Planification d'événements à but non lucratif : Un guide complet [2024]

Les événements organisés par les organisations à but non lucratif sont essentiels pour collecter des fonds, sensibiliser l'opinion publique et établir de solides relations avec les donateurs. L'élaboration d'un plan d'événement solide est la clé d'une expérience inoubliable qui laissera un impact durable sur vos donateurs. 

Ce guide complet vous accompagnera à chaque étape, de la définition des objectifs à la promotion efficace de votre événement. Découvrez des conseils et des stratégies pour vous assurer que votre événement à but non lucratif est un succès retentissant qui trouve un écho auprès de vos sympathisants. Téléchargez notre liste de contrôle complète pour votre prochain événement.

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Pourquoi organiser des événements à but non lucratif ?

Une meilleure connaissance de votre mission

Tout au long de l'événement, vous ferez la promotion des objectifs et des initiatives de votre association, ce qui vous permettra de mieux faire connaître votre mission.

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Une base de supporters plus large

Un événement attire également de nouveaux participants qui ne connaissent pas votre association. Un événement de collecte de fonds bien planifié peut avoir un impact profond sur les participants, ce qui se traduit par un soutien à long terme pour votre association.

Ils sensibilisent également leur réseau à votre cause, augmentant ainsi le nombre de sympathisants potentiels.

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Des relations plus étroites avec les donateurs

L'organisation d'un événement de collecte de fonds à but non lucratif donne à votre équipe et à vos donateurs l'occasion de nouer des liens et de construire des relations. Inviter les donateurs existants à l'événement, reconnaître leur contribution et leur offrir une expérience mémorable, c'est aussi renforcer leur fidélité à votre mission.

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Nouveaux partenariats avec des sponsors

Essayez de générer la majorité de votre objectif de collecte de fonds par le biais de parrainages. Les événements sont parfaits pour attirer des partenaires commerciaux afin de couvrir les coûts et d'attirer de nouveaux donateurs pour soutenir votre cause. 

Lorsque vous essayez d'obtenir des parrainages d'entreprises, adressez-vous à des partenaires potentiels qui s'alignent sur votre mission. Par exemple, une organisation à but non lucratif qui s'efforce de réduire l'insécurité alimentaire recherchera des fabricants de produits alimentaires en vue d'un partenariat stratégique.

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Augmentation des dons et des recettes

L'établissement de relations solides et l'amélioration de votre stratégie de collecte de fonds tout au long du processus de planification de l'événement vous permettront de générer davantage de fonds, que vous pourrez utiliser pour développer vos initiatives. 

L'organisation d'un événement est essentielle pour les organisations à but non lucratif, car elle présente de nombreux avantages potentiels. Pour en organiser un avec succès et profiter de ces avantages, vous devez consacrer du temps à une planification minutieuse de l'événement.

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Pourquoi faut-il planifier à l'avance les événements à but non lucratif ?

• Vous aide à construire une idée concrète : 

Un plan d'événement vous donnera une image claire de votre événement. Vous pouvez définir des mesures concrètes pour transformer cette idée en réalité et organiser un événement réussi.
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• Vous pouvez gagner du temps : 

Avec une copie du plan de l'événement, chaque membre de l'équipe et chaque bénévole peut être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'exécution de l'événement. Il n'y a pas de risque de confusion, ce qui permet un travail d'équipe plus fluide et une organisation plus efficace. 

Vous pouvez utiliser le temps ainsi gagné pour affiner le concept et le thème de votre événement et travailler sur le matériel promotionnel.
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• Il réduit le stress : 

La création d'un plan d'événement vous permet de classer les tâches en étapes gérables et de distribuer les responsabilités à temps. Lorsque tout est planifié, vous et votre équipe n'êtes pas stressés dans les jours qui précèdent l'événement.
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• Plus d'options à explorer : 

Les réservations de dernière minute peuvent créer de la panique et un stress excessif. Un plan d'événement solide peut éviter cela !

