Comment créer une banque alimentaire à but non lucratif : Guide en 11 étapes

Créer une banque alimentaire est un moyen efficace de lutter contre la pauvreté alimentaire et de faire une réelle différence pour les personnes et les familles confrontées à l'insécurité alimentaire. Qu'il s'agisse d'un garde-manger, d'une étagère alimentaire communautaire ou d'un centre de lutte contre la faim, les banques alimentaires nourrissent ceux qui en ont le plus besoin.

Si vous envisagez de créer votre banque alimentaire, ce blog est là pour vous aider à démarrer. Nous vous guiderons à travers les étapes pratiques, les meilleures pratiques et les exigences légales pour mettre en place une organisation à but non lucratif dédiée à la distribution alimentaire. De la création d'une association à but non lucratif 501(3)(c) au choix des meilleures méthodes de distribution alimentaire, vous trouverez tous les conseils dont vous avez besoin pour gérer votre banque alimentaire en douceur. 

Plongeons dans l'action et aidons-nous à avoir un impact durable sur votre communauté !

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11 étapes pour créer une banque alimentaire à but non lucratif

• 1. Étudier le marché des banques alimentaires

• 2. Définir sa mission

• 3. Choisissez votre type de banque alimentaire

• 4. Former un conseil d'administration

• ‍5. Créer un règlement intérieur

• 6. Fixer un budget

• 7. Demande de statut d'exonération fiscale

• 8. Recrutez et formez vos bénévoles

• 9. Organiser une collecte de denrées alimentaires

• 10. Décider d'une méthode de distribution des denrées alimentaires

• 11. Assurer le financement

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Pourquoi une banque alimentaire à but non lucratif est-elle importante ?

La création d'une association est une œuvre de cœur ; les banques alimentaires sont plus que de simples lieux de distribution de nourriture. Elles servent de bouée de sauvetage à près de 28 millions d'adultes et d'enfants américains qui n'ont pas les moyens de se nourrir suffisamment. 

Soulager la faim

Un garde-manger peut aider à lutter contre la faim en distribuant gratuitement de la nourriture aux personnes dans le besoin. Ils proposent un mélange d'aliments frais et de longue conservation ainsi que d'autres produits alimentaires de base pour aider les personnes confrontées à l'insécurité alimentaire au sein de leur communauté.

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Réduire le gaspillage alimentaire 

Les banques alimentaires sont chargées de combler le fossé entre les excédents et les déchets alimentaires. Elles collectent les excédents alimentaires auprès des restaurants, des épiceries et des exploitations agricoles locales, puis les donnent aux personnes souffrant de la faim. 

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Soutenir les populations vulnérables 

Les banques alimentaires soutiennent les populations les plus vulnérables, notamment les familles à faible revenu, les personnes âgées, les enfants et les sans-abri.

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Construire une communauté 

Les banques alimentaires créent un sentiment de communauté entre les personnes. Les bénévoles, les donateurs et les bénéficiaires font tous partie d'un réseau de soutien. Ce sentiment d'appartenance contribue à renforcer les liens sociaux et à promouvoir les dons de charité.

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Améliorer la nutrition 

De nombreuses banques alimentaires se concentrent sur la fourniture d'aliments nutritifs et frais, tels que des fruits, des légumes, des produits laitiers et des protéines. 

Il est essentiel de mettre l'accent sur les dons d'aliments sains pour réduire la malnutrition et améliorer l'état de santé général des bénéficiaires. C'est particulièrement important pour le développement des enfants.‍

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Impact économique 

En offrant de la nourriture gratuite, les banques alimentaires permettent aux familles d'économiser de l'argent sur les courses et d'affecter à d'autres besoins les fonds qu'elles auraient dû utiliser pour acheter de la nourriture. L'argent supplémentaire qu'elles économisent peut être affecté à d'autres besoins essentiels tels que le loyer, les factures médicales ou l'éducation.

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Sensibilisation 

Les banques alimentaires contribuent à sensibiliser le public à la faim et à la pauvreté. Elles éduquent un plus grand nombre de personnes et défendent des programmes qui s'attaquent au problème croissant de l'insécurité alimentaire.

