Votre guide complet de planification d'événements à but non lucratif (liste de contrôle 2025 + modèles gratuits)

La plupart des dirigeants d'organisations à but non lucratif n'ont pas choisi de devenir des organisateurs d'événements. Vous êtes passionnés par votre mission, et non par la gestion des contrats avec les fournisseurs et des calendriers des bénévoles. Pourtant, vous êtes là, chargé d'organiser un événement qui doit permettre de collecter des fonds importants tout en maintenant les coûts à un niveau proche de zéro.

Si vous vous sentez dépassé par la perspective de planifier un grand événement à but non lucratif, vous n'êtes pas seul. Il s'agit d'une ressource de planification stratégique conçue pour les dirigeants de petites organisations à but non lucratif qui doivent organiser des événements de niveau professionnel sans disposer de budgets de niveau professionnel.

Ce guide complet vous guidera à travers des stratégies de planification avancées, des calendriers flexibles pour toute taille d'événement, et des outils pratiques qui permettent d'économiser du temps et de l'argent. Plus important encore, nous vous montrerons comment garder chaque dollar de don là où il doit être : soutenir votre cause, et non pas payer des frais de plateforme.

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Pourquoi la planification d'un événement à but non lucratif semble écrasante (et comment y remédier)

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"Je n'ai pas signé pour ce rôle. Je me suis inscrit pour être entraîneur. - Matt (Sports de la jeunesse)

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Les plus gros problèmes que nous rencontrons dans l'organisation d'événements à but non lucratif ne sont pas liés à la créativité ou à la passion, mais plutôt aux systèmes. En particulier :

• Des calendriers dispersés qui laissent des tâches critiques jusqu'à la dernière minute

• Surcharge d'outils avec de multiples plates-formes qui grèvent votre budget par des frais

• Délégation des rôles peu claire qui fait peser toute la pression sur une seule personne

• Des approches génériques qui ne tiennent pas compte de vos contraintes et objectifs spécifiques

La solution n'est pas de travailler plus dur, mais de travailler plus intelligemment grâce à des cadres éprouvés qui s'adaptent à votre réalité.

Ce guide propose trois calendriers de planification flexibles, des outils gratuits et des modèles de planification d'événements qui éliminent les conjectures afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel : créer une expérience marquante pour vos sympathisants.

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Calendrier de planification d'un événement pour toute organisation à but non lucratif (de 6 semaines à 12 mois)

Il n'est pas facile de planifier une collecte de fonds lorsque l'on est déjà débordé. Vous devez peut-être jongler avec un million d'autres tâches. Vous travaillez peut-être avec une poignée de bénévoles (ou il n'y a que vous). Il s'agit peut-être de votre premier événement - ou de votre dixième - et vous êtes encore en train de tout découvrir au fur et à mesure.

Que vous disposiez de deux mois ou d'une année entière pour planifier votre événement, voici un aperçu réaliste des points sur lesquels vous devez vous concentrer et du moment où vous devez le faire, afin que votre événement ne se transforme pas en une course de dernière minute.

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1. Calendrier accéléré (6-8 semaines)

Si vous manquez de temps (ou si vous avez décidé d'organiser quelque chose à la dernière minute - pas de jugement !), ce calendrier est réalisable. L'essentiel est de rester simple et de se concentrer uniquement sur ce qui est vraiment important.

Idéal pour : Les barbecues communautaires, les collectes de fonds pour les jeunes sportifs, les événements scolaires, tout ce qui est petit et local.

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Semaines 1-2 : Fixez votre objectif et trouvez vos collaborateurs

Soyez très clair sur ce que vous essayez d'accomplir et sur les personnes qui vous aideront à le faire :

• Définissez votre objectif - collecter de l'argent, construire une communauté, les deux ? Mettez-le par écrit.

