8 étapes pour préparer les galas de collecte de fonds de votre association.

La planification d'un événement de collecte de fonds peut sembler intimidante au début. Mais ne vous inquiétez pas - ou alors un peu moins. Nous avons mis au point quelques mesures que votre association peut prendre pour s'assurer que la phase de préparation de votre gala de collecte de fonds se déroule sans heurts.

Avant de dresser la liste, il est essentiel de définir vos objectifs de collecte de fonds. Pensez au message central du gala de cette année, au montant que vous devez collecter ou au nombre de nouveaux donateurs que vous aimeriez recruter. Une fois cela fait, suivez ces huit étapes (ou téléchargez notre liste de contrôle pratique pour la planification d'un gala de collecte de fonds) et commencez à planifier votre prochain événement de collecte de fonds.

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Qu'est-ce qu'un gala de collecte de fonds ?

Un gala de collecte de fonds est un événement formel visant à collecter des fonds pour une cause, une organisation à but non lucratif ou un projet caritatif. Ces événements comprennent généralement un dîner, des divertissements, des ventes aux enchères (silencieuses ou en direct), des tirages au sort et des discours soulignant la mission ou les objectifs de l'organisation. Les galas de collecte de fonds attirent souvent des donateurs, des sympathisants et des membres de la communauté désireux de soutenir la cause.

Les participants au gala paient généralement leurs billets ; des fonds supplémentaires sont collectés par le biais d'activités telles que des ventes aux enchères ou en sollicitant le parrainage d'entreprises locales. Les galas de collecte de fonds peuvent être un moyen efficace d'impliquer les sympathisants dans un environnement festif et inspirant, tout en aidant à obtenir des contributions significatives.

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Les avantages d'un gala de collecte de fonds réussi

• Générer des dons d'une manière nouvelle et créative

• Une occasion de sensibiliser l'opinion publique

• Établissement de relations avec les donateurs

• Célébrer les réalisations de votre association

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Se démarquer avec votre gala de collecte de fonds

Votre gala de collecte de fonds nécessite du temps et un investissement initial. Cela signifie que vous avez encore plus de chances de collecter des fonds, et vous voudrez donc vous assurer qu'il sera mémorable et unique par rapport à tout ce à quoi vos participants ont pu assister jusqu'à présent.

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Questions à se poser avant de rencontrer le comité organisateur de l'événement

• Qu'avez-vous apprécié dans les événements ou galas de collecte de fonds auxquels vous avez participé ?

• Préférez-vous un événement en personne ou organiser un gala en ligne ?

• Le thème de l'événement correspondra-t-il à vos idées de collecte de fonds pour l'année ?

• Avez-vous des extras tels que des articles de marque ?

• Pouvez-vous vous associer à des restaurants locaux ou à des organisations à but non lucratif pour organiser un grand événement ?

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8 étapes pour organiser un gala de collecte de fonds

1. Établir un budget pour le gala de collecte de fonds

L'établissement d'un objectif et d'un budget de collecte de fonds pour votre gala est si important que nous en avons fait la première étape de notre liste de contrôle. Vous devez établir votre budget et l'utiliser pour guider votre prise de décision lors de la planification de votre gala de collecte de fonds.

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Votre budget doit inclure toutes les dépenses telles que

• La bonne location de salle

• Service de restauration

• Divertissement (groupe de musique, DJ, etc.)

• Décorations assorties au thème du gala

• Matériel de marketing

• Frais de personnel ou de bénévolat

• Licences de boissons alcoolisées

• Articles de la vente aux enchères silencieuse

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Il doit comprendre tout ce qui contribuera au coût global de votre événement afin que vous puissiez collecter suffisamment d'argent pour compenser ce montant et qu'il en reste assez pour répondre aux besoins de votre association.

Une fois que vous savez combien vous devez dépenser pour réussir votre gala, vous pouvez fixer votre objectif de collecte de fonds et continuer à développer des idées pour collecter des fonds au fur et à mesure que vous planifiez.

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2. Former un comité officiel de l'événement

Constituez un comité de bénévoles et impliquez vos parties prenantes dès que possible. Cela vous aidera à déléguer des tâches, à demander des conseils et à préserver votre santé mentale. Une équipe peut vous aider à développer un thème pour l'événement et à trouver des idées de gala de collecte de fonds qui se distinguent des autres événements officiels auxquels les participants ont pu assister.

La formation d'un comité de gala pour une organisation à but non lucratif nécessite la constitution d'une équipe diversifiée de bénévoles dévoués, capables d'apporter des compétences et des relations variées. Commencez par identifier des personnes passionnées par votre cause et ayant de l'expérience ou de l'intérêt pour l'organisation d'événements, la collecte de fonds ou la sensibilisation de la communauté. 

