Comment organiser un tournoi de golf de bienfaisance.

Un tournoi de golf de bienfaisance semble très amusant. Mais la planification d'un tournoi de golf de bienfaisance est une toute autre histoire. Ces 11 étapes sont là pour vous aider.

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1. Définissez votre objectif de collecte de fonds.

Quelle est la seule chose qui peut rendre le soutien à une grande cause encore meilleur ? Une journée sur les greens. C'est pourquoi l'organisation d'un tournoi de golf de bienfaisance est un moyen très populaire pour les organismes sans but lucratif de recueillir des fonds. Mais comment organiser un tournoi de golf qui atteindra vos objectifs et donnera à vos invités l'envie de revenir ? En se concentrant sur ce qui compte.

Avant toute chose, fixez un objectif pour votre tournoi de golf de bienfaisance. Cela vous aidera à déterminer le montant que vous voulez recueillir et vous guidera dans le reste de vos décisions de planification. Votre objectif doit être précis, réalisable et suffisamment stimulant. Vous savez, comme une partie de golf.

En définissant correctement votre objectif, vous faciliterez grandement l'organisation d'un tournoi de golf caritatif.

2. Organisez votre tournoi de golf caritatif pour vos golfeurs.

L'une des premières questions à se poser lors de l'organisation d'un tournoi de golf de bienfaisance est la suivante : qui veut y participer ?

Si votre objectif de collecte de fonds est un peu moins élevé, votre tournoi pourrait être davantage un événement familial, ce qui signifie que les invités paieront de leur poche pour y assister. Si votre objectif de collecte de fonds est plus élevé, vous pourriez envisager de faire appel à des entreprises donatrices, ce qui signifie que les entreprises paieront les billets.

Le choix du golfeur dépendra également de l'identité de vos principaux donateurs. Par exemple, si vous comptez sur de nombreux petits donateurs individuels issus d'une communauté proche, l'organisation d'un tournoi familial est probablement plus judicieuse. Si vous comptez sur les dons de grandes entreprises, vos invités cibles seront des groupes d'entreprises.

Une fois que vous avez choisi votre public cible, vous pouvez décider du nombre de golfeurs que vous prévoyez d'inviter. Un tournoi de golf de bienfaisance sur un parcours de 18 trous peut accueillir jusqu'à 144 golfeurs. Un minimum de 40 golfeurs est suggéré pour un tournoi amusant et stimulant.

Une fois que vous aurez déterminé le nombre d'invités que vous pensez pouvoir accueillir - vous pouvez vous baser sur les taux de fréquentation des tournois précédents ou procéder à des inscriptions anticipées - vous serez en mesure d'estimer correctement les quantités, etc. pour tout ce qui figure sur votre liste de choses à faire.

Ce qu'il faut garder à l'esprit avant d'aller plus loin :

• Y a-t-il d'autres organismes sans but lucratif qui organisent un tournoi de golf de bienfaisance à la même période ? (Vous ne voulez pas organiser votre événement la même fin de semaine que l'événement d'un autre organisme de bienfaisance.)
• Écoutez les réactions de vos supporters. Vous ne pourrez pas satisfaire tout le monde, mais vous aurez peut-être des idées sur d'autres événements, sur les terrains de golf disponibles, etc.
• Pensez aux vacances d'été. Les mois de mai, septembre et même début octobre conviennent mieux à la plupart des gens.

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3. Formez un comité de planification pour vous aider à organiser votre tournoi de golf de bienfaisance.

Pour vous aider à organiser votre tournoi de golf de bienfaisance et pour éviter de perdre la tête, nous vous recommandons de recruter un noyau de personnes pour vous aider. Plus le comité est petit, plus il est facile de communiquer et d'être cohérent. À partir de là, vous pouvez déléguer à d'autres bénévoles.

Dans un monde parfait, votre comité serait composé d'environ cinq personnes ayant au moins un peu d'expérience dans le travail dont elles sont responsables. Mais nous savons que les mondes parfaits sont plutôt rares. Alors, en cas de doute, choisissez des personnes en qui vous avez confiance et avec qui vous aimez travailler.

