Comment fixer le prix des billets pour un événement de collecte de fonds à but non lucratif en 2025 + Calculatrice gratuite

Fixer le prix des billets pour votre événement ne doit pas être un jeu de devinettes. Pourtant, de nombreux nouveaux dirigeants d'organisations à but non lucratif s'inquiètent de fixer des prix trop élevés ou trop bas.

Vous portez déjà douze casquettes différentes : coordinateur des bénévoles, responsable du marketing, contrôleur du budget, et vous devez maintenant devenir un stratège en matière de prix. La dernière chose que vous souhaitez, c'est de fixer un prix si élevé que personne ne viendra, ou si bas que vous devrez faire des pieds et des mains pour couvrir les frais à deux heures du matin la veille de l'événement.

Dans ce guide sur les stratégies de tarification des billets pour les événements de collecte de fonds, nous proposons un calculateur de prix qui fonctionne pour les organisations à but non lucratif de toutes tailles, ainsi que des formules pratiques, des stratégies réelles et des outils qui vous aideront à remplir les sièges et à financer votre cause.

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Calculatrice du prix des billets pour une collecte de fonds 

Prêt à fixer un prix parfait pour votre événement ? Utilisez notre calculateur gratuit de prix de billets d'événements pour savoir exactement comment fixer le prix de vos billets.

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Table des matières :

• 7 étapes pour fixer votre prix de base

• Critères de référence pour le prix moyen du billet 

• 9 stratégies de tarification intelligentes pour les événements des organisations à but non lucratif 

• Comment fixer le prix des billets pour un dîner de collecte de fonds ?

• Tarification de la billetterie : 3 erreurs à éviter

• Dernières réflexions sur les stratégies de tarification des billets pour les événements à but non lucratif

• FAQ sur les stratégies de tarification des événements à but non lucratif

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7 étapes pour fixer le prix de base du billet 

Formule : (Coût total de l'événement + objectif de collecte de fonds) - (parrainages et dons confirmés) = Financement nécessaire provenant de la vente de billets

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1. Fixez votre objectif de collecte de fonds

Vous n'êtes pas entré dans le monde associatif pour devenir un spécialiste des chiffres. Mais vous êtes là, à 23 heures, devant une feuille de calcul, à vous demander combien d'argent vous devez collecter sans effrayer tout le monde.

Votre objectif de collecte de fonds n'est pas seulement de "collecter de l'argent" - c'est la différence entre le maintien de vos programmes et l'envoi de ce redoutable courriel "nous supprimons des services".

Commencez par ce qui vous empêche de dormir : l'écart de 8 000 $ dans votre budget de fournitures scolaires ? Le fonds d'urgence est à zéro ? Choisissez un besoin spécifique et concrétisez-le. L'expression "collecter 8 000 dollars pour fournir des fournitures scolaires à 200 enfants" l'emporte à tous les coups sur "collecter de l'argent pour l'éducation".

Fixez un objectif principal réaliste assorti d'un objectif intermédiaire, ce qui vous permettra d'ajuster le prix ou d'ajouter des options supplémentaires si les premières ventes dépassent les attentes.

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2. Connaître son public 

Arrêtez de deviner ce que les gens peuvent se permettre et commencez à penser à ceux qui vont réellement venir. Attirez-vous des donateurs importants qui s'attendent à du champagne et à des enchères silencieuses, ou des parents occupés qui souhaitent simplement soutenir l'école sans se ruiner ?

Un billet de gala à 150 dollars semble raisonnable lorsque les gens s'attendent à un repas à trois plats. Ces mêmes 150 dollars pour une collecte de fonds communautaire décontractée ? Vous obtiendrez des grillons.

La bonne nouvelle : vous connaissez probablement mieux vos interlocuteurs que vous ne le pensez. Si la plupart de vos sympathisants sont des parents qui travaillent et qui jonglent avec les entraînements de football et le budget des courses, fixez vos prix en conséquence. Si vous courtisez des entreprises mécènes, ne sous-estimez pas votre impact.

