Les événements organisés par les organisations à but non lucratif sont essentiels pour collecter des fonds, sensibiliser l'opinion publique et établir de solides relations avec les donateurs. L'élaboration d'un plan de collecte de fonds solide est la clé d'une expérience inoubliable qui laissera un impact durable sur vos donateurs.
Notre guide complet sur l'organisation d'événements à but non lucratif vous accompagnera à chaque étape, de la définition des objectifs à la promotion efficace d'un événement réussi. Vous y trouverez des conseils et des stratégies pour faire en sorte que votre événement à but non lucratif soit un succès retentissant et qu'il trouve un écho auprès de vos sympathisants. Téléchargez notre liste de contrôle complète pour votre prochain événement.
Avant même d'en arriver à l'étape de la planification, vous pourriez vous arrêter et vous demander quel est l'intérêt de tout cela de toute façon ? Est-ce vraiment si important d'organiser une collecte de fonds? En réalité, ce type d'événement présente plusieurs avantages. Tout d'abord, ils permettent de rassembler les gens et ouvrent la voie à de véritables liens avec des personnes et des groupes de votre région. Voyons cela de plus près.
Tout au long de l'événement, vous ferez la promotion des objectifs et des initiatives de votre association, ce qui permettra de mieux faire connaître votre mission. Les événements sont l'occasion de sensibiliser les participants à votre cause par le biais de discours, de vidéos et d'expériences interactives.
De plus, un événement bien organisé laissera une impression durable, ce qui encouragera les participants à partager votre message au sein de leurs réseaux. En outre, la couverture médiatique, le buzz sur les médias sociaux et la promotion par le bouche-à-oreille que vous générez grâce à un événement réussi peuvent considérablement élargir votre champ d'action.
Un événement de collecte de fonds bien planifié et bien exécuté attire de nouveaux participants qui n'ont peut-être jamais entendu parler de votre association. Des présentations attrayantes, des exemples de réussite et des possibilités de réseautage peuvent inciter les nouveaux participants à devenir des partisans à long terme.
Ensuite, lorsque vos invités ont une expérience positive, ils sont plus susceptibles de passer le mot au sein de leur communauté. Ils encourageront même leurs amis, leur famille et leurs collègues à s'impliquer. En outre, un événement de collecte de fonds bien planifié offre une occasion unique d'impliquer les jeunes générations qui sont passionnées par les causes sociales et désireuses d'y contribuer.
L'organisation d'un événement de collecte de fonds pour votre association donne à votre équipe et aux donateurs l'occasion de se rencontrer et de nouer des relations. Vous pouvez même personnaliser l'engagement en :
En faisant un effort supplémentaire, les grands donateurs, les conférenciers et les autres bénévoles se sentent valorisés. Vous créerez ainsi des liens affectifs qui renforceront la fidélité des donateurs et augmenteront la probabilité de contributions récurrentes.
Dans la plupart des cas, vous voudrez générer la majorité de votre objectif de collecte de fonds par le biais de parrainages. Pourquoi ? Un événement de collecte de fonds est une excellente occasion d'attirer des partenaires commerciaux désireux de soutenir votre cause en échange d'une certaine visibilité. Vous pouvez offrir aux sponsors des possibilités de marquage importantes, telles que ;
Ils seront ainsi davantage incités à collaborer. En outre, le maintien de relations solides avec les sponsors peut déboucher sur des partenariats à long terme, garantissant ainsi la stabilité financière de votre organisation.
Pour obtenir des parrainages d'entreprises pour votre prochain événement, prenez contact avec des partenaires potentiels qui s'alignent sur votre mission. Par exemple, une organisation à but non lucratif qui s'efforce de réduire l'insécurité alimentaire pourrait rechercher des fabricants de produits alimentaires en vue d'un partenariat stratégique. Le développement de ces relations est un élément essentiel de votre processus de planification.
Un événement réussi peut considérablement augmenter les dons, non seulement pendant l'événement, mais aussi à long terme. Les ventes aux enchères, les tirages au sort et les collectes de dons offrent aux participants de multiples possibilités de contribuer. En outre, l'enthousiasme suscité par un événement de collecte de fonds bien planifié peut entraîner une augmentation des dons en ligne et des engagements financiers futurs.
L'organisation d'un événement est essentielle pour les organisations à but non lucratif, car elle présente de nombreux avantages potentiels. Pour en organiser un avec succès et maximiser ces avantages, investissez votre temps dans une planification minutieuse de l'événement, dans la définition d'objectifs clairs et dans des efforts de marketing stratégiques.
En général, nous recommandons de commencer votre liste de contrôle pour la planification d'un événement à but non lucratif au moins un an avant l'événement. Il faut du temps pour comprendre comment organiser une collecte de fonds. Pourquoi est-il important de s'y prendre si longtemps à l'avance ?
Un plan d'événement avancé vous donnera une image claire de votre événement. Vous pouvez définir des mesures concrètes pour faire de cette idée une réalité et organiser un événement réussi.
