Lumières, caméra, collecte de fonds : Le guide définitif de la collecte de fonds lors d'une soirée cinéma

Les soirées cinéma sont l'un des moyens les plus rentables et les plus attrayants de collecter des fonds pour soutenir la mission de votre association.

Une soirée cinéma permet de rassembler les gens pour une soirée de divertissement tout en collectant des fonds pour votre organisation à but non lucratif. Que vous souteniez des programmes scolaires ou des projets communautaires, ce type d'événement crée une atmosphère chaleureuse et renforce vos relations avec les donateurs.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment organiser une soirée cinéma réussie et nous vous donnerons d'autres conseils pour mobiliser les donateurs et collecter des fonds.

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Table des matières :

Comment fonctionne une soirée cinéma ?

9 étapes pour organiser une soirée cinéma de collecte de fonds 

6 idées amusantes pour faire de votre soirée cinéma un succès retentissant 

Dernières réflexions sur l'organisation d'une soirée cinéma pour collecter des fonds 

FAQ sur la collecte de fonds pour le cinéma

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Comment fonctionne une soirée cinéma ?

Une soirée cinéma est un événement communautaire au cours duquel vous projetez un film afin de collecter des fonds pour votre cause. Elle est assez facile à organiser et convient parfaitement à toute organisation à but non lucratif.

Tout ce que vous avez à faire est de trouver un lieu avec un écran, de choisir votre film, de faire passer le message dans votre communauté et de vendre des billets avec le logiciel de vente de billets 100 % gratuit de Zeffy.

Vous pouvez personnaliser votre soirée cinéma en fonction d'un thème ou d'une occasion, qu'il s'agisse de séances pendant les vacances ou de soirées cinéma en plein air pendant l'été.

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9 étapes pour organiser une soirée cinéma de collecte de fonds 

1. Choisir le bon jour et la bonne heure 

Vous pouvez planifier votre soirée cinéma de manière à ce qu'elle commence après le coucher du soleil pour une meilleure expérience visuelle - généralement vers 18 ou 19 heures, bien que cela puisse varier en fonction des préférences locales. Si vous accueillez des familles, il est préférable de commencer plus tôt pour les jeunes enfants. 

Pour stimuler la participation, programmez votre événement pendant les congés scolaires, les vacances d'été et les longs week-ends autour de fêtes comme Thanksgiving ou Memorial Day, lorsque les gens sont plus susceptibles de rechercher des activités divertissantes.

Si vous planifiez vos activités en dehors de ces périodes de vacances, les vendredis et samedis soirs conviennent généralement mieux à la plupart des participants.

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2. Choisir le lieu idéal 

Le succès de votre soirée cinéma dépend en grande partie du choix du lieu. Si les soirées d'été sont parfaites pour les collectes de fonds en plein air avec leurs températures chaudes et leur atmosphère détendue, le choix du moment peut s'avérer délicat car vous devrez attendre le coucher du soleil pour que la visibilité des projections soit optimale. 

Envisagez des salles intérieures pour une flexibilité tout au long de l'année ou des options au printemps et à l'automne lorsque le coucher du soleil plus tôt permet de commencer les projections à des heures plus pratiques tout en profitant d'un temps agréable en plein air.

Assurez-vous d'avoir accès à d'autres commodités telles que des places de parking, de l'espace pour les stands de nourriture et des toilettes. Les cours de récréation, les parcs locaux ou les rues du quartier sont d'excellentes options, car ils peuvent facilement répondre à ces besoins.

Pour les lieux ouverts comme les amphithéâtres, vous pouvez installer des matelas ou demander à vos invités d'apporter leurs couvertures et de s'asseoir confortablement. Les projections en salle peuvent être organisées dans des gymnases, des cafétérias ou des centres communautaires où des chaises sont facilement disponibles. 

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3. Rassembler le matériel nécessaire 

Une fois le lieu choisi, assurez-vous que vous disposez de tout l'équipement essentiel, notamment d'un projecteur fiable, d'un écran adéquat ou d'un mur blanc propre, et de haut-parleurs capables d'atteindre l'ensemble de votre public. Des rallonges, des multiprises et des câbles de secours sont indispensables pour résoudre les problèmes de dernière minute. 

Testez tout le matériel au moins un jour à l'avance afin de résoudre tout problème technique et d'éviter tout désagrément pendant l'événement.

Pour limiter les coûts, demandez aux membres de votre équipe et aux bénévoles s'ils peuvent vous prêter des appareils personnels. Vous pouvez également vous associer à des vendeurs locaux ou à des entreprises pour l'achat de l'équipement.

