Comment organiser une tombola : 9 étapes faciles pour les collecteurs de fonds

Les tombolas peuvent faire partie de l'événement de votre organisation à but non lucratif ou être organisées séparément, en personne ou en ligne. Il existe plusieurs types de tombolas (tombolas 50/50, tombolas en ligne, etc.), mais l'idée est celle d'une loterie où les gens achètent des billets pour avoir la chance de gagner des prix.

Des tombolas réussies peuvent aider les organisations à but non lucratif à collecter des fonds, à toucher un public plus large et à nouer des relations avec de nouveaux donateurs. Dans cet article, nous verrons comment fonctionne une tombola et nous décrirons les différentes étapes à suivre pour organiser une tombola réussie :

1. Définir les objectifs de la collecte de fonds
2. Choisissez une date et une heure pour votre tirage au sort
3. Fixer un budget
4. Choisir les prix de la tombola
5. Conception et impression des billets de tombola
6. Promouvoir et vendre des billets de tombola
7. Accueillir le tirage au sort
8. Remercier les participants et les sponsors
9. Évaluer et rendre compte

Conseils et ressources en prime :

• Quelles sont les alternatives à la tombola classique que vous pouvez choisir ?
• Exemple d'une collecte de fonds par tirage au sort réussie
• Télécharger notre modèle gratuit d'instructions pour les tombolas

→ Vous pouvez également consulter ce guide pour savoir comment organiser une tombola en ligne.

Comment fonctionne une tombola ?

Une tombola est un type de loterie où les gens achètent des billets pour gagner des prix. Les organisations à but non lucratif doivent respecter les lois nationales et locales sur les tombolas en ce qui concerne les autorisations, la valeur des prix et l'utilisation des recettes.

Lorsqu'elles organisent une tombola, les organisations à but non lucratif doivent fournir des instructions claires sur la manière d'acheter les billets de tombola. Elles doivent également faire preuve de transparence en ce qui concerne la valeur du prix de la tombola, le prix des billets de tombola et la cause de la collecte de fonds.

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9 étapes pour organiser une tombola réussie

1. Définir les objectifs de la collecte de fonds

Comme pour toute collecte de fonds, la première étape consiste à déterminer les objectifs de la tombola. Organisez-vous une tombola pour couvrir les frais de fonctionnement de votre organisation, ou collecterez-vous des fonds pour mettre en place de nouveaux programmes ou financer un projet spécifique ? Le choix d'une cause convaincante vous aidera à promouvoir et à vendre des billets de tombola.

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2. Choisissez une date et une heure pour le tirage au sort.

Plusieurs facteurs déterminent le montant que vous pouvez collecter grâce à votre tombola. L'un de ces facteurs est le moment où vous choisissez d'organiser votre tombola. Si vous organisez une tombola dans le cadre d'un événement existant, vous aurez accès à une grande partie de votre base de donateurs. Les tombolas en ligne peuvent également aider les organisations à but non lucratif à atteindre un public plus large.

Une fois que vous aurez fixé l'objectif de votre tombola, il vous sera plus facile de déterminer le type d'événement et de tirage au sort qui suscitera le plus de participation.

Obtenir les autorisations nécessaires

Après avoir choisi une date, vous devez contacter votre administration municipale pour demander les autorisations nécessaires à la tenue d'une tombola. Les États et les collectivités locales ont généralement des lois et des réglementations différentes en matière de tombolas. Avant d'organiser une tombola, votre organisation à but non lucratif doit vérifier en ligne qu'elle respecte toutes les lois nationales et locales. Si nécessaire, signalez aux autorités locales les résultats obtenus après l'événement.

