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Comment Zeffy peut être gratuit ?
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Fixer le prix des billets pour votre événement ne doit pas être un jeu de devinettes. Pourtant, de nombreux nouveaux dirigeants d'organisations à but non lucratif s'inquiètent de fixer des prix trop élevés ou trop bas.
Le problème est le suivant : si vous demandez un prix trop élevé, les gens ne viendront pas. Si le prix est trop bas, vous ne pourrez pas couvrir les coûts, et encore moins collecter des fonds pour votre mission.
La plupart des organisations à but non lucratif sont confrontées au même dilemme. Elles veulent des événements qui rassemblent leur communauté tout en générant un soutien significatif pour leur cause. Le problème réside dans l'absence d'une stratégie de tarification claire.
Une tarification intelligente des billets rend les événements abordables tout en restant rentables. Elle tient compte de votre public, couvre vos coûts et garantit que chaque billet vendu fait avancer votre mission. Dans ce guide sur les stratégies de tarification des événements de collecte de fonds, nous proposons un calculateur de prix qui fonctionne pour les organisations à but non lucratif de toutes tailles. Vous obtiendrez des formules pratiques, des stratégies réelles et des outils pour fixer le prix des événements qui remplissent les sièges et financent votre cause.
Pourquoi la tarification des billets d'événements est-elle importante pour les organisations à but non lucratif ?
La façon dont vous fixez le prix des billets influe sur le nombre de participants, le montant des fonds collectés et la perception qu'ont les gens de votre association.
Voici les principales raisons pour lesquelles la tarification des événements est importante :
Durabilité financière: Une tarification adéquate permet de couvrir les coûts et de soutenir votre mission. Une tarification insuffisante signifie que l'événement vous coûte de l'argent au lieu de collecter des fonds.
Accès de la communauté: La tarification intelligente accueille divers donateurs, qu'il s'agisse d'un premier don ou d'un donateur majeur.
Perception des donateurs: Le prix des billets est un signal de valeur et de professionnalisme. Un prix trop bas suggère une qualité médiocre ; un prix trop élevé aliène les supporters.
Engagement à long terme: Les événements à bon prix créent des expériences positives qui encouragent une participation répétée et un soutien continu.
7 étapes simples pour fixer le prix des billets lors d'événements caritatifs
1. Fixez votre objectif de collecte de fonds
Votre objectif de collecte de fonds est le montant que vous souhaitez récolter après avoir payé l'événement. Il ne s'agit pas d'atteindre le seuil de rentabilité, mais de faire avancer votre cause.
Au lieu d'objectifs vagues comme "collecter de l'argent", reliez votre cible à des résultats tangibles. "Réunir 8 000 dollars pour fournir des fournitures scolaires à 200 enfants" permet de communiquer de la valeur aux participants potentiels.
Examinez les lacunes de votre budget annuel, les projets à venir ou les besoins en fonds d'urgence. Si votre association a besoin de 15 000 dollars pour un nouveau programme communautaire, cette somme devient l'objectif de votre événement de collecte de fonds.
Fixez un objectif principal réaliste assorti d'un objectif intermédiaire, ce qui vous permettra d'ajuster le prix ou d'ajouter des options supplémentaires si les premières ventes dépassent les attentes.
2. Connaître son public
Déterminez qui sera présent - les donateurs importants, les membres de la communauté ou les personnes qui soutiennent l'association pour la première fois. Leur capacité budgétaire et leurs attentes influencent directement votre stratégie de tarification.
Un gala ou un événement de réseautage haut de gamme peut attirer des donateurs de haut niveau prêts à payer plus cher. Dans le même temps, une collecte de fonds communautaire peut bénéficier de prix plus bas ou d'une billetterie échelonnée. Cette stratégie d'implication de la communauté peut encourager une participation massive.
3. Déterminer le coût total de l'événement
Tout d'abord, calculez l'investissement total de votre événement en séparant les dépenses directes et indirectes.
Les coûts directs sont des éléments que vous ne payez qu'en raison de l'événement, comme le lieu, la nourriture et les divertissements. Les coûts indirects contribuent à l'organisation de votre événement, mais ne sont pas uniquement liés à l'événement, comme le temps du personnel, l'assurance et les dépliants.