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4. Sélectionnez le film

Au moment de choisir un film, réfléchissez bien aux personnes qui assisteront à votre soirée cinéma. S'il s'agit d'un événement familial, choisissez un film adapté à tous les âges. Si votre public est principalement composé d'adultes, vous avez plus de choix. Pensez à demander aux membres de votre communauté ce qu'ils aimeraient voir.

Sélectionnez des films qui correspondent directement à votre mission afin de créer des liens émotionnels plus profonds avec votre public. Les films en rapport avec votre mission sensibilisent les participants à votre cause tout en suscitant une plus grande générosité grâce à une narration puissante.

Si votre organisation travaille sur la conservation des océans, vous pourriez montrer "Blackfish" ou "The Cove". De cette façon, le film explique pourquoi votre cause est importante et montre aux donateurs comment leur argent peut faire la différence. C'est aussi particulièrement utile lorsque vous avez de nouveaux participants qui ne connaissent peut-être pas votre travail.

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5. Obtenir les licences nécessaires

Vous devez obtenir l'autorisation de projeter un film lors de votre événement. Contactez des sociétés de licence comme Swank Motion Pictures, Criterion Pictures ou MPLC (Motion Picture Licensing Corporation) pour obtenir une licence de projection. Lorsque vous les contactez, mettez l'accent sur votre cause, car ces sociétés travaillent souvent avec des organisations à but non lucratif, des écoles et des bibliothèques.

Le coût de votre licence sera basé sur les films sélectionnés, les participants à l'événement, le prix des billets et le nombre de projections. Si le film que vous avez sélectionné n'est pas disponible pour une projection publique, contactez directement le détenteur des droits d'auteur et demandez de l'aide.

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6. Fixer le bon prix du billet 

Vos billets de cinéma seront la principale source de financement de cet événement, alors choisissez un équilibre qui attire un grand nombre de personnes tout en vous aidant à atteindre votre objectif de collecte de fonds. 

Pour fixer le bon prix, calculez d'abord vos coûts totaux (location de la salle, licence de cinéma, équipement, rafraîchissements) et fixez votre objectif de collecte de fonds. Divisez ensuite le montant souhaité par le nombre de participants attendus pour déterminer le prix de base du billet.

Par exemple, si vous souhaitez collecter 2 000 dollars et attendez 100 personnes, envisagez un prix de base de 25 à 30 dollars pour couvrir les coûts et atteindre votre objectif tout en maintenant des prix raisonnables.

Utilisez la plateforme de vente de billets 100% gratuite de Zeffy pour :

• Créer un nombre illimité d'offres de billetterie à l'effigie de la marque 
• Demander des dons supplémentaires lors de la vente des billets 
• Recueillez des informations utiles sur vos participants en ajoutant des questions. 
• Envoyer des messages et des rappels automatisés pour les événements
• Générez des billets électroniques scannables

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7. Faites la promotion de votre soirée cinéma de collecte de fonds 

Une fois que vos billets sont prêts, créez un design accrocheur qui inclut tous les détails clés - titre du film, heure, date, lieu et prix des billets. N'oubliez pas de mentionner que les achats de billets soutiennent votre cause et sont déductibles des impôts. 

Adaptez votre message promotionnel aux caractéristiques démographiques de votre public. Utilisez des messages sincères pour les causes axées sur la communauté ou des approches légères pour les événements familiaux afin de maximiser l'engagement et la participation.

Ensuite, utilisez les canaux suivants pour faire passer le message :

• Des messages sur les médias sociaux annonçant l'événement et la vente de billets
• Une page de collecte de fonds pour ceux qui ne peuvent pas être présents mais qui souhaitent apporter leur soutien.
• Annonces par courrier électronique à vos sympathisants actuels
• Panneaux d'affichage des entreprises locales pour y apposer vos affiches
• Les stations de radio et les journaux locaux pour informer votre communauté 

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8. Préparer le jour de l'événement 

Créez un calendrier détaillé de la journée de l'événement pour une efficacité maximale. Pour que tout se passe bien :

• Créer un espace réservé à la vente de billets et à la collecte de dons
• Organisez le stand de la concession pour mettre en place votre espace snack et boissons et récolter des fonds supplémentaires.
• Installez des sièges confortables avec des angles de vue clairs pour tout le monde.
• Mettre en place des panneaux pour diriger les gens vers les toilettes, les sorties et les concessions.
• Tester le film et le système audio pour s'assurer de la clarté de l'image et de la qualité du son.
• Placer des poubelles dans des endroits pratiques autour du lieu de réunion.
• Vérifiez que vous disposez de toutes les rallonges et de tous les équipements nécessaires.

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9. Suivi après l'événement 

Une fois la collecte de fonds terminée, prenez un moment pour remercier tous ceux qui ont fait de votre soirée cinéma un succès.