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Comment créer une banque alimentaire en 11 étapes

1. Étudier le marché des banques alimentaires

Un récent rapport sur l'état de la sécurité alimentaire et de la nutrition dans le monde indique qu'environ 700 millions de personnes dans le monde souffraient de malnutrition en 2023, soit une augmentation d'environ 150 millions depuis 2019. Pour mettre cela en perspective, selon Feeding America, un enfant sur cinq se couche le ventre vide et n'a pas accès à des aliments nutritifs.

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Les informations ci-dessus soulignent le besoin croissant de banques alimentaires. Il est essentiel de faire des recherches appropriées sur les autres banques alimentaires et sur votre région :

• Évaluez les besoins : Calculez le nombre de personnes que vous allez nourrir dans votre région et la quantité de nourriture nécessaire pour les nourrir.

• Connaissez votre public cible : Identifiez les personnes que vous aiderez, telles que les familles, les enfants ou les personnes âgées, afin d'adapter vos services.

• Planifier la logistique : Organisez le stockage, le transport et la distribution des denrées alimentaires pour vous assurer qu'elles parviennent à ceux qui en ont besoin.

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2. Définir sa mission

Définissez votre objectif global. Il s'agit d'une orientation claire et précise pour votre magasin d'alimentation. Voici quelques questions importantes à se poser lors de la définition de votre mission :

• Quel est le problème fondamental auquel vous vous attaquez ? 

• Quel changement voulez-vous voir dans le monde ?

• Quel groupe démographique ciblez-vous ?

• Quels sont vos objectifs à court et à long terme ?

• Combien de personnes nourrissez-vous ?

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Voici un exemple de déclaration de mission pour une banque alimentaire :

Notre mission est de donner aux individus et aux familles les moyens d'atteindre la sécurité alimentaire et d'améliorer leur qualité de vie en leur donnant accès à des aliments nutritifs, à l'éducation et aux ressources communautaires. Nous visons à construire un réseau de soutien qui favorise la santé, la résilience et l'espoir.

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3. Choisissez votre type de banque alimentaire

Les banques alimentaires desservent généralement un groupe démographique général - tout le monde et n'importe qui. Cependant, si vous débutez, nous vous recommandons de vous concentrer sur un groupe démographique particulier qui correspond aux besoins de votre communauté. 

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Voici quelques-uns des créneaux les plus courants que vous pouvez choisir :

• Banques alimentaires pour les sans-abri : Fournir des repas aux personnes qui n'ont pas de logement permanent.

• Banques alimentaires pour enfants : L'objectif est de veiller à ce que les enfants aient accès à des repas nutritifs, en particulier pendant les vacances scolaires.

• Banques alimentaires pour les personnes suivant un régime spécial : Au service des personnes ayant des restrictions alimentaires ou des problèmes de santé.

• Banques alimentaires pour les personnes âgées : Répondre aux besoins nutritionnels des personnes âgées.

• Banques alimentaires pour animaux de compagnie : Fournir des aliments pour animaux de compagnie aux familles qui ont du mal à nourrir leurs animaux.

• Aide alimentaire d'urgence : Fournir une aide immédiate aux personnes et aux familles en situation de crise.

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4. Former un conseil d'administration

Votre conseil d'administration doit être composé de personnes ayant une expérience de la gestion d'organisations à but non lucratif, de la finance, de la collecte de fonds, de la sensibilisation des communautés et de la distribution de denrées alimentaires. Ces personnes doivent être passionnées par la lutte contre l'insécurité alimentaire.

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Responsabilités du conseil d'administration

• Fixer des objectifs à long terme: Aider à définir la vision et l'orientation stratégique de la banque alimentaire.

• Soutenir les efforts de collecte de fonds: Participer activement aux activités de collecte de fonds et contribuer à l'obtention de ressources financières.

• Assurer la santé financière: Superviser la budgétisation et la planification financière tout en veillant à ce que les fonds soient utilisés de manière efficace.

• Assurer la conformité légale: La banque alimentaire respecte toutes les exigences légales et réglementaires.

• ‍Maintenir desnormes éthiques: Maintenir des pratiques éthiques dans la prise de décision et les opérations.

