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Comment Zeffy peut être gratuit ?
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La fidélisation des bénévoles peut donner l'impression d'un travail sans fin, en particulier lorsque l'on jongle avec le travail, la famille et d'autres obligations. La fidélisation des bénévoles est un défi courant pour les organisations à but non lucratif, car nombre d'entre elles comptent sur ces personnes utiles pour maintenir les frais généraux à un faible niveau et maximiser l'impact sur les donateurs.
Cependant, les organisations à but non lucratif peuvent avoir du mal à maintenir l'intérêt sans investir le temps et les ressources nécessaires pour recruter, former et gérer correctement un programme de bénévolat. Il est essentiel de montrer à vos bénévoles à quel point ils sont importants. Nous vous présentons ci-dessous nos meilleurs conseils pour vous aider à y parvenir.
Que signifie la fidélisation des volontaires ?
La fidélisation des bénévoles mesure la façon dont une organisation maintient un programme de bénévolat engagé et dévoué au fil du temps. Il s'agit de maintenir un groupe cohérent et loyal de personnes enthousiastes à l'idée de consacrer leur temps et leurs compétences à la mission de l'organisation.
Les stratégies de fidélisation des bénévoles s'articulent autour d'activités qui permettent aux personnes de se sentir valorisées, soutenues et satisfaites de leur expérience. Le résultat est qu'ils restent souvent actifs et impliqués à long terme.
L'importance de la fidélisation des volontaires réside dans la diminution du taux de rotation et dans les économies réalisées sur les coûts de personnel et de formation, ce qui leur permet d'allouer davantage de fonds aux domaines les plus importants.
Qu'ils soient donateurs depuis des années ou nouveaux dans votre association, les accueillir chaleureusement est la première étape. S'il est préférable d'accueillir les nouveaux bénévoles en personne, ce n'est pas toujours possible.
Dans tous les cas, voici une liste des éléments à inclure dans votre dossier d'orientation:
Quelques informations sur votre association. (Valeurs, mission, histoire, etc.)
Quelques projets passés
Une visite de vos installations ou du lieu de l'événement
L'impact du volontariat sur la vie des personnes aidées.
Une description de leur(s) tâche(s) bénévole(s)
Les présenter à quelques autres membres de l'équipe
Un document qu'ils peuvent emporter avec eux au cas où ils auraient besoin d'un rappel.
Cela aidera vos nouveaux bénévoles à connaître et à comprendre votre association (il est essentiel que les messages soient cohérents) et à se sentir plus proches de votre cause.
2. Avoir une ou deux longueurs d'avance sur vos bénévoles
Le temps de vos bénévoles est précieux, vous ne voulez donc pas en perdre une miette. La meilleure façon de montrer aux gens à quel point vous appréciez leur temps est de le respecter.
Faites en sorte que le bénévolat pour votre organisation à but non lucratif vaille la peine d'être pratiqué par les bénévoles en prenant quelques mesures simples :
Avant qu'ils ne commencent, informez-les de ce qu'ils feront et quand ils le feront.
Connectez les bénévoles par le biais d'un groupe de médias sociaux, d'un fil de texte ou d'une chaîne de courriels pour les aider à se sentir à l'aise et à poser des questions les uns aux autres.
Prévoyez un point de contact (comme un responsable des bénévoles) au sein de votre organisation pour toutes les demandes de renseignements concernant les bénévoles.
Créez un plan B au cas où vous surchargeriez vos bénévoles. (Nous savons que ce serait un luxe, mais cela arrive).
Essayez de planifier des quarts de travail qui alternent les tâches fastidieuses mais nécessaires avec les tâches plus intéressantes et impliquantes.
Partagez votre programme de bénévolat longtemps à l'avance.
Faire preuve de souplesse en matière d'horaires et proposer une variété de postes.
3. Demandez à vos volontaires ce qu'ils aimeraient faire
Une entreprise à but lucratif n'embaucherait probablement pas quelqu'un qui n'a aucune expérience dans le domaine de la construction pour construire ses nouveaux bureaux. En tant qu'organisation à but non lucratif, vous ne pouvez probablement pas être aussi pointilleux, mais il n'est pas interdit de demander aux nouveaux bénévoles ce qu'ils aiment faire, ce qu'ils ont fait dans le passé et s'il y a quelque chose qu'ils aimeraient apprendre.
Ces trois questions montreront aux bénévoles que vous vous intéressez à eux et que vous ferez de votre mieux pour que leur expérience de bénévolat en vaille la peine :
Quelles sont les compétences ou l'expérience qui seraient les plus utiles à notre organisation ?
Y a-t-il des tâches ou des domaines qui vous passionnent particulièrement ou que vous aimeriez approfondir ?
Combien de temps pouvez-vous consacrer, et préférez-vous les projets ponctuels, les rôles permanents, ou quelque chose entre les deux ?
Leurs réponses vous aideront également à connaître et à comprendre vos nouveaux volontaires et à leur trouver un rôle qui leur plaira, ce qui augmentera leurs chances de rester à long terme.
