La création d'un organisme à but non lucratif en Caroline du Nord nécessite une planification minutieuse, une stratégie et un grand nombre de formulaires. Pour savoir comment lancer votre propre organisation caritative, suivez les 10 étapes et les meilleures pratiques suivantes.
Comment créer une association à but non lucratif en NC en 10 étapes
Étape 1 : Choisir un nom
Le choix d'un nom pour votre organisation est une première étape cruciale dans la création d'une organisation à but non lucratif. Au moment de choisir le vôtre, veillez à prendre en compte les éléments suivants :
- Votre mission : Réfléchissez à la finalité et aux objectifs de votre association. Pensez à l'impact que vous voulez avoir et aux valeurs que vous voulez défendre. Votre nom doit refléter ces principes fondamentaux.
- Noms existants : Avant de prendre votre décision, assurez-vous que le nom peut être utilisé comme nom de domaine pour votre site web et sur les plateformes de médias sociaux. Vous devrez également vous assurer qu'il peut être enregistré auprès du secrétaire d'État de Caroline du Nord.
- Lisibilité : Choisissez un nom facile à prononcer, à épeler et à retenir. Évitez les noms trop complexes ou trop longs qui risquent d'embrouiller ou d'aliéner les sympathisants potentiels.
- Croissance future : Choisissez un nom qui restera pertinent et significatif au fur et à mesure que votre organisation grandira et évoluera. Évitez les noms trop étroits ou trop spécifiques aux activités actuelles.
Étape 2 : Recrutement de directeurs et de fondateurs
Lorsque vous créez votre propre association à but non lucratif en Caroline du Nord, vous devez constituer un conseil d'administration. Lorsque vous les recruterez, veillez à faire un choix judicieux. Ces candidats devront être attachés à la mission de votre organisation et apporter des compétences et des perspectives diverses. En outre, ils doivent être fiables et dignes de confiance.
Incorporateurs
- Nombre : La Caroline du Nord exige qu'il y ait au moins un constituant pour créer une société à but non lucratif. Ce dernier est une personne ou une entité chargée de signer et de déposer les statuts de la société auprès du secrétaire d'État de Caroline du Nord.
- Qualifications: Les fondateurs doivent être des individus ou des entités légalement capables de constituer une société dans l'État de Caroline du Nord. Il n'y a pas d'exigences spécifiques en matière de résidence pour les fondateurs.
Responsabilités: Les fondateurs sont responsables de la préparation et du dépôt des statuts, ce qui implique de fournir des informations de base sur l'organisation à but non lucratif, telles que son nom, son objectif et son agent enregistré.
Directeurs
- Nombre : Une société à but non lucratif en Caroline du Nord doit avoir au moins trois administrateurs. Certaines organisations peuvent choisir d'avoir plus de trois administrateurs pour plus de gouvernance et d'expertise.
- Qualifications : Les administrateurs doivent être âgés d'au moins 18 ans et être légalement capables d'assumer ce rôle. Il n'y a pas de conditions de résidence spécifiques pour les administrateurs, mais ils doivent être désireux et capables de remplir leurs fonctions.
- Responsabilités : Les administrateurs sont chargés de superviser les affaires de l'association à but non lucratif, notamment de définir des politiques, de prendre des décisions stratégiques et de veiller au respect des lois et des règlements. Ils ont l'obligation fiduciaire d'agir au mieux des intérêts de l'organisation et de ses bénéficiaires.
Étape 3 : Nomination d'un agent agréé
Vous devrez également désigner un agent enregistré. Un agent enregistré est une personne ou une entité désignée pour recevoir les documents juridiques et officiels au nom de l'organisation à but non lucratif.
En Caroline du Nord, toutes les sociétés à but non lucratif sont tenues de désigner un agent enregistré ayant une adresse physique (et non une boîte postale) dans l'État. L'agent enregistré doit être disponible pendant les heures de bureau pour recevoir la correspondance légale et officielle, telle que la signification d'un acte de procédure (procès), les avis d'imposition et d'autres documents importants concernant l'exonération fiscale de l'État.