Qu'il s'agisse du lieu, des activités, de votre animateur préféré ou du traiteur, vous pourrez choisir parmi de nombreuses options sans vous tromper.
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• Plus de participants à l'événement et de fonds collectés : 

Une organisation efficace vous permettra de consacrer beaucoup de temps à la promotion de votre événement. Plus le nombre de personnes qui entendent parler de votre événement est important, plus le taux de participation est élevé.

Une planification préalable, avec des objectifs de collecte de fonds, une stratégie claire et un public cible, permettra d'augmenter les fonds collectés grâce à ces événements.

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Les 12 étapes de la planification d'un événement à but non lucratif

1. Déterminer l'objectif de l'événement

2. Former un comité de l'événement

3. Fixez vos objectifs

4. Déterminer votre public cible

5. Établir un budget

6. Recruter des bénévoles 

7. Aligner les parrainages et les dons en nature

8. Choisir un outil de gestion des événements

9. Finaliser les détails

10. Mettre l'accent sur les promotions

11. Accueillir l'événement

12. Suivi après l'événement

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1. Déterminer l'objectif de l'événement

Expliquez clairement pourquoi vous organisez cet événement et comment il contribuera à la mission de votre association.

Les réponses les plus courantes peuvent être les suivantes :

• Sensibilisation à votre cause.
• Acquérir davantage de sympathisants.
• Reconnaître et apprécier les soutiens existants.
• Collecter des fonds pour votre mission.

Faites connaître l'impact de l'événement sur votre mission et ce que vous attendez des participants. Les réponses vous aideront à

• Déterminez le thème central de votre événement.
• Définir un objectif de collecte de fonds. 
• Établir un parcours pour l'événement.
• Planifier l'expérience du client.
• Concevoir l'événement de manière à ce qu'il remplisse son objectif principal.
• Donner des instructions précises à l'équipe.

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2. Former un comité de l'événement

Certains événements de collecte de fonds peuvent être simples à planifier, mais une aide supplémentaire est toujours utile. Constituez un comité de planification de l'événement pour gérer les différents éléments de la planification. 

En fonction de la taille de votre association, vous pouvez répartir les tâches entre les personnes suivantes :

• Personnel de base
• Membres du conseil d'administration d'organisations à but non lucratif
• Volontaires 

Choisissez des membres de l'équipe ayant des niveaux d'expertise variés et des antécédents adaptés à l'organisation d'événements et veillez à déléguer des tâches à des représentants spécifiques pour que les opérations se déroulent sans heurts. 

Les individus ou les équipes peuvent assumer des rôles de membres de comités tels que

• Le président du comité doit maintenir la communication et établir le budget de l'événement.
• Concepteur d'événements pour s'occuper des détails de l'événement comme le lieu, le traiteur, les divertissements, la décoration, les licences d'alcool et de jeux, etc.
• Le coordinateur des parrainages est chargé de trouver des sponsors dans les entreprises locales et d'entretenir des relations étroites avec eux. Il veille également à ce que les sponsors obtiennent les avantages qui leur ont été promis.
• Le coordinateur des bénévoles est responsable du recrutement, de l'éducation, de la formation et de la supervision des bénévoles le jour de l'événement.
• Le responsable des relations publiques s'occupera des campagnes de promotion de l'événement. Il sera également responsable des invitations et de la communication avec les médias, le cas échéant. 

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3. Fixez vos objectifs

Discutez des objectifs de l'événement avec les membres de votre comité de planification et créez une feuille de route pour les atteindre.

Ces objectifs doivent être pertinents par rapport à l'objectif de votre événement, réalistes et mesurables afin que vous puissiez facilement en assurer le suivi. Par exemple, si l'événement vise à obtenir un soutien pour une nouvelle initiative, votre objectif serait d'obtenir des promesses de don de la part des donateurs.

