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La constitution en société est la première étape formelle de l'établissement de la présence officielle de votre association. Grâce à cette reconnaissance, vous pouvez vous préparer à obtenir le statut d'organisme exonéré d'impôt et à rechercher des possibilités de financement.
Pour constituer votre association à but non lucratif, vous devez déposer des statuts auprès de l'organisme d'État approprié. Chaque État a des directives et des règles différentes en matière de dépôt, ce qui fait qu'il est facile de se perdre et de s'embrouiller.
Dans cet article, nous expliquons ce que sont les statuts de société, leurs principales composantes et comment les déposer à l'aide d'un modèle gratuit. Nous mettons également l'accent sur les erreurs les plus courantes à éviter au cours de la procédure de dépôt, afin de vous aider à préparer votre organisation à la réussite.
Qu'est-ce que les statuts d'un organisme sans but lucratif ?
Les statuts sont les documents juridiques que vous déposez pour créer officiellement votre société à but non lucratif. L'ensemble du processus de rédaction, de soumission et d'approbation des documents s'appelle la constitution en société. Il s'agit de la première condition pour assurer la reconnaissance juridique de votre organisation.
Vous déposez généralement ces documents auprès du secrétaire d'État, bien que certains États puissent exiger un dépôt auprès d'autres organismes, tels que le département des sociétés, car les exigences peuvent varier d'un État à l'autre.
Dans certains États, les articles de constitution sont également connus sous le nom de certificat de constitution, charte de la société ou articles d'association.
En vertu de la section 501 (c)(3) de l'IRS, ces documents sont obligatoires pour demander et obtenir le statut d'exonération fiscale fédérale. En outre, les statuts sont importants pour les raisons suivantes :
Lorsque le nom de votre association est enregistré officiellement, aucune autre organisation dans votre État ne peut prendre ce nom.
La constitution en société de votre organisation à but non lucratif limite la responsabilité personnelle des membres du conseil d'administration, des directeurs et des fondateurs en séparant les actions individuelles de celles de l'organisation.
Un certificat officiel d'incorporation renforce la crédibilité, attirant des donateurs importants, des subventions et le soutien d'entreprises grâce à votre statut vérifié d'organisation à but non lucratif.
9 éléments clés des statuts
1. Nom de l'organisation
Les statuts comprennent le nom de votre organisation à but non lucratif. Choisissez donc un nom qui n'a pas encore été enregistré dans votre État. C'est essentiel, car aucun État ne permet à deux entités d'être enregistrées sous le même nom.
Les États exigent souvent que le nom de votre association comprenne un identifiant, tel que Co, Inc, Corp ou LLC. Toutefois, les règles peuvent différer pour les organisations à but non lucratif, et de nombreux États autorisent les organisations à utiliser "Nonprofit" ou "Nonprofit Organization" sans identifiant spécifique. Veillez à vérifier les exigences spécifiques de votre État en matière de dénomination pour les organisations à but non lucratif.
2. Objet de l'organisation
Le certificat de constitution exige que vous indiquiez la raison principale de la création de l'association, ce qui se fait généralement par le biais d'une déclaration d'intention.
Votre État peut avoir des règles spécifiques pour spécifier votre objectif. Par exemple, vous devrez peut-être inclure un code du North American Industry Classification System (NAICS), un système normalisé utilisé pour classer les organisations en fonction de leurs activités.
N'oubliez pas que vous devrez utiliser la même raison d'être lorsque vous déposerez votre demande de constitution en société et votre demande de statut 501(c)(3). Soyez extrêmement prudent lorsque vous décrivez votre raison d'être et prenez-en note.
3. Agent agréé et bureau
Vos statuts doivent désigner un agent enregistré et une adresse de bureau physique dans votre État de constitution.
L'agent enregistré est le point de contact officiel de votre association et reçoit les documents juridiques et fiscaux importants, y compris la signification des actes de procédure si votre association est poursuivie en justice. L'agent enregistré peut être
Un membre de votre organisation qui travaille pendant les heures normales d'ouverture.
