Les organisations à but non lucratif doivent jongler avec de nombreuses priorités, et la maîtrise de leurs finances est la clé du succès. Si vous ne gérez pas correctement vos finances, vous ne serez pas en mesure de gérer votre organisation à but non lucratif, y compris les projets et les programmes visant à étendre l'impact de votre mission.
QuickBooks aide les organisations à but non lucratif à gérer efficacement les dons, les revenus et les dépenses. Grâce à son ensemble impressionnant de fonctions et à sa conception conviviale, vous gardez les finances sur la bonne voie et vous contrôlez les coûts sans perdre de temps à accomplir votre mission.
Lisez ce qui suit pour comprendre QuickBooks pour les organisations à but non lucratif, y compris ses caractéristiques, ses avantages, ses inconvénients et ses prix. Découvrez les cinq meilleures alternatives populaires à QuickBooks à l'intérieur.
Table des matières
Qu'est-ce que QuickBooks pour les organisations à but non lucratif ?
3 meilleurs produits QuickBooks pour les organisations à but non lucratif et leurs prix
Les 5 meilleures fonctionnalités de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
Avantages et inconvénients de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
5 meilleures alternatives de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
Réflexions finales sur l'utilisation de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
FAQ sur QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
Qu'est-ce que QuickBooks pour les organisations à but non lucratif ?
QuickBooks, un logiciel de comptabilité créé par Intuit, offre des outils de gestion financière complets pour diverses organisations, y compris les organisations à but non lucratif. Bien qu'il offre des fonctionnalités générales telles que le suivi des dépenses, la gestion des revenus, la facturation, QuickBooks offre des fonctionnalités spécialisées pour répondre aux besoins uniques des organisations à but non lucratif.
Au cœur de ce système se trouve la comptabilité des fonds, un système essentiel qui permet aux organisations de suivre et d'allouer méticuleusement les dons en fonction des souhaits des donateurs. Cette approche aide les organisations à gérer les fonds conformément aux restrictions imposées par les donateurs, ce qui leur permet de conserver leur confiance et leur soutien.
3 meilleurs produits QuickBooks pour les organisations à but non lucratif et leurs prix
QuickBooks propose différents outils de comptabilité, à la fois sur ordinateur et en ligne. Voici un aperçu des différentes versions conçues pour répondre aux besoins spécifiques des organisations à but non lucratif :
1. QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop est une solution comptable qui s'installe et se consulte à partir d'un ordinateur. Sa capacité hors ligne permet aux utilisateurs d'accéder aux données financières sans connexion internet.
Cela le rend plus fiable et vous donne plus de contrôle. Les organisations à but non lucratif ont le choix entre deux versions principales, Premier et Enterprise, chacune offrant des fonctionnalités évolutives pour répondre aux différents besoins organisationnels.
Tarifs
Par l'intermédiaire de QuickBooks Intuit :
- QuickBooks Premier : 220 $/mois pour un plan d'un an avec quatre utilisateurs
- QuickBooks Enterprise : 180 $ par mois pour 40 utilisateurs
Par l'intermédiaire de TechSoup :
- 20 $ pour QuickBooks Premier 2021 (ordinateur de bureau, comprend l'édition pour les organisations à but non lucratif, un utilisateur)
- 42 $ pour QuickBooks Premier 2021 (ordinateur de bureau, comprend l'édition pour les organisations à but non lucratif, trois utilisateurs)
Remarque : à partir de la version Premier 2022, QuickBooks utilise désormais un modèle d'abonnement pour ses produits de premier plan. TechSoup ne propose pas actuellement de prix pour QuickBooks Premier 2022. Le prix de base ne comprend pas non plus de fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des salaires ou d'autres applications, de sorte que vous devrez payer davantage pour ces modules supplémentaires si vous les souhaitez.
2. QuickBooks Online Plus
QuickBooks Online Plus est une solution basée sur le cloud qui est parfaite pour les petites organisations à but non lucratif qui offrent des biens ou des services, comme les cliniques de santé communautaires et les théâtres communautaires. Grâce à des fonctionnalités telles qu'une application mobile et des flux de travail automatisés, vous pouvez suivre les ventes, les revenus et les stocks où que vous soyez.
La plateforme prend également en charge le suivi des projets, ce qui vous permet de suivre leur rentabilité et de répartir les ressources de manière efficace.
