Les événements caritatifs sont de puissants catalyseurs de changement, qui rassemblent les communautés pour soutenir des causes importantes. Ils sont également l'occasion d'attirer de nouveaux sympathisants, d'impliquer les donateurs et de nouer des relations fructueuses pour faire avancer votre cause.
L'organisation d'un événement caritatif réussi requiert plus que de bonnes intentions - elle exige une planification minutieuse, de la créativité et une exécution stratégique. Que vous soyez un professionnel chevronné des organisations à but non lucratif ou un bénévole passionné, exceller dans la planification d'événements caritatifs peut considérablement amplifier l'impact et la portée de votre organisation.
Dans ce guide complet, nous vous guiderons à travers les neuf étapes essentielles de la planification et de l'organisation d'un événement caritatif mémorable. Nous vous ferons part d'idées novatrices, de conseils pratiques pour maximiser l'engagement des donateurs et de stratégies pour créer des expériences qui auront un écho auprès de vos sympathisants.
Organiser un événement caritatif réussi en 9 étapes
- Fixer des objectifs réalisables
- Définir un budget
- Décider du type d'événement caritatif à organiser
- Choisir un lieu
- Partenariat avec des entreprises locales
- Recherche de volontaires
- Vendre des billets pour votre événement
- Promouvoir votre événement caritatif
- Envoyer des messages de remerciement
1. Fixer des objectifs réalisables
Il est essentiel de définir des objectifs mesurables pour planifier un événement caritatif réussi. Identifiez le but de l'événement et la façon dont il s'aligne sur la mission de votre association afin de créer une base solide pour vos efforts de planification.
Bien que la génération de revenus soit cruciale pour toute cause caritative, il convient de se demander si d'autres méthodes de collecte de fonds, telles qu'une collecte de vêtements, ne pourraient pas mieux servir votre mission. Adaptez votre projet d'événement caritatif aux besoins de votre association.
L'organisation d'un événement caritatif répond généralement à cinq objectifs :
- Se concentrer spécifiquement sur la collecte de fonds
- Demander des dons sous des formes non monétaires
- Attirer l'attention et les bénévoles sur la cause
- Apprécier et remercier les sympathisants
- Établir des contacts et des relations avec de nouveaux donateurs
2. Définir un budget
Des dépenses imprévues peuvent survenir à tout moment lors de l'organisation d'événements caritatifs. Élaborez un budget détaillé pour votre événement caritatif afin d'anticiper et de gérer efficacement tous les coûts et de garantir un financement maximal pour votre cause.
Il est important que votre plan financier soit aussi précis que possible. Réexaminez les données relatives aux événements passés afin d'analyser ce qui a fonctionné ou les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts de l'événement. Par exemple, si vous avez bénéficié d'une réduction sur le lieu de l'événement parce que vous êtes une organisation à but non lucratif, envisagez de réutiliser le lieu ou de négocier une réduction similaire avec votre prochain lieu d'événement.
Explorer les stratégies utilisées avec succès par d'autres organisations caritatives pour minimiser les coûts tout en organisant des événements exceptionnels.
Conseils de pro pour établir un budget pour votre événement caritatif
- Optez pour un repas à plat unique au lieu d'un buffet ou proposez des rafraîchissements légers.
- Limitez les cadeaux à de petits articles peu coûteux qui peuvent être achetés en grandes quantités, tels que des sous-verres, des stylos et des porte-clés.
- Trouvez quelqu'un au sein de votre réseau ou de votre base de bénévoles pour donner de son temps afin d'offrir un divertissement en direct, comme de la musique.
3. Décider du type d'événement caritatif à organiser
Le choix du type d'événement à organiser est essentiel pour mobiliser votre public cible et obtenir son soutien. Vos sympathisants seraient-ils plus enclins à participer à un marchethon, à un défilé de mode ou à un défi ?
Consultez votre base de données de donateurs pour comprendre leurs préférences. Examinez les événements passés qui ont remporté un franc succès auprès de votre public et développez une idée d'événement caritatif amusant et unique pour votre prochain événement.