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3. Déterminer le coût total de l'événement

Voici la partie qui vous empêche de dormir : tous ces coûts cachés auxquels vous n'avez pas pensé avant qu'il ne soit trop tard. Vous connaissez ce sentiment : vous budgétez les choses évidentes, puis vous vous rendez compte que vous avez oublié l'assurance ou que le lieu "gratuit" demande 200 dollars pour le nettoyage.

Pour éviter cela, calculez l'investissement total de votre événement en séparant les dépenses directes et indirectes :

Tout d'abord, calculez l'investissement total de votre événement en séparant les dépenses directes (coûts directement liés à l'expérience de l'événement) et les dépenses indirectes (coûts en coulisses) :

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Comment la Dearborn Educational Foundation a économisé plus de 2 000 dollars sur les coûts de l'événement 

Entre son tournoi de golf, la célébration du Mardi Gras, le Green Tie Dinner et le Spring Bazaar, Dearborn a utilisé PayPal pour collecter des fonds pour ces événements majeurs, gérant tout, de la vente de billets aux systèmes de tirage au sort. Mais la plateforme facturait des frais monstrueux.

Depuis qu'elle utilise Zeffy pour ses événements, la fondation a collecté 56 231 $ et économisé 2 812 $ de frais - de l'argent qui a été directement réinvesti dans le soutien aux élèves et aux enseignants au lieu d'être absorbé par les coûts de traitement.

"Nous sommes en mesure de reverser 100 % des fonds collectés et de réduire les tâches administratives. Zeffy nous a aidés à utiliser Excel pour suivre les inscriptions aux événements et à réduire la saisie de données dans QuickBooks.-ChastityTownsend, directrice exécutive

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Avec des outils comme Eventbrite, un billet de gala à 100 $ coûterait 3 % + 0,99 $ par billet, ce qui signifie que votre association perd environ 4 $ par billet. Pour 250 billets, cela représente ~1 000 $, soit votre budget audiovisuel. 

Avec Zeffy, 100 $ = 100 $ pour votre mission.

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4. Estimer le nombre de participants  

Examinez les événements que vous avez organisés par le passé pour savoir combien de personnes y participeront. Si vous êtes nouveau, vérifiez ce que des groupes similaires obtiennent pour leurs événements.

Par exemple, si 150 personnes ont assisté à votre événement l'année dernière, prévoyez le même nombre cette année.

Il est important de trouver le bon chiffre. Si votre estimation est trop basse, le prix des billets risque d'être trop élevé et moins de gens viendront. Si vous devinez trop haut, le prix des billets risque d'être trop bas et vous perdrez de l'argent.

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5. Inclure les parrainages et les dons en nature

Avant de paniquer à propos du prix des billets, n'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé de tout financer par les droits d'entrée. Chaque dollar versé par les sponsors se traduit par une baisse du prix des billets et une diminution du stress lié au remplissage des sièges.

Calculez clairement la valeur totale. Si vous avez obtenu 3 000 dollars de parrainage en espèces et 2 000 dollars de dons pour la restauration et le lieu de réunion, il vous faudra 5 000 dollars de moins pour la vente des billets. Cet ajustement vous permet de fixer des prix réalistes sans faire fuir les gens.

Conseil de pro : n'attendez pas la dernière minute pour faire votre demande. Contactez les sponsors 6 à 8 semaines avant le début de la vente des billets. Lorsque vous savez de quel soutien vous disposez, vous pouvez fixer le prix des billets en toute confiance au lieu de croiser les doigts et d'espérer que tout se passe bien.

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6. Calculer le besoin de financement total

Votre besoin de financement total correspond à l'ensemble des recettes que votre événement doit générer pour couvrir les coûts et soutenir votre cause. Ce calcul oriente l'ensemble de votre stratégie de tarification.

