Une discussion avec YWCA Lethbridge sur la collecte de fonds et les subventions pour les organisations à but non lucratif.

Voici Catherine (Cat). Elle travaille au Y de Lethbridge, en Alberta, depuis environ un an. En tant que directrice des relations extérieures, Cat est responsable de beaucoup de choses : développement de fonds, médias sociaux, relations avec les médias, relations avec le gouvernement, relations avec les donateurs, planification d'événements, subventions et même marketing. Inutile de dire que nous étions curieux de la connaître un peu mieux.

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YWCA Lethbridge utilise la plateforme de collecte de fonds 100% gratuite de Zeffy pour les organisations à but non lucratif depuis environ un an. Nous voulions mieux comprendre leur réalité et la façon dont ils utilisent les outils et les services de Zeffy. Nous avons donc organisé un Google Hangout.

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David (Zeffy) : Hey Catherine ! J'ai entendu dire que Lethbridge se trouve en Alberta. J'ai de la famille à Calgary ! Tu connais... Je plaisante. Je suis sûr que tu ne connais pas ma tante Marla ou ma tante Lana. Quoi qu'il en soit, peux-tu te présenter ?

Catherine Champagne (Cat) : Insérer un rire poli ici. Non, je ne les connais pas. Mais Calgary, c'est génial ! Je travaille au Y (YWCA Lethbridge) depuis environ 10 mois. Je suis directrice des relations extérieures. Personne n'occupait ce poste auparavant, alors il a évolué. Jusqu'à présent, j'ai été responsable de ce qui suit : Développement de fonds, médias sociaux, relations avec les médias, relations avec le gouvernement, relations avec les donateurs, planification d'événements, subventions et même marketing.

C'est beaucoup... Mais ne vous inquiétez pas, je viens de demander une subvention pour pouvoir embaucher un assistant.

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Zeffy : Et la vie avant le YWCA ?

Cat : Avant le Y, j'ai travaillé pour un refuge pour femmes pendant 5 ans. (Avant cela, j'ai travaillé pour le ministère de la Justice de l'Alberta pendant environ 15 ans. Je travaille dans des organismes à but non lucratif depuis environ 6 ans.

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Zeffy : Pouvez-vous nous présenter YWCA Lethbridge ?

Cat : Il y a 4 Y en Alberta et 30 dans tout le pays. Ici, à Lethbridge, nous avons un refuge pour femmes et enfants. Nous gérons un programme pour les jeunes(Hestia Youth Homes) qui soutient et responsabilise les jeunes adultes qui ont connu le sans-abrisme ou qui risquent de le devenir. Nous gérons un programme de visites sécurisées. (Les visites sécurisées sont des visites supervisées imposées par le tribunal pour les parents qui passent par le tribunal). Enfin, notre projet Amethyst soutient les victimes d'agressions sexuelles, actuelles et passées, ainsi que leurs familles.

Nous employons une cinquantaine de personnes et disposons d'un budget annuel d'environ 5 millions de dollars. Une grande partie de ce budget provient de dons, et pourrait être plus importante, mais nous ne capitalisons pas encore dessus. Pour l'instant, la majeure partie de notre financement provient donc de subventions gouvernementales.

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Zeffy : Qu'est-ce qui vous a attirée vers la YWCA ?

Cat : Je pense que c'est parce que je voulais rester dans le secteur à but non lucratif. Mon dernier emploi prenait le dessus sur ma vie. Je savais que je voulais continuer à me concentrer sur les femmes et les refuges pour femmes. Ce poste s'est présenté et il présente tous les avantages de mon dernier emploi, sans le stress.

Il y a aussi des YWCA partout, ce qui ouvre de nombreuses possibilités.

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Zeffy : Quel type de campagne/événement de collecte de fonds organisez-vous habituellement ?

Cat : Ici, à Lethbridge, le Y est en train de déterminer ce qui fonctionne - quels événements fonctionnent et ce qui fonctionne avec les donateurs. L'argent nous parvient et nous envoyons peut-être une carte de remerciement (ce qui est horrible). (Mais nous organisons ou participons à quelques événements chaque année :

1. Nous organisons notre cérémonie de remise des prix "Femmes de mérite" chaque année au mois de mars. Nous vendons des billets (et nous utilisons Zeffy pour cela), mais il s'agit en fait d'un événement de reconnaissance. Pour l'instant, il ne s'agit donc pas d'une grande collecte de fonds.
2. Notre Royal Gala est notre plus grande collecte de fonds de l'année. Il est organisé par Royal Lepage en novembre et nous rapporte environ 100 000 dollars.
3. Chaque année, en décembre, nous organisons un événement qui permet aux donateurs d'adopter une chaussette de Noël.
4. Nous avons essayé d'organiser un tournoi de golf l'année dernière... C'est un échec. (Beaucoup de gens se sentent à court d'argent).
5. Nous organisons une soirée casino tous les trois ans et nous espérons lancer bientôt une soirée bingo.