• Recruter 3 à 5 volontaires de confiance pour la logistique, la promotion et les finances

• Fixer un objectif de collecte de fonds réaliste

• Choisissez la date de l'événement et la date de sauvegarde

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Semaines 3 et 4 : Fixer votre espace et votre soutien

Assurez-vous de l'essentiel, c'est-à-dire du lieu de l'événement et des personnes qui vous soutiennent financièrement :

• Réservez votre lieu (parc, gymnase d'école, centre communautaire)

• Solliciter de petits parrainages et des dons de marchandises

• Créer un budget simple et un suivi des dépenses

• Commencez à dresser votre liste de sponsors/donateurs

Semaines 5-6 : Faire passer le message et se préparer

Il est temps d'informer tout le monde de votre événement et de mettre en place tous vos systèmes :

• Créer et afficher des dépliants dans la ville

• Mise en place d'une page d'événement sur les médias sociaux

• Envoyez des courriels à votre liste de contacts

• Mise en place d'un système de tickets gratuits/RSVP avec Zeffy

• Confirmer les rôles et responsabilités des bénévoles

• Commander ou rassembler les fournitures nécessaires

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Semaine 7-8 : Derniers préparatifs + journée de l'événement

C'est l'heure du compte à rebours final : vérifiez tout et donnez vie à votre événement :

• Revérifiez votre liste de contrôle

• Créer une signalisation simple et des panneaux directionnels

• Mettre en place des dons par code QR pour faciliter les dons

• Préparer le système "tap-to-pay" pour la vente des billets le jour même.

• Confirmer tous les volontaires et l'effectif final

• Réalisez votre événement et célébrez-le !

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2. Calendrier standard (3-6 mois)

C'est l'idéal pour de nombreuses organisations à but non lucratif : vous avez suffisamment de temps pour vous organiser et peut-être même pour élargir votre public, mais pas trop pour ne pas vous éterniser.

Idéal pour : Les ventes aux enchères silencieuses, les dîners annuels, les courses amusantes, les soirées trivia - tout ce qui est de taille moyenne et qui nécessite un peu plus de coordination.

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Mois 1-2 : Définir la vision et répartir les tâches

Posez vos fondations en définissant clairement vos objectifs et en constituant votre équipe de rêve.

• Décidez de l'objectif de votre collecte de fonds et fixez-le.

• Choisissez la date de votre événement et inscrivez-la sur les calendriers de tous les participants.

• Dresser une liste des principaux rôles et responsabilités

• Désigner des chefs d'équipe pour le parrainage, la billetterie, les bénévoles et la logistique.

• Élaborer le concept et le format de votre événement initial

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Mois 2 et 3 : trouver des partenaires et établir un budget

Il est temps de trouver des partisans et de déterminer le coût réel de ce projet :

• S'adresser aux entreprises locales et aux partenaires communautaires

• Créer un dossier de parrainage simple et clair

• Définissez vos catégories budgétaires (lieu, nourriture, impression, divertissement).

• Identifier ce qui peut être donné par rapport à ce qui doit être acheté

• Obtenir des sponsors importants et des partenariats avec des lieux de réunion

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Mois 4-5 : Lancement de la billetterie et de l'aide à la programmation

Faites fonctionner vos systèmes et engagez les personnes qui feront avancer les choses.

• Mise en place d'un système de billetterie, de dons et de vente aux enchères avec Zeffy-for foree

• Créez et testez votre processus d'inscription en ligne

• Recruter et affecter des bénévoles (ils sont plus susceptibles de s'engager tôt !)

• Finaliser la programmation et le calendrier de l'événement

• Commander du matériel, de la signalisation et des fournitures

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Mois 6 : Promouvoir et réussir

Lancez votre campagne de marketing et organisez l'événement que vous avez planifié.

• Lancement d'une campagne promotionnelle complète par courrier électronique, sur les réseaux sociaux et les forums communautaires

• Créer des messages de compte à rebours et des messages d'urgence

• Confirmer tous les vendeurs, les bénévoles et la logistique une semaine à l'avance.

