Quoi de mieux que de soutenir une grande cause en passant une journée agréable sur les greens ? Nous ne pouvons pas imaginer autre chose et nous sommes sûrs que vos supporters sont du même avis ! C'est pourquoi les tournois de golf sont un moyen si populaire de collecter des fonds pour les organisations caritatives. Mais comment organiser un tournoi qui atteigne votre objectif de collecte de fonds et qui donne envie à vos invités de revenir ? Vous devez adopter les meilleures pratiques parmi les organismes de bienfaisance et vous concentrer sur ce qui compte : collecter des fonds et faire passer un bon moment à vos invités.
Pour commencer à planifier votre tournoi de golf, fixez un objectif pour ce que vous voulez obtenir de cet événement. Cela vous aidera à mesurer le montant exact que vous souhaitez collecter et vous guidera dans bon nombre de vos décisions de planification. Votre objectif doit être spécifique et réalisable, mais aussi suffisamment élevé pour un grand événement de collecte de fonds comme celui-ci. Définissez correctement votre objectif et mettez-le en œuvre dans votre planification en suivant nos étapes pour organiser un événement.
L'une des questions les plus importantes que vous devez vous poser est la suivante : qui dois-je inviter à mon événement ? Si votre objectif de collecte de fonds est un peu plus bas, votre tournoi peut être plus un événement familial, ce qui signifie que les invités devront payer de leur poche pour y assister. Si votre objectif de collecte de fonds est plus élevé, vous chercherez peut-être à attirer des entreprises donatrices, ce qui signifie que les entreprises paieront les billets. Votre choix d'invités dépendra également de vos principaux donateurs. Par exemple, si vous comptez sur de nombreux petits donateurs individuels d'une communauté proche, vous voudrez probablement organiser un tournoi de style plus familial. En revanche, si vous comptez sur les dons de grandes entreprises, vos invités cibles seront des groupes d'entreprises.
À partir de là, vous pouvez décider du nombre de participants que vous souhaitez avoir. Un parcours complet peut accueillir jusqu'à 144 joueurs. Jugez du nombre d'invités que vous pensez pouvoir accueillir, vous pouvez vous baser sur vos événements passés ou en mettant en place une inscription précoce. Cela vous guidera dans la taille de la réservation que vous devez faire.
Des recherches plus approfondies seront nécessaires pour savoir si d'autres événements sont susceptibles d'entrer en concurrence avec votre tournoi. Recherchez les autres tournois de golf annuels qui ont lieu dans votre région ! Vous ne voulez pas être à la même date que la plus grande fondation de la région. Choisissez un jour où la plupart de vos supporters sont disponibles. Par exemple, les mois de mai et septembre sont souvent idéaux car personne n'est en vacances.
Pour organiser au mieux votre événement, vous aurez besoin d'un groupe de base de personnes pour former un comité. Plus le groupe est petit, mieux vous pourrez communiquer et être cohérent. À partir de là, vous pouvez déléguer des tâches distinctes à des personnes extérieures à ce groupe. Le comité pourrait être composé de 5 personnes (ce nombre dépendra de la taille de votre événement) qui s'appuieront ensuite sur des volontaires pour élargir leur champ d'action pour certaines parties de la planification.
"Il est souhaitable que la majorité des personnes du comité connaissent les bases du jeu, mais il n'est pas nécessaire de se concentrer uniquement sur cela. Le fait d'avoir un éventail de personnes ayant des forces différentes est un atout. Le comité doit être composé de personnes qui s'entendent bien et savent travailler en équipe. Il n'y a pas besoin d'être nombreux !" Cyril Brossier, membre organisateur de l'Omnium Gabriel Dubuc
Désigner des membres pour :
Vous avez besoin de votre budget pour atteindre votre objectif de collecte de fonds, voire le dépasser ! Vous voudrez minimiser vos coûts autant que possible. Pour ce faire, vous pouvez trouver des sponsors. Créez des formules de parrainage avec différents niveaux d'avantages. Expliquez clairement ce que les sponsors obtiennent pour les différents montants qu'ils choisissent de donner. Lorsque vous définissez votre budget, assurez-vous d'inclure les éléments suivants
Deux membres du comité de planification doivent être chargés de suivre les comptes bancaires de l'événement. Que vous ayez déjà un compte séparé pour vos événements ou que vous deviez en ouvrir un nouveau pour le tournoi, tous les paiements effectués et reçus sur le compte doivent être contrôlés pour s'assurer que le budget est respecté.