Nous participons également à un certain nombre d'événements organisés par des tiers. Par exemple, GirlGang Kindness organise chaque année un événement pour nous.

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Zeffy : Cela semble beaucoup.

Cat : Insérez un vrai rire ici. C'est parce que c'est le cas ! Surtout pour la taille de notre équipe.

Nous recevons également un certain nombre de dons mensuels et aléatoires, surtout au moment des fêtes. À part cela, la YWCA Lethbridge est financée par le gouvernement de l'Alberta. (La plupart de notre financement est basé sur des subventions).

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Zeffy : J'ai entendu dire que le processus de demande de subvention pour les organisations à but non lucratif peut être assez complexe.

Cat : Insérez un soupir épique ici. Tout dépend de la subvention. Certaines sont en ligne, sur deux pages et assez simples à demander. D'autres font 20 pages, nécessitent au moins une lettre de recommandation, des données financières, etc.

Le processus de demande de subvention pour les organisations à but non lucratif est donc assez disparate.

La rédaction d'une demande de subvention est un processus très intéressant. Par conséquent, lorsque vous trouvez une subvention dont la demande est plus courte, c'est formidable. D'autres ne valent peut-être même pas la peine d'y consacrer du temps.

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Zeffy : Quel a été votre dernier événement de collecte de fonds ?

Cat : Women of Recognition. Nous avons fait salle comble et nous avons gagné 2 000 dollars. Il s'agit vraiment d'un événement qui vise à être présent dans la communauté, et non à collecter de l'argent.

Le Royal Gala a été la dernière véritable collecte de fonds que nous avons organisée.

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Zeffy : Avez-vous appris quelque chose en organisant votre dernier événement qui pourrait être utile à d'autres organisations à but non lucratif ?

Cat : Il semble que nous apprenions quelque chose de nouveau chaque année. Cette année, j'ai appris que travailler avec quelqu'un qui ne fait pas partie de mon organisation peut être délicat.

Il est vraiment difficile de planifier les choses ici (à Lethbridge). Tous ceux qui vivent ici l'appellent littéralement "Lethbridge de dernière minute" - y compris moi ! Insérez un rire amical ici. Pour notre événement Women of Recognition, nous avons vendu 50 billets avant l'événement et 300 personnes se sont présentées. Si vous savez comment fonctionne "Lethbridge à la dernière minute", vous pouvez probablement faire en sorte que votre événement fonctionne - mais pas toujours.

Vous devez vraiment décider si vous pouvez planifier votre événement de collecte de fonds avec succès si vous ne savez pas combien de personnes vont se présenter. C'est la raison pour laquelle nous avons dû annuler notre tournoi de golf. Un tournoi de golf n'est pas quelque chose que l'on peut planifier avec des ventes de billets de dernière minute. La planification du tournoi est beaucoup trop importante.

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Zeffy : Quelle est la partie que vous préférez le moins dans l'organisation d'une campagne ou d'un événement de collecte de fonds ?

Cat : Avec tout le travail que vous consacrez à ces événements, vous ne savez jamais s'ils seront couronnés de succès. L'inconnu est difficile à gérer.

Oh, et toujours demander de l'argent aux gens. Mais cela fait partie de notre travail.

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D'accord, je vous préviens, cette section est très pro-Zeffy. Mais nous n'allions pas empêcher Cat de nous faire part de ses réflexions sur notre plateforme de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif.

Zeffy : Comment avez-vous entendu parler de Zeffy et pourquoi la YWCA a-t-elle décidé d'utiliser notre plateforme gratuite de collecte de fonds ?

Cat : Lorsque j'ai commencé au YWCA de Lethbridge, je ne connaissais pas Zeffy, mais une personne qui travaillait avec nous avait travaillé avec les Grands Frères/Grandes Sœurs de Lethbridge et elle nous a parlé de Zeffy. J'avais déjà utilisé Eventbrite, mais les frais étaient de plus en plus élevés.

Nous avons commencé modestement et utilisé Zeffy pour vendre des billets et organiser des bénévoles pour notre événement Bands and Brunch.

>Vous voulez économiser sur les frais d'événements comme YWCA Lethbridge ? Découvrez l'alternative de Zeffy à Eventbrite !