• Exécuter le plan de la journée de l'événement

• Célébrez vos victoires (même si tout ne s'est pas déroulé à la perfection !)

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3. Calendrier phare (9-12 mois)

L'organisation d'un grand événement avec une petite équipe peut ressembler à un travail à temps plein en plus de votre travail à temps plein actuel. Un calendrier plus long vous donne une marge de manœuvre, mais seulement si vous l'utilisez à bon escient. N'attendez pas le huitième mois pour commencer à travailler sur les tâches du premier mois.

Idéal pour : Les galas, les grands événements annuels, les conférences ou tout ce qui constitue une part importante de votre année de collecte de fonds.

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Mois 1 à 3 : Fixer les grandes orientations

Commencez par les fondations - sécurisez vos éléments clés et laissez-vous aller à de grands rêves :

• Choisissez la date de votre événement et inscrivez-la sur le calendrier de tout le monde.

• Réservez votre lieu de réunion (les espaces les plus prisés se remplissent rapidement pour les dates les plus importantes)

• Identifier et contacter les orateurs principaux, les personnes honorées ou les artistes.

• Réfléchissez à ce qui pourrait rendre cet événement mémorable et unique.

• Fixez votre budget préliminaire et vos objectifs de collecte de fonds

• Constituez votre comité de planification en définissant clairement les rôles de chacun

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Mois 3-6 : Priorité aux partenariats et à la préparation de la promotion

Construisez votre réseau de soutien et rédigez l'histoire qui incitera les gens à participer :

• Obtenir des sponsors importants grâce à des offres à plusieurs niveaux

• Créer 3 à 4 niveaux de parrainage clairs avec des avantages que les sponsors recherchent réellement

• Finaliser le budget de l'événement et les prévisions de recettes

• Développez le récit de votre événement - à quoi invitez-vous les gens et pourquoi est-ce important ?

• Concevoir des avantages simples à offrir aux sponsors (logos, mentions sociales, billets)

• Commencez à contacter votre liste d'invités VIP dès le début.

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Mois 6 à 9 : Mise en place des systèmes

Faites en sorte que votre technologie et vos processus fonctionnent parfaitement tout en suscitant l'enthousiasme :

• Mettre en place une billetterie, des outils de vente aux enchères et toute technologie de diffusion en direct.

• Tester minutieusement tous les systèmes avec votre équipe

• Lancement de la vente de billets à tarif préférentiel

• Créer des mises à jour régulières du contenu et des aperçus des coulisses

• Finaliser les contrats relatifs aux spectacles, à la restauration et aux fournisseurs

• Commencer le recrutement et la formation des volontaires

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Mois 9-12 : derniers détails et suivi

Exécutez votre plan sans faille et préparez-vous à établir une relation à long terme :

• Confirmer chaque détail, du badge au calendrier minute par minute.

• Préparer et informer tous les bénévoles sur leur rôle

• Créer des modèles de remerciement post-événement et des séquences de suivi des dons

• Planifiez votre stratégie de gestion des donateurs pour les nouveaux donateurs

• Réalisez votre événement et enregistrez tout pour le marketing futur

• Envoyez des remerciements dans les 48 heures (ne laissez pas les nouveaux sympathisants passer à travers les mailles du filet !)

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Organiser des événements sans perdre la tête : 4 bonnes pratiques pour les dirigeants d'organisations à but non lucratif

• 1. La coordination des volontaires sans le chaos

• 2. Établir un budget comme si chaque dollar comptait (parce que c'est le cas)

• 3. Transformer les sponsors en partenaires 

• 4. Choisissez des outils qui ne mangent pas vos dons

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1. La coordination des volontaires sans le chaos

Comment éviter les absences, la confusion et le stress de dernière minute ?

Les bénévoles qui ne se présentent pas à la dernière minute, les rôles mal définis et une mauvaise communication transforment ce qui devrait être un coup de main en stress supplémentaire. 