Vous devrez également décider du montant que vous ferez payer à vos invités. Les tournois de golf font partie des événements de collecte de fonds les plus coûteux pour les donateurs, le prix des billets étant plus élevé. Cela peut dépendre du type d'accord que vous pouvez conclure avec le terrain de golf. Veillez à garder à l'esprit le type de participants que vous aurez. Vous pouvez également faire une étude de marché pour voir ce que des tournois similaires demandent pour leurs billets.
Une chose qui peut faire ou défaire le succès de votre tournoi est le terrain de golf que vous choisissez ! Vous voulez travailler avec un terrain qui comprend l'importance de votre événement, avec un personnel qui offre une grande expérience à vos invités ! Si vous le pouvez, essayez de choisir un terrain très prisé. C'est particulièrement important pour les tournois d'entreprise. Encore une fois, le parcours que vous choisissez dépend vraiment du type d'invités que vous souhaitez recevoir, gardez cela à l'esprit ! Il pourrait s'agir d'un parcours réservé aux membres, ce qui créerait un jeu unique pour les participants car ils ne pourraient pas y jouer autrement.
Contactez tous les contacts que vous pouvez avoir au sein des conseils d'administration de divers terrains de golf. Demandez-leur ce qu'ils proposent pour les événements de collecte de fonds. Les terrains de golf qui accueillent des événements ont souvent des employés qui se consacrent à l'organisation de votre événement, ce qui vous facilitera la tâche !
Vous devez garder à l'esprit certains critères lorsque vous recherchez les différents terrains de golf disponibles. Vous devez prendre en compte :
Pour certaines collectes de fonds de golf, le plus important n'est pas de choisir les greens, mais le lieu de la fête qui suivra ! C'est là que tous vos invités se retrouveront (n'oubliez pas que certains ne joueront pas au golf et ne viendront que pour dîner) et que vous devrez créer l'ambiance ! Votre travail est simple en ce qui concerne le terrain de golf, car vos invités peuvent se divertir en jouant et le personnel du terrain s'occupe du reste. Pour le dîner, vous et votre comité devez prendre les rênes et en faire une fête que vos invités n'oublieront pas.
Si vous avez trouvé un excellent terrain de golf qui ne dispose pas de la salle à manger adéquate, vous pouvez toujours chercher ailleurs pour organiser vos soirées. Essayez de trouver un endroit qui n'est pas trop éloigné du terrain de golf pour que vos invités n'aient pas à se déplacer.
Une fois que vous aurez pris en compte le terrain de golf et le dîner, vous voudrez signer un contrat avec le terrain de golf. Cela vous permettra de vous assurer que l'événement se déroule comme prévu et que vous vous mettez d'accord sur vos attentes et le coût.
Dans ce contrat, vous devrez établir :
Il est maintenant temps de faire venir vos golfeurs à l'événement ! Bien que tout le monde ne joue pas, il y a toujours de nombreux acteurs différents que vous pouvez cibler pour venir soutenir votre organisation. Contactez et envoyez des invitations à :
Notre conseil : veillez à mettre en place des incitations pour que les invités achètent leurs billets en avance ! Vous devrez verser un acompte et payer les places sur le parcours, vous voulez donc être sûr d'avoir un minimum de participants. Proposez des prix pour les premiers arrivés ou des billets de tombola gratuits (et faites la promotion de vos superbes prix) pour que les gens achètent tôt. Vous aurez ainsi l'esprit tranquille et vos invités pourront réserver leur place dans leur agenda.