Voici une ventilation générale de ces coûts :
Tableau des dépenses directes et indirectes
Dépenses directes
Dépenses indirectes
Location du lieu
Marketing et promotions
Restauration
Travail administratif
Divertissement
Assurance
Équipement et décorations
Frais de transport
Total
Total
4. Estimer le nombre de participants
Examinez les événements que vous avez organisés par le passé pour savoir combien de personnes y participeront. Si vous êtes nouveau, vérifiez ce que des groupes similaires obtiennent pour leurs événements.
Par exemple, si 150 personnes ont assisté à votre événement l'année dernière, prévoyez le même nombre cette année.
Il est important de trouver le bon chiffre. Si votre estimation est trop basse, le prix des billets risque d'être trop élevé et moins de gens viendront. Si vous devinez trop haut, le prix des billets risque d'être trop bas et vous perdrez de l'argent.
5. Inclure les parrainages et les dons en nature
Les parrainages proviennent généralement d'entreprises qui offrent un soutien financier ou aident à promouvoir votre événement. Les dons en nature sont des contributions non monétaires, telles que des lieux gratuits, des services de restauration ou des divertissements, qui réduisent vos dépenses globales.
Calculez clairement la valeur totale de ces contributions. Supposons que votre association ait obtenu 3 000 dollars de parrainage en espèces et 2 000 dollars de dons pour des services de restauration et de location de salles. Le total s'élèvera alors à 5 000 $.
Cet ajustement vous aide à fixer des prix plus précis pour les billets en compensant une partie des coûts de votre événement et de votre objectif de collecte de fonds.
Votre besoin de financement total correspond à l'ensemble des recettes que votre événement doit générer pour couvrir les coûts et soutenir votre cause. Ce calcul oriente l'ensemble de votre stratégie de tarification.
La formule :
(Coût total de l'événement + objectif de collecte de fonds) - (sponsors et dons confirmés) = Financement nécessaire provenant de la vente de billets
Exemple de calcul :
Coût de l'événement : $4,450
Objectif de collecte de fonds : 8 000
Sponsors confirmés : 2 000
Montant requis pour les billets : 10 450
Si vous attendez 100 participants, le prix moyen du billet doit être de 104,50 $. Cette base vous aidera à décider si vous devez fixer un prix uniforme ou créer des options progressives.
Conseil de pro: ajoutez 10 à 15 % à votre calcul pour les coûts imprévus ou une fréquentation inférieure aux prévisions. Cette réserve permet d'éviter que votre événement ne devienne une perte financière si les prévisions ne sont pas atteintes.
Utilisez notre calculateur pour connaître le montant total du financement nécessaire grâce à la vente de billets.
7. Calculer le prix de base du billet
Une fois que vous savez combien de recettes doivent provenir de la vente de billets, il est temps de calculer le prix des billets.
Prix de base du billet = recettes totales/nombre estimé de participants
Par exemple, si votre chiffre d'affaires est de 19 000 dollars et que vous attendez 150 participants, le prix du billet sera de 126 dollars .
Conseil de pro : envisagez d'arrondir légèrement ce chiffre pour tenir compte des coûts imprévus ou pour offrir des options de tarification échelonnées, comme un accès VIP ou des réductions pour les premiers arrivés.
Utilisez notre calculateur pour fixer avec précision le prix de base du billet pour votre collecte de fonds.
Calculatrice de prix pour les billets d'événements de collecte de fonds
Calculateur de prix des billets
Ce que vos donateurs paieront par billet
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8 stratégies de tarification intelligentes pour les événements à but non lucratif
1. Réductions pour l'inscription anticipée
Les réductions pour l'achat de billets en avance sont un moyen simple de fixer le prix des billets. Elles vous permettent d'inciter les gens à acheter des billets à l'avance et de susciter l'enthousiasme pour votre événement.
Le Chaban Ukrainian Dance Group a offert des billets à tarif préférentiel avec des dates et des étiquettes claires. Zeffy vous permet d'ajouter facilement des réductions pour lève-tôt à votre page de billets. Cette approche claire montre aux gens qu'ils bénéficient d'une offre spéciale pour une courte période, ce qui les incite à acheter rapidement.
2. Tarification différenciée pour l'accessibilité
La tarification échelonnée consiste à proposer différents types de billets à des prix différents. Par exemple, vous pouvez vendre des billets d'entrée générale à un prix inférieur et des billets VIP à un prix supérieur avec des avantages supplémentaires.