Il serait bon d'avoir des membres du comité pour mener à bien les tâches suivantes :

Budget :

• Établir un budget et s'y tenir est l'une des tâches les plus importantes pour tout événement, et le budget d'un tournoi de golf de bienfaisance n'est pas différent. Essayez de trouver quelqu'un qui comprend le coût des choses, qui est à l'aise avec les chiffres et qui sait dire non.
• Quelques points à garder à l'esprit lorsque vous planifiez le budget de votre tournoi de golf de bienfaisance :
• Veillez à ce que tous les coûts potentiels soient prévus à l'avance afin de permettre aux autres membres du comité de s'acquitter librement de leurs tâches.
• Assurez-vous que les cotisations des joueurs couvrent la majorité des coûts.
• Les parrainages et les recettes de la journée (mulligans, enchères silencieuses, tombolas, etc.) ne doivent pas être utilisés pour couvrir les coûts, mais doivent être pris en compte dans votre objectif de collecte de fonds.

Parrainage :

• Les commandites vous permettent de réduire les coûts grâce à des dons en espèces ou en nature et peuvent contribuer à rendre votre tournoi de golf de bienfaisance plus excitant pour vos invités. Trouvez quelqu'un d'extraverti, qui est bien connu (et apprécié) dans votre communauté et qui a une connaissance de base des types de dons qui seraient les plus utiles.
• Nous avons rassemblé quelques idées de parrainage possibles, mais ChatGPT est plutôt doué pour le brainstorming et l'établissement de listes pour les collectes de fonds.
• Le terrain de golf.
• Magasins de sport locaux.
• Restaurants ou food trucks.
• Municipalités ou gouvernements locaux.
• Industries locales (usines, entrepôts, centres d'appel, bureaux, etc.).
• Magasins à grande surface.
• Magasins d'alimentation.
• Concessionnaires automobiles.

Inscription :

• Quelle que soit la taille de votre tournoi, votre registraire devra étudier les possibilités d'inscription en ligne. Il existe des plateformes d'inscription gratuites pour les organisations à but nonlucratif (Zeffy propose une billetterie gratuite pour les organisations à but non lucratif et des formulaires d'inscription pour les organisations à but non lucratif), qui peuvent aider à organiser et à documenter tout ce qui concerne les noms et les adresses, le choix des repas et la vente des billets de tombola.

Promotions :

• Si vous le faites correctement, vous n'aurez pas à vous préoccuper outre mesure de la promotion de votre tournoi de golf de bienfaisance, car la plupart des joueurs devraient venir du bouche à oreille. Toutefois, vous voudrez peut-être confier à quelqu'un le soin de mettre à jour votre site Web, de préparer des dépliants, des affiches ou du matériel d'information dont vous aurez besoin pendant l'événement, etc. et (au besoin) de faire passer le mot.

Volontaires :

• L'organisation d'un tournoi de golf de bienfaisance demande beaucoup de travail et donc beaucoup de bénévoles. Trouver quelqu'un pour recruter, assigner, guider et suivre les bénévoles de votre tournoi de golf de bienfaisance est une étape importante dans l'organisation d'un tournoi de golf de bienfaisance.

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4. Décrivez le budget de votre événement caritatif.

Un budget clair (avec une petite marge de manœuvre) vous aidera à atteindre votre objectif de collecte de fonds, voire à le dépasser ! Vous voudrez maintenir vos frais généraux à un niveau nécessaire et raisonnable, et savoir où et sur quoi dépenser votre argent vous aidera à atteindre cet objectif.

Prévoyez toujours une marge d'au moins 10 % dans le budget de votre événement pour faire face aux dépenses imprévues.
- Ally R. Potel

Les sponsors peuvent être d'une grande aide à cet égard. Avec l'aide d'un membre désigné du comité de parrainage, créez des packages de parrainage avec différents niveaux et des avantages associés. Expliquez clairement ce que les sponsors obtiennent pour les différents montants qu'ils choisissent de donner. Lors de l'élaboration de votre budget, veillez à inclure les éléments suivants

• Le club de golf. (parrainage potentiel ici).
• Nourriture et boissons. (Cela sera-t-il inclus dans le club de golf ?)
• Des avantages, des marchandises et des cadeaux pour les invités.
• L'alcool.
• Divertissement.
• Location de matériel. (Haut-parleurs, tentes, chaises, tables, barbecues, etc.)
• Les imprévus - il est conseillé de mettre de côté environ 10 % de votre budget pour faire face aux coûts non planifiés.

