L'organisation d'une vente aux enchères silencieuse peut être un moyen très efficace d'impliquer les donateurs et de collecter des fonds substantiels pour votre cause. Cependant, la planification d'une vente aux enchères silencieuse réussie nécessite une réflexion approfondie et la mise en œuvre de plusieurs éléments clés.
Dans ce guide complet, nous vous présentons 9 étapes essentielles pour que votre prochaine vente aux enchères silencieuse soit un succès retentissant, maximisant à la fois l'engagement des donateurs et le potentiel de collecte de fonds.
Qu'est-ce qu'une vente aux enchères silencieuse ?
Une vente aux enchères silencieuse est un événement de collecte de fonds au cours duquel les participants font des offres anonymes sur les articles exposés. Ils peuvent soumettre ou augmenter leurs offres jusqu'à ce que la vente aux enchères se termine et que le meilleur enchérisseur remporte le prix.
L'avantage des ventes aux enchères silencieuses est qu'elles peuvent être organisées en tant qu'événement central ou être associées à un autre événement, tel qu'un gala, des ventes aux enchères en direct, des dîners, etc. Les ventes aux enchères silencieuses proposent généralement des articles généreusement offerts par des sponsors qui croient en la mission de votre organisation et souhaitent la soutenir.
Comment fonctionne une vente aux enchères silencieuse ?
Contrairement aux ventes aux enchères en direct, où il y a un commissaire-priseur et où les enchères se déroulent ouvertement, les ventes aux enchères silencieuses sont totalement anonymes. Les enchérisseurs ne savent pas à qui ils s'adressent.
Les ventes aux enchères silencieuses se déroulent traditionnellement dans un lieu physique, mais peuvent également avoir lieu en ligne via un logiciel de vente aux enchères silencieuses.
Dans les ventes aux enchères silencieuses traditionnelles, les objets sont exposés sur des tables et accompagnés d'une description détaillée. Les participants peuvent parcourir les articles à leur guise et placer des enchères en utilisant une feuille d'enchères placée devant chaque article. Pour préserver l'anonymat, les enchérisseurs se voient attribuer un numéro d'enchère unique lors de l'inscription ou au début de l'événement.
Pour placer une enchère, les participants doivent simplement inscrire leur numéro d'enchère et le montant qu'ils souhaitent enchérir sur la feuille d'enchère correspondante. Ils sont libres de revenir sur les feuilles d'enchères tout au long de l'événement pour augmenter leur offre s'ils le souhaitent.
Certaines ventes aux enchères silencieuses fournissent aux participants des planchettes à pince personnelles contenant des feuilles d'enchères. Sur ces feuilles, ils peuvent inscrire le montant le plus élevé qu'ils sont prêts à payer pour chaque objet qui les intéresse.
Une fois la vente aux enchères terminée, les feuilles d'enchères sont collectées et évaluées afin de déterminer le meilleur enchérisseur pour chaque article. Les gagnants se rendent ensuite à la caisse pour payer et réclamer leurs prix.
Dans une vente aux enchères silencieuse virtuelle, les participants consultent les offres en ligne et surenchérissent les uns sur les autres à l'aide de leur téléphone portable ou de leur ordinateur, au lieu d'explorer les articles physiquement.
Comment organiser une collecte de fonds par enchères silencieuses : Guide en 9 étapes
- Définir l'objectif de la collecte de fonds
- Former un comité de planification de la vente aux enchères
- Sélectionner un lieu
- Collecter des articles de vente aux enchères
- Fixer le bon prix pour les articles
- Créer une page d'inscription
- Promouvoir votre vente aux enchères silencieuse
- Organiser l'événement
- Envoyer des lettres de remerciement
Étape 1. Définir l'objectif de la collecte de fonds
Avant de vous plonger dans les détails de votre vente aux enchères caritative, déterminez ce que vous comptez en tirer. Pour trouver vos objectifs de collecte de fonds, posez-vous les questions suivantes :
- Quel est l'objectif de l'organisation d'une vente aux enchères silencieuse ? S'agit-il de collecter des fonds pour couvrir les frais de fonctionnement de votre organisation, de soutenir vos programmes et services ou de contribuer à un projet ou une initiative spécifique ?
