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Comment Zeffy peut être gratuit ?
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Il existe cependant des règles précises pour garantir la conformité et éviter les pénalités. Ce guide explore les lois de l'Ohio sur les tombolas, les exigences de conformité, les pièges courants et les meilleures pratiques pour organiser une tombola réussie et conforme à la loi.
Nous avons même créé une liste de contrôle gratuite à télécharger pour la conformité des tombolas dans l'Ohio.
Vue d'ensemble des lois sur les tombolas dans l'Ohio
La section 2915.092 du code révisé de l'Ohio (ORC) régit les tombolas de bienfaisance dans l'État. Les organisations qualifiées peuvent organiser leurs événements sans licence officielle de tombola, à condition que le produit de la tombola soit utilisé à des fins caritatives.
Qui peut organiser une tombola ?
Pour organiser légalement des tombolas dans l'Ohio, vous devez répondre à l'un des critères suivants en tant qu'organisation caritative qualifiée :
Être une organisation 501(c)(3) selon l'Internal Revenue Code (pensez aux organisations caritatives, éducatives ou religieuses à but non lucratif).
Être une organisation 501(c)(4), 501(c)(6), 501(c)(7), 501(c)(8), 501(c)(10) ou 501(c)(19).
être un district scolaire, une école communautaire, une école STEM, une école non publique agréée ou un internat préparatoire à l'université
Toute organisation ayant le statut 501(c)(4), 501(c)(6) ou 501(c)(7) doit s'assurer qu'au moins 50 % des recettes nettes des jeux de bienfaisance tels que les tombolas sont affectées à une œuvre de bienfaisance qualifiée ou à une entité gouvernementale.
Exigences de conformité pour les tombolas de l'Ohio
Rapports financiers et tenue de registres
L'Ohio impose des obligations de déclaration assez strictes aux organisations à but non lucratif qui organisent des tombolas. Selon la section 2915.10 du code révisé de l'Ohio, les registres doivent inclure :
Recettes brutes et dépenses détaillées
Liste de tous les prix de tombola attribués (services, marchandises et prix en espèces inclus)
Détails de la distribution du bénéfice net (y compris les noms et adresses des destinataires)
Nombre de participants et inventaire des fournitures pour la tombola
Nom du fabricant des fournitures
Ces documents sont importants pour la préparation, le déroulement et, surtout, la fin de la tombola. Ils doivent être conservés pendant trois ans après l'événement. Les registres doivent être conservés au siège principal de l'organisation dans l'Ohio, et le procureur général de l'Ohio doit être informé de l'endroit où ils sont conservés.
Restrictions d'âge
Vente de billets : Toute personne âgée de moins de 18 ans peut vendre des billets de tombola à condition de ne pas être présente sur le lieu de la tombola.
Achat de billets : Les mineurs peuvent légalement acheter des billets de tombola dans l'Ohio.
Utilisation des bénéfices
Vous devez déposer les bénéfices bruts de chaque tombola sur un compte courant réservé exclusivement à la tombola. Le paiement des dépenses et la distribution des bénéfices nets ne peuvent être effectués que par chèque ou par transfert électronique de fonds à partir de ce compte.
Organismes de type 501(c)(3) : Peuvent conserver 100 % des recettes nettes.
Autres organisations à but non lucratif : Doivent affecter au moins 50 % du bénéfice net à une œuvre de bienfaisance qualifiée.
Bon à savoir : Seuls les prix payés peuvent être déduits comme dépenses. Les autres frais (loyer, matériel, fournitures, etc.) doivent être payés à l'aide d'autres sources de financement.
Exigences relatives à l'événement et au lieu
Les tombolas peuvent être organisées dans divers lieux, y compris des entreprises, des résidences privées ou des espaces publics, à condition qu'une organisation caritative en soit l'hôte. La tombola doit également respecter toutes les autres lois de l'Ohio relatives aux jeux de bienfaisance que nous exposons ici.