C'est l'une des meilleures façons de fixer le prix des billets, car elle permet à un plus grand nombre de personnes d'assister à votre événement tout en vous aidant à atteindre vos objectifs de collecte de fonds. Elle permet également de mieux gérer les foules.
La chambre de commerce de New Glarus utilise des prix échelonnés pour inclure tout le monde à son festival de la bière, du bacon et du fromage. Elle vend des bracelets normaux et des bracelets moins chers pour les personnes qui ne boivent pas d'alcool, qui peuvent ainsi venir à moitié prix. Cette approche rend l'événement plus inclusif tout en maintenant les recettes.
3. Billets gratuits grâce au parrainage
Transformez les sponsors ponctuels en partenaires à long terme en proposant des niveaux de parrainage clairs et abordables. Créez deux ou trois formules correspondant à ce que les entreprises locales peuvent raisonnablement offrir, par exemple 100, 500 et 1 000 dollars.
En retour, offrez des avantages tels que l'apposition de votre logo sur les bannières de l'événement, des mentions lors des annonces, l'inclusion dans votre lettre d'information électronique ou des fonctions dans les médias sociaux. Assurez-vous que chaque niveau offre une valeur visible et un lien clair avec votre mission afin que les sponsors se sentent reconnus et investis.
L'Associated Roofing Contractors of Oregon & SWW a créé différents niveaux de parrainage pour sa collecte de fonds. Cela a permis aux petites et grandes entreprises de participer. Il y avait de tout, des sponsors de titre onéreux aux sponsors de trou moins chers, chacun offrant des avantages différents.
Conseil de mise en œuvre: demandez des sponsors 6 à 8 semaines avant de commencer à vendre des billets. Lorsque vous savez que vous avez des sponsors, vous pouvez vendre des billets à moindre coût, ce qui incite plus de gens à venir.
4. Réductions pour les groupes, les familles ou les étudiants
Proposez des réductions aux groupes, aux familles et aux étudiants afin que davantage de personnes puissent assister à votre événement. C'est aussi un excellent moyen de renforcer les liens avec les écoles, les clubs et les organisations communautaires locales.
La tarification dégressive permet aux gens de payer ce qu'ils peuvent se permettre à l'intérieur d'une fourchette que vous fixez. Cette approche encourage la participation tout en maintenant la viabilité financière.
Par exemple, la Theater Company of Lafayette a lancé une campagne Pay What You Can - Vanya and Sonia and Masha and Spike. En proposant une échelle de dons flexible, les organisations à but non lucratif peuvent attirer un public plus large.
Conseil de pro: pour une mise en œuvre efficace, communiquez clairement sur les options de paiement et sur la façon dont chaque contribution soutient directement la mission de votre association.
6. Paquets complémentaires à prix réduit
Vendez des choses supplémentaires comme des repas, des places de parking ou des articles spéciaux avec une petite réduction lorsque les gens les achètent avec des billets. Cela donne plus de valeur aux gens et vous aide à collecter plus de fonds.
Shady Pines Radio vend des cartes de camping et des places de parking avec les billets du festival. Elle permet également aux gens d'acheter des repas pour les artistes, ce qui aide ces derniers et rend l'événement plus spécial.
7. Ventes flash à durée limitée
Les ventes flash créent un sentiment d'urgence, encourageant les participants à prendre des décisions rapides alors qu'ils auraient pu hésiter. Elles rendent également les événements plus accessibles à ceux qui n'auraient peut-être pas pu y assister à plein tarif. Les réductions de courte durée permettent à un plus grand nombre de personnes de venir à votre événement.
8. Plans de paiement flexibles
Les plans de paiement permettent d'acheter des billets coûteux en versant de plus petits montants au fur et à mesure. Cette méthode fonctionne le mieux pour les billets coûtant 100 $ ou plus.
Ne proposez des plans de paiement que si vous pouvez suivre les paiements de manière fiable. Si vous ne disposez pas de bons systèmes, vous passerez plus de temps à suivre les paiements que les ventes supplémentaires n'en valent la peine.
Paiements fractionnés: Divisez le coût du billet en 2 ou 3 versements à échéances fixes.
Plans mensuels: Prévoir 3 à 6 paiements mensuels avant l'événement.