- Quel est le montant que votre association doit collecter pour atteindre l'objectif ?
L'identification de votre objectif de collecte de fonds vous aidera à déterminer le montant minimum des frais d'inscription requis pour l'événement, le type d'articles à acheter et la manière de les tarifer afin d'obtenir le montant nécessaire.
Bien que les sponsors et les partenaires fournissent les articles mis aux enchères, il y aura des dépenses, telles que la location de la salle, le traiteur, les frais de divertissement et les fournitures de décoration. Définissez votre budget et respectez-le tout au long de l'organisation de l'événement.
Étape 2. Former un comité de planification de la vente aux enchères
L'organisation d'une vente aux enchères silencieuse réussie implique la collecte d'articles, la fixation des enchères, la recherche d'un lieu et la promotion de l'événement. Cependant, avec suffisamment d'aide, le processus peut être facilité. Gardez à l'esprit que les membres du comité peuvent assumer plusieurs rôles, en particulier si votre association a des ressources limitées.
Constituer un comité de planification de la vente aux enchères composé des membres suivants :
- Présidents de la vente aux enchères (2-3 personnes)
Mission : Superviser la planification et l'exécution de la vente aux enchères silencieuse, en veillant à ce que toutes les équipes collaborent efficacement et à ce que les délais soient respectés.
- Comité logistique (3-5 personnes)
Mission : Assurer la logistique de l'événement, y compris la sélection du lieu de la vente aux enchères, la détermination du processus de billetterie et la gestion de la mise en place et du nettoyage de l'événement.
- Comité des marchés publics (4-6 personnes)
Mission : Identifier, solliciter et garantir des articles de haute qualité pour la vente aux enchères silencieuse auprès de sponsors, d'entreprises locales et de donateurs individuels.
- Moniteurs de l'EMCEE et de la vente aux enchères (2-4 personnes)
Mission : Susciter l'intérêt des participants pendant l'événement, faire des annonces importantes concernant les enchères et être présent sur le lieu de la vente aux enchères pour répondre aux questions et encourager les enchères.
- Équipe de marketing (2-3 personnes)
Mission : Développer et mettre en œuvre une stratégie de marketing pour promouvoir la vente aux enchères silencieuse, stimuler la vente de billets et encourager les dons.
- Bénévoles généraux (5-10 personnes)
Mission : Aider à accomplir diverses tâches pendant l'événement, y compris l'installation du lieu, l'enregistrement et le départ des invités, et le nettoyage après l'événement.
Étape 3. Sélectionner un lieu
Choisissez un site de vente aux enchères ou un lieu de réunion offrant suffisamment d'espace pour les tables d'exposition, pour que les invités puissent circuler librement et pour les postes de service pour la nourriture. Voici quelques facteurs à prendre en compte pour faire le bon choix :
- Combien de personnes participent à l'événement ?
- Quel type d'ambiance souhaitez-vous créer ?
- Y a-t-il suffisamment d'espace pour présenter vos articles de vente aux enchères de manière attrayante ?
- Existe-t-il une bonne connectivité pour l'utilisation d'enchères mobiles ou de plateformes d'enchères en ligne ?
Par exemple, si vous organisez une vente aux enchères silencieuse en même temps qu'un autre événement de collecte de fonds, comme un gala de bienfaisance, le choix d'un auditorium d'école ne serait pas une bonne idée. Il est préférable d'opter pour une grande salle communale, un bon restaurant ou un hôtel.
N'oubliez pas de réserver votre lieu de réunion bien à l'avance.
Étape 4. Collecte des articles de vente aux enchères
La qualité et l'attrait de vos articles de vente aux enchères silencieuses jouent un rôle crucial dans le succès de votre événement de collecte de fonds. Les donateurs sont plus enclins à participer et à contribuer généreusement lorsqu'on leur présente une sélection d'articles attrayants et désirables. Pour maximiser les dons, il est essentiel de constituer une collection d'articles de vente aux enchères qui correspondent à votre public cible.
