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Comment Zeffy peut être gratuit ?
Comment Zeffy peut être gratuit ?
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Les cotisations des membres ne sont peut-être pas l'aspect le plus tape-à-l'œil de la construction d'une communauté, mais elles sont le carburant qui permet aux programmes de continuer à fonctionner.
Peut-être organisez-vous un programme d'adhésion et avez-vous besoin d'un moyen de déterminer les prix, les calendriers de paiement, les paliers et la manière de collecter les cotisations. Ou peut-être êtes-vous un membre potentiel ou actuel d'une organisation, curieux de connaître la raison d'être des cotisations et la valeur qu'elles offrent.
Quoi qu'il en soit, vous êtes au bon endroit. Vous trouverez ci-dessous tout ce que vous devez savoir pour comprendre, gérer et suivre les cotisations des membres.
Qu'est-ce qu'une cotisation ?
Les cotisations sont les droits que les membres versent à une organisation pour y entrer ou y participer. Les organisations à but non lucratif, les associations, les chambres de commerce, les sociétés professionnelles et les clubs ont souvent des programmes d'adhésion.
Les organisations fournissent une valeur ajoutée grâce aux cotisations versées par les membres, qui sont généralement perçues régulièrement. Certaines organisations versent des cotisations mensuelles, tandis que d'autres utilisent des modèles annuels, que nous examinerons prochainement.
Pourquoi les cotisations sont-elles si importantes pour les associations, les chambres et les autres organisations ?
Une grande source de revenus : Les cotisations des membres constituent une autre source de revenus pour financer les opérations et les dépenses et ont un impact sur la comptabilisation des revenus.
Plus de valeur pour les membres : Les cotisations augmentent les services et les avantages que les organisations peuvent offrir, ce qui rend les programmes d'adhésion attrayants pour les nouveaux membres.
Stabilité financière : Les organisations peuvent mieux prévoir leurs décisions budgétaires et élaborer des stratégies en vue d'une croissance régulière.
Modèles d'adhésion : cotisations pluriannuelles, annuelles ou mensuelles
Nous examinerons ci-dessous deux modèles d'adhésion courants, en présentant les possibilités et les points à prendre en compte pour décider de ce qui vous convient le mieux.
Tableau réactif
Type de contribution de l'organisation
Limitation du pourcentage que vous pouvez déduire de votre revenu brut ajusté
Adhésion pluriannuelle
Il est pratique de ne devoir payer qu'une fois par an.
La planification des recettes est plus prévisible.
Les cotisations sont payées d'avance pour toute l'année.
L'engagement est plus facile et favorise la rétention.
Il y a moins de rappels de renouvellement et de possibilités de résiliation.
Un investissement à long terme peut vous permettre de fidéliser davantage vos membres.
Il est plus difficile de suivre les succès tout au long de l'année.
L'engagement des membres peut être affecté.
Les possibilités de mise à niveau sont moins fréquentes.
Il se peut que l'engagement initial soit plus difficile à obtenir.
La possibilité de modifier les paliers, d'annuler ou de sauter des mois, dont jouissent de nombreux consommateurs modernes, est moins grande.
Cotisations mensuelles
Un niveau d'engagement moins élevé peut entraîner un plus grand nombre d'inscriptions.
Les paiements mensuels permettent d'alléger la charge financière.
Les revenus mensuels peuvent être plus faciles à suivre.
Les membres disposent d'une plus grande marge de manœuvre pour adhérer ou quitter l'organisation.
Vous pouvez avoir des opportunités d'engagement plus fréquentes.
Il y a une capacité d'adaptation pour répondre aux besoins des différents membres, en particulier des jeunes générations ou des personnes ayant des difficultés financières.
Il est plus difficile de trouver des cotisations mensuelles et d'augmenter les prix.
Les revenus sont moins prévisibles et les membres peuvent annuler à tout moment.
Les taux de désabonnement peuvent être plus élevés, ce qui peut avoir un impact sur la fidélité et les relations avec les donateurs.
Il y a naturellement plus de travail administratif pour gérer les nouveaux membres, les membres existants et les membres qui changent.
Les recettes et la budgétisation sont plus difficiles à prévoir, car les flux de trésorerie fluctuent.
Les coûts de marketing et de fidélisation sont généralement plus élevés.