Avec une copie du plan de l'événement, chaque membre de l'équipe et chaque bénévole peuvent être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'exécution de l'événement. Il n'y aura plus de place pour la confusion. Vous bénéficierez d'un travail d'équipe plus fluide et d'une organisation plus efficace.
Vous pouvez même utiliser le temps supplémentaire gagné pour affiner le concept et le thème de votre événement et travailler sur le matériel promotionnel.
L'élaboration d'un plan d'événement à l'avance vous permet de classer les tâches en étapes gérables et de répartir les responsabilités par grandes fenêtres. Lorsque tout est planifié, vous et votre équipe n'êtes pas stressés dans les jours qui précèdent l'événement.
Les réservations de dernière minute peuvent être source de panique et de stress inutile, mais un plan d'événement solide permet d'éviter cela !
Qu'il s'agisse du lieu, des activités, de votre animateur préféré ou du traiteur, vous aurez le choix entre de nombreuses options sans avoir à vous contenter ou à être déçu.
Une organisation efficace vous permettra de consacrer beaucoup de temps à la promotion de votre événement. Plus le nombre de personnes qui entendent parler de votre événement est important, plus vous avez de chances d'obtenir un taux de participation élevé.
Une planification préalable, avec des objectifs de collecte de fonds, une stratégie claire et un public cible, permettra d'augmenter les fonds collectés grâce à ces événements.
Pour simplifier les choses, nous avons créé une liste de contrôle en 12 étapes pour l'organisation d'un événement. Vous pouvez passer directement à la section que vous souhaitez lire à l'avance en cliquant sur l'étape.
Expliquez clairement pourquoi vous organisez cette collecte de fonds et comment elle contribuera à la mission de votre association. S'il s'agit de votre premier événement à but non lucratif, consultez notre guide simple pour réussir.
Les réponses les plus courantes peuvent être les suivantes :
Bien entendu, vous voudrez faire connaître l'impact de l'événement de collecte de fonds sur votre mission et ce que vous attendez des participants. Quelles que soient vos réponses, elles vous aideront à.. :
Avant toute chose, notez ces réponses et ces stratégies bien à l'avance. Cela donnera à la planification de votre événement de collecte de fonds une clarté et un objectif. Vous pourrez ensuite les communiquer à votre comité, utiliser un logiciel pour créer une page d'inscription à l'événement et commencer les étapes suivantes.
Certains événements de collecte de fonds peuvent être simples à planifier, mais une aide supplémentaire est toujours utile, surtout si vous espérez en faire un événement annuel. Constituez un comité de planification de l'événement à but non lucratif pour gérer les différents éléments de la planification.
En fonction de la taille de votre association, vous pouvez répartir les tâches entre les personnes suivantes :
Choisissez des membres de l'équipe ayant des niveaux d'expertise variés et des antécédents adaptés à la planification d'événements de collecte de fonds. Veillez également à déléguer des tâches à des représentants spécifiques afin d'assurer le bon déroulement des opérations.
Les individus ou les équipes peuvent assumer des rôles de membres de comités tels que
Discutez des objectifs de l'événement de collecte de fonds avec les membres de votre comité de planification et créez une feuille de route pour les atteindre.
Ces objectifs doivent être pertinents par rapport à l'objectif de votre événement, réalistes et mesurables afin que vous puissiez facilement en assurer le suivi. Par exemple, si l'événement vise à obtenir un soutien pour une nouvelle initiative, votre objectif serait d'obtenir des promesses de don de la part des donateurs.
Ces objectifs peuvent être les suivants
Fixer des objectifs pour vos efforts de collecte de fonds vous aidera également à évaluer le succès de votre événement en fin de compte.
Votre public variera en fonction du type d'événement et de vos objectifs. Les étapes suivantes vous permettront de déterminer votre public cible :
En définissant clairement votre public cible, vous pouvez concevoir un événement qui répond à ses intérêts et à ses besoins. Vous augmenterez ainsi les chances d'un événement réussi et bien fréquenté.
Il n'est pas judicieux de faire des folies pour organiser un événement à but non lucratif réussi si votre objectif est d'obtenir des parrainages et de collecter des fonds. Avant d'entamer le processus de planification de l'événement, établissez un budget et des dépenses détaillés.
Quel que soit le format de l'événement, calculez les coûts promotionnels potentiels, l'outil de gestion de l'événement, etc. Les coûts d'un événement en personne comprennent également
Faites approuver le budget par le conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif avant de procéder. Bien sûr, un événement virtuel ne coûtera pas autant d'argent, mais vous n'obtiendrez peut-être pas le même taux de participation.
Conseils de pro :
Les bénévoles sont d'une grande aide pour la plupart des organisations à but non lucratif et peuvent représenter un atout considérable lors de la planification de votre événement. Commencez par déterminer le nombre de bénévoles dont vous pensez avoir besoin.
Ensuite, créez un programme de bénévolat et recrutez de l'aide pour des tâches allant de l'inscription et de l'enregistrement à la distribution de nourriture et au ramassage des ordures.
