Les OBNL doivent gérer leur argent de manière à garantir la responsabilité et la transparence. Sans une bonne comptabilité, il est facile de perdre la trace des dons et des dépenses, ce qui peut entraîner des erreurs et même des problèmes juridiques.
La tenue de la comptabilité aide les organisations à but non lucratif à rester transparentes, responsables et conformes. Dans cet article, nous décrirons les principales étapes à suivre pour que les finances de votre association soient claires et fonctionnent sans heurts.
Table des matières
Qu'est-ce que la comptabilité pour les organisations à but non lucratif ?
Comptabilité des organisations à but non lucratif
4 éléments clés de la comptabilité des organisations à but non lucratif
6 documents clés pour la comptabilité
5 bonnes pratiques pour la tenue de la comptabilité des organisations à but non lucratif
Derniers mots sur la comptabilité des organisations à but non lucratif
FAQ sur la comptabilité des organisations à but non lucratif
Qu'est-ce que la comptabilité pour les organisations à but non lucratif ?
La comptabilité des organisations à but non lucratif est l'enregistrement et l'organisation systématiques des transactions financières d'une organisation. Elle comprend le suivi de tous les flux monétaires entrants (tels que les dons, les subventions et les recettes des programmes) et sortants (y compris les dépenses, les salaires et les coûts des programmes).
Cette tenue méticuleuse des dossiers est essentielle pour maintenir l'intégrité financière et remplir la mission de l'organisation. Une bonne comptabilité pour les organisations à but non lucratif vous aide à gérer vos finances et à vous assurer que chaque dollar est comptabilisé et que rien n'est perdu ou oublié.
Il montre aux donateurs, aux membres et au gouvernement que vous êtes honnête et responsable. Lorsque tout est enregistré correctement, il est plus facile d'établir des rapports, de remplir des déclarations fiscales et de prendre des décisions financières judicieuses.
La tenue de la comptabilité aide les organisations à but non lucratif à rester organisées, à éviter les erreurs et à instaurer un climat de confiance avec toutes les personnes concernées. C'est un élément essentiel de la gestion des finances et de la responsabilité.
Comptabilité des organisations à but non lucratif
4 éléments clés de la comptabilité des organisations à but non lucratif
1. Paie
La gestion des salaires est cruciale pour les organisations à but non lucratif, car elle permet de s'assurer que toutes les personnes concernées sont payées correctement et à temps.
Pour gérer efficacement la paie, les organisations à but non lucratif doivent suivre attentivement les heures travaillées par les employés et calculer leur salaire. Il s'agit notamment de s'assurer que le bon montant d'impôts est retenu sur chaque salaire.
Les organisations à but non lucratif devraient utiliser des systèmes ou des logiciels de paie afin d'automatiser les calculs et de réduire les erreurs. La tenue d'un registre détaillé et régulièrement mis à jour de chaque paie permet d'éviter les erreurs et de s'assurer que tout le monde est payé comme convenu.
Une bonne gestion des salaires aide également les associations à se conformer au droit du travail et à maintenir de bonnes relations avec le personnel. Elle favorise le bon déroulement des opérations et aide l'association à rester financièrement saine.
2. La facturation
La facturation est essentielle pour que les organisations à but non lucratif soient payées pour les services ou les produits qu'elles fournissent. Une facture claire comprend la date, le montant dû, une description de ce qui est facturé, et comment et quand le paiement doit être effectué.
Les organisations à but non lucratif doivent conserver une copie de chaque facture envoyée et reçue. Cela permet de suivre les paiements et de gérer la trésorerie de l'organisation. L'utilisation d'un logiciel de facturation ou de modèles peut faciliter le processus et le rendre plus précis.
Il est important d'assurer le suivi des factures impayées afin de garantir des paiements en temps voulu. Cette pratique aide les associations à gérer efficacement leur budget et à maintenir leur stabilité financière.
3. Enregistrement et répartition des dépenses
Enregistrer les dépenses signifie garder une trace de tous les coûts encourus par une association, comme l'achat de fournitures de bureau ou le paiement des services publics. Le fait de documenter correctement ces coûts permet de tenir des registres financiers exacts.
La répartition des dépenses consiste à affecter les coûts aux domaines appropriés, tels que les différents programmes ou départements. Cela permet de montrer comment l'argent est dépensé et de s'assurer qu'il est utilisé comme prévu. Par exemple, les dépenses liées à un projet spécifique doivent être enregistrées dans le budget de ce projet.
La précision du suivi et de l'affectation des dépenses est importante pour créer des rapports financiers clairs et rester transparent vis-à-vis des donateurs. Ils aident les organisations à planifier leurs budgets et à utiliser les fonds de manière efficace.
4. Enregistrement des transactions commerciales
L'enregistrement des transactions commerciales consiste à prendre des notes détaillées de chaque activité financière, telle que les dons reçus ou les factures payées. Chaque transaction doit comporter la date, le montant et l'objet.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité comme QuickBooks peut vous aider à garder vos dossiers organisés et faciles à consulter. La mise à jour et la vérification régulières de ces documents permettent d'éviter les erreurs et donnent une vision claire de la situation financière de l'association.
