Il est tout aussi important de savoir comment gérer les revenus de votre association que de savoir comment vous les gagnez. La comptabilisation des revenus des organisations non lucratives vous aide à renforcer votre crédibilité et votre mission en classant avec précision les différents flux de revenus dans vos rapports financiers.
Au-delà de la valeur d'une budgétisation efficace, la reconnaissance des revenus est la clé de la construction de la confiance entre les donateurs et les parties prenantes. Alors, par où commencer et comment éviter les faux pas ?
Nous vous présentons ci-dessous tout ce que vous devez savoir :
- Le processus de reconnaissance des revenus pour les organisations à but non lucratif
- Termes clés de la reconnaissance des revenus
- 5 erreurs à éviter en matière de reconnaissance des revenus des organisations à but non lucratif
- Ce qu'il faut savoir sur les dernières normes du FASB
- Meilleures pratiques pour rester proactif et conforme
Qu'est-ce que la reconnaissance des revenus des organisations à but non lucratif ?
La comptabilisation des produits est une méthode comptable pour les organisations à but non lucratif qui les aide à déterminer quand elles perçoivent des revenus et quand elles doivent enregistrer les différents types de produits conformément aux directives du Financial Accounting Standards Board (FASB).
Ces orientations visent à aider les organisations à présenter les informations les plus importantes et les plus complètes dans les états financiers. Les principes de comptabilisation des produits visent à désigner la nature, l'ampleur, le calendrier et les conditions des différents flux de revenus.
Reconnaissance des revenus pour les organisations à but non lucratif
Pour les organisations à but non lucratif, la gestion des dons, des subventions et d'autres activités de collecte de fonds nécessite des protocoles spécifiques pour la déclaration des revenus. L'élaboration de documents financiers efficaces et fiables renforce les relations avec les sympathisants, les donateurs, les membres du conseil d'administration et les autres parties prenantes qui s'appuient sur les mises à jour pour déterminer leur niveau d'implication dans l'organisation.
Toute erreur ou inexactitude dans les rapports financiers vous expose à des amendes coûteuses en cas d'audit. C'est pourquoi il est essentiel de comprendre la comptabilisation des recettes et de veiller à ce que votre organisation suive les meilleures pratiques que nous décrivons ci-dessous.
Termes clés de la reconnaissance des revenus
Quelques termes clés utilisés dans la comptabilisation des produits vous aideront à mieux comprendre le processus. En vous familiarisant avec les définitions suivantes, vous commencerez à comprendre les subtilités et à parler la langue.
Échanges
Les échanges sont des transactions dans le cadre desquelles votre association reçoit des dons en échange d'un bien ou d'un service de valeur équivalente. En fait, votre organisation reçoit un paiement en échange d'un bien ou d'un service.
Il est important de noter que la valeur proportionnelle n'existe pas lorsqu'une transaction bénéficie au public. La clarification la plus récente du FASB considère les subventions des organisations à but non lucratif comme des contributions et non comme des échanges.
Voici quelques exemples d'échanges à but non lucratif :
- Vente de marchandises
- Proposer des services contre des dons ou des paiements
- Proposer des programmes d'adhésion moyennant une cotisation ou un don
- la vente de billets pour des événements de collecte de fonds (même s'ils sont gratuits avec un don facultatif)
- Les ventes aux enchères et les tirages au sort où une personne participe à une transaction en espérant avoir une chance de participer et éventuellement de gagner en retour.
- Parrainages
Les échanges sont également connus sous le nom de transactions réciproques. Vous ne devez comptabiliser le produit de ces transactions que lorsque le bien ou le service est fourni.
Si vous organisez une série d'événements, par exemple, et que vous percevez un paiement d'avance, les recettes seront comptabilisées entre l'achat des billets et la durée de la série, jusqu'à la conclusion de l'événement final.
Contributions
Les contributions sont des transactions dans lesquelles le donateur ne reçoit aucune valeur en retour. Bien sûr, le don de générosité et l'impact sont précieux, mais ces transactions sont classées différemment en ce qui concerne les recettes.
La différence essentielle entre les contributions et les échanges réside dans le fait qu'une contribution est donnée sans attente de contrepartie.