Étape 4 : Dépôt des statuts
Ensuite, vous devrez déposer les statuts de votre association. Il s'agit du document juridique qui établit officiellement votre organisation à but non lucratif en tant que société dans l'État de Caroline du Nord. Pour ce faire, vous devez fournir des informations de base telles que
- Nom de l'organisation: Il doit également inclure une désignation d'entreprise telle que "Corporation", "Incorporated", "Company", ou une abréviation de celle-ci.
- Siège social et agent: Indiquez l'adresse physique du premier siège social de la société en Caroline du Nord, ainsi que le nom et l'adresse de son premier agent.
- Objet de la société: Cette déclaration doit décrire les activités principales et les objectifs de la société à but non lucratif.
- Durée de la société: Précisez si la société a une durée déterminée ou si elle est destinée à exister perpétuellement.
- Administrateurs initiaux et informations sur les fondateurs: Indiquez les noms et adresses des personnes qui seront les premiers administrateurs de la société. Identifiez également le ou les fondateurs qui signent et déposent le document.
Étape 5 : Demander un numéro d'identification de l'employeur (EIN)
Ensuite, vous devrez demander un numéro d'identification d'employeur fédéral à l'Internal Revenue Service (IRS). Un EIN est un numéro unique à neuf chiffres utilisé pour identifier votre organisation à des fins fiscales, notamment pour ouvrir un compte bancaire à but non lucratif et demander un statut d'exonération fiscale. Pour ce faire, vous devez remplir le formulaire SS-4. Cette procédure de demande est gratuite et vous pouvez la compléter à tout moment.
Si votre demande de numéro d'identification d'employeur fédéral est approuvée, vous recevrez votre EIN immédiatement après avoir terminé la procédure de demande en ligne. Si vous avez fait votre demande par courrier, par télécopie ou par téléphone, il vous faudra peut-être attendre plusieurs semaines avant de recevoir votre EIN par la poste.
Étape 6 : Créer les statuts de l'organisation à but non lucratif
Les statuts sont les règles qui régissent le fonctionnement de votre association. Ils décrivent généralement les procédures à suivre pour la tenue des réunions, l'élection des dirigeants et la prise de décisions.
Pour créer des statuts, veillez à.. :
- Recueillir les avis: Avant de rédiger les statuts de l'organisation, recueillez l'avis des principales parties prenantes, notamment les membres initiaux du conseil d'administration, le personnel, les bénévoles et les membres de la communauté. Discutez de la mission, des objectifs et des valeurs de l'organisation, ainsi que de toute exigence ou préférence spécifique concernant les statuts.
- Choisissez un format: En règle générale, les statuts d'une organisation à but non lucratif comprennent des sections couvrant des sujets tels que l'objet de l'organisation, le conseil d'administration, les dirigeants, les réunions, les comités et les procédures d'amendement.
- Établir la structure de gouvernance: Définir la structure du conseil d'administration, y compris le nombre d'administrateurs, leurs qualifications, la durée de leur mandat et leurs responsabilités.
- Préciser les rôles des dirigeants: Définir les rôles et les responsabilités des dirigeants, tels que le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
- Déterminer le processus décisionnel: Détailler les procédures d'organisation des réunions du conseil d'administration, y compris les exigences en matière de notification, de quorum, de procédures de vote et de tenue des registres.
- Établir des politiques financières: Préciser comment les fonds seront gérés, qui est habilité à signer les chèques et comment les documents financiers seront conservés.
- Traiter les conflits d'intérêts: Inclure une politique en matière de conflits d'intérêts afin de garantir la transparence et l'intégrité des processus décisionnels de l'organisation.
- Inclure des procédures d'amendement: Préciser les conditions de vote et les procédures de modification des statuts.
- Demander un examen juridique: Une fois les statuts rédigés, envisagez de les faire réviser par un juriste pour vous assurer qu'ils sont conformes aux lois de l'État et aux meilleures pratiques en matière de gouvernance des organisations à but non lucratif.
