Comment créer un organisme à but non lucratif en Californie [Guide 2024]

La création d'une association à but non lucratif en Californie nécessite une planification minutieuse, une stratégie et un grand nombre de formulaires. Pour savoir comment lancer votre propre association caritative, suivez ces 11 étapes et bonnes pratiques.

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Quels sont les types d'organisations à but non lucratif que l'on peut créer en Californie ?

En Californie, vous pouvez créer différents types d'organisations à but non lucratif :

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Sociétés d'intérêt public 

Les associations d'intérêt public, également connues sous le nom d'associations caritatives, se concentrent sur l'aide au public ou à des communautés spécifiques plutôt qu'à des individus. Elles travaillent sur des questions telles que les soins de santé, l'éducation, la pauvreté ou l'environnement afin d'améliorer la société. Ces associations sont financées par des dons, des subventions et des collectes de fonds. 

La Croix-Rouge américaine, Habitat for Humanity et les banques alimentaires locales en sont des exemples.

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Sociétés de secours mutuel

Les associations mutualistes sont au service d'un groupe particulier, comme un club ou une association professionnelle. Contrairement aux associations d'intérêt public, qui aident tout le monde, les associations mutualistes répondent aux besoins de leurs membres. Elles offrent des services tels que la mise en réseau, la défense des intérêts ou le développement professionnel. Les membres paient des droits ou des cotisations pour soutenir ces associations.

Les associations professionnelles, les groupes d'anciens élèves et les clubs sociaux en sont des exemples.

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Organisations religieuses à but non lucratif 

Les associations religieuses sont liées à un groupe religieux, comme une église ou une mosquée. Elles se concentrent sur des objectifs religieux, caritatifs ou éducatifs fondés sur les enseignements de leur foi. Ces associations proposent des services tels que l'accompagnement spirituel, l'aide à la communauté et des actions caritatives. Elles dépendent des dons et des offrandes de leurs membres.

Il s'agit par exemple des églises, des organisations caritatives religieuses et des services sociaux confessionnels.

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Combien coûte la création d'une organisation à but non lucratif en Californie ?

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Le coût de la création d'un organisme à but non lucratif en Californie peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment le type d'organisme, les services qu'il prévoit d'offrir, ainsi que la taille et la complexité de l'organisation. Voici quelques dépenses typiques associées à la création d'un organisme à but non lucratif en Californie :

• Frais de constitution : Pour créer légalement une association californienne à but non lucratif, vous devez déposer des statuts auprès du California Secretary of State (secrétaire d'État de Californie). Les frais de dépôt des statuts sont de 30 $, mais ils peuvent changer avec le temps. 

• Demande d'exonération fiscale fédérale : Pour demander le statut d'exonération fiscale en Californie, vous devez remplir le formulaire 1023 ou le formulaire 1023-EZ auprès de l'IRS et payer les frais de dossier correspondants (entre 275 et 600 dollars).

• Demande d'exonération fiscale de l'État : Les organisations à but non lucratif de Californie doivent également demander le statut d'exonération fiscale auprès du California Franchise Tax Board (FTB). Il n'y a pas de frais de dossier pour cette demande, mais vous devez soumettre le formulaire FTB 3500, Application for Exemption (demande d'exonération), accompagné des pièces justificatives.

• Déclaration d'information : La déclaration d'information doit être déposée dans les 90 jours suivant l'enregistrement initial de l'organisation à but non lucratif auprès du secrétaire d'État et doit être mise à jour tous les ans ou tous les deux ans, selon le calendrier de dépôt de l'organisation. Elle coûte généralement 20 dollars.

• Frais juridiques et comptables : Vous devrez peut-être engager des frais supplémentaires pour des services juridiques et comptables qui vous aideront à constituer votre association, à rédiger les statuts, à préparer les demandes d'exonération fiscale et à assurer la conformité avec les réglementations nationales et fédérales.

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11 étapes pour créer un organisme à but non lucratif en Californie

Pour créer une association à but non lucratif en Californie, vous devez effectuer des recherches et planifier certains éléments fondamentaux, comme le choix du nom et du type d'organisation. 

Ensuite, vous nommerez un conseil d'administration, constituerez votre association en société, rédigerez des statuts et obtiendrez un EIN. Enfin, vous déposez une déclaration d'information, vous demandez le statut d'exonération fiscale et vous vous inscrivez au registre du procureur général de Californie.