Voici quelques exemples de contributions :
- Tout don direct
- Subventions aux organisations à but non lucratif
- Donations par crowdfunding
- Dons de campagne de pair à pair (sans prix, ni swag, ni attente de quoi que ce soit en retour)
- Dons d'entreprises ou contributions de l'employeur
- Dons importants
- Dons en nature
Les contributions sont souvent considérées comme des transactions non réciproques. Tout revenu provenant d'une contribution peut être reconnu et enregistré dans les états financiers après qu'un achat a été effectué ou que des conditions ont été remplies.
Les contributions sont généralement comptabilisées immédiatement sans qu'un service ne soit attaché à la transaction.
Transactions conditionnelles
Les donations conditionnelles sont le dernier terme important à connaître en matière de comptabilisation des recettes. Les échanges et les contributions peuvent être conditionnels, ce qui modifie le moment où ils sont comptabilisés.
Certaines subventions ou dons d'organisations à but non lucratif sont accordés en fonction de certaines spécifications qui doivent être respectées pour pouvoir prétendre à un financement. De même, un événement peut avoir des attentes en matière de performance qui déterminent le niveau auquel une entreprise sponsorisera l'événement.
Il est extrêmement important de savoir si vos dons ou vos diverses sources de revenus sont assortis de conditions, car cela modifie la façon dont vous les enregistrez. Une contribution conditionnelle comporte souvent un obstacle entre la promesse de financement ou d'actifs et le transfert effectif.
Voici quelques exemples de contributions conditionnelles :
- Une subvention à but non lucratif qui ne peut être utilisée que pour un projet ou un bénéficiaire spécifique.
- Un don assorti d'un délai de versement
- Une contrepartie qui n'intervient qu'à partir d'un certain niveau de collecte de fonds.
Voici quelques exemples d'échanges conditionnels :
- L'enchère maximale fixée par un individu qui poursuit une vente aux enchères.
- Un parrainage qui est déterminé en fonction d'un certain résultat d'un événement.
- Billets d'événement achetés sous la promesse de beau temps (ou autrement remboursés à 100 %)
Si une contribution ou un échange est conditionnel, les recettes ne peuvent être comptabilisées que lorsque tous les critères sont remplis. L'enregistrement des recettes sans tenir compte des éléments conditionnels peut conduire à des documents financiers inexacts et à des amendes coûteuses.
Meilleures pratiques à suivre en matière de reconnaissance des revenus des organisations à but non lucratif
Il faut du temps et des processus organisés pour mettre en place une comptabilisation efficace et précise des recettes. Ces bonnes pratiques vous aideront à vous préparer avec diligence et à adopter un état d'esprit proactif en matière de conformité.
Faire preuve de diligence dans le suivi des sources de revenus
Au fur et à mesure que votre association grandit, les sources de revenus que vous devez trier s'allongent. Assurez-vous d'avoir un moyen organisé et fiable de suivre chaque transaction et de catégoriser les revenus de manière proactive dans votre logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif.
Lorsque vous réfléchissez aux sources d'investissement, de subventions et de dons pour les différents types de campagnes, n'oubliez pas de vous poser la question :
- La source de ces revenus reçoit-elle une valeur quelconque ? (si oui, il s'agit d'un échange ou d'une transaction réciproque)
- Puis-je garantir que cette source de revenus n'attend pas son/ses don(s) ou une valeur qui sert uniquement le bien public ? (Si oui, il s'agit d'une contribution ou d'une transaction non réciproque)
Se mettre dans ce schéma de pensée peut vous aider à classer vos sources les plus courantes dans les deux principales catégories de comptabilisation des recettes. Si des recettes sont perçues pour des programmes ou des objectifs multiples, il convient de les répartir en fonction de l'intention du donateur ou de l'objectif spécifié dans la convention de subvention.
Regardez bien les restrictions et les conditions
Un examen attentif des recettes non affectées et des sources susceptibles d'être assorties de conditions vous sera d'une grande utilité. Lorsque votre association est confrontée à un contrat verbal ou écrit avec une autre partie qui introduit des recettes conditionnelles, veillez à l'enregistrer.
Vous devez comprendre clairement toutes les contributions et tous les échanges conditionnels et consigner ces informations dans vos dossiers. Il est préférable de marquer de manière proactive chaque source de revenus comme étant conditionnelle ou non et de revenir régulièrement à votre comptabilité pour désigner le moment où les conditions ont été remplies.