Consultez notre article sur les réglementations relatives aux tombolas dans chaque État ici →

3. Fixer un budget

Une fois que vous avez déterminé vos objectifs de collecte de fonds pour la tombola, il est temps de fixer un budget. Comme nous l'avons déjà mentionné, plusieurs facteurs peuvent déterminer le nombre de billets que vous vendrez :

• Valeur du prix
• Prix du billet
• Base de donateurs
• Période de l'année
• Cause de la collecte de fonds
• Date et heure du dessin
• Tirage au sort en ligne ou lors d'un événement en personne

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4. Choisir les prix de la tombola

La réussite d'une collecte de fonds par tirage au sort dépend en grande partie du choix du prix de la tombola. Vous devez trouver un prix qui corresponde à votre base de donateurs et à votre communauté. Il peut s'agir d'une somme d'argent ou d'un grand prix, comme des vacances de rêve. Vous pouvez également organiser une tombola avec plusieurs prix. Dans ce cas, vous devrez choisir des articles plus petits et plus uniques ou créer des paniers de tombola. Les chèques-cadeaux sont d'excellentes options pour les petites tombolas.

5. Conception et impression des billets de tombola

La plupart des collectes de fonds par tirage au sort encouragent les donateurs à acheter des billets pour gagner des prix. Les organisations à but non lucratif peuvent concevoir des billets de tombola avec les couleurs de leur marque et d'autres images qui attirent l'œil, et y ajouter leur logo et un slogan.

Quel est le prix des billets ?

Différents facteurs peuvent jouer un rôle dans la détermination du prix de vos billets de tombola :

• Valeur du prix
• Public cible
• But et objectif de l'événement
• Considérations juridiques

La plupart des billets se vendent entre 1 et 20 dollars, mais si le prix est suffisamment intéressant, comme un voyage ou des vacances d'une semaine, vous pouvez vendre des billets à plus de 100 dollars.

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Organisez votre tombola avec ou sans billets

Chaque billet de tombola doit comporter un numéro ou un code unique afin de faciliter le tirage au sort et l'identification du gagnant. La plupart des billets de tombola imprimés comportent un espace où le donateur peut inscrire son nom, son numéro de téléphone et d'autres informations de contact. Les organisations à but non lucratif peuvent concevoir et imprimer leurs propres billets ou les acheter dans des grandes surfaces comme Office Max.

Les billets imprimés ne sont pas nécessaires si vous organisez une tombola en ligne. Les plateformes de collecte de fonds en ligne telles que Zeffy permettent aux organisations à but non lucratif de vendre des billets de tombola en ligne. Les associations qui vendent des billets de tombola en ligne peuvent concevoir la page de vente avec les couleurs de leur marque et leur logo, et fixer le prix des billets à l'unité ou en lot.

6. Promouvoir et vendre des billets de tombola

Il est maintenant temps de promouvoir votre tombola en personne et en ligne. Vous pouvez afficher dans votre communauté des prospectus contenant des informations sur votre tombola et la date du tirage au sort, et y ajouter un code QR pour les vendre directement. Vous pouvez également partager des images et des détails sur votre ou vos prix, ainsi que des informations sur votre tombola et un lien vers votre page de vente en ligne.

Les organisations à but non lucratif peuvent vendre des billets dans leurs locaux, dans d'autres lieux physiques et lors d'événements. Les organisations peuvent également vendre des billets à un public plus large grâce à une plateforme de collecte de fonds en ligne. L'ajout d'une tombola à votre campagne de collecte de fonds de pair à pair peut être un excellent moyen de collecter plus d'argent.

Grâce à cette campagne, les organisations à but non lucratif peuvent demander aux bénévoles de partager les détails de la tombola avec leurs amis et leur famille en personne, par courrier électronique et en les publiant sur leurs comptes de médias sociaux. Les bénévoles peuvent ensuite vendre des billets de tombola en personne et sur une page de vente en ligne.

→ Consultez notre guide complet sur la vente efficace de billets de tombola.

7. Accueillir le tirage au sort

Les organisations à but non lucratif peuvent choisir d'organiser leur tirage en personne ou en ligne. Vous pouvez enthousiasmer vos donateurs en diffusant en direct votre événement et le tirage de la tombola ou en enregistrant le tirage pour le partager avec tous les donateurs.

La transparence est essentielle lors des tirages au sort. Les organisations à but non lucratif doivent suivre plusieurs étapes pour garantir un processus de tirage au sort éthique et équitable.

