Comment organiser une collecte de fonds pour une organisation à but non lucratif.

L'organisation d'un événement caritatif - sans parler de l'organisation d'un événement de collecte de fonds - n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît. Oui, une collecte de fonds réussie est un bon moyen de recueillir des fonds pour votre organisme sans but lucratif tout en augmentant le nombre de vos donateurs, mais c'est aussi beaucoup de travail. Et le plus difficile est de savoir par où commencer.

Nous avons élaboré ce guide de planification d'événements de collecte de fonds pour aider votre association ou votre organisme de bienfaisance à tirer le meilleur parti de son prochain événement de collecte de fonds.

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Liste de contrôle pour la planification d'un événement de collecte de fonds à but non lucratif.

Vous êtes peut-être un adepte de la liste de contrôle, mais vous êtes peut-être aussi un adepte de l'improvisation. Si vous êtes un adepte des listes de contrôle, cette section est faite pour vous. Si ce n'est pas le cas, nous vous recommandons tout de même d'y jeter un coup d'œil.

Notre liste de contrôle n'est pas figée. Elle sert de ligne directrice pour commencer :

Nous n'allons pas détailler chacune de ces étapes, mais nous allons passer en revue quelques-unes des étapes les plus, disons, impliquées.

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Comment organiser une collecte de fonds ? Définissez clairement vos objectifs, votre public et votre budget.

Ce point peut sembler évident, mais il vaut la peine d'être rappelé.

Quels sont vos objectifs en matière de collecte de fonds ?

Quel est l'objectif de votre événement de collecte de fonds ? Cherchez-vous à collecter des fonds, à sensibiliser le public à votre cause ou à établir un dialogue avec les donateurs ? Un gala réunissant 300 invités peut rapporter beaucoup d'argent, mais si votre organisation n'a besoin que d'un petit coup de pouce, une activité plus facile à coordonner pourrait être plus judicieuse. Dans ce cas, une marche-o-thon ou un barbecue seront mieux à même de faire connaître votre cause et d'attirer de nouveaux donateurs.

Une fois que vous aurez défini clairement vos objectifs, il vous sera plus facile d'élaborer un plan cohérent.

À qui s'adresse votre collecte de fonds ?

Souhaitez-vous faire appel à des donateurs individuels, à des entreprises ou aux deux ? Souhaitez-vous impliquer la communauté locale ? Encourager les donateurs existants à participer davantage ou attirer de nouveaux donateurs vers votre cause ? Connaître les intérêts et les préférences de votre public vous aidera à planifier tout le reste. Vous pouvez avoir plus d'un public à l'esprit, mais le fait de les classer par ordre de priorité vous aidera à cibler votre message, votre thème, vos activités et vos dépenses.

Essayez de penser à des événements qui pourraient plaire à vos sympathisants et qui sont conformes à la mission de votre association. Si vous faites partie d'une organisation éducative ou sportive, un tournoi sportif visant à collecter des fonds pour l'achat de nouveaux équipements pourrait être une bonne idée. En revanche, si vous vous intéressez à l'environnement, une course cycliste se terminant dans un lieu pittoresque pourrait être un excellent moyen de susciter l'intérêt des gens pour votre association.

Gardez à l'esprit les caractéristiques démographiques de vos supporters, l'endroit où ils se trouvent, ainsi que les lieux et les sites que vous avez à proximité.

Combien souhaitez-vous investir dans votre événement de collecte de fonds ?

Connaître votre budget vous aidera à établir des priorités pour toutes les autres décisions. Vous devrez investir une partie du capital de votre organisation dès le départ afin de lancer votre événement de collecte de fonds à but non lucratif, et le fait de savoir combien vous devez investir vous permettra d'établir plus facilement des priorités quant à la somme à dépenser. Pour vous assurer d'obtenir un retour sur investissement, établissez un budget détaillé de l'affectation des fonds. Pouvez-vous vous permettre de payer un lieu de réunion ? Y aura-t-il des activités ou des divertissements ? La nourriture sera-t-elle incluse ou disponible à l'achat ? Pouvez-vous commander des marchandises à l'avance ? Combien de billets seront vendus ? Avez-vous besoin de sponsors ? Cette liste peut devenir très longue, très rapidement. La création d'une feuille de calcul avec différents prestataires de services peut être un excellent moyen de suivre et de comparer les coûts, sans compter qu'elle vous aidera à garder la tête froide. Oh, et n'oubliez pas de prévoir un petit supplément dans votre budget pour couvrir les frais imprévus.

