Lois du Delaware sur les tombolas pour les organisations à but non lucratif : Les dernières règles pour organiser un événement conforme

Si vous envisagez d'organiser une tombola dans le Delaware pour collecter des fonds et renforcer l'engagement au sein de votre communauté, voici tout ce que vous devez savoir. Les tombolas sont légales dans le Delaware pour les organisations à but non lucratif qualifiées, à condition de respecter quelques étapes clés.

Il est décourageant de se lancer dans l'organisation d'une tombola sans savoir qui peut organiser une tombola dans l'État du Delaware, quelles sont les licences requises, le coût de l'enregistrement, comment vendre des billets et les règles qui doivent être mises en place pour éviter des amendes coûteuses. C'est pourquoi nous vous fournissons toutes ces informations ainsi que la législation la plus récente du Delaware.

Cela peut sembler compliqué, mais lorsque vous savez comment organiser une tombola réussie conformément aux directives de l'État, vous pouvez obtenir des résultats beaucoup plus rapidement et être sûr de ne pas rencontrer d'obstacles en cours de route. Ce guide est là pour vous aider à mieux respirer et à savoir à quoi vous attendre dès le départ.

Plongeons dans l'aventure !

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Les tombolas sont-elles légales au Delaware ?

Les tirages au sort sont autorisés au Delaware pour les organisations éligibles, déterminées par le Board of Charitable Gaming de l'État. Les organisations doivent être basées ou opérer dans l'État.

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Voici les différentes organisations qui peuvent actuellement organiser légalement une tombola :

• Organismes caritatifs ou religieux à but non lucratif

• Compagnies de pompiers volontaires

• Organisations d'anciens combattants

• Sociétés fraternelles

• Associations civiques

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Remarque importante : Votre organisation doit également bénéficier d'une exonération fiscale fédérale auprès de l'IRS (généralement 501(c)(3), 501(c)(4) ou 501(c)(7)). 

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Les organisations éligibles doivent également confirmer à l'État que les recettes de la tombola sont directement affectées à leur mission et à leur objectif (définis dans les statuts de l'organisation à but non lucratif). C'est pourquoi les entreprises à but lucratif, les campagnes politiques et les particuliers ne sont pas autorisés à organiser des tombolas dans le Delaware en dehors de ces conditions. 

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Exigences du Delaware en matière de permis de tombola

Avant de commencer à concevoir des billets ou à faire connaître votre tombola, il est important de déterminer si votre association a besoin d'un permis ou non. Si c'est le cas, vous devrez également savoir quand faire votre demande, ce qu'il faut rassembler pour que le processus de demande se déroule sans heurts, et ce que cela coûtera. 

Nous vous présentons ici tous les aspects de la question. 

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Quand un permis de tombola est-il nécessaire dans le Delaware ?

La loi du Delaware n'exige pas de permis pour toutes les tombolas, ce qu'il est utile de savoir pour ne pas perdre du temps ou de l'argent qui pourrait déjà manquer. 

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Vous avez besoin d'un permis si

• Vous demandez plus de 5 $ par billet pour un seul tirage, OU

• Vous demandez plus de 15 $ au total pour une série de dessins, OU

• Votre ou vos prix ont une valeur combinée au détail de 5 000 $ ou plus.

Vous n'avez pas besoin de permis si

• Votre billet de tombola coûte 5 $ ou moins et la valeur de votre prix est inférieure à 5 000 $.

Vous ne savez toujours pas si vous remplissez les conditions requises ou vous voulez jouer la carte de la sécurité ? Nous recommandons toujours de vérifier directement auprès du Delaware Board of Charitable Gaming. Après tout, il vaut mieux être confiant et conforme que pris au dépourvu.

Si vous avez besoin d'un permis de tombola, vous devez l'obtenir avant de faire la publicité de votre événement, ne serait-ce que par un message sur les médias sociaux ou une promotion occasionnelle. Ensuite, nous passerons en revue la procédure et le calendrier afin que vous puissiez planifier à l'avance. 

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Comment demander une licence de tombola dans le Delaware ? Aide-mémoire

Au Delaware, il est relativement simple pour les organisations à but non lucratif éligibles d'organiser une tombola, à condition de se donner du temps et de suivre scrupuleusement les étapes. Voici comment demander une licence de tombola afin de pouvoir collecter des fonds en toute sérénité.

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Etape 1 : Créer ou se connecter à votre compte DELPROS

Le Delaware utilise un système en ligne appelé DELPROS (Delaware Professional Regulation Online Services) pour traiter les demandes relatives aux tombolas. 