Étape 7 : Mise en place de systèmes financiers
La mise en place de pratiques de gestion financière saines est essentielle pour le succès à long terme de votre association. Il s'agit notamment de mettre en place des systèmes comptables, des procédures de budgétisation et d'établissement de rapports financiers.
Contactez la banque pour savoir quels sont les documents requis pour ouvrir un compte bancaire à but non lucratif. En règle générale, vous devrez fournir les documents suivants :
- Statuts de la société
- Lettre de confirmation de l'EIN par l'IRS
- Statuts de l'organisation
- Documents d'identification des signataires autorisés (par exemple, permis de conduire, passeport)
Étape 8 : Déposer une demande d'exonération des taxes fédérales et d'État
Ensuite, les organisations à but non lucratif de Caroline du Nord doivent demander le statut d'exonération fiscale au niveau fédéral et au niveau de l'État :
- Statut d'exonération fiscale fédérale : Si votre organisation à but non lucratif remplit les conditions requises pour bénéficier du statut d'exonération fiscale fédérale en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code, vous pouvez demander la reconnaissance du statut d'exonération fiscale auprès de l'IRS. Pour ce faire, vous devez remplir et soumettre le formulaire 1023 ou le formulaire 1023-EZ de l'IRS, accompagné des pièces justificatives.
- Exemption de l'impôt de l'État: Remplir le formulaire NC-5, Application for Exemption from North Carolina State Income Tax, auprès du North Carolina Department of Revenue. Joignez tous les documents requis, tels qu'une copie de la lettre de détermination de l'IRS accordant l'exonération de l'impôt fédéral.
Étape 9 : Respecter les règles
Une fois que vous avez soumis tous les documents nécessaires et que tout a été approuvé au cours du processus de formation, vous êtes prêt à commencer à avoir un impact.
Toutefois, l'enregistrement d'un organisme de bienfaisance en Caroline du Nord nécessite une mise en conformité permanente. Veillez à ce que votre organisation à but non lucratif respecte toutes les réglementations locales et d'État applicables aux organisations à but non lucratif en Caroline du Nord. Cela peut inclure le dépôt d'un rapport annuel (formulaire 990), la tenue de registres appropriés et le respect des lois relatives à la collecte de fonds et à la sollicitation d'œuvres de bienfaisance.
Étape 10 : Commencer la collecte de fonds
Une fois que vous avez rempli toutes les formalités administratives et juridiques nécessaires, il est temps de commencer à collecter des fonds !
Une fois votre organisation à but non lucratif établie, concentrez-vous sur le renforcement des capacités et la durabilité. Développez des programmes et des services qui correspondent à votre mission, cultivez des relations avec les donateurs et les sympathisants, et mettez en œuvre des pratiques de gestion financière saines pour assurer le succès à long terme de votre organisation.
Cela peut impliquer une réunion d'organisation avec votre conseil d'administration afin de déterminer exactement comment vous atteindrez vos objectifs et d'en discuter :
- Déterminer les activités de collecte de fonds(tombolas en ligne, crowdfunding, etc.)
- Cartographier l'engagement des donateurs
- Identifier notre public cible
- Développer une voix de marque
- Participation nécessaire du personnel ou des bénévoles
- Contraintes budgétaires
- Ressources nécessaires
→ Consultez notre guide sur la manière de collecter des fonds en tant qu'organisation à but non lucratif. Ou explorez nos meilleures idées de collecte de fonds.
Combien coûte la création d'une organisation à but non lucratif en Caroline du Nord ?
Lorsque vous créez une organisation à but non lucratif en Caroline du Nord, il est judicieux de savoir combien cela peut coûter. Avant de se lancer, il faut prendre en compte des dépenses telles que
- Frais de constitution: Le principal coût associé à la création d'une organisation à but non lucratif en Caroline du Nord est la taxe de dépôt des statuts de l'organisation auprès du secrétaire d'État de Caroline du Nord. La taxe de dépôt des statuts est de 60 $.