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L'emplacement, l'emplacement, l'emplacement. La réussite d'un événement de collecte de fonds repose sur le choix du bon emplacement.

Une grande partie de la planification d'un événement de collecte de fonds consiste à déterminer où il aura lieu et comment le réserver à l'avance. Pour un restaurant, il suffit d'un appel téléphonique rapide pour entamer la discussion. Un centre communautaire peut vous faire économiser beaucoup d'argent, mais n'enverra peut-être pas le bon message. Un parc public peut vous obliger à demander plusieurs autorisations. La fermeture de routes pour un marathon ou une randonnée cycliste nécessite des autorisations.

Connaître sa ville ou sa communauté facilite grandement la recherche et la réservation d'un lieu. Mais si vous êtes nouveau ou si vous avez besoin d'aide pour trouver un lieu pour votre collecte de fonds, ChatGPT peut vous être utile. Nous avons même écrit un article à ce sujet : ChatGPT peut vous aider à planifier votre prochaine collecte de fonds.

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Comment promouvoir un événement à but non lucratif ?

Savoir comment organiser un événement de collecte de fonds est certainement une grande partie de l'organisation d'un événement caritatif, l'autre partie étant la promotion de l'événement.

Une fois que vous avez bien planifié votre événement de collecte de fonds, il est temps de commencer à penser à sa promotion (nous savons qu'il y a vraiment trop de choses à faire). (Après tout, un événement a besoin d'invités.

Une stratégie de marketing solide comprend généralement plusieurs moyens de communication : messages sur les médias sociaux, promotion du site web, publicités à la radio, bulletins d'information par courrier électronique, affiches dans les magasins locaux et peut-être même un bon vieux courrier postal. Et n'oubliez pas le bouche-à-oreille.

Si vous utilisez le système de gestion des donateurs de Zeffy (ou tout autre système de gestion d'événements caritatifs), jetez-y un coup d'œil pour vous faire une idée des formes de communication qui ont fonctionné pour vous dans le passé. Par exemple, si la plupart de vos dons se font encore sous forme de chèques ou d'argent liquide, des invitations physiques pourraient être plus efficaces qu'un courrier électronique. De même, si votre site web est très fréquenté, l'affichage de l'événement sur votre page d'accueil est probablement un excellent moyen de le promouvoir.

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Tirez le meilleur parti de votre événement de collecte de fonds à but non lucratif ou caritatif.

En plus de faire salle comble, la promotion de votre événement est une excellente excuse pour contacter non seulement vos donateurs actuels, mais aussi les donateurs et sponsors potentiels.

Le fait d'avoir ne serait-ce qu'un seul sponsor pour votre événement de collecte de fonds peut contribuer à alléger le fardeau du coût total. Et il n'est pas nécessaire que les parrainages se limitent à l'argent. Un restaurant local peut faire don de son temps ou de sa nourriture, un magasin d'articles de sport peut contribuer au coût de l'équipement, et les municipalités ou les gouvernements peuvent contribuer à la crédibilité de l'événement. Les parrainages sont avantageux pour les deux parties (ce n'est pas pour rien que le secteur à but lucratif détient les droits de dénomination de presque tous les stades jamais construits) : le sponsor bénéficie d'une visibilité et d'une déduction fiscale, tandis que vous obtenez des ressources et une expertise supplémentaires pour votre événement de collecte de fonds.

Essayez de contacter des entreprises locales ou des personnalités de la communauté pour obtenir un parrainage. Le pire qui puisse arriver est qu'ils disent non, pas cette fois-ci. Mais même s'ils refusent, vous aurez informé une personne de plus de l'événement de collecte de fonds de votre association.

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Délégué. Déléguer. Déléguer. Ou : Survivre à l'événement de collecte de fonds de votre association.