Incorporez des éléments attrayants tels que des spectacles musicaux, des invités spéciaux ou des boutiques éphémères afin d'attirer davantage de sympathisants et de créer une expérience mémorable.
4. Choisir un lieu
Il est important de choisir un lieu qui corresponde au type et au thème de votre événement. Par exemple, si vous organisez un défi caritatif en plein air, vous devriez trouver un espace ouvert et spacieux.
Voici d'autres éléments à prendre en compte lors du choix d'un lieu local pour votre événement caritatif :
- Contraintes budgétaires
- Disponibilité et accessibilité
- Localisation
- Parking et transport
- Aménagements et services
- Taille et espace
5. Partenariat avec les entreprises locales
Commencez votre recherche de partenariat au sein de votre cercle proche, puis élargissez-le à l'extérieur. Les entreprises locales que vous connaissez bien peuvent être d'excellents points de départ. Elles seront peut-être plus enclines à vous aider, car un partenariat avec votre événement peut accroître leur visibilité et attirer de nouveaux clients.
Demandez aux membres de votre conseil d'administration et à vos bénévoles s'ils ont des suggestions à faire. Contactez les entreprises qui parrainent des organisations à but non lucratif dans votre région. Même s'il ne s'agit pas d'une aide financière, elles peuvent vous offrir des dons en nature.
Conseils à garder à l'esprit lorsque l'on s'adresse à des entreprises locales
- Être prêt à négocier et à modifier les avantages du partenariat pour répondre aux besoins de l'entreprise
- Fournir un aperçu clair de la manière dont vous envisagez de dépenser la contribution de ces personnes.
- Envisagez d'offrir des avantages, tels que des droits d'appellation ou des laissez-passer pour des événements exclusifs.
- Souligner comment votre association et votre mission s'alignent sur leurs valeurs
6. Recherche de volontaires
Évaluez l'ampleur de votre événement afin de déterminer le nombre idéal de bénévoles requis. Créez une liste de tâches détaillée pour guider vos efforts de recrutement, en évitant d'avoir trop de personnel ou de ne pas être assez préparé.
Prenez contact avec d'anciens bénévoles et demandez-leur de vous recommander, en donnant la priorité à ceux qui ont une expérience pertinente. Faites correspondre les compétences aux responsabilités, optimisez les horaires et proposez des incitations pour stimuler l'engagement. Fournissez à vos bénévoles les outils et la formation nécessaires pour assurer leur réussite et le bon déroulement de votre événement.
7. Vendre des billets pour votre événement
Diversifiez vos sources de revenus en offrant aux sympathisants de multiples moyens de contribuer. La vente de billets constitue l'épine dorsale du financement des événements caritatifs, aussi envisagez-vous de mettre en place un système robuste de billetterie en ligne.
Préparez-vous à accueillir les visiteurs de dernière minute en mettant en place un processus de billetterie rationalisé sur place, tel que le système de point de vente "tap-to-pay" 100% gratuit de Zeffy, qui permet un enregistrement sans contact et améliore l'expérience des visiteurs.
Pour obtenir le soutien de ceux qui ne peuvent pas assister à l'événement, incluez une option de don directe dans votre formulaire d'événement caritatif. Cela permet à chacun de contribuer, quelle que soit sa capacité à participer en personne.
Conseil de pro: envisagez de proposer différents niveaux de billets ou des packages VIP pour répondre aux préférences des différents supporters et augmenter le potentiel de collecte de fonds, tout en offrant des avantages exclusifs à vos supporters les plus dévoués.
8. Promouvoir votre événement caritatif
La promotion de votre événement caritatif est essentielle pour attirer des sympathisants, sensibiliser le public et maximiser le potentiel de collecte de fonds. Utilisez une combinaison de stratégies de marketing numérique et traditionnel pour atteindre un large public et susciter l'enthousiasme pour votre événement.
Exploitez les plateformes de médias sociaux pour créer des posts et des vidéos attrayants présentant votre événement à venir. Organisez des concours sur les médias sociaux et des remises de billets pour générer du buzz et encourager le partage.