Bien qu'il n'existe pas de liste infaillible d'articles qui garantissent une bonne vente, voici quelques conseils qui vous aideront probablement à obtenir les meilleurs :
- Comprenez d'abord votre public cible : s'agit-il de personnes âgées ? De jeunes adultes ? Des étudiants et des parents ? Des chercheurs ? Quels sont leurs centres d'intérêt et quels sont les articles pour lesquels ils sont susceptibles de dépenser ? Par exemple, les jeunes adultes seront plus enclins à dépenser pour des souvenirs de sport que les personnes âgées.
- Créez une liste de souhaits adaptée à votre base de donateurs. Elle devrait comprendre des articles uniques tels que des paniers-cadeaux groupés, ainsi que des expériences uniques telles que des bons d'hôtel ou des forfaits vacances.
- Contactez les entreprises et les particuliers qui ont déjà soutenu votre cause ou qui ont exprimé le souhait de le faire. Présentez-leur des possibilités de parrainage qui offrent une exposition et une reconnaissance précieuses en échange de leurs dons.
- Encouragez vos bénévoles, votre personnel et les membres de votre conseil d'administration à puiser dans leurs réseaux personnels et professionnels pour identifier des sponsors potentiels. Leurs relations peuvent vous aider à atteindre un plus grand nombre de donateurs et à obtenir une gamme diversifiée d'articles à vendre aux enchères.
- Veillez à ne pas avoir plus d'objets que d'enchérisseurs potentiels. Un peu de concurrence amicale peut faire monter les enchères.
Étape 5. Fixer le bon prix
Trouver des objets pertinents est un aspect de la question ; l'autre aspect est de fixer le bon prix pour maximiser les dons.
Vous devez fixer un montant de départ ou une enchère minimale pour chaque article afin de garantir l'équité des enchères. En outre, envisagez de proposer une option d'achat immédiat pour les donateurs qui souhaitent acheter un article immédiatement au lieu d'attendre la fin de l'événement pour l'obtenir.
- Fixez l'enchère d'ouverture pour chaque objet à 30-40 % de sa juste valeur marchande (FMV).
- Placez les enchères standard à 10-15% de la valeur marchande de chaque article.
- Proposez des rachats pour quelques articles à 150-200 % de leur valeur marchande.
Pour comprendre la JVM des articles vendus aux enchères silencieuses, faites vos recherches en tenant compte du montant mentionné par vos sponsors. Pour les articles tangibles de la vente aux enchères et les voyages, envisagez d'utiliser leur valeur au détail.
Par ailleurs, pour les éléments intangibles tels que les cours de cuisine ou les escapades d'un week-end, faites une estimation fondée sur ce que vous savez des donateurs et sur les informations fournies par les sponsors et les partenaires.
Étape 6. Créer une page d'enregistrement
L'inscription des enchérisseurs doit être rapide, accueillante et organisée. Votre processus d'inscription sera l'une des premières interactions de vos donateurs avec votre vente aux enchères, alors faites en sorte qu'il soit efficace !
Les plateformes de vente aux enchères en ligne permettent aux donateurs de s'inscrire avant l'événement et même de soumettre leurs coordonnées de paiement afin de simplifier le processus d'enchère. Voici quelques conseils pour optimiser le processus d'inscription :
- Installez plusieurs postes d'enregistrement dédiés, avec deux bénévoles postés à chaque bureau à l'entrée de votre événement, afin d'éviter les files d'attente et d'assurer un enregistrement rapide.
- Créez des files d'attente distinctes pour les visiteurs qui doivent s'inscrire à la vente aux enchères et pour les donateurs qui se sont déjà inscrits en ligne.
- Générez et envoyez des billets électroniques scannables à vos invités pour leur permettre d'entrer facilement dans la salle et de faire un don à votre cause.
Étape 7. Promouvoir votre vente aux enchères silencieuse
Faites la promotion de votre événement et des articles mis aux enchères afin d'augmenter le nombre d'inscriptions et d'enchères. Les donateurs sont plus enclins à participer s'ils repèrent un article qui les intéresse.
La meilleure façon de promouvoir vos articles est de créer un catalogue de vente aux enchères. Ce catalogue doit contenir des photos et des détails sur les articles mis en vente, ainsi que des informations de base sur l'événement.