Deux membres du comité de planification doivent être chargés de suivre les comptes bancaires de l'événement. Que vous ayez déjà un compte séparé pour vos événements ou que vous deviez en ouvrir un nouveau pour le tournoi, tous les paiements effectués et reçus sur le compte doivent être contrôlés pour s'assurer que le budget est respecté.

Vous devrez également décider du prix que vous ferez payer à vos invités. Les tournois de golf font partie des activités de collecte de fonds les plus coûteuses pour les donateurs. Là encore, les parrainages et le type d'accord que vous concluez avec le terrain de golf peuvent grandement contribuer à maintenir le prix des billets à un niveau raisonnable pour le type de participant et d'activité que vous envisagez.

Dernier point : il n'est jamais inutile de faire une petite étude de marché pour voir combien les autres tournois facturent et ce que le prix d'un billet comprend.

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5. Trouver le bon terrain de golf local.

Le choix du terrain de golf est un élément qui peut faire ou défaire le succès de votre tournoi. Nous le savons, ce n'est pas une surprise. Mais nous avons quelques points à prendre en compte lors du choix de votre terrain de golf.

Tout d'abord, vous voulez travailler avec un terrain de golf qui comprend l'importance de votre tournoi, et avec un personnel qui offrira une expérience mémorable à vos invités ! Si vous le pouvez, essayez de choisir un terrain de golf très prisé, en particulier pour les tournois de golf de bienfaisance organisés par des entreprises.

Laissez le type d'invités et le tournoi vous guider dans votre liste de terrains de golf. Il peut même s'agir d'un parcours réservé aux membres, ce qui en fait un jeu unique pour les participants qui n'ont pas l'habitude d'y jouer.

Communiquez avec les personnes-ressources que vous avez au sein des conseils d'administration de divers terrains de golf et demandez-leur ce qu'ils offrent en matière de forfaits pour les activités de financement. Les terrains de golf qui organisent des événements ont souvent des employés qui se consacrent à l'organisation de votre événement, ce qui vous facilitera la tâche !

Considérations utiles pour le choix de votre parcours de golf :

• Ce parcours correspond-il au type de joueur que vous essayez d'attirer ? Par exemple, un club plus exclusif peut convenir à des tournois avec des invités d'affaires.
• L'offre de tournoi proposée correspond-elle à votre budget ?
• Est-il suffisamment proche des visiteurs que vous souhaitez attirer ? Pour certains, faire un long trajet en voiture ou devoir réserver une chambre d'hôtel peut rendre leur expérience moins amusante - ou au contraire la rendre plus intéressante !

Pour certains de vos donateurs, le plus important n'est pas de choisir les greens, mais le lieu de la fête qui suivra ! C'est là que tous vos invités se retrouveront (n'oubliez pas que certains ne joueront pas au golf et ne viendront que pour le dîner) et qu'ils passeront l'après-midi et la soirée. Le jour J, votre travail sera un peu moins stressant en ce qui concerne le terrain de golf, car vos invités pourront se divertir en jouant et le personnel et les bénévoles du terrain s'occuperont du reste. Lors du dîner, vous et votre comité devez prendre les rênes et faire en sorte que la fête soit inoubliable.

Si vous avez trouvé un excellent terrain de golf mais qu'il n'y a pas d'endroit approprié pour l'after party, vous pouvez toujours chercher un endroit à proximité ou demander au terrain de golf s'il vous permet d'organiser un BBQ, des camions de nourriture, etc. sur le site.

Une dernière chose, une fois que vous avez tout confirmé avec le terrain de golf et tout autre lieu nécessaire, insistez pour signer un contrat. Cela vous permettra de vous assurer que l'organisation de votre tournoi de golf de bienfaisance se déroule comme prévu et que vos attentes et les coûts sont clairs.
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6. Réserver le terrain de golf.

