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Conseils et bonnes pratiques

8 étapes pour préparer les galas de collecte de fonds de votre association.

3 octobre 2023
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La planification d'un gala de collecte de fonds peut être un processus accablant - ces huit étapes peuvent vous aider.

L'organisation d'un gala de collecte de fonds peut certainement sembler intimidante au début. Mais ne vous inquiétez pas - ou inquiétez-vous un peu moins. Nous avons établi quelques étapes essentielles que votre association peut suivre pour s'assurer que la phase de préparation se déroule sans heurts.

Avant de dresser la liste, il est important de définir vos objectifs de collecte de fonds. Pensez au message principal du gala de cette année, au montant que vous devez collecter ou au nombre de nouveaux donateurs que vous aimeriez recruter. Une fois cela fait, suivez ces huit étapes (ou téléchargez notre liste de contrôle pratique pour la planification d'un gala de collecte de fonds) et commencez à planifier votre prochain événement de collecte de fonds.

1. Établissez un budget pour le gala de collecte de fonds.

Il est très important de fixer un objectif de collecte de fonds et un budget pour votre gala. Tellement important que nous en avons fait la première étape de notre liste de contrôle. Vous devez établir votre budget bien à l'avance et l'utiliser pour guider votre processus de prise de décision lors de la planification de votre gala de collecte de fonds.

Votre budget doit être assez détaillé et inclure toutes les dépenses telles que la location du lieu, le traiteur, les divertissements, les décorations, le matériel de marketing, les coûts du personnel ou des bénévoles, la licence de vente d'alcool, etc. Tout ce qui contribuera au coût global de votre événement afin que vous puissiez collecter suffisamment d'argent pour compenser ce montant et qu'il vous en reste assez pour répondre aux besoins de votre association.

2. Comment organiser un gala de collecte de fonds : former un comité de gala.

Constituez un comité de bénévoles et impliquez vos parties prenantes dès que possible. Cela vous aidera à déléguer des tâches, à obtenir des conseils et, d'une manière générale, à préserver votre santé mentale.

3. Comment organiser un gala de collecte de fonds : choisir une date et un lieu.

Ensuite, déterminez quand et où vous souhaitez organiser votre événement de collecte de fonds. Vous avez peut-être un lieu en tête et la disponibilité de ce lieu déterminera la date du gala de votre association, ou bien vous organisez votre gala de collecte de fonds le même week-end chaque année. Quoi qu'il en soit, c'est une très, très bonne idée de réserver votre salle environ un an à l'avance.

Il y a d'autres éléments à prendre en compte lors du choix d'une date et d'un lieu :

  • Veillez à ce que la date ne coïncide pas avec des jours fériés ou d'autres événements importants dans votre région.
  • Assurez-vous que tous les dirigeants, membres, bénévoles, donateurs récurrents et autres acteurs clés de votre organisation sont disponibles et qu'ils réservent la date dans leur agenda. (Ces personnes ont toutes un rôle important à jouer et vous ne voulez pas qu'elles soient doublement occupées).
  • Assurez-vous que le lieu dispose des équipements appropriés et qu'il est de la bonne taille. Trop grand, votre gala semblera vide ; trop petit, vos invités se sentiront à l'étroit et mal à l'aise.

4. Fixez des échéances pour que le budget et la planification de votre gala de collecte de fonds soient respectés.

En fixant des délais précis pour chaque étape de votre gala de collecte de fonds, vous contribuerez à la réussite de votre événement en signalant les problèmes bien à l'avance et en respectant votre budget.

Une façon utile de le faire est de créer une feuille de calcul avec votre liste d'étapes à accomplir. Veillez à indiquer qui est chargé de diriger l'étape, quand vous souhaitez que les contrats soient signés, les promotions lancées, l'image de marque réalisée, les communications envoyées et les ventes de billets ouvertes.

Veillez à prévoir une marge de manœuvre supplémentaire dans votre feuille de calcul. La vie arrive, et la meilleure chose que vous puissiez faire est de vous donner du mou, à vous et à votre équipe, en vous préparant à l'inattendu !

