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Comment Zeffy peut être gratuit ?
Comment Zeffy peut être gratuit ?
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La gestion des donateurs peut sembler insurmontable, surtout si vous dirigez une petite organisation à but non lucratif ou si vous débutez. La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas besoin d'un personnel à plein temps ou d'un logiciel de gestion des donateurs puissant et onéreux pour y parvenir.
Ce guide est votre référence en matière de gestion simple des donateurs et d'outils gratuits qui vous aideront à en faire plus avec moins de temps et moins d'argent. Nous aborderons ce qui compte pour les donateurs d'aujourd'hui et vous proposerons des mesures concrètes pour nouer des relations qui vous permettront de développer votre communauté et votre potentiel de collecte de fonds.
En cours de route, vous verrez comment l 'outil de gestion des donateurs 100% gratuit de Zeffy peut soulager le stress de la communication avec les donateurs et vous offrir des fonctions de reporting simples conçues pour des organisations à but non lucratif comme la vôtre.
Obtenez des réponses à toutes vos questions relatives à la gestion des donateurs, y compris
La gestion des donateurs est la manière dont une organisation à but non lucratif établit et développe des relations avec les donateurs qui rendent sa mission possible. Les dons peuvent sembler trop transactionnels si les gens donnent et n'entendent plus jamais parler de l'organisation ou de la cause caritative. Les stratégies de gestion des donateurs sont devenues non négociables pour les organisations à but non lucratif qui veulent construire une communauté de supporters fidèles qui feront des dons, collecteront des fonds et plaideront en leur nom. C'est la touche humaine, la connexion émotionnelle et ce qui crée un sens autour de l'action de donner.
Les donateurs d'aujourd'hui veulent établir un lien plus profond.
Les organisations à but non lucratif communiquent clairement sur leur impact (82%)
Les organisations à but non lucratif communiquent régulièrement des informations sur l'utilisation des dons (40%)
Les donateurs sont inspirés par des histoires personnelles qui montrent des résultats concrets (39%)
Les donateurs rencontrent ou entendent parler d'une personne aidée par l'association (28%)
L'impact est clair, et la gestion des donateurs n'a pas besoin d'être excessivement complexe ou coûteuse pour renforcer les relations avec les donateurs. Vous trouverez ci-dessous les mesures les plus simples à prendre pour attirer de nouveaux donateurs potentiels, fidéliser les donateurs actuels et encourager la générosité.
La gestion des donateurs pour les petites organisations à but non lucratif : Par où commencer ?
L'engagement efficace des donateurs ne nécessite pas une grande équipe ou un processus parfaitement établi. Pour nouer des relations avec vos donateurs, il suffit de prendre soin d'eux et de transformer cette attention en points de contact réfléchis et cohérents tout au long de l'année.
En tant qu'organisation à but non lucratif de petite taille, vous savez déjà à quel point un donateur unique peut être précieux, et c'est pourquoi vous pouvez donner un ton plus authentique à votre approche de la gestion des donateurs. Il ne s'agira pas de trouver le temps d'en faire plus alors que vous êtes déjà débordé, mais de prendre de petites mesures qui feront beaucoup.
Commencer avant d'être prêt pour gagner en compétitivité
Même si vous avez moins de 50 donateurs, le fait de savoir qui a donné, quand et ce qui les a inspirés peut renforcer toutes les décisions que vous prendrez à l'avenir en matière de collecte de fonds. Vous apprendrez ce qui fonctionne et ce sur quoi vous pouvez gagner du temps pour atteindre vos objectifs, qu'il s'agisse d'augmenter le nombre de donateurs ou d'accroître le nombre de dons récurrents sur lesquels vous pouvez compter.
Savoir utiliser des outils gratuits de gestion des donateurs qui simplifient tout cela change la donne. Alors que d'autres attendent d'investir dans des systèmes et de consolider un processus, vous serez déjà en train d'instaurer la confiance, la connexion et la loyauté d'une manière qui correspond à vos capacités.
