Les organisations à but non lucratif ont besoin de plans stratégiques de collecte de fonds pour remplir leur mission et leur vision. Les calendriers de collecte de fonds peuvent aider les organisations à hiérarchiser les activités de collecte de fonds.
Dans cet article, nous partagerons des éléments et des conseils sur l'élaboration et l'utilisation optimale de votre calendrier de collecte de fonds. Nous avons également inclus un modèle gratuit de calendrier de collecte de fonds à télécharger pour commencer.
Qu'est-ce qu'un calendrier de collecte de fonds ?
Les calendriers de collecte de fonds organisent vos principales activités afin de remplir votre mission et de collecter des fonds pour votre organisation caritative au cours d'une année civile. L'outil peut assigner des dates spécifiques à vos objectifs et détailler le calendrier de toutes les activités de votre équipe.
Les progrès technologiques permettent à votre association d'accéder à davantage de conseils en matière de marketing et de collecte de fonds pour promouvoir votre mission. Votre conseil d'administration vous pousse probablement à ajouter un nouvel outil en ligne à vos activités de collecte de fonds chaque fois qu'il arrive.
À ce stade, vous avez peut-être l'habitude de lancer des idées pour voir quelles tactiques fonctionnent. Que votre organisation suive un calendrier ou une année fiscale, un calendrier de collecte de fonds peut vous aider en présentant le plan stratégique de votre organisation mois par mois.
Il aidera également chaque membre de l'équipe de collecte de fonds à se concentrer sur votre mission et vos objectifs tout au long de l'année. L'ajout de dates limites pour les événements et les campagnes, de rôles et de responsabilités clés, d'objectifs financiers et d'un budget permettra à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
Les calendriers de collecte de fonds peuvent aider à suivre l'évolution de la situation :
- Calendrier et programmes des événements de collecte de fonds
- Pousser à l'obtention de dons importants
- Délais pour le matériel de marketing
- Des messages sur les médias sociaux pour promouvoir les activités clés
- Matériel promotionnel pour les campagnes
- Événements clés pour la gestion des donateurs
- Périodes de renouvellement pour les membres à but non lucratif
- Répartition des tâches entre les membres de l'équipe
Éléments clés d'un calendrier de collecte de fonds
Objectifs SMART
Lorsque vous élaborez les calendriers de collecte de fonds de votre organisation à but non lucratif, suivez les objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps). Votre calendrier doit rappeler les objectifs de collecte de fonds que vous avez inclus dans votre plan de collecte de fonds.
Avant de ventiler votre plan par mois, vous devez inclure des plans spécifiques et mesurables pour tous les groupes de donateurs.
Pour chaque activité de collecte de fonds, vous devez préciser qui fait quoi et quand, les détails spécifiques de la campagne et les objectifs financiers et autres.
Groupes de donateurs
La collecte de fonds est avant tout une affaire de relations. La communication avec les donateurs est essentielle à cet égard. Avant de commencer, vous devez segmenter vos donateurs en groupes et déterminer les campagnes et les événements qui les intéresseront suffisamment pour qu'ils fassent un don. Lorsque vous élaborez votre calendrier, indiquez à quel moment vous devez envoyer des imprimés, des courriels et des messages sur les médias sociaux à chaque type de donateur.
La communication avec les grands donateurs est un autre élément essentiel à ajouter à votre calendrier de collecte de fonds. Votre association doit disposer d'un plan de gestion des déplacements pour chaque grand donateur. Ce plan doit prévoir des courriers spécifiques, des appels et des réunions en personne avec chacun d'entre eux.
Activités de collecte de fonds
Des échéances difficiles
Les événements et les campagnes de collecte de fonds sont les premiers et les plus faciles à ajouter à votre calendrier de collecte de fonds. Il s'agit notamment de votre gala annuel de collecte de fonds et des campagnes de fin d'année. D'autres dates à inclure ici sont les fêtes annuelles et les célébrations, comme la Journée internationale de la femme, qui vous permettent d'envoyer des communications à des types de donateurs spécifiques, de renforcer les relations et de collecter des fonds.
Vous devez également ajouter à votre calendrier les réunions du conseil d'administration, les réunions budgétaires, toutes les dates de demande de subvention et toutes les autres dates limites exigées par les fondations.