Comprendre les niveaux d'adhésion
Les niveaux d'adhésion permettent aux organisations d'offrir à leurs membres des options à différents prix et avantages. La structure permet également aux personnes d'accroître leur engagement et de voir plus de valeur.
Conseils pour la création et la tarification des niveaux d'adhésion
Recherchez vos membres idéaux : Commencez par analyser les données démographiques, les besoins, les préférences et les défis des membres actuels. À partir de là, créez des niveaux qui leur offrent le plus de valeur.
Définissez la valeur de chaque niveau : Si votre niveau intermédiaire peut correspondre à la cotisation moyenne que vous envisagez de demander, vous pouvez créer un niveau inférieur et un niveau supérieur. Pour chacun d'entre eux, considérez la valeur correspondant à la contribution monétaire et clarifiez cette distinction pour les membres.
Montrez les avantages de la croissance : Veillez à ce que les membres aient envie de passer à l'échelon supérieur en mettant en évidence la facilité de progression et en offrant des avantages qui les intéressent.
Tenez compte de l'accessibilité : Veillez à ce que les membres de niveau inférieur se sentent toujours inclus, en leur donnant plus d'options pour rester impliqués au lieu de changer en cas de difficultés financières ou d'incertitude.
Que vous utilisiez une structure annuelle ou mensuelle, avec ou sans paliers, il est essentiel de calculer soigneusement les cotisations des membres. Vous trouverez ci-dessous des éléments importants à prendre en compte pour fixer le prix de vos cotisations, ainsi qu'une formule simple pour mettre en œuvre ce que vous aurez appris.
Quel est le montant des cotisations ?
La première étape du calcul des cotisations consiste à évaluer les coûts de votre organisation.
Voici quelques coûts qu'il vous faudra suivre de près à partir de vos états financiers:
Coûts opérationnels : Salaires des employés, loyers, services publics, frais techniques et administratifs.
Coûts du programme : Événements, éducation, publications et services aux membres
Frais de marketing : Dépenses liées à l'acquisition et à la fidélisation des membres
Coûts de défense des intérêts : Le cas échéant, ces coûts sont associés aux efforts de lobbying et de défense de causes spécifiques que les membres s'engagent à soutenir.
À partir de là, vous devez comprendre vos objectifs de revenus pour l'année. Il est également utile d'examiner les normes du secteur et les frais facturés aux membres par des organisations similaires.
Formule de calcul des cotisations
La formule suivante vous aidera à déterminer les cotisations annuelles et mensuelles. Vous pouvez fixer un prix de base que vous pouvez ajuster légèrement en fonction de vos niveaux préférés.
Formule de calcul de la cotisation annuelle de base
Formule de cotisation de base mensuelle
Pour tenir compte des paliers, vous pouvez prendre votre cotisation de base et y soustraire ou y ajouter le pourcentage que vous jugez équivalent à la valeur de chaque palier.
Comment augmenter vos cotisations
Naturellement, les cotisations augmenteront en fonction de l'économie et de la trajectoire de croissance de l'organisation. La formule de calcul des cotisations est un excellent outil auquel il convient de revenir.
Au fur et à mesure que les coûts ou les valeurs des paliers d'une organisation augmentent, la formule produira l'impact que cela peut avoir sur les cotisations afin de maintenir l'évolutivité.
Conseils pour la collecte des cotisations
Maintenant que vous savez ce qu'il faut facturer, discutons de la meilleure façon de percevoir les cotisations. Les conseils suivants vous aideront à mettre en place un nouveau programme d'adhésion, à gérer les changements de prix ou à rafraîchir votre programme actuel afin d'augmenter le taux de fidélisation.
Expliquer la valeur
Chaque fois que vous demandez une cotisation à vos membres, il est important de réaffirmer la valeur qu'ils retireront de la transaction.
Veillez à :
Souligner chaque mois les avantages spécifiques de l'adhésion à l'association
Présenter l'impact du programme d'adhésion
Mettre l'accent sur les économies et les réductions pour les membres
Introduire la mise en réseau et la création d'une communauté avec d'autres membres
Faire preuve de transparence sur l'utilisation des cotisations
Diriger avec gratitude
Remerciez toujours les membres pour leur engagement envers votre organisation et faites-leur savoir comment leurs contributions rendent le programme possible.
