Une gouvernance efficace des organisations à but non lucratif est l'épine dorsale des organisations qui réussissent, car elle favorise l'accomplissement de la mission et assure la viabilité à long terme. La gouvernance englobe essentiellement la prise de décisions stratégiques, le contrôle financier et le leadership éthique d'un conseil d'administration dévoué.
La maîtrise des pratiques de gouvernance est essentielle pour conserver la confiance des donateurs, se conformer aux réglementations et maximiser l'impact social. Dans ce guide, vous explorerez les composantes essentielles de la gouvernance des organisations à but non lucratif, des rôles et responsabilités du conseil d'administration aux meilleures pratiques et modèles de gouvernance.
Apprenez à constituer un conseil d'administration diversifié et engagé, à mettre en œuvre des mécanismes de contrôle efficaces et à relever les défis courants en matière de gouvernance pour gérer avec succès une organisation à but non lucratif.
Table des matières :
Qu'est-ce que la gouvernance des organisations à but non lucratif et pourquoi est-elle importante ?
Rôles et responsabilités des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
4 types de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
4 modèles de gouvernance des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
Derniers mots sur la gouvernance des organisations à but non lucratif
FAQ sur la gouvernance des organisations à but non lucratif
Qu'est-ce que la gouvernance des organisations à but non lucratif et pourquoi est-elle importante ?
La gouvernance d'une organisation à but non lucratif guide la manière dont elle est dirigée et contrôlée, en englobant les systèmes, les processus et les pratiques de prise de décision. Une gouvernance efficace permet à l'organisation de remplir sa mission tout en respectant les normes éthiques et l'intégrité financière.
La bonne gouvernance a un impact sur la capacité d'une organisation à atteindre ses objectifs et à conserver la confiance du public. Elle implique la prise de décisions stratégiques, la surveillance financière et l'élaboration de politiques, autant d'éléments cruciaux pour la viabilité à long terme.
Une gouvernance efficace joue également un rôle essentiel dans les relations avec les donateurs et le respect de la réglementation, en démontrant la responsabilité, la transparence et l'engagement envers la mission. Cela permet d'asseoir la crédibilité, d'attirer des financements et de garantir le respect de la législation et de l'éthique.
Si le conseil d'administration est au cœur de la gouvernance, celle-ci implique que la direction générale, le personnel et les principales parties prenantes travaillent ensemble pour orienter l'organisation vers ses objectifs et défendre ses valeurs et ses responsabilités à l'égard de la communauté.
Rôles et responsabilités des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
1. Surveillance et responsabilité
Les membres du conseil d'administration aident les organisations à concevoir de nouveaux services et programmes, à renforcer la mission de l'organisation et à atteindre ses objectifs.
Le comité de gouvernance défend également les intérêts de l'ensemble de l'organisation et parle à la communauté de ses services et de son impact social. En outre, il est chargé de recruter un directeur exécutif (DE) ou un PDG pour superviser le personnel et les bénévoles.
2. Obligations légales et fiduciaires
Le conseil d'administration joue un rôle crucial dans la surveillance financière. Cette responsabilité comprend
- Approuver les budgets et les plans financiers
- Superviser les audits et examiner les états financiers
- Fixer la rémunération du directeur exécutif
Le conseil d'administration établit des politiques visant à protéger les actifs de l'organisation et à prévenir les erreurs de gestion financière. Il joue également un rôle essentiel dans le maintien du statut d'exonération fiscale de l'organisation en veillant à ce que les documents et les informations fiscales nécessaires soient soumis en temps voulu aux autorités compétentes.
3. Contribution active et planification stratégique
Les membres du conseil d'administration sont également impliqués dans les pratiques de collecte de fonds. Les organisations à but non lucratif peuvent définir des attentes claires quant au type de participation qu'elles attendent dans la planification de campagnes ou d'événements.
Par exemple, le conseil d'administration peut utiliser ses relations sociales pour obtenir des dons et du soutien. Les membres peuvent également passer en revue les programmes et services en cours afin de les contrôler et d'abandonner ceux qui ne favorisent pas la croissance. En se concentrant sur des initiatives ayant plus d'impact, les membres du conseil d'administration peuvent s'assurer que l'association maximise son potentiel.