Lorsqu'il s'agit d'organiser une collecte de fonds pour un organisme à but non lucratif ou une œuvre de bienfaisance, il est essentiel de demander de l'aide pour réussir et ne pas perdre la tête. Selon l'événement que vous planifiez, il peut y avoir beaucoup à faire : réserver et aménager le lieu, organiser la restauration, réserver les spectacles, le marketing, la vente des billets, le nettoyage, les permis et les licences, les parrainages, etc. La liste devient très longue, très vite, et il peut être utile de déléguer des tâches spécifiques pour s'assurer qu'elles sont bien prises en charge - et pas par vous.

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Comment mettre en place la vente de billets pour votre événement de collecte de fonds :

Nous aurions vraiment dû placer cette section un peu plus haut. Mais nous y voilà. Les billets et leur vente peuvent être un casse-tête pour tout événement de collecte de fonds. Heureusement, il existe des plateformes en ligne qui peuvent faciliter la vente et la gestion des billets. Nous avons entendu de bonnes choses sur les fonctions de gestion d'événements à but non lucratif de Zeffy, comme la vente de billets en ligne pour les collectes de fonds. Mais ce n'est qu'une idée parmi d'autres.

Que vous prévoyiez ou non de vendre des billets à la porte, vous voudrez probablement inclure une option en ligne. Non seulement ces billets peuvent être achetés à l'avance pour vous aider à planifier, mais ils facilitent également le suivi, l'émission de reçus fiscaux et la relance des participants. (Oui, la vente de billets en ligne de Zeffy pour les organisations à but non lucratif vous permet de faire tout cela).

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La billetterie en ligne de Zeffy facilite également la mise en place d'options de billetterie multiples et de suppléments. En plus des billets d'entrée générale, vous pouvez créer une option de réduction pour les membres de votre organisation, un forfait VIP pour ceux qui dépensent le plus, ou donner à vos donateurs la possibilité d'ajouter un don supplémentaire à votre organisation.

Nous savons ce que vous pensez, et Zeffy peut sembler cher, mais c'est 100% gratuit (nous payons même les frais de transaction). Alors n'hésitez pas à créer des formulaires de billetterie personnalisés, à envoyer automatiquement des reçus fiscaux à tous vos participants et à les relancer après l'événement - tout cela est gratuit pour les organisations à but non lucratif.

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Que faire après votre événement de collecte de fonds ?

Votre événement est peut-être terminé, mais votre travail ne l'est pas, comme le veut la tradition des organisations à but non lucratif.

L'un des grands avantages de l'organisation d'événements de collecte de fonds est qu'elle vous permet de nouer des liens. Tirez le meilleur parti de vos nouveaux donateurs potentiels en assurant un suivi après l'événement et en remerciant tous vos invités pour leur soutien et leur participation.

L'événement qui suit la collecte de fonds est également un excellent moment pour informer vos sympathisants des progrès de votre association ou de votre œuvre de bienfaisance.

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Quelques idées à inclure dans le courriel de remerciement de votre événement de collecte de fonds :

• Dites merci. (Celle-ci est évidente.)
• Expliquez-leur à quoi servira l'argent qu'ils ont contribué à collecter et l'effet qu'il aura.
• Incluez quelques photos de l'événement et peut-être même un lien vers un lecteur permettant à vos donateurs de télécharger les photos dans lesquelles ils figurent.
• Mentionnez les points forts.
• Remerciez vos sponsors, vos bénévoles, votre municipalité, votre lieu de réunion, etc.
• Incluez un bref sondage pour savoir ce qui a été populaire lors de votre événement de collecte de fonds et ce qui ne l'a pas été. (Ces informations peuvent vous aider à faire en sorte que la collecte de fonds de votre association ou de votre organisme de bienfaisance soit couronnée de succès année après année).

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Ouf ! Voilà, c'est fait. Nous espérons que votre prochain événement de collecte de fonds sera un franc succès. Et, comme toujours, si vous avez besoin d'aide pour mettre en place votre formulaire de billetterie, votre campagne peer-to-peer ou pour assurer le suivi avec un courriel de remerciement, nous sommes là pour vous aider !

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