Qu'est-ce que la 501(c)(9) ou Voluntary Employees' Beneficiary Association ?

Les organisations 501(c)(9), également connues sous le nom de Voluntary Employees' Beneficiary Associations (VEBA), offrent aux employeurs un moyen unique de fournir à leurs employés de précieuses prestations en matière de vie, de santé et d'accidents, tout en bénéficiant d'avantages fiscaux. 

En créant une VEBA, les entreprises peuvent constituer un fonds exonéré d'impôt pour couvrir les frais médicaux éligibles de leur personnel, même à la retraite. 

La création et le maintien d'une organisation 501(c)(9) en vertu de l'Internal Revenue Code (IRC) s'accompagnent de réglementations complexes et de la nécessité de comprendre les différents VEBA disponibles. Dans ce guide complet, nous explorerons les exigences, les avantages et le processus étape par étape de la création d'une organisation 501(c)(9) pour vous aider à déterminer si c'est le bon choix pour votre entreprise et vos employés.

‍

Table des matières

• ‍Qu'est-ce qu'une 501(c)(9) Voluntary Employees' Beneficiary Association ?

• ‍Quelles sontles conditions pour obtenir le statut 501(c)(9) ?

• ‍Différentstypes d'associations bénéficiaires de salariés volontaires

• ‍Commentfonctionne une organisation 501(c)(9) ?

• ‍7étapes pour obtenir le statut 501(c)(9)

• ‍Devriez-vouscréer une organisation 501(c)(9) ? 

• ‍Les derniersmots sur les organisations 501(c)(9)

• ‍FAQssur les associations bénéficiaires de salariés volontaires

‍

Qu'est-ce qu'une association bénéficiaire bénévole des employés (501(c)(9)) ?

Une association 501(c)(9) Voluntary Employees' Beneficiary Association (VEBA) est un type d'organisation à but non lucratif qui finance des prestations de décès, de maladie et d'accident pour les membres et les personnes à leur charge. 

Les VEBA sont créées par des employeurs ou des groupes d'employés affiliés, et leurs fonds sont exonérés d'impôt lorsqu'ils sont utilisés pour couvrir des frais médicaux éligibles. L'IRS définit des exigences spécifiques pour que ces organisations conservent leur statut d'exonération fiscale au titre de l'article 501(c)(9).

Les membres de la VEBA partagent un "lien commun lié à l'emploi" par le biais d'un employeur commun, d'une couverture dans le cadre d'une convention collective ou d'une adhésion à un syndicat international. 

Remarque : la participation à une VEBA n'est pas automatique ou obligatoire pour les salariés en fonction de leur emploi. Au lieu de cela, un groupe de salariés, par exemple tous les salariés permanents de l'entreprise, peut décider s'il souhaite faire partie de la VEBA. S'ils l'approuvent, la participation devient obligatoire pour chaque personne de ce groupe.

Alors que l'entreprise gère le VEBA, les syndicats se chargent généralement de son administration. 

‍

Voici quelques exemples notables d'organisations 501(c)(9) ou VEBA :

• A&T Union Welfare Benefit Trust

• Wells Fargo & Company Employee Benefit Trust

• Wal-Mart Stores Inc. Associate Health & Welfare Trust

• Coopérative électrique rurale nationale

• United States Steel Corporation Represented Retirees Benefit Trust (Fonds de prévoyance des retraités de la United States Steel Corporation)

‍

‍

Quelles sont les conditions à remplir pour obtenir le statut d'organisation 501(c)(9) ?

Pour se qualifier en tant que VEBA au titre de la section 501(c)(9) de l'IRS, une organisation doit remplir les conditions suivantes :

• Il devrait s'agir d'une association volontaire de salariés. 

• L'organisation doit verser des prestations en cas de décès, d'accident, de maladie ou autres prestations similaires aux membres, à leurs bénéficiaires désignés ou à leurs personnes à charge. Toutes ses activités doivent être consacrées à la fourniture de ces prestations.