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La formule : 

(Coût total de l'événement + objectif de collecte de fonds) - (sponsors et dons confirmés) = Financement nécessaire provenant de la vente de billets

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Exemple de calcul :

• Coût de l'événement : $4,450

• Objectif de collecte de fonds : 8 000

• Sponsors confirmés : 2 000

• Montant requis pour les billets : 10 450

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Si vous attendez 100 participants, le prix moyen du billet doit être de 104,50 $. Cette base vous aidera à décider si vous devez fixer un prix uniforme ou créer des options progressives. 

Oui, 104,50 dollars par billet peut sembler élevé quand on a l'habitude de demander 25 dollars pour tout. Mais n'oubliez pas : vous ne vendez pas seulement un billet, vous vendez un impact.

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Conseil de pro :

Ajoutez 10 à 15 % à votre calcul pour les coûts imprévus ou une fréquentation inférieure aux prévisions. Cette réserve permet d'éviter que votre événement ne devienne une perte financière si les prévisions ne sont pas atteintes.

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7. Calculer le prix de base du billet

Une fois que vous savez combien de recettes doivent provenir de la vente de billets, il est temps de calculer le prix des billets.

Prix de base du billet = recettes totales/nombre estimé de participants 

Par exemple, si votre chiffre d'affaires est de 19 000 dollars et que vous attendez 150 participants, le prix du billet sera de 126 dollars .

Conseil de pro : envisagez d'arrondir légèrement ce chiffre pour tenir compte des coûts imprévus ou pour offrir des options de tarification échelonnées, comme un accès VIP ou des réductions pour les premiers arrivés.

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Critères de référence pour le prix moyen du billet 

Fixer le bon prix pour les billets peut ressembler à un jeu de devinettes, surtout si vous organisez votre premier événement ou si vous craignez de refuser du monde. Mais vous n'êtes pas seul. De nombreux dirigeants de petites organisations à but non lucratif ont du mal à fixer le prix de leurs billets, et choisissent souvent par défaut un billet " bon marché ", juste pour remplir les sièges.

La vérité ? Vous pouvez facturer plus que vous ne le pensez, surtout si vous communiquez l'impact de chaque contravention.

Voici une fourchette de prix réaliste, basée sur des milliers d'événements et d'associations à but non lucratif à travers les États-Unis, le tout fourni par Zeffy :

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Prix moyen des billets d'entrée par type d'organisme à but non lucratif

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Prix moyen des billets d'événements par État

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9 stratégies de tarification intelligentes pour les événements à but non lucratif

Vous en avez assez de la panique sur les prix ? Ces stratégies vous aideront à mieux dormir la nuit tout en atteignant vos objectifs.

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1. Réductions pour l'inscription anticipée

Cessez d'envoyer des messages frénétiques aux membres de votre conseil d'administration trois jours avant l'événement pour leur demander d'inviter toutes les personnes qu'ils connaissent. Les prix de prévente incitent les gens à s'engager lorsqu'ils sont enthousiastes, et non lorsqu'ils sont occupés. De plus, les ventes anticipées vous permettent de planifier au lieu de paniquer.

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Voici comment procéder :

• ‍1. Choisissez une date limite : Choisissez une date au moins 2 à 4 semaines avant l'événement. Exemple : "L'inscription anticipée se termine le 1er septembre !"
  

• 2. Fixez un prix réduit : Offrez une réduction de 5 à 20 dollars sur le prix normal des billets, suffisante pour motiver les acheteurs, mais pas trop importante pour ne pas nuire à votre chiffre d'affaires global.
  

• 3. Indiquez-le clairement dans votre promotion : Indiquez la date limite pour les inscriptions anticipées sur votre site web, dans vos courriels, dans vos messages sociaux et sur la page de l'événement. Exemple : Billets : 25 $ pour les inscriptions anticipées / 35 $ après le 1er septembre

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Le Chaban Ukrainian Dance Group a offert des billets à tarif préférentiel avec des dates et des étiquettes claires. Zeffy vous permet d'ajouter facilement des réductions pour lève-tôt à votre page de billets. Cette approche claire montre aux gens qu'ils bénéficient d'une offre spéciale pour une courte période, ce qui les incite à acheter rapidement.