Rédigez une annonce convaincante pour votre événement caritatif et communiquez-la aux médias locaux, tels que les journaux et les magazines. Contactez les chaînes de télévision et les stations de radio locales pour obtenir un créneau où vous pourrez parler de votre cause et encourager la participation.
En combinant des stratégies promotionnelles numériques et traditionnelles, vous pouvez atteindre efficacement un public diversifié, susciter l'intérêt pour votre événement caritatif et, en fin de compte, obtenir davantage de soutien pour votre cause.
9. Envoyer des messages de remerciement
La dernière étape de votre plan d'organisation d'un événement caritatif consiste à remercier les personnes qui ont contribué au succès de votre événement. Cela joue un rôle clé dans l'établissement de relations à long terme avec eux.
Envoyez rapidement des notes de remerciement personnalisées ou des cartes électroniques numériques à toutes les personnes qui ont participé à votre événement, y compris les invités, les sponsors et les bénévoles. Vous pouvez même envoyer des notes manuscrites avec des cadeaux à vos principaux donateurs.
Les 10 meilleures idées pour vos prochains événements caritatifs
- Journée de reconstitution historique à thème
- Randonnée guidée dans la nature
- Exposition d'art
- Dîner du Jefferson
- Fête de la rupture du record
- Salle d'évasion virtuelle
- Peinture et dégustation virtuelles
- Atelier d'édition de livres en ligne
- Visite virtuelle de la maison
- Spectacle de magie en ligne
Idées d'événements caritatifs en personne
1. Journée de reconstitution historique à thème
Remontez le temps avec cette idée d'événement caritatif unique et attrayant. Les reconstitutions historiques sont des rassemblements au cours desquels les membres de votre communauté revêtent des costumes historiques et recréent des aspects d'un événement ou d'une période historique.
Choisissez un thème de n'importe quelle période, qu'il s'agisse de l'époque médiévale, de l'ère victorienne, des années folles ou de la guerre civile américaine.
Pour rendre l'événement plus intéressant, prévoyez des activités liées au thème, comme des ateliers de bricolage, de cuisine ou de tissage. Vous pouvez également offrir des prix et des récompenses pour les meilleurs costumes historiques ou pour la meilleure famille ou le meilleur groupe dans les costumes à thème.
Il s'agit d'une idée d'événement familial qui permettra d'attirer un public varié tout en offrant un moyen divertissant et éducatif de soutenir une cause caritative. Votre association peut collecter des fonds en vendant des billets pour l'événement. Vous pouvez également installer des stations de dons tout au long de l'événement.
2. Randonnée guidée dans la nature
Que vous cherchiez à renforcer le sentiment d'appartenance à une communauté ou à collecter des fonds, une randonnée guidée dans la nature est un excellent moyen de faire les deux.
Demandez à votre groupe de supporters de se réunir et de profiter de tout ce que la nature peut offrir. Demandez l'aide d'un garde forestier local ou d'un passionné de la nature de votre réseau pour diriger votre expédition.
Faites payer les participants, puis ajoutez des extras tels qu'un pique-nique, un panier d'encas, des jus de fruits, etc. Vous pouvez également louer des jumelles pour les personnes désireuses d'observer de près des papillons, des oiseaux ou d'autres insectes. Dressez une liste des animaux sauvages facilement observables dans la région afin d'encourager la participation des amoureux de la nature et des insectes.
Vous pouvez même transformer la randonnée en un petit concours, où les randonneurs notent les insectes ou les créatures qu'ils voient au fur et à mesure qu'ils avancent.
3. Exposition d'art
Rassemblez les amateurs d'art pour une bonne cause en organisant une exposition d'art caritative. Organisez un concours pour les artistes locaux ou les membres de la communauté, en faisant payer un droit d'entrée modique et en proposant un jugement professionnel assorti de prix.