Un service professionnel d'agent agréé
Un avocat ou un cabinet juridique
Le siège social doit être une adresse physique dans votre État (pas une boîte postale) où les documents peuvent être livrés de manière fiable pendant les heures de bureau.
4. Nom et coordonnées des fondateurs
Les constituants sont les personnes chargées de préparer et de déposer les statuts de l'association. Vous pouvez avoir un ou plusieurs fondateurs, en fonction de la taille de votre organisation, de sa mission et du type d'organisation à but non lucratif. Vous devez inclure le nom, la signature et, parfois, l'adresse de chacun d'entre eux dans vos documents.
5. Nom et coordonnées des membres du conseil d'administration
La plupart des États demanderont les noms et adresses des membres du conseil d'administration de votre association. Les exigences relatives à la taille du conseil d'administration varient d'une juridiction à l'autre - alors que l'IRS exige que les organisations à but non lucratif enregistrées au niveau fédéral comptent au moins trois membres au sein de leur conseil d'administration, les exigences au niveau de l'État varient de un à cinq administrateurs. Vérifiez les directives de votre État pour vous assurer de leur conformité.
La structure typique du conseil d'administration d'une association à but non lucratif comprend des postes clés tels que président, trésorier et secrétaire, bien que les titres puissent varier. Vous pouvez mettre à jour la composition de votre conseil d'administration ultérieurement en soumettant des statuts révisés.
6. Durée de l'organisation
Certains statuts exigent que vous mentionniez la durée de votre association. Si votre organisation est destinée à exister pendant une période déterminée, indiquez la date de fin spécifiée dans les documents. Si vous n'avez pas de date de fin, précisez si la durée est perpétuelle ou permanente.
7. Stocks
Certains États voudront savoir si votre organisation émet des actions pour ses membres. Vous devrez préciser le type d'actions que vous êtes autorisé à émettre, y compris le nombre d'actions, les catégories d'actions et leur valeur (le cas échéant).
8. Les adhésions
Dans certains cas, vous devez indiquer si votre association aura des membres. Cela permettra de préciser si le conseil d'administration et les statuts dirigent l'ensemble de la gouvernance et des opérations, ou si les membres votent sur les questions importantes.
9. Clauses additionnelles pour le statut 501(c)(3)
Bien que les exigences des États varient, l'IRS impose un langage spécifique dans vos statuts pour obtenir le statut 501(c)(3). Ces clauses doivent être explicitement énoncées :
1. Clause d'objet: Une déclaration claire indiquant que votre organisation est constituée exclusivement pour un ou plusieurs objectifs 501(c)(3) (caritatif, religieux, éducatif, scientifique, etc.).
2. Limitation des activités: Une déclaration explicite selon laquelle votre organisation ne s'engage pas :
Participer à des activités de campagne politique interdites
Tenter d'influencer la législation dans le cadre d'une partie substantielle de ses activités
Participer à toute autre activité non autorisée pour les organisations 501(c)(3)
3. Clause de dissolution: Déclaration précisant qu'en cas de dissolution, les actifs restants seront distribués :
A d'autres organisations 501(c)(3)
aux gouvernements fédéral, d'État ou locaux à des fins publiques
A des fins caritatives
4. Modifications : Une section sur la manière dont les modifications futures des statuts peuvent être apportées, y compris les exigences en matière d'approbation et de vote.
5. Interdiction de bénéfice privé: Déclaration selon laquelle aucune partie des bénéfices nets ne bénéficiera à un actionnaire privé ou à une personne physique.
5 étapes pour déposer les statuts de la société
1. Rechercher les exigences spécifiques à l'État
Chaque État a ses propres exigences en matière de constitution d'associations à but non lucratif. Avant de commencer, consultez le site web du secrétaire d'État de votre État pour prendre connaissance des directives spécifiques.
Certains États disposent d'un formulaire spécifique à remplir en ligne et d'autres exigent que vous rédigiez votre document en utilisant une police de caractères, un espacement et un alignement spécifiques.