Tableau comparatif "Outils gratuits ou payants pour les donateurs
Commençons par le sujet important du budget. Une recherche rapide sur Google vous montrera plusieurs options, mais lesquelles sont conçues pour les petites organisations à but non lucratif qui ont besoin de simplicité et d'efficacité ?
Plus important encore, le coût en vaut-il la peine ? Nous avons fait le tour de la question ici :
6 avantages de la gestion des donateurs pour les petites organisations à but non lucratif
1. Une connaissance plus approfondie des donateurs
Pas de personnel de développement à temps plein ? Pas de problème. Vous pouvez voir ce qui motive vos donateurs, même avec le suivi des donateurs le plus élémentaire.
Voici comment ces informations peuvent vous aider à nouer des relations :
Montant du don : Déterminez quels sont les donateurs susceptibles de devenir des donateurs majeurs et envoyez des messages de remerciement plus personnalisés.
Comment les donateurs s'engagent dans les campagnes : Découvrez quelles sont les campagnes qui suscitent le plus d'intérêt chez les donateurs et consacrez plus de temps à la mise en place ou à la répétition de ces campagnes.
Fréquence des dons : Identifier les donateurs afin de cibler les messages destinés aux donateurs ponctuels pour les inciter à devenir des donateurs récurrents, et célébrer les donateurs récurrents pour leur engagement.
Tendances mensuellesdes dons : Soyez en mesure de repérer les saisons qui rapportent le plus de dons, et planifiez votre calendrier de collecte de fonds et les horaires des bénévoles pour en tirer le meilleur parti.
Historique des communications : Voyez quels courriels ont été reçus par les donateurs et lesquels n'ont pas été ouverts afin de mieux personnaliser vos lignes d'objet et vos messages avant et après un don.
Les gens veulent se sentir considérés. Qu'il s'agisse d'un courriel de remerciement personnel ou d'une invitation à une séance d'information sur les coulisses de votre association, la personnalisation de la communication permet d'instaurer la confiance et rend possible une gestion efficace des donateurs.
Lorsqu'un simple outil de gestion des relations avec les donateurs vous permet de dégager des tendances et des thèmes clairs dans les données relatives à vos donateurs, vous pouvez adapter votre action de sensibilisation. Cela vous permet de montrer aux donateurs qu'ils sont importants et d'établir un lien qui les fidélise à votre cause.
Par exemple, imaginez que vous filtrez les données en fonction de la date de la première transaction et que vous envoyez un an plus tard une mise à jour de l'impact qui détaille les progrès de votre association et la façon dont ses contributions ont contribué à des résultats tangibles.
Lorsque vous développez votre association et élargissez votre champ d'action, il est tout aussi important de fidéliser vos donateurs que d'en attirer de nouveaux. La gestion des donateurs vous offre un moyen clair de repérer le moment où les donateurs risquent de cesser de s'engager, avant qu'ils n'abandonnent, afin que vous puissiez vous reconnecter avec intention.
Par exemple, un tableau de bord de gestion des donateurs peut vous montrer qu'un donateur qui participe régulièrement à votre campagne annuelle n'a pas ouvert vos derniers courriels précédant l'événement de cette année. Vous avez maintenant l'occasion de lui envoyer un message pour le remercier de l'impact qu'il a eu et peut-être l'inviter à assister gratuitement à l'événement de cette année en tant qu'invité d'honneur.
Cette seule action peut faire la différence entre perdre ce donateur et lui faire une impression qui le poussera à continuer à vous soutenir pour les années à venir. Il se peut même qu'il partage cette expérience positive avec d'autres membres de son réseau.
L'automatisation est faite pour les organisations qui doivent faire beaucoup plus avec moins de temps, d'argent et de ressources. Les outils de gestion des donateurs comme Zeffy savent que vous avez besoin d'informations rapidement et sans avoir à saisir manuellement les détails de votre parcours de collecte de fonds.
C'est pourquoi l'automatisation de ces tâches peut vous faire gagner des heures :
Organisez vos contacts par segments de donateurs
Suivre chaque don dans une base de données unique
Programmer l'envoi de messages à certains groupes à des heures précises
Envoi de reçus fiscaux à chaque donateur
Rappeler aux donateurs les échéances ou dates importantes
Lorsque vous planifiez une campagne ou que vous vous fixez des objectifs pour l'année, les données en temps réel sur les donateurs peuvent vous soulager et vous aider à prendre des mesures qui feront avancer les choses.