Vous pouvez également vous associer à des artistes désireux de vendre leurs œuvres pour votre cause. Les expositions d'art sont des événements polyvalents qui peuvent être autonomes ou compléter d'autres événements de collecte de fonds, offrant ainsi un moyen créatif d'impliquer votre communauté.
4. Le dîner du Jefferson
Dans les années 1800, Thomas Jefferson a fait d'un dîner une tradition dans sa maison de Monticello, en organisant un rassemblement intime de personnes pour discuter d'un sujet choisi. La seule règle était qu'il n'y avait pas plus de 14 personnes présentes et que le sujet de conversation devait être un sujet auquel tout le monde participerait.
Organisez une réunion intime inspirée des dîners intellectuels de Thomas Jefferson. Cet événement permet de recruter des sympathisants, de découvrir de nouvelles idées, de sensibiliser et d'engager les donateurs dans un cadre unique.
Meilleures pratiques pour organiser un dîner à la Jefferson :
- Organiser le dîner au domicile d'un membre du conseil d'administration ou d'un dirigeant d'une organisation à but non lucratif.
- Envisager de faire appel à un traiteur ou de préparer le dîner à l'avance
- Engager des serveurs pour gérer l'ensemble de l'événement, car les hôtes sont aussi des participants.
- Invitez de nouveaux donateurs et administrateurs - la liste des invités doit être courte et intime.
- Choisissez un sujet de réflexion en rapport avec la mission de votre association.
- Créer un sentiment de compréhension et sensibiliser à votre cause
5. Fête de la rupture du record
Mettez vos supporters au défi d'entrer dans l'histoire tout en collectant des fonds pour votre cause. Choisissez un record du monde réalisable qui correspond à la mission de votre association et qui s'adresse à différents groupes d'âge.
Vous pouvez proposer des options de participation individuelle ou en équipe, avec des prix pour différentes catégories afin de stimuler l'engagement. Assurez-vous de trouver un lieu approprié, organisez des divertissements et invitez les médias locaux à couvrir cet événement caritatif passionnant et inhabituel.
Idées d'événements caritatifs virtuels pour collecter des fonds
6. Salle d'évasion virtuelle
Organisez une expérience d'escape room virtuelle où les participants résolvent des énigmes et des défis en équipe en ligne. Cette idée d'événement caritatif interactif encourage la collaboration et le travail d'équipe entre les participants, en favorisant un sentiment de communauté et d'objectif commun.
Vous pouvez organiser cet événement caritatif sur Zoom ou sur des plateformes d'évasion en ligne dédiées.
Lancez l'événement sur l'outil de vidéoconférence de votre choix, en présentant l'événement, l'organisation caritative, le thème et les règles de l'escape room. Assignez à chaque équipe une session d'escape room. Certaines plateformes permettent à plusieurs équipes de concourir simultanément. Offrez des prix à l'équipe gagnante et aux finalistes.
Utilisez le scénario de l'escape room pour sensibiliser les participants à la cause de votre association, aux défis qu'elle doit relever et à l'impact de leur contribution.
7. Paint and sip virtuel
Invitez les sympathisants et les bénévoles à participer à une séance de peinture virtuelle. Faites livrer des toiles, des pinceaux et un ensemble de peintures au domicile de chaque participant, ainsi qu'une bouteille de vin.
Un artiste ou un membre de votre équipe peut guider les participants étape par étape en peignant une scène ou une image qui peut même être liée à votre association.
Encouragez vos participants à partager leurs œuvres d'art finies sur leurs plateformes de médias sociaux. Demandez-leur de taguer votre association afin que vous puissiez diriger leurs followers vers votre profil.
8. Atelier d'édition de livres en ligne
Il y a sûrement des écrivains en herbe dans votre groupe de supporters. Donnez-leur une chance de transformer leur passion en réalité grâce à un atelier d'édition de livres. Engagez un éditeur professionnel qui les aidera à peaufiner leurs projets d'écriture et partagera avec eux des ressources en matière d'édition ainsi que des conseils et des astuces sur la publication.
