Organiser un événement caritatif : 8 étapes pour les organisations à but non lucratif

Quels que soient les objectifs ou la mission de votre association, le processus de planification et d'exécution d'un événement de collecte de fonds réussi exige une réflexion approfondie et stratégique. Et s'il n'est pas bien exécuté, votre association risque de perdre des fonds cruciaux ou des sympathisants importants.

De la définition d'objectifs clairs à l'engagement des participants, ce guide vous aidera à planifier un événement de collecte de fonds.

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8 étapes faciles pour planifier votre événement de collecte de fonds

• Étape 1 : Déterminer les objectifs et la mission

• Étape 2 : Évaluer vos ressources

• Étape 3 : Choisir une idée de collecte de fonds

• Étape 4 : Constituer une équipe

• Étape 5 : Sécuriser les sponsors 

• Étape 6 : Diffusion de l'information

• Étape 7 : Impliquer les participants

• Étape 8 : Assurer le suivi et remercier

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Étape 1 : Déterminer les objectifs et la mission

Avant d'entrer dans les détails de l'organisation d'un événement réussi, il est essentiel que votre association identifie d'abord les objectifs de l'événement lui-même. Ces objectifs guideront non seulement le processus de planification et vos efforts de collecte de fonds, mais ils serviront également de boussole, garantissant que chaque aspect de votre événement s'aligne sur la mission de votre organisation.

Vos objectifs peuvent être des objectifs de collecte de fonds ou des objectifs liés à la collecte d'argent. Ils peuvent aussi viser à attirer de nouveaux donateurs pour accroître la sensibilisation ou la participation à des événements, à essayer de faire connaître un projet spécifique ou à créer des relations durables avec les sympathisants.

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Quels que soient vos objectifs, il est important de les rendre SMART, c'est-à-dire spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps :

• Spécifique : Lorsqu'il s'agit d'un événement caritatif, indiquez clairement ce que vous souhaitez obtenir en l'organisant. Veillez à éviter les formulations vagues ou ambiguës.

• Mesurable : Déterminez un objectif mesurable, afin de pouvoir suivre et quantifier vos progrès par rapport aux événements passés.

• Réalisables : Fixer des objectifs trop ambitieux peut conduire à la frustration et à la démotivation. Évaluez les ressources, les compétences et le temps dont vous disposez pour déterminer si l'objectif est réalisable.

• Pertinent : Assurez-vous que l'objectif est pertinent par rapport aux aspirations plus larges de votre organisation et qu'il contribue de manière significative à votre mission.

• Limités dans le temps: Les objectifs doivent être assortis d'un délai de réalisation défini. Cela permet de créer un sentiment d'urgence et de fixer une date limite pour la réalisation de l'objectif. 

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💡 Exemples d'objectifs SMART:

• Réunir 30 000 dollars de dons en ligne lors de notre gala pour financer 10 bourses d'études.

• Recruter 50 bénévoles pour notre prochaine course de course de collecte de fonds de 5 km dans les 6 prochaines semaines.

• Obtenir 5 parrainages dans les 4 prochaines semaines pour couvrir les dépenses de la vente aux enchères.

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Étape 2 : Évaluer vos ressources

Avant de vous lancer dans la planification d'un événement de collecte de fonds, vous devez évaluer ce que vous avez à votre disposition :

• Un budget détaillé : Réfléchissez à la somme dont vous disposez pour financer cet événement. Tenez compte des coûts estimés pour le lieu, le matériel promotionnel, les salaires du personnel de l'événement, etc. Prévoyez également un budget pour les dépenses imprévues.

• Personnel : Demandez-vous si vous disposez ou non d'une main-d'œuvre suffisante pour organiser l'événement avec succès. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être recruter des bénévoles ou des membres du conseil d'administration.

• Outils : Évaluez les types d'outils dont vous disposez ou dont vous pourriez avoir besoin. Il peut s'agir d'une plateforme de dons, d'un outil de billetterie pour les événements, ou même d'un CRM ou d'une base de données de donateurs pour organiser toutes les activités de don.

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Étape 3 : Choisir une idée de collecte de fonds

Il existe des centaines d' idées différentes de collecte de fonds parmi lesquelles les organisations à but non lucratif peuvent choisir. En fonction de votre mission, de votre public et de vos ressources, certaines peuvent être mieux adaptées à vos besoins que d'autres. Considérez quelques idées d'événements comme :

• Collecte de fonds entre pairs : Faites appel à des sympathisants passionnés en les encourageant à collecter des fonds pour votre cause dans le cadre d'une collecte de fonds de pair à pair. Chaque personne crée sa propre page de collecte de fonds et demande à ses amis et à ses relations personnelles de faire des dons.