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Pour commencer :

• 1. Visiter le site de DELPROS

• 2. Cliquez sur "Appliquer/Gérer une licence et des demandes de service".

• 3. Si vous n'avez jamais créé de compte auparavant, cliquez sur "S'inscrire" pour créer un compte utilisateur.

• 4. Si vous avez déjà un compte, connectez-vous avec votre adresse électronique et votre mot de passe.

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Conseil de planification : DELPROS vous donne 6 mois pour remplir et soumettre une demande de permis de tombola, alors assurez-vous d'allouer suffisamment de temps pour éviter de repartir de zéro.

Étape 2 : Remplir la demande de participation à la tombola

Préparez tout ce dont vous avez besoin pour remplir votre demande en rassemblant ces éléments et détails à l'avance : 

• Le nom légal de votre organisation, son adresse au Delaware et son statut d'organisation à but non lucratif auprès de l'IRS.

• Coordonnées des responsables

• Date et lieu du tirage de la tombola

• Prix du billet

• Une description des prix et de leur valeur au détail (soyez aussi précis que possible afin d'éviter tout retard dans l'approbation !)

• Le nombre estimé de billets que vous prévoyez de vendre et les recettes escomptées

• Un chèque ou un mandat non remboursable de 15 $.
  
  

Étape 3 : Télécharger les documents justificatifs

Vous devrez compléter votre candidature en téléchargeant quelques documents sur DELPROS. Voici ce que vous devrez fournir :

• Une copie de vos statuts, de votre règlement intérieur ou de tout autre document de référence similaire, indiquant votre objectif/mission.

• Addendum A : Registre des prix et des valeurs de la tombola, un formulaire énumérant chaque prix et sa valeur exacte au détail.

• (le cas échéant) Une lettre de désignation de l'archiviste (si votre point de contact a changé depuis votre dernière demande de participation à une tombola)

• (Le cas échéant) Une lettre signée de votre organisation nationale ou de votre organisation mère, indiquant que votre section locale est officiellement affiliée.

• (Le cas échéant) Une lettre d'exemption de groupe de l'IRS (datant de moins de 12 mois), si vous présentez une demande de statut de groupe.

• (Le cas échéant) Lorsque la tombola est organisée ailleurs qu'à l'adresse de votre organisation :
  
  • Une lettre du propriétaire des lieux (sur papier à en-tête) 
  • Un contrat de location

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Remarque importante : nous parlerons bientôt des rapports post-tombola que vous devrez soumettre, mais si vous avez des rapports en retard pour des tombolas antérieures dans le Delaware, votre nouvelle demande ne sera pas approuvée tant qu'ils n'auront pas été soumis.

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Étape 4 : Envoyez votre paiement par la poste

Envoyez votre chèque ou mandat de 15 dollars (à l'ordre de l'État du Delaware) à l'adresse suivante

Division of Professional Regulation
Board of Charitable Gaming
861 Silver Lake Blvd, Suite 203
Dover, DE 19904

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Combien de temps dure l'approbation d'un permis de tombola ?

Une fois que vous avez soumis votre demande dûment remplie et vos documents par l'intermédiaire de DELPROS, le Board of Charitable Gaming (Conseil des jeux de bienfaisance) l'examinera lors de sa prochaine réunion. L'État du Delaware recommande de déposer la demande dans les 60 jours suivant la tenue de la tombola afin que le Board ait le temps de l'examiner.

Vous devez déposer votre demande au moins 15 jours avant le tirage de la tombola. La bonne nouvelle est que vous pouvez vérifier l'état de votre demande à tout moment en vous connectant à votre compte DELPROS et en naviguant vers "Voir l'état de la demande".

Attention : Si la date de la tombola est dépassée avant que la Commission n'examine et n'approuve votre demande, vous ne pourrez malheureusement pas organiser l'événement. Dans ce cas, les frais de 15 $ ne sont pas remboursables et vous devez recommencer le processus de demande. Il est donc toujours préférable de se donner suffisamment de temps pour éviter les maux de tête. 

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Règles utiles à garder à l'esprit pour les tombolas du Delaware

Une fois votre permis obtenu, il est temps d'organiser votre tombola. Nous avons décomposé les règles de la tombola Delaware pour chaque étape du processus afin de donner vie à votre événement.

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Planification de la tombola

Lorsque vous définissez l'objectif, les prix et la logistique de votre tombola, gardez à l'esprit ce qui suit :

• Chaque tombola nécessite son propre permis, même si vous organisez plusieurs tombolas par an.