Par exemple, les formulaires pré-remplis de Zeffy sont automatiquement adaptés à un donateur spécifique, de sorte que vous pouvez les partager avec ses préférences et que les informations correspondent à son historique de donateur en un clic. Lorsqu'une telle expérience personnalisée est si simple à créer, vous pouvez constater des taux de conversion plus élevés rapidement et sans effort supplémentaire.
6. Un respect plus strict des règles
Vous ne savez jamais quand vous aurez besoin d'accéder à vos données de collecte de fonds en cas de besoin. La saison des impôts, les réunions du conseil d'administration ou les audits comptables nécessiteront des rapports propres et organisés, que la gestion des donateurs gardera impeccables pour vous sans feuille de calcul.
Le fait de tout voir en un seul endroit vous permet de garder une longueur d'avance et d'éviter toute pénalité liée à la conformité.
Vous ne savez pas par où commencer ? Les outils intégrés de gestion des donateurs de Zeffy sont 100 % gratuits et conçus pour les petites équipes comme la vôtre. Que vous suiviez une poignée de donateurs ou que vous soyez en pleine croissance, Zeffy vous aide à rester organisé sans les frais généraux.
L'aide-mémoire sur la gestion des donateurs en trois étapes
Si vous avez déjà dit : "Nous utilisons Excel et espérons que tout ira bien" ou "Je n'ai pas le temps d'apprendre des outils complexes", vous n'êtes pas seul. Lorsqu'il s'agit de créer un processus de gestion des donateurs qui fonctionne, cet aide-mémoire vous aide à prendre de l'élan à chaque étape du cycle de vie des donateurs.
Étape 1 : Capture
Commencez par identifier les personnes les plus susceptibles de se sentir concernées. Commencez par vos donateurs existants et voyez qui fait déjà des dons, partage vos messages ou participe à des événements.
Une fois que vous avez trouvé vos interlocuteurs, l'étape suivante consiste à les réchauffer. Au lieu de les inciter à faire des dons tout de suite, invitez-les à découvrir votre histoire.
Il est utile d'y réfléchir :
Qu'est-ce qui a permis à votre association de voir le jour ?
Quel impact espérez-vous avoir ?
Quel est l'attrait émotionnel qui attire les gens vers votre cause ?
Partagez votre mission personnellement par le biais de vidéos Instagram, d'un e-mail chaleureux ou d'une vidéo rapide de votre équipe. À mesure que vous suscitez la curiosité, vous pouvez continuer à entretenir des relations durables.
Vous pouvez personnaliser votre message en utilisant ce que vous savez d'un donateur, comme sa cause préférée ou son historique de dons. Les outils de collecte de fonds et de gestion des donateurs de Zeffy simplifient ce type de ciblage, même pour les novices en matière de technologie de collecte de fonds.
Quelques points de contact pour la gestion des donateurs à planifier à l'avance :
Messages sociaux sur vos victoires
Bulletins d'information par courrier électronique avec les mises à jour de la campagne
Notes de remerciement personnelles après une campagne
Un courriel rapide disant "Voici ce que votre don a permis de faire".
Ne vous inquiétez pas, vous n'avez pas besoin de consacrer beaucoup de temps à ces messages pour renforcer les relations avec les donateurs. Les outils modernes basés sur l'IA comme ChatGPT facilitent la personnalisation de la sensibilisation et développent de nouvelles façons de partager des informations amusantes et attrayantes basées sur votre plateforme pour atteindre les donateurs.
Maintenant que vous avez suscité l'intérêt, proposez des moyens clairs de s'impliquer. Vous ne voulez pas que les sympathisants se demandent comment donner ou agir. N'ayez donc pas peur d'être plus direct et de partager une campagne, de promouvoir un événement ou de demander de l'aide pour faire passer le message.
