La création d'une association à but non lucratif à New York peut être une expérience incroyablement enrichissante, surtout si vous êtes passionné par une cause au sein de votre communauté.
Mais tout comme la création d'une entreprise à but lucratif, la création d'une association à but non lucratif demande de la réflexion et des efforts, ainsi qu'un peu de paperasserie. Dans ce blog, nous aborderons tout ce qu'il faut savoir sur la création d'une association à but non lucratif à New York, afin que vous puissiez commencer à avoir un impact en un rien de temps.
15 étapes pour créer une association à but non lucratif à New York
- Étape 1 : Recherche et planification
- Étape 2 : Nom de l'organisation
- Étape 3 : Choisir une structure de société
- Étape 4 : Recrutement d'une équipe de direction
- Étape 5 : Désignez un agent enregistré
- Étape 6 : Obtenir l'approbation de l'agence NY
- Étape 7 : Déposer les statuts de la société
- Étape 8 : Demande d'EIN
- Étape 9 : Création d'un règlement intérieur
- Étape 10 : Obtenir les numéros d'identification fiscale de l'État de New York/les comptes
- Étape 11 : Demander le statut d'exonération fiscale au niveau fédéral et au niveau de l'État
- Étape 12 : S'enregistrer pour la collecte de fonds à des fins caritatives
- Étape 13 : Obtenir les autres permis et licences nécessaires
- Étape 14 : Commencer la collecte de fonds
- Étape 15 : Respecter les règles
Étape 1. Recherche et planification
Lorsque l'on envisage de créer une association à but non lucratif à New York à partir de zéro, il peut être difficile de savoir par où commencer. Lorsque l'on décide de se lancer dans cette entreprise, il est important de clarifier un certain nombre de points fondamentaux, notamment :
- Les besoins de la communauté : Réfléchissez aux problèmes que vous souhaitez résoudre ou aux changements positifs que vous souhaitez apporter.
- Le marché : Étudiez les organisations à but non lucratif du pays de New York qui travaillent dans des domaines similaires ou abordent des questions similaires. Identifiez les lacunes ou les besoins auxquels votre association pourrait répondre.
- Vos objectifs : Clarifiez les buts et objectifs spécifiques de votre association. Déterminez ce que vous espérez réaliser à court et à long terme.
- Votre déclaration de mission : Rédigez une déclaration de mission claire et concise qui explique qui vous êtes, ce que vous faites et qui vous sert.
- Retour d'information : Demandez l'avis des parties prenantes, des bénéficiaires potentiels et des membres de votre communauté pour vous assurer que votre déclaration de mission reflète fidèlement les besoins de la communauté.
Étape 2. Nommez votre organisation
Une fois que vous avez déterminé la mission et les objectifs fondamentaux de votre organisation, il est temps de donner un nom à votre association. Cette étape du processus est non seulement importante pour le marketing et l'image de marque, mais elle constitue également une partie cruciale du processus légal de création d'une association à but non lucratif à New York.
Lorsque vous choisissez le nom de votre organisation, veillez à choisir un nom qui.. :
- Reflète votre mission et vos objectifs
- Décrit ce que vous souhaitez faire
- Est facile à épeler et à prononcer
- Offre une marge de manœuvre pour une croissance future
Une fois que vous avez choisi un nom, vous devez inclure "corporation", "incorporated", "limited" ou une abréviation de l'un de ces mots dans votre nom. Recherchez ensuite votre nom dans la base de données des sociétés et entités commerciales de l'État de New York pour vous assurer qu'aucune autre organisation de l'État ne porte ce nom.
Si vous avez effectué une recherche sur votre nom et que vous constatez qu'il est unique, vous pouvez le réserver auprès de l 'État de New York en déposant une demande de réservation de nom (Application for Reservation of Name) d'un montant de 10 dollars.
Étape 3. Choisir une structure d’entreprise
Ensuite, vous devrez décider de la structure de votre organisation. À New York, votre organisation peut être classée comme religieuse ou non religieuse :
- Religieuse : une société religieuse est constituée à des fins religieuses et est généralement associée à une foi ou à une confession religieuse spécifique. Il s'agit par exemple d'églises, de synagogues, de mosquées, de temples et d'autres institutions religieuses.
