L'organisation d'un gala de charité peut sembler intimidante au début. Mais ne vous inquiétez pas, il existe quelques mesures essentielles que vous pouvez prendre pour vous assurer de couvrir toutes les bases lorsque vous êtes en pleine phase de préparation.
Grâce à cette liste complète d'étapes pour l'organisation d'un gala, vous pourrez rester organisé, moins stressé et vous réjouir de l'organisation de votre événement !
La première chose à faire est de fixer un objectif de collecte de fonds et un budget pour votre gala de charité. Il est préférable de commencer cette étape au moins un an à l'avance. Gardez à l'esprit que vous voudrez compenser le coût de l'événement (y compris la location du lieu, les décorations, la nourriture, les divertissements, etc.) tout en collectant une somme importante pour votre cause.
Ensuite, réfléchissez à la date à laquelle vous souhaitez organiser votre gala de charité. De nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer la date appropriée pour votre événement. Il s'agit d'une autre étape que vous voudrez franchir environ un an à l'avance. Si votre événement est récurrent et que vous avez une liste d'invités qui s'attendent à ce que la collecte de fonds ait lieu à une certaine période de l'année, vous voudrez peut-être garder votre date telle quelle.
Toutefois, si c'est la première fois que vous organisez un gala de bienfaisance, vous devrez vous assurer que la date choisie ne coïncide pas avec des jours fériés ou d'autres événements majeurs. Vous voudrez également vous assurer que les dirigeants, les membres, les bénévoles, les donateurs réguliers et les autres acteurs clés de votre organisation à but non lucratif réservent la date dans leur calendrier à l'avance. Comme ces personnes ont toutes un rôle important à jouer, vous ne voudrez pas qu'elles soient doublement occupées pendant votre gala de charité.
Commencez à impliquer vos parties prenantes dans le processus d'organisation plusieurs mois voir une année à l'avance. Vous devez vous assurer que les dirigeants, les membres du conseil d'administration et les membres du comité de votre association peuvent s'engager à apporter des fonds et des dons pour l'événement. Les galas de bienfaisance étant souvent le moyen pour les organisations à but non lucratif d'obtenir des dons importants, il est essentiel de trouver des donateurs dans les réseaux des acteurs clés de votre organisation. Gardez à l'esprit que vous devrez vous assurer de coordonner votre action avec toutes les personnes concernées afin que votre organisation ne sollicite pas les mêmes donateurs potentiels.
L'idéal est de fixer des échéances claires pour chaque étape clé de la réalisation de votre événement. Une façon utile de procéder est de créer une feuille de calcul avec votre liste d'étapes à accomplir, y compris la date à laquelle vous souhaitez que les contrats soient signés, les promotions lancées, l'image de marque achevée, les communications de sollicitation envoyées et la vente de billets ouverte. Si vous externalisez des tâches ou des services, n'oubliez pas de prévoir un délai supplémentaire dans votre feuille de calcul. La vie arrive, et la meilleure chose que vous puissiez faire est de vous préparer à l'inattendu !
L'une des nombreuses étapes de la préparation d'un gala de collecte de fonds consiste à trouver un lieu, des traiteurs, des équipes techniques et des talents tels que des invités musicaux. Assurez-vous que votre salle soit réservée au moins huit mois à l'avance, et que toutes les autres propositions soient prêtes à être envoyées. Comme vous représentez une organisation à but non lucratif, vous pourrez peut-être négocier le prix de certains services, ou même obtenir des dons pour certains services. Veillez à ce que les contrats pour la plupart des services dont votre gala aura besoin soient signés au moins six mois avant l'événement.
Entre quatre et six mois à l'avance, vous devrez avoir finalisé vos outils de communication. Vous devrez notamment avoir envoyé toutes vos lettres de sollicitation et vos dossiers aux sponsors potentiels. En outre, vous devrez avoir créé vos visuels et votre image de marque. Pour cette tâche, il est utile de travailler avec un graphiste professionnel, et éventuellement de faire don de ses services à votre cause.
Idéalement, au plus tard trois mois avant l'événement, vous devriez avoir envoyé des invitations pour votre événement au réseau de votre organisation sans but lucratif. Le plus tôt sera le mieux, afin que les participants potentiels puissent réserver l'espace dans leur calendrier.
Vous voudrez également ouvrir la billetterie aussi longtemps à l'avance que possible afin de pouvoir réserver tous les sièges et préparer les ressources. L'une des façons les plus simples de vendre des billets de manière organisée et efficace est de recourir à un système de billetterie en ligne. Les plateformes de billetterie en ligne gratuites comme Zeffy peuvent permettre à votre organisation à but non lucratif d'économiser jusqu'à des milliers de dollars sur les frais de plateforme et de transaction, tout en rationalisant le processus de billetterie de votre événement de collecte de fonds.