Quelques moyens d'action pour atteindre le public de manière cohérente :
Automatiser un contact personnel tous les trois mois afin qu'aucun donateur ne soit ignoré
Automatiser les courriels d'anniversaire pour souligner l'importance de rester au sein de votre organisation
Envoi d'une enquête de satisfaction une fois par an pour demander des commentaires directs sur la manière d'améliorer l'expérience des donateurs, les campagnes ou les programmes de bénévolat, tout en donnant la parole aux donateurs.
Les meilleures pratiques de gestion des donateurs qui donnent des résultats
Fixer des objectifs réalistes
Pour prendre des mesures qui font la différence, il faut savoir exactement ce que l'on veut accomplir. Choisissez quelques objectifs de gestion des donateurs qui comptent et commencez modestement.
Quelques exemples :
Ajouter 50 nouveaux donateurs d'ici la fin de l'année
Augmenter les dons mensuels de 20 % au cours du prochain trimestre
Réengager 30 donateurs perdus d'ici le printemps
Augmentez votre liste d'adresses électroniques de 20 personnes par mois
Choisissez quelques indicateurs sur lesquels vous concentrer
Vous n'êtes pas sûr de ce qu'il faut suivre ? Il peut être difficile de tout suivre si vous débutez ou si vous travaillez avec une base de donateurs plus restreinte.
Vous pouvez commencer par identifier les chiffres qui vous renseignent le mieux sur vos donateurs et leur impact. Choisissez-en trois sur lesquels vous concentrer, puis développez-les au fur et à mesure que vos capacités augmentent.
Voici quelques points de départ solides :
Taux de fidélisation des donateurs : Qui revient donner ? Cela vous permet de savoir si vos remerciements et vos suivis sont efficaces.
Coût d'acquisition des donateurs: Quel est le coût d'acquisition d'un nouveau donateur ? C'est un excellent moyen de savoir si vos campagnes portent leurs fruits.
Valeur de la durée de vie des donateurs: Combien un donateur donne-t-il au fil du temps ? Il s'agit d'un moyen efficace d'évaluer l'impact à long terme de l'établissement de relations et de voir comment des donateurs fidèles peuvent avoir un impact.
Engagement des donateurs : Qui ouvre vos courriels, participe aux événements ou partage vos messages ? Suivez ces données pour trouver vos donateurs les plus actifs et les inviter plus profondément.
La désaffection des donateurs: Qui abandonne ? Identifiez les tendances et réengagez les donateurs avant qu'ils ne disparaissent pour de bon.
En commençant le suivi, vous pouvez également trouver vos points de référence et fixer des objectifs en fonction de ceux-ci (par exemple, réduire le taux de désabonnement de 20 %).
Qu'il s'agisse d'un message de remerciement personnalisé, d'une note aux donateurs fidèles ou d'une annonce de campagne, il est beaucoup plus efficace de montrer l'impact que d'en parler. Les donateurs réagissent mieux lorsqu'ils peuvent visualiser le changement qu'ils contribuent à créer et s'investissent davantage dans votre cause.
A quoi cela ressemble :
Au lieu de dire que l'année a été une année record, présentez des statistiques réelles qui démontrent cette croissance.
Au lieu de dire merci pour avoir aidé des familles à lutter contre la faim, présentez l'histoire réelle d'une famille dont la vie a été changée, racontée par sa voix.
Au lieu d'informer les donateurs que votre campagne a contribué à la construction d'une école, montrez des images des travaux en cours, des bénévoles sur le terrain et des élèves qui commenceront à apprendre dans cette école
Mise à jour en temps réel des informations sur les donateurs
Les outils de gestion des donateurs saisissent automatiquement les détails clés, mais il n'est jamais inutile de vérifier les changements de nom, les mises à jour d'adresse ou les informations de contact. Pour ce faire, il suffit d'envoyer un courriel trimestriel amical du type "Pouvez-vous confirmer vos coordonnées ?
Les informations sur les donateurs à collecter et à vérifier sont notamment les suivantes
Nom et prénom
Adresse postale
Adresse électronique
Numéro de téléphone
Préférences en matière de communication
L'âge
Genre
Occupation
Qu'est-ce qui les a attirés vers votre cause ?