Tarifs
- Via QuickBooks Intuit : 27 $/mois
- Par l'intermédiaire de TechSoup : 80 $/mois (5 utilisateurs, abonnement d'un an)
3. QuickBooks en ligne avancé
QuickBooks Online Advanced est conçu pour les organisations à but non lucratif de plus grande taille ou en pleine croissance qui ont des besoins d'analyse et d'automatisation plus importants. Vous bénéficiez des mêmes avantages de l'accès mobile que QuickBooks Online, avec des fonctionnalités supplémentaires qui améliorent la rapidité et facilitent la comptabilité.
Il s'agit notamment de rapports personnalisés et d'autorisations pour les utilisateurs, d'une assistance prioritaire, d'une formation en ligne à son rythme et d'une plus grande capacité d'utilisation.
Tarifs
- Via QuickBooks Intuit : 60 $/mois
- Par l'intermédiaire de TechSoup : 170 $/mois (25 utilisateurs, abonnement d'un an)
5 meilleures fonctionnalités de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
1. L'information financière
Avec QuickBooks for Nonprofits, vous accédez à des données financières provenant de diverses sources en un seul endroit, ce qui permet de rationaliser les rapports et de gagner du temps. Il offre une large gamme de rapports financiers préconstruits couvrant divers aspects financiers.
Il s'agit notamment des bilans annuels, des états des flux de trésorerie, des rapports de dépenses fonctionnelles, des rapports sur les subventions et les fonds, et bien d'autres choses encore. Les utilisateurs peuvent modifier ces rapports existants ou en créer de nouveaux pour répondre à des besoins spécifiques.
Le logiciel permet de créer des rapports personnalisés pour les membres du conseil d'administration et les bailleurs de fonds. Ces rapports peuvent être facilement partagés par courrier électronique ou par pièces jointes, ce qui vous aide à communiquer clairement les performances financières.
QuickBooks vous permet également de générer des rapports pour des plages de données spécifiques afin de suivre et d'observer vos performances au fil du temps. Vous pouvez extraire ces données dans Excel ou dans d'autres formats pour une analyse détaillée.
2. Comptabilité des fonds
QuickBooks permet aux organisations à but non lucratif de suivre et d'allouer séparément les fonds provenant de diverses sources, ce qui garantit le respect des restrictions imposées par les donateurs et des exigences de l'organisation.
Chaque fonds est traité comme une entité distincte, avec ses propres sources de revenus et ses propres dépenses, ce qui permet d'avoir une vision claire de la manière dont il est utilisé.
Par exemple, une organisation à but non lucratif peut recevoir des dons affectés à des fins spécifiques, comme des projets de construction ou des programmes communautaires particuliers. Le logiciel de comptabilité des fonds de QuickBooks permet de s'assurer que ces fonds affectés ne sont pas mélangés avec les fonds de fonctionnement généraux, ce qui permet de conserver la confiance des donateurs et de se conformer aux stipulations de ces derniers.
La plateforme vous permet même de télécharger des budgets de subvention et de créer des factures, ce qui est particulièrement utile pour enregistrer les subventions.
3. Budgétisation et prévisions
Les solutions comptables QuickBooks offrent aux organisations à but non lucratif des outils conviviaux qui les aident à gérer efficacement leurs ressources financières.
Vous pouvez créer des budgets détaillés qui s'alignent sur vos objectifs stratégiques et suivre les performances financières par rapport à ces budgets en temps réel.
Fixez des limites budgétaires pour différents comptes, programmes ou projets, afin que les fonds soient alloués de manière appropriée et que les dépenses soient contrôlées. Définissez des alertes et des rappels pour vous aider à ne pas perdre de vue vos objectifs budgétaires.
QuickBooks permet de créer plusieurs scénarios budgétaires, ce qui vous aide à prévoir les résultats financiers futurs sur la base de différentes hypothèses ou de changements potentiels dans le financement. Cette capacité vous permet d'ajuster vos stratégies de manière proactive et de prendre des décisions en connaissance de cause.
4. Gestion des donateurs
QuickBooks est conçu pour aider les organisations à but non lucratif à gérer efficacement leurs relations avec les donateurs et à assurer le suivi des contributions.
La solution stocke les informations relatives aux donateurs, telles que l'historique des dons, les coordonnées et les préférences, dans un format facilement accessible et un emplacement centralisé. Vous pouvez collecter des dons provenant de différentes sources et automatiser le traitement des paiements. L'application mobile QuickBooks permet aux utilisateurs d'enregistrer des transactions directement sur leurs appareils mobiles.