• Ses bénéfices nets ne doivent pas profiter à un actionnaire privé ou à une personne physique autrement que par le paiement des prestations susmentionnées.

• Une convention collective devrait soutenir ces représentants des travailleurs.

‍

‍

Différents types d'associations bénéficiaires de salariés volontaires

Outre les prestations vie, maladie et accident, les VEBA peuvent proposer des dépenses de loisirs, des services de garde d'enfants, des programmes d'aide aux employés et des indemnités de départ.

‍

Les frais médicaux admissibles offerts par votre organisation dépendent du type de régime VEBA :

• VEBA à usage général : Couvre les dépenses admissibles énumérées dans la publication 502 de l'IRS.

• VEBA post-déductible : Limité aux frais dentaires et de vision jusqu'à ce que les employés atteignent la franchise de leur assurance maladie.

• VEBA limitée : Limité aux frais d'optique et de soins dentaires.

• VEBA post-emploi : Les paiements ne peuvent être effectués à partir de ce plan que lorsque le salarié est à la retraite ou quitte l'entreprise.

Comment fonctionne une organisation 501(c)(9) ?

Les organisations VEBA fonctionnent comme d'autres régimes basés sur des comptes liés aux soins de santé. Ils couvrent les primes d'assurance des retraités et aident les membres à payer les dépenses admissibles pendant leur emploi.

Les employeurs engagés doivent sélectionner ou créer un plan VEBA et le faire approuver par l'IRS. Ils peuvent fixer des limites aux dépenses éligibles au remboursement dans le cadre de leur plan. Ils doivent examiner attentivement la description du plan et vérifier l'existence de restrictions avant de demander un remboursement. 

‍

Voici d'autres moyens pour les VEBA d'acquérir des fonds :

• les congés non utilisés, soit annuellement, soit lorsqu'un salarié quitte l'entreprise

• Fonds provenant des futures augmentations de salaire

• Cotisations salariales obligatoires

• Incitations à la retraite anticipée

‍

7 étapes pour obtenir le statut 501(c)(9)

• ‍Etape1 : comprendre les exigences de la loi 501(c)(9)

• ‍Etape2 : Créer une liste de prestations

• ‍Etape3 : Former un comité VEBA

• ‍Etape4 : Obtenir une lettre de détermination

• ‍Etape5 : Créer un plan détaillé

• ‍Etape6 : Communiquer votre plan aux employés 

• ‍Etape7 : Assurer une conformité continue 

‍

Étape 1. Comprendre les exigences de la norme 501(c)(9)

Avant de créer une VEBA 501(c)(9), assurez-vous que votre organisation répond aux critères d'éligibilité ci-dessus. Familiarisez-vous avec ces exigences afin d'établir une base solide pour votre VEBA.

‍

Étape 2. Créer une liste de prestations

Déterminez les avantages spécifiques que votre VEBA couvrira avant de créer votre organisation 501(c)(9). Il peut s'agir de prestations de santé, d'indemnités de licenciement, de prestations d'invalidité et d'assurance-vie. Décrivez clairement ces avantages dans votre plan afin d'assurer la transparence et la compréhension de vos membres.

‍

Étape 3. Former un comité VEBA 

Établir un comité de représentants des employés volontaires pour superviser les opérations de la VEBA. Ce comité sera chargé de prendre les décisions relatives à la gestion de la VEBA, en veillant à ce qu'elle fonctionne au mieux des intérêts de ses membres.

‍

Étape 4. Obtenir une lettre de détermination

Pour que votre organisation soit légitime et bénéficie d'une exonération fiscale, vous devez obtenir une lettre de détermination de l'IRS. Vous devrez également soumettre votre plan d'avantages. L'IRS évaluera votre plan et approuvera votre demande si vous remplissez les conditions requises. 

Remplir le formulaire 1024 pour obtenir un statut d'exonération fiscale et vérifier que l'objectif principal de l'organisation est de bénéficier au membre et aux personnes à sa charge. 

