Guide des formulaires 1099 pour les organisations à but non lucratif [2024]

Le formulaire 1099 est un document fiscal essentiel pour les organisations à but non lucratif qui font appel à des entrepreneurs indépendants, des vendeurs ou des freelances. 

En tant qu'organisation exonérée d'impôt, vous devez émettre un formulaire 1099 lorsque vous payez 600 $ ou plus pour des services rendus par des non-salariés au cours d'une année civile. Cette exigence garantit la conformité avec les réglementations de l'IRS et permet de tenir des registres précis pour la déclaration d'impôts des organisations à but non lucratif. 

Si les organisations à but non lucratif travaillent avec des employés, il est essentiel de comprendre le rôle des formulaires 1099 pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation et remplir correctement les déclarations de revenus. Dans ce blog, nous explorerons les différents types de formulaires 1099, nous verrons si votre association a besoin de faire une déclaration d'impôts et nous évoquerons les conséquences de la non-conformité.

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Les organisations à but non lucratif reçoivent-elles un formulaire 1099 ?

Le formulaire 1099 de l'Internal Revenue Service (IRS) est le formulaire d'impôt sur les revenus divers permettant de déclarer les revenus non salariaux, distincts des salaires, des pourboires ou des traitements. Les payeurs et les bénéficiaires d'une organisation exonérée d'impôt doivent remplir le formulaire 1099 pour déclarer les rémunérations non salariales d'un montant égal ou supérieur à 600 dollars. 

En tant qu'organisation à but non lucratif, vous êtes tenu d'émettre le formulaire 1099 pour déclarer les paiements effectués à des entrepreneurs indépendants tels que :

• Vendeurs
• Entrepreneurs
• Freelances (entreprises ou particuliers qui ne sont pas vos employés mais qui ont été engagés pour un travail spécifique)

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Selon l'IRS, 

Une personne est un entrepreneur indépendant si le payeur a le droit de contrôler ou de diriger uniquement le résultat du travail et non ce qui sera fait et la manière dont cela sera fait.

Il est souvent possible d'engager des sous-traitants pour des travaux qui ne nécessitent pas une embauche à temps plein. Les organisations à but non lucratif doivent délivrer un formulaire 1099 à ces bénéficiaires, qui indiqueront ensuite les détails de leur paiement de non-emploi dans leur déclaration d'impôts.

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Pourquoi les organisations à but non lucratif doivent-elles émettre le formulaire 1099 ?

Vous devez émettre un formulaire 1099 dans les quatre cas suivants :

• Vous avez effectué un paiement à des personnes autres que votre employé.
• Vous avez payé un particulier, une société de personnes, un vendeur ou une succession.
• Vous avez payé des services dans le cadre de votre activité non lucrative.
• Vous avez effectué des paiements de 600 $ et plus au cours d'une année civile.

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Lorsque vous remplissez le formulaire 1099, vous devez fournir :

• Nom du bénéficiaire
• Numéro de sécurité sociale du bénéficiaire (SSN)
• Numéro d'identification du contribuable (ITIN) du bénéficiaire 

Vous fournirez également une copie de ce formulaire à l'IRS. C'est pourquoi il est nécessaire de tenir des registres précis des activités financières.

Suivre tous les paiements non liés à l'emploi et s'assurer que les entrepreneurs reçoivent leurs formulaires à temps.

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Comment un organisme à but non lucratif émet-il le formulaire 1099 ?

Les organisations à but non lucratif doivent disposer d'un logiciel de comptabilité et de processus comptables de premier ordre pour émettre correctement le formulaire 1099.

Effectuez un suivi précis de tous vos paiements aux fournisseurs et autres entrepreneurs indépendants afin de vous assurer que les formulaires sont exacts. Assurez-vous d'avoir toutes les informations à portée de main avant de remplir les formulaires 1099. Rappelez à tous les entrepreneurs de vous fournir un formulaire W-9.

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Qu'est-ce qu'un W-9 et quel est son lien avec le formulaire 1099 ?

Le formulaire W-9 est rempli par les travailleurs sous contrat, qui fournissent des informations précises à leur sujet. Il vous aide à émettre un formulaire 1099 et permet à l'IRS de contre-vérifier chaque formulaire 1099 avec les déclarations fiscales du contractant concerné.

Le formulaire W-9 se compose d'une seule page et demande les informations suivantes :

• Nom et adresse de l'entreprise ou du particulier.
• Statut de l'entreprise ou du particulier (société, SARL ou propriétaire unique).
• Numéro de sécurité sociale (applicable aux entreprises individuelles et aux particuliers)
• Numéro d'identification fiscale (pour les entités commerciales concernées)

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Conseil de pro

Demandez aux entrepreneurs indépendants de soumettre leurs formulaires W-9 dès qu'ils commencent à travailler avec votre organisation à but non lucratif. Cela vous permettra de gagner du temps lors de l'émission du formulaire 1099 pendant la saison des impôts.