- Société à but non lucratif non religieuse : Une société à but non lucratif non religieuse est constituée à des fins autres que religieuses, telles que des fins caritatives, éducatives, scientifiques, littéraires ou d'aide sociale. Les organisations caritatives, les établissements d'enseignement, les fondations, les organismes de services sociaux et les groupes de défense des droits sont des exemples de sociétés à but non lucratif non religieuses.
Étape 4. Recruter une équipe de direction
Une fois que vous avez déterminé le nom de votre organisation et confirmé qu'il n'est pas déjà utilisé, il est temps de créer une équipe de direction.
L'identification d'un Incorporator et d'un conseil d'administration n'est pas seulement une décision stratégique qui peut contribuer à la réussite de votre association, c'est aussi une obligation à New York.
- Le fondateur : Les organisations à but non lucratif doivent recruter au moins un fondateur qui sera chargé de signer les statuts.
- Administrateurs : Vous devez constituer un conseil d'administration composé d'au moins trois administrateurs, âgés d'au moins 18 ans, qui aideront votre association à prendre des décisions stratégiques. Vous aurez également besoin d'un président, d'un ou plusieurs vice-présidents, d'un secrétaire et d'un trésorier (deux ou plusieurs postes peuvent être occupés par la même personne, à l'exception du président et du secrétaire).
Lorsque vous choisissez votre équipe de direction, assurez-vous de sélectionner des personnes dignes de confiance, fiables et qui apportent un ensemble de compétences à la table. Qu'elles soient déjà membres de votre organisation ou bénévoles de confiance, elles vous aideront à prendre des décisions cruciales pour votre organisme de bienfaisance.
Étape 5. Nommer un agent enregistré
La désignation d'un agent enregistré est une étape essentielle lors de la création d'une association à but non lucratif à New York. Par essence, un agent enregistré sert de point de contact fiable pour les questions juridiques. Cette personne désignée reçoit les documents importants et la correspondance officielle au nom de votre association, tels que les avis juridiques et les formulaires fiscaux.
L'agent enregistré doit être situé à New York et être disponible pendant les heures de bureau pour recevoir la correspondance et les communications juridiques.
Étape 6. Obtenir l'approbation de l'agence de l'État de New York
Ensuite, vous devez obtenir l'approbation de votre type d'organisation en vous adressant à l'agence appropriée à New York. Lorsque vous obtiendrez l'approbation de l'agence, vous devrez également envoyer votre certificat d'incorporation une fois qu'il aura été rempli.
Vous trouverez ci-dessous les différents types de sociétés que vous pouvez constituer et les agences qui y correspondent :
- 404(a) : Formation d'une association commerciale ou d'affaires: Office of the Attorney General - Antitrust Bureau (Bureau du procureur général - Bureau antitrust)
- 404(b) : Garde d'enfants, adoption, placement familial et violence domestique, enfants négligés ou dépendants, programmes pour les personnes âgées et sollicitation de fonds à ces fins : Office of Children and Family Services (Bureau des services à l'enfance et à la famille)
- 404(b) : Création ou exploitation d'un établissement de soins pour personnes âgées, d'un établissement de soins pour adultes, d'un programme de logement enrichi, d'une résidence pour adultes ou sollicitation de contributions à cette fin : Ministère de la santé - Division des affaires juridiques
- 404(d) : Objectifs éducatifs généraux, y compris les objectifs pour lesquels une société pourrait être agréée par le Board of Regents. (Frais de 10 $ payés par chèque ou mandat) : Département de l'éducation de l'État de New York - Bureau du conseil
- 404(o), (p), (t) : Création ou maintien de sociétés médicales ou d'établissements de santé (en vertu des articles 44 ou 28 de la loi sur la santé publique), ou sollicitation de fonds à ces fins : Département de la santé de l'État de New York - Division des affaires juridiques
- 404(q) : Création ou exploitation d'un établissement nécessitant une autorisation de la Division de la santé mentale ou sollicitation de fonds à cette fin : Bureau de la santé mentale de l'État de New York - Bureau de l'inspection et de la certification
- 404(q) : Création ou exploitation d'un établissement nécessitant une autorisation de l'Office of Mental Retardation and Developmental Disabilities ou sollicitation de fonds à cette fin : NYS Office for People with Developmental Disabilities - Office of Counsel (Office de l'État de New York pour les personnes souffrant de troubles du développement - Bureau du conseil)
- 404(u), (v) : Création ou exploitation d'un établissement nécessitant une licence de l'Office of Alcoholism and Substance Abuse Services ou sollicitant des fonds à cette fin : Office of Alcoholism and Substance Abuse Services
Étape 7. Déposer les statuts
L'une des étapes les plus importantes de la création d'une association à but non lucratif à New York est le dépôt des statuts auprès du Département d'État de New York. Cela permettra d'établir officiellement votre association en tant qu'entité juridique dans l'État.
