Les tombolas sont une excellente activité de collecte de fonds pour les organisations caritatives, les écoles, les clubs et les groupes à but non lucratif. Elles attirent de nouveaux donateurs, font connaître votre association et permettent de récolter rapidement un montant important.
Traditionnellement, les tombolas étaient organisées en personne lors d'événements de collecte de fonds, d'événements sportifs, de foires, etc. Cela s'explique en partie par le fait qu'il était illégal d'organiser une tombola en ligne et en partie par le fait que les tombolas permettent d'attirer davantage de participants et de donateurs à un événement.
De nos jours, les tombolas en ligne sont de plus en plus populaires, certaines collectivités locales autorisant même la vente et le tirage de billets de tombola en ligne.
Mais avant d'aller plus loin, définissons les différences entre une bonne vieille tombola et une tombola en ligne.
Qu'est-ce qu'une tombola ?
Une tombola est une loterie où les gens achètent des billets numérotés pour avoir une chance de gagner. Les gagnants sont tirés au sort à partir d'un contenant physique qui contient tous les numéros des billets vendus.
Qu'est-ce qu'une tombola en ligne ?
Une tombola en ligne ressemble beaucoup à une tombola traditionnelle, mais au lieu de se dérouler en personne avec des billets physiques, elle se déroule, vous l'avez deviné, en ligne.
Lors d'une tombola en ligne, les participants achètent des billets électroniques par l'intermédiaire d'une plateforme de collecte de fonds pour avoir une chance de gagner.
Les avantages de la vente de billets de tombola en ligne sont les suivants :
- Vous pouvez atteindre un public plus large.
- Vous pouvez économiser du temps et de l'argent sur la conception des billets, les coûts d'impression, etc.
- Il facilite la tenue des registres.
Comment organiser une tombola en ligne en 11 étapes faciles
La meilleure façon d'organiser une tombola sur l'internet est de commencer. Mais, comme pour la plupart des choses, le plus difficile est de savoir comment commencer (et non pas de vendre des billets). (Heureusement, nous sommes là pour vous aider.
Étape 1 : Apprenez à connaître les lois sur les tombolas en vigueur dans votre région.
Avant d'aller trop loin dans la planification de votre tombola, nous vous recommandons de vérifier les lois en vigueur dans votre province ou votre État. La plupart des juridictions autorisent les organisations à but non lucratif et les organismes de bienfaisance à organiser des tombolas pour collecter des fonds pour leur cause, mais elles ne sont pas aussi nombreuses à autoriser les organisations à but non lucratif et les organismes de bienfaisance à organiser une tombola en ligne.
Nous avons commencé une série d'articles sur les règles et réglementations relatives aux tombolas et aux loteries dans chaque province du Canada et dans chaque État des États-Unis. (Il s'agit d'un travail en cours ! Si votre province ou votre état n'y figure pas, faites-le nous savoir et nous nous mettrons au travail).
Vous pouvez également consulter les règles des tombolas américaines par État.
Étape 2 : Assurez-vous que votre association est éligible.
Au Canada et aux États-Unis, les provinces et les États qui autorisent l'organisation de tombolas ne le font généralement que pour les organisations à but non lucratif ou les associations caritatives enregistrées ayant le statut 501(c)3, etc.
Il vaut la peine de vérifier auprès de votre gouvernement local que votre organisation à but non lucratif remplit les conditions requises. Cependant, les exigences légales dans la plupart des provinces et des États sont les suivantes :
- Si votre association a le statut 501(c)3 ou est un organisme de bienfaisance enregistré au Canada (T3010), vous pouvez commencer.
- Si vous êtes un organisme à but non lucratif enregistré dans votre État ou votre province, sans le statut 501(c)3 ou T3010, vous êtes probablement en règle, mais il convient tout de même de vérifier.
Étape 3 : Choisissez le type de collecte de fonds par tirage au sort que vous souhaitez organiser.
En tant qu'organisation à but non lucratif, vous pouvez choisir votre stratégie de collecte de fonds en fonction de votre public. Si les gens connaissent bien votre mission, vous voudrez peut-être maximiser les revenus que vous pouvez en tirer afin de poursuivre votre mission, et donc choisir une tombola. Si vous souhaitez toucher des personnes motivées principalement par le prix, il est préférable d'organiser une tombola 50-50!
