Comment organiser une vente aux enchères chinoise en 8 étapes

Imaginez un événement où le suspense d'une tombola rencontre l'excitation d'une vente aux enchères - c'est la magie d'un plateau délicat, d'une vente aux enchères chinoise, d'une tombola chinoise ou d'un penny social ! Ce mélange unique offre aux organisations à but non lucratif une nouvelle façon d'attirer les donateurs et d'augmenter leurs revenus.

Notre guide présente les étapes essentielles de l'organisation d'une tombola ou d'une soirée à thème réussie, depuis la définition des objectifs jusqu'au suivi des invités. Apprenez à vous procurer des articles de tombola attrayants, à promouvoir l'action et à maximiser la participation à vos efforts de collecte de fonds. Découvrez les meilleures pratiques pour distinguer votre événement de vente aux enchères chinoises et faire en sorte que vos supporters en redemandent.

Table des matières

• Qu'est-ce qu'une vente aux enchères chinoise ou une tombola chinoise ?

• Comment fonctionne une vente aux enchères en Chine ?

• 6 étapes pour organiser une vente aux enchères sociale au centime pour collecter des fonds 

• 5 bonnes pratiques pour organiser un penny social 

• Dernières réflexions sur les ventes aux enchères en Chine

• FAQ sur les ventes aux enchères en Chine

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Qu'est-ce qu'une vente aux enchères en Chine ?

Une vente aux enchères chinoise, une tombola chinoise, un plateau délicat ou un penny social réussis apportent une touche unique aux événements traditionnels de collecte de fonds. Elle combine des éléments des ventes aux enchères silencieuses et des tombolas, créant ainsi une expérience attrayante pour les participants.

Ce format encourage la participation active et permet aux participants d'établir une stratégie de placement des billets. Il crée également un sentiment d'anticipation lorsque les gagnants sont révélés, ce qui rend l'événement de collecte de fonds amusant et efficace pour les organisations à but non lucratif.

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Origine de l'expression : Pourquoi ne parle-t-on plus d'enchères chinoises ? 

Si les plateaux délicats étaient initialement connus sous le nom de "ventes aux enchères chinoises", ils n'ont rien à voir avec la culture chinoise. Ce terme est issu d'une injure offensante datant du XIXe siècle, qui assimilait "chinois" à "bon marché".

À cette époque, de nombreux immigrants chinois étaient victimes de discrimination et de salaires injustes. L'expression "ventes aux enchères chinoises" est devenue un argot dégradant pour désigner une qualité médiocre. Comme ces tombolas portaient sur des articles peu coûteux, l'étiquette péjorative est restée. 

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Les organisations optent désormais pour des alternatives inoffensives aux ventes aux enchères chinoises :

• Penny socials 

• Tombola à plateaux

• Choisissez un prix

• Vente aux enchères aléatoire

• Dîners du nombre chanceux

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Comment fonctionne une vente aux enchères en Chine ?

Voici un aperçu du fonctionnement de ces collectes de fonds par tirage au sort :

• Achat de billets : Les enchérisseurs achètent des billets pour la vente aux enchères caritative. Comme les enchères se font avec des billets, il n'y a pas de règles sur le nombre de billets que l'on peut acheter.

• Remise des prix : Exposition des prix : Les invités découvrent tous les articles de la tombola ou les prix, qui sont exposés comme lors d'une vente aux enchères silencieuse. Il peut s'agir d'expériences, de produits, de paniers de tombola et d'autres articles.

• Processus d'enchères : ‍Pour enchérir, les participants déposent des billets dans la boîte, le bocal ou le bol devant leurs articles préférés. Vous pouvez autoriser les invités à placer autant de billets qu'ils le souhaitent ou en limiter le nombre.

• Sélection du gagnant : ‍Une fois les enchères terminées, le maître de cérémonie tire au sort un ticket gagnant pour chaque objet et désigne le gagnant.

• Collecte des prix : ‍Les invités gagnants peuvent récupérer leurs prix immédiatement ou plus tard, selon que l'événement est autonome ou combiné à d'autres collectes de fonds.