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Étape 1 : Recherche et planification

Avant de vous lancer dans le dépôt de documents, vous devez comprendre vos objectifs généraux et vos besoins au sein de votre communauté.

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Il peut s'agir de

• Définir votre mission et vos objectifs : Votre énoncé de mission doit refléter les besoins de votre communauté et décrire les résultats spécifiques que vous espérez obtenir. Elle doit en outre définir des objectifs clairs et mesurables.

• Réaliser une évaluation des besoins : Il peut s'agir de recueillir des données, de mener des enquêtes ou d'organiser des groupes de discussion. Recherchez les lacunes dans les services existants ou les domaines où il y a un manque de ressources et de soutien.

• Identifier des organisations similaires : Commencez par identifier les organisations à but non lucratif qui opèrent dans votre domaine d'intérêt ou qui traitent de questions ou de populations similaires. Utilisez des bases de données en ligne, des annuaires et des moteurs de recherche pour trouver des organisations dont la mission ou les programmes sont comparables aux vôtres.

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Étape 2 : Choisir le type d'organisation

Décidez ensuite du type d'organisation que vous souhaitez classer. Chaque type d'organisation a des exigences et des avantages fiscaux différents, c'est pourquoi il est important d'y réfléchir attentivement.

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Parmi les options possibles, on peut citer

• Utilité publique : ces organisations peuvent recevoir des dons déductibles de l'impôt et être exonérées de l'impôt fédéral sur le revenu. Le choix de ce type d'organisation peut donner accès à un large éventail de sources de financement et de possibilités de subventions, mais il implique également des exigences strictes en matière de conformité et des restrictions sur les activités politiques et de lobbying.

• Avantages mutuels : Ces organisations à but non lucratif ne sont pas éligibles au statut d'exonération fiscale fédérale en vertu de l'article 501(c)(3), mais elles peuvent néanmoins bénéficier d'autres avantages et exonérations fiscales.

• Religieux : Les organisations religieuses à but non lucratif peuvent bénéficier d'une exonération fiscale fédérale en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code, mais elles peuvent également bénéficier d'autres exonérations fiscales et de réglementations spécifiques aux organisations religieuses.

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Étape 3 : Sélectionner un nom

Une fois que vous avez déterminé le type d'association que vous souhaitez classer, il est temps de choisir un nom.

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Ce faisant, veillez à prendre en compte les éléments suivants :

• Alignement de la mission : Il est essentiel de choisir le bon nom pour votre association car il représentera votre organisation auprès du public et des parties prenantes. Lorsque vous choisissez un nom, pensez à quelque chose qui reflète votre mission et qui résonne avec votre public cible. 

• Unicité : Effectuez une recherche approfondie pour vous assurer que le nom que vous avez choisi est unique et qu'il n'est pas déjà utilisé par une autre organisation en Californie. Vous pouvez vérifier la disponibilité du nom que vous avez choisi sur le site web du California Secretary of State (secrétaire d'État de Californie).

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Étape 4 : Former un conseil d'administration

Bien que vous puissiez créer une organisation à but non lucratif par vous-même en Californie, il est courant que les organisations à but non lucratif soient dotées d'un conseil d'administration et de plusieurs fondateurs. 

Toutefois, il est important de noter que l'IRS reconnaît généralement les organisations à but non lucratif qui ont plus d'un directeur. Les bons candidats apporteront des compétences, une expertise et des perspectives diverses. Ils vous aideront à résoudre les problèmes et à relever les défis.

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Étape 5 : Constituer votre association en société

Pour établir légalement votre organisation à but non lucratif en tant qu'entité distincte, vous devez la constituer en société auprès du California Secretary of State. Il s'agit d'un document officiel qui fournit des informations de base sur votre organisation, notamment son nom, son objectif, son adresse initiale et les noms de ses premiers administrateurs.

Vous pouvez télécharger les formulaires requis sur le site Web du secrétaire d'État et les soumettre avec les frais de dépôt applicables. Une fois approuvée, votre association sera officiellement reconnue en tant qu'entité juridique dans l'État de Californie.

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Étape 6 : Élaborer un règlement intérieur

Les statuts sont les règles et procédures internes qui régissent le fonctionnement de votre association. Ils établissent la structure de votre organisation, définissent les rôles et les responsabilités des membres du conseil d'administration et des dirigeants, et décrivent les processus de prise de décision, les réunions et les conflits d'intérêts. 