• Événements : Organisez une soirée chic qui vous aidera à collecter des fonds pour votre cause. Proposez de la bonne nourriture, des activités amusantes et même des divertissements comme des conférenciers invités. Vous collecterez des fonds grâce à la vente de billets ou à d'autres activités de collecte de fonds lors de l'événement. Vous pouvez également organiser un événement très divertissant, comme un concert de bienfaisance.

• Vente aux enchères: Organisez une vente aux enchères en direct, ou envisagez même des enchères silencieuses, où les gens font des offres pour gagner des objets tels que des œuvres d'art, des voyages ou des expériences uniques. Ce type d'événement vous permettra de collecter des fonds grâce à la capacité de votre association à vendre des billets, à collecter des dons lors de l'événement et, bien sûr, à la mise aux enchères des objets.

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Étape 4 : Constituer une équipe

Pour préparer et planifier un événement de collecte de fonds, vous devrez réunir une équipe de supporters ou d'employés de confiance. Pour que l'organisation de l'événement soit la moins stressante possible, créez et attribuez des rôles et des responsabilités. Il peut s'agir de

• Coordonnateur du marketing et de la promotion : Une personne qui s'occupera de la création et de la diffusion de matériel de marketing sur l'événement, ainsi que des efforts de sensibilisation. La promotion de l'événement peut prendre la forme d'un marketing par courriel, de publicités sur les médias sociaux ou même de campagnes de publipostage. Vous pouvez aussi sortir des sentiers battus et contacter les journaux locaux pour faire passer le message.

• Coordinateur de l'événement : Permettez à une personne de s'occuper de la coordination de l'événement. Il peut s'agir de la communication avec les fournisseurs, de l'aménagement du lieu et de la planification minutieuse de l'événement. Le coordinateur de l'événement peut même s'entraîner pour s'assurer que l'événement se déroule sans accroc.

• Coordinateur technologique : Pour les événements de grande envergure, il est essentiel d'utiliser des outils de haute technologie afin de maximiser la collecte de fonds. Déléguez une personne de l'équipe chargée de l'événement pour s'occuper de la coordination de la technologie.

• Coordonnateur de l'engagement communautaire : Une fois que l'événement de collecte de fonds a commencé, le travail n'est pas terminé. Une personne doit être chargée d'entrer en contact avec les participants et de susciter un engouement constant dans l'espace où se déroule l'événement.

• Coordonnateur des divertissements et des activités: La plupart des événements de collecte de fonds comprennent plus d'une activité. Désignez une personne chargée de veiller à ce que chaque jeu ou activité de divertissement (ou les autres activités de l'événement principal !) soit pris en charge. Elle encouragera les gens à se joindre à la fête.

• Coordinateur des bénévoles : Si vous comptez sur l'aide de bénévoles pour organiser votre événement - qu'il s'agisse de quelques personnes ou d'un grand nombre - demandez à une personne de coordonner tous leurs efforts. Elle communiquera avec les bénévoles pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que l'événement est réussi.

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Étape 5 : Sécuriser les sponsors 

La recherche de sponsors est l'une des étapes les plus importantes de la collecte de fonds pour un événement. Le parrainage d'entreprise peut y contribuer :

• Couvrir les coûts de l'événement

• Fournir des dons en nature

• Faites connaître votre événement

• Renforcer la crédibilité 

• Faire appel à davantage de bénévoles 

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Pour obtenir des sponsors potentiels, veillez à :

• Identifiez votre public cible : Pensez aux entreprises locales, aux sociétés ou aux organisations qui ont un intérêt manifeste pour votre cause. Vous pouvez également rechercher des sponsors en fonction de critères démographiques tels que l'emploi, la capacité de don, etc.

• Créez des niveaux de parrainage : Assurez la flexibilité des niveaux de parrainage avec les avantages correspondants, tels que l'emplacement du logo, l'espace du stand ou des mentions exclusives.

• Créez votre proposition et votre argumentaire : Créez une proposition de parrainage convaincante décrivant les détails de votre événement, son objectif et les avantages qu'en retireront les sponsors. Envoyez-les ensuite aux sponsors potentiels.

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Étape 6 : Diffusion de l'information

L'un des aspects les plus importants de l'organisation d'une collecte de fonds est le marketing. Si les sympathisants ne sont pas au courant de votre événement, ils ne viendront probablement pas. Lorsque vous réfléchissez à la manière de faire passer le message, veillez à utiliser plusieurs canaux de communication. Il peut s'agir de

• Médias sociaux: Publiez votre événement à venir sur Instagram, Facebook, X ou même Linkedin, en fonction de l'endroit où se trouve votre public. En outre, envisagez de travailler avec des influenceurs pour toucher un public plus large.