Audits
Le procureur général peut adopter des règles concernant la comptabilité, la tenue de registres et les rapports et peut à tout moment :
Enquêter sur les organisations caritatives, les distributeurs et les fabricants
Examiner les comptes et les registres
Mener des audits, des inspections et des observations sur les tombolas et les locaux qui s'y rapportent
C'est pourquoi il est préférable de garder les choses organisées et accessibles. Un logiciel de tombola en ligne ou un système de gestion des donateurs comme Zeffy peut vous aider à le faire facilement (et c'est 100 % gratuit !).
Les pièges juridiques les plus courants et comment les éviter
1. Oublier d'assurer un suivi rigoureux des tirages au sort
Imaginez que votre association organise une tombola annuelle à l'occasion des fêtes de fin d'année, que vous récoltiez 15 000 dollars et que vous fêtiez le succès de l'événement. Six mois plus tard, le bureau du procureur général de l'Ohio demande un audit de vos dossiers. Il s'avère que personne n'a tenu un registre détaillé des ventes de billets, des gagnants ou des dépenses.
La loi de l'Ohio (ORC 2915.10) exige que toutes les recettes brutes, les dépenses, les gagnants des prix (en particulier ceux qui reçoivent des prix de plus de 600 $) et les distributions de bénéfices nets soient documentés et conservés pendant trois ans. Sans ces documents, votre organisation s'expose à des pénalités, des amendes et à la perte potentielle de ses privilèges en matière de tombolas.
2. Mélanger l'argent de la tombola avec les fonds généraux
Imaginez queorganise une tombola au printemps et vende pour 10 000 dollars de billets. Pour simplifier les choses, votre trésorier dépose l'argent sur le compte général de l'organisation, en supposant qu'il sera facile d'en assurer le suivi par la suite. Quelques mois plus tard, un audit interne révèle que certains fonds ont été utilisés par inadvertance pour des dépenses de fonctionnement non liées.
Il s'agit là d'un risque considérable, car l'Ohio exige que toutes les recettes de la tombola soient déposées sur un compte courant distinct consacré exclusivement à la tombola. Le paiement des dépenses (même pour de petits montants) doit être effectué par chèque ou par transfert électronique de fonds à partir de ce compte.
3. Vente de billets aux mineurs
Imaginez des lycéens volontaires et enthousiastes aidant à vendre des billets de tombola lors de votre gala annuel. Vous seriez heureux de recevoir cette aide. À l'insu des organisateurs, plusieurs mineurs ont acheté des billets pendant l'événement pour soutenir leurs amis.
Si la loi de l'Ohio autorise les mineurs à acheter des billets, ils ne peuvent pas être présents sur le lieu du tirage de la tombola. En cas de violation des dispositions relatives à l'âge, votre tombola risque d'être considérée comme illégale, ce qui entraînerait des amendes ou une atteinte à la réputation.
4. Dépassement des limites de valeur des prix
Imaginez que vous organisiez une méga-tombola avec un grand prix d'une valeur de 150 000 dollars. Cependant, la loi de l'Ohio interdit d'offrir des prix d'une valeur supérieure à 100 000 dollars lors d'un seul tirage ou d'une valeur totale de 500 000 dollars par an sans autorisation supplémentaire.
Même si vous faites tout ce qu'il faut, le dépassement de ces limites peut invalider votre tombola et entraîner des pénalités ou une disqualification pour les événements à venir.
5. Ventes en ligne non déclarées et dessins non physiques
Imaginez que vous élargissiez votre loterie en vendant des billets en ligne pour augmenter la participation. L'événement est un succès et vous optez pour un outil de tirage au sort en ligne pour choisir le gagnant sans vous rendre compte que la loi de l'Ohio exige un tirage physique à partir d'un récipient tangible.
Bien que les ventes en ligne soient autorisées, le tirage au sort final doit être effectué physiquement, faute de quoi la tombola peut être considérée comme non valide.
3 conseils de pro pour une gestion réussie des tombolas dans l'Ohio
Maintenant que nous savons ce qu'il faut éviter, voyons comment gérer votre tombola et faire de votre collecte de fonds un événement inoubliable.
1. Fixer des objectifs et des règles clairs
Avant même de songer à vendre des billets de tombola, prenez le temps de vous faire une idée précise de ce que sera le succès de votre tombola.
Vous pouvez vous poser la question :
Collectez-vous des fonds pour un programme spécifique ?
Comment couvrez-vous les coûts opérationnels ?
