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Événements caritatifs

Comment organiser des événements de collecte de fonds réussis avec Ally R. Potel, organisatrice professionnelle d'événements.

18 avril 2023

Il est facile de trouver des conseils, des astuces et des articles sur les meilleures idées de collecte de fonds. Rien que sur le blog de Zeffy, nous avons plus de 10 autres articles qui tentent d'aider les organisations à but non lucratif à mener à bien leurs activités de collecte de fonds. (Vous trouverez des liens vers tous ces articles à la fin de cet article).

Mais il est un peu plus difficile de trouver des articles contenant de véritables conseils de la part d'un véritable organisateur d'événements. Dans notre quête pour apporter aux organisations à but non lucratif les meilleures idées, informations et ressources possibles, nous avons contacté Ally R. Potel, coach en organisation d'événements et fondatrice de Flyberry Events. Ally sait ce qu'il faut faire lorsqu'il s'agit de planifier un événement et de le réaliser - en fait, elle en sait plus que nous.

Nous laisserons Ally parler le plus possible dans cette interview. Tout ce que nous pouvons dire, c'est que si vous prévoyez d'organiser prochainement une collecte de fonds, cette interview vaut la peine d'être lue et Flyberry Events propose des conseils judicieux pour rendre votre prochaine collecte de fonds beaucoup moins stressante/terrifiante/impossible. Et, pour rappel, Zeffy peut vous aider à vendre et à gérer les billets pour votre événement à but non lucratif. (Et nous sommes 100% gratuits).

Un entretien avec Ally R. Potel, coach en événementiel et fondatrice de Flyberry Events.

Zeffy : Je trouve qu'il est presque toujours préférable de laisser la personne interrogée se présenter elle-même, alors pourriez-vous vous présenter et présenter Flyberry Events ?

Ally R. Potel : Je m'appelle Ally R. Potel, coach événementiel et fondatrice de Flyberry Events. Ce qui a commencé comme un projet de passion, lancé pendant la pandémie de 2020, est vraiment devenu la vocation de ma carrière ! Au fil des ans, en tant que professionnelle de l'événementiel, j'ai travaillé dans différents domaines allant de la mode à la beauté, en passant par le management et le marketing, entre Paris, New York et Vancouver. Il était donc naturel que je mette en commun toutes mes connaissances et expériences acquises pour aider d'autres professionnels et créatifs à se faire connaître !

Flyberry Events est une agence de planification d'événements basée à Vancouver qui se spécialise dans la conception et la production d'événements sur mesure pour les petites entreprises, les marques de luxe établies, les sociétés, les associations et les organisations à but non lucratif dans une variété d'industries en Colombie-Britannique.

"Mais, honnêtement, l'audiovisuel est le problème le plus courant lors d'un événement. Vous devez vous assurer que vous faites confiance à votre équipe audiovisuelle ou à celle du lieu de l'événement."
- Ally R. Potel

Zeffy : Nous sommes tous un peu fatigués des questions sur COVID, mais... Quel a été l'impact de COVID sur le secteur de l'organisation d'événements ? Comment Flyberry Events s'est-elle adaptée ?

Ally : Les équipes et les budgets consacrés à l'événementiel se sont réduits depuis 2020. Pour y remédier, nous avons commencé à offrir du coaching virtuel, du conseil et des ateliers pour vous donner des conseils et des outils sur la façon de planifier un événement réussi (mariage, défilé de mode, gala de collecte de fonds...) par vous-même, n'importe où dans le monde. Cela s'est avéré être un excellent moyen de partager ce que j'aime et une grande partie de ce qui fait de Flyberry, Flyberry.

Zeffy : Quelle est votre clientèle habituelle ?

Ally : Passionnée de mode, d'art et de design, j'ai fondé Flyberry Events principalement pour aider les jeunes entrepreneurs et artistes de la mode à se faire connaître et leur donner l'occasion de lancer leur marque.

Au fur et à mesure que l'agence se développait, j'ai réalisé que Flyberry Events pouvait soutenir plus de clients. Entre les sessions de coaching, les services de conseil et la gestion d'événements, nous touchons maintenant un large éventail de clients, allant des entrepreneurs et des organisations à but non lucratif aux marques de mode de luxe.

Zeffy : Qu'est-ce qui différencie Flyberry des autres sociétés d'organisation d'événements ?