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2. Tarification différenciée pour l'accessibilité

Un seul prix de billet ne convient à personne. La tarification échelonnée permet à un plus grand nombre de personnes de participer tout en vous aidant à atteindre vos objectifs de collecte de fonds - et facilite la gestion des foules.

Proposez deux ou trois options : l'entrée générale pour les supporters soucieux de leur budget, des billets VIP avec des avantages pour les personnes qui veulent faire des folies, et peut-être un niveau "supporter" qui est en fait un don accompagné d'un billet.

Il ne s'agit pas d'exclure des gens, mais de répondre aux besoins financiers de chacun.

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La chambre de commerce de New Glarus utilise des prix échelonnés pour inclure tout le monde à son festival de la bière, du bacon et du fromage. Elle vend des bracelets ordinaires et des bracelets moins chers pour les personnes qui ne boivent pas d'alcool, qui peuvent ainsi venir à moitié prix. Cette approche rend l'événement plus inclusif tout en maintenant les recettes.

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3. Billets gratuits grâce au parrainage

Faites des entreprises locales des partenaires au lieu de vous épuiser à quémander des dons individuels. Créez 2 ou 3 niveaux de parrainage réalistes (100 $, 500 $, 1 000 $) avec des avantages clairs comme le placement du logo et des mentions dans les médias sociaux.

Lorsque vous vous assurez la participation de sponsors à un stade précoce, vous pouvez vous permettre de baisser le prix des billets, ce qui signifie que davantage de personnes se présentent, que les sponsors sont plus satisfaits et que votre équipe, déjà débordée, est moins stressée. Tout le monde y gagne.

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L' Associated Roofing Contractors of Oregon & SWW a créé différents niveaux de parrainage pour sa collecte de fonds. Cela permet aux petites et grandes entreprises de participer. Il y avait de tout, des sponsors de titre onéreux aux sponsors de trou moins chers, chacun offrant des avantages différents.

Conseil de mise en œuvre: demandez des sponsors 6 à 8 semaines avant de commencer à vendre des billets. Lorsque vous savez que vous avez des sponsors, vous pouvez vendre des billets à moindre coût, ce qui incite plus de gens à venir.

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4. Réductions pour les groupes, les familles ou les étudiants

Facilitez la participation des familles sans qu'elles aient à contracter une deuxième hypothèque. Les réductions de groupe vous permettent également de remplir les sièges plus rapidement - lorsqu'une personne s'engage, elle amène ses amis.

Proposez des "packs famille" ou des prix "amenez un ami". Les étudiants bénéficient de réductions parce qu'ils sont fauchés, mais ils sont aussi vos futurs grands donateurs si vous les traitez bien maintenant.

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Le festival d'été de musique de chambre de la vallée de Methow a offert des billets gratuits aux étudiants, en plus des entrées payantes. Cela permet aux jeunes amateurs de musique d'assister facilement à des concerts.

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5. Échelle mobile

Cessez de chercher le prix "parfait" qui conviendrait à tout le monde. Attention : il n'existe pas.

Fixez une fourchette et faites confiance aux gens pour être justes. La plupart paieront le montant total, certains paieront moins, et quelques-uns paieront plus parce qu'ils croient en votre cause. Ce n'est pas parfait, mais c'est mieux que d'exclure des gens ou de sous-évaluer votre travail.

Par exemple, la Theater Company of Lafayette a lancé une campagne Pay What You Can - Vanya and Sonia and Masha and Spike. En proposant une échelle de dons flexible, les organisations à but non lucratif peuvent attirer un public plus large.