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De quelles informations avez-vous besoin pour émettre un formulaire 1099 ?

Gardez tous les formulaires W-9 organisés et accessibles afin de simplifier l'émission du formulaire 1099 pour votre association. Vous aurez besoin de tous les détails des formulaires W-9.

Suivez les paiements et les informations commerciales tout au long de votre relation avec le travailleur contractuel afin de remplir toutes les sections du formulaire 1099.

Vous devrez notamment extraire les données suivantes du système de votre association :

• Catégorie des paiements effectués à l'entrepreneur indépendant.
• Informations sur les retenues d'impôt fédéral et d'État.
• Le montant total des paiements non salariaux reçus par l'entrepreneur.

Bien que le formulaire 1099 ne soit pas exhaustif, le fait de fournir des informations erronées ou d'omettre des informations essentielles peut entraîner des pénalités. Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires avant d'émettre le formulaire 1099.

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Types de formulaires 1099 pour les organisations à but non lucratif

Il se peut que vous deviez émettre plusieurs types de formulaires 1099 en fonction de vos dépenses annuelles.

Il existe 21 types différents de formulaires 1099 : 

• Formulaire 1099-A, Acquisition ou abandon d'un bien garanti
• Formulaire 1099-B, Produits des opérations de courtage et de troc
• Formulaire 1099-C, Annulation de dette
• Formulaire 1099-CAP, Changements dans le contrôle de l'entreprise et la structure du capital
• Formulaire 1099-DIV, Dividendes et distributions
• Formulaire 1099-G, Certains paiements gouvernementaux
• Formulaire 1099-H, Paiements anticipés du crédit d'impôt pour la couverture des soins de santé (HCTC)
• Formulaire 1099-INT, Revenus d'intérêts
• Formulaire 1099-K, transactions par carte de paiement et par réseau tiers
• Formulaire 1099-LS, Vente d'assurance-vie à déclarer
• Formulaire 1099-LTC, soins de longue durée et prestations de décès accélérées
• Formulaire 1099-MISC, Revenus divers
• Formulaire 1099-NEC, Rémunération des non-salariés
• Formulaire 1099-OID, escompte d'émission
• Formulaire 1099-PATR, Distributions imposables reçues de coopératives
• Formulaire 1099-Q, Paiements provenant de programmes d'éducation qualifiés (en vertu des sections 529 et 530)
• Formulaire 1099-QA, Distributions des comptes ABLE
• Formulaire 1099-R, Distributions de pensions, rentes, régimes de retraite ou de participation aux bénéfices, IRA, contrats d'assurance, etc.
• Formulaire 1099-S, Produits des transactions immobilières
• Formulaire 1099-SA, Distributions d'un HSA, d'un Archer MSA ou d'un Medicare Advantage MSA
• Formulaire 1099-SB, Placement du vendeur dans un contrat d'assurance-vie

Vous devez délivrer le formulaire 1099-NEC à toutes les personnes sous contrat que vous payez tout au long de l'année. Vous pouvez également être amené à émettre le formulaire 1099-MISC pour déclarer les dépenses liées à :

• Loyer payé
• Indemnités pour frais médicaux
• Paiements des avocats
• Redevances

Remarque : vous n'êtes pas tenu de verser une somme forfaitaire de 600 $ ou plus à un entrepreneur pour justifier l'envoi d'un formulaire 1099. Vous devez lui fournir le formulaire 1099-NEC même si vous avez effectué plusieurs paiements supérieurs à 600 $ au cours de l'année écoulée.

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Lignes directrices générales pour la préparation des formulaires 1099-NEC et 1099-MISC 

Les organisations à but non lucratif doivent émettre le formulaire 1099-NEC pour chaque personne ayant reçu une rémunération non salariée de 600 $ ou plus de la part de l'organisation. Ce formulaire comprend

• Individus
• Entreprises individuelles
• Sociétés de personnes (sociétés en commandite et sociétés professionnelles)
• les sociétés à responsabilité limitée (SARL), si elles sont des entités ignorées à un seul membre ou si elles ont choisi d'être imposées comme des sociétés de personnes
• Avocats et cabinets juridiques
• Entrepreneurs indépendants
• Administrateurs recevant des jetons de présence et d'autres paiements, y compris des indemnités de départ à la retraite

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Vous devez utiliser le formulaire 1099-MISC pour déclarer les paiements suivants :

• Loyers (à l'exclusion des paiements effectués à un administrateur de biens ou à un agent immobilier)
• Rémunération des salariés décédés (y compris les salaires accumulés, les indemnités de congés payés et les paiements effectués après l'année du décès pour les salariés décédés au cours de l'année) 
• Produits bruts versés aux avocats (à l'exclusion des paiements effectués pour les services de l'avocat)

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Situations ne nécessitant pas de formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC

Il est tout aussi important de savoir quand il n'est pas nécessaire d'émettre un formulaire 1099 que de savoir quand il faut en émettre un. Par exemple, les bourses d'études ne sont pas déclarées dans un formulaire 1099. Ces sources de financement sont considérées comme des salaires et doivent être déclarées sur le formulaire W-2 de l'IRS.