Vous financez un projet communautaire ?
Comment allez-vous promouvoir votre tombola ?
Où le tirage au sort aura-t-il lieu ?
Allez-vous intégrer la vente de billets de tombola en personne ou en ligne ?
Un objectif bien défini guidera vos décisions et facilitera la communication de l'objectif de la tombola à votre public. Fixez un objectif mesurable : "Nous souhaitons récolter 10 000 dollars pour financer le nouvel équipement de notre programme d'activités extrascolaires".
Vous devez également indiquer clairement le nombre de billets pouvant être achetés, les restrictions d'âge et les options de paiement. Veillez à ce que ces règles soient affichées sur votre site web et imprimées sur les billets.
Conseil supplémentaire : créez une section FAQ sur votre site web pour répondre aux questions les plus courantes concernant l'achat des billets, l'éligibilité et la réclamation des prix.
2. Promouvoir votre tombola de manière stratégique
Une tombola bien organisée a besoin de visibilité pour réussir. Se fier uniquement au bouche-à-oreille ne suffit pas. Il est donc judicieux de miser sur une promotion stratégique afin de maximiser votre portée et d'augmenter les ventes de billets.
Voici quelques moyens d'attirer des participants et de collecter des fonds :
Tirer parti des des médias sociaux: Publiez du contenu sur les coulisses montrant l'impact de votre association. Utilisez des comptes à rebours, des témoignages et des vidéos pour susciter l'enthousiasme. Envisagez de créer une page d'événement sur Facebook pour inviter les gens et leur rappeler les dates clés.
Utilisation du marketing par courriel: Envoyez des courriels ciblés à votre base de donateurs avec des mises à jour, des exemples de réussite et des appels à l'action clairs. Incluez un lien direct pour l'achat de billets.
Exploiter les partenariats communautaires: Demandez aux écoles locales, aux centres communautaires et à d'autres organisations à but non lucratif de diffuser les informations relatives à votre tirage au sort dans leurs bulletins d'information ou sur leurs canaux de médias sociaux.
Conseil supplémentaire : envisagez d'organiser un programme de parrainage dans le cadre duquel les supporters qui vendent le plus grand nombre de billets reçoivent une petite récompense ou une reconnaissance lors de l'événement.
Les lois de l'Ohio sur les tombolas exigent un suivi financier strict pour éviter les pénalités et maintenir le statut d'organisation à but non lucratif. Une mauvaise gestion des fonds peut saper la confiance et compromettre les futures collectes de fonds.
Voici quelques moyens de rester responsable avant le début de la tombola :
Ouvrez un compte dédié à la tombola : Évitez de mélanger les recettes de la tombola avec vos fonds généraux. Utilisez un compte séparé pour simplifier les rapports et garantir la traçabilité de toutes les transactions.
Utiliser les plateformes de paiement numérique: Pensez à des plateformes telles que Zeffy pour des paiements sécurisés et transparents. Si vous vendez des billets en ligne, assurez-vous que la plateforme génère des reçus numériques pour les dossiers des acheteurs.
Suivez les ventes de billets avec diligence : Tenez un registre en temps réel de tous les billets vendus, des montants perçus et des paiements en suspens. Désignez un bénévole ou un membre du personnel de confiance pour superviser les rapports financiers.
Conseil supplémentaire : planifiez des contrôles réguliers avec votre trésorier ou votre équipe financière afin de passer en revue les dossiers et de garantir la conformité avec les exigences de l'Ohio en matière de rapports.
Inspirez-vous de cet exemple de tombola réussie dans l'Ohio
L'Institut d'équitation thérapeutique (TRI) a lancé sa tombola de bourbon avec un équilibre inspirant entre la commodité en ligne et le respect de la conformité légale de l'Ohio. L'organisation s'est appuyée sur la plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite de Zeffy pour maximiser les recettes, sachant qu'elle pouvait éviter les frais de transaction ou de plateforme inutiles exigés par d'autres solutions.
Ce qu'il faut emporter pour votre tombola :
Exploitation de la vente de billets en ligne grâce à Zeffy : le TRI peut rapidement vendre des billets en ligne, en veillant à ce que chaque dollar soit consacré à sa mission et en assurant un suivi automatique des ventes grâce à des rapports simples.
