Comprendre le formulaire 990 : Un guide pas à pas pour les organisations à but non lucratif

Le formulaire 990 est plus qu'une simple formalité administrative pour les organisations à but non lucratif. Il s'agit d'une obligation de déclaration annuelle cruciale qui leur permet de conserver leur statut d'exonération fiscale. 

L'Internal Revenue Service (IRS) exige le formulaire 990, un rapport financier qui démontre la légitimité et la transparence de l'organisation vis-à-vis du gouvernement et du public. Vous vous interrogez peut-être sur l'importance du formulaire 990 dans la gestion ou la création d'une organisation à but non lucratif, sur les différents types de formulaires et sur la procédure à suivre, étape par étape, pour les remplir correctement. 

Nous sommes là pour vous fournir des informations détaillées sur les exigences, les méthodes et les meilleures pratiques en matière de dépôt du formulaire 990 et sur son importance pour le maintien du statut d'exonération fiscale des organisations à but non lucratif.

Table des matières‍

• Qu'est-ce que le formulaire 990 ?

• Pourquoi le formulaire 990 est-il important ?

• Types de formulaires 990 pour les organisations à but non lucratif

• Mon association doit-elle déposer un formulaire 990 ?

• Comment remplir le formulaire 990 pour conserver son statut d'exonération fiscale : Guide étape par étape

• Qui est chargé de remplir et d'envoyer le formulaire 990 ?

• Les erreurs de conformité et les pièges à éviter dans le cadre de 990

• Dernières réflexions sur le formulaire 990 pour les organisations exonérées d'impôts

• FAQ sur le formulaire 990

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Qu'est-ce que le formulaire 990 ?

Le formulaire 990, officiellement intitulé "Return of Organization Exempt from Income Tax", est un document d'information annuel sur le statut d'exonération fiscale d'une organisation auprès de l'IRS. 

Ce document comprend généralement des détails sur la mission, les programmes et les finances de votre association. Vous pouvez également mettre en avant les réalisations de votre organisation au cours de l'année écoulée. 

Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement d'une déclaration d'impôt pour les organisations à but non lucratif, le formulaire 990 est l'outil dont dispose l'IRS pour s'assurer que votre organisation respecte les règles d'exonération fiscale.‍

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Comment interpréter le formulaire 990

Il est normal d'avoir besoin d'aide pour interpréter le formulaire 990, et nous vous proposons un guide rapide :

• Partie I - Résumé : Il s'agit d'une présentation rapide de votre association, y compris de votre mission, de vos programmes et de vos données financières.

• Partie II - État des réalisations en matière de services de programmes : Vous trouverez ici des détails sur les programmes de votre association et sur l'efficacité avec laquelle ils répondent à votre mission. Vous pouvez également vérifier comment les fonds sont utilisés pour des programmes spécifiques.

• Partie III - États financiers : Cette section présente les revenus et les dépenses de votre association et indique si les dépenses correspondent ou non à votre mission.

• Partie IV - Gouvernance : Cette section comprend des informations sur le conseil d'administration de votre association, les principaux membres du personnel et leur rémunération. 

• L'annexe A (pour les grandes associations) : Il s'agit d'une section importante pour les grandes organisations à but non lucratif, qui décrit leur statut d'organisme de bienfaisance public et fournit des informations sur leurs sources de revenus. 

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Pourquoi le formulaire 990 est-il important ?

Conformité avec les lois de l'IRS et de l'État

Les organisations à but non lucratif doivent soumettre le formulaire 990 dans le cadre des formulaires fiscaux exigés par l'IRS. La plupart des États s'appuient sur cette forme de conformité des organisations à but non lucratif pour mener à bien la surveillance des œuvres de bienfaisance et d'autres activités réglementaires. 

Il les aide également à déterminer si les organisations qui demandent à être exonérées de l'impôt sur le revenu de l'État respectent les conditions d'exonération qui leur sont imposées par l'État.

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Transparence financière et confiance

Le formulaire 990 est un document accessible au public qui divulgue des informations sur vos finances, vos activités et votre gouvernance à vos soutiens potentiels. Cette transparence vous aide à gagner leur confiance et à les convaincre de soutenir votre organisation. 

Subventions et parrainages

De nombreux organismes de subvention et de parrainage d'entreprise exigent que vous joigniez une copie du formulaire 990. Des documents manquants, tardifs ou incomplets vous désavantageront.