Lors de la rédaction de vos statuts, pensez à consulter des experts juridiques ou des consultants spécialisés dans les organisations à but non lucratif afin de vous assurer qu'ils sont conformes aux lois californiennes et aux meilleures pratiques. Les statuts doivent être suffisamment souples pour s'adapter à la croissance et aux changements futurs de votre organisation, tout en fournissant des directives claires pour les opérations quotidiennes.

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Étape 7 : Obtenir un numéro d'identification de l'employeur (EIN)

Le numéro d'identification de l'employeur (EIN), également connu sous le nom de numéro d'identification fiscale fédéral, est un identifiant unique à neuf chiffres attribué par l'Internal Revenue Service (IRS) aux entreprises et aux organisations à des fins fiscales. 

Vous aurez besoin d'un EIN pour votre association afin d'ouvrir un compte bancaire, d'embaucher des employés, de demander un statut d'exonération fiscale et de remplir d'autres obligations légales. La demande d'EIN est gratuite et peut être effectuée en ligne sur le site de l'IRS en remplissant le formulaire SS-4. Une fois la demande traitée, l'IRS émettra immédiatement l'EIN de votre association.

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Étape 8 : Dépôt de la déclaration d'information 

En Californie, une déclaration d'information est un document que les organisations à but non lucratif sont tenues de déposer auprès du bureau du secrétaire d'État de Californie. Ce document fournit des informations essentielles sur l'organisation à but non lucratif, notamment son nom, son adresse, ses dirigeants, ses administrateurs et l'agent chargé de la signification des actes de procédure.

La déclaration d'information doit être déposée dans les 90 jours suivant l'enregistrement initial de l'organisation à but non lucratif auprès du secrétaire d'État. Elle doit être mise à jour tous les ans ou tous les deux ans, en fonction du calendrier de dépôt de l'organisation. Le fait de ne pas déposer la déclaration d'information dans les délais impartis peut entraîner des pénalités ou la perte du statut d'organisme à but non lucratif.

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Étape 9 : Demande de statut d'exonération fiscale

Ensuite, vous devrez demander le statut d'exonération fiscale dans votre État et auprès de l'IRS.

Fédéral : Pour demander le statut d'exonération fiscale, vous devez soumettre à l'IRS le formulaire 1023 (version longue) ou le formulaire 1023-EZ (version courte), ainsi que des documents justificatifs tels que vos statuts, votre règlement intérieur et vos projections financières. La procédure de demande peut être complexe et nécessiter une préparation minutieuse, notamment une description détaillée des activités, des objectifs et des finances de votre organisation.

Exonération de l'impôt sur le revenu de l'État : Après avoir obtenu le statut d'exonération fiscale au niveau fédéral, demander le statut d'exonération fiscale au niveau de l'État auprès du California Franchise Tax Board (FTB) à l'aide du formulaire FTB 3500.

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Étape 10 : S'inscrire auprès du bureau du procureur général de Californie

Les organisations caritatives à but non lucratif doivent s'enregistrer chaque année auprès du Registry of Charitable Trusts (registre des fiducies caritatives) du California Attorney General's Office (bureau du procureur général de Californie).

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Étape 11 : Collecte de fonds et respect de la réglementation 

Une fois que vous avez rempli toutes les formalités administratives et juridiques nécessaires, il est temps de commencer ! 

Une fois votre organisation à but non lucratif établie, concentrez-vous sur le renforcement des capacités et la durabilité. Développez des programmes et des services qui correspondent à votre mission, cultivez des relations avec les donateurs et les sympathisants, et mettez en œuvre des pratiques de gestion financière saines pour assurer le succès à long terme de votre organisation.

Cela peut impliquer une réunion avec votre conseil d'administration pour déterminer exactement comment vous atteindrez vos objectifs.

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Il peut s'agir de

• Déterminer les activités de collecte de fonds (ventes aux enchères, crowdfunding, etc.)

• Cartographier l'engagement des donateurs

• Identifier notre public cible

• Développer une voix de marque 

• Participation nécessaire du personnel ou des bénévoles

• Contraintes budgétaires

• Ressources nécessaires 

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En outre, veillez à respecter les exigences permanentes imposées aux organisations à but non lucratif en Californie, comme le dépôt d'un rapport annuel et du formulaire 990.