Voici d'autres tactiques utiles pour promouvoir votre événement de collecte de fonds :
Médias sociaux
Créez des posts attrayants sur les médias sociaux pour promouvoir votre vente aux enchères silencieuse. Partagez des aperçus des articles présentés, annoncez les détails de l'événement et exprimez votre gratitude aux sponsors. Incluez des appels à l'action clairs pour l'inscription et encouragez les personnes qui vous suivent à soutenir votre cause en participant.
Publiez-le sur tous vos canaux sociaux. N'oubliez pas d'indiquer comment les internautes peuvent s'inscrire à l'événement.
Courriel
Créez un engouement autour de votre vente aux enchères silencieuse avec des e-blasts. Créez des messages précis et convaincants avec un lien vers votre catalogue d'articles. Cela contribuera à susciter l'enthousiasme pour l'événement.
Envoyer un courrier direct
Ajoutez un code QR à la page d'inscription de votre événement ou aux cartes d'invitation lorsque vous envoyez des invitations physiques. Ajoutez les détails de votre événement, en précisant comment et où s'inscrire, ainsi que des photos de certains articles populaires.
Utiliser Google Ad Grant
Google Ads offre une subvention de 10 000 dollars en crédits publicitaires aux organisations à but non lucratif éligibles. Utilisez Google Ads pour cibler des données démographiques spécifiques sur les donateurs et diriger un trafic qualifié vers la page de votre vente aux enchères silencieuse, augmentant ainsi la visibilité et la participation.
Étape 8. Organiser l'événement
Disposez les articles de manière stratégique et attrayante pour encourager la navigation. Lors de l'aménagement de votre espace, gardez à l'esprit les points suivants :
Trafic piétonnier
Placez des tables autour des murs de la salle pour exposer vos articles de vente aux enchères. Les participants disposeront ainsi de beaucoup d'espace pour se déplacer et parcourir les articles. Si la salle est suffisamment spacieuse, envisagez d'ajouter des tables au milieu.
Articles de table
Évitez de surcharger vos tables avec des articles de vente aux enchères. Une apparence désordonnée peut troubler les enchérisseurs et réduire l'engagement. Veillez à répartir les articles et à utiliser des chevalets pour les mettre en valeur. Vous pouvez regrouper les articles en fonction de thèmes tels que les voyages, les divertissements, la nourriture et les boissons, etc.
Tenir compte de la fourchette de prix
Lorsque vous organisez les articles de votre vente aux enchères silencieuse, pensez à regrouper les articles de valeur similaire. Cette stratégie permet à chaque article de se démarquer et d'éviter une dévaluation potentielle. Organisez vos articles dans un ordre logique, de la valeur la plus basse à la valeur la plus élevée ou par catégorie, afin de créer une présentation cohérente et attrayante pour vos enchérisseurs.
Cartes d'affichage
Chaque objet doit être accompagné d'une carte indiquant son nom, sa description, sa valeur marchande, le nom du donateur, l'enchère d'ouverture et le montant minimum de l'enchère. N'oubliez pas de placer la feuille d'enchères à côté de l'objet afin que les participants puissent facilement faire une offre.
Stations séparées
Créez deux espaces distincts pour l'enregistrement et le retrait afin que les invités n'aient pas à se déplacer ou à faire la queue pour se rendre là où ils le souhaitent. Ajoutez un code QR ou utilisez la solution Zeffy tap-to-pay pour accepter tous les paiements en personne, ce qui permet aux donateurs de payer l'article et de l'emporter facilement chez eux.
Étape 9. Envoyer des lettres de remerciement
Une fois que votre vente aux enchères silencieuse est terminée et que vous célébrez votre succès, n'oubliez pas ceux qui l'ont rendu possible. N'oubliez pas de remercier tous les donateurs, sponsors et bénévoles afin de renforcer le réseau de votre association et de fidéliser les donateurs. Voici quelques moyens de faire un suivi auprès de vos participants et de leur témoigner votre reconnaissance :
- Notes de remerciement personnalisées
Partagez des notes de remerciement manuscrites ou envoyez une carte électronique. Faites savoir à chaque invité combien vous appréciez sa participation, qu'il soit l'enchérisseur gagnant ou non.