Il s'agit d'une idée d'événement caritatif rentable. Votre rédacteur en chef peut organiser la session gratuitement, étant donné qu'il n'a pas à quitter son espace. Il accroît ainsi la visibilité de son travail tout en collectant des fonds pour votre organisation caritative.
Il s'agit d'une idée d'événement caritatif rentable dans le cadre duquel votre rédacteur en chef peut organiser la session gratuitement, étant donné qu'il n'a pas à quitter son espace. Il a également l'occasion d'accroître la visibilité de son travail tout en collectant des fonds pour votre organisation caritative.
9. Visite virtuelle de la maison
Permettez à vos sympathisants de visiter virtuellement des maisons ou des jardins magnifiquement décorés dans votre localité. Établissez un partenariat avec un agent immobilier local et demandez-lui de vous présenter ses maisons les plus étonnantes. Un membre de votre équipe ou des bénévoles ayant des connaissances en matière de décoration et de design peuvent animer la session.
Faites payer l'entrée et envisagez d'offrir des kits d'amélioration de la décoration intérieure ou des livres aux participants qui font des dons plus importants.
10. Spectacle de magie en ligne
Transformez le spectacle de magie traditionnel en un événement caritatif en ligne à l'aide d'une plateforme de vidéoconférence telle que Zoom, Google Meet, etc. Engagez un magicien professionnel et établissez un partenariat avec les écoles, les crèches et les autres institutions liées à l'enfance des environs pour faire connaître l'événement.
Organisez l'événement pendant un week-end où les parents peuvent rattraper leur retard sur leur liste de tâches (ou se joindre à eux) pendant que leurs enfants assistent à des spectacles de magie. La plupart des parents apprécient cette occasion de montrer la magie à leurs enfants sans quitter leur domicile.
Vendez des billets pour l'événement en ligne. Moyennant un supplément, vous pouvez organiser une séance de rencontre avec le magicien lors de votre prochain événement de collecte de fonds.
Étude de cas : Comment Y'all a récolté 17 435 $ pour son événement caritatif grâce à Zeffy
Y'all, une association à but non lucratif basée dans l'Indiana et fondée en 2022, se concentre sur la création d'environnements inclusifs pour les personnes homosexuelles. Lors de la planification de leur premier événement de collecte de fonds, "Fill All My Bowls", ils ont découvert Zeffy, une plateforme 100 % gratuite conçue pour les organisations à but non lucratif.
En utilisant les fonctionnalités de Zeffy, notamment la billetterie en ligne, la gestion des donateurs et le paiement direct, Y'all a réussi à collecter 17 435 dollars tout en économisant 850 dollars en frais de plateforme et de transaction. La fonction "tap-to-pay" s'est avérée particulièrement utile pour la vente de billets et les dons sur place pendant l'événement, permettant à Y'all de traiter les transactions rapidement et efficacement.
Bryggs, membre de l'équipe Y'all, a fait l'éloge de l'interface conviviale de Zeffy en déclarant: "Lors de l'événement "Fill All My Bowls", j'étais chargé de l'enregistrement des personnes. Je me suis vraiment familiarisé avec [la plateforme Zeffy], et ce n'était pas difficile. J'ai même formé quelqu'un pendant que nous vendions des billets. La plateforme était si simple qu'il l'a comprise intuitivement sur place".
Fin des événements caritatifs visant à collecter des fonds
Un événement caritatif bien planifié peut unir votre communauté, collecter des fonds et sensibiliser le public à votre cause, faisant ainsi avancer votre mission.
Lorsque vous planifierez votre prochain événement caritatif, inspirez-vous des idées présentées dans ce guide et assurez-vous d'avoir les bons outils pour maximiser le succès de votre événement.
Le logiciel de billetterie événementielle 100% gratuit de Zeffy permet aux organisations à but non lucratif de planifier, de promouvoir et d'organiser facilement des événements caritatifs, qu'ils soient virtuels ou en personne. Contrairement à d'autres plateformes, nous ne prélevons pas un dollar sur vos dons au titre des frais de plateforme ou de traitement.
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