• Veillez à respecter toutes les lois et réglementations relatives aux tombolas en vigueur dans votre pays.
• Veillez à faire une large publicité à la tombola et à ses prix.
• Vendre et suivre tous les billets vendus
• Assurer l'accessibilité au tirage de la tombola
• Déterminer une méthode de tirage au sort (tirage de billets dans un chapeau ou une boîte, générateur de nombres aléatoires ou système informatisé).
• Rendre le tirage au sort public ou le diffuser en direct pour maintenir la crédibilité.
• Veillez à ce que tous les billets vendus soient dans le récipient et bien mélangés avant le tirage. Veillez à sélectionner le billet au hasard, sans avoir vu le numéro ou le nom au préalable.
• Annoncez au public le numéro ou le nom du billet gagnant. Si le gagnant n'est pas présent, prenez des dispositions pour le contacter et expliquez-lui clairement comment il peut réclamer son prix.

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8. Remercier les participants et les sponsors

Après le tirage de la tombola, vous devez remercier tous les participants, les sponsors et les bénévoles. Si vous vendez des billets de tombola en ligne, vous pouvez trouver une plateforme qui vous permet d'envoyer des reçus automatisés. Sinon, vous envoyez une carte de remerciement à toutes les personnes qui achètent des billets de tombola. Bien que vous deviez envoyer aux sponsors un reçu fiscal et une reconnaissance personnelle, il est important d'expliquer que l'achat d'un billet de tombola par un donateur n'est pas déductible des impôts aux États-Unis ou au Canada.

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9. Évaluer et rendre compte

Une tombola réussie peut aider les organisations à but non lucratif à collecter des milliers de dollars et vous donner un moyen simple de promouvoir votre organisation et votre cause auprès d'un nouveau public. Après l'événement, vous voudrez établir des rapports et évaluer si vous avez atteint vos objectifs de collecte de fonds, ce qui a fonctionné et ce qu'il faut améliorer.

Vous devez également recueillir les coordonnées de tous les supporters qui ont acheté des billets. Vous pouvez ajouter ces informations à la base de données des donateurs de votre organisation et les étiqueter pour les inviter à votre prochaine tombola.

Alternatives à une tombola classique

Dans le cadre d'une tombola classique, les participants achètent des billets pour gagner des prix. Les gagnants sont sélectionnés au hasard par tirage au sort. Si vous souhaitez sortir un peu des sentiers battus, voici quelques autres types de tombolas que vous pouvez essayer :

Tombola 50/50

Les participants achètent des billets et la moitié de l'argent récolté grâce à la vente des billets va au gagnant. L'autre moitié va à l'organisation à but non lucratif. La tombola 50/50 fonctionne mieux lorsque les gagnants sont présents au moment du tirage.

Vente aux enchères en Chine‍

Les particuliers peuvent acheter des billets de tombola et les placer dans des bocaux ou des boîtes à côté des différents prix. Il n'y a généralement pas de limite au nombre de billets que les gens peuvent acheter ou ajouter à un prix spécifique.

‍CalendrierTombola‍

Les billets de tombola correspondent à des dates spécifiques sur un calendrier. Les prix sont inscrits sur le calendrier et tirés tous les jours, tous les deux jours, toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois.

‍ReverseRaffle (Tombola inversée)

‍Commepour une tombola 50/50, la moitié de l'argent récolté par la vente des billets va au gagnant, mais cette fois-ci, c'est le dernier billet tiré qui gagne au lieu du premier.
Les organisations à but non lucratif peuvent choisir un gagnant ou demander aux dix derniers détenteurs de billets s'ils veulent partager le montant final. Cela permet de faire monter le suspense au fur et à mesure que le tirage progresse.

‍Tombola progressive

‍Lesacheteurs de billets ont plusieurs chances de gagner l'un des différents prix. Les participants qui ne gagnent pas lors des premiers tours peuvent encore avoir des chances de gagner des prix plus importants par la suite.

‍Tombola du prix de la porte

‍Tousles participants à l'événement sont automatiquement inscrits à une tombola pour gagner un prix.