• Fournir des conseils et de l'expertise: Offrir des conseils et des points de vue fondés sur leur expertise en matière de gestion d'organisations à but non lucratif, de finances ou de communauté.

• Soutenir les membres de la communauté: Favoriser les relations avec une agence partenaire, les parties prenantes et la communauté afin d'accroître l'impact de la banque alimentaire.

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Au cours du processus de recrutement, définissez clairement les rôles et les responsabilités des membres de votre conseil d'administration. Nous recommandons d'offrir une formation et un soutien pour aider les membres du conseil à remplir leurs obligations.

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5. Créer un règlement intérieur

Les statuts sont des lignes directrices qui régissent les opérations, la fonction et l'objectif de votre banque alimentaire. Vos statuts devraient inclure le nom officiel et la mission de votre banque alimentaire, des détails sur la fréquence des réunions du conseil d'administration, et les rôles et responsabilités des membres de votre personnel. 

Ils doivent également présenter les plans de gestion financière et la manière dont le budget sera géré au cours d'un exercice donné. 

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6. Fixer un budget 

Un budget fournit des informations précises sur l'argent nécessaire pour mettre en place votre banque alimentaire. Comprendre les coûts de création d'une organisation à but non lucratif (jusqu'aux frais de constitution en société) peut être un bon point de départ.

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Voici quelques éléments importants à inclure dans votre budget spécifiquement pour les banques alimentaires :

• Coût de la production, de l'approvisionnement et de la distribution des denrées alimentaires

• Coût du marketing et de la sensibilisation

• Frais comptables et juridiques

• Salaires et traitements

• Avantages sociaux (soins de santé, plans de retraite)

• Fournitures de bureau

• Services publics (électricité, eau, gaz)

• Loyer ou hypothèque

• Coûts liés à l'approvisionnement des rayons

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7. Demande de statut d'exonération fiscale

Une banque alimentaire est une organisation à but non lucratif exonérée d'impôts. Ce statut n'est pas automatique ; vous devez en faire la demande en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code.

Vous pouvez demander une exonération fiscale en utilisant le formulaire 1023 ou le formulaire 1023-EZ.

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Formulaire 1023

Il s'agit d'une demande longue qui requiert des informations détaillées sur la structure, la gouvernance, les finances et les activités de votre organisation.

Formulaire 1023-EZ

Il s'agit d'un formulaire plus simple et plus court destiné aux petites organisations à but non lucratif et contenant des exigences spécifiques. Vérifiez les conditions d'éligibilité pour voir si votre banque alimentaire est éligible.

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8. Recrutez et formez vos bénévoles

Le recrutement et la formation des bénévoles sont essentiels au succès de votre banque alimentaire. Commencez par partager des histoires et des statistiques convaincantes qui incitent les gens à se joindre à votre mission. 

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Moyens de trouver des bénévoles potentiels :

• Utilisez les médias sociaux: Partagez des histoires, des moments en coulisses et des appels à l'aide urgents. Facilitez la tâche de ceux qui vous suivent pour qu'ils se portent volontaires ou fassent passer le message.

• Faites équipe avec les écoles locales: Contactez des groupes d'étudiants pour organiser des heures de service ou des activités de bénévolat. Les journées de groupe sont amusantes et ont un impact !

• Établir des partenariats avec des entreprises: Proposez aux entreprises locales des journées de bénévolat destinées à renforcer l'esprit d'équipe. Les employés donnent de leur temps et les entreprises sont reconnues.

• Entrez en contact avec des groupes confessionnels: Les églises, les synagogues et les mosquées sont d'excellents endroits pour trouver des bénévoles. Proposez-leur des rôles spécifiques ou organisez des activités de service régulières.

• Impliquer les centres communautaires: Contactez les centres de loisirs locaux et les clubs du troisième âge pour trouver des bénévoles qui s'intéressent à leur quartier.
  

• Lancez un programme "Ambassadeur du bénévolat": Laissez des bénévoles passionnés recruter leurs amis et leur famille. Cela crée un lien personnel !

• Organisez un événement pour les bénévoles: Invitez la communauté à une journée portes ouvertes ou à une rencontre informelle. Faites en sorte qu'il soit amusant et facile de s'inscrire !

