La compréhension de la structure organisationnelle de votre association a un impact direct sur l'efficacité opérationnelle et la réussite de votre mission. Un organigramme bien conçu ne se contente pas d'indiquer les relations hiérarchiques : il clarifie les voies de décision, réduit les obstacles à la communication et aide les nouveaux membres de l'équipe à comprendre rapidement leur rôle.
Que vous lanciez une nouvelle association ou que vous restructuriez une association existante, ce guide vous montre comment créer un organigramme qui améliore la collaboration entre les membres de l'équipe et l'efficacité opérationnelle. Découvrez les différentes structures d'organigramme et les stratégies de mise en œuvre qui correspondent aux besoins uniques de votre association.
Table des matières
Qu'est-ce qu'un organigramme d'association ?
Quels sont les éléments clés d'un organigramme d'une organisation à but non lucratif ?
6 types d'organigrammes pour les organisations à but non lucratif
Comment créer un organigramme d'association
Derniers mots sur l'organigramme des organisations à but non lucratif
FAQ sur l'organigramme des organisations à but non lucratif
Qu'est-ce qu'un organigramme d'association ?
L'organigramme d'une organisation à but non lucratif est une représentation visuelle de la structure interne de votre organisation, montrant les relations entre les différents niveaux et départements. Il s'agit d'une feuille de route qui décrit les titres, les responsabilités et la structure d'autorité au sein de votre organisation.
Votre organigramme dépend de l'échelle et de la taille de votre association. La plupart des associations ont un conseil d'administration au sommet et des employés en dessous, en fonction de leurs rôles spécifiques.
Un tableau bien défini et bien conçu vous aide dans les domaines suivants :
- Permet une communication ouverte : Le diagramme montre la structure hiérarchique et le flux de travail de l'organisation, ce qui aide les gens à communiquer et à travailler ensemble.
- Rationalise les décisions : Il clarifie le pouvoir de décision en identifiant les bonnes personnes à contacter lorsque vous avez besoin de réponses ou d'approbations.
- Favorise la responsabilisation : Il montre la hiérarchie au sein de l'organisation. Définit les rôles et les responsabilités des employés, des membres du conseil d'administration et des bénévoles afin d'éviter toute confusion et de garantir la responsabilité.
- Facilite l'intégration : Un organigramme complet simplifie le processus d'intégration et permet aux nouveaux membres de bien comprendre la structure organisationnelle des organisations à but non lucratif.
- Renforce la transparence: Les donateurs, les bénévoles et les partenaires peuvent comprendre comment l'organisation est structurée, ce qui favorise la confiance et la crédibilité de votre organisation.
Quels sont les éléments clés d'un organigramme d'une organisation à but non lucratif ?
1. La gouvernance
Le conseil d'administration est l'organe directeur d'une organisation à but non lucratif. Il assure le contrôle stratégique et financier de l'organisation afin d'en garantir le bon fonctionnement. Les membres du conseil d'administration déterminent les programmes qui seront financés au cours de l'année. Ils veillent également à ce que l'organisation respecte ses statuts et apportent leur soutien à la collecte de fonds.
La taille de votre conseil d'administration dépend des exigences fédérales et nationales, mais la plupart des lois exigent que les organisations à but non lucratif comptent au moins trois membres au sein de leur conseil d'administration.
2. L'administration
La gouvernance assure le contrôle, mais c'est l'administration qui gère les opérations. Elle élabore le plan stratégique de l'association, son budget annuel et les initiatives de collecte de fonds pour l'année. Le personnage clé de cette structure est le directeur exécutif, qui rend compte au conseil d'administration de l'association.
D'autres fonctions clés au sein de l'administration sont celles de directeur financier, de directeur du développement, de responsable du marketing, etc.
3. Les programmes
Vos équipes de programme exécutent directement la mission de votre association par le biais de la prestation de services et de l'engagement communautaire. Cette section de votre organigramme doit clairement définir les rôles des responsables de programme, des coordinateurs et des spécialistes chargés de la mise en œuvre des initiatives.
Incluez à la fois des programmes permanents et des équipes de projet temporaires afin de présenter l'ensemble de votre champ d'action opérationnel.
6 types d'organigrammes pour les organisations à but non lucratif
1. Organigramme hiérarchique
La structure hiérarchique suit un flux d'autorité clair du haut vers le bas, avec le conseil d'administration et la direction exécutive au sommet.
Chaque niveau suivant rend compte à celui qui le précède, créant ainsi des niveaux de gestion distincts, des chefs de service au personnel des programmes. Cette structure pyramidale traditionnelle définit clairement les relations hiérarchiques et le pouvoir de décision.
Pour
- Une structure simple, facile à comprendre et à mettre en place
- suit une chaîne de commandement claire et clarifie les relations hiérarchiques
Cons
- Crée des barrières de communication entre les niveaux
- Il est difficile de montrer la transversalité, car il n'est pas possible d'expliquer comment les équipes unissent leurs forces ou partagent les tâches au sein de l'organisation.