5. Vous êtes une association à but non lucratif et les associations à but non lucratif peuvent négocier.

Tout le monde peut négocier, même les entreprises à but lucratif, mais en tant qu'organisation à but non lucratif, vous êtes bien mieux placé pour demander aux gens et aux entreprises ce qu'ils peuvent faire pour vous aider. Cela signifie que vous pouvez être en mesure de négocier le prix de certains services, voire d'obtenir des dons de services. Cela ne signifie pas qu'ils accepteront toujours ou que vous ne devrez pas offrir quelque chose en retour (comme des billets pour l'événement), mais cela signifie que vous ne devez pas vous sentir mal à l'aise de demander.

Bon à savoir :

Lorsqu'il s'agit d'organiser un gala de collecte de fonds, les contrats sont vos nouveaux meilleurs amis. N'oubliez pas de les lire tous et de les faire signer bien à l'avance.

6. Comment organiser un gala de collecte de fonds : la communication est essentielle.

Commencez à parler de votre gala de collecte de fonds aux donateurs, aux bénévoles, aux sponsors et à toutes les personnes que vous souhaitez voir participer à l'événement environ six mois avant la date de l'événement. Cela signifie que vous devez avoir conçu et imprimé les invitations et les billets, élaboré les programmes, rédigé les courriels, préparé les affiches et conçu et préparé d'autres supports de marketing. (Pensez aux messages sur les médias sociaux, aux annonces à la radio, aux mises à jour de votre site web, etc.)

Outre la communication de votre gala de collecte de fonds aux participants potentiels, commencez à contacter et à confirmer les sponsors potentiels. Plus tôt vous le ferez, mieux ce sera. Les sponsors peuvent vous aider à couvrir certains coûts, vous donner des idées de divertissement et faire passer le message.

Bon à savoir :

Selon la taille de votre événement, vous devez commencer à envoyer les invitations six à trois mois à l'avance. (Le plus tôt sera le mieux afin que les participants potentiels puissent réserver la date dans leur agenda).

7. Choisissez une plateforme de gestion d'événements et de billetterie en ligne pour votre gala de collecte de fonds.

Cette étape aurait pu être la quatrième ou la cinquième de la liste, mais nous nous sentions mal à l'aise à l'idée de mettre Zeffy sur la sellette si tôt. Cependant, en choisissant votre plateforme de gestion d'événements et de billetterie dès le début, vous pourrez générer et envoyer des invitations et des billets, traiter vos paiements, envoyer des reçus fiscaux, organiser et suivre vos invités et les participants confirmés, garder tous les membres de votre équipe dans la boucle et vous aider à rester en contact avec chacun d'entre eux.

Il existe des plateformes payantes, mais il y a aussi Zeffy, la seule plateforme de collecte de fonds en ligne 100 % gratuite. Zeffy peut aider votre organisation à but non lucratif à économiser des milliers de dollars sur les frais de plateforme et de transaction, tout en rationalisant la billetterie et le processus de communication de votre événement de collecte de fonds. (De plus, vous pouvez utiliser Zeffy pour bien plus que votre gala annuel).

8. N'oubliez pas de remercier les donateurs, les sponsors, les bénévoles, les participants, l'équipe, tout le monde.

Nous l'avons déjà dit et nous nous apprêtons à le répéter : il est très, très important de dire merci. Zeffy peut vous aider grâce à son logiciel de gestion des donateurs et nous avons rédigé un article de blog sur l'importance de dire merci, qui comprend même quelques modèles pour vous aider à démarrer.

Bonus : Tirez les leçons de vos galas de collecte de fonds.

Cette étape est peut-être la plus importante. Chaque gala de collecte de fonds organisé par votre association vous apprendra quelque chose. Recueillez donc autant de données que possible chaque année :

  • Noms et coordonnées des participants.
  • Demandez un retour d'information.
  • Gardez la trace de tout sponsor.
  • Notez les partenaires que vous avez aimés ou non. (Et notez pourquoi).
  • Le lieu était-il de la bonne taille ? Disposait-il de tous les équipements dont vous aviez besoin ?
  • Y a-t-il eu d'autres événements à la même époque qui ont eu une incidence sur la vôtre ?

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