Voici quelques façons de vous remercier :
Personnaliser les messages d'appréciation
Mettre en valeur les membres en ligne et sur les médias sociaux
Partager les avantages pour les membres qui atteignent certains objectifs
Demander un retour d'information est un moyen de montrer l'importance de chaque membre.
Faciliter les choses
Offrez aux membres le moyen le plus simple de donner suite à vos communications. Que vous essayiez de les inciter à payer leur cotisation mensuelle, de les inciter à passer à un niveau supérieur ou de leur rappeler un renouvellement à venir, faites en sorte que la transaction soit aussi facile que possible.
Assurez-vous que vos membres le peuvent :
Scannez un code QR ou cliquez directement depuis les médias sociaux ou les courriels pour accéder à une page de paiement simple.
Utiliser n'importe quel appareil sans se heurter à des barrières
Effectuer le paiement avec n'importe quel moyen de paiement auquel ils font confiance et qu'ils apprécient
Terminer leur transaction en quelques clics seulement
Recevoir une confirmation automatique de chaque paiement
Communiquer les cotisations des membres et les augmentations de prix
La transparence est essentielle lorsqu'il s'agit de communiquer sur les cotisations des membres. Plus tôt vous informerez les membres d'une augmentation de prix imminente, mieux ce sera.
Imaginez à quel point il est agréable d'être prévenu 60 jours à l'avance de l'augmentation d'une cotisation au lieu de quelques jours. Ce temps supplémentaire pour entretenir vos relations et expliquer les raisons de l'augmentation (et la valeur ajoutée pour les membres) contribue grandement à les fidéliser.
S'appuyer sur un logiciel de gestion des adhésions
Les logiciels de gestion des adhésions peuvent faciliter une communication personnalisée et fréquente. L'automatisation et les informations tirées de données solides renforcent les programmes d'adhésion.
Étude de cas : Le programme d'adhésion de la Chambre de commerce du Grand Lowell avec Zeffy : une réussite
La Greater Lowell Chamber of Commerce a transformé ses opérations grâce à la solution de gestion des membres et à la plateforme de collecte de fonds de Zeffy. Grâce à un moyen simple de renforcer la communauté et de collecter des contributions, la Chambre a collecté 3 100 dollars de cotisations annuelles et a économisé 155 dollars de frais.
L'organisation utilise un langage créatif pour présenter les cotisations des membres comme un investissement qui offre une grande valeur aux entreprises qui s'inscrivent. La flexibilité du formulaire d'adhésion en ligne personnalisépermet de proposer des plans annuels, mensuels ou trimestriels afin d'attirer un plus grand nombre de membres et de maintenir des revenus prévisibles.
L'Association of Nonprofit Accountants & Finance Professionals propose quelques conseils utiles concernant le rôle des cotisations dans le processus comptable. Nous vous encourageons à creuser la question pour déterminer comment les programmes d'adhésion peuvent améliorer votre stratégie de collecte de fonds.
En voici un résumé :
Les cotisations des membres sont comptabilisées en tant que recettes provenant de contrats avec des clients.
Les avantages accordés aux membres sont considérés comme des services ou des biens promis par l'organisation et comme des "obligations de performance" qui doivent être documentées lors de la comptabilisation des cotisations.
Les organisations doivent documenter la manière dont elles calculent la valeur de chaque avantage offert aux membres, à des fins de suivi et de comptabilité.
Les audits financiers annuels peuvent demander une justification des avantages accordés aux membres
La cotisation annuelle peut être préférable pour certaines organisations, tandis que la cotisation mensuelle peut l'être pour d'autres. Le tableau présenté plus haut dans cet article vous aidera à peser le pour et le contre.
Voici quelques rappels :
Examinez les préférences et les réactions de vos membres en exploitant vos données.
Déterminer le modèle qui vous permet de maintenir votre stabilité financière
Demandez-vous si les avantages offerts aux membres correspondent mieux à des cotisations mensuelles ou à des engagements annuels.
Les cotisations des membres sont des dons déductibles des impôts à une organisation à but non lucratif ou à une autre cause charitable. L'organisation qui perçoit les cotisations doit avoir le statut 501(c)(3) et les transactions doivent être bien documentées et accompagnées d'un reçu fiscal valide.
Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser une plateforme comme Zeffy pour générer automatiquement des reçus fiscaux pour les membres.
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