• Participez à des podcasts ou à des émissions de radio locales: Travaillez avec les médias locaux pour faire connaître les possibilités de bénévolat et attirer de nouvelles personnes.

• Proposer des rôles flexibles: Tout le monde n'a pas beaucoup de temps. Proposez des horaires flexibles ou des tâches à distance, comme la promotion en ligne, pour que tout le monde puisse aider !

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Comment gérer vos bénévoles :

• Former de manière réfléchie: Proposez des formations sur la sécurité alimentaire, la distribution et l'interaction avec les clients de manière respectueuse et chaleureuse.

• Définissez clairement les rôles: Faites savoir aux bénévoles ce que l'on attend d'eux afin qu'ils se sentent en confiance et utiles.

• Reconnaître et soutenir: Remerciez régulièrement les bénévoles, donnez-leur un retour d'information et célébrez leur impact (c'est déjà beaucoup !).

• Développez leur potentiel: Offrez-leur la possibilité d'acquérir des compétences ou de jouer un rôle de leader afin qu'ils continuent à s'engager et à évoluer avec vous.

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9. Organiser une collecte de denrées alimentaires

L'activité de collecte de fonds la plus populaire des banques alimentaires est la collecte de denrées alimentaires, au cours de laquelle les gens font don de denrées alimentaires non périssables et de produits d'épicerie.

Désignez des lieux de dépôt spécifiques pour les collectes de denrées alimentaires, tels que les épiceries, où les donateurs peuvent facilement contribuer et où il est facile de recevoir des denrées alimentaires. Après avoir collecté les dons, classez-les par type et vérifiez les dates de péremption pour vous assurer de leur sécurité et de leur qualité. Planifiez ensuite la distribution des denrées alimentaires par l'intermédiaire d'un lieu central ou directement aux personnes dans le besoin.

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10. Décider d'une méthode de distribution des denrées alimentaires

Il existe plusieurs façons de distribuer les denrées alimentaires provenant d'une banque alimentaire :

• Modèle de choix : Ce modèle permet aux personnes de choisir leurs propres produits alimentaires en fonction de la taille de leur famille ou de leurs besoins spécifiques.

• Boîtes préemballées : Dans ce modèle, les bénévoles ou le personnel préparent des boîtes de produits alimentaires en fonction des portions standard ou de la taille de la famille.

• La distribution au volant : Dans ce modèle, les gens viennent en voiture pour recevoir des boîtes ou des sacs de nourriture préemballés.

• Garde-manger mobile : Ce modèle consiste à apporter des denrées alimentaires directement aux communautés locales ou aux zones rurales à l'aide d'une unité mobile, comme un véhicule ou une remorque, qui livre des denrées alimentaires.

• Distribution par des partenaires : Ce modèle implique un partenariat avec des organisations communautaires ou d'autres agences pour distribuer des denrées alimentaires par l'intermédiaire de leurs services existants aux personnes

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11. Assurer le financement

Nous en sommes maintenant à la dernière étape, potentiellement la plus importante, pour que votre banque alimentaire soit opérationnelle. Comme pour toute autre entreprise, il est essentiel d'obtenir un financement.

Heureusement, il existe de nombreuses façons d'obtenir les ressources dont vous avez besoin pour poursuivre votre mission. Voici quelques options éprouvées à explorer :

• Subventions: Les fondations locales et nationales offrent souvent des subventions spécifiquement destinées à la sécurité alimentaire et aux organisations à but non lucratif. 

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• Parrainage d'entreprises: Contactez les entreprises, en particulier les épiceries locales, les restaurants ou les grandes sociétés, en mettant l'accent sur l'engagement communautaire. 

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• Dons individuels: Encouragez votre communauté à faire des dons ponctuels ou récurrents.
  

• Manifestations de collecte de fonds: L'organisation de courses de charité, de ventes aux enchères ou de dîners de bienfaisance permet de collecter des fonds et d'obtenir le soutien de la communauté. 

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• Partenariats avec des organisations locales: Créer des initiatives conjointes avec les écoles, les églises et les entreprises.
  

• Dons en nature: Bien qu'il ne s'agisse pas d'argent liquide, les dons de nourriture ou de biens qui peuvent être vendus sont extrêmement précieux. 