• Seules les tombolas en personne sont autorisées. Le Delaware n'autorise pas la vente de billets en ligne ni les tirages au sort virtuels.

• Les recettes de la tombola doivent être directement affectées à votre mission caritative (telle qu'elle est définie dans vos statuts).

• Si vous utilisez un lieu donné, vous devez obtenir une lettre d'autorisation du propriétaire.
  
  

Création des billets de tombola

Bien que le Delaware n'impose pas de format spécifique pour les billets de tombola, ceux-ci doivent contenir des détails clairs et précis pour vous aider à vous organiser et à informer vos participants. En ce qui concerne le format, vous pouvez créer des billets de tombola numériques qui peuvent être scannés à l'aide d'un code QR sur place ou imprimés à la maison, à condition que la vente ait lieu en personne.

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Voici quelques bonnes pratiques concernant les éléments à faire figurer sur les billets de tombola :

• Nom de l'association

• Date, heure et lieu du dessin

• Prix du billet

• Description de chaque prix

• Un numéro de série ou un numéro de stub unique pour le suivi

• Si le détenteur du billet doit être présent pour gagner

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Vous aurez besoin d'un registre ou d'un rapport de tous les billets vendus, ainsi que de leurs numéros correspondants, pour votre rapport post-occasion après la tombola. C'est pourquoi la gestion de votre tombola à l'aide d'un outil en ligne tel que Zeffy peut vous faire gagner du temps et de l'argent lorsque vous optez pour des options à tarif zéro.

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Vente de billets

C'est l'occasion de vous engager auprès de votre communauté et de collecter des fonds, mais la façon dont vous remettez les billets aux participants est importante selon la loi du Delaware sur les tombolas.

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Règles clés :

• Actuellement, la vente de billets en ligne n'est pas autorisée, tous les achats doivent donc être effectués en personne.

• Vous ne pouvez pas commencer à vendre des billets tant que votre permis n'a pas été officiellement approuvé par le conseil d'administration, ce qui inclut le fait d'en parler sur les médias sociaux ou d'en faire la promotion de quelque manière que ce soit.

• Les bénévoles et le personnel qui vendent des billets doivent comprendre :
  
  • Les règles de la tombola du Delaware sont décrites ici
  • Prix des billets et détails des prix
  • que les achats sont définitifs (pas de remboursement)
    
    
• Vous devez vendre les billets à leur juste valeur marchande, ce qui signifie qu'aucune réduction, aucun bonus ou aucune promotion du type "achetez-en un, recevez-en un" n'est autorisé.

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Réalisation du dessin

Règles essentielles pour le jour de la tombola :

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Les tirages au sort doivent être aléatoires et équitables, sans manipulation ni traitement préférentiel.

• Ce que cela signifie : Tous les participants doivent avoir les mêmes chances de gagner. Vous ne pouvez pas favoriser certains participants ou ajuster le processus en fonction des dons, des relations ou du volume de billets.

• Exemple : Assurez-vous que le récipient dans lequel vous tirez les billets de tombola est bien mélangé avant le tirage. Évitez que ce soit la même personne qui tire à chaque fois et ne laissez personne jeter un coup d'œil dans le récipient pendant que vous tirez un billet. Une approche équitable pourrait consister à demander à un bénévole impartial (qui ne participe pas à la vente ou à la gestion des billets) de procéder au tirage au sort devant les participants.

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Toute personne impliquée dans la gestion de la tombola ne doit pas participer en tant qu'acheteur de billets.

• Ce que cela signifie : Les personnes qui organisent, promeuvent ou tirent la tombola ne sont pas autorisées à participer ou à gagner la tombola. Cela élimine toute perception de partialité.

• Exemple : Si votre trésorier est chargé d'imprimer les billets et de collecter l'argent, il ne doit pas acheter un billet "pour le plaisir". Il en va de même pour la personne qui tire le billet gagnant ou vérifie le prix. Soyez prudent et limitez la participation aux personnes qui ne sont pas impliquées dans l'exécution de la tombola.

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Les tirages au sort doivent avoir lieu en personne à l'endroit approuvé, à la date indiquée dans votre demande.

• Ce que cela signifie : Vous ne pouvez pas passer à un tirage virtuel ou déplacer l'événement vers un nouveau lieu ou une nouvelle date, même si cela est dû aux conditions météorologiques, à une faible participation ou à d'autres problèmes de commodité.

• Exemple : Si votre demande indique que le tirage aura lieu dans votre centre communautaire local le 20 juillet à 14 heures, c'est là (et quand) qu'il doit avoir lieu. Vous ne pouvez pas passer à un tirage Zoom ou le reporter au lendemain sans soumettre une nouvelle demande (et payer les frais correspondants) et attendre une nouvelle approbation.