2. Organigramme plat
Ce diagramme est l'opposé d'un diagramme hiérarchique avec moins de niveaux de gestion, car la plupart des membres rendent compte aux dirigeants du même niveau. La direction de haut niveau se trouve au centre de l'organigramme. Les autres rôles sont construits horizontalement à partir de là.
Par rapport à une structure hiérarchique, chacun a tendance à partager davantage de responsabilités et d'autorité.
Pour
- Encourage une communication ouverte et une plus grande collaboration entre les membres du personnel
- Favoriser l'autogestion et renforcer la capacité de prise de décision de chaque employé
Cons
- En l'absence de niveaux d'autorité clairs, il peut être difficile de savoir qui s'occupe de certaines tâches ou décisions.
- Les cadres peuvent être débordés car ils doivent gérer un plus grand nombre de personnes sans l'aide des cadres intermédiaires.
3. Organigramme fonctionnel
Un organigramme fonctionnel structure une organisation à but non lucratif en fonction de départements ou de fonctions spécifiques. Il peut s'agir de la collecte de fonds, du marketing, des ressources humaines, des finances, etc.
L'organigramme d'une association commence par la direction générale, puis les chefs de service et leurs équipes respectives. La structure indique qui s'occupe de quel domaine au sein de l'association, ce qui facilite l'établissement de rapports et la gestion.
Pour
- Rationaliser la prise de décision dans les différents domaines fonctionnels d'une organisation
- Facilite la spécialisation et définit une chaîne de commandement claire
Cons
- Manque de collaboration et de communication entre les services
- Les départements peuvent développer leurs propres priorités, ce qui entraîne des conflits entre les équipes.
4. Organigramme des divisions
L'organigramme divisionnaire structure votre association en divisions ou unités distinctes en fonction de leurs programmes, projets ou régions géographiques. Chaque division travaille de manière indépendante avec ses propres services et responsables, tandis que le responsable de la division rend compte au directeur général ou au conseil d'administration.
C'est comme s'il y avait des mini-organisations au sein de l'organisation à but non lucratif, où chaque division a un rôle distinct mais vise à étendre l'impact de sa mission. Cette structure permet à l'organisation de se concentrer sur des régions ou des domaines spécifiques.
Pour
- Chaque division se concentre sur un domaine spécifique qui permet d'obtenir de meilleurs résultats.
- Une plus grande autonomie et une prise de décision rapide avec les divisions
Cons
- Les divisions peuvent avoir des départements similaires, comme la finance ou le marketing, ce qui entraîne des doubles emplois inutiles et des coûts plus élevés.
- Chaque division travaillant de manière indépendante, il est difficile de maintenir des politiques cohérentes.
5. Organigramme de la matrice
La matrice représente les départements fonctionnels horizontalement en haut de la page, tandis que les programmes ou projets spécifiques sont listés verticalement. Les membres du personnel apparaissent aux intersections où leur rôle est lié à la fois aux domaines fonctionnels et aux responsabilités du programme.
Pour
- Des employés de différents services travaillent ensemble, ce qui permet de partager l'expertise.
- Facilite l'allocation des ressources entre les différents secteurs d'une organisation à but non lucratif
Cons
- Le fait d'avoir de nombreux responsables peut créer une certaine confusion quant à la personne à suivre et à qui rendre compte.
- Les managers peuvent avoir des objectifs différents, ce qui entraîne des conflits entre les équipes ou les départements.
6. Organigramme de la ronde
L'organigramme circulaire place la direction au centre, les équipes rayonnant vers l'extérieur en cercles concentriques. Cette conception met l'accent sur les relations de collaboration tout en maintenant des structures hiérarchiques claires, montrant comment tous les rôles soutiennent la mission principale de l'organisation.
Pour
- Encourage le travail d'équipe en montrant que tout le monde est connecté et fait partie d'un système unifié
- Elle met l'accent sur l'égalité, ce qui permet aux employés de se sentir plus impliqués et valorisés.
Cons
- Le manque de clarté de la chaîne de commandement fait qu'il est difficile de savoir qui s'occupe de telle ou telle tâche ou de tel ou tel choix.
- Alors que tout semble connecté, les voies de communication peuvent s'enchevêtrer
Comment créer un organigramme d'association
1. Décrire les rôles et les services clés
La première étape consiste à bien comprendre le fonctionnement de votre association. Vous devez savoir qui occupe les postes de direction et quels sont les différents services qui composent votre organisation. Cela vous aidera à créer un organigramme qui reflète votre véritable structure.
Commencez par dresser une liste des personnes de haut niveau, comme les membres du conseil d'administration et les cadres. Notez les principaux départements ou fonctions de votre organisation, notamment le marketing, les opérations, les finances et les ressources humaines. Définissez ensuite les postes au sein de chacun d'entre eux, ainsi que leurs responsabilités.
2. Définir les lignes hiérarchiques et la hiérarchie
Commencez par dresser la carte des principales relations hiérarchiques de votre association, en commençant par la supervision du directeur exécutif par le conseil d'administration. Documentez à la fois les relations de supervision directe et les collaborations interfonctionnelles qui favorisent la réussite du programme.