Pour le bingo, vous devrez vendre des cartes de bingo, qui peuvent être en papier ou électroniques (en fonction des règles et réglementations en vigueur dans votre pays). Le bingo est souvent organisé en personne. Si vous souhaitez organiser une tombola ou une loterie qui se déroule principalement en ligne, le bingo n'est probablement pas la meilleure option.
Étape 4 : Remplir et soumettre tous les formulaires requis et inclure toutes les informations et frais supplémentaires.
Il n'y a pas grand-chose à ajouter à cette section. Nous vous recommandons toutefois de lire l'intégralité du formulaire de demande avant de commencer à le remplir. Et, si votre province ou votre État en a un, lisez ou regardez son guide pratique.
Si c'est la première fois que vous faites une demande, il est également conseillé de vous adresser à votre administration locale. Elles pourront peut-être vous donner quelques conseils ou même vous aider à remplir le formulaire de demande.
Étape 5 : Attendez votre confirmation. (L'obtention d'un permis pour organiser une tombola peut prendre jusqu'à 90 jours).
Ce point est important. Les États qui exigent une licence ou un permis pour organiser une tombola ne plaisantent pas. Demandez donc votre licence ou votre permis bien à l'avance. La plupart des États exigent un délai de 30 jours, certains de 60 jours et quelques-uns de 90 jours.
Quoi qu'il en soit, n'organisez pas votre tombola avant d'avoir obtenu votre licence ou votre permis. (Soyez particulièrement attentif au nombre, à la taille et au type de tombola que votre permis ou votre licence vous autorise à organiser.
Étape 6 : Contacter les entreprises locales pour leur demander des prix et des sponsors.
Pour organiser une tombola réussie, vous aurez besoin de sponsors et de prix de qualité ! Nous vous recommandons de contacter les donateurs actuels et les entreprises locales.
Lorsque vous prenez contact avec eux, présentez l'opportunité comme une collaboration en mettant l'accent sur ce qu'ils y gagnent. Vous faites de la publicité gratuite pour l'entreprise, il ne lui reste plus qu'à offrir un prix !
Les prix ne doivent pas nécessairement être des marchandises - il peut s'agir de services, d'expériences ou de cartes-cadeaux.
Il est important de faire preuve de créativité et de faire appel à l'ensemble de votre communauté lorsque vous recherchez des lots pour une tombola -plus ils sont excitants, plus les gens voudront participer.
Étape 7 : Créer un site web de tirage au sort en ligne. (Une plateforme de collecte de fonds peut vous aider.)
Il existe plusieurs plateformes payantes de collecte de fonds qui peuvent vous aider à organiser votre tombola en ligne.
Et même si votre province ou votre État ne vous autorise pas à vendre des billets de tombola en ligne, la plupart d'entre eux peuvent vous aider à suivre les billets vendus, à envoyer des courriels et des bulletins d'information, à afficher les règles et les règlements, à présenter vos prix, etc.
Mais il n'existe qu'une seule plateforme de tombola en ligne 100% gratuite pour les organisations à but non lucratif: Zeffy.
Étape 8 : Assurez-vous que vos billets de tombola virtuels contiennent les bonnes informations.
La plupart des provinces et des états ont des exigences minimales en ce qui concerne les éléments devant figurer sur vos billets en ligne. La solution de tombola en ligne de Zeffy génère automatiquement pour vous des billets de tombola que vous pouvez facilement personnaliser.
En général, il est bon d'inclure :
- Espace réservé au nom et à l'adresse postale du détenteur du billet.
- L'adresse web où vous afficherez le(s) numéro(s) gagnant(s).
- La période de temps pendant laquelle le numéro gagnant sera affiché.
- Un numéro de téléphone que les détenteurs de billets peuvent appeler pour vérifier le numéro gagnant.
- Votre numéro de licence.
- Le numéro du billet.
- Le nom de votre organisation à but non lucratif tel qu'il figure sur votre licence.
- La date, l'heure et le lieu du tirage au sort.
- Le prix des billets. (Le coût des billets individuels et des paquets de billets).