Vous pouvez déposer les statuts par courrier, par télécopie ou en personne. En règle générale, les frais de dépôt s'élèvent à 75 dollars, auxquels s'ajoutent 25 à 150 dollars de frais de traitement accéléré.
Étape 8. Obtenir un EIN
À New York, comme dans d'autres États, les organisations à but non lucratif sont tenues d'obtenir un EIN, ou numéro d'identification de l'employeur. L'EIN est en quelque sorte le numéro de sécurité sociale de votre organisation. Il est utilisé à des fins fiscales, notamment pour ouvrir des comptes bancaires, embaucher des employés et demander un statut d'exonération fiscale.
Pour obtenir un EIN, vous pouvez faire une demande en ligne en utilisant le formulaire SS-4 sur le site web de l'IRS ou l'envoyer par courrier. La procédure de demande est gratuite et vous recevrez votre EIN peu de temps après son approbation.
Étape 9. Rédiger le règlement intérieur
Ensuite, vous devrez organiser une réunion avec votre conseil d'administration pour rédiger des statuts conformes à votre mission et à la législation new-yorkaise sur les organisations à but non lucratif.
Les statuts sont les règles et procédures qui régissent le fonctionnement de votre association. Ils décrivent la structure de votre organisation, les responsabilités du conseil d'administration et des dirigeants, le déroulement des réunions et la manière dont les décisions sont prises.
Lors de l'élaboration de vos statuts, veillez à.. :
- Utiliser un langage clair et concis : Le langage doit être facile à comprendre pour tous les membres du conseil d'administration et les parties prenantes. Évitez le jargon et les termes trop complexes.
- Soyez exhaustif : vos statuts doivent couvrir tous les aspects essentiels de la gouvernance de votre organisation, y compris la structure du conseil d'administration, les rôles des dirigeants, les procédures de réunion, les processus de prise de décision et les mécanismes de résolution des conflits.
- Alignement des statuts sur la mission et les valeurs : Veiller à ce que les statuts reflètent et soutiennent les objectifs de l'organisation.
- Tenir compte de la flexibilité : Prévoir des dispositions permettant de modifier les statuts en fonction de l'évolution et de la croissance de l'organisation.
- Définir la structure et les responsabilités du conseil d'administration : Définir clairement le conseil d'administration, ses qualifications, son mandat et ses responsabilités.
- Déterminer les procédures de réunion : Détaillez la fréquence, les exigences en matière de notification, le quorum, les procédures de vote, etc.
- Aborder la question des finances : Établir des lignes directrices pour la budgétisation, la comptabilité et les exigences en matière de rapports.
- Élaborer une politique en matière de conflits d'intérêts : Inclure une politique en matière de conflits d'intérêts qui exige des membres du conseil d'administration et des dirigeants qu'ils divulguent tout conflit d'intérêts et qu'ils s'abstiennent de voter sur des questions dans lesquelles ils ont un intérêt personnel ou financier.
- Inclure des procédures de dissolution : Inclure des dispositions relatives au processus de distribution des actifs et de liquidation des affaires conformément à la législation de l'État et aux réglementations de l'IRS.
Étape 10. Obtenir les numéros d'identification fiscale/comptes de l'État de New York
L'État de New York ne propose pas de formulaire consolidé d'enregistrement fiscal. Vous devrez donc vous enregistrer pour les comptes fiscaux individuels qui s'appliquent, sur la base du Pub 20 : New York State Tax Guide for New Businesses (Guide fiscal de l'État de New York pour les nouvelles entreprises ). Vous devez ensuite soumettre votre demande au ministère de la fiscalité et des finances de l'État de New York (NYS Department of Taxation and Finance).