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La clé d'une coordination fiable des volontaires n'est pas de croiser les doigts et d'espérer le meilleur - il s'agit de créer des systèmes simples qui facilitent la réussite des volontaires et les empêchent de disparaître :

• Recruter à partir de sources garanties : Les collèges locaux (heures de service communautaire), les programmes de bénévolat d'entreprise et les groupes communautaires fournissent des bénévoles plus fiables que les messages sur les médias sociaux.
  

• Créez des descriptions écrites des rôles : Chaque bénévole reçoit une feuille d'une page indiquant ses tâches spécifiques, son calendrier, le nom de son superviseur et de son remplaçant.
  

• Confirmez 48 heures à l'avance : Appelez ou envoyez un SMS à chaque bénévole deux jours avant pour confirmer sa présence et répondre aux questions de dernière minute.
  

• Désignez des bénévoles de remplacement : Les rôles critiques tels que l'enregistrement et le traitement des dons nécessitent une couverture de secours - ne laissez jamais ces postes au hasard.
  

• Offrez de petits avantages : Un parking gratuit, des repas ou des cadeaux de reconnaissance créent un engagement et valorisent les bénévoles.

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2. Établir un budget comme si chaque dollar comptait (parce que c'est le cas)

Tirer le meilleur parti de fonds limités grâce à des stratégies de budgétisation zéro déchet

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"Zeffy a permis à nos familles d'économiser plus de 10 000 dollars - c'est le montant des frais qu'elles auraient dû payer ailleurs. - Matt Lopez (Sports de la jeunesse)

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Chaque dollar compte lorsque vous travaillez avec des ressources limitées. La différence entre un événement réussi et un désastre financier se résume souvent à une budgétisation intelligente et à l'évitement des coûts cachés qui grugent vos recettes. 

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Les petites organisations à but non lucratif ne peuvent pas se permettre d'apprendre des leçons coûteuses par essais et erreurs - vous avez besoin d'un cadre éprouvé qui protège vos fonds tout en maximisant l'impact :

• Commencez par votre objectif net : si vous devez collecter 10 000 dollars pour votre programme, travaillez à rebours pour déterminer votre objectif brut (généralement 30 à 40 % plus élevé pour tenir compte des dépenses).
  

• Utilisez la règle 60/20/10/10 : Lieu et nourriture (60 %), marketing et matériel (20 %), spectacles/intervenants (10 %), fonds de prévoyance (10 %).
  

• Demandez trois devis pour tout : lieux, traiteurs, spectacles - la concurrence fait baisser les prix et vous donne un pouvoir de négociation.
  

• Réservez tôt mais négociez les conditions de paiement : Fixez les dates de 3 à 6 mois à l'avance, mais demandez des acomptes à une date plus proche de l'événement afin de protéger votre trésorerie.
  

• Suivez vos dépenses chaque semaine : Utilisez des outils gratuits tels que Wave ou QuickBooks pour contrôler les dépenses par rapport au budget en temps réel.
  

• Prévoyez un minimum de 10 % pour les imprévus : Les dépenses de dernière minute sont toujours possibles : impression de programmes supplémentaires, fournitures d'urgence, plans de secours en cas d'intempéries...
  

• Associez-vous à une plateforme sans frais : Choisissez des outils de gestion d'événements à but non lucratif comme Zeffy qui ne facturent pas de frais de traitement - une économie de 3 à 5 % sur chaque transaction se traduit par des milliers de dollars au fil du temps.

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Comment la Dearborn Educational Foundation a rationalisé sa collecte de fonds et économisé des milliers de dollars

La Dearborn Educational Foundation a été confrontée à un défi commun aux organisations à but non lucratif : gérer de multiples événements de collecte de fonds tout en perdant des fonds importants en raison des frais de donation PayPal.

Après avoir levé environ 3 millions de dollars par l'intermédiaire de PayPal, ils ont découvert que les intégrations limitées de la plateforme les obligeaient à jongler avec plusieurs outils pour les fonctions essentielles de l'événement, comme la billetterie et les tirages au sort, ce qui créait des maux de tête administratifs et multipliait les coûts à chaque événement.