Option de dépôt: 50 % à l'avance, le reste à l'approche de la date de l'événement.
5 conseils pour communiquer les prix des événements aux participants
Une communication claire sur les prix permet d'instaurer la confiance et de réduire les hésitations lorsque les gens envisagent d'acheter des billets. Votre objectif est de rendre la valeur évidente tout en répondant d'emblée aux préoccupations les plus courantes.
Commencez par les avantages: Montrez ce qui est inclus et comment leur billet soutient votre mission.
Soyez transparent sur les coûts: Expliquez simplement à quoi sert l'argent des billets.
Abordez la question de l'accessibilité financière dès le début: Mentionnez d'emblée les possibilités de bénévolat ou les options d'échelle mobile.
Utilisez un langage clair et simple: Évitez le jargon des organisations à but non lucratif qui sème la confusion dans l'esprit des participants potentiels.
Expliquez les augmentations de prix: Si les prix augmentent à l'approche de l'événement, communiquez clairement les délais.
Dernières réflexions sur les stratégies de tarification des billets pour les événements à but non lucratif
La tarification stratégique des billets demande de la pratique, mais les principes de base sont simples. Calculez vos coûts, fixez des objectifs clairs et fixez vos prix en fonction de l'accessibilité et de la durabilité.
Suivez ce qui fonctionne pour chaque événement. Quelles sont les catégories de billets qui se vendent le plus rapidement ? Comment les participants réagissent-ils aux différents prix ? Utilisez ces données pour affiner votre stratégie tarifaire au fil du temps.
Plus important encore, fixez vos prix en toute confiance. Lorsque vous comprenez vos chiffres et que vous communiquez clairement votre valeur, les sympathisants sont plus enclins à investir dans votre mission.
La plateforme que vous choisissez a également son importance. Recherchez des outils de billetterie qui n'entament pas votre collecte de fonds par des frais cachés ou des structures de prix compliquées. La plateforme de billetterie 100% gratuite de Zeffy supprime tous les frais supplémentaires, rationalisant ainsi le processus afin que les organisations à but non lucratif puissent maximiser chaque dollar collecté tout en garantissant une expérience transparente pour les participants.
FAQ sur les stratégies de tarification des événements à but non lucratif
Tout d'abord, notez les coûts du lieu, les dépenses liées à l'événement et l'objectif de la collecte de fonds. Déterminez ensuite votre seuil de rentabilité en divisant vos coûts totaux par le prix du billet le plus bas. Vous saurez ainsi combien de billets vous devez vendre pour gagner de l'argent.
Pensez à ce que votre public peut se permettre et au nombre de personnes qui ont assisté aux événements précédents. Une bonne façon de fixer les prix est la suivante : 60 % de billets bon marché, 30 % de billets à prix moyen et 10 % de billets chers : 60 % de billets bon marché, 30 % de billets à prix moyen et 10 % de billets chers.
Les coûts indirects comprennent le temps du personnel, le marketing, l'assurance, la gestion des bénévoles et le travail de suivi. N'oubliez pas les coûts technologiques tels que les logiciels d'organisation d'événements, les frais de paiement et les outils de communication. Ces coûts cachés peuvent représenter 15 à 25 % de votre budget total.
Grâce à la plateforme de collecte de fonds et de billetterie 100% gratuite de Zeffy, vous pouvez éviter une grande partie de vos coûts indirects et conserver tous les fonds collectés lors de votre événement.
Un bon retour sur investissement pour les événements à but non lucratif se situe généralement entre 2:1 et 4:1 (pour chaque dollar dépensé, vous collectez entre 2 et 4 dollars). Il faut toutefois tenir compte des retours financiers et non financiers, comme l'acquisition de nouveaux donateurs, l'engagement des bénévoles et l'accroissement de la notoriété. Les événements organisés pour la première fois peuvent viser un rapport de 1,5:1, tandis que les événements annuels bien établis devraient viser un rapport de 3:1 ou plus.
Pour les galas de luxe, commencez par calculer le coût du lieu et de la nourriture par personne. Ajoutez 40 à 60 % de plus pour votre objectif de collecte de fonds. Créez ensuite des billets VIP pour des expériences spéciales. Pensez à ce que les gens peuvent se permettre - les entreprises peuvent payer plus de 200 dollars, tandis que les membres de la communauté préfèrent 75 à 150 dollars.
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