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Comment Zeffy peut être gratuit ?
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L'organisation d'une course de 5 km peut être compliquée et prendre du temps, mais il n'est pas nécessaire d'avoir de l'expérience en matière de course pour organiser une course de 5 km réussie. Votre course de 5 km peut être un événement unique de collecte de fonds à but non lucratif pour financer un projet spécifique ou un événement annuel pour fournir des fonds opérationnels à votre organisation à but non lucratif.
Que vous organisiez un semi-marathon, une course de bienfaisance ou une course de plaisir, la planification d'un 5 km nécessitera plusieurs étapes et le soutien de votre communauté.
Nous avons inclus un guide étape par étape sur l'organisation d'un 5 km, ainsi que d'autres conseils pour vous aider à collecter des fonds et à établir des relations avec les donateurs et les sponsors :
Planification de l'événement (6 à 12 mois avant la date de la course)
1. Définir l'objectif et les buts
Dans le meilleur des cas, vous disposerez de six à douze mois avant votre prochaine course de 5 km. Vous n'aurez peut-être pas autant de temps, mais vous voudrez commencer à planifier votre événement à but non lucratif dès que possible. La première étape de la planification d'une course de bienfaisance consiste à déterminer le but et les objectifs de l'événement.
Commencez par choisir un programme ou un projet spécifique à financer et déterminez votre objectif financier. Vous pouvez également inclure d'autres objectifs, comme le nombre de nouveaux donateurs, de participants à des événements, de sponsors, etc.
Une autre mesure à prendre au début est de former un comité de planification. Vous ne devriez jamais participer seul à une course de 5 km ou à une course de bienfaisance.
Créez un groupe comprenant un ou deux membres du personnel, des bénévoles, des membres du conseil d'administration et des donateurs. Vous pouvez également vous connecter aux clubs de course à pied locaux pour trouver d'autres supporters potentiels.
Une fois que vous avez constitué votre comité d'organisation, vous devez attribuer des rôles et des responsabilités à chacun de ses membres. Certains rôles seront tenus le jour de la course, comme celui de directeur de course. Vous aurez également besoin de membres du comité pour s'occuper de la recherche de sponsors et de vendeurs, du processus d'inscription avant et le jour de la course, et de la formation à la collecte de fonds de pair à pair.
3. Choisissez une date, une heure et un lieu
L'une des premières responsabilités du comité de planification est de choisir la date, l'heure et le lieu de la course. À ce stade, le comité peut également choisir un nom de course et un thème uniques et convaincants afin de susciter une plus grande participation.
Les plateformes de collecte de fonds en ligne permettent aux organisations à but non lucratif d'organiser des courses virtuelles et hybrides. De nombreuses organisations à but non lucratif ont choisi d'organiser leurs courses de 5 km en ligne pendant la pandémie de COVID-19. Si votre organisation souhaite toucher un plus grand nombre de coureurs et collecter davantage de fonds, vous pouvez utiliser des outils tels que Zeffy pour organiser votre course de 5 km en ligne.
Les courses virtuelles peuvent avoir une date et une heure auxquelles les adeptes peuvent courir dans n'importe quel endroit et recueillir des promesses de dons. Les organisations à but non lucratif peuvent également demander à leurs sympathisants de participer en courant et en collectant des fonds à une date précise. Tant que les participants prennent des photos et les partagent sur la page des médias sociaux de votre organisation, vous pouvez faire connaître la course et partager les histoires et les images des coureurs pour partager votre succès.
4. Établir un budget
Le service de développement de votre association peut établir un budget avec les membres du comité ou indépendamment. Le budget de l'événement doit inclure les recettes générées par les frais d'inscription, les promesses de dons recueillies par le biais de la collecte de fonds de pair à pair, les parrainages, les frais des vendeurs, la vente de t-shirts et d'autres articles.
Vous devez également prévoir les dépenses suivantes pour la course :
Bannières d'événements
Maillots de course et autres articles
Articles indispensables le jour de la course
Médailles pour les vainqueurs
5. Obtenir les autorisations nécessaires
Une autre dépense à prévoir est celle des permis nécessaires pour la fermeture des routes, l'utilisation des parcs, etc. Contactez les autorités locales et municipales pour vous assurer que vous répondez à toutes les exigences.