- Rapports d'impact
Partagez un récapitulatif de l'événement immédiatement après la collecte de fonds. Ce récapitulatif doit contenir des informations sur le succès de la vente aux enchères et sur les fonds collectés. Expliquez comment vous comptez utiliser l'argent et montrez-leur que leurs dons font la différence.
- Petit jeton
Partagez une petite marque de reconnaissance avec vos donateurs qui n'ont pas gagné d'articles. Il peut s'agir d'une carte-cadeau, d'articles de marque ou de quelque chose d'intéressant.
L'étiquette des enchères silencieuses : Règles à garder à l'esprit
Soyez clair et transparent sur les règles de votre vente aux enchères afin que votre vente aux enchères en personne ou en ligne se déroule sans encombre. Bien que chaque organisation à but non lucratif ait son propre ensemble de règles pour l'organisation de l'événement, voici quelques éléments à prendre en compte lors de leur définition.
Lignes directrices pour la vente aux enchères d'articles
- Les ventes sont définitives : Indiquez aux donateurs que l'échange d'articles est interdit et que tous les articles de la vente aux enchères silencieuse sont vendus "en l'état". Il incombe à l'enchérisseur de vérifier tous les articles avant de placer une enchère.
- Des limites s'appliquent : Informez les donateurs que les certificats de restaurant, les voyages organisés, les billets d'avion et les bons d'hôtel sont tous soumis à disponibilité.
- Pas de remboursement : Il n'y a pas de retour après l'achat ; les participants sont responsables des articles une fois qu'ils ont été réclamés.
- Droit de modifier des éléments : Indiquez clairement que tous les éléments de l'offre peuvent être retirés ou ajoutés sans préavis.
Considérations juridiques
- Restrictions d'âge : Informez les participants que les personnes n'ayant pas l'âge requis ne peuvent pas acheter certains articles, comme les paniers de vin. Une pièce d'identité valide est exigée pour les articles soumis à des restrictions d'âge.
- Le soumissionnaire assume tous les risques : Vous n'êtes pas responsable si l'enchérisseur achète une séance de pilate et se tord la cheville en faisant de l'exercice. Veillez à ajouter une clause stipulant que les soumissionnaires assument l'entière responsabilité des risques liés à l'objet.
- Considérations relatives à la taxe sur les ventes : Préciser que tout achat supérieur à la valeur marchande des articles peut faire l'objet d'une déduction fiscale.
Procédures d'appel d'offres
- Heures de début et de fin des enchères : Indiquez l'heure de début et de fin de l'enchère, que vous organisiez un événement en personne ou une vente aux enchères en ligne.
- Exigences minimales : Faites savoir aux donateurs qu'un objet ne peut être enchéri en dessous de la mise minimale indiquée.
- Annulation des offres : Indiquez clairement que toutes les offres sont définitives et ne peuvent être modifiées une fois qu'elles ont été faites.
Stratégies pour collecter davantage de fonds lors des ventes aux enchères silencieuses
Si vous souhaitez améliorer le succès de votre vente aux enchères silencieuse, voici quelques bonnes pratiques à suivre :
1. Organiser une campagne de crowdfunding
Envisagez de lancer une campagne de crowdfunding parallèlement à votre vente aux enchères silencieuse afin de maximiser votre potentiel de collecte de fonds. Les campagnes de crowdfunding vous permettent de collecter en ligne de petits dons ponctuels auprès d'un grand nombre de sympathisants. En lançant une campagne de crowdfunding avant votre vente aux enchères silencieuse, vous pouvez :
- Susciter l'enthousiasme et l'impatience pour votre prochain événement
- Collecter des fonds supplémentaires pour votre cause
- Élargissez votre champ d'action et attirez de nouveaux sympathisants
Pour intégrer votre campagne de crowdfunding à votre vente aux enchères silencieuse, incluez un lien bien visible vers la page d'inscription à l'événement sur votre page de campagne. Ainsi, les personnes qui contribueront à votre campagne de crowdfunding seront plus susceptibles d'assister et de participer à votre vente aux enchères silencieuse, ce qui augmentera encore le succès de votre collecte de fonds.