Établissez des distinctions claires entre les rôles de direction stratégique et les postes de gestion opérationnelle, tout en mettant en évidence les liens interdépartementaux importants qui soutiennent l'exécution de la mission. Votre diagramme doit permettre à chaque membre de l'équipe de comprendre immédiatement les voies de décision.
3. Choisir la bonne structure graphique
Choisissez un style d'organigramme adapté à la structure, à la taille et aux services de votre organisation.
Un organigramme hiérarchique ou descendant convient mieux aux petites ou nouvelles organisations à but non lucratif dont les rôles sont limités. Les grandes organisations comportant de nombreux services peuvent utiliser un organigramme fonctionnel. Si vous travaillez à l'échelle mondiale, une matrice ou un organigramme de division peut s'avérer plus efficace.
Quel que soit le tableau choisi, il doit définir clairement les rôles et les liens hiérarchiques.
4. Concevoir la structure organisationnelle de l'organisation à but non lucratif
Les organigrammes professionnels nécessitent les bons outils numériques pour être clairs et faciles à mettre à jour. Choisissez une plateforme qui permet un partage facile et des mises à jour rapides pour maintenir la précision.
Les options les plus courantes sont les suivantes :
- Canva: Cette plateforme de conception en ligne propose des modèles gratuits et payants d'organigrammes. Vous pouvez les modifier pour les adapter à l'image de marque de votre organisation.
- Airtable : Airtable vous permet de créer un organigramme personnalisé et de le rendre accessible en ligne à tous les membres de votre équipe.
- Microsoft Office: Microsoft Word, PowerPoint et Excel sont tous dotés d'illustrations d'organigrammes.
5. Le rendre accessible et le réviser
Intégrez votre organigramme dans le système central de gestion des connaissances de votre association. Hébergez-le sur des plateformes en nuage comme Google Drive ou SharePoint pour un accès universel à l'équipe.
Planifier des révisions trimestrielles avec les chefs de service afin de prendre en compte les changements de rôle, les nouveaux postes et l'évolution des relations hiérarchiques. Inclure la dernière version dans les documents d'intégration et les communications de l'équipe pour maintenir la clarté de l'organisation.
Meilleures pratiques à suivre lors de la conception d'organigrammes d'organisations à but non lucratif
1. Ajouter des informations pertinentes
Un organigramme détaillé est essentiel dans le monde du travail à distance ou hybride d'aujourd'hui - incluez le nom de chaque personne, l'intitulé de son poste et ses coordonnées. Cela permet aux membres de l'équipe de savoir qui contacter lorsqu'ils ont besoin d'aide. Grâce à ces informations, le personnel peut trouver la bonne personne à qui s'adresser en cas de problème ou de question.
2. Utiliser des couleurs et des formes différentes
Lorsque vous créez votre tableau, utilisez des formes et des couleurs différentes pour identifier clairement les départements et les niveaux. Essayez une forme pour les directeurs, une autre pour les chefs de service et une troisième pour les autres membres du personnel.
Utilisez des couleurs différentes pour chaque département ou fonction principale. Ces repères visuels permettent à chaque membre de naviguer facilement dans le tableau et de comprendre sa place au sein de l'organisation.
3. Limiter le nombre de flèches et de symboles
Votre organigramme n'est pas simplement une visualisation ou une carte de la structure de votre association. Son but est de mettre en évidence les relations hiérarchiques et d'aider les employés à travailler plus efficacement. Veillez à ce qu'il soit aussi clair que possible.
Réduisez le nombre de symboles différents et de flèches ou de lignes de connexion que vous ajoutez. Un trop grand nombre de lignes peut rendre votre graphique trop lourd et difficile à parcourir.
4. Former le personnel à l'utilisation de l'organigramme
Chaque membre de votre association doit savoir comment accéder à l'organigramme et l'utiliser.
Fournir une formation sur la structure de l'organigramme sélectionné et sur la manière dont elle est liée à leur rôle spécifique afin de développer une compréhension commune de la structure de votre organisation à but non lucratif.
La compréhension des relations hiérarchiques est essentielle pour une collaboration et une prise de décision efficaces au sein de l'organisation. Cette connaissance permet aux membres de l'équipe de naviguer efficacement dans les processus internes tout en conservant une responsabilité claire.
Derniers mots sur les organigrammes des organisations à but non lucratif
Un organigramme bien conçu transforme des relations hiérarchiques abstraites en cadres opérationnels clairs pour la réussite. Au-delà de la cartographie de la hiérarchie, il permet d'identifier les lacunes structurelles, d'améliorer les flux de communication et d'aligner les équipes sur votre mission.
Gardez votre tableau dynamique en l'adaptant à la croissance de l'organisation et à l'évolution des besoins des programmes. Ce document doit évoluer en même temps que votre association, afin de favoriser des opérations efficaces et des voies de décision claires qui font progresser l'impact de votre mission.
Faites le premier pas vers la construction d'une base solide pour votre organisation à but non lucratif. Commencez par des services de constitution gratuits qui vous aideront à établir correctement votre organisation, puis développez la structure organisationnelle qui fera avancer votre mission.
