L'organisation d'événements de collecte de fonds est un excellent moyen de collecter des fonds pour votre organisation et d'élargir votre base de soutien. Outre les dons et les subventions, les événements de collecte de fonds constituent une source de revenus essentielle pour de nombreuses organisations à but non lucratif. Mais surtout, c'est un excellent moyen de s'amuser tout en soutenant une bonne cause.
Un guide complet sur la façon de lancer votre propre événement de collecte de fonds, testé et approuvé par plus de 4 000 organisations à but non lucratif.
Que vous soyez un professionnel chevronné ou un nouveau collecteur de fonds, poursuivez votre lecture pour découvrir comment faire de votre prochain événement le plus réussi possible.
Organiser un événement de collecte de fonds, c'est plus facile que vous ne le pensez !
Les organisations à but non lucratif organisent des collectes de fonds pour diverses raisons. Il peut s'agir de collectes de nourriture ou de fournitures, d'événements de solidarité ou d'événements caritatifs. Dans cet article, nous nous concentrerons principalement sur les événements caritatifs visant à collecter des fonds pour une organisation ou une cause. Si elles sont correctement organisées, les collectes de fonds caritatives sont un excellent moyen de générer du soutien pour une cause ou une organisation. Les recettes peuvent être directement transférées à la mission, mises en banque pour soutenir des opérations futures, ou utilisées pour l'expansion de vos installations et de vos équipements.
Le succès des événements de collecte de fonds à but non lucratif commence par le choix du bon endroit.
Plutôt que d'essayer de penser à l'événement parfait et de trouver ensuite les moyens de le réaliser, il peut être utile de commencer par se fixer des objectifs.
Tout d'abord, identifiez les besoins financiers de votre organisation. La fixation d'un objectif est un bon point de départ pour la planification d'un événement. Un gala avec 300 invités peut permettre de récolter beaucoup d'argent, mais si votre organisation n'a besoin que d'un petit coup de pouce, un événement plus facile à coordonner serait peut-être plus judicieux. En revanche, si votre organisation a connu des difficultés en raison du COVID ou d'autres circonstances, un événement de plus grande envergure pourrait être ce dont vous avez besoin.
Outre la collecte de fonds, votre organisation peut avoir d'autres objectifs pour son événement, tels que l'obtention d'une base de soutien plus large, une plus grande publicité pour votre ASBL et l'exposition de votre cause, et la possibilité d'attirer des donateurs importants.
Une fois que vous avez identifié vos objectifs, il est temps de commencer à penser à l'événement lui-même. Essayez de penser à des événements qui plairaient à vos supporters en particulier, et à des événements qui correspondent à la mission de votre organisation. Par exemple, si vous faites partie d'une organisation éducative ou sportive, un tournoi sportif visant à collecter des fonds pour de nouveaux équipements serait un excellent choix. En revanche, si vous vous concentrez sur l'environnement, une course cycliste se terminant dans un lieu pittoresque pourrait être un excellent moyen de susciter l'intérêt des gens pour votre OSBL. Tenez compte des caractéristiques démographiques de vos sympathisants, de l'endroit où ils se trouvent, ainsi que des sites et des lieux que vous avez à votre disposition.
C'est également le moment idéal pour désigner une équipe de direction pour l'événement. Selon l'événement que vous organisez, il peut y avoir beaucoup de variables, comme la réservation et la mise en place du lieu, l'organisation de la restauration et du divertissement, le marketing, la vente de billets, etc. En général, un directeur exécutif ou un directeur des événements sera chargé de l'ensemble de l'événement, mais il peut être utile de déléguer des tâches spécifiques pour s'assurer qu'elles sont toutes correctement prises en charge.
Enfin, vous devez établir un budget pour l'événement avant de trop le planifier. Il va sans dire que vous ne devriez pas dépenser dix-neuf mille dollars pour en collecter vingt mille. Cependant, il faut également tenir compte du fait que vous devrez investir une partie du capital de votre organisation afin de lancer l'événement de collecte de fonds. Pour vous assurer de rentabiliser cet investissement, établissez un budget détaillé des fonds qui seront alloués. Cela inclut des éléments comme le divertissement, la nourriture, les boissons, les invitations, le personnel et le lieu de l'événement lui-même. Créer une feuille de calcul avec différents prestataires de services peut être un excellent moyen de suivre et de comparer les coûts. En outre, vous devriez gonfler votre budget pour tenir compte de tous les coûts imprévus.
Comment promouvoir votre événement caritatif ?