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Influencer les décisions des donateurs

Il y a de fortes chances que les donateurs, en particulier les donateurs importants, examinent votre formulaire 990 avant de prendre une décision afin de savoir lesquels de vos programmes sont les plus efficaces.

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Contrôle interne

La préparation du formulaire 990 nécessite une évaluation approfondie des activités financières et des pratiques de gouvernance de votre organisation. Cela aidera vos dirigeants à identifier les domaines à améliorer et les pratiques qui donnent des résultats. 

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Les pénalités du formulaire 990 sont coûteuses

La pénalité maximale pour les déclarations tardives est de 10 500 $ ou de 5 % des recettes brutes de l'organisation pour l'année, selon le montant le moins élevé. Si votre organisation ne produit pas sa déclaration à la date prévue, les personnes responsables du retard s'exposent à une pénalité de 10 $ par jour, avec un maximum de 5 000 $ pour l'ensemble des personnes.

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Types de formulaires 990 pour les organisations à but non lucratif‍

1. Formulaire 990-N 

Le formulaire 990-N (e-Postcard) est destiné aux organisations dont les recettes brutes sont inférieures ou égales à 50 000 dollars. Ce court formulaire en ligne requiert des informations de base telles que le nom, l'adresse, l'EIN, l'année fiscale, les coordonnées des principaux dirigeants, l'URL du site web et la confirmation que les recettes sont inférieures à 50 000 dollars. 

Bien qu'il s'agisse de la version la plus simple, les organisations éligibles peuvent opter pour une déclaration complète afin d'obtenir des informations plus détaillées.

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Exigences de dépôt :

• Doit être soumis par voie électronique via le site web de l'IRS ou un fournisseur agréé.

• Il ne s'agit que d'informations de base telles que le nom de l'organisation, l'EIN, l'adresse, le site web (le cas échéant) et une déclaration confirmant que les recettes brutes sont inférieures au seuil fixé.
  
  

Les besoins des organisations à but non lucratif :

• Cette option est idéale pour les organisations à but non lucratif en phase de démarrage ou disposant d'un petit budget, telles que les associations locales d'aide alimentaire, les jardins communautaires ou les associations de protection des petits animaux.

• Il est rapide de déposer une demande, mais le fait de ne pas le faire pendant trois années consécutives entraîne automatiquement la perte du statut d'exonération fiscale.

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2. Formulaire 990-EZ

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Le formulaire 990-EZ est destiné aux organisations dont les recettes brutes sont inférieures à 200 000 dollars et les actifs totaux inférieurs à 500 000 dollars. Ce formulaire de quatre pages est une version condensée du formulaire 990, qui requiert des informations plus détaillées que le formulaire 990-N. 

Il comprend les données du bilan, les réalisations du programme et les informations détaillées sur les subventions. Si les organisations éligibles le souhaitent, elles peuvent également déposer le formulaire 990 standard.

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Exigences de dépôt :

• Plus court que le formulaire 990 complet, mais toujours nécessaire :
  
  • Rapports sur les recettes et les dépenses
  • Liste des membres du conseil d'administration
  • Réalisations du programme
  • Informations de base sur la gouvernance
    
    

Les besoins des organisations à but non lucratif :

• Idéal pour les musées locaux, les organisations artistiques régionales, les clubs sportifs de jeunes.

• Il permet la transparence tout en restant gérable pour les organisations qui n'ont pas de grandes équipes d'administration.

• Toujours en contact avec le public, il exige donc précision et responsabilité, d'autant plus que les donateurs et le public peuvent consulter ce formulaire.

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3. Formulaire complet 990

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Le formulaire 990 est la version standard pour les grandes organisations à but non lucratif dont les recettes brutes sont supérieures ou égales à 200 000 dollars ou dont le total des actifs est supérieur ou égal à 500 000 dollars. Ce formulaire complet de 12 pages requiert des informations détaillées sur l'organisation, notamment sa mission, ses documents financiers et ses réalisations annuelles.

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Exigences de dépôt :

• Documentation complète sur :
  
  • Recettes, dépenses et bilans (recettes brutes annuelles)
  • Mission et activités importantes
  • Rémunération du personnel clé
    Pratiques et politiques de gouvernance
  • Annexes (A-O, R) en fonction des opérations spécifiques (par exemple, lobbying, subventions étrangères, investissements, etc.)
    
    

Les besoins des organisations à but non lucratif :

• Idéal pour les grandes organisations caritatives publiques, les hôpitaux, les universités, les fondations nationales et les réseaux confessionnels.