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Combien de temps faut-il pour créer un organisme à but non lucratif en Californie ?

Alors que la plupart des procédures de dépôt ne prennent que quelques jours ouvrables, le délai de traitement de la demande d'exonération fiscale fédérale varie de 1 à 6 mois, en fonction de la complexité de la demande et de l'arriéré de l'IRS.

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Meilleures pratiques pour la création d'un organisme à but non lucratif en Californie

1. Définir votre mission

Avant de créer une association, définissez clairement votre mission et vos objectifs. Assurez-vous que votre cause répond à un besoin réel de la communauté et faites des recherches pour vous assurer qu'aucune autre organisation ne fournit les mêmes services ou ne comble cette lacune. Cela vous aidera à vous démarquer et permettra à votre association d'avoir un impact plus important.

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2. Assurer la responsabilité et la transparence

Les organisations à but non lucratif sont soumises à des normes élevées en matière de responsabilité. Communiquez régulièrement avec les donateurs, les membres du conseil d'administration et les parties prenantes sur les progrès de votre organisation et sur l'utilisation des fonds. Publiez des rapports annuels et mettez les documents financiers à la disposition du public. La transparence permet d'instaurer la confiance, ce qui est essentiel pour obtenir un soutien continu.

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3. Mettre en œuvre l'évaluation et la mesure de l'impact

Pour démontrer l'efficacité de votre association, mettez en place un système de mesure et d'évaluation de votre impact. Suivez les indicateurs clés de performance (ICP) liés à votre mission et rendez compte des résultats de vos programmes. Une évaluation régulière permet d'identifier les domaines à améliorer, de rendre des comptes à vos donateurs et de démontrer la valeur de votre travail.

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4. Se tenir au courant des changements juridiques et réglementaires

Les organisations à but non lucratif doivent rester en conformité avec l'évolution des lois et des réglementations. Examinez régulièrement les mises à jour des lois californiennes sur les organisations à but non lucratif, des règles de l'IRS ou d'autres exigences réglementaires pertinentes. L'adhésion à des associations à but non lucratif ou la collaboration avec un conseiller juridique peuvent vous aider à rester informé et à éviter d'éventuels problèmes juridiques.

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5. Mettre l'accent sur le développement du leadership

Un leadership fort est vital pour le succès à long terme de votre association. Investissez dans le développement du leadership pour les membres du conseil d'administration et le personnel. Offrez des possibilités de formation continue, de mentorat et de soutien pour vous assurer que vos dirigeants sont bien équipés pour faire avancer l'organisation et s'adapter aux défis futurs.

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6. Envisager des collaborations et des partenariats

La collaboration avec d'autres organisations à but non lucratif, des entreprises ou des organismes publics peut accroître la portée et les ressources de votre organisation. Les partenariats permettent de partager l'expertise, de réduire les coûts et de créer un plus grand impact collectif. Explorez les possibilités d'organiser des événements en commun, des campagnes de collecte de fonds conjointes ou des prestations de services partagées afin d'étendre votre influence.

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7. Obtenir une couverture d'assurance

Les organisations à but non lucratif sont confrontées à des risques uniques, c'est pourquoi il est essentiel de souscrire une couverture d'assurance adéquate. Envisagez de souscrire une assurance responsabilité civile générale, une assurance pour les administrateurs et les dirigeants et une assurance contre les accidents du travail si vous avez des employés. Une couverture d'assurance adéquate protège votre organisation, les membres du conseil d'administration et les bénévoles contre les responsabilités potentielles et les risques juridiques.

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8. Créer un plan de gestion de crise

Les crises imprévues - qu'elles soient financières, opérationnelles ou liées aux relations publiques - peuvent survenir à tout moment. Élaborez un plan de gestion de crise décrivant les procédures à suivre pour répondre aux situations d'urgence, communiquer avec les parties prenantes et maintenir les activités. Un plan bien préparé permet aux associations californiennes de surmonter les difficultés et de conserver la confiance du public.

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9. Élaborer un plan de développement durable

La planification de la viabilité à long terme de votre association est essentielle pour maintenir son impact. Diversifiez vos sources de financement, constituez un fonds de dotation ou étudiez les possibilités de revenus gagnés afin de réduire votre dépendance à l'égard des donateurs individuels ou des subventions. En outre, entretenez des relations avec des donateurs majeurs et des soutiens à long terme afin de vous assurer un soutien financier régulier.