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Les prix doivent être attribués tels qu'ils sont décrits et ne peuvent être remplacés qu'avec l'accord préalable du jury.

• Ce que cela signifie : Le prix indiqué sur le billet ou le matériel promotionnel est celui que le gagnant devrait recevoir. Vous ne pouvez pas modifier ou réduire le prix, même si les circonstances changent, à moins que cela n'ait été approuvé au préalable par le conseil d'administration.

• Exemple : Si vous avez promis une "carte-cadeau Visa de 500 $", mais que vous rencontrez des problèmes budgétaires ou des retards de livraison, vous ne pouvez pas la remplacer par un autre prix (comme des marchandises ou une carte de moindre valeur) sans obtenir une autorisation officielle. De même, si un prix n'est pas réclamé, sa valeur doit être donnée à une œuvre de bienfaisance ; il ne peut être conservé ou réutilisé.

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Soumettre votre rapport après la tombola

Une fois la tombola terminée, vous n'avez pas encore tout à fait fini ! L'État exige des documents pour s'assurer que votre événement se déroule de manière responsable et dans le respect de toutes les règles. Dans les 15 jours suivant le tirage de la tombola, vous devrez soumettre un rapport sur la tombola au Delaware Board of Charitable Gaming (Conseil des jeux de bienfaisance du Delaware).

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Il s'agit d'un rapport dans lequel vous dresserez une liste :

• Ventes brutes de billets

• Dépenses totales

• Valeur des prix attribués

• Recettes nettes conservées par l'organisation à but non lucratif

• Une brève description de l'utilisation des fonds

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Vous pouvez trouver et télécharger le formulaire de rapport sur les tombolas ici (sur le site web du Delaware Board of Charitable Gaming).

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Rappels importants pour votre organisation à but non lucratif :

• Si vous ne soumettez pas votre rapport dans les délais impartis, vous risquez de ne plus pouvoir organiser de futures tombolas.

• Conservez des documents détaillés pour vos dossiers (vous pourriez être soumis à un audit ou à une demande de documentation ultérieurement).

• Les fonds collectés doivent être utilisés uniquement à des fins communautaires, conformément à vos statuts.

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Liens et ressources utiles :

• Demande de participation à la tombola du Delaware 

• Formulaire de rapport sur l'événement post-affleurement

• Site web du Delaware Board of Charitable Gaming (en anglais)
  
  

Combien coûte l'organisation d'une tombola dans le Delaware ?

Les permis de tombola sont très abordables. Chaque demande ne coûte que 15 dollars par tombola, soumis avec la demande. L'État ne perçoit pas de taxes supplémentaires ni de frais basés sur un pourcentage, quel que soit le montant de la collecte. En revanche, si la demande n'est pas faite correctement ou si les documents à fournir après la tombola ne sont pas fournis, des amendes peuvent être infligées ou les privilèges de la tombola peuvent être perdus. 

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Économiser de l'argent grâce à la collecte de fonds à frais zéro

Vous devrez également prendre en compte le coût de votre logiciel de collecte de fonds pour gérer votre tombola. Heureusement, Zeffy offre la seule option gratuite pour gérer votre tombola, suivre les rapports appropriés et visualiser les progrès de la collecte de fonds parallèlement à toutes les autres campagnes et canaux de dons.

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Avec Zeffy, c'est possible :

• Mettez en place votre campagne de tirage au sort

• Gérer la communication avec les participants et inviter les sympathisants existants à participer.

• Mettre en place des courriels automatisés à envoyer avant et après la tombola.

• Suivre les ventes de billets et les informations sur les participants

• Veillez à ce que les informations soient cohérentes avec toutes les autres campagnes de collecte de fonds que vous souhaitez mener.

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Dernières réflexions

L'organisation d'une tombola dans le Delaware est légale pour les organisations à but non lucratif qualifiées et constitue un excellent moyen d'impliquer votre communauté et de collecter des fonds rapidement. Il y a des règles à respecter, mais une fois que vous aurez pris le temps de les passer en revue, vous serez prêt à tirer le meilleur parti de votre temps et de vos efforts de collecte de fonds.

Même si l'État du Delaware n'autorise pas les tombolas en ligne, vous pouvez toujours compter sur des outils tels que Zeffy pour gérer tout le reste, de la gestion de l'événement aux dons, en passant par les ventes aux enchères et les paiements, sans avoir à payer un seul centime.