Les formulaires W-2 sont utilisés pour déclarer les paiements effectués par les organisations à but non lucratif à leur personnel. Ces formulaires permettent également de vérifier quelle part des rémunérations annuelles de vos employés a été allouée :

• L'État et le gouvernement fédéral
• Sécurité sociale
• Assurance maladie

Les formulaires 1099-NEC ou 1099-MISC ne sont pas émis pour :

• Paiements effectués à une société C ou à une société S.
• Paiements pour les ordinateurs, les marchandises, le stockage, etc.
• Salaires versés aux employés.
• Paiements à une SARL qui a choisi d'être imposée comme une société C ou une société S.
• Paiements à des organismes exonérés d'impôt.
• Indemnités de voyage d'affaires versées aux employés.
• Coût de la protection actuelle de l'assurance vie.

Note : Les formulaires 1099-NEC et 1099-MISC sont créés sur la base de la comptabilité de caisse.

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Quel est le délai d'émission des formulaires 1099 pour les organisations à but non lucratif ?

Les organisations à but non lucratif doivent généralement envoyer les formulaires 1099 aux travailleurs contractuels avant la fin du mois de janvier, c'est-à-dire le 31 janvier.

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Quelles sont les répercussions si vous ne déposez pas vos formulaires 1099 à temps ?

Le fait de ne pas déposer vos formulaires 1099 peut entraîner des pénalités de la part du gouvernement fédéral.

Les pénalités suivantes peuvent être appliquées lorsque les formulaires 1099 ne sont pas délivrés à temps :

• Une amende de 50 $ si vous déposez votre demande dans les 30 jours suivant la date d'échéance.
• Une amende de 110 $ si vous dépassez la date d'échéance de 30 jours mais que vous déposez votre demande avant le 1er août.
• Une amende de 280 dollars pour les demandes déposées après le 1er août.
• Une amende de 570 $ si vous ne déposez pas de formulaire.

Remarque : ces amendes s'appliquent à la soumission tardive de chaque formulaire 1099. Les pénalités peuvent être multipliées si plusieurs travailleurs contractuels attendent leurs formulaires.

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Dernières réflexions sur les formulaires 1099 pour les organisations à but non lucratif

Il est important de se rappeler les exigences spécifiques en matière de déclaration lors de l'établissement des formulaires 1099. Il n'y a pas de droit à l'erreur lors de l'émission de ces formulaires.

Assurez-vous de recevoir la documentation correcte (formulaire W-9 ou W-2) de toute personne recevant un paiement de votre association. Suivez précisément les lignes directrices afin d'éviter les retards de déclaration et les pénalités du gouvernement fédéral.

Gardez le guide de Zeffy sur la comptabilité des organisations à but non lucratif à portée de main lorsque vous remplirez votre déclaration de revenus pour la prochaine année fiscale.

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FAQ sur le formulaire 1099 pour les organisations à but non lucratif

Les 1099 sont-ils obligatoires pour les organisations à but non lucratif ?

Oui. Les organisations exonérées d'impôt et les organisations à but non lucratif doivent émettre des formulaires 1099, tout comme les entreprises à but lucratif, lorsqu'elles font appel à des entrepreneurs ou à des vendeurs pour leur travail. 

Le formulaire est applicable lorsque les organisations à but non lucratif les rémunèrent à hauteur de 600 $ ou plus.

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Les églises sont-elles exemptées de la déclaration fiscale 1099 ?

Non. Comme toute autre entité à but non lucratif, les églises doivent obligatoirement émettre des formulaires 1099 si elles font appel à des services indépendants ou contractuels.

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Ai-je besoin d'un formulaire W-9 de la part d'une organisation 501(c)(3) ?

Un formulaire W-9 est nécessaire lorsque quelqu'un passe un contrat avec votre organisation ou que vous passez un contrat avec quelqu'un. Il est nécessaire pour demander au contractant les informations fiscales dont il a besoin.

Si vous avez passé un contrat avec une organisation 501(C)(3), vous aurez besoin d'un formulaire W-9 contenant les informations suivantes :

• Nom de la société
• Nom de l'entreprise
• Type d'entité
• Code du bénéficiaire exonéré
• Adresse
• Numéro de compte
• Numéro d'identification du contribuable (dans ce cas, numéro d'identification de l'employé délivré par l'IRS)