2. Rechercher la disponibilité d'un nom
L'une des raisons de déposer des statuts est de légaliser le nom de l'organisation à but non lucratif. Chaque État dispose d'une page spéciale permettant de vérifier si le nom que vous avez choisi est disponible. Avant de déposer votre demande, effectuez une recherche rapide de nom commercial sur le site web de votre secrétaire d'État afin de vous assurer de sa disponibilité.
Il existe également plusieurs outils de génération de noms qui peuvent vous aider à créer un nom unique pour votre organisation.
3. Rassembler votre conseil d'administration
Avant de déposer votre demande de constitution en société, constituez votre premier conseil d'administration - l'organe de direction chargé de superviser les activités de votre association. Voici quelques éléments clés à prendre en compte :
Respecter les exigences de l'État en ce qui concerne la taille minimale du conseil d'administration (généralement de 3 à 5 membres)
Sélectionner des personnes possédant des compétences et des expériences diverses en rapport avec votre mission
S'assurer que les membres potentiels du conseil d'administration comprennent leurs responsabilités légales et fiduciaires
Documenter l'acceptation par les membres du conseil d'administration de leur poste afin de l'inclure dans votre dossier.
La mise en place d'un conseil d'administration dès le début permet de prendre des décisions en collaboration sur des questions cruciales telles que les statuts, la structure organisationnelle et la planification stratégique au cours du processus de constitution en société.
4. Recherchez des modèles de constitution de société préconçus
L'utilisation d'un modèle simplifie le processus de dépôt des statuts. Voici en quoi cela est utile :
Fournit une mise en page bien structurée pour vous aider à inclure toutes les informations nécessaires.
Comprend un langage pré-rempli pour vous éviter de devoir tout rédiger à partir de zéro.
Conçu pour être conforme aux lois locales, il facilite le processus de dépôt.
Facilement accessible sur les sites web des gouvernements ou dans les magasins de fournitures de bureau locaux.
Lorsque vous sélectionnez un modèle, veillez à en choisir un qui soit spécifiquement adapté aux exigences de votre État. Cela vous aidera à garantir que vous soumettez un ensemble complet et conforme de statuts pour votre organisation à but non lucratif.
5. Examiner, signer et soumettre
Vérifiez toutes les informations contenues dans le formulaire de certificat de constitution. Veillez à ce qu'il n'y ait pas de fautes d'orthographe ou de détails manquants et demandez aux membres de votre conseil d'administration d'examiner votre formulaire et de l'approuver définitivement avant de le signer.
En fonction des directives spécifiques de votre État, soumettez votre formulaire à l'agence d'État appropriée par courrier, en ligne ou en personne.
Erreurs courantes à éviter lors du dépôt d'une demande de constitution en société
1. Informations incomplètes ou incorrectes
Les statuts couvrent des informations complètes sur votre association. Lors du dépôt, il est facile d'oublier des détails importants tels que votre adresse complète ou la durée prévue de l'association.
N'oubliez pas que toute erreur ou omission, même mineure, peut entraîner le rejet de votre demande. Pensez à demander l'aide d'un agent professionnel ou à demander aux membres de votre conseil d'administration d'examiner minutieusement les documents avant de les soumettre.
2. Déclaration de mission vague
Lorsque vous décrivez l'objet de votre association, soyez clair, concis et précis, tout en respectant les directives de l'IRS.
Une déclaration de mission vague peut entraîner des complications lors de l'enregistrement ou du maintien de la réputation de l'association auprès des organismes publics. Elle peut également soulever des questions quant à la légitimité de l'association ou à la manière dont elle entend remplir son objectif déclaré.
3. Absence des dispositions nécessaires à l'obtention du statut d'exonération fiscale
Les statuts doivent contenir certaines clauses exigées par l'IRS, notamment l'affectation des actifs à des fins non lucratives, des clauses de dissolution et l'interdiction de l'enrichissement personnel.
Ces dispositions garantissent que les organisations à but non lucratif sont organisées et gérées uniquement à des fins d'exonération, et leur omission peut retarder l'obtention du statut d'exonération de l'impôt fédéral sur le revenu.