• Il s'agit d'un document de reddition de comptes destiné au public, souvent utilisé par les organismes subventionnaires, les groupes de surveillance (comme Charity Navigator) et les donateurs.

• Des rapports erronés ou des détails vagues peuvent nuire à la crédibilité ou déclencher des signaux d'alarme lors des audits.
  

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4. Formulaire 990-PF

Le formulaire 990-PF s'adresse spécifiquement aux fondations privées, quel que soit leur statut financier. Ce formulaire de 13 pages exige un rapport détaillé sur les actifs privés de la fondation, ses administrateurs, ses dirigeants, les subventions accordées et d'autres activités économiques.

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Exigences de dépôt :

• Données financières détaillées

• Décaissements de subventions

• Listes des contributions

• Informations sur les administrateurs et les dirigeants

• Calcul des accises sur les revenus des investissements

• Respect des exigences en matière de paiement
  
  

Les besoins des organisations à but non lucratif :

• Idéal pour les fondations familiales, les fondations d'entreprise et les organismes privés d'octroi de subventions.

• Les informations requises indiquent comment l'argent est distribué et si la fondation respecte les exigences minimales en matière de versement (5 % par an).

• Très surveillé par l'IRS en raison des transactions personnelles, des activités de lobbying et des participations commerciales excessives.
  
  

5. Formulaire 990-T

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Le formulaire 990-T est destiné aux organisations à but non lucratif qui perçoivent des revenus supérieurs à 1 000 dollars au titre d'activités non liées à leur mission première. Le formulaire 990-T ne remplace pas votre formulaire 990 habituel. Vous devez toujours remplir la version du formulaire 990 correspondant à la taille et au type de votre organisation, en plus du formulaire 990-T pour déclarer les revenus supplémentaires.

Par exemple, si un organisme de bienfaisance gère une boutique de cadeaux, les revenus de cette boutique peuvent être considérés comme des revenus d'entreprise non liés et nécessiter l'établissement du formulaire 990-T.

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Exigences de dépôt :

• Déposé en plus du formulaire 990/990-EZ/990-PF habituel.

• Déclarer les revenus et les dépenses provenant d'activités commerciales non liées à l'objectif d'exonération de l'organisation.

• Doit être déposé par voie électronique.
  
  

Les besoins des organisations à but non lucratif :

• Les organisations caritatives publiques et les universités peuvent devoir payer des impôts sur les ventes des librairies, les locations d'installations ou les revenus publicitaires.
  Les fondations privées disposent souvent d'un revenu de base universel (RBU) provenant de leurs investissements ou de leurs biens.

• Les clubs sociaux doivent déclarer les revenus provenant de l'utilisation des installations par des non-membres.

• La déclaration est essentielle pour rester en conformité ; trop d'UBI peut déclencher un contrôle de l'IRS ou avoir un impact sur le statut d'exonération fiscale.

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Mon association doit-elle déposer un formulaire 990 ? 

Très probablement, oui. L'IRS veut s'assurer que les organisations à but non lucratif restent transparentes, qu'elles utilisent leurs fonds de manière responsable et qu'elles continuent à fonctionner conformément à leur mission. 

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Toutes les organisations à but non lucratif doivent-elles déposer un formulaire 990 ?

La plupart des organisations à but non lucratif exonérées d'impôt doivent déposer chaque année une version du formulaire 990, qui peut différer selon les types de formulaires que nous avons abordés plus haut. Le choix du formulaire dépend de la taille et de la structure de votre organisation.

Même si votre association n'a pas fait grand-chose cette année, l'omission d'une déclaration 990 peut vous coûter cher. Vous manquez trois années de suite ? L'IRS peut automatiquement révoquer votre statut d'exonération fiscale.

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Il existe quelques exceptions :

• Certaines organisations religieuses (comme les églises et certaines entités affiliées à des églises)

• Certaines organisations gouvernementales

• Les petites sociétés affiliées bénéficiant d'une exemption de groupe pourraient ne pas avoir à remplir de déclaration

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Si vous n'êtes pas sûr de savoir où se situe votre association, il est conseillé de vérifier auprès d'un fiscaliste ou de consulter les directives de l'IRS.

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Comment remplir le formulaire 990 pour conserver son statut d'exonération fiscale : Pas à pas 

Selon le Taxpayer First Act de 2019, une organisation exonérée d'impôt doit soumettre le formulaire 990 par voie électronique. Bien que ce processus puisse sembler décourageant, en particulier pour les novices, nous l'avons décomposé en étapes gérables. 