4. Rendre la pareille à vos bénévoles
Vos bénévoles consacrent beaucoup de temps à votre association. Et, oui, même si la récompense d'aider une bonne cause est suffisante, investir dans vos bénévoles ne passera certainement pas inaperçu.
En les aidant à apprendre et à s'améliorer grâce à des ateliers, des opportunités de mentorat et des formations, vous les responsabiliserez et leur montrerez que vous êtes aussi dévoué à eux qu'ils le sont à votre cause. Vous pouvez même leur proposer d'assister gratuitement à des événements sur lesquels ils ne travaillent pas, afin de leur offrir un avantage qui les aidera à se sentir plus proches de leur travail.
5. Conserver les bons bénévoles en donnant et en recevant un retour d'information
Même si vous ne voyez que des sourires, vous devez montrer aux gens que vous vous souciez d'eux en prenant de leurs nouvelles. Il est essentiel de demander à vos bénévoles comment vous allez pour les garder à vos côtés.
Il est encore plus important d'écouter leurs commentaires et d'y donner suite. Pour adapter et améliorer votre action en fonction des commentaires des bénévoles sur leur expérience, vous pouvez envoyer une enquête ou organiser une réunion de bilan après une grande collecte de fonds.
Il est tout aussi essentiel de donner un retour d'information à vos bénévoles, même s'ils ne sont pas des employés rémunérés. Soyez attentif à leurs performances, donnez-leur un retour d'information constructif après les événements importants et renforcez ce retour d'information par une formation qui leur donne le sentiment que vous vous investissez dans leur développement.
Un système de gestion des bénévoles peut aider votre organisation à but non lucratif, de la formation des bénévoles à l'organisation d'enquêtes auprès des bénévoles.
Cela peut sembler évident, mais il est facile d'oublier l'appréciation des bénévoles dans le stress d'un événement de collecte de fonds ou dans la liste apparemment interminable des tâches à accomplir dans le cadre d'une campagne. Cela fait également une différence lorsque vos remerciements sont personnels et vont au-delà du protocole de politesse.
Reconnaître le temps et les efforts que vos bénévoles consacrent à votre association aura un effet positif durable. Un simple remerciement à la fin d'une période de travail, une lettre ou un courriel, un déjeuner de temps en temps ou même des articles de marque peuvent montrer à vos bénévoles à quel point vous appréciez tout ce qu'ils font.
Un logiciel de gestion des volontaires peut également vous aider à automatiser les messages envoyés aux étapes clés.
Les bénévoles veulent avoir le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand que leurs seules tâches. L'un des moyens d'y parvenir est de créer une communauté sur laquelle les volontaires peuvent s'appuyer.
L'organisation d'événements sociaux, d'activités de consolidation d'équipe ou de rencontres informelles favorise le sentiment d'appartenance. Lorsque les bénévoles se sentent à leur place, ils sont plus enclins à revenir.
Voici quelques idées d'activités sociales destinées à fidéliser les bénévoles :
Fêtes d'appréciation après la collecte de fonds
Des repas-partage à thème
Pique-niques ou barbecues où ils peuvent amener leurs amis et leur famille
Activités de renforcement de l'esprit d'équipe
Soirées sociales sur le thème des vacances
8. Rendre le bénévolat amusant
Le bénévolat est un travail utile, mais il ne doit pas nécessairement être une affaire sérieuse. Pensez à ajouter du plaisir au processus en incorporant des éléments qui rendent les choses agréables et légères.
Qu'il s'agisse de rôles bénévoles créatifs, de compétitions d'équipe ou simplement de célébrer ensemble de petites victoires, rendre le bénévolat amusant peut renforcer l'engagement des bénévoles et garder le moral.
Vous voulez vous assurer que les bénévoles attendent avec impatience le moment où ils se présenteront pour faire du bon travail, parce qu'ils aiment vraiment l'expérience.
Voici quelques exemples d'idées :
Les journées à thème où tout le monde s'habille comme son super-héros préféré ou dans une couleur spécifique.
Gamifier l'expérience du bénévolat en attribuant des points à diverses activités qui aident les gens à se présenter prêts à partir et enthousiastes.
Planification d'un voyage de bénévolat où chacun peut combiner un week-end avec une action de bienfaisance.
Élisez des volontaires pour faire partie de votre "comité d'amusement" et trouver des idées géniales qui correspondent au groupe en particulier.
Encouragez les nouveaux bénévoles à raconter ce qui les a amenés dans l'espace et ce qui les motive à faire ce travail.
9. Offrir des possibilités de croissance
De nombreux bénévoles cherchent à acquérir de nouvelles compétences et à se développer professionnellement. Lorsque vous en saurez plus sur vos bénévoles, réfléchissez aux moyens de les aider à acquérir une expérience qui pourra les aider dans leurs aspirations et leur carrière.
Par exemple, vous pouvez avoir un créatif talentueux qui essaie d'acquérir des compétences en conception graphique et s'associer à lui pour vous aider à réaliser les visuels de votre prochaine collecte de fonds. Vous pouvez également demander à un étudiant en finance en herbe de suivre votre processus comptable et de vous aider pendant la saison des impôts.