4 types de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
Conseil d'administration ou conseil consultatif
Conseils d'administration et conseils d'entreprise
5 bonnes pratiques en matière de gouvernance des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
1. Une communication régulière et efficace
Les changements de direction ou les interruptions de financement peuvent affecter les fonctions internes de l'association. Des réunions régulières du conseil d'administration permettent d'identifier plus rapidement les problèmes grâce à des mises à jour régulières. Un espace de réunion familier favorise également la transparence et encourage les membres à s'exprimer.
Pour que les discussions avec les membres du conseil d'administration soient productives, essayez de.. :
- Clarifier la contribution de chacun à l'OBNL en rédigeant des descriptions de poste claires.
- Informer les membres du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif de l'ordre du jour et de l'heure de la réunion une semaine à l'avance, afin qu'ils puissent venir préparés et informés.
2. Évaluations régulières du conseil d'administration
Un calendrier cohérent pour l'évaluation des membres du conseil aidera votre organisation à identifier les lacunes. L'objectif doit être de mesurer leur performance par rapport à la mission de l'organisation.
Pour une prise de décision éclairée :
- Évaluer les membres du conseil d'administration et la structure des comités
- Changer de direction ou recruter de nouveaux membres du conseil d'administration en tant que bénévoles, si nécessaire.
- Désigner le président du conseil d'administration comme responsable de l'évaluation ou faire appel à un tiers indépendant.
- Établir un calendrier pour se concentrer sur l'évaluation
- Former des comités de gestion chargés de superviser des domaines spécifiques et de procéder à des évaluations
3. Diversité et inclusion au sein du conseil d'administration
La gestion de votre association doit refléter la communauté et la cause que vous souhaitez servir. Promouvoir la diversité et l'inclusion au sein du conseil d'administration :
- Encourager un dialogue ouvert entre les membres afin de prendre en compte des perspectives variées
- Élaborer des politiques de non-discrimination en termes de race, d'âge, de sexe et de handicap.
- Rechercher la diversité en termes d'ethnicité, d'expertise, d'âge, de sexe et d'origine socio-économique.
La diversité et l'inclusion des membres du conseil d'administration le rendront crédible, permettront d'avoir des perspectives différentes et renforceront l'impact social de l'organisation.
4. Formation et développement du conseil d'administration
Pour s'assurer que les nouveaux membres du conseil d'administration comprennent leur rôle et leurs responsabilités, ainsi que les principales réglementations des organisations à but non lucratif, envisagez de mettre en œuvre les pratiques suivantes :
- Organiser une séance d'orientation pour les membres du conseil d'administration
- Couvrir l'histoire, les statuts, la mission et les pratiques de gouvernance de votre association.
- Faire de la présence aux réunions du conseil d'administration une norme afin d'assurer une participation active.
- Organiser des ateliers et des webinaires en tant que ressources éducatives
- Aligner l'agenda de l'orientation sur les objectifs et la mission de votre organisation
5. L'archivage
La tenue de registres précis et complets est fondamentale pour une gouvernance efficace des organisations à but non lucratif. Elle garantit la transparence, facilite la prise de décision et soutient la conformité légale.
Voici comment optimiser la tenue de vos dossiers :
- Mettre en place un système numérique robuste: Utilisez un logiciel sécurisé basé sur le cloud pour stocker et organiser les documents, en les rendant facilement accessibles aux membres autorisés du conseil d'administration.
- Rédiger des procès-verbaux détaillés des réunions du conseil d'administration: Consignez les principales discussions, décisions et mesures à prendre. Indiquez les présences, les résultats des votes et les éventuelles opinions divergentes.
- Documentez méticuleusement les transactions financières: Conservez des registres détaillés de tous les revenus, dépenses et actifs. Cela facilite le contrôle financier et simplifie les processus d'audit.
- Conserver les informations relatives aux donateurs en toute sécurité: Maintenir à jour les dossiers des donateurs, y compris leurs coordonnées, l'historique de leurs dons et leurs préférences en matière de communication. Assurer la conformité avec les réglementations en matière de protection des données.
- Conserver les documents juridiques et réglementaires: Conservez des copies des statuts, des lettres de détermination de l'IRS, des déclarations fiscales annuelles et d'autres documents juridiques essentiels dans un endroit sûr et facilement accessible.
- Établir une politique de conservation: Élaborer une politique claire indiquant la durée de conservation des différents types de documents et la manière dont ils doivent être éliminés en toute sécurité lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
- Sauvegardes régulières et mesures de sécurité: Mettre en place des sauvegardes régulières des données et des mesures de cybersécurité solides pour protéger les informations sensibles contre la perte ou la violation.
