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Comment Zeffy peut être gratuit ?
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L'obtention du statut 501(c)(3) n'est que le début de votre parcours associatif - vous devez ensuite vous conformer en permanence à toutes les réglementations fédérales, étatiques et locales relatives aux associations à but non lucratif. Cela est essentiel non seulement pour préserver votre statut d'exonération fiscale, mais aussi pour maintenir la confiance du public et conserver une bonne réputation au sein de la communauté.
Pour rester en conformité, votre organisation doit satisfaire à plusieurs exigences, qu'il s'agisse de déposer les documents et rapports financiers requis ou de respecter les politiques opérationnelles et les règles en matière de collecte de fonds.
Comprendre et gérer ces obligations parallèlement aux activités liées à votre mission peut s'avérer difficile. C'est pourquoi nous avons créé ce guide simple avec une liste de contrôle pratique pour vous aider à maintenir la conformité des organisations à but non lucratif et à éviter les problèmes juridiques potentiels.
Exigences fédérales et nationales en matière d'enregistrement
1. Déclarations annuelles à l'IRS
Toutes les organisations de type 501(c)(3) doivent déposer chaque année le formulaire 990 auprès de l'Internal Revenue Service. Ce formulaire recueille des informations sur les dépenses, les revenus et les réalisations de votre organisation, ainsi que sur la rémunération du personnel clé, y compris les dirigeants, les administrateurs et les employés hautement rémunérés qui gagnent plus de 100 000 dollars par an.
Le formulaire 990 de l'IRS est un document public qui informe les subventionneurs et les donateurs des décisions de financement. Lorsque vous remplissez les sections narratives, assurez-vous qu'elles communiquent efficacement la mission, l'impact et les activités de votre association.
Votre organisation à but non lucratif doit soumettre régulièrement des rapports d'entreprise pour rester en conformité avec les lois de l'État - généralement tous les ans ou tous les deux ans, selon l'endroit où vous vous trouvez. Ces rapports, qui peuvent porter des noms différents d'un État à l'autre, mettent à jour les informations clés de votre organisation, telles que l'adresse, les membres du conseil d'administration et l'agent enregistré.
Soyez attentif aux délais de dépôt et aux frais, car le fait de ne pas les respecter peut compromettre la bonne réputation de votre association et sa capacité à fonctionner légalement.
3. Mise à jour des autorisations de sollicitation d'œuvres de bienfaisance
La plupart des États exigent que les organisations caritatives à but non lucratif s'enregistrent avant de solliciter des dons et remplissent des formulaires de renouvellement annuels détaillant leurs activités de collecte de fonds. Si votre organisation collecte des fonds dans plusieurs États, vous devez vous enregistrer et renouveler votre enregistrement chaque année dans chaque État.
Chaque État a ses propres exigences en matière d'enregistrement et ses propres délais de renouvellement. La Californie exige que les renouvellements soient effectués avant le 15e jour du cinquième mois suivant la fin de l'exercice fiscal. En revanche, la Floride exige que les renouvellements soient effectués à la date anniversaire de l'enregistrement.
Rapports financiers et documentation
4. Tenir des registres financiers précis
Conservez des registres détaillés de toutes les transactions financières, y compris les reçus, les factures et les fiches de paie. Ces documents favorisent la transparence, la santé financière et la conformité de l'association. Ils sont essentiels pour les déclarations fiscales des associations, les demandes de subventions et les parrainages d'entreprises, car ils prouvent votre situation financière et vos pratiques de gestion.
Vous pouvez facilement gérer et organiser ces dossiers avec le bon logiciel de comptabilité. Une solution fiable permet de suivre les revenus, les dépenses et les dons affectés, tout en facilitant les rapprochements bancaires, les rapports mensuels et les déclarations fiscales en temps voulu.
En vous engageant à effectuer des audits réguliers, vous pouvez faire preuve de responsabilité, instaurer la confiance avec les parties prenantes et prévenir la mauvaise gestion financière.