Lors du recrutement des bénévoles, veillez à ce qu'ils
Conseils de pro :
Demandez aux membres du conseil d'administration et aux bénévoles de votre association d'entrer en contact avec des entreprises locales qui ont déjà collaboré avec vous dans le passé. Mettez en place un programme de parrainage et offrez des opportunités promotionnelles aux sponsors de l'événement en échange. Vous pouvez proposer aux sponsors de placer leur logo, de faire figurer des annonces sur vos billets, d'être reconnus lors de l'événement, etc.
Vous pouvez également demander des dons en nature aux propriétaires d'entreprises locales et les utiliser pour l'événement ou plus tard. Ils peuvent offrir des dons en nature tels que
Un outil de gestion d'événements ou de collecte de fonds en ligne vous aidera à gérer la billetterie, à offrir des réductions, à gérer les listes d'invités, à collecter des dons, etc.
Choisissez un logiciel de collecte de fonds avec des fonctionnalités telles que
Avant de choisir une plateforme, vous devez également tenir compte du prix et d'aspects tels que la convivialité et l'assistance technique. Zeffy offre toutes ces fonctionnalités dans sa plateforme de collecte de fonds et de gestion d'événements facile à utiliser et 100 % gratuite.
Après s'être concentré sur les grandes questions, il est temps de se concentrer sur les détails - comme rendre votre événement caritatif mémorable.
Vous devrez finaliser les aspects suivants avant de commencer les préparatifs :
Déterminez le mode de vente des billets. Vous pouvez vendre des billets hors ligne par l'intermédiaire de magasins locaux ou de supporters, mais la vente de billets en ligne facilite la tâche.
Commencez à promouvoir votre événement plusieurs mois à l'avance afin de susciter l'intérêt et l'anticipation de votre public cible. Utilisez divers canaux de marketing, tels que les médias sociaux, les bulletins d'information électroniques et votre site web, pour faire passer le message.
À l'approche de la date de l'événement, envoyez des rappels ciblés aux invités inscrits afin de garantir une forte participation. Ces rappels peuvent inclure les détails de l'événement, les instructions de stationnement et toute mise à jour de dernière minute.
Vous devez également partager le matériel promotionnel par le biais de différents canaux, notamment :
Vous devez utiliser toutes les stratégies de marketing que votre budget vous permet. Vous pouvez envoyer du matériel promotionnel tel que :
Conseil de pro : Lorsque vous choisissez des méthodes de marketing, tenez compte des préférences et des comportements de votre public cible.
Par exemple, si votre événement vise à attirer des supporters plus jeunes, concentrez-vous sur des plateformes de médias sociaux comme Instagram et TikTok.
Si votre public cible est composé d'entreprises sponsors, envisagez des publicités ciblées sur LinkedIn ou des campagnes de sensibilisation personnalisées par courrier électronique. Adaptez vos messages marketing et vos visuels à votre public spécifique, en soulignant la proposition de valeur et l'impact uniques de l'événement.
La réussite d'un événement et l'offre d'une expérience mémorable aux invités peuvent stimuler les dons et le soutien à long terme de votre mission.
Le jour de l'événement, vous et votre équipe devrez donner le meilleur de vous-même pour que tous vos efforts en valent la peine.
Établissez des canaux de communication appropriés entre tous les membres de l'équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Soyez un bon hôte et veillez à ce que les participants passent un bon moment.
Conseils de pro :
Les journées post-événement sont essentielles pour contacter les participants et consolider vos relations. Elles vous aideront également à évaluer l'impact et le succès de votre événement.
Planifiez vos activités de suivi, qui peuvent inclure
Le YWCA Lethbridge dispose d'un budget annuel de 5 millions de dollars provenant de dons et de subventions gouvernementales.
Depuis qu'elle a commencé à utiliser la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite de Zeffy pour vendre des billets pour son gala royal annuel, l'association a économisé 1 189 dollars sur les frais de plateforme et de transaction.
Aujourd'hui, ils utilisent Zeffy pour la collecte de dons en ligne, la gestion des bénévoles et la vente de billets.
YWCA Lethbridge a collecté 23 792 $ en utilisant les fonctionnalités préférées de Zeffy, notamment :
Zeffy offre ces fonctionnalités gratuitement !
L'organisation d'événements à but non lucratif peut être exigeante, mais une planification réussie de ces événements peut rationaliser le processus. Elle augmente vos chances d'obtenir un retour élevé de votre événement et renforce les relations avec les sympathisants et les donateurs.
Les étapes de la planification d'un événement décrites dans ce guide vous aideront à organiser vos futurs événements avec plus de finesse.
Pour commencer à planifier, définissez clairement vos objectifs, établissez un budget et obtenez des parrainages. Choisissez une plateforme de collecte de fonds gratuite comme Zeffy pour profiter de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin - gérer la vente de billets, les inscriptions et la gestion des donateurs en un seul endroit.
Quelle que soit la manière dont vous organisez l'événement, la planification de votre événement à but non lucratif doit viser à créer une expérience marquante. Vous pourrez ainsi impressionner vos participants et vous assurer leur soutien à long terme.
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