2. Créer un sentiment d'urgence
Vous devez fixer une heure précise à laquelle les invités doivent placer leurs offres. Cela crée un sentiment d'urgence et persuade les invités de placer des offres sur les articles de la vente aux enchères qui les intéressent le plus rapidement possible.
Gardez un œil sur la feuille d'enchères pour identifier les articles qui reçoivent le plus d'offres. Faites la promotion de ces articles en annonçant leur valeur d'enchère et en mentionnant une date limite, afin de créer un sentiment d'urgence.
La mise en œuvre d'un système d'enchères mobile vous permettra d'envoyer des notifications push lorsqu'un donateur est surenchéri. Cela permet de développer un sentiment d'urgence et de se démarquer de la concurrence.
3. Utiliser les enchères mobiles
Que vous organisiez des ventes aux enchères silencieuses en ligne ou des événements en personne, les logiciels d'enchères mobiles permettent aux donateurs de placer des offres en toute commodité à l'aide de leurs smartphones. Choisissez un logiciel de vente aux enchères en ligne pour maintenir une communication constante avec les participants tout au long de l'événement.
Utilisez les notifications push pour alerter les soumissionnaires lorsqu'ils ont été surenchéris, créant ainsi un sentiment d'urgence et encourageant la poursuite de l'engagement. En outre, tenez les participants informés en envoyant des mises à jour sur le temps restant et d'autres informations cruciales, afin de garantir une expérience transparente et interactive pour toutes les parties concernées.
Les enchérisseurs peuvent même fixer les montants les plus élevés pour des articles spécifiques, de sorte que le logiciel ajuste automatiquement leurs offres.
Toutes les informations sur les articles et les données sur les gagnants sont automatiquement saisies et stockées en toute sécurité dans la plateforme à l'aide d'un logiciel de planification des ventes aux enchères. Ce processus rationalisé permet de gagner du temps, de réduire les efforts manuels et de s'assurer que votre organisation conserve des dossiers précis à des fins de référence future et d'engagement des donateurs.
4. Vendre des produits de marque
La vente d'articles de marque est un excellent moyen de collecter des fonds pour tout type d'événement de collecte de fonds, mais elle fonctionne particulièrement bien avec les ventes aux enchères silencieuses. Proposez des articles supplémentaires en vente directe pour donner aux participants qui n'ont pas remporté un article aux enchères la possibilité de soutenir leur cause et de repartir avec un gage d'appréciation.
Mettez en place une vitrine en ligne sur votre site de vente aux enchères ou une boutique physique lors de l'événement, où les invités peuvent acheter des articles. Vous pouvez vendre des T-shirts, des bouteilles d'eau, des tasses à café et d'autres articles de marque.
Conclusion
Les ventes aux enchères silencieuses sont un outil de collecte de fonds formidable et efficace, car elles permettent d'entrer en contact avec les donateurs à peu de frais. Une vente aux enchères réussie et sans accroc nécessite des mois de planification minutieuse et une équipe dévouée, mais les bons outils peuvent faciliter le processus et garantir le bon déroulement de la vente aux enchères.
Guide des enchères silencieuses - FAQ
Voyez-vous d'autres offres dans une vente aux enchères silencieuse ?
Non, dans les ventes aux enchères silencieuses, chaque invité dispose de sa propre feuille d'enchères et de son propre presse-papiers. Les personnes ne peuvent pas voir les offres faites par d'autres invités.
Quelle est la différence entre une vente aux enchères silencieuse et une tombola ?
Une tombola de collecte de fonds est une opération au cours de laquelle les donateurs achètent un billet de tombola pour gagner un prix. Les organisations à but non lucratif collectent des fonds en vendant des billets, et le gagnant est sélectionné au hasard. Une vente aux enchères silencieuse n'est pas un jeu de hasard, les donateurs doivent enchérir sur des articles pour les emporter chez eux.
Quelle est la durée d'une vente aux enchères silencieuse ?
Une vente aux enchères silencieuse devrait idéalement durer entre une heure et une heure et demie. Elle perdra son caractère urgent si vous la laissez durer trop longtemps. N'oubliez pas d'informer vos participants de l'heure de la collecte de fonds afin qu'ils puissent planifier leurs enchères en conséquence.