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Conseil de pro: pour une mise en œuvre efficace, communiquez clairement sur les options de paiement et sur la façon dont chaque contribution soutient directement la mission de votre association.

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6. Paquets complémentaires à prix réduit

Augmentez vos revenus par personne sans que le prix de base du billet ne semble effrayant pour les supporters soucieux de leur budget et qui sont déjà prêts à tout pour assister à l'événement.

Vendez des extras tels que des repas, des places de parking ou des marchandises avec une petite réduction lorsque les gens les achètent avec des billets. Exemple : "Billet à 35 $ + dîner à 15 $" au lieu de "dîner à 40 $ séparément". Les gens se sentent malins d'avoir fait une bonne affaire, et vous atteignez vos objectifs de revenus sans vous sentir coupable.

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Shady Pines Radio vend des cartes de camping et des places de parking avec les billets du festival. Elle permet également aux gens d'acheter des repas pour les artistes, ce qui aide ces derniers et rend l'événement plus spécial.

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7. Ventes flash à durée limitée

Idéal lorsque les ventes de billets sont plus lentes que prévu et que vous commencez à paniquer à l'idée de sièges vides, mais que vous ne voulez pas avoir l'air désespéré sur les médias sociaux.

Faites en sorte qu'elles soient courtes (24 à 48 heures) et faites-en la promotion. "Les 24 prochaines heures seulement : 10 $ de réduction sur tous les billets !" Cela crée un sentiment d'urgence sans donner l'impression que vous vous inquiétez du taux de participation.

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8. Plans de paiement flexibles

Pour les billets coûteux (plus de 100 $), éliminez le choc des prix qui incite les gens à fermer leur navigateur immédiatement, surtout si votre événement tombe juste après les dépenses de la rentrée scolaire ou des fêtes de fin d'année.

Permettez aux gens de fractionner les paiements en 2 ou 3 versements. N'offrez cette possibilité que si vous pouvez suivre les paiements de manière fiable - courir après des paiements partiels à 23 heures parce que votre coordinateur bénévole a démissionné ne vaut pas la peine d'être stressé.

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• Paiements fractionnés: Divisez le coût du billet en 2 ou 3 versements à échéances fixes.

• Plans mensuels: Prévoir 3 à 6 paiements mensuels avant l'événement.

• Option de dépôt: 50 % à l'avance, le reste à l'approche de la date de l'événement.

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9. ‍Prix psychologique 

Cela peut sembler être une astuce de marketing, mais la tarification psychologique est une tactique éprouvée dont même les organisations à but non lucratif peuvent tirer profit. L'idée est simple : il est plus facile de dire oui à des prix qui semblent plus bas, même si la différence est minime :

• 99 $, c'est mieux que 100

• 24,95 $ semblent plus abordables que 25 $.

• Arrondissez à l'inférieur pour augmenter la valeur perçue, même s'il ne s'agit que de quelques centimes.

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Ce changement subtil peut augmenter les conversions, en particulier pour les nouveaux donateurs ou les spectateurs occasionnels. Veillez simplement à ce que votre tarification reste en adéquation avec votre mission et votre public.

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Comment fixer le prix des billets pour un dîner de collecte de fonds ?

Les dîners de collecte de fonds peuvent avoir un impact important, mais il est essentiel de fixer le bon prix pour couvrir les coûts et collecter des fonds. Voici comment calculer le prix de votre dîner de collecte de fonds :

(Coût total de l'événement + Objectif de collecte de fonds) ÷ Nombre de participants payants attendus = Prix minimum du billet

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Voyons ce qu'il en est :

• ‍Coût total de l'événement: comprend la nourriture, le lieu, les locations, le décor, les autorisations, la technologie, le marketing, etc.

• Objectif de la collecte de fonds: le montant que vous souhaitez retirer de l'événement après déduction des dépenses.

• Nombre de participants rémunérés attendus: Soyez réaliste et n'incluez pas les bénévoles, les conférenciers, etc.
  