Vous pouvez réaliser des audits internes avec le personnel ou les membres du conseil d'administration afin d'identifier les lacunes dans les politiques financières et les pratiques de collecte de fonds.
Vous pouvez également envisager des audits externes annuels réalisés par des experts-comptables. Ces audits impartiaux examinent la santé financière de votre organisation et garantissent la conformité avec les normes comptables des organisations à but non lucratif, les exigences en matière de subventions et le statut d'exonération fiscale au niveau fédéral.
6. Soumettre des rapports annuels spécifiques à l'État
La plupart des États acceptent le formulaire 990, que vous déposez chaque année auprès du gouvernement fédéral, mais certains États ont des exigences supplémentaires en matière de dépôt. Les rapports financiers annuels spécifiques à l'État sont soumis au secrétaire d'État ou à d'autres organismes de réglementation désignés.
Ils confirment que l'association est active et fournissent des informations actualisées sur ses activités, ses dirigeants et sa situation financière. Consultez le site Web du secrétaire d'État de votre État pour prendre connaissance des exigences et des échéances en matière de dépôt annuel, car celles-ci varient en fonction de l'endroit.
Gouvernance du conseil d'administration et gestion des politiques
7. Organiser des réunions régulières du conseil d'administration
Organisez des réunions du conseil d'administration tous les mois, tous les deux ans ou selon les modalités prévues par les statuts de votre association et les réglementations de l'État. Consignez les procès-verbaux des réunions, car certains États exigent légalement que les organisations à but non lucratif documentent et conservent les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.
Bien qu'une réunion du conseil d'administration comporte plusieurs éléments clés, il n'est pas nécessaire de transcrire la réunion mot à mot. Pensez à inclure les détails suivants dans votre procès-verbal :
Principes de base de la réunion (date, heure, lieu)
Présence (membres présents et absents)
Rappel à l'ordre et à l'heure
Approbation du procès-verbal de la réunion précédente
Rapports (financier, comité, directeur exécutif)
Motions déposées, auteurs et résultats du vote
Principales discussions et décisions
Actions à entreprendre et responsables
L'heure de clôture de la réunion et la signature du secrétaire ou du rédacteur du procès-verbal.
Il est essentiel de réviser et de mettre à jour les statuts de votre association pour s'assurer qu'ils restent en phase avec les activités actuelles de l'association et qu'ils sont conformes aux exigences légales. Ces statuts servent de cadre de gouvernance, définissant les règles de prise de décision, la structure du conseil d'administration et les processus organisationnels.
Lors de la révision, vérifiez si les statuts existants reflètent la taille, la mission et les pratiques de gouvernance actuelles de votre association. Prenez note de toute modification apportée à la législation nationale et fédérale sur les organisations à but non lucratif, notamment en ce qui concerne la composition du conseil d'administration et les exigences en matière de conflits d'intérêts, et mettez-les à jour en conséquence.
Vous devez revoir et mettre à jour vos statuts tous les deux ou trois ans - ne dépassez pas cinq ans.
9. Élaborer et maintenir des politiques relatives aux conflits d'intérêts
Examinez chaque année votre politique en matière de conflits d'intérêts avec les membres du conseil d'administration afin de vous assurer qu'elle reste efficace et conforme aux activités de l'organisation et aux exigences légales.
Une politique bien définie en matière de conflits d'intérêts est essentielle pour la gouvernance des organisations à but non lucratif. Ce document guide les membres du conseil d'administration, les dirigeants et les employés dans l'identification, la divulgation et la gestion des conflits potentiels qui pourraient avoir un impact sur la prise de décision ou la réputation de l'organisation.
L'adoption et l'application d'une politique en matière de conflits d'intérêts peuvent protéger vos processus de prise de décision et démontrer votre responsabilité vis-à-vis des parties prenantes.
Conformité de la collecte de fonds
10. Fournir des remerciements aux donateurs
Il est important de remercier tous les donateurs, quel que soit le montant de leur don, mais certains dons sont soumis à des exigences légales. L'IRS oblige les organisations à but non lucratif à fournir des accusés de réception officiels pour les dons de 250 $ ou plus.