Que rechercher dans un logiciel de gestion des donateurs ?
Si vous n'êtes pas prêt pour un CRM puissant comme Salesforce ou si vous n'avez pas le budget ou le temps de gérer quelque chose d'aussi complexe, ce n'est pas grave. Le bon outil pour une petite association est conçu pour la simplicité, pas pour l'échelle. Voici les éléments indispensables qui font une réelle différence pour un système de gestion des donateurs efficace :
Importation et exportation aisées de contacts
Vous devriez pouvoir télécharger votre liste de donateurs à partir d'une feuille de calcul et la récupérer à tout moment. Vos données restent ainsi portables et gérables, surtout si vous migrez d'un outil à l'autre ou si vous partagez des informations avec votre conseil d'administration.
Reçus fiscaux automatiques
Finie la paperasserie de fin d'année. Recherchez un logiciel qui envoie automatiquement des reçus fiscaux après chaque don, afin que vos donateurs restent informés et que vous restiez en règle sans avoir à lever le petit doigt.
Étiquetage et filtrage
Cela vous permet de segmenter vos donateurs en groupes utiles (comme les "donateurs mensuels", les "participants à des événements" ou les "donateurs potentiels importants") afin de personnaliser votre communication et d'éviter d'envoyer le même message à tout le monde.
Le fait de pouvoir segmenter les donateurs vous permet d'établir des relations fructueuses. Si vous pouvez facilement analyser les données relatives aux donateurs, vous pouvez également prendre des décisions rapides.
Formulaires de dons avec montants pré-remplis
Les formulaires pré-remplis réduisent les frictions et aident les donateurs à donner rapidement. La personnalisation des montants en fonction de l'historique des donateurs ou des objectifs de la campagne peut augmenter considérablement les conversions.
Suivi et automatisation des courriels
Vous souhaitez savoir qui a ouvert, cliqué ou répondu aux courriels. Dans l'idéal, programmez des courriels de remerciement ou des rappels sans les envoyer manuellement. C'est ainsi que les petites équipes gagnent du temps tout en se montrant attentionnées.
Il est beaucoup plus facile de tenir les donateurs informés des campagnes de collecte de fonds ou d'adapter les demandes de dons en ayant ces informations à portée de main.
Intégration d'événements et de campagnes
Que vous vendiez des billets pour une collecte de fonds ou que vous meniez une campagne de dons, un bon outil de gestion des donateurs doit tout relier au sein d'une seule et même plateforme de collecte de fonds. Cela vous permet d'avoir une vue d'ensemble de l'activité des donateurs en un seul endroit, sans avoir besoin de feuilles de calcul supplémentaires.
Comment une gestion efficace des donateurs a permis à une organisation à but non lucratif de collecter plus de 47 000 dollars
La Community Music School (CMS) de Santa Cruz s'est mise à la recherche d'un système gratuit de gestion des donateurs qui permette de transférer facilement les années de données sur lesquelles elle s'appuie. Ils sont tombés sur la solution 100% gratuite de Zeffy, conçue spécifiquement pour les organisations à but non lucratif, qui s'est rapidement révélée cruciale pour leur stratégie de collecte de fonds.
"Ce qui a commencé comme un moyen pour moi de suivre les dons est rapidement devenu une solution pour bien plus : non seulement nous pouvions recevoir des dons sans frais, mais nous pouvions également procéder à l'inscription aux camps et à la vente de billets de concert. Au cours des 17 derniers mois, nous avons économisé plus de 2 000 dollars en frais que nous aurions normalement payés à PayPal ou à Square. C'est une grosse somme d'argent pour nous ! - Susan Willats, École de musique communautaire de Santa Cruz
Un moyen transparent d'exécuter diverses campagnes, de suivre chaque transaction en temps réel et d'automatiser les contacts personnalisés pour engager les donateurs a permis à CMS of Santa Cruz de collecter la somme impressionnante de 47 664,50 dollars. Grâce au modèle gratuit de Zeffy, l'organisation a également économisé 2 383,25 $ en frais de transaction.
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