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10. Établir des politiques financières

 Il est important d'établir des règles claires pour la gestion de l'argent au sein de votre association. Il s'agit notamment d'établir des plans de budgétisation, d'assurer le suivi des finances et d'en rendre compte avec précision. Ces politiques doivent montrer que votre organisation est honnête, responsable et prudente avec ses fonds. 

Par exemple, vous pouvez établir des règles concernant les dépenses, le traitement des dons et la vérification régulière des documents financiers. Il est conseillé de revoir et de mettre à jour régulièrement ces politiques afin de suivre les changements et de s'assurer que vous respectez la loi.

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11. Élaborer un plan stratégique

Un plan stratégique est comme une carte qui guide les décisions et les objectifs de votre association. Lorsque vous élaborez ce plan, vous devez examiner les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces qui pèsent sur votre organisation. Ensuite, vous pouvez déterminer ce qui est le plus important et trouver des moyens d'atteindre vos objectifs. 

Votre plan doit être réaliste, facile à mesurer et modifiable si nécessaire. C'est également une bonne idée d'impliquer toutes les personnes impliquées dans votre association, comme les membres du conseil d'administration, le personnel et les bénévoles, afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

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12. Construire un réseau solide 

Il est très important d'entretenir de bonnes relations avec les personnes qui soutiennent votre association. Il peut s'agir de donateurs, de bénévoles ou d'autres groupes qui partagent vos objectifs. 

En établissant des liens avec eux et en leur montrant à quel point vous appréciez leur aide, vous pouvez obtenir encore plus de soutien. Pour ce faire, vous pouvez vous rendre à des événements, parler à des partenaires potentiels et utiliser les médias sociaux pour atteindre les personnes susceptibles d'être intéressées par ce que vous faites.

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13. Demander l'avis d'un professionnel

 La gestion d'une organisation à but non lucratif peut être compliquée, c'est donc une bonne idée de demander l'aide d'experts. Vous pouvez vous adresser à des juristes qui connaissent les lois sur les organisations à but non lucratif pour vous assurer que vous respectez les règles. Les conseillers financiers peuvent vous aider à déterminer comment collecter des fonds et gérer vos finances. Il existe également des personnes qui peuvent vous donner des conseils sur la base de leur propre expérience de la gestion d'associations.

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14. Utiliser une technologie adaptée aux besoins des organisations à but non lucratif

Lors de la création de votre association et de l'élaboration de vos activités et programmes de collecte de fonds, il est essentiel de choisir une technologie conçue pour un usage associatif. Bien que de nombreux sites web de collecte de fonds et de gestion des donateurs disposent d'outils pour les organisations à but non lucratif, ils ne sont pas spécifiquement conçus pour un usage caritatif. 

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Une plateforme spécifique aux organisations à but non lucratif peut leur offrir des tonnes de fonctionnalités cruciales, telles que

• Formulaires de dons personnalisés

• Outils de gestion d'événements

• Acceptation et gestion des dons en ligne 

• Gestion des tirages au sort et des loteries 

• Gestion des donateurs 

• Outils de marketing et de communication

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Découvrez comment Urban Paws a rapporté 147 000 dollars - gratuitement

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Afin d'avoir le plus d'impact possible, Urban Paws avait besoin d'une solution de collecte de fonds qui soit à la fois rentable et puissante. Ils voulaient réduire les coûts sans sacrifier les outils. Cependant, la plupart des méthodes traditionnelles de collecte de fonds s'accompagnent souvent de frais élevés et de frais administratifs, ce qui rend difficile l'affectation directe des fonds aux programmes et aux services.

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Grâce à cela, Urban Paws a pu collecter 147 000 dollars au cours de sa première année d'utilisation de Zeffy, et économiser plus de 7 000 dollars rien qu'en frais.

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Création d'une organisation à but non lucratif en Californie avec Zeffy

La création d'une société à but non lucratif en Californie demande du temps, de l'argent et de la stratégie. De la demande d'exonération fiscale fédérale au maintien de la conformité, la gestion de votre propre organisme de bienfaisance demande beaucoup de travail, mais cela en vaut la peine.

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