- Une description du ou des prix principaux et des articles de la tombola.
- Date(s) d'augmentation ou de diminution du prix du billet.
- Le mot "tombola".
- Imprimez sur chaque billet une mention indiquant que le détenteur du billet n'a pas besoin d'être présent pour gagner le prix.
- Toutes les règles internes.
- N'oubliez pas d'ajouter les logos des sponsors !
Ce modèle est un excellent exemple. N'hésitez pas à l'utiliser comme guide pour créer le vôtre et consultez notre article sur la création de billets de tombola!
Étape 9 : Commencer à vendre et à distribuer les billets de tombola.
De nos jours, la vente en ligne et en personne est un excellent moyen de faire passer le message. (N'oubliez pas que chaque billet a besoin de son propre numéro de série, ce qui signifie que si vous voulez organiser une loterie avec une combinaison de billets en ligne et de billets papier, les billets doivent être numérotés dans l'ordre).
Zeffy propose des formulaires de billetterie pour les tombolas et les loteries, faciles et 100 % gratuits, qui vous permettent de personnaliser et de vendre plus de billets de tombola. En utilisant la plateforme Zeffy, vous pourrez créer un formulaire de billetterie personnalisé pour la vente de billets en ligne et/ou de billets imprimés séparés. Vous pouvez également intégrer les données des acheteurs que vous collectez lors des ventes en personne et connecter votre profil Zeffy à d'autres applications ou services que vous utilisez.
En fonction des règles établies par votre organisme de réglementation, vous pouvez être autorisé à vendre vos billets uniquement en ligne, à la fois en ligne et hors ligne ou, dans certains cas, uniquement hors ligne.
Zeffy peut vous aider avec toutes ces options ! Nous pouvons générer et envoyer des billets aux participants, ou vous pouvez simplement utiliser la plateforme pour effectuer les transactions. Tout dépend de la réglementation en vigueur dans votre province et du type de tombola que vous organisez.
→ Consultez notre guide complet sur la vente efficace de billets de tombola.
Étape 10 : Faites la promotion de vos tirages au sort en ligne.
Une fois que vous avez tout mis en place, vous devez trouver des personnes pour participer !
- Contactez les donateurs actuels et passés.
- Ciblez des groupes au sein de votre communauté dont vous pensez qu'ils pourraient être intéressés à s'impliquer davantage dans votre cause.
- Contactez les entreprises locales pour promouvoir vos collectes de fonds par tirage au sort.
- Partagez la tombola sur les plateformes de médias sociaux. (Facebook, sur votre site web, etc.)
Et, comme toujours, les histoires vraies sont très appréciées. Ainsi, si vous avez organisé des tombolas ou des loteries dans le passé, suscitez l'enthousiasme des gens en partageant les histoires des anciens gagnants ! Racontez ce qu'ils ont fait de leurs lots et comment l'argent récolté a été utilisé pour réaliser la mission de votre organisation.
Étape 11 : Soumettre le rapport de tombola de votre association après la fin de la tombola.
Nous savons que la dernière chose que l'on souhaite, c'est un surcroît de paperasserie. Mais la plupart des provinces et des États exigent des organisations à but non lucratif qu'elles soumettent des formulaires d'enregistrement spécifiques et qu'elles conservent tout ce qui a trait à la tombola pendant au moins trois ans.
La plupart des plateformes de tombola en ligne vous permettent de suivre les ventes de billets, les noms, les adresses, les prix, etc. Ainsi, même si votre État n'autorise pas la vente de billets de tombola en ligne, c'est une bonne idée de vous équiper d'une plateforme pour vous aider dans vos efforts de collecte de fonds.
Les 3 meilleures plateformes de tirage au sort en ligne.
Il existe plus de trois (3) plateformes de tombola en ligne. Nous allons dresser ici la liste de nos préférées (à part Zeffy, bien sûr). (A part Zeffy, évidemment.) Ce qu'il faut garder à l'esprit lors du choix de votre solution de tirage au sort et de billetterie en ligne :
- La tarification. (Creusez bien pour trouver les frais cachés).
- Les caractéristiques.