Lorsque vous montrez aux bénévoles que leur développement personnel et professionnel est important pour votre organisation, ils seront plus enclins à rester à long terme.
10. Reconnaître les étapes importantes de votre programme de bénévolat
Reconnaître les contributions de vos bénévoles peut avoir un impact considérable sur leur fidélisation. Célébrez les étapes importantes, comme les anniversaires, de manière créative, ou l'achèvement de projets réussis, pour leur montrer que vous voyez ce qu'ils ont apporté, ce qui signifie beaucoup.
Vous pouvez anticiper le cycle de vie d'un bénévole et identifier des moments clés, comme la Journée nationale du bénévolat, pour la rendre spéciale et unique à votre organisation afin que votre impression soit durable.
Dernières réflexions sur les stratégies de fidélisation des volontaires
Il n'est pas toujours facile de garder les bénévoles heureux et engagés, mais avec un peu d'attention et d'efforts, c'est tout à fait faisable. Les bénévoles sont plus enclins à rester lorsque vous leur témoignez de la reconnaissance, que vous leur offrez des possibilités d'évolution et que vous veillez à ce que les choses restent souples et amusantes.
En restant organisé pour fidéliser les bénévoles, en communiquant ouvertement et en créant une communauté de soutien, vous les aiderez à se sentir inspirés et motivés pour continuer à donner. Pour rester au fait de toutes les activités de collecte de fonds et collecter davantage avec l'aide de votre équipe de soutien, essayez gratuitement la plateforme de collecte de fonds Zeffy.
Pour fidéliser les bénévoles, il faut faire en sorte que leur expérience soit agréable et gratifiante. Un bon moyen de les motiver est d'ajouter un peu de compétition. Envisagez de créer des défis amicaux où les bénévoles s'affrontent pour recueillir le plus de dons, emballer le plus de nourriture ou recruter le plus de bénévoles dans un laps de temps donné. Cela donne à chacun un objectif clair et ajoute de l'enthousiasme à leur travail.
N'oubliez pas de fêter les victoires ! La reconnaissance publique - comme le partage d'un tableau de classement sur les médias sociaux ou dans votre bureau - peut remonter le moral des troupes. Les bénévoles se sentent valorisés et motivés pour continuer à travailler lorsque leurs efforts sont reconnus.
Le calcul du taux de fidélisation des bénévoles est relativement simple et peut se faire en suivant le nombre de bénévoles qui continuent à participer sur une période donnée. Voici une méthode de calcul essentielle :
Taux de fidélisation des bénévoles = (Nombre de bénévoles qui reviennent / Nombre total de bénévoles au début de l'année) x 100
Quelques étapes utiles pour calculer le taux de fidélisation des bénévoles :
Déterminez la période que vous souhaitez mesurer (par exemple, un an, six mois).
Déterminez le nombre de volontaires au début de la période comme base de référence pour le comptage des volontaires actifs.
Suivre le nombre de volontaires qui sont revenus ou qui ont continué à faire du bénévolat pendant cette période.
Introduisez les chiffres dans la formule pour obtenir le taux de rétention en pourcentage.
Un logiciel de gestion des bénévoles peut aider votre organisation à but non lucratif à.. :
Comprendre les rapports et les mesures permettant de calculer le taux de fidélisation des bénévoles
Simplifier la gestion des volontaires (sensibilisation, communication, etc.)
Désigner les nouveaux volontaires et les volontaires existants dans votre stratégie de communication
Envoyer des enquêtes pour éviter l'épuisement des bénévoles
Organiser les quarts de travail des bénévoles de manière à s'adapter à des emplois du temps chargés.
Identifier rapidement de nouvelles opportunités de bénévolat
Pour fidéliser les bénévoles, il faut qu'ils restent engagés, appréciés et motivés pour continuer à apporter leur contribution. Voici quelques stratégies pour vous aider à y parvenir :
Remerciez régulièrement vos bénévoles pour leur temps et leurs contributions. Reconnaissez publiquement leur travail dans les bulletins d'information, les médias sociaux ou les événements. Des gestes simples, tels que des notes de remerciement manuscrites ou de petites marques d'appréciation (en s'appuyant sur votre système de gestion des bénévoles).
Veillez à ce que vos bénévoles aient le sentiment de faire partie d'une équipe et d'être liés à la mission. Favorisez un environnement favorable et inclusif où les bénévoles se sentent respectés et où leurs contributions sont valorisées. Lorsque les bénévoles ont le sentiment d'appartenir à une équipe, ils sont plus enclins à rester engagés.
Assurez-vous que les bénévoles comprennent leur rôle et leurs responsabilités dès le départ. Une communication claire sur ce qui est attendu aide les bénévoles à se sentir en confiance et leur permet de savoir comment leur travail influe directement sur l'organisation.
Demandez régulièrement un retour d'information, que ce soit par le biais d'enquêtes auprès des bénévoles, d'entretiens individuels ou de discussions de groupe. Les commentaires des bénévoles peuvent vous aider à améliorer vos programmes et à résoudre les problèmes de fidélisation. Les bénévoles apprécient de se sentir écoutés, ce qui peut vous aider à vous adapter pour mieux répondre à leurs besoins.
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