- Frais de demande d'exonération fiscale: Si vous envisagez de demander le statut d'exonération fiscale fédérale en vertu de l'article 501(c)(3) de l'Internal Revenue Code, des frais de dossier sont associés à la soumission du formulaire IRS 1023 (Application for Recognition of Exemption) ou du formulaire 1023-EZ (Streamlined Application for Recognition of Exemption). La taxe de dépôt du formulaire 1023 est basée sur les recettes brutes annuelles prévues de l'organisation, avec une taxe standard de 275 à 600 dollars pour les organisations dont les contributions brutes annuelles prévues dépassent 10 000 dollars.
- Les frais juridiques: Bien qu'il soit possible de préparer et de déposer soi-même les documents nécessaires à la constitution d'un organisme à but non lucratif, de nombreuses organisations choisissent de travailler avec un avocat pour s'assurer qu'elles sont en règle. Les frais juridiques pour la constitution d'un organisme à but non lucratif peuvent varier en fonction de la complexité de l'organisme et des services fournis par l'avocat.
- Dépenses supplémentaires: En fonction des besoins et des objectifs de votre organisation à but non lucratif, il peut y avoir des dépenses supplémentaires liées au démarrage et au fonctionnement de l'organisation. Il peut s'agir de coûts liés à la création d'un site web, de matériel de marketing et de sensibilisation, ou d'activités de collecte de fonds.
Pouvez-vous gagner votre vie en créant votre propre association en Caroline du Nord ?
Le directeur général d'une organisation à but non lucratif peut recevoir une rémunération pour son travail sous forme de salaire, comme tout autre employé de l'organisation. Cependant, la détermination et l'approbation de la rémunération du directeur d'une organisation à but non lucratif impliquent des processus et des considérations spécifiques.
Voici comment cela se passe généralement :
- Établissement de politiques de rémunération: Le conseil d'administration ou le comité examine les qualifications, l'expérience, les performances et les salaires similaires du PDG.
- Transparence et responsabilité: Le conseil d'administration documente la façon dont il décide de la rémunération du PDG pour qu'elle soit juste et alignée sur les objectifs de l'organisation. Il partage ces informations avec les parties prenantes internes et externes pour montrer qu'il est juste et responsable.
- Processus d'approbation: Une fois que le comité de rémunération ou le conseil d'administration a fixé le salaire du directeur général, celui-ci doit être officiellement approuvé. Il s'agit généralement d'un vote ou d'une résolution du conseil d'administration autorisant le programme de rémunération du PDG.
- Exigences en matière de divulgation: Les organisations à but non lucratif sont tenues de divulguer la rémunération des dirigeants, y compris le salaire du PDG, dans le formulaire 990 de l'IRS. Cette obligation garantit la transparence et la responsabilité des pratiques de rémunération de l'organisation.
→ Consultez notre guide si vous souhaitez créer une association sans argent.
Meilleures pratiques pour créer une organisation à but non lucratif en Caroline du Nord
Effectuer des recherches approfondies sur votre mission
Avant de créer un organisme à but non lucratif, effectuez des recherches pour vous assurer qu'il existe un réel besoin pour vos services ou programmes dans votre communauté. Pour définir votre mission et vos objectifs, posez-vous des questions telles que :
- Quel problème n'a pas été traité dans cette communauté ?
- Pourquoi cette question est-elle importante ?
- Qui bénéficiera de notre travail et pourquoi ?
- Qui sera intéressé à soutenir notre travail et pourquoi ?
Constituer un conseil d'administration solide
Lorsque vous créez le conseil d'administration dont vous avez besoin, il est essentiel de le choisir judicieusement. Lors du recrutement, veillez à ce qu'ils
- Ils sont en phase avec la mission de l'organisation : Les membres du conseil d'administration qui sont réellement engagés dans la cause de votre organisation seront plus motivés pour apporter leur contribution.
- Apporter des compétences diverses: Visez à recruter un groupe diversifié de personnes possédant un large éventail de compétences, d'expertise et d'antécédents.