- Les solutions. (S'agit-il uniquement d'une tombola ou pouvez-vous l'utiliser pour tous vos besoins en matière de collecte de fonds ?)
Zeffy : La seule solution de tombola en ligne 100% gratuite pour les organisations à but non lucratif.
Vous savez que nous aimons Zeffy. Et vraiment, qu'est-ce qu'il y a à ne pas aimer ? Il est 100% gratuit pour les organisations à but non lucratif - nous couvrons même les frais de transaction par carte de crédit. De plus, notre plateforme de tombola gratuite peut aider votre association à planifier vos événements de tombola en ligne.
Nos fonctions de tirage au sort facilitent l'organisation de votre tirage au sort en ligne :
- Générer et envoyer automatiquement des billets de tombola virtuels.
- Acceptez tous les types de paiement sans payer aucun frais.
- Personnalisez les formulaires de votre association.
- Restez en contact avant, pendant et après votre événement.
- Exporter des rapports.
Zeffy n'offre pas seulement une solution de tombola, nous sommes une plateforme de collecte de fonds en ligne entièrement gratuite et complète qui offre :
Givesmart peut vous aider à inspirer et à engager vos donateurs.
Givesmart est une autre option intéressante pour les organisations à but non lucratif à la recherche d'une plateforme complète de collecte de fonds.
L'inconvénient : La tarification de Givesmart n'est pas très transparente. Ils facturent des frais de transaction (3,5 - 4 % + 0,30 $ / transaction), mais la plateforme et les frais mensuels ne sont pas rendus publics.
Givebutter a aidé des organisations à but non lucratif à collecter plus d'un milliard de dollars.
Givebutter a connu une croissance rapide au cours des deux dernières années. Sa liste de solutions est impressionnante et, si vos donateurs sont généreux, elle peut vous coûter moins cher que d'autres plateformes payantes.
L'inconvénient : Givebutter prétend être gratuitmais il y a des frais cachés qui peuvent vous surprendre.
La tarification : Si les pourboires optionnels sont activés, il n'y a pas de frais de plateforme. Si les pourboires optionnels sont désactivés, Givebutter facture :
- 1% Formulaires de don
- 3 % Page de collecte de fonds
- 5% Evénement/enchère
- 2,9 % + 0,30 $ par transaction
Un exemple concret de tombola en ligne.
Vous n'êtes toujours pas convaincu que la solution de tombola en ligne de Zeffy est adaptée à votre association ? Les Grands Frères et Grandes Sœurs de St. Thomas-Elginutilisent la solution de tirage au sort de Zeffydepuis un peu plus d'un an et ont déjà économisé 1 791 $ en ne payant pas de frais.
Ils ont été tellement satisfaits de Zeffy qu'ils utilisent de plus en plus de nos solutions gratuites de collecte de fonds chaque année.
Questions fréquemment posées.
Comment organiser une tombola en ligne gratuitement ?
Il n'existe qu'une seule plateforme de tombola 100% gratuite pour les organisations à but non lucratif: Zeffy.
Comment créer des billets de tombola ?
Ce modèle est un excellent exemple de ce à quoi devraient ressembler vos billets. N'hésitez pas à vous en inspirer pour créer les vôtres. (Nous recommandons l'utilisation de Canva pour les organisations à but non lucratif).
Quels sont les différents types de tombolas ?
Il existe différents types de tombolas. Vérifiez les lois sur les tombolas dans votre région pour savoir lesquelles sont légales.
- Tirage au sort de prix de présence : Les participants reçoivent un ticket à leur arrivée et les prix sont tirés au sort tout au long de la manifestation.
- Tombola 50/50: La moitié du total des ventes de billets revient au gagnant et l'autre moitié à l'entité organisatrice.
- Tombola en ligne : Les participants achètent des billets électroniques en ligne. (Le tirage au sort se fait généralement par voie électronique).
- La vente au centime : Les participants achètent des tickets et les placent dans des conteneurs à côté d'articles spécifiques qu'ils veulent gagner.
- Tombola de calendrier : Les prix sont attribués à des dates spécifiques sur un calendrier et les participants achètent des billets pour ces dates.
- Tirage au sort inversé : Le dernier billet tiré au sort est le gagnant du grand prix.