Ally : Flyberry est une agence événementielle qui se concentre sur la création d'une expérience mémorable pour vos invités tout en délivrant et en sensibilisant à votre message.

Ce qui différencie Flyberry, c'est que nous travaillons et nous nous concentrons sur la compréhension de vos objectifs et de votre concept pour créer l'événement le plus réussi, afin que vous ayez le meilleur retour sur investissement, que vous économisiez du temps et de l'argent. Voilà ce qu'est Flyberry !

Nous avons également à cœur de rendre à notre communauté ce qu'elle nous a donné et nous nous sommes engagés à reverser 10 % de nos bénéfices à des organisations à but non lucratif.

Zeffy : Qu'est-ce que vous préférez dans l'organisation d'un événement ?

Ally : donner vie à la vision de nos clients. Les événements que nous produisons sont un petit moment dans le temps, mais ce moment crée une image de marque, construit des relations, éduque, divertit et apporte beaucoup de joie aux clients et aux invités.

Zeffy : Quelle est la partie que vous aimez le moins ?

Ally : Lorsque l'événement se termine. L'organisation d'un événement est difficile, excitante, stressante... mais une fois l'événement terminé, l'excitation disparaît jusqu'à l'événement suivant. Même s'il y a encore beaucoup de choses à faire après l'événement, ce n'est pas la même chose qu'avant l'événement ou le jour même.

Zeffy : Quelle est la surprise la plus fréquente ou l'événement inattendu qui se produit lors de chaque événement, malgré tous les efforts que vous déployez pour TOUT planifier ?

Ally : C'est une question difficile. J'ai l'habitude de comparer les événements à la réalisation d'un film : il faut trouver la bonne équipe, coordonner tous les services, respecter le budget, informer les principaux "acteurs"... Mais, à la différence d'un film, lorsque les invités arrivent, vous n'avez qu'une seule prise et beaucoup de choses peuvent donc mal tourner. Les organisateurs d'événements doivent toujours prévoir l'imprévu, et les bons organisateurs ont généralement deux plans de secours.

Mais, honnêtement, l'audiovisuel est le problème le plus courant lors d'un événement. Vous devez vous assurer que vous faites confiance à votre équipe audiovisuelle ou à celle du lieu de l'événement.

Zeffy : C'est peut-être une question injuste ou délicate... Mais quel a été votre événement préféré ? (Que vous avez organisé.)

Ally : J'aime bien cette question parce qu'il y en a beaucoup dont je pourrais parler. J'ai organisé 180 événements pour 20 marques/entreprises dans 3 pays différents, donc mon événement préféré change chaque année.

Zeffy : Continuez, s'il vous plaît...

Ally : Mais si je devais n'en choisir qu'un, je dirais que mon événement préféré est le vernissage de la galerie d'art et le cocktail de 35 personnes que j'ai créés pour une jeune artiste appelée Emilia Pelkowski. C'était ma première cliente, la première à croire en ma marque et en mon expertise.

Zeffy : Abordez-vous un événement pour une association à but non lucratif ou une œuvre de bienfaisance différemment d'un événement pour une marque de luxe ou un artiste ?

Ally : Oui, car chaque événement est différent. L'organisation d'événements consiste à "savoir pourquoi", et le "pourquoi" change en fonction du client. Un gala de collecte de fonds aura un objectif différent de celui d'un concert ou de l'ouverture d'un magasin de luxe.

Zeffy : Quelle est la réalité de l'organisation d'événements à laquelle la plupart des clients ne pensent pas lorsqu'ils viennent vous demander de l'aide ?

Le budget et le volume de travail.

Zeffy : Wow, vous n'avez pas hésité...

Ally : Je n'ai jamais eu de client qui ait surestimé le coût d'un événement (pas encore en tout cas !). (Pas encore en tout cas !) Mais j'ai généralement des clients qui sous-estiment le temps et les ressources nécessaires, ainsi que la difficulté de planifier un événement et de le planifier correctement.

Zeffy : Quelles sont les 5 à 10 choses que vous faites pour vous assurer que vos événements sont un succès ?