Ces objectifs peuvent être les suivants

• Collecte globale de fonds pour l'ensemble de l'événement.
• Nombre ciblé de nouveaux donateurs ou de donateurs récurrents.

Cela vous aidera également à évaluer le succès de votre événement à la fin.

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4. Déterminer votre public cible

Votre public variera en fonction du type d'événement et de vos objectifs. Les étapes suivantes vous permettront de déterminer votre public cible :

• Définissez les objectifs de votre événement :
  Cherchez-vous à collecter des fonds, à accroître la sensibilisation ou à acquérir de nouveaux sympathisants ? Vos objectifs vous aideront à identifier le bon public.
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• Analyser les événements passés :
  Examinez les données démographiques et les réactions aux événements précédents pour comprendre qui y a participé et pourquoi.
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• Segmentez votre public:
  Divisez vos participants potentiels en segments tels que l'âge, les intérêts, le lieu et le niveau d'engagement envers votre cause. Cela vous aidera à adapter vos efforts de marketing.
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• Engagez-vous auprès de votre communauté:
  Utilisez des enquêtes, les médias sociaux et des formulaires de retour d'information pour recueillir des informations sur ce que vos supporters attendent d'un événement.
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• S'aligner sur votre mission:
  Veillez à ce que le public que vous ciblez corresponde à la mission et aux valeurs de votre association. Cela vous permettra d'attirer des personnes qui souhaitent réellement soutenir votre cause.

En définissant clairement votre public cible, vous pouvez concevoir un événement qui répond à ses intérêts et à ses besoins, ce qui augmente la probabilité d'un événement réussi et bien fréquenté.

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5. Établir un budget

Il n'est pas judicieux de faire des folies sur l'événement si vous cherchez à obtenir des parrainages et à collecter des fonds. Avant d'entamer le processus de planification de l'événement, tenez compte de votre budget et de vos dépenses. 

Quel que soit le format de l'événement, calculez les coûts promotionnels potentiels, l'outil de gestion de l'événement, etc. Les coûts d'un événement en personne comprennent également

• Décoration
• Divertissement
• Lieu
• Alimentation

Faites approuver le budget par le conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif avant de commencer. 

Conseils de pro :

• Utilisez un logiciel de budgétisation tel que QuickBooks, Xero ou Wave pour suivre vos dépenses de manière efficace. Ces outils vous permettent de classer les coûts par catégories, de générer des rapports et de suivre votre budget en temps réel. 
• Faites preuve de transparence et rendez des comptes au comité de planification de votre événement, au conseil d'administration de l'association et aux principales parties prenantes. Cette transparence permet d'instaurer la confiance et de prendre des décisions éclairées tout au long du processus de planification.
• Contrôler et comparer régulièrement les dépenses réelles avec le budget alloué.
• Gardez une partie du budget pour les dépenses imprévues.

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6. Recruter des bénévoles 

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Les bénévoles sont d'une grande aide pour la plupart des organisations à but non lucratif et peuvent être des atouts considérables lors de l'organisation de votre événement.

Créer un programme de bénévolat et recruter de l'aide pour des tâches allant de l'inscription et de l'enregistrement à la distribution de nourriture et au ramassage des ordures.

Lors du recrutement des bénévoles, veillez à ce qu'ils

• Obtenez un horaire accessible avec des rôles et des quarts de travail définis. 
• Il est facile de s'inscrire pour faire du bénévolat.
• Pour fidéliser les bénévoles, il faut les apprécier à leur juste valeur et leur témoigner de la reconnaissance.