‍Instant-WinRaffle

‍Lesparticipants achètent un ticket à gratter ou à déchirer qui révèle immédiatement si le détenteur du ticket a gagné un prix.

Tirage au sort des clés

‍Sivous ne souhaitez pas vendre de billets, vous pouvez distribuer aux participants des clés qui leur permettront de débloquer un prix. Ce type de tirage au sort fonctionne mieux lorsqu'il est associé à un événement.

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Étude de cas : Exemple d'une collecte de fonds par tirage au sort réussie

Les Grands Frères Grandes Sœurs (GFGS ) de St. Thomas-Elgin organisent un tirage au sort " Gift of Flight " pour aider à créer un avenir meilleur pour les enfants. Les gagnants reçoivent deux billets aller-retour pour n'importe quelle succursale de WestJet.

BBBS vend ses billets de tombola au prix de 5 $ chacun ou de 20 $ pour cinq billets et a commencé à utiliser des codes QR dans ses courriels et autres documents de marketing. BBBS utilise Zeffy pour vendre 1 500 billets en ligne, en plus des 1 500 billets vendus en personne.

Chaque tombola Gift of Flight rapporte 3 000 dollars par an. Grâce au service de collecte de fonds à 100 % de Zeffy, ils n'ont pas à gaspiller d'argent en frais et peuvent garder chaque centime !

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Télécharger notre modèle gratuit d'instructions pour les tirages au sort

Modèle d'instructions pour les tombolas :

Bienvenue à notre[Nom de la tombola] le[Date] à[Lieu] !

• Achetez un billet de[montant en $] pour avoir la chance de gagner[prix de la tombola].
• Les recettes des billets de tombola aident à financer[la cause de l'organisation en matière de collecte de fonds].
• Les billets de tombola doivent être achetés avant le[date/heure de clôture de la tombola].
• Les gagnants doivent être présents au moment du tirage au sort ou se connecter au site web de[Nom de l'organisation] à l'aide du lien indiqué sur les billets de tombola
• Les billets de tombola seront tirés au sort à[nom de l'événement].
• Les gagnants seront annoncés lors du tirage au sort et en ligne.
• Les gagnants peuvent récupérer leurs prix[inclure les détails ici].

Aux États-Unis et au Canada, l'achat par un donateur d'un billet de tombola d'un montant de [Montant] n'est pas déductible fiscalement.

Conformément aux exigences de l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis, le jour du tirage, [Nom de l'association] doit retenir 25 % des gains en espèces supérieurs à 5 000 $ et doit déclarer le montant du prix à l'IRS. Les gagnants de prix autres qu'en espèces doivent payer à [Nom de l'association] 25 % de la juste valeur marchande moins le montant du billet de tombola.

Les prix et les gains des concours ne sont pas imposables au Canada, de sorte que les donateurs n'ont pas à les déclarer dans leur déclaration de revenus canadienne.

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Cliquez ici pour télécharger notre modèle gratuit d'instructions pour la tombola →

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Organisez votre tombola avec Zeffy

Zeffy permet aux organisations à but non lucratif d'organiser des tombolas 100 % gratuites en ligne ! Avec Zeffy, les organisations à but non lucratif peuvent vendre des billets de tombola sur leur site web, par e-mail, par code QR ou en personne.

Les organisations à but non lucratif peuvent personnaliser les formulaires de tombola en y incluant les couleurs de leur marque, des images et une bannière personnalisée. Lorsque les billets sont mis en vente, les organisations peuvent scanner et suivre les ventes de billets et envoyer des reçus fiscaux automatiques aux participants à la tombola.

Caractéristiques principales

• Proposer des billets à tarif préférentiel et des lots de billets
• Proposer un code de réduction
• Créer des formulaires de tombola en anglais et en espagnol (États-Unis uniquement) et en français (Canada uniquement)
• Vendez des billets lors de votre événement avec Tap to Pay (seul votre iPhone est nécessaire)
• Accepte toutes les cartes de crédit, Apple Pay, Google Pay, ACH, PAD et les chèques.

Tarifs

Absolument pas de frais !