De cette façon, vous pouvez enregistrer avec précision les recettes dans les délais impartis pour une conformité totale.
Contrôler les normes de conformité et examiner les rapports
Une comptabilisation précise des recettes aidera votre association à assurer la transparence et la responsabilité au sein de votre communauté. Cela nécessite un contrôle régulier des normes de conformité.
Les normes comptables à vérifier pour se conformer pleinement aux dernières réglementations sont les suivantes :
- Conseil des normes de comptabilité financière (FASB)
- Codification des normes comptables (ASC)
- Principes comptables généralement acceptés (GAAP)
Une fois que les nouvelles politiques ou pratiques sont claires, vous pouvez examiner vos rapports financiers avec plus de précision. Le fait de confier à une personne ou à une équipe le soin de vérifier tous les rapports et toutes les décisions relatives à la comptabilisation des recettes avant de les soumettre vous aidera à vous prémunir contre les risques.
5 erreurs à éviter en matière de reconnaissance des revenus des organisations à but non lucratif
1. Comptabilisation des recettes au mauvais moment
La comptabilisation des produits est une question de temps, et l'enregistrement trop précoce des transactions est contraire aux GAAP. Les produits doivent être comptabilisés lorsque votre association les gagne, que ce soit immédiatement par le biais d'une contribution ou à une date ultérieure par le biais d'un échange ou d'une transaction conditionnelle.
Des erreurs peuvent faire dérailler vos processus budgétaires et comptables et nuire à la réputation de votre organisation auprès des parties prenantes. Il est toujours préférable de prendre son temps et d'être sûr de soi que de se précipiter et de supposer.
2. Mauvaise compréhension de la comptabilité de caisse et de la comptabilité d'exercice
Les organisations à but non lucratif peuvent choisir d'utiliser une méthode de comptabilité de caisse ou une méthode de comptabilité d'exercice. Vous devez connaître la différence et savoir quel processus vous souhaitez poursuivre à long terme afin de comptabiliser les recettes avec précision.
La comptabilité de caisse comptabilise les recettes lorsqu'elles sont reçues, tandis que la méthode de la comptabilité d'exercice comptabilise les recettes lorsqu'elles sont gagnées ou promises. Les GAAP imposent la méthode de la comptabilité d'exercice et de nombreuses organisations à but non lucratif estiment qu'il est plus facile d'avoir une vision claire de leurs finances grâce à cette méthode.
Quel que soit votre choix, sachez quel sera l'impact sur vos pratiques en matière de reconnaissance des revenus afin de rester cohérent.
3. Suivre ensemble les fonds non affectés et les fonds conditionnels
Il est important de distinguer les fonds non affectés des fonds conditionnels. Les recettes non affectées sont comptabilisées lorsque l'achat est terminé, ce qui vous permet d'accéder rapidement au financement.
Vous souhaitez connaître le montant des recettes non affectées dont vous disposez en permanence et que vous pouvez utiliser pour couvrir vos frais généraux :
- Personnel
- Formation et développement
- Technologie et équipement
- Fonds d'urgence
D'autre part, les recettes conditionnelles sont assorties de restrictions qu'il convient de suivre séparément. Vous éviterez ainsi la complexité liée à l'intégration de différentes restrictions par transaction dans toutes les autres recettes.
Vous voulez voir à tout moment les fonds disponibles et les crédits conditionnels alloués à votre budget. Veillez à sauvegarder vos données et à conserver des copies de vos rapports en cas d'urgence.
4. Comptabilisation des recettes des subventions pluriannuelles
Certaines subventions pluriannuelles peuvent être difficiles à gérer pour les organisations à but non lucratif en ce qui concerne la comptabilisation des recettes. Chaque dépense liée à la subvention et chaque solde restant doivent être suivis avec précision afin d'éviter les amendes.
L'élément supplémentaire que constituent les contributions conditionnelles rend plus difficile le respect simultané des lignes directrices du FASB et des restrictions imposées aux fonds. Évitez un processus compliqué ou des risques d'erreurs en documentant plus méticuleusement et plus régulièrement le statut des subventions pluriannuelles.
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La reconnaissance des revenus des organismes à but non lucratif vous aide à vous préparer à diversifier votre stratégie de collecte de fonds. Plus vous avez de moyens de trouver des financements et de recevoir des dons pour financer votre mission, plus vous pouvez établir une certaine stabilité.
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