Depuis qu'elle a opté pour Zeffy, la fondation a collecté 56 231 dollars et économisé 2 812 dollars de frais - de l'argent qui a directement servi à soutenir les élèves et les enseignants au lieu d'être absorbé par les coûts de traitement.

Les chiffres parlent d'eux-mêmes : Si elle avait utilisé la plateforme de Zeffy sans frais pour l'ensemble de sa collecte de fonds de 3 millions de dollars, la Dearborn Educational Foundation aurait pu économiser environ 87 000 à 150 000 dollars en frais de traitement (par rapport aux taux habituels de 2,9 % à 5 % de PayPal), des fonds qui auraient pu directement soutenir ses programmes éducatifs.

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"Nous sommes en mesure de reverser 100 % des fonds collectés et de réduire les tâches administratives. Zeffy nous a aidés à utiliser Excel pour suivre les inscriptions aux événements et à réduire la saisie de données dans QuickBooks.-ChastityTownsend, directrice exécutive

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3. Transformer les sponsors en partenaires

Comment obtenir un "oui" plus souvent - sans qu'il soit nécessaire de supplier ou de s'épuiser ?

La plupart des organisations à but non lucratif ont du mal à trouver des sponsors parce qu'elles s'adressent toujours aux cinq mêmes entreprises locales qui soutiennent déjà tout le monde en ville. Le résultat ? Une lassitude face aux refus et un financement minimal qui couvre à peine les coûts de l'événement. Le secret d'un parrainage réussi consiste à identifier systématiquement les bons prospects et à offrir une véritable valeur ajoutée au-delà des dons de charité :

• Dressez d'abord la carte de votre réseau de relations : commencez par les entreprises où travaillent les membres du conseil d'administration, les vendeurs que vous utilisez et les lieux où vous faites vos achats.
  

• Associez les entreprises à votre cause : Les programmes pour la jeunesse ciblent les magasins de sport et les centres de soutien scolaire ; les organisations à but non lucratif dans le domaine de la santé s'adressent aux centres de remise en forme et aux cabinets médicaux ; les groupes environnementaux s'associent aux magasins d'équipement de plein air.
  

• Créez trois niveaux de parrainage clairs : Partenaire communautaire (250-500 $), Sponsor de l'événement (500-1 500 $), Sponsor de présentation (1 500 $ et plus), avec des avantages spécifiques à chaque niveau.
  

• Mettez l'accent sur la valeur commerciale : Expliquez comment le parrainage les aide à atteindre leur public, et pas seulement comment il aide votre cause.
  

• ‍Suivreavec des visites personnelles : Le courrier électronique permet d'entamer la conversation, mais les réunions en face à face dans un délai d'une semaine permettent de conclure l'affaire.
  

• Suivez tout dans une feuille de calcul : Le nom de l'entreprise, la personne de contact, le montant de la demande, le statut et les dates de suivi vous évitent de perdre des opportunités.

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4. Choisissez des outils qui ne mangent pas vos dons

Le coût réel de l'utilisation de 5 outils qui ne se parlent pas entre eux

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"En éliminant les frais, Zeffy nous a permis de maximiser chaque don et de nous concentrer sur l'expansion de nos programmes. Cela nous a ouvert de nouvelles sources de revenus et nous a permis d'avoir un impact encore plus important sur les enfants et les familles que nous servons"- Holly Odogwu, fondatrice et PDG

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La plupart des organisations à but non lucratif perdent, sans le savoir, des milliers de dollars au profit d'un ensemble dispersé de plateformes qui prélèvent des frais sur chaque transaction. Vous jonglez entre Eventbrite pour les billets, PayPal pour les dons, Mailchimp pour les courriels et les feuilles de calcul pour les bénévoles, en payant des frais mensuels plus 3 à 5 % sur chaque dollar collecté.