Conseils de pro : 

• Mettre en place un programme de recommandation pour encourager les bénévoles actuels à recommander l'organisation à leurs amis, à leur famille et à leurs collègues pour qu'ils y fassent du bénévolat.
• Contactez les sororités, les fraternités, les groupes de membres et les groupes communautaires sur le campus afin de recruter des bénévoles pour votre événement.
• Vérifiez les références pour vous assurer que vous recrutez les bonnes personnes qui conviennent au poste et qui correspondent à votre mission et à vos valeurs. Demandez à d'anciens superviseurs bénévoles, examinez leurs antécédents professionnels et tenez compte du type d'événements à but non lucratif sur lesquels ils ont travaillé.
• Développer un programme de formation pour les bénévoles avec des options de formation en personne et en ligne telles que des tutoriels vidéo, des webinaires et des ateliers. 

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7. Aligner les parrainages et les dons en nature

Demandez aux membres du conseil d'administration et aux bénévoles de votre association d'entrer en contact avec des entreprises locales qui ont déjà collaboré avec vous dans le passé.
Mettez en place un programme de parrainage et offrez des opportunités promotionnelles aux sponsors de l'événement en échange. Vous pouvez proposer aux sponsors de placer leur logo, de faire figurer des annonces sur vos billets, d'être reconnus lors de l'événement, etc.

Vous pouvez également demander des dons en nature aux entreprises locales et les utiliser pour l'événement ou ultérieurement. Elles peuvent offrir des dons en nature tels que

• Articles pour une vente aux enchères.
• Matériel audiovisuel pour l'événement.
• Concession sur le lieu de l'événement.
• Restauration à prix réduit.

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8. Choisir un outil de gestion des événements

Un outil de gestion d'événements ou de collecte de fonds en ligne vous aidera à gérer la billetterie, à offrir des réductions, à gérer les listes d'invités, à collecter des dons, etc.

Choisissez un outil de collecte de fonds doté de fonctionnalités telles que

• Formulaires d'inscription et pages d'événements personnalisables pour les participants.
• Génération automatique de billets pour les individus et les groupes.
• Suivi des informations sur les visiteurs.
• Les options de dons en ligne peuvent être intégrées dans les formulaires d'inscription.
• Option de marketing par courrier électronique.
• Tableau de bord pour les rapports et les analyses permettant d'évaluer le succès de l'événement. 

Avant de choisir une plateforme, vous devez également tenir compte du prix et d'aspects tels que la convivialité et l'assistance technique. Zeffy offre toutes ces fonctionnalités dans sa plateforme de collecte de fonds et de gestion d'événements facile à utiliser et 100 % gratuite.

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9. Finaliser les spécificités

Après s'être concentré sur les grandes questions, il est temps de se concentrer sur les détails.

Vous devrez finaliser les aspects suivants avant de commencer les préparatifs :

• Choisissez la date de l'événement :
  Veillez à ce qu'elle ne coïncide pas avec des vacances ou des congés scolaires. S'il existe une journée ou un mois de sensibilisation en rapport avec votre mission, ce peut être le choix idéal. Prévoyez toujours des dates de rechange.
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• Établissez un calendrier pour l'événement :
  ‍Donnez-vousau moins 6 à 12 mois pour préparer l'événement. Vous aurez besoin de temps pour trouver des sponsors et vous occuper d'autres aspects.
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• Choisir le lieu :
  Lorsque vous choisissez un lieu, tenez compte d'aspects tels que le nombre de participants attendus, le montant de la réservation, les possibilités de stationnement, etc.
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• Finaliser le thème et le décor de l'événement :
  Il comprendra la musique, les éléments visuels, les odeurs et les divertissements.
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• Répartir les responsabilités du personnel et des bénévoles :
  ‍S'assurerquele personnel et les bénévoles disposent des compétences et de l'expertise nécessaires pour assumer leurs responsabilités spécifiques. Donnez-leur une description de poste claire et soyez transparent quant aux contraintes budgétaires liées à leur rôle.
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• Planifier l'inscription et la billetterie :
  Déterminez le coût de l'inscription. Allez-vous maintenir un montant fixe ou proposer des options aux participants ? 

Déterminez le mode de vente des billets. Vous pouvez vendre des billets hors ligne par l'intermédiaire de magasins locaux ou de supporters, mais la vente de billets en ligne facilite la tâche. 