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6 étapes pour organiser une vente aux enchères sociale au centime pour collecter des fonds‍

1. Fixer un objectif et un budget pour la collecte de fonds  

Commencez par fixer un objectif de collecte de fonds clair et réalisable. Tenez compte de vos besoins spécifiques, du financement nécessaire et du calendrier. Par exemple, vous pourriez chercher à collecter 20 000 dollars pour la rénovation d'un refuge dans un délai de trois mois.

Établissez ensuite un budget détaillé. Tenez compte du coût du lieu, des dépenses de marketing, des fournitures, des décorations et des frais liés au logiciel de tirage au sort. (Sauf si votre organisation à but non lucratif utilise Zeffy, la plateforme de tombola en ligne 100 % gratuite).

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2. Constituer un comité de vente aux enchères 

Les activités sociales au centime exigent que tout le monde soit sur le pont. La création d'une équipe de vente aux enchères permettra de s'assurer qu'aucune personne n'est surchargée de responsabilités. 

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S'il est bon de nommer un seul coordinateur d'événement pour diriger le processus de planification et d'exécution, vous aurez également besoin de ces acteurs clés pour faire avancer les choses :

• Approvisionnement : Une à trois personnes chargées de solliciter des articles auprès des donateurs et des entreprises.

• Logistique : Une à quatre personnes pour s'occuper du lieu, des invitations, du traiteur, etc.

• Marketing : Une à trois personnes pour promouvoir votre événement et vendre des billets de tombola.

• Animateur : une personne à la personnalité brillante qui peut animer l'événement et s'assurer que les invités s'amusent.

• Bénévoles : Cinq à six personnes pour aider le jour de la vente aux enchères à effectuer des tâches telles que l'installation, l'enregistrement, le départ, etc.

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La taille de votre équipe de vente aux enchères dépendra en fin de compte de la taille de l'organisation, mais assurez-vous que votre comité a défini ces rôles.

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3. Sélectionner un lieu 

Une fois que vous avez décidé de la date et de l'heure de votre événement social, commencez à chercher un lieu. Voici quelques facteurs clés qui vous aideront à choisir le lieu idéal :

• Capacité et installations : Estimez le nombre provisoire d'invités pour votre vente aux enchères et assurez-vous que le lieu peut accueillir confortablement tous les participants et qu'il dispose d'installations essentielles telles que des toilettes.

• Emplacement et parking : Choisissez un lieu facilement accessible aux participants et disposant d'un vaste espace de stationnement.

• Disposition et ambiance : Veillez à ce que l'agencement soit idéal pour exposer correctement les articles mis aux enchères et à ce que l'espace permette une circulation fluide.

• Coût et disponibilité : Vérifiez si le lieu est disponible à la date et à l'heure souhaitées et s'il correspond à votre budget.

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4. Décidez des éléments du prix

Les articles mis aux enchères attireront les gens vers votre collecte de fonds et les encourageront à acheter plusieurs billets pour l'événement. Essayez de vous procurer un ou plusieurs articles à prix élevé, comme des places de concert ou une nouvelle technologie, ainsi que plusieurs articles plus modestes.

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Voici quelques moyens de trouver des dons d'objets :

• Contacter les entreprises qui font des dons aux organisations à but non lucratif pour leur demander de faire des dons en nature ou en espèces. 

• Établissez des partenariats avec des entreprises et des magasins locaux - ils fournissent souvent des articles pour les ventes aux enchères afin de rendre service à la communauté.

• Demandez à vos bénévoles de faire appel à leur réseau pour obtenir des dons.

• Demandez à votre personnel et aux membres de votre conseil d'administration s'ils peuvent offrir des prix ou vous mettre en contact avec des sponsors potentiels.

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Voici quelques-uns des articles les plus populaires que vous pourriez vendre lors de votre vente aux enchères sociale au centime :

• Paniers-cadeaux conçus autour d'un thème

• Produits et expériences uniques de la culture pop

• Paquets de vacances

• Certificats de cours ou de formation personnelle

• Cartes-cadeaux d'entreprises locales

• Paquets de nourriture et de boissons gastronomiques 

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5. Faites la promotion de votre événement social "penny".