Au-delà de la perte financière, vous passez d'innombrables heures à transférer des données entre des systèmes qui ne communiquent pas entre eux. L'approche la plus intelligente consiste à tout regrouper sur une plateforme gratuite qui gère l'ensemble du flux de travail de votre événement.

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Avec Zeffy, vous pouvez tout gérer sur une seule plateforme, y compris :

• Billetterie et inscription avec des formulaires personnalisés

• Traitement des dons avec options récurrentes

• Gestion des volontaires et communication

• Marketing par courrier électronique pour les invitations et le suivi

• Rapports en temps réel et informations sur les donateurs

• Enregistrement mobile le jour de l'événement

Plus important encore, Zeffy n'a pas de frais de plateforme, pas de frais de transaction et pas de frais mensuels.

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Combien pouvez-vous économiser ?

YWCA Lethbridge utilisait Eventbrite et PayPal pour organiser des événements et accepter des dons, mais les frais se sont rapidement accumulés. Elle a donc opté pour Zeffy.

Depuis qu'elle utilise la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite de Zeffy pour vendre des billets pour son gala royal annuel, l'association a économisé 1 189 dollars sur les frais de plateforme et de transaction - de l'argent qui est allé directement à sa communauté et à ceux qui sont dans le besoin.

"Les frais associés à d'autres plateformes comme Eventbrite et PayPal représentent un gros impact pour nous (près de 10 %). Le fait que ce soit gratuit me paraît fou, mais excellent." - Catherine Champagne, directrice des relations extérieures

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Des tactiques de promotion avancées pour faire vendre votre événement 

Un marketing efficace pour les organisations à but non lucratif n'est pas synonyme de gros budgets, mais plutôt d'une utilisation stratégique de tactiques gratuites qui permettent d'atteindre votre public cible là où il se trouve :

• Stratégie du code QR : Créez des codes permettant de s'inscrire et placez-les sur les dépliants, les cartes de visite, les tentes des partenaires et les documents de remerciement. Les gens peuvent s'inscrire instantanément sans avoir à taper d'URL.
  

• Amplification du bouche-à-oreille : Offrez aux supporters des moyens faciles de partager - des graphiques pour les médias sociaux avec des liens d'inscription intégrés, des exemples de messages sociaux qu'ils peuvent copier, et de petites incitations à la recommandation comme des places prioritaires.
  

• Partenariat communautaire Promotion croisée : Établissez des partenariats avec des organisations complémentaires pour des échanges de bulletins d'information, des campagnes conjointes sur les médias sociaux et des participations à des événements organisés par l'une ou l'autre organisation.
  

• Calendriers des médias locaux : Soumettez les détails de l'événement aux journaux, aux stations de radio et aux sites web de la communauté 4 à 6 semaines à l'avance - la plupart d'entre eux gèrent des calendriers communautaires gratuits.
  

• Groupes communautaires Facebook : Partager (en respectant les règles du groupe) dans les groupes Facebook locaux actifs pour les événements, les recommandations et les nouvelles de la communauté.
  

• Apparitions en tant qu'invité dans les podcasts : Les podcasts locaux accueillent souvent des dirigeants d'organisations à but non lucratif en tant qu'invités - préparez des points de discussion sur votre mission et votre événement à venir.

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Prêt à organiser votre prochain événement ?

Créer un événement à but non lucratif réussi ne doit pas signifier sacrifier votre santé mentale ou votre budget à des frais de plateforme. Avec une planification stratégique, les bons outils et des modèles éprouvés, vous pouvez organiser des événements de niveau professionnel qui maximisent à la fois l'impact et les revenus.

Utilisez ensuite la plateforme gratuite de Zeffy pour gérer la billetterie, les dons, la gestion des bénévoles et l'enregistrement, le tout sans payer un seul dollar de frais de plateforme. Chaque dollar économisé sur les frais est un autre dollar qui va directement à votre mission.

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Questions fréquemment posées sur l'organisation d'événements pour les organisations à but non lucratif

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