En parlant de contrat, c'est une chose d'en demander un, c'en est une autre de savoir ce qu'il faut vérifier avant de le signer. Nous ne pouvons pas vous aider à régler tous les détails, mais voici quelques points à vérifier :

Date et heure :

Si vous le pouvez, envisagez de faire preuve de souplesse à leur égard. Si vous êtes ouvert à une date moins chargée pour eux (un jour de semaine ou en début ou fin de saison) parce que vos participants sont à la retraite, vous pourriez obtenir une réduction ou des coupons pour votre tournoi de golf de bienfaisance.

Services de cours :

Assurez-vous que le prix du billet de chaque invité est bien compris. Il peut s'agir de balles de golf, de cartes de score, de voiturettes, de pourboires, etc.

Se contenter des inconnues :

Quand doivent-ils recevoir le nombre d'invités ? Peuvent-ils s'adapter à des changements ?

Les coûts :

Obtenez une ventilation claire par golfeur. Assurez-vous qu'elle inclut la nourriture et les boissons (si cela fait partie de l'accord). Les pourboires, les frais de service, etc. Décidez de la date à laquelle les acomptes et les paiements finaux doivent être versés.

Politique d'annulation et conditions météorologiques :

Ce point est important et facilement négligé. Assurez-vous de bien comprendre leur politique en cas d'imprévu et la date limite à laquelle vous pouvez annuler ou modifier votre contrat.

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7. Commencez à promouvoir votre événement.

Lorsqu'il s'agit d'inciter les golfeurs à participer à votre événement, le bouche à oreille fonctionne à merveille ! Mais si cela ne suffit pas à vendre tous les billets, vous pouvez vous adresser à d'autres publics pour qu'ils soutiennent votre organisation. (Et tout le monde n'est pas obligé de jouer au golf).

Les partisans de votre cause :

Vos donateurs veulent soutenir votre mission et votre cause, ils seront donc plus enclins à participer à votre événement. Une idée pour les attirer est de proposer une billetterie séparée pour vos donateurs engagés qui ne jouent pas au golf : des billets pour le dîner qui suit, des invitations à la vente aux enchères silencieuse, des ventes par tirage au sort, etc.

Les golfeurs passionnés :

Ils ne connaissent peut-être pas votre association, mais ils ne passeront pas à côté d'une belle journée de golf. Veillez donc à ce que cette journée soit plus qu'une simple journée sur les greens. Expliquez-leur comment ils peuvent faire ce qu'ils aiment, soutenir une grande cause et déguster un délicieux repas après la partie. Il s'agit d'une campagne de sensibilisation visant à attirer de nouveaux donateurs potentiels.

Personnalités locales connues :

Une façon de rendre votre événement encore plus mémorable est de faire venir une célébrité locale ! Contactez des personnalités bien connues dans la région et faites-leur savoir comment elles peuvent faire la différence. Si elles soutiennent votre cause, elles seront en mesure d'attirer des donateurs qui ont les moyens de faire des contributions plus importantes et d'accroître votre notoriété. Contactez des athlètes, des personnalités de la télévision, des musiciens, des hommes politiques, etc. Contactez les personnes que vous connaissez qui aiment jouer au golf ou qui sont connues pour participer à des événements caritatifs.

Les jeunes golfeurs :

Vous pouvez attirer une foule plus jeune en offrant des billets pour des leçons de golf données par le professionnel du parcours, un barbecue, des camions de nourriture et des activités comme des tirages au sort, des ventes aux enchères, des groupes musicaux locaux et plus encore. Il se peut qu'ils entendent parler du plaisir que leur a procuré cette journée de golf et qu'ils décident de recommencer à jouer au golf l'année prochaine !

Notre conseil : proposez des mesures incitatives pour que les invités achètent leurs billets à l'avance ! Vous devrez verser un acompte et payer les places à l'avance, c'est pourquoi vous devez vous assurer d'avoir un nombre minimum de participants. Proposez des prix de prévente, des boissons gratuites, des articles exclusifs, des billets de tombola gratuits, tout ce que vous pouvez imaginer pour que les gens achètent et s'engagent tôt.

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8. Choisissez une plateforme gratuite d'enregistrement d'événements et de billetterie en ligne pour les organisations à but non lucratif. (Comme Zeffy).