Les nouvelles associations n'ont pas d'événements passés sur lesquels baser leur calendrier, il est donc essentiel de faire preuve de diligence et de voir quand d'autres organisations organisent leurs événements. Il est donc essentiel de faire preuve de diligence et de voir quand d'autres organisations organisent leurs événements. Vous devriez également examiner votre base de donateurs et voir quels types d'événements pourraient les intéresser.
C'est le moment idéal pour voir si vous pouvez organiser des événements avec d'autres organisations à but non lucratif. Entrez en contact avec des organisations à but non lucratif dont la mission est similaire à la vôtre et nouez des relations dans la mesure du possible.
Délais d'action
Il est essentiel de ne pas se contenter d'indiquer les dates de début et de fin des événements de collecte de fonds. La plupart des événements nécessitent des parrainages, des donateurs en nature, du marketing et des bénévoles pour être couronnés de succès. Pour chaque date clé et chaque campagne, vous devrez ajouter les délais d'action suivants :
- Réunions du comité de l'événement
- Parrainage et sollicitation d'articles en nature
- Formation des volontaires
- Recherche de grands donateurs
- Appels aux donateurs
- Sensibilisation des grands donateurs
- Remerciements
- Réunions en personne
- Appels téléphoniques
Membres clés de l'équipe
Un calendrier de collecte de fonds permet à tous les membres de l'équipe d'être sur la même longueur d'onde. Chaque échéance clé et chaque date limite d'action doit indiquer le nom de la personne responsable.
Tous vos événements et campagnes de collecte de fonds devraient être dotés d'un comité de bénévoles. Ces bénévoles seront responsables d'une grande partie de la recherche de sponsors et de donateurs et contribueront à l'organisation des événements. En ajoutant ces rôles à votre calendrier, vous réduirez le stress des membres de votre conseil d'administration et de votre personnel, tout en leur apportant des compétences utiles et des relations personnelles.
Budgets
Les budgets des organisations à but non lucratif doivent être rendus publics. Votre budget comprendra des objectifs de collecte de fonds pour chaque événement et campagne. L'ajout de ces objectifs aux documents de communication avec les donateurs contribuera à les enthousiasmer.
Les budgets pour chaque événement et campagne facilitent également la planification de votre calendrier de collecte de fonds. Si vous prévoyez de collecter davantage de fonds au cours des trois derniers mois de l'année ou pendant les mois d'été, vous pouvez programmer simultanément des actions de sensibilisation des grands donateurs afin d'augmenter les fonds récoltés lors de ces événements.
Télécharger notre modèle gratuit de calendrier de collecte de fonds
En apprenant quels éléments ajouter à votre calendrier de collecte de fonds, vous vous demanderez peut-être comment le présenter pour aider tous les membres de l'équipe à comprendre les objectifs de votre organisation et à hiérarchiser vos besoins. Nous avons ajouté un modèle gratuit de calendrier de collecte de fonds pour vous aider à créer votre propre calendrier.
En créant votre calendrier en ligne, vous le rendez accessible à tous les membres de votre équipe, avec une vue simple de l'année à venir. Lorsque vous créez votre calendrier à l'aide de modèles compatibles avec des plateformes de collaboration telles que Google Sheets, vous pouvez :
- Recherche facile d'informations et d'événements programmés
- Suivre les mises à jour au fur et à mesure que les semaines passent avec de nouveaux progrès
- Réduire le temps nécessaire à l'élaboration de votre calendrier
- Ajouter des onglets personnalisés en fonction de l'utilisation que vous souhaitez en faire
- Ajouter des images là où elles peuvent appuyer l'information d'un coup d'œil
- Obtenir de meilleurs résultats grâce à la création en temps réel par plusieurs personnes
Astuce : pour télécharger une version Excel, cliquez sur "Fichier", puis sélectionnez "Exporter" et choisissez "Microsoft Excel XLSX".
5 conseils pour tirer le meilleur parti de votre calendrier de collecte de fonds tout au long de l'année
1. Alignez votre calendrier de collecte de fonds sur votre plan stratégique
L'objectif premier des calendriers de collecte de fonds est de s'aligner sur votre plan stratégique et de le partager d'une manière facilement exploitable. Votre plan stratégique de collecte de fonds doit identifier les buts et les objectifs de votre organisation.