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Idéalement, votre comité devrait être composé de personnes ayant des compétences variées, telles que

• Marketing

• Budgétisation

• Mise en réseau

• Gestion de projet

• Organisation de bénévoles

• Parrainage/ sensibilisation de la communauté

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Pour commencer, définissez des rôles spécifiques, comme celui de président de l'événement, afin que les responsabilités soient clairement définies et gérables. Organisez une première réunion pour définir les objectifs, le calendrier et le budget de l'événement, et faites des points réguliers pour que l'équipe reste organisée et motivée. 

La participation de chefs d'entreprise locaux, de membres du conseil d'administration et de membres enthousiastes de la communauté peut également contribuer à élargir la portée de l'événement et à en accroître l'impact global. En formant un comité de gala solide et bien organisé, vous pouvez préparer le terrain pour un événement réussi qui maximisera le soutien à la mission de votre association.

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3. Choisir une date et un lieu

Ensuite, déterminez quand et où vous souhaitez organiser votre événement de collecte de fonds. Peut-être avez-vous un lieu en tête, et la disponibilité de ce lieu déterminera la date du gala de votre association, ou peut-être organisez-vous votre gala de collecte de fonds le même week-end chaque année. Quoi qu'il en soit, il est conseillé de réserver le lieu de votre gala environ un an à l'avance.

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Il y a d'autres éléments à prendre en compte lors du choix d'une date et d'un lieu :

• Veillez à ce que la date ne soit pas liée à des jours fériés ou à d'autres événements importants dans votre région.

• Assurez-vous que tous les dirigeants, membres, bénévoles, donateurs récurrents et autres acteurs clés de votre organisation sont disponibles et qu'ils réservent la date dans leur agenda. (Ces personnes ont toutes un rôle essentiel à jouer et vous ne voulez pas qu'elles soient doublement occupées).

• Assurez-vous que le lieu dispose des équipements appropriés et qu'il est de la bonne taille. S'il est trop grand, votre gala semblera vide ; s'il est trop petit, vos invités se sentiront à l'étroit et mal à l'aise.

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Vous pouvez également organiser votre gala en ligne afin de collecter des fonds auprès des participants virtuels. L'ajout d'une vente aux enchères silencieuse et l'utilisation de vos outils de collecte de fonds en ligne constituent un excellent moyen de faire participer les gens virtuellement. Le choix d'un événement en ligne ou hybride peut également vous aider à économiser sur les coûts de l'événement.

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4. Fixer des délais pour la budgétisation et la planification

La fixation d'échéances précises pour chaque étape de votre gala de collecte de fonds vous aidera à organiser votre événement, à détecter les problèmes bien à l'avance et à respecter votre budget.

Une façon utile de le faire est de créer une feuille de calcul avec votre liste d'étapes à accomplir. Veillez à indiquer qui est responsable de chaque étape et quand vous souhaitez que les contrats soient signés, les promotions lancées, la stratégie de marque achevée, les communications envoyées et les ventes de billets ouvertes.

Si vous êtes à la recherche d'une aide financière pour collecter le plus d'argent possible lors de votre gala, envisagez de vous associer à une entreprise sponsor qui peut vous aider à économiser des fonds, à faire don d'articles de vente aux enchères, à organiser des services de restauration ou à fournir des conférenciers d'honneur.

Veillez à prévoir une marge de manœuvre supplémentaire dans votre feuille de calcul. La vie arrive, et la meilleure chose que vous puissiez faire est de vous ménager, ainsi qu'à votre équipe, une marge de manœuvre en vous préparant à l'inattendu !

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5. Négocier

Tout le monde peut négocier, même les entreprises à but lucratif, mais en tant qu'organisation à but non lucratif, vous êtes bien mieux placé pour demander aux gens et aux entreprises ce qu'ils peuvent faire pour vous aider. Cela signifie que vous pouvez négocier le prix de certains services ou même faire en sorte que certains services soient offerts. 

Cela ne signifie pas qu'ils accepteront toujours ou que vous n'aurez pas à offrir quelque chose en retour (comme des billets pour l'événement), mais vous ne devez pas vous sentir mal à l'aise de demander. Il est bon de savoir que les contrats sont vos nouveaux meilleurs amis lorsque vous organisez un gala de collecte de fonds. N'oubliez pas de les lire tous et de les faire signer bien à l'avance.

Organiser un gala réussi, c'est s'assurer d'investir le plus d'argent possible dans votre action et de vendre suffisamment de billets de gala pour atteindre vos objectifs de collecte de fonds sans avoir à dépenser autant. Une entreprise partenaire peut donner un coup de pouce à votre gala annuel de collecte de fonds et vous permettre de récolter des fonds comme jamais auparavant.

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6. Maintenir une communication forte

Environ six mois avant le gala de collecte de fonds, commencez à informer les donateurs, les bénévoles, les sponsors et toutes les personnes que vous souhaitez voir participer à votre gala de collecte de fonds. Cela signifie que les invitations et les billets doivent être conçus et imprimés, les programmes élaborés, les courriels rédigés, les affiches prêtes à être diffusées et les autres supports de marketing conçus et prêts à l'emploi. (Pensez aux messages sur les médias sociaux, aux annonces à la radio, aux mises à jour de votre site web, etc.)