- Posséder des connaissances sur les organisations à but non lucratif : Recherchez des membres du conseil d'administration qui ont une bonne compréhension de la gouvernance des organisations à but non lucratif, des obligations légales et de la gestion financière.
- Avoir de la disponibilité: Choisissez des personnes qui ont la capacité de consacrer suffisamment de temps et d'efforts à leurs responsabilités au sein du conseil d'administration et qui sont prêtes à apporter une contribution significative à l'organisation.
- Fournir un réseau: Les membres du conseil d'administration qui disposent de réseaux et de relations solides peuvent contribuer à ouvrir des portes à des possibilités de collecte de fonds, à des partenariats stratégiques et au soutien de la communauté pour votre association. Considérez les candidats qui ont une grande portée et la capacité de tirer parti de leurs relations au profit de l'organisation.
En outre, veillez à fixer des limites claires aux mandats des membres du conseil d'administration. Mettez en place un plan de succession pour assurer une transition en douceur lorsque les membres du conseil d'administration terminent leur mandat.
Demander l'avis et le soutien d'un professionnel
N'hésitez pas à demander des conseils et du soutien en engageant des professionnels, tels que des avocats, des comptables et des consultants pour les organisations à but non lucratif, qui peuvent fournir des conseils sur les documents juridiques et les questions financières et opérationnelles.
Vous pouvez également faire appel à votre réseau existant pour savoir qui pourrait vous aider à fournir un retour d'information et des conseils gratuitement.
Utiliser une technologie adaptée aux organisations à but non lucratif
Lors de la création de votre association et de l'élaboration de vos activités et programmes de collecte de fonds, il est essentiel de choisir une technologie conçue pour un usage associatif. Bien que de nombreux logiciels de collecte de fonds et de gestion des donateurs disposent d'outils pour les organisations à but non lucratif, ils ne sont pas spécifiquement conçus pour un usage caritatif.
Une plateforme spécifique aux organisations à but non lucratif peut leur offrir des tonnes de fonctionnalités cruciales, telles que
- Formulaires de dons personnalisés
- Outils de gestion d'événements
- Acceptation et gestion des dons en ligne
- Gestion des tirages au sort et des loteries
- Gestion des donateurs
- Outils de marketing et de communication
Par ailleurs, lorsque vous vous interrogez sur la technologie à utiliser, n'oubliez pas de tenir compte du prix. La plupart des sites de collecte de fonds et de gestion des donateurs peuvent coûter très cher, ce qui réduit votre capacité à avoir un impact et à vous rémunérer.
Choisissez plutôt une plateforme en ligne 100 % gratuite.
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L'Etowah Valley Preservation Society, une association à but non lucratif basée en Caroline du Nord dont la mission est de protéger Etowah, avait besoin d'une solution de collecte de fonds qui l'aiderait à récolter des fonds et à atteindre de nouveaux sympathisants.
Pour ce faire, ils avaient besoin d'un logiciel qui leur permettrait de créer des formulaires de dons personnalisés et des sites web qui accepteraient facilement les dons en ligne, tout en offrant aux donateurs de multiples options de paiement. En outre, ils voulaient pouvoir partager leur mission à grande échelle et motiver les donateurs à l'aide d'un thermomètre de campagne et d'un tableau des donateurs.
Et ils voulaient faire tout cela gratuitement
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Contrairement à d'autres logiciels de collecte de fonds qui font payer des milliers de dollars aux organisations à but non lucratif, Zeffy est la seule plateforme qui ne fait pas payer un centime aux organisations à but non lucratif. Pour la Etowah Valley Preservation Society, c'était essentiel. Sans avoir à payer de frais, 100 % des dons reçus pouvaient aller directement à la cause - et pas un centime de moins.
Au total, Preservation a pu collecter plus de 80 000 dollars et économiser plus de 4 000 dollars de frais.
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La création d'une société à but non lucratif en Caroline du Nord demande du temps, de l'argent et de la stratégie. De la demande d'exonération fiscale fédérale au maintien de la conformité, gérer sa propre association caritative demande beaucoup de travail - mais cela en vaut la peine au bout du compte.
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