Cela peut donner l'impression que nous faisons notre propre promotion, et c'est le cas. Mais écoutez-nous. Le choix d'une plateforme de billetterie pour événements à but non lucratif qui répond à vos besoins tout en vous permettant d'économiser de l'argent est une étape importante dans l'organisation d'un tournoi de golf de bienfaisance.

Vous voudrez une plateforme personnalisable afin de pouvoir créer autant d'options de billetterie et d'événements différents que vous le souhaitez. Cela permettra à vos sympathisants de contribuer à hauteur de leurs moyens et vous permettra d'attirer une variété de donateurs actuels et nouveaux. Et surtout, cela vous aidera à suivre les ventes, les participants, les repas, les billets de tombola, les ventes de produits dérivés, etc.

Voici quelques exemples de ce que Zeffy (ou d'autres plateformes d'enregistrement d'événements pour les organisations à but non lucratif) peut vous aider à faire :

• Billetterie d'événement pour un demi chariot, des individus, un dîner uniquement ou des dons.
• Vente de billets de tombola.
• Choix des repas et restrictions alimentaires.
• Création de groupes et options de collecte de fonds de pair à pair.
• Recettes fiscales.

Notre conseil : Vous n'êtes peut-être pas certain du montant que vous pouvez émettre sur les reçus d'impôt de vos donateurs en raison des nombreux avantages que les invités reçoivent pendant l'événement. Le gouvernement du Canada fournit une ventilation claire des éléments à prendre en compte lors de la délivrance de reçus fiscaux pour votre tournoi de golf de bienfaisance. Il utilise d'excellents exemples pour montrer ce qui doit être déduit du reçu et ce qui n'a pas besoin d'être inclus. N'hésitez pas à consulter ce site !

La plupart des plateformes de billetterie vous facturent environ 7 % du prix du billet. Zeffy est différent. Zeffy ne facture aucun frais (nous couvrons même les frais de transaction) pour aucun de nos services. Ainsi, 100 % de ce qui est payé va à votre association.

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9. Trouvez d'autres idées de collecte de fonds pour votre tournoi de golf de bienfaisance.

Rendez votre tournoi de golf de bienfaisance encore plus réussi en ajoutant des occasions supplémentaires de faire un don à votre cause - et si ces occasions sont originales, cela rendra votre tournoi de golf inoubliable.

Les paquets de Mulligan :

Les mulligans sont des "reprises" pour vos golfeurs, mais vous le saviez probablement déjà (nous avons dû faire des recherches). Permettez à vos golfeurs de refaire un mauvais swing en vendant des mulligans. Par exemple : des mulligans pour 5 $ chacun ou 5 mulligans pour 20 $.

Pour un bonus supplémentaire, imprimez des cartes mulligan créatives en utilisant des images, des jeux de mots sur le golf ou des blagues à remettre aux juges lorsqu'un mulligan est utilisé par un joueur. Ces cartes peuvent également servir de billets de tombola, de sorte que si le joueur ne les utilise pas toutes sur les greens, il a une chance de gagner un prix au dîner.

Concours de compétences :

Vendez des billets aux participants (golfeurs et invités au dîner) pour participer à un concours d'adresse. Assurez-vous d'avoir des prix pour tous les niveaux de compétence. Il peut s'agir de chipping, de la balle la plus proche du drapeau, de longs drives, de la balle dans l'étang (pour permettre aux moins expérimentés de gagner), de la conduite d'une voiturette, etc.

Battre le pro :

Mettez vos joueurs au défi de "battre le pro" en demandant à un golfeur professionnel ou à un étudiant-athlète de s'installer sur un trou au hasard. Lorsque les golfeurs arrivent à ce trou, ils peuvent donner un peu plus pour défier le pro. Prévoyez un prix pour les gagnants, par exemple 10 tickets de tombola, des tickets de boisson, des droits de vantardise, des produits dérivés, etc.

Une station de massage :

Une journée complète de golf peut parfois être longue et épuisante pour le corps des joueurs. Installez une station de relaxation et de massage à l'un des trous. Les joueurs peuvent choisir de se faire masser au lieu de jouer le trou, ce qui leur permet de terminer leur partie et d'être prêts pour le dîner plus tard dans la soirée !