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10. Mettre l'accent sur les promotions

Commencez à promouvoir votre événement plusieurs mois à l'avance pour susciter l'intérêt et l'anticipation de votre public cible. Utilisez différents canaux de marketing, tels que les médias sociaux, les bulletins d'information électroniques et votre site web, pour faire passer le message. 

À l'approche de la date de l'événement, envoyez des rappels ciblés aux invités inscrits afin de garantir une forte participation. Ces rappels peuvent inclure les détails de l'événement, les instructions de stationnement et toute mise à jour de dernière minute.

Vous devez également partager le matériel promotionnel par le biais de différents canaux, notamment :

• Médias sociaux :
  ‍Utilisezles publicités sur les médias sociaux pour atteindre le bon public. Incluez le lien d'inscription sur les groupes de médias sociaux avec vos messages.
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• Courriels :
  ‍Créerune série de courriels en trois parties informant votre liste de donateurs de l'importance de votre événement de collecte de fonds.
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• Campagnes d'impression :
  Créez des affiches, des panneaux et d'autres éléments livrables à accrocher dans les bibliothèques locales, les cafés, les supermarchés et d'autres bulletins communautaires pour promouvoir votre événement.
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• Communiqué de presse local :
  ‍Rédigezun bref article sur votre événement en soulignant son objectif et sa mission et envoyez-le par courrier électronique aux organes de presse locaux. 

Vous devez utiliser toutes les stratégies de marketing que votre budget vous permet. Vous pouvez envoyer du matériel promotionnel tel que :

• Une page d'événement
• Bulletins d'information par courrier électronique
• Textes d'invitation à la fête

Conseil de pro : Lorsque vous choisissez des méthodes de marketing, tenez compte des préférences et des comportements de votre public cible. 

Par exemple, si votre événement vise à attirer des supporters plus jeunes, concentrez-vous sur des plateformes de médias sociaux comme Instagram et TikTok. 

Si votre public cible est composé d'entreprises sponsors, envisagez des publicités ciblées sur LinkedIn ou des campagnes de sensibilisation personnalisées par courrier électronique. Adaptez vos messages marketing et vos visuels à votre public spécifique, en soulignant la proposition de valeur et l'impact uniques de l'événement.

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11. Accueillir l'événement

La réussite d'un événement et l'offre d'une expérience mémorable aux invités peuvent stimuler les dons et le soutien à long terme de votre mission.

Le jour de l'événement, vous et votre équipe devrez donner le meilleur de vous-même pour que tous vos efforts en valent la peine. 

Établissez des canaux de communication appropriés entre tous les membres de l'équipe pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Soyez un bon hôte et veillez à ce que les participants passent un bon moment. 

Conseils de pro: Envisagez d'incorporer des éléments de collecte de fonds supplémentaires pour maximiser les recettes :

• Organisez une vente aux enchères en ligne d'objets ou d'expériences offerts.
• Organisez une tombola avec des prix attrayants pour susciter l'enthousiasme et vendre plus de billets.
• Mettez en place un système d'enchères mobile ou des kiosques de dons pour faciliter les contributions et les sécuriser.
• Offrir des possibilités de reconnaissance du parrainage, telles que l'affichage du logo ou des remerciements verbaux.
• Faites participer les participants à des activités interactives, telles qu'un photomaton ou des jeux à thème, afin de créer une expérience mémorable.

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12. Suivi après l'événement

Les journées post-événement sont essentielles pour contacter les participants et consolider vos relations. Elles vous aideront également à évaluer l'impact et le succès de votre événement.