Votre calendrier de collecte de fonds permet d'axer votre plan sur les dates clés, les événements spéciaux et les campagnes de collecte de fonds qui constituent votre stratégie. De nombreuses organisations à but non lucratif apprécient d'établir l'ensemble du calendrier en une seule fois, puis d'y apporter des modifications en cours de route.
2. Garder une certaine souplesse
Tout au long de l'année, votre calendrier doit être flexible. Les événements spéciaux et les objectifs de collecte de fonds de la campagne changeront parce que vous n'avez pas recueilli suffisamment d'argent lors d'un événement spécial. Il faudra peut-être ajouter un événement ou trouver d'autres grands donateurs.
Lorsque vous créez votre calendrier, laissez une marge de manœuvre pour pivoter et vérifier son fonctionnement. Par exemple, il se peut que vous deviez déplacer la date de lancement d'une collecte de fonds à la fin de l'année, ce qui aura une incidence sur vos initiatives du mardi de la générosité. En prévoyant des changements de ce type, votre organisation disposera d'une plus grande marge de manœuvre pour engager les sympathisants de manière réfléchie.
3. Le rendre modifiable par votre équipe
Le fait de rendre les membres de l'équipe responsables des différentes activités de collecte de fonds et de leur confier des responsabilités spécifiques contribuera également à l'adaptabilité de votre calendrier. L'utilisation d'outils de gestion de projet pour partager et modifier votre calendrier de collecte de fonds vous permet de garder tous les membres sur la même longueur d'onde.
C'est là que les modèles permettant des modifications en temps réel au lieu d'enregistrer plusieurs versions sont précieux. En évitant toute confusion, vous atteindrez plus rapidement vos objectifs et resterez organisé tout au long du processus.
4. Ne pas programmer trop de choses à la fois
Vous devez limiter les activités de collecte de fonds et les dates clés lorsque vous établissez votre calendrier original de collecte de fonds. Si vous planifiez trop de choses à la fois, vous aurez moins de marge de manœuvre pour modifier et adapter le calendrier lorsque les choses se dérouleront différemment de ce qui avait été prévu.
Limitez vos efforts de collecte de fonds à quelques événements et campagnes majeurs pour l'année. Les demandes de subvention, les contacts avec les grands donateurs et les autres formes de communication avec les donateurs se feront au cours des autres mois.
5. Garder le cap sur votre mission
Enfin, vous ne devez pas oublier d'utiliser votre calendrier de collecte de fonds pour promouvoir la mission de votre organisation et vous concentrer sur sa réalisation. Vous avez déjà fait la moitié du chemin si vous avez aligné votre calendrier sur le plan stratégique de collecte de fonds de l'organisation. Vous pouvez également mettre l'accent sur votre mission en ajoutant vos énoncés de mission et de vision à votre calendrier de collecte de fonds et à toutes les communications de l'équipe.
Quelques rappels pour rester orienté vers la mission :
- Veillez à ce que votre approche des collectes de fonds sur le marché soit pertinente
- Décidez de quelques thèmes clés pour l'année qui correspondent bien à votre mission.
- Tenir compte de votre communauté et des personnes qui vous soutiennent lors de chaque nouvelle initiative de collecte de fonds
- N'hésitez pas à personnaliser votre modèle en fonction des stratégies auxquelles vos donateurs sont sensibles.
- Réfléchissez à la manière dont vous pouvez intégrer votre histoire tout au long de l'année, en veillant à ce qu'elle soit cohérente d'un mois à l'autre.
Conclusion
La collecte de fonds est un processus stratégique qui nécessite une équipe solide. Les calendriers de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif aident ces dernières à établir un plan détaillé que tous les membres de l'équipe peuvent suivre. Votre calendrier de collecte de fonds aidera les membres de l'équipe à choisir les meilleurs événements et campagnes de collecte de fonds pour entrer en contact avec les donateurs et collecter davantage de fonds.
Nous espérons que notre modèle de calendrier de collecte de fonds gratuit vous aidera à élaborer votre calendrier et votre plan stratégique. Nous savons également que les nouvelles organisations à but non lucratif doivent tirer le meilleur parti de chaque dollar collecté. C'est pourquoi Zeffy propose des outils de collecte de fonds en ligne 100 % gratuits pour vous aider à atteindre cet objectif.
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