• Courriel : Envoyez des courriels personnalisés ou en masse pour avertir les sympathisants de votre événement. Ces courriels doivent contenir des informations sur la manière d'acheter des billets, un programme, etc. Consultez nos alternatives à Mailchimp si vous êtes à la recherche d'une plateforme d'envoi d'e-mails.

• SMS : Créez une campagne SMS avec un lien vers le site web de votre événement pour la billetterie.

• Courrier direct : Envoyez des lettres ou des brochures personnalisées avec un code QR permettant aux supporters d'acheter des billets et de répondre à l'invitation.

• Site web : Créez une page dédiée à l'événement où les supporters pourront facilement répondre à l'invitation.

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Étape 7 : Impliquer les participants

La planification qui précède l'événement est généralement celle qui demande le plus d'efforts. Cependant, le travail n'est pas terminé une fois que l'événement a commencé. Pour que les participants restent engagés, s'amusent et fassent des dons, assurez-vous d'inclure quelques jeux et stratégies de collecte de fonds supplémentaires lors de l'événement, par exemple :

• Tombolas et loteries : Encouragez les participants à s'inscrire à une tombola ou à participer à une loterie. (Pour savoir comment organiser une tombola, cliquez ici)

• Appel de fonds en direct : Invitez les participants à faire un don sur place à votre cause caritative en lançant un appel émotionnel.

• Possibilités de mise en réseau : Proposez des "speed dating" de mise en réseau ou des zones particulières de l'événement où les professionnels peuvent se mettre en relation.

• Produits à vendre : Proposez des t-shirts ou des chapeaux personnalisés, par exemple, que les participants peuvent acheter. Ou encore, des aliments supplémentaires (comme des mini-ventes de pâtisseries) et des boissons qui ne font pas partie du menu. Bien entendu, proposez également des moyens faciles d'accepter des dons sur place (pensez à scanner pour faire un don, à des pages de collecte de fonds adaptées aux téléphones portables, etc.)

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Étape 8 : Assurer le suivi et remercier

Une fois l'événement terminé, le travail de gestion de l'événement n'est pas terminé. Veillez à remercier tous les participants et les donateurs pour la réussite de la collecte de fonds et pour leur soutien financier. Exprimer sa gratitude est l'un des meilleurs moyens de faire en sorte que les donateurs se sentent bien, et même de les encourager à faire des dons à l'avenir.

• Messages sur les médias sociaux : Postez des photos de votre événement à but non lucratif, notez l'impact et exprimez votre gratitude aux supporters. Vous pouvez même leur faire savoir si vous avez atteint les objectifs de votre événement de collecte de fonds.

• Remerciements personnalisés: Envoyez un courriel personnalisé ou appelez directement un supporter pour le remercier de sa participation. (Consultez nos modèles de lettres de remerciement ici)

• Envoyez des reçus : Si vos sympathisants ont fait un don lors de l'événement, assurez-vous qu'ils reçoivent un reçu de don avec les informations fiscales nécessaires.

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6 pièges à éviter lors de l'organisation d'une collecte de fonds

1. Ne pas mettre en évidence l'impact

Ne pas communiquer clairement l'impact des dons et la manière dont ils contribuent à la mission peut entraîner un manque de motivation chez les donateurs potentiels. Ils veulent comprendre les résultats tangibles de leurs contributions.

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Comment mettre en évidence l'impact :

• Expliquer clairement les effets directs et positifs 

• Utiliser des histoires, des images et des données 

• Faites venir des bénéficiaires pour qu'ils témoignent.

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2. Ne pas utiliser un langage centré sur le donateur

Lors de la collecte de fonds pour votre organisation à but non lucratif, l'utilisation d'un langage qui se concentre uniquement sur les besoins de l'organisation plutôt que de souligner le rôle et l'impact du donateur peut conduire à un manque de connexion avec les supporters potentiels. 

Les donateurs veulent se sentir valorisés et comprendre comment leurs contributions font la différence. Un langage centré sur l'organisation peut sembler impersonnel et ne pas trouver d'écho auprès du public.

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Comment utiliser un langage centré sur le donateur:

Utilisez des phrases telles que "c'est grâce à vous que cela est possible" pour montrer que vous appréciez leur contribution.

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3. Ne pas proposer plusieurs façons de donner

Restreindre les options de don à une seule méthode ou plateforme peut limiter l'accessibilité pour les donateurs potentiels qui ont des préférences ou des contraintes. Les gens ont des préférences différentes quant à la manière dont ils contribuent, et le fait de limiter les options peut décourager les donateurs potentiels.

