Avec Zeffy, Flyers 12U collecte plus d'argent sans frais et avec moins d'heures perdues en administration.

Les Flyers 12U sont une équipe de baseball pour jeunes basée à Georgetown, dans l'Indiana. L'administration de l'équipe collecte des fonds auprès des familles et des entreprises locales pour couvrir pratiquement tous les besoins de ses joueurs. L'équipe des Flyers 12U est composée de cinq personnes seulement. Il y a trois entraîneurs : l'entraîneur principal Mark Matheny et les entraîneurs adjoints Brandon Miller et Kevin Roach. Sonya Matheny et Lori Miller s'occupent de l'administration et de la logistique.

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"Nous collectons des fonds pour notre équipe afin de payer les frais de tournoi, les uniformes, les terrains d'entraînement, l'équipement et bien plus encore", explique Sonya Matheny, l'une des administratrices.

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Contexte

L'entraîneur Mark Matheny et Sonya ont pris en charge les Flyers 12U en 2024, et ils ont décidé qu'ils voulaient construire un type différent d'équipe de baseball de voyage. Leur équipe évolue au niveau AAA, ce qui demande généralement beaucoup aux joueurs et à leurs familles. 

Les joueurs sont des garçons en âge de fréquenter l'école secondaire qui prennent déjà leur sport très au sérieux. Ils sont au niveau élite du baseball de voyage, et prennent des mesures pour mettre en œuvre la discipline, la persévérance et le travail d'équipe qu'ils ont appris dans les premiers niveaux des équipes de voyage. 

Ces leçons de vie ne sont pas bon marché. On demande généralement aux familles des joueurs de niveau AAA d'investir beaucoup de temps et d'argent, mais les Flyers 12U sont différents. Sonya, la responsable de facto de la collecte de fonds au sein de l'équipe, explique que les dons des entreprises locales et des familles compensent largement les coûts normaux de l'adhésion à une équipe qui participe à des compétitions de ce niveau. 

"La plupart des équipes comme la nôtre facturent entre 500 et 1500 dollars de frais, et nous voulions faire partie de ce changement", dit-elle. "Notre espoir et notre mission sont de faire en sorte que notre équipe et leurs familles n'aient que peu ou pas de frais à payer pour faire partie de notre équipe de baseball itinérante.

Pour faciliter la vie des donateurs, Sonya a collecté des dons via Venmo, CashApp et PayPal. Mais ces plateformes dispersées lui ont compliqué la vie.

Les frais de PayPal réduisent les ressources de l'équipe, mais le principal problème de Sonya est de garder la trace des fonds sur plusieurs plates-formes. Elle a obtenu de nombreux parrainages d'entreprises et des dons individuels pour permettre aux garçons d'avoir des uniformes, des battes et des salles d'entraînement, mais l'acheminement de ces fonds au bon endroit pouvait s'avérer chaotique. 

Entre la gestion de trois plateformes, le transfert de tout sur les comptes bancaires et le suivi des paiements, "l'argent se perdait dans les méandres", explique Sonya. En raison de ces liens déconnectés, Sonya avait du mal à évaluer l'efficacité de son travail et à planifier les saisons à venir.

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"Nous devions également concevoir des prospectus pour chaque collecte de fonds, et ils avaient l'air de mauvais goût, bon marché et fragmentaires", explique-t-elle. "Il n'y avait aucun moyen de savoir quelle collecte de fonds avait rapporté de l'argent. Lorsque vous collectez des fonds, il est bon de savoir quelles collectes de fonds organiser la saison suivante". 

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Sonya souhaitait bénéficier du pouvoir de centralisation d'un CRM, mais elle n'avait pas des milliers d'euros à dépenser.

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Sonya cherchait simplement un moyen de gérer son argent sans perdre la trace de qui a donné quoi. Elle ne s'attendait pas nécessairement à trouver une plateforme de collecte de fonds entièrement gratuite qui lui offrirait également des informations sur les campagnes et des capacités de gestion des donateurs. 

Mais Zeffy était là, prête à l'accueillir.

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"J'ai fait une étude de marché sur plusieurs plates-formes différentes pendant quelques semaines, et tout m'a amenée à choisir Zeffy", explique Sonya. "Zeffy offrait littéralement tout ce que je recherchais, et même plus".

Dès le premier jour, Zeffy a été un succès pour Flyers 12U. Il fait plus que ce à quoi Sonya s'attendait.

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"Zeffy est la meilleure décision que j'ai prise pour notre équipe", dit-elle. "L'origami de la plateforme me permet à lui seul de voir ce que nous avons collecté, de fixer des objectifs, de programmer des envois de courriels, d'envoyer des formulaires fiscaux pour les dons, etc. J'ai beaucoup de chance d'avoir trouvé Zeffy".

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Désormais, Sonya sait exactement où se trouve l'argent de l'équipe, d'où il provient et où en sont ses collecteurs de fonds. La plateforme de collecte de fonds gratuite permet également à Sonya de rester en contact avec ses donateurs, en cultivant des relations durables qui permettent à tous les membres de son équipe de voyager. 

En plus de la collecte de fonds gratuite, l'équipe utilise également les services de billetterie de Zeffy pour son tournoi de golf annuel, et elle reste en contact avec les listes de courriels générées par Zeffy. Tous ces outils aident Sonya à mener des campagnes de collecte de fonds plus efficaces, en veillant à ce que l'opportunité de rejoindre Flyers 12U soit gratuite pour plus de familles, tout comme Zeffy rend la collecte de fonds gratuite pour l'équipe.

Enfin, les pages de collecte de fonds de Zeffy sont tout simplement superbes, ce qui favorise la confiance des donateurs et permet à l'équipe de se rapprocher de la communauté.

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"Je voulais trouver une plateforme qui n'imposerait pas de frais à notre équipe, mais qui offrirait également des avantages pour nos collectes de fonds, et Zeffy était exactement ce que je cherchais, et même un peu plus ! Sonya ajoute. "Les formulaires permettent de présenter vos collectes de fonds de manière attrayante, et plus il y a de personnes qui utilisent Zeffy, plus vous recueillez de courriels pour rester en contact avec vos partisans !

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Soudain, Sonya est beaucoup plus efficace et ses collectes de fonds sont beaucoup plus efficaces. Tout le temps qu'elle a gagné et les liquidités qu'elle a augmentées vont directement aux frais de tournoi, à l'équipement et aux frais de déplacement de l'équipe, ce qui les aide à devenir les meilleurs athlètes et les meilleurs jeunes hommes qu'ils puissent être.

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"Le plus important, c'est que la plateforme conviviale de Zeffy nous permet de passer moins de temps à gérer la logistique de la collecte de fonds et plus de temps à nous concentrer sur ce qui compte : le développement de nos jeunes athlètes", explique Sonya. "En tant qu'équipe de baseball pour jeunes gérée par des bénévoles, le fait de disposer d'outils de collecte de fonds fiables et de qualité professionnelle a changé la donne pour notre organisation."

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Aujourd'hui, Sonya fait savoir aux autres équipes présentes aux tournois que Zeffy est "la meilleure des meilleures et qu'elle fait absolument tout, du début à la fin".

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"Si vous êtes entraîneur d'une équipe et que vous percevez des frais ou collectez des fonds, vous devez absolument utiliser Zeffy", déclare Sonya. "Cette plateforme a rendu mon travail d'administratrice facile et sans stress. C'est un guichet unique pour tous vos besoins en matière de collecte de fonds, du début à la fin. De loin, cette plateforme ne décevra PAS. Faites-moi confiance !