Si votre organisation mène des activités dans la ville de New York, enregistrez-vous pour les taxes municipales auprès du commissaire aux finances de la ville de New York.
Étape 11. Demander le statut d'exonération fiscale au niveau fédéral et au niveau de l'État
Ensuite, vous devrez demander une exonération fiscale au niveau fédéral et au niveau de l'État.
- Statut d'exonération fiscale fédérale : Remplissez le formulaire 1023, Application for Recognition of Exemption Under Section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code (demande de reconnaissance d'exonération en vertu de l'article 501(c)(3) du code des impôts). Vous devrez fournir des informations détaillées sur les activités, les finances et la gouvernance de votre association.
- État : Pour bénéficier d'une exonération fiscale au niveau de l'État, vous devez remplir le formulaire CT-247 : Application for Exemption from Corporation Franchise Taxes by a Not-for-Profit Organization (demande d'exonération de l'impôt de franchise sur les sociétés pour une organisation à but non lucratif). Pour l'exonération de la taxe sur les ventes, vous devez remplir le formulaire ST-119.2 : Application for an Exempt Organization Certificate (demande de certificat d'organisation exonérée). Et pour l'impôt foncier, consultez la liste des formulaires d'exonération de l'impôt foncier.
Les organisations à but non lucratif de la ville de New York peuvent demander une exonération de l'impôt foncier auprès du ministère des finances de la ville de New York.
Étape 12. Enregistrement pour la collecte de fonds à des fins caritatives
Si, comme la plupart des organisations à but non lucratif, vous avez l'intention de solliciter et d'accepter des dons de charité, vous devez vous enregistrer auprès du procureur général de l'État de New York (Charities Bureau).
L'inscription initiale peut se faire en ligne pour 25 $.
Étape 13. Obtenir les autres licences nécessaires
Une fois que vous avez effectué toutes les démarches nécessaires pour déposer votre demande dans l'État de New York, il est important de consulter le site Business Express de New York pour vous assurer qu'il n'y a pas d'autres licences commerciales dont vous aurez besoin pour gérer votre association.
Étape 14. Commencer la collecte de fonds
Une fois que vous avez rempli tous les formulaires appropriés et établi les bases réglementaires nécessaires pour votre association, il est temps de commencer à collecter des fonds.
Tout d'abord, élaborez un plan de collecte de fonds qui définisse vos objectifs, vos stratégies et vos tactiques. N'oubliez pas non plus de réfléchir à la manière dont vous entretiendrez les relations avec les donateurs. Ensuite, mettez votre plan de collecte de fonds en action en lançant des campagnes, des événements et des appels pour solliciter des dons et du soutien. Suivez l'évolution de vos efforts de collecte de fonds et évaluez leur efficacité au fil du temps.
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Étape 15. Rester conforme
En tant qu'organisation à but non lucratif légale dans l'État de New York, vous devez rester en conformité avec les règles et réglementations fédérales et nationales tout au long de l'année. Il s'agit notamment de :
- Tenir des registres : Conservez des dossiers précis et à jour sur les activités, les finances et la gouvernance de votre association. Il s'agit notamment des procès-verbaux des réunions, des états financiers, des déclarations fiscales et d'autres documents importants.
- Dépôt des rapports annuels : Déposer des rapports annuels auprès de l'IRS pour maintenir le statut juridique et l'exonération fiscale de votre association.
- Rester informé : Restez informé des changements apportés aux lois et réglementations de l'État de New York qui affectent les organisations à but non lucratif. Participez aux sessions de formation, aux ateliers et aux séminaires en ligne pour connaître les meilleures pratiques et les exigences en matière de conformité.
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Comment créer une association à but non lucratif à New York FAQs
Combien coûte la création d'une association à but non lucratif à New York ?
Les coûts associés à la création d'une association à but non lucratif dans l'État de New York peuvent varier :
- Frais de constitution : Pour créer une association à but non lucratif à New York, vous devez déposer un certificat de constitution auprès du Département d'État de New York. Les frais de dépôt de ce document s'élèvent généralement à 75 dollars.
- Frais juridiques : De nombreuses organisations choisissent de demander une assistance juridique lors de la constitution d'un organisme à but non lucratif afin de se conformer aux lois de l'État et aux réglementations de l'IRS. Les frais juridiques peuvent varier de quelques centaines à quelques milliers de dollars.