Avec QuickBooks, les dons peuvent être classés par campagne, événement ou fonds, ce qui permet d'obtenir des informations précieuses sur l'efficacité de la campagne. QuickBooks offre des reçus de dons personnalisables, qui sont essentiels pour maintenir l'engagement des donateurs et assurer la conformité avec les réglementations fiscales.
L'utilisation de QuickBooks pour la gestion des donateurs a un coût important. La version avancée de QuickBooks, qui comprend des fonctions adaptées aux organisations à but non lucratif telles que la gestion des donateurs, coûte 200 dollars par mois.
En utilisant le logiciel de gestion des donateurs 100% gratuit de Zeffy, vous pouvez gérer les donateurs sans encourir de frais. En choisissant Zeffy plutôt que QuickBooks, les organisations à but non lucratif économisent 2 400 $ par an sur la gestion des donateurs, ce qui leur permet de consacrer plus de fonds à leur mission.
5. Gestion du personnel et des bénévoles
QuickBooks pour les organisations à but non lucratif facilite la gestion des bénévoles et du personnel. Le logiciel offre des outils permettant de suivre les informations relatives aux employés, telles que leurs rôles, leurs coordonnées et leurs demandes de congés. QuickBooks est doté de fonctions de paie qui vous aident à rémunérer le personnel en temps voulu et de manière précise.
Vous pouvez également utiliser la solution pour suivre les heures de bénévolat et les contributions à divers projets ou événements. Le logiciel fournit également des outils de suivi de l'assiduité, des performances et de la formation, ce qui permet de s'assurer que le personnel et les bénévoles sont bien gérés et engagés.
Avantages de l'utilisation de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
1. Beaucoup d'automatisation
QuickBooks automatise les tâches de routine telles que la facturation, le paiement des factures, le traitement des salaires et les rapprochements bancaires. Des rappels et des alertes automatisés permettent à votre organisation de ne pas perdre de vue les dates et les obligations financières. Vous pouvez également programmer des rapports pour les dirigeants et les membres du conseil d'administration et les exécuter quand vous le souhaitez.
L'outil rend la gestion financière moins contraignante en vous permettant de mettre en place des transactions récurrentes et une catégorisation automatique des dépenses. Les flux de travail automatisés de QuickBooks Online aident votre association à gagner un temps précieux, ce qui lui permet de se concentrer sur les activités essentielles à sa mission.
2. Interface conviviale
Lorsque vous démarrez votre association, vous n'avez souvent pas les moyens d'avoir un personnel comptable dédié et vous comptez sur des bénévoles pour suivre et gérer les dépenses.
QuickBooks est une plateforme conviviale dotée d'outils intuitifs et de nombreuses ressources qui facilitent l'intégration et la formation. Vous pouvez créer des clés d'utilisateur pour toute personne travaillant sur vos finances et personnaliser les niveaux d'accès pour chaque membre.
Avec QuickBooks Online, vos membres peuvent gérer leurs finances à distance, ce qui offre une grande souplesse aux associations ayant une équipe à distance.
3. Aide à la déclaration d'impôts
QuickBooks pour les organisations à but non lucratif rationalise le processus de soumission du formulaire 990 de l'IRS afin de conserver le statut d'organisation à but non lucratif exonérée d'impôt.
La centralisation des données financières et la fourniture de rapports personnalisables réduisent le temps et les ressources nécessaires à la collecte des informations requises. Il est également utile de faire preuve de diligence raisonnable en tant qu'employeur en remplissant les formulaires W-2 et 1099 pour les employés et les sous-traitants de votre organisation.
4. Capacités d'intégration
Un autre grand avantage de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif est qu'il se marie bien avec d'autres outils. Bien que les logiciels de comptabilité soient robustes, ils ne peuvent contribuer qu'à certains aspects des responsabilités des organisations à but non lucratif. Une organisation à but non lucratif doit faire bien plus que collecter des dons et les enregistrer.
QuickBooks s'intègre à diverses applications tierces telles que les systèmes de gestion des donateurs, les plateformes de collecte de fonds, les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les outils de gestion de projet. Cette intégration permet de centraliser les données financières et de rationaliser les opérations. Elle réduit également les transferts manuels de données et le risque d'erreurs.
Par exemple, les dons traités par une plateforme de collecte de fonds sont automatiquement enregistrés dans QuickBooks. En synchronisation avec votre CRM, il offre une vision complète des interactions et des contributions des donateurs, ce qui permet d'améliorer la gestion des donateurs.