Choisissez une plateforme de billetterie en ligne qui répond à vos besoins. Vous voudrez quelque chose de personnalisable, afin de pouvoir créer différentes options de billetterie. Vos supporters auront ainsi la possibilité de contribuer à hauteur de leurs moyens. Fixez des prix de billetterie différents selon les formules. Cela peut inclure :
Notre conseil : Vous n'êtes peut-être pas certain du montant que vous pouvez émettre sur les reçus d'impôt de vos donateurs en raison des nombreux avantages que les invités reçoivent pendant l'événement. Le gouvernement du Canada fournit une ventilation claire des éléments à prendre en compte lors de la délivrance de reçus fiscaux pour votre tournoi de golf de bienfaisance. Il utilise d'excellents exemples pour montrer ce qui doit être déduit du reçu et ce qui n'a pas besoin d'être inclus. N'hésitez pas à consulter ce site !
La plupart des plateformes de billetterie vous coûteront 7% du prix. Avec la plateforme de billetterie Zeffy, aucun frais n'est facturé et 100% de ce qui est payé vous revient.
Donnez encore plus d'impact à votre tournoi en ajoutant des possibilités supplémentaires de donner. Si elles sont originales, cela rendra également le tournoi plus inoubliable :
Vous aurez besoin de volontaires tout au long de l'événement pour en assurer le bon déroulement. Vous devrez planifier leurs tâches et leurs horaires.
Désignez des volontaires pour la mise en place de la journée. Le personnel du cours peut vous guider dans la mise en place, mais n'oubliez pas de vous préparer :
La partie dîner devra être mise en place et décorée pour que vos invités passent un bon moment. C'est là que vous pouvez désigner un comité pour les décorations, une tombola, une vente aux enchères et toute autre activité amusante.
Une autre partie importante du dîner sera la répartition des places pour le repas. Cela peut s'avérer plus délicat que vous ne le pensez, car des invités supplémentaires vont arriver et le quatuor de golf ne pourra peut-être pas être assis ensemble. Essayez de faire en sorte que les amis et les entreprises soient assis à la même table, ainsi que les grands sponsors près de la scène principale ou de la piste de danse.
Prévoyez 2 volontaires pour chaque jeu ou activité mis en place sur le parcours. Assurez-vous qu'une personne supervise le bon déroulement de tous les jeux et que les bénévoles sont soutenus et reçoivent des collations, des rafraîchissements et une protection contre le soleil.
Demandez également à des bénévoles de vendre des rafraîchissements supplémentaires aux joueurs. La vente de bière et d'autres alcools peut être un excellent moyen d'augmenter la collecte de fonds pendant l'événement, surtout si un sponsor a fait un don en nature.
Avec COVID-19, vous pouvez choisir de ne pas organiser un tournoi de golf régulier. Une excellente alternative serait d'organiser un événement à distance !
Demandez à chaque golfeur de jouer sur son propre parcours local. Ils peuvent comptabiliser leur score et le partager en ligne. Utilisez une application comme Foursum pour suivre toutes les parties et vous connecter aux autres joueurs. Utilisez votre plateforme pour mettre à jour les résultats des joueurs tout au long de la journée. Demandez-leur d'envoyer des vidéos de leurs coups ou des photos de leur parcours pour les partager avec tous les joueurs ! S'il n'est pas possible de se rendre sur un parcours, soyez créatif et demandez aux invités de se défier les uns les autres en jouant au golf en ligne sur des applications comme Mini Golf King.
Organisez une partie dîner sur le zoom, révélez les scores et remettez des prix aux gagnants. Incluez une vente aux enchères ou une tombola en ligne pour créer davantage d'opportunités de collecte de fonds. Faites payer un tarif pour chaque participant, inférieur au prix normal de la billetterie. Inspirez-vous d'autres activités de dons en ligne et de bonnes pratiques dans notre guide de la collecte de fonds virtuelle.
Maintenant que vous savez comment planifier votre événement, vous pouvez vous y mettre ! Gardez à l'esprit que vous souhaitez offrir une expérience amusante à vos donateurs, et qu'il doit donc en être de même pour votre organisation ! Si vous passez un bon moment, vos invités le feront aussi. N'oubliez pas que le dîner est tout aussi important, sinon plus, que la journée de golf. C'est à ce moment-là que vous pouvez vraiment vous concentrer sur la célébration de votre cause et de vos donateurs, ainsi que sur la mise en valeur de l'excellent travail que vous avez accompli par le passé.