La meilleure façon de garantir une participation maximale est de tirer parti de plusieurs canaux de marketing pour promouvoir vos penny socials. Pour obtenir la plus grande portée possible, donnez la priorité aux canaux suivants :

• Marketing par courrier électronique : Incluez des sections sur votre vente aux enchères dans vos bulletins d'information mensuels et trimestriels envoyés avant l'événement. Créez des envois de courriels distincts axés sur la vente aux enchères.

• Médias sociaux : Publiez votre vente aux enchères rapidement et fréquemment sur tous les comptes de médias sociaux de votre organisation et incluez un lien vers votre formulaire d'inscription.

• Courrier direct : Pour donner aux destinataires le choix du mode d'inscription, envisagez d'inclure à la fois une carte RSVP physique avec une enveloppe de retour prépayée et un code QR vers un formulaire d'inscription en ligne.

• Médias locaux : Pour faire passer le message, envoyez des communiqués de presse sur votre événement aux journaux et aux éditeurs de magazines locaux. Contactez une émission de radio locale et d'autres médias pour annoncer votre vente aux enchères.

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6. Vendre des billets d'entrée ou de tombola

Rationalisez votre processus de vente de billets afin de stimuler la participation, de collecter des fonds et d'inciter les gens à acheter des billets supplémentaires. Proposez plusieurs options d'achat, y compris des préventes en ligne, des guichets physiques et des ventes à la porte.

Créez des lots de billets échelonnés pour répondre à différents budgets et préférences. Vous pouvez organiser un événement en ligne et un événement physique pour permettre aux supporters d'enchérir sur des articles.

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5 bonnes pratiques pour organiser un penny social 

1. Mettre en évidence les offres les plus importantes

Au cours de votre vente aux enchères, informez régulièrement les participants des offres les plus importantes pour les articles. Cela crée un sentiment d'urgence et encourage les autres à augmenter leurs offres, ce qui permet d'accroître les ventes.

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2. Créer des paquets de billets

Proposez différentes formules de billets à différents niveaux pour répondre aux préférences des donateurs et à leurs capacités financières, afin de vendre le plus grand nombre de billets possible. Par exemple, les prix standard sont d'un billet par entrée, les grands prix sont de cinq billets de tombola par entrée, et les prix de niveau intermédiaire sont de 2 à 4 billets.

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3. Organiser des activités de collecte de fonds supplémentaires

Envisagez d'intégrer la collecte de plateaux délicats à un événement de collecte de fonds plus important, tel qu'un gala ou un dîner. Cette approche peut améliorer l'expérience globale, attirer un public plus large et potentiellement augmenter les dons en offrant aux participants de multiples façons de contribuer.

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4. Socialisez avec vos invités

Passez un peu de temps à vous mêler à vos invités avant le début de la collecte de fonds ou pendant qu'ils parcourent vos articles. Cela vous aidera à trouver de nouveaux sympathisants et à renforcer vos liens avec les donateurs existants.

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5. Mettre en place une boîte à dons

Installez une ou deux boîtes à dons sur le lieu de la manifestation. Même s'il s'agit d'une collecte de fonds avec billets, certains invités peuvent décider de faire de petits dons en espèces. Incorporez des codes QR sur ces boîtes pour permettre également les dons en ligne. 

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Étude de cas : La Fondation Say Hi a vendu des billets de barquettes délicats en utilisant Zeffy et a économisé 39 935 $.

La Say Hi Foundation Inc. a utilisé avec succès la plateforme de tirage au sort en ligne de Zeffy pour son événement 2024 Tricky Tray and Bourbon Bonanza. Cette collecte de fonds créative combinait un plateau de jeu et un rassemblement sur le thème du bourbon, attirant ainsi un public varié. Ils ont créé une expérience de grande valeur pour les participants en offrant des billets d'entrée générale qui comprenaient des paniers de plateaux, de la nourriture préparée par un traiteur, un bar ouvert et de la musique en direct.

En utilisant le système de billetterie gratuit de Zeffy, ils ont récolté la somme impressionnante de 39 935 dollars et ont économisé 2 000 dollars de frais. Cet événement montre comment des outils en ligne rentables - et mieux encore, gratuits - peuvent considérablement augmenter le potentiel de collecte de fonds et l'engagement communautaire d'une organisation à but non lucratif.

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FAQ pour collecter des fonds grâce à un événement unique de collecte de fonds

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