Ally : C'est ce que j'enseigne lors de mes ateliers et ce que nous abordons avec les clients lors de nos séances de conseil :

  1. Objectifs et concepts : savoir pourquoi.
  2. Connaître son public.
  3. Faites la promotion de votre événement auprès de votre public : indiquez clairement les détails de l'événement sur vos canaux.
  4. Créer des opportunités de connexion et de mise en réseau.
  5. N'oubliez pas que le contenu est roi ou reine.
  6. Suscitez l'engagement avant, pendant et après vos événements.
  7. Concevez pour le public que vous souhaitez, et non pour vous-même.
  8. Choisissez les bons intervenants et apprenez à les connaître.
  9. Trouver les bons sponsors et tirer parti des possibilités qui s'offrent à eux.
  10. Prévoyez toujours une marge d'au moins 10 % dans le budget de votre événement pour les dépenses imprévues.

Zeffy : Si vous aviez un conseil à donner à quelqu'un qui organise un événement, quel serait-il ?

Ally : Si vous êtes un planificateur, créez une liste de contrôle, concentrez-vous sur ce qui est important et respirez !

Si vous n'êtes pas un planificateur et que vous devez organiser un événement avec plus de 100 invités, faites-en l'acquisition ou faites appel à un coach en organisation d'événements !

Zeffy : C'est incroyable comme on peut oublier de respirer. Ok, dernière question : Quelle est LA CHOSE que vous souhaiteriez que vos clients gardent à l'esprit lorsqu'il s'agit de leurs événements ?

Ally : Faire confiance au processus.

Zeffy : Simple. Simple et direct. Je l'aime bien. Bon, j'ai menti, c'est la dernière question : Quelle est LA question que j'aurais dû poser, mais que je n'ai pas posée parce que je ne sais pas comment organiser un événement ?

Ally : Oh, celle-ci est facile : connaissez-vous la région ou avez-vous des contacts avec des vendeurs qui peuvent vous aider à créer votre vision ?

Trop souvent, j'ai vu des organisateurs d'événements organiser des événements dans des endroits qu'ils n'avaient jamais vus ou avec des fournisseurs avec lesquels ils n'avaient jamais travaillé sans faire preuve de la diligence nécessaire. Les organisateurs d'événements doivent s'assurer que ces fournisseurs sont de bons partenaires. Ils doivent également visiter le lieu de l'événement et/ou faire des recherches sur la région à l'avance.

Mesdames et messieurs, voici Ally R Potel. Organisatrice d'événements, coach et tout simplement un être humain charmant. Nous espérons que vous avez appris autant que nous. Et si vous souhaitez améliorer vos compétences en matière d'organisation d'événements, contactez Ally à Flyberry Events. Vous ne serez pas déçus.

Zeffy : Souhaitez-vous que nous incluions votre site web et/ou vos réseaux sociaux dans l'article (si oui, veuillez indiquer les liens, les pseudos, etc.) ?

Ally : Bien sûr !

Site web de Flyberry. Instagram. Tik Tok.

Zeffy : Cela ne vous dérange pas si nous utilisons une partie de notre conversation dans un article pour notre blog ?

Ally : Pas de problème :)

Zeffy : Y a-t-il quelque chose que vous aimeriez ajouter ? Un argumentaire de vente pour Flyberry ?

Ally : Flyberry Events lance son nouveau service de conseil en mariage en mai 2023. Il s'agit d'un service destiné aux futurs mariés qui souhaitent organiser leur mariage par eux-mêmes, mais qui aimeraient tout de même avoir les bons conseils d'un professionnel. Nous vous aiderons à établir un planning, un plan d'action et vous sensibiliserons aux petits détails que l'on peut oublier.

L'idée du wedding coaching est d'exposer vos idées, vos envies, la vision que vous avez de votre mariage, mais aussi vos inquiétudes et vos craintes afin qu'ensemble, nous puissions établir tous les éléments à mettre en place, tout ce dont vous aurez besoin pour organiser le mariage de vos rêves.

Zeffy : Vos ateliers de coaching et de planification seront-ils similaires ? Si une organisation à but non lucratif a besoin d'aide pour établir un calendrier, un plan d'action et connaître tous les petits détails qu'elle risque d'oublier, est-ce que vous seriez heureux de l'aider ?

Mon coaching et mes ateliers s'adressent à tous ceux qui souhaitent organiser des événements partout dans le monde. Je serai très heureuse d'aider les organisations à but non lucratif à organiser leurs événements et d'aider leurs équipes à surmonter tous les défis auxquels elles pourraient être confrontées.

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