  

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Exemple :

• Coût total de l'événement = 5 000

• Objectif de la collecte de fonds = 10 000

• Nombre de participants payants attendus = 100

Prix du billet = (5 000 $ + 10 000 $) ÷ 100 = 150

Si 150 dollars semblent trop élevés pour votre public, ne baissez pas votre prix trop vite - recherchez des parrainages, des collectes de fonds entre pairs, des tombolas ou des ventes aux enchères pour combler l'écart.

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Tarification de la billetterie : 3 erreurs à éviter

Fixer le prix des billets de votre événement ne consiste pas seulement à couvrir les coûts, mais aussi à instaurer la confiance, à répondre aux attentes et à maximiser l'impact. Pourtant, de nombreuses petites organisations à but non lucratif tombent dans les mêmes pièges lorsqu'elles fixent leurs prix.

Voici les erreurs les plus courantes (et les plus coûteuses) à éviter :

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❌ Sous-tarification pour "être abordable"

Il est tentant de maintenir des prix bas parce que vous êtes terrifié à l'idée de recevoir un courriel disant "C'est trop cher pour notre famille". Mais un prix trop bas ne nuit pas seulement à votre budget, il indique aux gens que votre cause ne vaut pas grand-chose.

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Les prix bas peuvent :

• Sous-estimer votre événement aux yeux des supporters

• Ne pas laisser de place à la collecte de fonds

• Signaler que votre événement ne vaut pas grand-chose
  
  

Au lieu de cela, proposez plusieurs niveaux de prix (lève-tôt, "payez ce que vous pouvez" ou VIP) afin d'être accessible sans limiter les revenus.

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❌ Oublier les frais

Si vous utilisez une plateforme qui facture 3 à 5 % de frais de traitement ou de plateforme, vous êtes dans l'un ou l'autre cas :

• Prendre les frais à sa charge (aïe), ou

• Transmettre à ses partisans (pas terrible non plus)

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Cela crée un problème de confiance - personne n'aime les frais surprises à la caisse.

Avec Zeffy, vous ne perdez jamais une partie de vos revenus de billetterie en frais. Cela signifie que 100 $ de billet = 100 $ pour votre mission. Chaque frais de 3 % évité pourrait être une autre bourse, un autre repas ou un autre service fourni.

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"La réduction des coûts a été le principal moteur. - Prescott Dean (Directeur des opérations événementielles)

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❌ Surestimation de la fréquentation

Vous prévoyez 200 invités et n'en recevez que 80 ? Cela arrive. Si le prix des billets était trop bas au départ, vous devez maintenant faire face à un déficit budgétaire.

Au lieu de cela, basez vos prix sur des estimations prudentes de la fréquentation, et incluez des suppléments de donation à la caisse pour augmenter le revenu par billet.

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Dernières réflexions sur les stratégies de tarification des billets pour les événements à but non lucratif

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"Zeffy répond très bien à nos modestes besoins. - Josh Furman (Adhésion à la base)

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La tarification stratégique des billets demande de la pratique, mais les principes de base sont simples. Calculez vos coûts, fixez des objectifs clairs et fixez vos prix en fonction de l'accessibilité et de la durabilité.

Plus important encore, fixez vos prix en toute confiance. Lorsque vous comprenez vos chiffres et que vous communiquez clairement votre valeur, les sympathisants sont plus enclins à investir dans votre mission.

La plateforme que vous choisissez a également son importance. Recherchez des outils de billetterie qui n'entament pas votre collecte de fonds par des frais cachés ou des structures de prix compliquées. La plateforme de billetterie et d'inscription 100% gratuite de Zeffy supprime tous les frais supplémentaires, rationalisant ainsi le processus afin que les organisations à but non lucratif puissent maximiser chaque dollar collecté tout en garantissant une expérience transparente pour tout le monde.

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FAQ sur les stratégies de tarification des événements à but non lucratif

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