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Zeffy : À quoi sert Zeffy aujourd'hui ?

Cat : Chaque fois que je découvre une nouvelle fonctionnalité offerte par Zeffy, nous l'utilisons.

• Les dons effectués sur notre site web sont désormais traités par la plateforme Zeffy (la ventilation et les rapports de Zeffy sont TRÈS simples). (Nous avions l'habitude d'utiliser PayPal. Ce n'était pas très clair. Nous devions créer un compte PayPal. Les rapports étaient confus. Et il y avait des frais pour chaque transaction.
• Les formulaires Zeffy sont automatiques et étonnants. Vous pensez à des choses que nous oublions.
• Le code QR pour les dons généraux est EXCELLENT. Je le mets sur tout. (Tables lors de conférences, courriels, affiches, panneaux d'affichage, etc.)
• J'utilise également beaucoup les codes de réduction pour obtenir des billets gratuits.
• J'aime beaucoup les e-mails de suivi et la possibilité d'envoyer un e-mail aux participants est un énorme gain de temps. (Par exemple, j'ai oublié une fois de demander aux participants leurs restrictions alimentaires, et Zeffy m'a permis d'envoyer un courriel à ce sujet, ce qui m'a vraiment sauvé la vie).
• La procédure étape par étape pour l'organisation d'un événement est pratiquement infaillible et nous aide à ne pas oublier certaines choses (comme les questions relatives aux restrictions alimentaires).
• J'aime aussi beaucoup l'adresse du lieu avec la carte automatique.

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Zeffy : Saviez-vous que Zeffy a récemment lancé une fonction de commerce électronique (eStore) ?

Cat : Nous venons d'acquérir un Square (terminal de point de vente). Avant cela, nous ajoutions des articles à Zeffy en créant un code QR pour chaque article que les donateurs pouvaient scanner. Le problème, c'est qu'il s'agissait d'un don et que les gens déduisaient donc leurs achats des impôts. (Les reçus fiscaux automatiques sont une autre fonctionnalité étonnante).

Je ne savais pas que Zeffy avait une fonction eStore. Je ne sais vraiment pas tout ce que Zeffy peut faire. Chaque fois que je pose la question à Gaspard, il me répond : " Oui, c'est possible ! Il suffit de faire ceci et cela".

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Zeffy : Y a-t-il des fonctionnalités ou des services que vous souhaiteriez voir ajoutés par Zeffy ? Y a-t-il quelque chose que vous n'aimez pas chez Zeffy ?

Cat : Honnêtement, je ne pense pas. Les problèmes que j'ai rencontrés sont plutôt liés à l'utilisation et Gaspard a pu y répondre.

J'ai cependant préparé ma prochaine question pour lui : Lorsque je publie un événement sur FB et que je colle un lien vers la page de l'événement, le lien apparaît parfois comme le nom de l'événement - ce qui est très bien - (par exemple : "Royal Gala") et d'autres fois c'est l'énorme et long "http://zeffy.blahblahlblah.com". Pourquoi ?

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Zeffy : Avez-vous été surpris d'apprendre que Zeffy est vraiment 100% gratuit ? Que la YWCA reçoit 100 % de chaque don ?

Cat : Oh mon dieu oui, et je le suis toujours. Je pensais que c'était quelque chose dans lequel on s'impliquerait et qu'il faudrait ensuite s'engager à payer davantage. Ce n'est pas le cas.

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Zeffy : Pouvez-vous nous expliquer comment Zeffy gagne de l'argent ?

Cat : Non. Honnêtement, c'est ce que je me demande. Je n'ai aucune idée de la façon dont vous gagnez de l'argent. Je veux dire qu'il y a la partie où les donateurs peuvent donner un supplément pour couvrir les frais, mais à part ça, je n'en ai aucune idée.

Les gens dont je parle à Zeffy ne me croient vraiment pas quand je dis que c'est gratuit.

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Zeffy : Que pensez-vous de notre modèle de contribution volontaire ?

Je pense que c'est juste. La manière dont il est commercialisé l'explique clairement et bien. J'ai peut-être eu une ou deux personnes qui ont donné une contribution volontaire par accident et qui ont demandé à être remboursées. (Zeffy a été très gentil à ce sujet).

Un grand merci à Catherine du YWCA de Lethbridge. Oh, et Gaspard, Cat voulait t'envoyer un coup de chapeau pour toutes tes réponses opportunes !

"Gasp a répondu très rapidement ! Il n'y a rien de pire que quelqu'un qui met une éternité à répondre."
- Catherine, YWCA Lethbridge