Ces remerciements doivent inclure un reçu de don avec le nom de l'association, l'EIN, la date du don, le montant et une note indiquant si des biens ou des services ont été échangés.
Tenez des registres détaillés de tous les dons et activités de collecte de fonds afin de vous conformer aux exigences du formulaire 990 de l'IRS. Le suivi de vos fonds permet également d'obtenir des informations précieuses sur vos habitudes en matière de dons.
Vous pouvez identifier les méthodes de collecte de fonds qui apportent le plus de soutien et celles qui nécessitent des ajustements, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées sur les futures stratégies de collecte de fonds.
12. Veiller à la bonne utilisation des fonds
La gestion des fonds des donateurs exige une intendance minutieuse afin de maintenir la confiance et la conformité légale. Respectez scrupuleusement les restrictions imposées par les donateurs et n'utilisez les fonds désignés qu'aux fins spécifiées.
Pour les dons non affectés, veillez à ce que les dépenses soient conformes à la mission et au budget approuvé de votre association.
Documenter clairement toutes les affectations de fonds, en particulier pour les subventions assorties d'exigences spécifiques. Cette transparence permet d'éviter les allégations d'utilisation abusive tout en démontrant aux parties prenantes une gestion financière responsable.
Gestion des employés et des salaires
13. Classer correctement les travailleurs
La classification des travailleurs a une incidence sur tout, des obligations fiscales à la responsabilité juridique. Pour déterminer s'il s'agit d'un salarié ou d'un entrepreneur, il convient d'examiner des facteurs tels que le contrôle du travail, la structure de paiement et la durée de la relation.
Une classification incorrecte peut entraîner de lourdes pénalités de la part de l'IRS et du ministère du Travail, tout en exposant votre association à d'éventuelles poursuites judiciaires. Révisez régulièrement vos classifications, en particulier lorsque les rôles ou les responsabilités changent.
14. Respecter la législation en matière d'emploi
Les organisations à but non lucratif doivent respecter les lois fédérales et nationales sur l'emploi afin de garantir un traitement équitable des employés et de rester en conformité avec la loi. Ces lois comprennent plusieurs réglementations clés :
Loi sur les normes du travail (FLSA): La FLSA fixe des normes en matière de salaire minimum, de rémunération des heures supplémentaires, de tenue de registres et de travail des enfants. Elle s'applique généralement aux organisations à but non lucratif dont les activités commerciales génèrent un revenu annuel de plus de 500 000 dollars.
Loi sur le congé familial et médical (FMLA): La loi FMLA impose aux entreprises de plus de 50 salariés d'accorder jusqu'à 12 semaines de congé non rémunéré, protégé par l'emploi, pour des raisons familiales et médicales.
Loi sur les Américains handicapés (ADA): Les organisations comptant plus de 15 employés doivent respecter les règles de l'ADA afin de prévenir la discrimination et de garantir des aménagements raisonnables.
Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA): L'OSHA exige des employeurs qu'ils maintiennent des lieux de travail exempts de risques de sécurité reconnus afin de protéger la santé et le bien-être de la main-d'œuvre.
15. Satisfaire aux exigences en matière d'impôt sur les salaires
En tant qu'organisation à but non lucratif employant des salariés, vous devez vous conformer aux exigences en matière d'impôt sur les salaires en retenant les salaires des employés et en versant des cotisations patronales. Ces paiements doivent être versés aux autorités fiscales fédérales, étatiques et parfois locales.
Les employeurs doivent calculer et retenir l'impôt fédéral sur le revenu sur les salaires des employés en se basant sur le formulaire W-4 fourni par l'employé.
Les employeurs doivent retenir l'impôt sur le revenu de l'État auprès de leurs employés, le cas échéant. Même si elles sont exemptées de la FUTA (Federal Unemployment Tax Act), les organisations à but non lucratif sont souvent soumises à la SUTA (State Unemployment Tax Act). Certains États autorisent les organisations de type 501(c)(3) à opter pour un remboursement plutôt que pour des cotisations régulières.