5. Offrir des réductions aux organisations à but non lucratif
L'un des principaux avantages de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif est qu'il offre des réductions sur son site web. Actuellement, vous pouvez bénéficier de 70 % de réduction sur QuickBooks pendant trois mois, ainsi que d'un essai gratuit de 30 jours et d'une démonstration du produit.
La plateforme propose également des licences QuickBooks à prix réduit pour les organisations à but non lucratif éligibles par l'intermédiaire de TechSoup. Un abonnement d'un an pour 25 utilisateurs coûte 170 dollars, contre 200 dollars sur le site web d'Intuit. Pour être éligible, vous devez avoir obtenu un statut officiel 501(c)(3) et remplir d'autres critères énumérés par la plateforme.
Inconvénients de l'utilisation de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
1. Augmentation des coûts
L'un des principaux inconvénients de QuickBooks est son coût. Si les remises peuvent aider à couvrir les frais de comptabilité de base, les fonctions avancées, telles que la paie, ne sont souvent disponibles que sous forme de modules complémentaires dans le cadre de plans plus onéreux.
Cette structure de prix peut potentiellement rendre QuickBooks plus cher que certaines solutions comptables alternatives telles que Xero, Wave ou FreshBooks. Il est essentiel que les organisations à but non lucratif évaluent soigneusement leurs besoins spécifiques et comparent les coûts des différentes options avant de choisir un produit QuickBooks ou tout autre logiciel de comptabilité.
2. Fonctionnalité limitée de gestion des donateurs
Les fonctionnalités de gestion des donateurs de QuickBooks sont utiles mais présentent des limites notables pour les organisations à but non lucratif. Il manque de profondeur dans le suivi des préférences des donateurs, de l'historique des dons et des interactions. QuickBooks ne permet pas de suivre l'engagement non monétaire des donateurs, comme les heures de bénévolat ou la participation à des événements.
La solution n'offre pas de fonctions avancées telles que la segmentation des donateurs en fonction des dons, les rapports détaillés par donateur ou l'analyse des tendances des donateurs au fil du temps. QuickBooks ne dispose pas non plus d'outils intégrés pour la sensibilisation des donateurs ou les campagnes de marketing.
3. Défis liés à la personnalisation
Bien que QuickBooks s'intègre à plusieurs outils, leur configuration et leur gestion sont complexes. Vous aurez besoin d'une expertise technique pour comprendre le processus et assurer un flux de données fluide entre les outils.
La personnalisation des rapports financiers et d'autres fonctions pour les organisations à but non lucratif nécessite souvent des outils ou des logiciels supplémentaires, ce qui peut accroître la complexité et les coûts.
5 meilleures alternatives de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
- Aplos Accounting : Le meilleur pour les petites organisations à but non lucratif
- Blackbaud Financial Edge NXT : Idéal pour les grandes entreprises
- Quicken : Le meilleur pour les associations gérées par des bénévoles
- Sage Intacct : Le meilleur pour gérer les finances des grandes organisations à but non lucratif à l'échelle mondiale
- Wave Accounting : Le meilleur pour les outils de comptabilité de base gratuits
1. Aplos Accounting : Idéal pour les petites associations
Aplos est une excellente alternative pour les organisations à but non lucratif et les organisations caritatives confessionnelles. Le logiciel est conçu pour aider les organisations de toute taille, de toute forme et de toute mission à gérer leurs finances et leurs opérations de manière transparente.
Grâce à ses rapports spécifiques sur les campagnes, le suivi des promesses de dons, les dons par donateur et bien plus encore, vous bénéficiez d'une vision complète de vos donateurs et de vos contributions.
Voici quelques autres caractéristiques du logiciel de comptabilité Aplos :
- Suivre les fonds de subvention entre les projets
- Budgétisation par fonds ou étiquettes
- Comptabilité par fonds
- Outils intégrés de dons en ligne
- Rapprochement bancaire
- Marketing par courrier électronique et inscription aux événements
Tarifs
Essai gratuit de 15 jours
- Lite : 59,25 $/mois
- Base : 74,25 $/mois
- Avancé : Sur demande
2. Blackbaud Financial Edge NXT : Idéal pour les grandes organisations
Financial Edge NXT de Blackbaud est un logiciel de comptabilité de fonds basé sur le cloud et conçu pour les grandes organisations à but non lucratif. Ses flux de travail intuitifs et ses tâches de routine automatisées, y compris la budgétisation et la création de rapports, peuvent faire gagner beaucoup de temps à votre organisation.