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La diversification de vos sources de financement est essentielle pour que votre banque alimentaire puisse continuer à fonctionner, alors n'hésitez pas à explorer différentes avenues et à établir des relations. Plus vous serez créatif et axé sur la communauté, plus votre base de financement sera solide.

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Histoire d'une réussite : Comment la Banque alimentaire du Québec a économisé 16 000 $ sur Zeffy

Les Banques alimentaires du Québec (FBQ) ont été confrontées à des défis liés à des systèmes de dons en ligne obsolètes jusqu'à ce qu'elles adoptent Zeffy en 2020. La plateforme a permis de rationaliser leur processus de don, de collecter 400 000 $ tout en améliorant leur capacité à soutenir les organisations communautaires locales.

Ce qu'ils ont fait de bien:

• Adoption d'une plateforme de dons conviviale: Le système de dons simple et efficace de Zeffy a permis une intégration rapide et des résultats immédiats.
  

• Rationalisation des efforts de collecte de fonds: La FBQ a utilisé avec succès des modèles de dons pour les campagnes, simplifiant ainsi le processus de don pour les collecteurs de fonds externes.
  

• Des économies substantielles: En éliminant les frais de transaction, la FBQ a redirigé 16 000 dollars vers sa mission, augmentant ainsi les ressources pour l'aide alimentaire.

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Conseils pour les associations de lutte contre la faim

Comment créer une épicerie avec intention

Allons au-delà des principes de base et parlons d'autres moyens d'entrer en contact avec votre communauté et d'obtenir son soutien pendant que vous mettez en place votre garde-manger et qu'il fonctionne.

• Personnalisez-le : Adaptez l'offre de votre garde-manger aux goûts et aux besoins alimentaires des personnes que vous servez. Par exemple, proposer des aliments culturellement spécifiques peut faire une grande différence si vous vous trouvez dans une région où la population immigrée est importante. Les gens se sentiront vus et appréciés lorsqu'ils auront accès à des aliments qui leur sont familiers.
  

• Établir des relations solides : L'engagement des donateurs ne s'arrête pas après la collecte de dons. Envisagez de mettre en place un programme de reconnaissance des donateurs ou d'envoyer des mises à jour régulières pour que les donateurs reviennent. Montrez votre appréciation en envoyant des notes de remerciement ou en faisant des commentaires sur les médias sociaux afin de créer une communauté et de maintenir l'intérêt des gens pour votre mission.
  

• Proposez des programmes éducatifs : La distribution de nourriture est une excellente chose, mais envisagez de proposer des cours sur la nutrition, le budget ou la planification des repas. Ces programmes peuvent avoir un impact sur les personnes que vous servez en les aidant à faire des choix plus sains et à maximiser leurs revenus.
  

• Établir des partenariats avec les écoles locales : Les écoles et les établissements d'enseignement supérieur cherchent souvent des moyens de s'impliquer dans le service communautaire. Vous pouvez faire participer les étudiants à des collectes de denrées alimentaires ou à des activités de bénévolat en vous associant à des établissements locaux. Cela vous donne également l'occasion de sensibiliser à la faim et d'impliquer la prochaine génération dans la lutte contre l'insécurité alimentaire.

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Comment créer un centre d'accueil pour sans-abri sans argent

Il se peut que vous souhaitiez développer plus qu'une simple banque alimentaire et construire un centre d'accueil pour sans-abri afin d'avoir un impact plus important. En même temps, il se peut que vous ne sachiez pas où trouver des fonds et que vous ayez besoin d'aide pour démarrer une initiative de plus grande envergure.

• Commencez par des espaces temporaires : Obtenir un bâtiment permanent prend du temps et de l'argent, mais en attendant, vous pouvez utiliser les espaces disponibles, comme les salles paroissiales ou les centres communautaires. Ces espaces peuvent offrir un soulagement immédiat, alors n'ayez pas peur de les adapter pour répondre aux besoins des personnes que vous aidez.
  

• Utilisez les médias sociaux pour la collecte de fonds : Vous n'avez pas besoin d'un gros budget marketing pour faire passer le message. Les médias sociaux peuvent vous aider à partager votre histoire et à attirer des donateurs. En publiant des informations sur votre mission, vos besoins immédiats et l'impact que vous avez, vous pouvez entrer en contact avec des personnes désireuses de vous aider, que ce soit en apportant un soutien financier ou en faisant don de biens et de services.
  