Maintenant que vous savez comment organiser un événement de collecte de fonds à des fins caritatives, il est temps de penser à le promouvoir. Quelle que soit l'ampleur de votre planification, un événement ne vaut que par ses invités. Une fois que vous avez planifié votre événement, vous êtes prêt à commencer à le commercialiser. Idéalement, votre stratégie de marketing comprendra plusieurs moyens de communication, notamment des messages sur les médias sociaux, la promotion du site Web, des lectures à la radio locale, des bulletins d'information par courriel, des dépliants et le bon vieux courrier postal.
Si vous disposez d'un système de gestion des donateurs, consultez vos notes sur les donateurs pour avoir une idée des canaux de communication qui ont été les plus efficaces par le passé. Si la plupart de vos dons se font encore sous forme de chèques ou d'espèces, des invitations physiques peuvent être plus efficaces qu'une invitation par courriel. D'autre part, si votre site web est très fréquenté, placer l'événement sur votre page d'accueil est un excellent moyen de le promouvoir.
En plus de faire salle comble, la promotion d'un événement peut être une excellente raison de contacter des sponsors potentiels. Les sponsors d'un événement sont des particuliers ou des entreprises qui apportent une contribution financière importante à l'événement. Il peut s'agir d'une situation gagnante pour toutes les parties, car le sponsor bénéficie d'une exposition et d'une publicité (et d'une déduction fiscale) tandis que l'organisation obtient des ressources et une expertise supplémentaires. Essayez de contacter des entreprises locales ou des personnalités de la communauté pour obtenir un parrainage.
Vendez facilement des billets de collecte de fonds avec un logiciel de billetterie
Maintenant que votre événement a commencé à attirer l'attention, il est temps de commencer à vendre des billets ! Que vous prévoyiez ou non de vendre des billets à l'entrée, vous voudrez également inclure une option en ligne. Non seulement ces billets peuvent être achetés longtemps à l'avance, mais ils facilitent également le suivi, la délivrance de reçus et le suivi des participants.
Les options en ligne facilitent également la mise en place de plusieurs options de billetterie et d'options supplémentaires. Outre les billets d'entrée générale, vous pouvez également créer une option à prix réduit pour les membres de votre organisation, un forfait VIP haut de gamme pour les plus dépensiers, ou donner à vos donateurs la possibilité d'ajouter un don supplémentaire à votre organisation en plus de leur achat de billets.
Bien sûr, un logiciel de billetterie peut facilement grever votre budget. Avec Zeffy, vous pouvez créer des formulaires de billetterie personnalisés, envoyer automatiquement des reçus fiscaux à tous vos participants et assurer un suivi avec eux après l'événement, le tout sans frais pour votre organisation.
Gestion des événements de collecte de fonds le jour J
Vous avez planifié votre événement, préparé le terrain, fait la promotion et planifié encore. Bien que vous puissiez avoir l'impression que le travail acharné est derrière vous, le jour précédant l'événement est le moment idéal pour faire des retouches de dernière minute et s'assurer que tout est prêt à se dérouler comme prévu. Si ce n'est pas déjà fait, assurez-vous que le lieu est décoré et que vos bénévoles, vos animateurs et vos invités savent quand ils doivent arriver et où ils doivent aller. Si vous avez le temps, faites une brève "vérification du son" pour vous assurer que l'éclairage, le système de sonorisation et la technologie sont installés et prêts pour vos invités. Mais ne vous fatiguez pas trop, vous avez encore un événement à apprécier !
Communication après l'événement de collecte de fonds
Votre événement est peut-être terminé, mais votre travail, lui, ne l'est pas. L'un des grands avantages de l'organisation d'événements de collecte de fonds est qu'ils vous permettent de nouer des relations. Cimentez ces relations en assurant un suivi après l'événement et en remerciant vos invités pour leur soutien et leur participation à votre mission. C'est le moment idéal pour informer vos supporters des progrès de votre organisation et de votre cause. Dites-leur à quoi servira l'argent qu'ils ont aidé à collecter et l'effet qu'il aura. Vous pouvez également effectuer un bref sondage pour savoir ce qui a été apprécié par vos invités et ce qui ne l'a pas été. Ces informations peuvent contribuer grandement à assurer le succès de l'événement année après année.
Une fois encore, la plateforme de collecte de fonds que vous choisissez peut avoir un impact significatif sur la quantité de travail que vous devez faire. Une plateforme comme Simplyk envoie automatiquement des reçus fiscaux à tous ceux qui ont fait une contribution, et vous permet de personnaliser votre propre courriel de remerciement après l'événement. Quelle que soit la plateforme que vous choisissez, assurez-vous qu'elle vous facilite la vie non seulement pendant le processus de planification, mais aussi pendant le suivi.