Il est important de disposer d'un registre complet de toutes les transactions pour créer un état financier et un rapport de l'association. Il est également utile lors des audits et permet de s'assurer que l'association respecte les réglementations financières.
6 documents clés pour la comptabilité
1. Budget des organisations à but non lucratif
Ce document indique le montant des recettes et des dépenses que vous prévoyez de réaliser au cours de l'année.
- Les recettes escomptées: Il s'agit de la somme d'argent que vous pensez gagner.
- Budget des dépenses: Il s'agit de la liste des dépenses que vous prévoyez d'engager pour différents postes, tels que la collecte de fonds, le fonctionnement du bureau et vos programmes.
Exemple : Si vous attendez 100 000 dollars de dons, mais que vous pensez n'avoir que 70 % de chances de les obtenir, vous prévoyez 70 000 dollars dans votre budget.
Vous pouvez facilement gérer votre planification budgétaire à l'aide d'un logiciel de budgétisation pour les organisations à but non lucratif.
Remarque : vous pouvez utiliser des données antérieures et des méthodes telles que la méthode du seuil (multiplier les chances d'obtenir chaque don par le montant du don) ou la méthode de l'escompte (ajuster le revenu total escompté en fonction de vos chances de l'atteindre).
2. État de la situation financière
Également appelé bilan, il indique ce que votre organisation à but non lucratif possède et doit à un moment donné.
- Actifs: Les choses que vous possédez, comme l'argent liquide et l'équipement
- Passif: Ce que vous devez, comme les prêts
- Actif net: La différence entre ce que vous possédez et ce que vous devez.
Exemple: Si votre organisation à but non lucratif possède 50 000 dollars d'équipement et 20 000 dollars de prêts, votre actif net sera de 30 000 dollars.
3. État des activités
Ce document permet de suivre les recettes et les dépenses de votre organisation à but non lucratif au fil du temps. Il vous aide à voir combien d'argent vous avez gagné, combien vous avez dépensé et comment votre actif net a évolué entre le début et la fin de l'année.
Exemple: Si vous avez reçu 100 000 dollars de dons et que vous avez dépensé 70 000 dollars, vous constaterez une augmentation de 30 000 dollars de votre actif net.
4. État des dépenses fonctionnelles
Ce document décompose vos dépenses en catégories telles que les coûts des programmes, les coûts administratifs et les coûts de la collecte de fonds. Il permet de montrer comment chaque dollar est alloué, ce qui est important pour la transparence.
Exemple: Si vous avez dépensé 50 000 $ pour les coûts du programme et 20 000 $ pour la collecte de fonds, vous verrez ces montants listés séparément.
5. État des flux de trésorerie
Cet état montre comment les liquidités entrent et sortent de votre organisation à but non lucratif. Il retrace les liquidités utilisées pour les opérations quotidiennes, les investissements et le financement. Il vous permet de savoir si vous disposez de suffisamment d'argent pour payer les factures.
Exemple: Si votre organisation à but non lucratif commence l'année avec 10 000 $ et la termine avec 5 000 $, vous pouvez voir comment les liquidités ont été utilisées ou épargnées tout au long de l'année. Vous pouvez voir comment les liquidités ont été utilisées ou économisées tout au long de l'année.
6. Formulaire 990
Il s'agit du formulaire fiscal que les organisations à but non lucratif doivent remplir chaque année pour montrer comment elles gèrent leur argent. Il comprend des détails sur les recettes, les dépenses et l'utilisation des fonds.
La compréhension de ces documents permet de s'assurer que votre association reste financièrement saine et conforme à la réglementation.
5 bonnes pratiques pour la tenue de la comptabilité des organisations à but non lucratif
- Tenue méticuleuse des registres: Tenir des registres détaillés de toutes les transactions financières
- Utilisation de logiciels spécialisés: Choisir un logiciel de comptabilité dédié aux organisations à but non lucratif
- Audit régulier: Réaliser des audits internes et externes fréquents
- Conformité réglementaire: Respecter les normes et réglementations comptables des organisations à but non lucratif.
- Formation financière continue: Fournir une formation continue en matière de gestion financière au personnel et aux membres du conseil d'administration.
La mise en œuvre de ces pratiques garantit l'exactitude des rapports financiers, le respect de la réglementation et la confiance des donateurs.
Derniers mots sur la comptabilité des organisations à but non lucratif
De solides pratiques comptables sont à la base de la santé financière et de l'efficacité opérationnelle d'une organisation à but non lucratif. Des documents financiers précis et transparents garantissent non seulement la conformité réglementaire, mais permettent également une prise de décision stratégique et renforcent la confiance des donateurs.
La mise en œuvre de bonnes pratiques, telles que des audits réguliers, des logiciels spécialisés et la formation du personnel, améliore considérablement la gestion financière. Si la tenue de la comptabilité peut s'avérer difficile, divers outils sont disponibles pour simplifier le processus.
Zeffy, une plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite pour les organisations à but non lucratif, complète les efforts de comptabilité en générant automatiquement des reçus fiscaux pour les dons. Cette fonctionnalité permet de rationaliser la tenue des registres, de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles.
En restant organisé, en utilisant les outils appropriés et en suivant les meilleures pratiques, votre association peut maintenir sa santé financière et sa transparence, ce qui lui permet d'avoir un impact positif sur sa communauté.