Envoyez des notes personnalisées à vos bénévoles, sponsors et participants pour leur exprimer votre gratitude. Partagez les moments forts de l'événement et les photos des participants sur les médias sociaux afin de mettre en valeur votre cause et d'attirer davantage de participants à l'avenir.

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6 conseils pour faire de votre soirée cinéma un succès retentissant

1. Rechercher des parrainages 

Contactez les restaurants, les magasins et les autres entreprises locales de votre communauté qui ont soutenu des événements locaux par le passé. Ces entreprises peuvent devenir vos sponsors et vous aider à économiser sur les coûts de l'événement tout en dirigeant davantage de fonds vers votre cause. 

Offrez-leur des incitations fortes en échange de leur partenariat :

• Affichage de leurs logos sur l'écran avant le spectacle
• Faire figurer leur nom sur les comptoirs des snacks ou sur des banderoles
• Souligner leur soutien sur vos médias sociaux 

Ils peuvent sponsoriser des articles spécifiques comme des snacks et des concessions, ou même installer des stands de nourriture lors de votre soirée cinéma. Profitez de leur soutien pour faire connaître votre événement à leurs clients.

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2. Proposer plusieurs options de billetterie 

Augmentez l'accessibilité et le potentiel de collecte de fonds en proposant diverses options de billets qui s'adaptent à différents budgets et préférences. Mettez en place des billets de base à un prix abordable, ainsi que des forfaits VIP pour ceux qui souhaitent vivre une expérience particulière.

Vos invités VIP peuvent bénéficier d'une place de choix et d'avantages supplémentaires tels que des collations gratuites, un sac cadeau spécial et des invitations exclusives à de futurs événements de collecte de fonds.

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3. Aménager un espace séparé pour les enfants 

Les longs films, en particulier ceux destinés aux adultes, peuvent représenter un défi pour les familles avec de jeunes enfants. Vous pouvez aider les parents à assister à votre collecte de fonds en créant un espace adapté aux enfants sur le lieu de la manifestation. 

Aménagez un espace séparé où les enfants peuvent regarder des dessins animés ou participer à des jeux et des activités animés par des bénévoles. Vous pouvez inclure ce service dans le prix du billet ou le proposer moyennant un supplément minime.

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4. Proposer des rafraîchissements à thème 

Rehaussez votre événement avec des rafraîchissements créatifs, inspirés de films, qui génèrent des opportunités de dons supplémentaires. Les options de nourriture et de boissons à thème permettent d'engager la conversation tout en encourageant les gens à dépenser davantage.

Pour les projections sur des causes environnementales, envisagez de créer des présentoirs éducatifs sur les pratiques durables à côté de vos concessions pour renforcer votre message. Pour les "écrivains de la liberté" lors d'une collecte de fonds pour l'éducation, offrez des friandises inspirées des déjeuners scolaires.

Ces choix de menu ajoutent une touche spéciale à votre événement tout en soutenant votre cause et en apportant des dons supplémentaires.

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5. Vendre des produits de marque

Donnez un coup de pouce à vos efforts de collecte de fonds en vendant des produits dérivés lors de la soirée cinéma. Créez des t-shirts, des sacs fourre-tout ou des badges avec le logo de votre association, associé à des citations ou des scènes mémorables du film. 

Vous pouvez concevoir ces articles à l'aide de Canva ou d'autres plateformes de conception en ligne gratuites. Veillez à ce que les prix restent raisonnables : fixez-les à un niveau suffisamment élevé pour faire des bénéfices, mais suffisamment abordables pour que les gens veuillent les acheter.

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6. Tombolas supplémentaires 

Rendez votre soirée cinéma plus excitante en organisant des tirages au sort. Vous pouvez organiser une tombola 50/50 dont le gagnant partagera les gains avec votre association ou créer des paniers de prix avec des articles sur le thème du cinéma, des cartes-cadeaux de restaurants locaux ou des dons d'entreprises.

Vous pouvez proposer des billets de tombola à la fois lors de la vente des billets avant l'événement et lors de la soirée cinéma elle-même. Pour encourager la participation, envisagez de proposer des offres telles que "achetez cinq billets, obtenez-en un gratuit" ou des réductions pour les personnes qui achètent leurs billets avant l'heure.

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Dernières réflexions sur l'organisation d'une soirée cinéma pour collecter des fonds 

Une soirée cinéma réussie crée un véritable lien avec la communauté grâce à des expériences partagées qui incitent à faire des dons. En choisissant le bon film, en créant un événement à thème et en vendant des billets de tombola, vous augmentez l'engagement et la sensibilisation à la mission.

Pour que votre soirée cinéma soit un succès, utilisez la plateforme de billetterie événementielle 100% gratuite de Zeffy. De la planification à la vente des billets, en passant par la collecte des dons et le suivi, nous sommes là pour vous aider à chaque étape.

FAQ sur la collecte de fonds pour le cinéma