Témoignage

"Nous apprécions le fait que Zeffy nous permette d'organiser des événements de collecte de fonds pour nos organisations à but non lucratif et qu'il émette automatiquement les billets, ce qui nous permet d'économiser de l'argent sur les coûts d'impression et nous évite d'avoir à effectuer un suivi manuel. Le fait qu'ils ne prennent pas d'argent et qu'ils permettent à notre association de conserver 100 % est incroyable. Je les ai recommandés à plusieurs autres organisations à but non lucratif avec lesquelles je suis associé et je continuerai à le faire."
‍AnabellaD. H., présidente-directrice générale

FAQ sur les tombolas et la tombola en ligne de Zeffy

Qui peut organiser une tombola ?

Les organisations à but non lucratif, les entreprises, les groupes et les particuliers peuvent organiser des tombolas, mais vous devez faire preuve de diligence pour vous assurer que vous respectez toutes les lois locales.

Comment organiser une tombola sans billets ?

L'organisation d'une tombola en ligne est plus rentable et ne nécessite pas l'impression de billets. Zeffy génère et envoie automatiquement un billet électronique numéroté aux donateurs après leur achat. Les organisations à but non lucratif peuvent scanner et suivre ces billets de tombola à l'aide d'un code QR.

Comment créer des billets de tombola ?

Les organisations à but non lucratif peuvent concevoir et imprimer des billets de tombola, acheter des billets préfabriqués dans des grandes surfaces comme Office Max, ou créer des formulaires de tombola personnalisables avec Zeffy pour les vendre en ligne.

Dois-je remettre le billet gagnant dans la boîte pour le prochain prix de la tombola ?

Il est essentiel de retirer les billets gagnants lors du tirage des billets de tombola afin de s'assurer que les gagnants ne remportent qu'un seul prix. L'équité et la transparence sont essentielles pour les organisations à but non lucratif.

La personne qui organise la tombola peut-elle participer au tirage au sort ?

Il est préférable de limiter la participation à la tombola à des personnes extérieures au comité de l'événement. La personne qui organise la tombola ne doit en aucun cas participer au tirage au sort.

Comment tirer au sort le gagnant ?

En fonction du type de tirage au sort, vous devez mettre en place un processus transparent pour désigner le gagnant. Une personne doit être chargée de tirer au sort le gagnant et une autre de superviser le processus.

Puis-je créer des lots de billets ?

Zeffy permet aux organisations à but non lucratif de vendre des lots de billets de tombola. Choisissez "Options" lors de la création de votre page de tombola pour créer un lot de billets, et entrez le nombre de billets et le montant de vos lots.

Puis-je organiser une tombola permanente ?

Les tombolas permanentes sont un excellent moyen de susciter l'enthousiasme, de collecter plus d'argent et de toucher un public plus large. Les tirages 50/50 ou inversés sont le meilleur choix pour une tombola permanente. Le gagnant remporte la moitié de la cagnotte à chaque tirage, et l'association peut transférer l'autre moitié au tirage suivant afin d'encourager une plus grande participation.

Options multi-dates ?

Les tombolas permanentes et les tombolas calendaires nécessitent de nombreuses dates pour leurs tirages au sort. Zeffy permet aux organisations à but non lucratif de créer un nombre illimité de formulaires de tombola, de vendre des quantités limitées et des lots de billets, de gérer les ventes à plusieurs dates et de suivre les ventes de billets au fur et à mesure de leur réception.

Puis-je vendre des billets en personne ?

Zeffy vous permet de personnaliser et de vendre des billets de tombola en ligne et en personne, soit par le biais de l'application Tap to Pay, soit en ajoutant manuellement un paiement. Zeffy génère automatiquement des reçus fiscaux et envoie les tickets à tous les participants !

Puis-je fusionner un événement et un formulaire de billetterie ?

Zeffy permet aux organisations à but non lucratif d'ajouter la vente de billets en ligne et hors ligne à n'importe quelle campagne en ligne. Nous assurons également le suivi des achats de billets, envoyons des reçus fiscaux automatiques et ajoutons les informations relatives aux participants à votre base de données de donateurs.