4. Absence de planification des modifications futures
Une clause d'amendement dans les statuts est importante car elle vous permet de mettre facilement à jour les registres officiels auprès de l'État lorsque vous apportez des modifications à votre organisation. Les amendements peuvent être proposés par :
Un vote à la majorité du conseil d'administration
une pétition signée par au moins 10 % des membres votants de l'organisation
Les amendements proposés doivent être approuvés par un vote à la majorité des deux tiers du conseil d'administration. Si le conseil d'administration n'approuve pas la modification, celle-ci peut être approuvée par un vote à la majorité des deux tiers des membres votants de l'organisation lors d'une réunion convoquée en bonne et due forme.
Toutes les modifications approuvées doivent être déposées auprès des autorités nationales compétentes conformément aux lois applicables.
Modèle gratuit de statuts d'association à but non lucratif
Si vous ne savez pas comment commencer, consultez notre modèle gratuit de statuts d'association à but non lucratif. Il s'agit d'un modèle général qui ne doit être utilisé qu'à titre d'exemple. Certaines des informations fournies peuvent nécessiter des ajustements pour s'aligner pleinement sur les règles de constitution de votre juridiction.
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Derniers mots sur les statuts des organisations à but non lucratif
Le dépôt des statuts de votre association est une première étape essentielle pour établir le statut juridique et la crédibilité de votre association.
Bien que le processus de dépôt puisse être épuisant, des ressources sont disponibles pour le faciliter. Recherchez des modèles préétablis - ils vous guident systématiquement à travers les informations nécessaires. Veillez à consulter les directives de votre État, car les frais de dépôt et d'autres détails peuvent varier.
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FAQ sur les statuts de l'association à but non lucratif
Après le dépôt des statuts, l'État examine vos documents pour vérifier s'ils répondent aux exigences légales. Une fois approuvés, votre organisation devient une entité juridique et vous obtenez un certificat de constitution.
Ensuite, vous devrez demander le statut d'exonération fiscale 501(c)(3) en remplissant le formulaire 1023 ou 1023-EZ et en obtenant un numéro d'identification de l'employeur (EIN) auprès de l'IRS. Ensuite, vous devrez tenir votre première réunion du conseil d'administration afin de nommer les administrateurs, d'adopter les statuts et d'établir vos structures de gouvernance.
Les dernières étapes consistent à s'enregistrer pour les impôts locaux ou d'État nécessaires et à obtenir les licences d'exploitation requises. Lorsque vous commencez vos activités, veillez à vous conformer à toutes les exigences en matière d'enregistrement au niveau de l'État et au niveau fédéral.
Les statuts sont les documents juridiques qui permettent de constituer officiellement votre association et sont déposés auprès de l'État pour établir votre association. Ils contiennent des informations sur le nom de l'association, sa structure, son objet et d'autres détails.
Les statuts d'une association sont des documents internes qui définissent les règles de fonctionnement de l'association. Ils contiennent des informations sur le fonctionnement du conseil d'administration, les procédures de réunion, les tâches administratives et les processus de prise de décision.
Les statuts sont créés après le dépôt des articles d'incorporation. Le dépôt des statuts est soumis à des frais qui varient d'un État à l'autre, mais la création d'un règlement intérieur est gratuite.
Le coût de la constitution d'une organisation à but non lucratif varie d'un État à l'autre. Il est généralement compris entre 30 et 125 dollars pour le dépôt des statuts. Certains États peuvent exiger des frais plus élevés, pouvant aller jusqu'à 500 dollars.
Outre les frais de constitution, les organisations à but non lucratif doivent payer des frais lorsqu'elles demandent le statut d'organisme fédéral exonéré d'impôt. Le formulaire 1023-EZ de l'IRS coûte 275 dollars et le formulaire 1023 coûte 600 dollars.
D'autres dépenses peuvent inclure une assistance juridique ou professionnelle pour le dépôt de la demande de constitution en société ou la rédaction des statuts. Dans l'ensemble, les coûts peuvent varier de quelques centaines à plus de mille dollars, en fonction de vos choix et de votre situation géographique.
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