Outre la communication de votre gala de collecte de fonds aux participants potentiels, commencez à contacter et à confirmer les sponsors potentiels. Plus tôt vous le ferez, mieux ce sera. Les sponsors peuvent vous aider à couvrir les coûts, vous donner des idées de divertissement et faire passer le message.

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Voici quelques idées pour promouvoir votre gala :

• Utilisez les médias sociaux pour annoncer votre événement et lier la vente de billets en ligne.

• Envoyez un courriel d'invitation officielle à votre gala de collecte de fonds.

• Informer sur l'impact de la réalisation de l'objectif de collecte de fonds, en utilisant éventuellement un thermomètre de collecte de fonds pour visualiser les progrès réalisés au cours de l'événement.

• Offrir des primes de préinscription à tous ceux qui s'inscrivent avant une date limite spécifique.

• Envoyez une invitation par courrier direct à vos donateurs les plus fidèles ou à vos donateurs majeurs.

• Organisez une campagne de compte à rebours sur les médias sociaux pour susciter l'enthousiasme. 

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Bon à savoir : Selon la taille de votre événement, vous devriez commencer à envoyer des invitations six à trois mois à l'avance. (Le plus tôt sera le mieux, afin que les participants potentiels puissent réserver la date dans leur agenda).

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7. Choisir une plateforme de gestion d'événements et de billetterie en ligne

Cette étape aurait pu être la quatrième ou la cinquième de la liste, mais nous nous sommes sentis mal à l'aise à l'idée de mettre Zeffy sur la sellette si tôt. Cependant, choisir votre plateforme de gestion d'événements et de billetterie dès le début vous aidera à générer et à envoyer des invitations et des billets, à traiter vos paiements, à envoyer des reçus fiscaux, à organiser et à suivre vos invités et vos participants confirmés, à tenir tous les membres de votre équipe au courant et à rester en contact avec tout le monde.

Cependant, en choisissant votre plateforme de gestion d'événements et de billetterie à l'avance, vous pourrez générer et envoyer des invitations et des billets, traiter vos paiements, envoyer des reçus fiscaux, organiser et suivre vos invités et les participants confirmés, tenir tous les membres de votre équipe au courant, et rester en contact avec vos clients.

Il existe des plateformes payantes, mais il y a aussi Zeffy, la seule plateforme de collecte de fonds en ligne 100 % gratuite. Zeffy peut aider votre organisation à but non lucratif à économiser des milliers de dollars sur les frais de plateforme et de transaction, tout en rationalisant la billetterie et le processus de communication de votre événement de collecte de fonds. (De plus, vous pouvez utiliser Zeffy pour bien plus que votre gala annuel).

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8. N'oubliez pas de dire merci

Nous l'avons déjà dit et nous nous apprêtons à le répéter : il est très important de dire merci. Nous l'avons déjà dit et nous nous apprêtons à le répéter : il est très important de dire merci. 

Si votre gala de collecte de fonds est un événement annuel, la collecte de fonds dépendra des relations que vous établirez avec les participants et les donateurs. Dans votre processus de planification, prévoyez des communications que vous pourrez envoyer directement après le début de l'événement, à la fin de celui-ci, ainsi que dans les semaines et les mois suivants.

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Une bonne communication d'appréciation comprendra

• Gratitude pour avoir participé à un gala en ligne ou en personne

• Un rappel de l'impact de leurs contributions

• Des mots aimables qui encouragent les sympathisants à continuer à donner

• Autres moyens d'accepter des dons tout au long de l'année

• Des photos qui font de votre gala un souvenir inoubliable

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Zeffy peut vous aider grâce à son logiciel de gestion des donateurs. Nous avons rédigé un article de blog sur l'importance de dire merci, y compris quelques modèles pour vous aider à démarrer.

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Conseil supplémentaire : tirez les leçons de vos galas de collecte de fonds

Cette étape est la plus importante. Chaque gala de collecte de fonds organisé par votre association vous apprendra quelque chose. Recueillez donc autant de données que possible chaque année :

• Noms et coordonnées des participants à l'événement

• Demandez un retour d'information sur les galas de collecte de fonds afin de vous aider à organiser votre prochain événement.

• Retour d'information spécifique pour les invités virtuels afin de trouver des moyens d'impliquer davantage les publics virtuels.

• Garder la trace de tout sponsor

• Notez les partenaires que vous avez aimés ou non (et expliquez pourquoi).

• La taille du lieu était-elle adaptée aux objectifs de collecte de fonds de votre gala ? Disposait-il de toutes les commodités dont vous aviez besoin ?

• D'autres événements survenus à la même période ont-ils eu une incidence sur la vôtre ?

• Quels sont les mois qui ont eu le plus d'impact sur la collecte de fonds pour votre gala de collecte de fonds ?

• Qu'est-ce qui inciterait les participants à revenir à votre prochain gala de collecte de fonds ?

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Foire aux questions : Organiser un gala de collecte de fonds

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