Contactez un kinésithérapeute ou un massothérapeute qui pourrait accepter de donner de son temps.

Stations de rafraîchissement/boissons sur le parcours :

Faites en sorte que vos joueurs soient à l'aise et rafraîchis et donnez-leur une raison de ne pas prendre le jeu trop au sérieux - c'est pour une bonne cause après tout.

Installez une station de boissons et d'en-cas à mi-parcours pour que les joueurs puissent faire une pause et se détendre. Vous connaissez une distillerie locale qui a besoin de publicité ? Invitez-la à tenir un stand et à distribuer gratuitement ses nouveaux produits.

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10. Recruter des volontaires.

Travaillez avec le membre de votre comité de bénévoles pour recruter des bénévoles qui vous aideront à planifier et à organiser votre tournoi de golf de bienfaisance afin qu'il se déroule sans heurt. C'est une bonne idée de planifier à l'avance et de s'assurer que les tâches et les horaires sont clairs afin que vos bénévoles puissent se préparer et savoir ce qu'ils vont faire avant, après et pendant l'événement.

Nous n'avons certainement pas pensé à tout, mais voici quelques tâches pour lesquelles vous pouvez trouver des volontaires :

Montage et démontage sur le terrain de golf :

Désignez des volontaires pour l'organisation de la journée. Le personnel du parcours peut les guider, mais veillez aussi à les préparer vous-même :

• Un comité d'accueil : Désignez un groupe de bénévoles pour s'assurer que vos golfeurs sont accueillis, inscrits et coordonnés à leur arrivée.
• Installez des tentes autour du parcours pour l'inscription, les stations de repos, les activités de collecte de fonds, les collations et les rafraîchissements.
• Identifier les volontaires chargés de gérer les caisses pour les activités de collecte de fonds.
• Désignez des volontaires pour préparer des friandises pour les chariots de golf. Cela permet également de s'assurer que tout le monde dispose de tout ce dont il a besoin pour un jeu mémorable.
• Placer des panneaux autour du terrain de golf. Comme les participants ne connaissent peut-être pas bien le club de golf, nous vous suggérons de fabriquer des panneaux (avec les logos de votre organisation et de vos sponsors pour une touche supplémentaire) afin d'aider les joueurs à trouver leur chemin !
• Tout don en nature et étiquettes pour les casiers des joueurs.
• N'oubliez pas de demander à des volontaires de rester sur place après l'événement et d'aider au démontage et au nettoyage.

Activités de collecte de fonds :

Prévoyez deux volontaires pour chaque jeu ou activité mis en place sur le parcours. Assurez-vous qu'une personne supervise le bon déroulement de tous les jeux et que les bénévoles sont soutenus et reçoivent des collations, des rafraîchissements et des pauses au soleil.

Recruter des bénévoles pour aider à vendre des en-cas et des rafraîchissements aux joueurs. La vente de bière et d'autres boissons alcoolisées peut être un excellent moyen d'augmenter les recettes de la collecte de fonds pendant le tournoi et lors du dîner qui suit, en particulier si un sponsor a fait un don en nature.

Vous aurez également besoin de bénévoles pour surveiller la vente aux enchères silencieuse, aider à la tombola et, d'une manière générale, pour aider vos golfeurs s'ils en ont besoin.

Préparation du dîner :

Le montage et le démontage du dîner de collecte de fonds après le tournoi représentent autant de travail et nécessitent autant de bénévoles.

L'espace événementiel devra être aménagé et décoré de manière à ce que vos invités puissent passer en douceur du golf à ce que vous avez prévu après le golf.

Trouver des volontaires pour aider à la décoration, à l'installation des sièges, etc.

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11. Remerciez-les.

Remerciez tout le monde. Vos bénévoles, les golfeurs, les donateurs, le terrain de golf, vos sponsors. Ce n'est probablement pas nouveau, mais un rappel amical ne fait jamais de mal.

ChatGPT peut vous aider à rédiger vos e-mails de remerciement, mais une touche personnelle est toujours la bienvenue.