Comment déposer mon 990 par voie électronique ?

1. Choisir un fournisseur de fichiers électroniques autorisé 

Pour déposer le formulaire 990 par voie électronique, vous devez choisir un fournisseur de services de dépôt électronique autorisé par l'IRS, c'est-à-dire des services ou des plateformes logicielles approuvés par l'IRS pour l'envoi sécurisé de votre formulaire en ligne. 

Lorsque vous choisissez un fournisseur, assurez-vous qu'il prend en charge tous les formulaires et calendriers dont votre association a besoin. L'IRS héberge une liste de fournisseurs autorisés de fichiers électroniques qui offrent des logiciels et des services vous permettant de déposer le formulaire 990 par voie électronique. 

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2. S'inscrire auprès du fournisseur de fichiers électroniques sélectionné

Créez votre compte auprès du prestataire de services de télédéclaration choisi. Vous devez saisir des informations sur votre organisation, telles que votre numéro d'identification d'employeur (EIN), vos coordonnées, votre exercice fiscal et d'autres détails pertinents. 

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3. Rassembler les informations nécessaires

En fonction du formulaire que vous devez soumettre, assurez-vous de disposer à l'avance de toutes les informations pertinentes dont vous avez besoin. Rassemblez les détails, notamment

• Informations de base (nom, adresse, EIN)

• Informations financières (revenus, dépenses, actifs, passifs)

• Informations sur vos programmes et vos réalisations

• Gouvernance, gestion et politiques

• Rémunération versée aux dirigeants, administrateurs, fiduciaires, employés clés, etc.

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4. Remplir la demande à l'aide du logiciel du fournisseur de services de dépôt électronique.

Suivez attentivement les instructions fournies par la solution e-file pour lancer et déposer le formulaire 990. Le logiciel vous guidera activement tout au long du processus, en vous invitant à saisir les informations nécessaires dans chaque champ. 

La plupart des logiciels vérifient automatiquement s'il y a des erreurs ou des omissions et incluent généralement des contrôles de validation pour s'assurer que tous les champs essentiels sont remplis. Toutefois, il est conseillé de revérifier les informations manuellement pour plus de sécurité.

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Qui est chargé de remplir et d'envoyer le formulaire 990 ?

Maintenant que vous savez que votre association a probablement besoin de remplir un formulaire 990, qui est chargé de le faire ? En général, cette responsabilité incombe aux dirigeants de votre organisation, à un membre du conseil d'administration ou à votre directeur général. 

Même si vous engagez un comptable ou un fiscaliste pour vous aider à préparer le formulaire, c'est toujours à votre équipe de s'assurer que tout est soumis à temps. La tenue d'un bon registre tout au long de l'année (par exemple avec un système de gestion des donateurs) facilite grandement le processus.

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Qui remplit le formulaire 990 de l'IRS ?

• Petites organisations à but non lucratif : Vous pouvez généralement vous concentrer sur le formulaire 990-N, qui est facile à remplir par vous-même en utilisant le système en ligne de l'IRS (rapide et gratuit).
  

• Organisations de taille moyenne : vous pouvez opter pour un logiciel fiscal ou embaucher un comptable à temps partiel pour vous aider à préparer le formulaire 990-EZ.
  

• Les organisations à but non lucratif plus importantes ou plus complexes : Il est préférable de faire appel à un expert-comptable ou à un spécialiste de la préparation des déclarations de revenus pour remplir le formulaire 990 dans son intégralité.‍

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Qui signe le formulaire 990 pour les organisations à but non lucratif ?

Une fois que votre formulaire est prêt à être utilisé, il doit être signé pour être valide. Les signatures officielles des parties suivantes sont requises :

• Un dirigeant actuel de l'organisation (généralement le président, le directeur exécutif ou le trésorier).

• Un préparateur de déclarations de revenus (s'il est impliqué dans la déclaration)

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En signant, vous certifiez que tout est vrai, exact et complet pour autant que vous le sachiez, alors vérifiez la copie finale avant qu'elle ne soit envoyée !

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Comment puis-je savoir si mon formulaire 990 a été déposé ?

• Si vous travaillez avec un comptable, un expert-comptable ou un membre de votre conseil d'administration qui s'occupe de vos déclarations, vérifiez auprès d'eux pour confirmer la déclaration et même fournir une copie ou un reçu.