• S'adresser aux autorités locales : De nombreux gouvernements disposent de programmes de financement ou de subventions pour la prévention du sans-abrisme et l'aide aux sans-abri. Contactez vos représentants locaux pour voir s'ils proposent des ressources pour vous aider à démarrer. Ils peuvent également vous donner des conseils ou vous mettre en relation avec d'autres personnes pour faciliter vos démarches.

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Comment répondre aux demandes saisonnières en matière d'approvisionnement ?

Plus il y a de personnes dans le besoin, plus la demande peut être importante, surtout pendant les périodes de forte activité comme les vacances ou l'hiver. Voici quelques conseils pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise :

• Suivez les tendances dès le début: Examinez les données antérieures pour prévoir les périodes de forte activité (comme les vacances ou la rentrée scolaire) et planifiez des campagnes d'approvisionnement ciblées.
  

• Créez des partenariats saisonniers: Collaborez avec des entreprises locales, des épiceries ou des écoles pour organiser des campagnes de dons saisonnières ou des "semaines de dons".
  

• ‍Stockerintelligemment: Lorsque les stocks sont importants (souvent en automne et en hiver), mettez de côté des denrées non périssables pour faire face aux mois où les dons sont moins importants.
  

• Communiquez vos besoins: Soyez clair et précis avec votre communauté et vos donateurs sur ce qui est le plus nécessaire et à quel moment. 

• Planifiez les campagnes de manière proactive: Il serait judicieux de réfléchir aux dates des campagnes de collecte de fonds avant les périodes de forte activité, afin de disposer d'une réserve de fournitures.

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Comment éviter les pièges les plus courants dans les opérations des banques alimentaires

Vous pouvez rencontrer des difficultés en cours de route, et vous ne serez pas le premier ! Récapitulons quelques pièges courants auxquels les banques alimentaires peuvent être confrontées et comment les éviter.

• Ne pas se tenir au courant des réglementations en matière de sécurité alimentaire, des lois fiscales, des protections en matière de responsabilité comme la Good Samaritan Food Donation Act, et de la conformité générale des organisations à but non lucratif.
  Comment éviter les problèmes : Établissez un partenariat avec une clinique d'aide juridique locale ou un conseiller pour les organisations à but non lucratif afin de revoir vos politiques chaque année et de vous tenir au courant de l'évolution des réglementations.
  
  

• Ne pas tenir de registres détaillés des dons, des distributions, des heures de bénévolat et des finances.
  ‍Commentéviter les problèmes : Misez dès le départ sur la gestion des donateurs et l'établissement de rapports afin de disposer d'informations accessibles en cas de besoin.
  
  

• L'épuisement des bénévoles est dû au fait que les attentes ne sont pas réalistes, qu'il n'y a pas de rotation des responsabilités et qu'il n'y a pas d'appréciation régulière.
  Comment éviter les problèmes : Prenez régulièrement des nouvelles, proposez des horaires flexibles et célébrez les victoires de l'équipe, petites et grandes.
  
  

• Une communication incohérente peut nuire à la confiance des donateurs, des clients ou des bénévoles.
  Comment éviter les problèmes : Envoyez régulièrement des courriels ou des SMS pour informer votre communauté de l'état d'avancement de la collecte de fonds, des fournitures et des résultats obtenus auprès de la population que vous servez.

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Réflexions finales sur la création d'une banque alimentaire

La création d'une banque alimentaire est un moyen efficace de lutter contre la faim et de renforcer la communauté. En suivant nos étapes, vous serez sur la bonne voie pour mettre en place une organisation durable qui fera une réelle différence. N'oubliez pas que la création d'une banque alimentaire consiste autant à établir des relations qu'à distribuer de la nourriture.

Les coûts liés à la création d'une banque alimentaire à but non lucratif peuvent être importants. Avec Zeffy, les organisations à but non lucratif peuvent incorporer leurs banques alimentaires gratuitement - nous couvrons même les frais d'incorporation !

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FAQ sur la création d'une banque alimentaire à but non lucratif

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