Les employeurs doivent cotiser à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie, ainsi qu'à l'assurance-chômage de l'État.
Téléchargez notre liste de contrôle pour assurer la conformité de votre association.
La gestion d'une organisation à but non lucratif est déjà assez difficile sans avoir à se soucier des échéances de conformité. Téléchargez cette liste de contrôle simple pour vous aider, vous et votre conseil d'administration, à suivre l'essentiel - des déclarations annuelles aux exigences en matière de gouvernance.
Liste de contrôle stratégique de la conformité des organisations à but non lucratif [Prochainement]
Derniers mots sur les exigences de conformité des organisations à but non lucratif
La conformité ne consiste pas seulement à cocher des cases - c'est votre passerelle vers une croissance durable. En créant un programme de conformité bien structuré, vous pouvez asseoir votre crédibilité auprès des parties prenantes, attirer des donateurs importants et renforcer les possibilités de collecte de fonds.
Commencez par établir des politiques claires, en attribuant des responsabilités dans les domaines clés de la conformité et en créant un calendrier des échéances fiscales. Mettez l'accent sur la formation régulière du personnel afin de vous assurer que chacun comprend ses obligations légales, tout en réalisant des audits trimestriels pour détecter rapidement les problèmes potentiels.
Grâce à cette approche systématique, vous pouvez facilement prévenir la non-conformité et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre mission.
FAQ sur la conformité des organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif doivent rendre des comptes à différentes parties prenantes, notamment :
Organismes gouvernementaux et réglementaires : Les organisations à but non lucratif doivent se conformer aux réglementations juridiques et fiscales au niveau fédéral et au niveau de l'État.
Les donateurs : Les organisations à but non lucratif doivent rendre des comptes aux donateurs qui les soutiennent, en veillant à ce que les fonds soient utilisés de manière responsable et transparente à bon escient.
Bénéficiaires : Les organisations à but non lucratif sont responsables devant les communautés ou les individus qu'elles servent, et veillent à ce que leurs programmes servent efficacement les communautés cibles.
Les bénévoles et le personnel : Les organisations à but non lucratif ont la responsabilité envers leurs membres de créer un environnement favorable dans lequel le personnel et les bénévoles se sentent valorisés et en sécurité.
Un agent de conformité pour les organisations à but non lucratif veille à ce que l'organisation opère dans les limites légales, éthiques et réglementaires. Il aide votre organisation à développer des programmes de conformité et à respecter les réglementations, évitant ainsi les amendes et les pénalités. Ses principales responsabilités sont les suivantes
Création, mise à jour et mise en œuvre de politiques internes pour maintenir la conformité
Former les membres du conseil d'administration, le personnel et les autres membres sur les questions de conformité
Réalisation d'audits pour évaluer la conformité et identifier les domaines de non-conformité potentiels
Vérification de l'exactitude des rapports financiers et de l'utilisation des fonds pour répondre aux exigences de l'IRS et aux restrictions imposées par les donateurs.
Examiner les partenariats, les subventions et les accords avec les fournisseurs pour s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques juridiques et organisationnelles.
Bien qu'il n'existe pas de règles spécifiques en matière d'audit, certains facteurs peuvent déclencher un audit des organisations à but non lucratif :
Législation nationale : Lorsque le financement annuel dépasse certains montants, les États exigent souvent des audits indépendants
Les statuts de l'organisation : Les documents fondateurs de votre association peuvent mentionner que vous devez effectuer des audits réguliers.
Organismes subventionnaires : La plupart des organismes subventionnaires demandent des audits ainsi que des états financiers, car ils veulent des preuves d'une gestion financière saine.
IRS : L'IRS contrôle généralement les organisations à but non lucratif lorsque les formulaires requis ne sont pas remplis ou qu'il constate des problèmes de déclaration.
Même si votre association n'est pas tenue de faire l'objet d'un audit, celui-ci peut vous donner une idée précise de la santé financière et de la conformité de votre organisation.
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