• Si vous ne savez pas qui l'a déposée (ou si quelqu'un l'a fait), vous pouvez utiliser l'outil Tax Exempt Organization Search de l'IRS pour le savoir.

• Vous pouvez également rechercher les courriels de confirmation de l'envoi du formulaire (l'IRS envoie généralement un avis confirmant qu'il a reçu et accepté le formulaire).

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Conseil supplémentaire : des sites web tels que GuideStar publient des listes de documents 990 récents, de sorte que même si vous n'avez pas les documents sous la main, ces plateformes peuvent vous aider à voir ce qui a été déposé.

Si vous faites tout cela et que vous ne voyez toujours pas apparaître un chiffre récent de 990, vous pouvez envisager de parler à un professionnel des étapes suivantes pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. 

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Les erreurs de conformité et les pièges à éviter dans le cadre de 990

1. Manquement à la date limite de dépôt

Nous sommes tous très occupés, et la date limite de dépôt de la déclaration 990 peut facilement se glisser dans votre emploi du temps. Le non-respect de cette date peut entraîner des pénalités, voire mettre en péril votre statut d'exonération fiscale si cela se produit trois années de suite. Il serait facile de sentir l'élan d'une grande collecte de fonds au printemps en mai et de supposer que quelqu'un s'est sûrement occupé de la déclaration 990, pour découvrir en juillet que personne ne l'a fait. 

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Comment l'éviter ?

• Ajoutez la date d'échéance de votre déclaration (généralement le 15e jour du 5e mois suivant la fin de votre exercice fiscal) au calendrier de votre organisation.

• Désignez une personne chargée de cette tâche et envoyez des rappels bien à l'avance.

• N'oubliez pas le formulaire 886, qui peut donner lieu à une prolongation automatique de six mois si nécessaire. 

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2. Communication de données financières incohérentes ou incomplètes

Les chiffres de votre 990 doivent correspondre exactement à ceux de vos dossiers internes pour ne pas éveiller les soupçons de l'IRS ou de vos bailleurs de fonds. Des informations incomplètes ou incohérentes sont l'une des principales raisons des retards ou des demandes de renseignements et peuvent également nuire à votre réputation.

Par exemple, si votre formulaire 990 indique que vous avez dépensé 20 000 dollars en programmation une année, et que l'année suivante, ce montant passe à 70 000 dollars sans contexte ni explication, un évaluateur de subventions pourrait se demander ce qui s'est passé - ou si vos dossiers sont solides.

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Comment l'éviter ?

• Rapprochez vos comptes avant de préparer votre 990.

• Vérifiez que les catégories de revenus et de dépenses correspondent à celles qui sont indiquées dans le formulaire.

• En cas de changements importants, ajoutez des explications claires dans la section "Schedule O".

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3. Oublier de mettre à jour les informations clés 

Le formulaire 990 comprend une section où figurent les membres actuels du conseil d'administration, les dirigeants et le personnel clé. Les choses changent, et le fait de laisser cette section vide ou d'indiquer des dirigeants dépassés peut nuire à votre crédibilité auprès des bailleurs de fonds ou des partenaires.
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Comment l'éviter ?

• Passez en revue et mettez à jour les informations relatives aux responsables avant de commencer le 990 et notez les changements à venir qui pourraient avoir une incidence sur les choses.

• Assurez-vous que les titres, les rôles et la rémunération (le cas échéant) sont exacts.

• Profitez de cette occasion pour actualiser les données de votre organisation sur d'autres plateformes publiques afin de jouer la carte de la transparence.

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Dernières réflexions sur le formulaire 990 pour les organisations exonérées d'impôts

Le dépôt du formulaire 990 est une responsabilité cruciale pour les organisations exonérées d'impôt, car il sert à de multiples fins, au-delà du maintien de votre statut. Il permet d'instaurer la confiance, de renforcer la crédibilité et de démontrer la transparence de vos activités. Cette responsabilité peut en fin de compte attirer les donateurs et encourager les contributions, renforçant ainsi la santé financière de votre organisation.

Le formulaire 990 est essentiel, mais il ne représente qu'une partie de la gestion des finances de votre association. La plateforme de dons gratuite de Zeffy peut vous aider à rationaliser vos processus financiers. Avec Zeffy, vous pouvez collecter des dons en toute sécurité et sans frais, fixer des montants d'imposition, générer automatiquement des reçus fiscaux et gérer toutes les informations relatives aux donateurs en un seul endroit.

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FAQ sur le formulaire 990

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