Maintien d'un tirage au sort physique légal : Bien que les billets soient vendus en ligne, TRI respecte la loi de l'Ohio en effectuant le tirage au sort final à partir d'un récipient physique lors de l'événement en direct marqué.
Transparence et impact : TRI insiste sur le fait que tous les bénéfices sont reversés à ses programmes communautaires, ce qui renforce la confiance des participants et les aide à visualiser leur impact.
Plusieurs options de billets : Le formulaire en ligne propose une option de billet unique ou d'offre groupée permettant aux supporters d'augmenter leurs chances de gagner, avec l'ajout d'un don facultatif.
Il est légal d'organiser une tombola 50/50 dans l'Ohio, au même titre que tous les autres types de tombolas. Une tombola 50/50 attribue un prix égal à la moitié du montant collecté et peut encourager les participants à acheter davantage de billets pour augmenter le montant du prix.
De grandes organisations caritatives, telles que l'Ohio State University et la Ronald McDonald House Charities of Central Ohio, organisent des tombolas caritatives en utilisant le format 50/50 afin d'impliquer la communauté et d'augmenter les fonds alloués à des causes importantes.
Une tombola n'est pas considérée comme un jeu d'argent dans l'Ohio. Elle est légale pour les organisations qualifiées, y compris les organisations à but non lucratif, et est régie par une entité distincte des activités de jeu. Vous n'avez pas besoin d'un permis de tombola pour organiser ce type de collecte de fonds, à condition d'être reconnu par l'Internal Revenue Service en tant qu'organisation 501c.
Les jeux d'argent comprennent des activités telles que les loteries d'État, les courses de chevaux et les casinos, régis par la Commission des loteries de l'Ohio. Selon les lois sur les tombolas en vigueur dans les États américains, les jeux d'argent et les tombolas peuvent être régis par une législation commune ou par des lois distinctes.
Une tombola 50/50 n'est pas considérée comme un jeu d'argent dans l'Ohio. Toutes les tombolas sont légales dans l'Ohio et sont régies par la Charitable Law Section de l'Attorney General Dave Yost.
Les tombolas sont considérées comme des dons en ce qui concerne l'argent gagné et la manière dont une organisation à but non lucratif peut l'utiliser. Dans l'Ohio, les organisations caritatives peuvent recevoir 100 % de leurs gains provenant d'une tombola pour contribuer aux objectifs de collecte de fonds.
En ce qui concerne l'impôt fédéral sur le revenu, l'argent dépensé pour acheter des billets de tombola ou pour participer à une tombola n'est pas exonéré de l'impôt fédéral sur le revenu, comme c'est le cas pour un don classique. Automatisez les reçus fiscaux pour les dons et restez en conformité avec la plateforme 100% gratuite de Zeffy.
La différence entre une tombola et un tirage au sort réside dans les conditions de participation. Un tirage au sort ne nécessite généralement pas d'achat pour obtenir des entrées, contrairement à une tombola qui nécessite la vente de billets.
Les organisations à but non lucratif peuvent choisir d'organiser ou non une tombola ou un tirage au sort, sachant que les deux sont des activités légales dans l'Ohio.
Vous pouvez organiser des tombolas avec de l'alcool dans l'Ohio grâce à une nouvelle loi qui réglemente ce type de prix.
Les lots d'alcool doivent être achetés par l'intermédiaire d'un agent agréé par l'État.
Pour la bière et le vin, les organisations doivent collecter des reçus prouvant que l'achat a été effectué auprès d'un agent de l'Ohio disposant des autorisations nécessaires.
Les boissons alcoolisées à haute teneur en alcool doivent faire l'objet d'un formulaire préalable et les reçus doivent être téléchargés auprès de la Division of Liquor Control de l'Ohio.
Les détenteurs de permis de vente d'alcool de l'Ohio et les agences de vente d'alcool de l'État ne peuvent pas faire de dons.
Pour en savoir plus sur la législation de l'État de l'Ohio mentionnée dans cet article, cliquez ici :
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Réglementation des tombolas aux États-Unis, par État : Directives juridiques pour les organisations à but non lucratif et 501(c)3
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