Planifiez vos activités de suivi, qui peuvent inclure

• Remercier les personnes qui ont participé à l'événement, qui l'ont parrainé ou qui se sont portées volontaires. Vous montrerez ainsi que vous appréciez leurs efforts. 
• Demander un retour d'information afin d'engager le dialogue avec les sympathisants nouveaux et existants, d'obtenir leurs conseils et d'améliorer votre prochain événement.
• Guider les nouveaux sympathisants vers les ressources d'information, les détails des programmes et les outils de donation de votre association.
• Collecte et organisation des informations sur les participants à l'aide d'un système de gestion des donateurs afin de faciliter les communications futures.
• Mesurer la réussite de l'événement par rapport aux objectifs fixés précédemment. 

Consultez notre guide et nos modèles de lettres de remerciement pour les dons →

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Liste de contrôle et modèle pour la planification d'événements à but non lucratif

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Comment le YWCA Lethbridge a-t-il économisé 1 189 $ sur les frais de gestion d'événements ?

Le YWCA Lethbridge dispose d'un budget annuel de 5 millions de dollars provenant de dons et de subventions gouvernementales. 

Depuis qu'elle a commencé à utiliser la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite de Zeffy pour vendre des billets pour son gala royal annuel, l'association a économisé 1 189 dollars sur les frais de plateforme et de transaction. 

Aujourd'hui, ils utilisent Zeffy pour la collecte de dons en ligne, la gestion des bénévoles et la vente de billets. 

YWCA Lethbridge a collecté 23 792 $ en utilisant les fonctionnalités préférées de Zeffy, notamment :

• Dons par balayage de code QR.
• Code de réduction sur les billets.
• Option de suivi par courrier électronique.
• Processus de gestion des événements étape par étape. 

Zeffy offre ces fonctionnalités gratuitement !

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Dernières réflexions sur la planification d'événements à but non lucratif

L'organisation d'événements à but non lucratif peut être exigeante, mais une planification réussie de ces événements peut rationaliser le processus. Elle augmente vos chances d'obtenir un retour élevé de votre événement et renforce les relations avec les sympathisants et les donateurs.  

Les étapes de la planification d'un événement décrites dans ce guide vous aideront à organiser vos futurs événements avec plus de finesse.

Pour commencer à planifier, définissez clairement vos objectifs, établissez un budget et obtenez des parrainages. Choisissez une plateforme de collecte de fonds en ligne gratuite comme Zeffy pour gérer la vente de billets, les inscriptions et la gestion des donateurs en un seul endroit.

Quelle que soit la manière dont vous organisez l'événement, cherchez à créer une expérience marquante pour les participants et à vous assurer leur soutien à long terme.

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FAQ sur l'organisation d'événements pour les organisations à but non lucratif

Qu'est-ce qu'un événement à but non lucratif ?

Les événements à but non lucratif sont des activités virtuelles ou en personne organisées par des organisations à but non lucratif afin d'établir un dialogue avec leurs sympathisants actuels et potentiels. 

Ces événements peuvent avoir des objectifs variés, tels que :

• Collecte de fonds pour un programme.
• Rassembler des soutiens pour une nouvelle initiative.
• Obtenir des parrainages d'entreprises.

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Comment organiser un événement caritatif ?

L'organisation d'un événement caritatif est facile si vous suivez ces étapes simples :

• Définissez vos objectifs de collecte de fonds.
• Établir un budget.
• Identifiez votre public.
• Choisissez un lieu accessible pour l'événement. 
• Choisissez un thème attrayant.
• Obtenir des parrainages.
• Mettre en œuvre des campagnes promotionnelles stratégiques.
• Mettre en place des processus de donation simples.

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Comment établir un budget pour un événement à but non lucratif ?

Commencez par définir l'objectif de votre événement afin d'en estimer la taille et le type. Le budget sera différent selon qu'il s'agit d'un événement virtuel ou d'un événement en personne. 

Estimez les recettes potentielles de votre événement et calculez les dépenses estimées pour le lieu, le traiteur, les divertissements, la décoration, la promotion, etc. Conservez un fonds d'urgence dans le budget pour faire face aux dépenses imprévues.

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