.
• L'e-mail envoyé par Zeffy contiendra tous les reçus de vos donateurs pour les paiements effectués par l'intermédiaire de Zeffy au cours de l'année précédente. Cela inclut les reçus d'autres organisations qui utilisent Zeffy, ce qui permet à vos donateurs d'avoir accès à tous leurs reçus fiscaux en un seul document, ce qui leur facilite la tâche.
• Pour les paiements uniques via Zeffy, vos donateurs ont déjà reçu une copie de leur reçu. Pour les dons mensuels récurrents, nous les générerons automatiquement en janvier. Les deux types de reçus seront envoyés avant le 31 janvier.
• Les donateurs peuvent également accéder à tous leurs reçus à partir de leur compte de donateur Zeffy.

Voici à quoi ressembleront l'e-mail et les reçus :

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Modèle de reçu de don 501(c)(3) (modèle gratuit)

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[L'en-tête de votre organisation à but non lucratif]

[Date]

[Nom du donateur]

[Adresse du donateur]

[Ville, État, code postal]

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Cher [Nom du donateur],

J'espère que cette lettre vous trouvera en bonne santé ! Je tenais à prendre un moment pour vous exprimer notre sincère gratitude pour votre récent don de [montant du don] à [nom de votre organisation à but non lucratif]. Votre soutien est très important pour nous et fait vraiment la différence dans notre mission de [décrivez brièvement la mission ou la cause de votre organisation].

Vous trouverez ci-dessous un reçu de don pour vos dossiers :

Date du don : [Date du don]

Montant du don : [Montant du don]
Description du don : [Brève description de l'objet ou de la désignation du don, le cas échéant].

Je tiens également à vous rappeler que [Nom de l'organisation à but non lucratif] est exonérée d'impôts en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code. Il est important de noter qu'aucun bien ou service n'a été fourni en échange de votre généreuse donation.

Pour les donateurs comme vous qui ont versé 250 $ ou plus en un seul don, veuillez conserver ce reçu à portée de main pour vos dossiers fiscaux. L'IRS exige un accusé de réception écrit pour les dons d'une valeur supérieure à 250 $ afin de pouvoir bénéficier d'une déduction fiscale.

Une fois de plus, nous vous remercions du fond du cœur pour le soutien incroyable que vous apportez à [Nom de votre organisation à but non lucratif]. Nous sommes vraiment reconnaissants aux donateurs comme vous qui rendent notre travail possible !

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Chaleureuses salutations,

[Votre nom]

[Votre titre ou votre fonction]

[Nom de votre organisation à but non lucratif]

[Coordonnées : numéro de téléphone, adresse électronique, site web].

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FAQ sur les reçus de dons pour les organisations à but non lucratif

Comment rédiger un reçu pour un don ?

Lorsque vous rédigez un reçu pour un don, indiquez le nom du donateur, la date et le montant du don, une description du don et les informations relatives à votre organisation. Si le don dépasse 250 $, veillez à inclure toutes les informations requises par l'IRS.

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Quelles sont les règles de l'IRS concernant les reçus de dons ?

L'IRS exige des reçus de dons pour les contributions de 250 $ ou plus, indiquant le montant du don et si des biens ou des services ont été reçus en échange.

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Cela vaut-il la peine d'obtenir un reçu pour les dons ?

Oui, il est utile d'obtenir un reçu pour les dons, en particulier pour les contributions importantes. Les reçus fournissent une preuve de la donation à des fins fiscales et contribuent à assurer la conformité avec les réglementations de l'IRS.

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Qu'est-ce qu'une preuve de don à des fins fiscales ?

La preuve d'un don à des fins fiscales comprend généralement un reçu de l'organisation à but non lucratif, les relevés bancaires indiquant le don, ou une reconnaissance écrite de l'organisation caritative pour les contributions de 250 $ ou plus.

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Envoyez gratuitement des reçus de dons avec Zeffy

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Les reçus de dons sont un élément important du succès des organisations à but non lucratif : des reçus rapides et de marque envoyés aux donateurs permettent de rester en conformité avec le fisc et de maintenir une relation positive et solide avec les parties prenantes.

Avec Zeffy, votre association peut bénéficier de reçus de dons personnalisés, automatisés et entièrement gratuits. Simple, efficace et facile à utiliser, Zeffy permet à votre association de gérer tous les aspects de ses activités, des dons aux événements, sans débourser un centime.