Un tableau de bord centralisé offre des représentations visuelles simples à comprendre de vos performances financières. Financial Edge NXT offre toutes les fonctionnalités avancées que l'on peut attendre d'un logiciel d'entreprise, et même plus :
- Comptabilité et administration des subventions
- Options flexibles de présentation des rapports
- Gestion du grand livre
- Piste d'audit et sécurité basée sur les rôles
- Gestion des immobilisations
- Comptabilité des projets
Tarifs
Disponible sur demande. Il fournit une démonstration et un devis personnalisés en fonction des besoins de votre association.
3. Quicken : Le meilleur pour les associations gérées par des bénévoles
Quicken est un logiciel de comptabilité convivial idéal pour les organisations bénévoles. Son interface intuitive rend les tâches comptables de base accessibles, même pour ceux qui n'ont pas d'expérience en matière de comptabilité.
Il prend en charge les fonctions comptables de base, telles que l'affectation des fonds en fonction des restrictions imposées par les donateurs, le suivi des dépenses et la création de reçus. Vous pouvez également créer des chèques pour payer des factures et des dépenses à l'aide de la plateforme.
Voici quelques-unes des caractéristiques de Quicken :
- Rapports sur les flux de trésorerie prévisionnels
- Rapprochement des comptes bancaires
- Paiement de factures et rédaction de chèques
- Suivi des investissements
- Enregistrement des contributions des donateurs
- Aide à la préparation des impôts
Tarifs
- Quicken Simplifi : 2 $/mois
- Quicken Classic : 5,49 $/mois (version Deluxe) et 5,99 $/mois (version Premier)
4. Sage Intacct : La meilleure solution pour gérer les finances d'organisations à but non lucratif de grande taille et d'envergure mondiale.
Contrairement à d'autres solutions comptables, Sage Intacct excelle dans la gestion de situations financières complexes, ce qui le rend particulièrement adapté aux organisations à but non lucratif de grande taille et multisites.
Il combine les données financières de plusieurs succursales mondiales en une seule plateforme, en gérant automatiquement les différentes devises et les codes fiscaux locaux.
Vous pouvez suivre les transactions entre les succursales afin d'améliorer la traçabilité des dollars des donateurs et l'établissement de rapports, tout étant regroupé en un seul endroit. Son outil d'analyse en temps réel offre des informations essentielles pour la planification pratique des ressources et des programmes.
Parmi les fonctionnalités de Sage Intacct, citons
- Fonctionnalité multidevises
- Suivi des subventions et facturation
- Gestion des salaires
- Gestion du temps et des dépenses
- Calcul de la taxe de vente et d'utilisation
- Calcul des coûts et facturation des projets
Tarifs
Sage Intacct offre une période d'essai gratuite de 30 jours et les tarifs sont disponibles sur demande.
5. Wave Accounting : Le meilleur pour les outils de comptabilité de base gratuits
La force de Wave réside dans ses capacités de facturation et de numérisation des reçus, qui vous permettent d'envoyer des rappels de paiement automatisés et des factures personnalisées.
Ses outils de reporting financier de base fournissent suffisamment d'informations pour que les petites organisations à but non lucratif puissent suivre l'évolution de leur santé financière. Avec Wave, vous pouvez facilement gérer les reçus, enregistrer les transactions et rapprocher les comptes.
Voici quelques-unes des caractéristiques de la comptabilité par vagues :
- Suivi des revenus et des dépenses
- Prise en charge de plusieurs devises
- Plan comptable personnalisable
- Opérations de journal
- Accès des collaborateurs
- Capacités d'exportation de données
Tarifs
- Plan de démarrage : gratuit
- Plan pro : 16 $/mois
Réflexions finales sur l'utilisation de QuickBooks pour les organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif dépendent des dons et des subventions pour financer leurs activités. QuickBooks offre un moyen simple et efficace de suivre et de gérer les fonds afin de mieux les répartir. Ses fonctionnalités, telles que le reporting financier, la comptabilité et la facturation, garantissent la transparence financière.
Grâce à TechSoup, vous pouvez accéder aux produits QuickBooks à des coûts réduits - pour un an, vous ne payez que 170 $ au lieu de 200 $.
Zeffy est plus qu'une simple gestion de donateurs - c'est une plateforme de collecte de fonds complète et 100% gratuite. Elle comprend des outils pour les dons en ligne, les événements et la collecte de fonds de pair à pair, le tout sans frais.
L'intégration de QuickBooks avec le logiciel de gestion des donateurs 100% gratuit de Zeffy vous aide à minimiser les dépenses.
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