- Frais de dossier de l'IRS : Les frais de dossier pour le formulaire 1023 sont actuellement de 600 dollars pour les organisations dont les recettes brutes annuelles sont supérieures ou égales à 50 000 dollars, et de 275 dollars pour les organisations dont les recettes brutes annuelles sont inférieures à 50 000 dollars. Le formulaire 1023-EZ est moins onéreux (275 $).
- Réservation de nom : Une fois que vous avez choisi le nom de votre association, vous pouvez le réserver pour 10 $.
- Approbation de l'agence de New York : Le coût de l'obtention de l'agrément de l'agence varie en fonction du type d'agence que vous créez.
- Enregistrement des collectes de fonds à des fins caritatives : Pour vous enregistrer en vue d'une collecte de fonds à des fins caritatives, vous devez payer des frais de 25 $.
Comment créer une organisation à but non lucratif à New York ?
- Étape 1. Recherche et planification : Déterminez votre mission, votre public cible et vos objectifs finaux.
- Étape 2. Donnez un nom à votre organisation : Choisissez un nom unique et descriptif pour votre organisation, qui corresponde à votre mission et respecte les lois de l'État de New York.
- Étape 3. Choisissez une structure de société : Déterminez si votre organisation est de nature religieuse ou non religieuse.
- Étape 4. Recruter une équipe de direction : Nommez un fondateur et trois administrateurs.
- Étape 5. Nommer un agent enregistré : Identifiez une personne de confiance qui recevra les documents juridiques au nom de l'association.
- Étape 6. Obtenir l'approbation de l'agence de New York : Obtenez l'approbation de votre type d'organisation en contactant l'agence appropriée à New York.
- Étape 7. Déposer les statuts de l'association : Déposer les statuts auprès du Département d'État de New York pour établir officiellement l'organisation à but non lucratif.
- Étape 8. Demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) : demander un numéro d'identification d'employeur (EIN) à l'IRS à des fins fiscales et pour les transactions financières.
- Étape 9. Créer un règlement intérieur : Rédiger et adopter des règles décrivant la gouvernance interne et les procédures opérationnelles de l'organisation.
- Étape 10. Obtenir les numéros/comptes d'identification fiscale de l'État de New York : S'inscrire aux comptes fiscaux individuels qui s'appliquent.
- Étape 11. Demander le statut d'exonération fiscale : Demander le statut d'exonération fiscale au niveau fédéral et au niveau de l'État en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code et de la législation de l'État de New York.
- Étape 12. S'enregistrer pour la collecte de fonds à des fins caritatives : S'inscrire auprès du bureau des œuvres de bienfaisance du procureur général de New York afin de solliciter des dons auprès du public.
- Étape 13. Obtenir les autres permis et licences nécessaires : Demandez tous les permis et licences supplémentaires nécessaires pour opérer légalement à New York.
- Étape 14. Commencez à collecter des fonds : Utilisez une plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite comme Zeffy pour commencer à collecter des fonds en quelques minutes.
- Étape 15. Restez en conformité : Veillez à respecter en permanence toutes les réglementations fédérales, nationales et locales applicables afin de conserver le statut d'organisation à but non lucratif.
Comment puis-je créer moi-même une organisation à but non lucratif ?
Bien qu'il soit possible de créer soi-même une organisation à but non lucratif, il est souvent recommandé de demander l'aide de professionnels juridiques et financiers expérimentés dans le domaine du droit des organisations à but non lucratif afin de garantir le respect de toutes les lois et réglementations en vigueur. De plus, selon les lois de l'État de New York, toutes les organisations à but non lucratif doivent avoir au moins trois administrateurs.
Combien de membres doivent siéger au conseil d'administration d'une association à but non lucratif à New York ?
À New York, les organisations à but non lucratif doivent avoir au moins trois administrateurs. Toutefois, certaines organisations peuvent choisir d'avoir plus d'administrateurs en fonction de leurs besoins et circonstances spécifiques. Le conseil d'administration doit être diversifié et représenter un éventail de compétences, d'expertises et de perspectives en rapport avec la mission et les objectifs de l'organisation.
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