6. Solliciter des sponsors
Une fois toutes les dépenses finalisées, il est temps de rechercher et de solliciter des sponsors potentiels. Commencez par consulter votre base de données de donateurs pour y trouver d'anciens sponsors et des dons en nature de la part d'entreprises locales. Vous aurez plus de chances avec les organisations avec lesquelles vous avez déjà noué des relations.
Les entreprises à contacter ensuite sont les magasins de course à pied et les autres organisations sportives. Ces entreprises seront intéressées par les participants à votre événement, vous devez donc leur offrir des opportunités de marketing en échange de leur parrainage.
7. Annoncer l'événement
En même temps, vous pouvez annoncer votre prochain événement au public. Postez des cartes "save-the-date", envoyez des courriels et partagez sur les médias sociaux pour atteindre le plus grand nombre de personnes.
Marketing de l'événement (4 à 6 mois avant la date de la course)
8. Choisir une plateforme de collecte de fonds en ligne
Après la planification initiale, il est temps de prendre des mesures concrètes pour le marketing et la promotion de votre événement. L'une des décisions les plus cruciales en matière de marketing concerne la plateforme de collecte de fonds en ligne de votre organisation à but non lucratif. Si vous n'en avez pas encore, c'est le moment de rechercher les meilleurs sites de dons à choisir pour votre organisation à but non lucratif.
Choisissez une plateforme qui offre le plus grand nombre d'opportunités de collecte de fonds pour le site web de votre course :
Une fois que vous disposez d'une plateforme de collecte de fonds, vous devez créer une page d'inscription et de collecte de fonds afin de promouvoir et de recueillir des promesses de dons en ligne. Vous pouvez également créer un site web spécial pour la course à l'aide de constructeurs de sites web à but non lucratif.
Zeffy simplifie le processus d'inscription grâce à des billets d'événement personnalisables avec des logos, des couleurs et des bannières de site web. Les organisations peuvent également ajouter des codes QR pour faciliter la lecture des billets à la table d'inscription.
Si vous choisissez de collecter des fonds par le biais d'une page de crowdfunding, vous devez partager l'histoire de votre association avec des histoires de course afin d'inciter les sympathisants à partager et à collecter des promesses de dons.
10. Commercialisation et promotion de l'événement
Une fois que vous avez terminé la planification initiale de votre événement, vous devez également créer une stratégie de marketing pour promouvoir votre course de 5 km. Commencez par des options de marketing gratuites telles que les courriels, les messages sur les médias sociaux, les communiqués de presse et le marketing de pair à pair.
Une course de charité offre aux participants une raison convaincante de faire connaître votre événement à but non lucratif. Vous pouvez tirer le meilleur parti de cette option en organisant un concours de collecte de fonds. Contactez les entreprises locales pour obtenir un prix à remettre aux meilleurs collecteurs de fonds. Encouragez les participants à collecter des promesses de dons en fonction de la durée, du temps ou d'autres objectifs de santé personnels.
Lorsque vous ouvrirez les inscriptions à votre course de 5 km, vous voudrez communiquer personnellement avec les participants pour recueillir ces promesses et fournir des détails sur le programme qui a besoin de fonds, ainsi qu'un dossier de formation pour créer une page de collecte de fonds de pair à pair. Veillez à informer régulièrement les participants à la course et les personnes qui vous soutiennent au cours des quatre mois suivants.
Logistique de l'événement et recrutement des bénévoles (2 à 3 mois avant la date de la course)
11. Planifier la logistique du jour de l'événement et le chronométrage de la course
Maintenant que vous vous rapprochez du jour de la course, il est temps de planifier la logistique de votre course de bienfaisance et de commander le matériel de marketing essentiel et les articles de course, comme.. :
Dispositifs de synchronisation
Dossards
T-shirts
Stations d'eau
Soutien médical
Repères kilométriques et panneaux directionnels
Système de sonorisation
Toilettes portables
Trousses et postes de secours
Médailles pour les vainqueurs
Poubelles
Barrières raciales
12. Contacter les fournisseurs
C'est également le moment de commencer à contacter des vendeurs potentiels pour couvrir la nourriture et les boissons. Une course de 5 km peut rassembler des centaines de participants, de bénévoles et de spectateurs. Votre association peut vendre des tables de vente à des entreprises locales et à des magasins de course à pied afin de faire du marketing auprès de ces personnes et de vendre des articles.
