Votre premier événement communautaire n'a pas besoin d'être élaboré pour avoir un impact. Voici comment créer un lien significatif avec vos sympathisants tout en conservant une organisation simple et efficace.
Choisir le bon format
Restez simple et accessible :
- Cocktail après le travail
- Rencontre matinale autour d'un café
- Déjeuner et session d'apprentissage
Pourquoi cela fonctionne-t-il ? Il s'agit de formats familiers qui ne nécessitent pas de planification complexe ni de budget important.
Les bases de la planification intelligente
Timeline
- Fixer la date 3 semaines ou plus à l'avance
- Choisissez un délai de 2 à 3 heures
- Choisir un lieu facilement accessible
- Prévoir environ 20 à 30 personnes
Sélection du lieu
- Prendre en compte les espaces communautaires
- Recherche de sites partenaires
- Assurer un bon accès aux parkings et aux transports en commun
- Vérifier les caractéristiques d'accessibilité
Proposition de déroulement du programme
2-HourFormat de l'événement :
- 30 min - Accueil et inscription
- 20 min - Présentation de la mission
- 20 min - Histoires d'impact
- 30 min - Discussion ouverte
- 20 min - Appel à l'action et mise en réseau
Les présentations doivent être brèves et se concentrer sur la connexion.
Une approche respectueuse du budget
- Partenariat avec des entreprises locales
- Rechercher des dons en nature
- Proposer des contributions volontaires
- Minimiser les décorations
- Privilégier la conversation plutôt que la production
Calendrier des communications essentielles
BeforeEvent :
- Invitation initiale (3 semaines avant)
- Premier rappel (1 semaine avant)
- Dernier rappel (2 jours à l'avance)
Après l'événement :
- Notes de remerciement (dans les 24 heures)
- Partage de photos (dans les 48 heures)
- Mise à jour de l'impact (dans un délai d'une semaine)
Liste de contrôle pour le jour de l'événement
EssentialItems :
- Matériel de présentation de base
- Méthode de collecte des dons
- Appareil photo pour les photos
Les clés de la réussite
Do:
- Privilégier les relations personnelles
- Partager des exemples concrets d'impact
- Des présentations courtes
Ne le faites pas :
- Surcharger l'emploi du temps
- Établir des barrières à l'entrée
- Manquer des occasions de remercier
Utiliser Zeffy pour faciliter la gestion des événements
Zeffysimplifie l'organisation d'événements. Vous pouvez :
- Créer des pages d'événements professionnelles
- Gestion automatique des inscriptions
- Envoyer des rappels automatiques
- Traiter les paiements en toute sécurité
- Suivi facile des présences
Conseil de pro : Les outils de gestion d'événements de Zeffy sont également entièrement gratuits, ce qui vous permet de maximiser l'impact de votre événement.
Mesurerl'impact
Trackingthese metrics :
- Acquisition de nouveaux donateurs
- Inscription des bénévoles
- Intérêts sur les événements futurs
Perspectives d'avenir
Votrepremier événement n'est qu'un début. En fonction de son succès, envisagez d'organiser d'autres types d'événements à l'avenir, comme par exemple :
- Ventes aux enchères caritatives
- Dîners de collecte de fonds
Conseil de pro : Quel que soit le type d'événement que vous choisissez, Zeffy a probablement un modèle de formulaire qui répond à vos besoins. Explorez nos différentes options de gestion d'événements pour trouver celle qui convient le mieux à votre rassemblement.
Remember: L'objectif n'est pas la perfection - il s'agit de créer des liens authentiques avec vos sympathisants. Restez simple, concentrez-vous sur votre mission et laissez transparaître l'histoire de votre impact.