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Comment offrir de multiples façons de donner:

Utilisez un système de paiement qui accepte une variété de méthodes de donation. Il peut s'agir d'Apple Pay, de Google Pay ou même de Venmo. De plus, assurez-vous que votre association propose plusieurs canaux de dons différents. Il peut s'agir de plateformes de collecte de fonds en ligne, d'applications mobiles, de dons par SMS et d'autres options.

4. Ne pas faire de recherche de prospects à l'avance

Négliger la recherche de donateurs potentiels peut coûter à votre association un soutien crucial. Les appels personnalisés et ciblés ont plus de chances de trouver un écho auprès des donateurs. Sans recherche de prospects, les organisateurs risquent de manquer des occasions d'engager les donateurs de manière efficace.

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Comment faire de la recherche de prospects :

‍Conduiredes recherches approfondies sur les prospects à l'aide d'outils tels que iWave et DonorSearch pour comprendre les antécédents, les intérêts et la capacité de don des donateurs potentiels.

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5. Ne pas relier l'événement à la mission

Déconnecter l'événement de collecte de fonds de la mission de l'organisation peut entraîner une certaine confusion et un manque de clarté quant à l'objectif des fonds collectés. Les donateurs sont plus enclins à soutenir une cause lorsqu'ils comprennent comment leurs contributions s'inscrivent dans la mission et les objectifs globaux de l'organisation.

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Comment lier l'événement à la mission :

‍Dans tout le matériel de marquage, exprimez clairement le lien entre l'événement de collecte de fonds et la mission de l'organisation. Expliquez exactement comment les fonds collectés aideront la cause.

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6. Ne pas utiliser les bons outils

Ignorer les outils et les technologies utiles aux organisations à but non lucratif peut rendre les choses plus difficiles, limiter le nombre de personnes que vous pouvez atteindre et vous faire rater des occasions d'entrer en contact avec des donateurs. Si vous n'utilisez pas ces outils, vous risquez de perdre du temps et de rater des occasions d'entrer en contact avec les gens.

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Comment trouver et utiliser les bons outils pour votre collecte de fonds :

Utilisez une plateforme qui offre des outils de marketing et de communication, une billetterie pour les événements, des formulaires de dons en ligne, etc. En outre, veillez à choisir une plateforme qui offre un excellent service à la clientèle et une grande facilité d'utilisation, afin d'éviter tout problème.

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Comment Jerry Jame a collecté gratuitement plus de 70 000 dollars

Jerry Jam, un festival de musique très apprécié de la scène artistique dynamique du Vermont, était confronté à un défi courant dans le secteur de l'événementiel : maintenir sa rentabilité tout en gardant le prix des billets accessible à sa communauté. Les plateformes de billetterie traditionnelles réduisaient leurs marges avec des frais de traitement importants, ce qui avait un impact direct sur la viabilité du festival et sur les coûts des participants. C'est alors qu'ils ont trouvé Zeffy.

Grâce à la plateforme de billetterie sans frais de Zeffy, Jerry Jam a pu atteindre tous ses objectifs de vente de billets à moindre coût. Depuis qu'il utilise la plateforme, Jerry Jam a traité avec succès 70 703 $ de ventes de billets par le biais de la plateforme Zeffy, économisant ainsi la somme impressionnante de 3 535 $ en frais de traitement.

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Organiser une collecte de fonds gratuitement avec Zeffy

La planification d'un événement à but non lucratif demande beaucoup de temps et d'énergie, qu'il s'agisse d'un événement virtuel, hybride ou en personne. Mais avec le bon plan et les bons outils, votre association peut créer une expérience mémorable pour tout le monde. En outre, vous pourrez recueillir des dons importants et établir des liens durables avec les sympathisants.

Que votre association souhaite organiser un gala ou une vente aux enchères, Zeffy est le meilleur logiciel tout-en-un de planification d'événements et de collecte de fonds, entièrement gratuit. Doté d'outils pour la gestion des donateurs, le marketing et la communication, l'organisation de tirages au sort et de loteries, et la vente de billets, il permet aux organisations à but non lucratif de gérer l'ensemble de leurs collectes de fonds en un seul endroit.

Contrairement à d'autres plateformes, Zeffy est la seule à ne pas facturer de frais de plateforme ou de traitement aux organisations à but non lucratif. Cela signifie que lorsqu'un donateur donne 100 $, 100 $ vont directement à votre cause - et pas un centime de moins. Convivial et apprécié pour son excellent service client, Zeffy est utilisé chaque jour par des centaines d'organisations à but non lucratif pour contribuer à rendre le monde meilleur.

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