13. Coordination des volontaires
Tout en contactant les vendeurs, vous devez également trouver des bénévoles pour la table d'inscription de votre 5K, les stations d'eau, les commissaires de parcours, les directeurs de course, les professionnels de la santé, etc.
14. Planifier l'itinéraire
La dernière étape consiste à planifier le parcours de la course et à le baliser pour les participants.
Communication sur l'événement (1 à 2 semaines avant la date de la course)
15. Communication avant la course
Une à deux semaines avant le jour de la course, vous pouvez commencer à envoyer des communications aux participants, aux bénévoles, aux sponsors, aux vendeurs et au public.
Les participants
Envoyez aux participants les détails de la course, les instructions relatives au stationnement et les indications sur l'endroit où ils pourront récupérer leurs dossards, leurs maillots et d'autres matériels. Rappelez-leur également qu'ils n'ont qu'une ou deux semaines pour recueillir leurs dernières promesses de dons. Faites le point sur le montant déjà récolté et sur les gagnants de votre concours de collecte de fonds.
Vendeurs
Envoyez aux vendeurs les instructions relatives au stationnement ainsi que l'horaire de la course et les autres détails nécessaires.
Volontaires
Envoyez les instructions relatives au stationnement, les mises à jour de dernière minute concernant l'affectation des bénévoles et l'horaire du jour de la course.
Le jour de la course
16. Mise en place du parcours de la course du 5 km
Vous avez réussi ! C'est le jour de la course et il est temps de transformer votre planification et votre dur labeur en un événement réussi. Veillez à arriver tôt pour installer les banderoles, les lignes de départ et d'arrivée, les postes de premiers secours, etc.
Vous devez également finaliser les détails de l'inscription en ligne et travailler avec les bénévoles pour installer les tables d'inscription. Assurez-vous que vos bénévoles disposent de smartphones pour scanner tous les tickets d'inscription en ligne.
17. Enregistrement des participants à la course
Les bénévoles doivent distribuer le matériel de course et scanner les codes QR pour enregistrer les coureurs à leur arrivée.
18. Gestion du jour de la course
Pour garantir la mise en place des mesures de sécurité, il est souhaitable de prévoir quelques bénévoles comme organisateurs de l'événement et directeurs de course. Laissez-les superviser le départ de la course, surveiller le parcours, gérer les vendeurs et prendre en charge les situations inattendues. Vous aurez ainsi suffisamment de temps pour faire ce que vous avez à faire : entrer en contact avec les donateurs, les sponsors et les vendeurs afin de nouer des relations. L'établissement de relations est crucial, et chacune de ces entreprises peut devenir un bailleur de fonds important pour vos prochains événements.
Après l'événement
19. Remerciements pour un événement réussi
Zeffy envoie immédiatement des reçus fiscaux automatisés aux participants à la course et aux donateurs lorsqu'ils font un don en ligne. Cela ne vous dispense pas d'agir. Vous devez remercier les donateurs, les bénévoles, les sponsors et les participants de diverses manières après votre événement. Envoyez des remerciements dans les 48 heures suivant le jour de la course. Partagez les fonds collectés et les autres succès via les médias sociaux, les bulletins d'information et la presse locale.
20. Évaluer et planifier
Une autre façon d'établir des relations avec les donateurs est de leur faire savoir que vous vous intéressez à ce qu'ils pensent. Après votre course à pied, envoyez des questionnaires et recueillez les réactions des participants et des sponsors. Examinez les succès de votre événement par rapport à vos objectifs et analysez les finances, la fréquentation et les commentaires des participants.
Prêt à planifier votre premier 5K ?
L'organisation d'une course de 5 km peut être compliquée, mais c'est aussi un excellent moyen de collecter des fonds et d'encourager un plus grand nombre de participants. Lorsque vous planifiez votre course de bienfaisance ou de plaisir, trouvez un nom de course et un thème qui correspondent à la mission de votre organisme sans but lucratif et qui suscitent l'enthousiasme pour votre événement.
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