Garder les bénévoles engagés dans votre OBNL peut sembler être un travail sans fin. Et comme nous passons de plus en plus de temps à nous occuper des médias sociaux, du travail, de la famille, des tâches ménagères, de la télévision et d'autres causes, il n'est pas plus facile de garder ses bénévoles.
Il y a de fortes chances que vous soyez déjà confronté à l'un des problèmes les plus courants auxquels sont confrontées les organisations à but non lucratif : maintenir l'intérêt des bénévoles.
Il s'agit d'un problème courant pour une raison bien précise : les OBNL s'appuient sur les bénévoles pour maintenir leurs frais généraux à un niveau peu élevé, c'est-à-dire pour s'assurer que la majorité des dons "vont à la cause". Ce qui, en soi, est une bonne chose. Cependant, beaucoup d'organisations à but non lucratif n'investissent pas le temps ou l'argent nécessaires pour recruter, former et gérer correctement les bénévoles. Il peut donc s'avérer difficile de maintenir l'intérêt des bénévoles.
De nombreux bénévoles qui donnent de leur temps pour une cause à laquelle ils croient sont très sollicités et votre organisme sans but lucratif peut rapidement tomber au bas de leur liste de choses à faire, qui ne cesse de s'allonger. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe quelques moyens de montrer à vos bénévoles l'importance qu'ils revêtent pour votre association et de les encourager à continuer à faire du bénévolat. (Des moyens tels qu'une orientation bien planifiée, l'organisation, la flexibilité, et le fait de donner et de recevoir des commentaires sont tous des éléments importants pour maintenir l'intérêt de vos bénévoles).
Votre OBNL n'a qu'une chance de faire bonne impression.
La fidélisation des bénévoles commence dès le début de leur engagement dans votre association. Par conséquent, avant de commencer à recruter des bénévoles, vous devez préparer leur dossier d'orientation. (Comme toujours, regarder quelques TED Talks sur les premières impressions ne fait pas de mal).
Qu'il s'agisse d'un donateur de longue date ou d'un nouveau venu dans votre association, la première étape consiste à lui souhaiter chaleureusement la bienvenue. L'idéal est d'accueillir les nouveaux bénévoles en personne, mais ce n'est pas toujours possible de nos jours. Quoi qu'il en soit, voici une liste des éléments à inclure dans votre dossier d'orientation :
- Quelques informations sur votre association. (Valeurs, mission, histoire, etc.)
- Quelques projets passés.
- Une visite de vos installations ou du lieu de l'événement.
- L'impact du volontariat sur la vie des personnes aidées.
- Une description de leur(s) tâche(s) bénévole(s).
- Présentez-les à quelques autres membres de l'équipe.
- Un document qu'ils peuvent emporter avec eux au cas où ils auraient besoin d'un rappel.
Cela aidera votre nouveau bénévole à connaître et à comprendre votre association (il est important que les messages soient cohérents) et à se sentir plus proche de votre cause.
Ayez une ou deux longueurs d'avance sur vos bénévoles.
Le temps de vos bénévoles est précieux, ne le gaspillez pas. La meilleure façon de montrer à vos bénévoles combien vous appréciez le temps qu'ils vous consacrent est de respecter le temps qu'ils vous consacrent. Utilisez-le à bon escient. Pour que le bénévolat au sein de votre association en vaille la peine, préparez-vous.
- Faites-leur savoir ce qu'ils vont faire, quand ils vont le faire et tout ce qu'ils ont besoin de savoir avant de commencer.
- Il n'y a rien de pire pour un bénévole que d'arriver et de n'avoir rien à faire. Prévoyez donc un plan B au cas où vous surchargeriez vos bénévoles. (Nous savons que ce serait un luxe, mais cela arrive).
- Essayez de planifier des quarts de travail qui alternent les tâches ennuyeuses mais nécessaires avec les tâches plus intéressantes et impliquantes.
- Partagez votre programme de bénévolat longtemps à l'avance.
- Soyez flexible. Les gens ont une vie et des imprévus. Veillez à proposer une variété de postes (longs et courts) et une variété de tâches.
Demandez à vos bénévoles ce qu'ils aimeraient faire.
Une entreprise à but lucratif n'embaucherait probablement pas quelqu'un qui n'a aucune expérience dans le domaine de la construction pour construire ses nouveaux bureaux. En tant qu'organisation à but non lucratif, vous ne pouvez probablement pas être aussi pointilleux, mais il n'est pas interdit de demander aux nouveaux bénévoles ce qu'ils aiment faire, ce qu'ils ont fait dans le passé et s'il y a quelque chose de particulier qu'ils aimeraient apprendre.
Ces trois questions montreront aux bénévoles que vous vous intéressez à eux et que vous ferez de votre mieux pour que leur expérience de bénévolat vaille le temps et l'énergie qu'ils y consacrent. Leurs réponses vous aideront également à connaître et à comprendre vos nouveaux bénévoles et à leur trouver un rôle qui leur plaira, ce qui augmentera les chances qu'ils restent à long terme.
Rendez la pareille à vos bénévoles.
Vos bénévoles consacrent beaucoup de temps à votre association. Et, oui, même si la récompense d'aider une bonne cause est suffisante, investir dans vos bénévoles ne passera certainement pas inaperçu. En les aidant à apprendre et à s'améliorer grâce à des ateliers, des opportunités de mentorat et des formations, vous ne leur donnerez pas seulement de l'autonomie, mais vous leur montrerez que vous êtes aussi dévoué à eux qu'ils le sont à votre cause.
Gardez les bons bénévoles en leur donnant et en recevant du "feedback".
Demander à vos bénévoles comment vous vous en sortez est une étape importante pour les fidéliser. Plus important encore : écouter et agir en fonction de leurs commentaires. L'adaptation et l'amélioration continues vous aideront à maintenir l'intérêt de vos bénévoles tout en leur montrant que vous vous souciez d'eux.
Donner du feedback à vos bénévoles est tout aussi important. Soyez attentif à leurs performances et offrez-leur des commentaires constructifs après les événements clés. Renforcez ces commentaires par des formations, des mentors, etc.
Remerciez vos bénévoles.
Cela peut sembler évident, mais dans le stress d'un événement de collecte de fonds ou dans la liste apparemment interminable des choses à faire dans le cadre d'une campagne, il est facile d'oublier de dire merci.
Reconnaître le temps et les efforts que vos bénévoles consacrent à votre association aura un effet positif durable. Un simple remerciement à la fin d'une période de travail, une lettre ou un courriel, un déjeuner de temps en temps, voire des articles de marque, peuvent montrer à vos bénévoles à quel point vous appréciez tout ce qu'ils font.