‍

Étape 5. Créer un plan détaillé

Après avoir rempli les formulaires nécessaires, créez un plan détaillé décrivant les lignes directrices de votre VEBA afin de faciliter la participation des membres et de leur assurer des avantages. Vous devez vous concentrer sur la documentation :

• Critères d'éligibilité des membres

• Types de prestations fournies

• Sources de financement

• Procédures administratives

• Procédures de réclamation et de recours

‍

Étape 6. Communiquer votre plan aux employés 

Partagez les détails de votre VEBA avec les employés, en les encourageant à s'inscrire et à demander un allègement des frais médicaux pendant leur emploi et, dans certains cas, après leur départ à la retraite.

‍

Étape 7. Assurer une conformité continue

Examinez régulièrement les activités de votre VEBA pour vous assurer qu'elles sont conformes à la réglementation de l'IRS. Veillez à ce que les employés ne soient payés que pour les frais médicaux éligibles à l'IRS.

‍

Remplir les formulaires fiscaux requis, tels que le formulaire 990, le formulaire 5500 et éventuellement le formulaire 990-T, afin de conserver votre statut d'exonération fiscale et d'éviter les pénalités.

‍

‍

Faut-il créer une organisation 501(c)(9) ? 

Avantages des VEBA 501(c)(9)

• Avantage fiscal : les cotisations de l'employeur aux VEBA sont déductibles de l'impôt et les fonds fructifient en franchise d'impôt. Cela permet d'optimiser la charge fiscale de l'employeur tout en offrant aux salariés un accès non imposable à des fonds destinés à couvrir des frais médicaux qualifiés.

• Flexibilité : Les VEBA permettent aux employeurs de personnaliser les prestations offertes dans le cadre du régime. Différents régimes VEBA couvrent une gamme de prestations, telles que l'assurance dentaire, l'assurance médicale et l'assurance maladie après la retraite.

• Accès rapide aux fonds : Les employés peuvent retirer les fonds de la VEBA à tout moment pour régler des frais médicaux. Contrairement aux comptes de dépenses flexibles (FSA) dont la politique consiste à les utiliser ou à les perdre, les fonds non utilisés sont reportés à l'année suivante.

• Attirer les employés : ‍VEBAsaident les employeurs à attirer et à retenir les talents en offrant des avantages sociaux attrayants, ce qui peut leur donner un avantage concurrentiel sur le marché de l'emploi.

‍

Inconvénients des VEBA 501(c)(9) 

• Coûteux : ‍La mise enplace et le maintien d'une VEBA nécessitent des fonds importants. Ces contributions peuvent peser sur la trésorerie de l'employeur et avoir un impact potentiel sur d'autres secteurs d'activité.

• Contributions irrévocables : Une fois que les employeurs ont versé des fonds à une VEBA, ils ne peuvent plus les retirer. Ce manque de flexibilité peut constituer un inconvénient pour certaines organisations.

• Des réglementations complexes : Les VEBA sont soumis à de nombreuses règles de l'IRS. Les employeurs doivent faire preuve de prudence lorsqu'ils remboursent les frais médicaux de leurs employés afin d'éviter de perdre leur statut d'exonération fiscale.

• Exigences de participation : ‍CertainesVEBA exigent une participation minimale des employés, ce qui peut être difficile pour les petites entreprises.

‍

Derniers mots sur les organisations 501(c)(9)

Une association bénéficiaire d'employés volontaires (501(c)(9)) offre aux employeurs un moyen fiscalement avantageux de proposer des avantages intéressants à leurs employés. Bien que la création d'une VEBA nécessite une planification minutieuse et le respect de la réglementation, les avantages pour les employeurs et les employés en font une option intéressante à considérer.

Lorsque vous démarrez ou développez votre organisation à but non lucratif 501(c)(9), choisir Zeffy, une plateforme 100% gratuite pour les organisations à but non lucratif, peut simplifier la gestion de votre organisation, vous aidant à vous concentrer sur ce qui compte le plus - fournir le meilleur soutien possible à vos employés.

‍

‍

FAQ sur les associations bénéficiaires de salariés volontaires

‍

‍

‍