En donnant la priorité à la tenue méticuleuse des dossiers, votre association peut renforcer sa responsabilité, rationaliser ses opérations et instaurer un climat de confiance avec les parties prenantes. Utilisez le logiciel de gestion des donateurs 100% gratuit de Zeffy pour organiser et sécuriser efficacement vos données critiques, ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur votre mission et moins sur les tâches administratives.
4 modèles de gouvernance des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
1. Modèle traditionnel
Le modèle traditionnel de gouvernance des organisations à but non lucratif prévaut aux États-Unis depuis des décennies, le conseil d'administration adoptant une approche pratique de la direction de l'organisation. Ce modèle ressemble beaucoup aux conseils d'administration des petites associations, où les administrateurs s'engagent activement dans des rôles opérationnels et administratifs.
Les membres du conseil d'administration sont profondément impliqués dans la planification stratégique, l'allocation du budget et la supervision des comités de gouvernance. L'un des principaux défis de ce modèle est de trouver le bon équilibre entre la gestion des opérations quotidiennes et le maintien d'une surveillance stratégique à long terme. Cette approche permet au conseil d'administration de s'impliquer pleinement, mais nécessite une gestion rigoureuse du temps afin que les tâches quotidiennes n'éclipsent pas les objectifs stratégiques.
2. Modèle de gouvernance politique (modèle Carver)
Ce modèle de gouvernance rend le conseil d'administration responsable de l'ASBL. Il existe une séparation claire entre les rôles du conseil d'administration et ceux des bénévoles ou du personnel. Dans le modèle de Carver, le conseil d'administration
- L'accent est mis sur l'élaboration de politiques organisationnelles
- délègue des responsabilités au directeur général et aux membres du personnel
- Participe à la planification de la stratégie à haut niveau tandis que le DE met en œuvre ses décisions
- Ne fait pas de microgestion
3. Modèle de conseil consultatif
Le modèle du conseil consultatif offre une approche flexible de la gouvernance des organisations à but non lucratif, complétant le conseil d'administration principal sans détenir d'autorité légale. Ce modèle apporte une expertise spécialisée pour guider les décisions stratégiques et les opérations de l'organisation.
Les membres du conseil consultatif possèdent généralement des connaissances approfondies dans des domaines essentiels tels que la conformité juridique, la cybersécurité, la finance ou des domaines spécifiques à l'industrie. Leur rôle va au-delà de l'orientation interne, car ils servent souvent de défenseurs externes, tirant parti de leurs réseaux pour améliorer les efforts de collecte de fonds et élargir la portée de l'organisation à but non lucratif.
Ce modèle est particulièrement avantageux pour les organisations à but non lucratif qui souhaitent bénéficier de perspectives diverses et de compétences spécialisées sans avoir à élargir leur conseil d'administration.
4. Modèle de gouvernance des mécènes
Le conseil d'administration collecte activement des fonds selon le modèle du mécénat. Ils contribuent à la cause et encouragent leur entourage lors d'événements de mise en réseau. Ce modèle met l'accent sur :
- Collecte de fonds et création de liens avec la communauté
- Engager les donateurs qui contribuent à la collecte de fonds
- Utiliser ses contacts personnels pour contribuer à l'organisation
Derniers mots sur la gouvernance des organisations à but non lucratif
L'évolution de votre organisation doit s'accompagner de celle de vos pratiques de gouvernance à but non lucratif. Réévaluez régulièrement la structure, la diversité et l'efficacité de votre conseil d'administration. Adoptez les nouvelles technologies et méthodologies qui peuvent améliorer la transparence et la prise de décision.
Une bonne gouvernance n'est pas seulement une question de conformité, mais aussi de création d'une culture d'amélioration continue et d'un leadership axé sur la mission. Pour soutenir vos efforts en matière de gouvernance, pensez à utiliser des outils qui simplifient les tâches administratives.
Les outils de collecte de fonds 100% gratuits de Zeffy pour les organisations à but non lucratif permettent à votre conseil d'administration de se concentrer sur les priorités stratégiques. En intégrant des outils puissants, vous donnerez à votre équipe de gouvernance les moyens d'avoir un plus grand impact sur les communautés que vous servez.
