Les logiciels de gestion des bénévoles révolutionnent la façon dont les organisations à but non lucratif coordonnent leur atout le plus précieux : les bénévoles.
Sans un système approprié, les organisations à but non lucratif peuvent être confrontées à un emploi du temps chaotique, à des communications manquées et à des bénévoles désengagés. C'est pourquoi vous devriez utiliser la technologie pour transformer votre programme de bénévolat et améliorer votre gestion des bénévoles.
Les meilleurs logiciels de gestion des bénévoles s'intègrent parfaitement aux activités des organisations à but non lucratif, améliorant ainsi l'efficacité et la satisfaction des bénévoles. Découvrez comment le bon logiciel peut vous aider à gérer les bénévoles pour des initiatives à petite échelle et des campagnes complexes à événements multiples.
7 systèmes de gestion des bénévoles pour les organisations à but non lucratif
Qu'est-ce qu'un système de gestion des volontaires ?
Le logiciel de gestion des bénévoles est un outil numérique complet conçu pour rationaliser l'ensemble du cycle de vie des bénévoles pour les organisations à but non lucratif. Il rationalise et automatise les processus clés, notamment :
- Recrutement
- Embarquement
- Programmation des équipes
- Communication
- Suivi du temps
- Rapports
Ces systèmes offrent une plateforme unifiée pour les coordinateurs de volontaires, éliminant le besoin d'outils multiples et réduisant la charge administrative. Parmi les caractéristiques communes, citons les profils de bénévoles personnalisables, les portails en libre-service pour les bénévoles, l'intégration avec les systèmes de gestion des donateurs et les applications mobiles.
En tirant parti de ces logiciels, les organisations à but non lucratif peuvent renforcer l'engagement des bénévoles et améliorer les taux de fidélisation. La nature complète de ces outils permet aux organisations de créer une expérience transparente pour les bénévoles, de l'inscription à l'engagement à long terme.
4 avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des volontaires
1. Une solution unique
Le recrutement, la planification et la communication des bénévoles sont les piliers d'une gestion réussie des bénévoles. Imaginez que vous utilisiez différentes plateformes pour chaque processus : cela peut être un cauchemar logistique pour les organisations à but non lucratif dont les ressources sont limitées.
Combiner ces tâches sur une seule plateforme est la clé, et c'est ce que les outils de gestion des volontaires peuvent faire. Une solution logicielle complète simplifie le travail et offre une expérience plus cohérente de la gestion des volontaires.
2. Enregistrement et recrutement efficaces des volontaires
Trouver des bénévoles passionnés et désireux de mettre leurs compétences au service de la mission de votre association est déjà un défi. Une plateforme efficace améliore les stratégies de gestion des bénévoles et minimise les difficultés de recrutement.
Grâce à ces outils numériques, les responsables des volontaires peuvent organiser efficacement une variété d'événements, qu'il s'agisse de projets ponctuels ou d'engagements récurrents. Cette approche ciblée permet non seulement de rationaliser le processus de recrutement, mais aussi de garantir une meilleure adéquation entre les compétences des bénévoles et les tâches à accomplir.
Un programme de bénévolat réussi peut vous aider à améliorer vos campagnes ou vos collectes de fonds, ainsi que le taux de participation des donateurs.
Avec le meilleur logiciel de gestion des bénévoles pour le recrutement, les organisations à but non lucratif peuvent :
- Créer des formulaires d'inscription à la marque pour les opportunités de bénévolat et les postes disponibles.
- Autoriser les inscriptions de groupe ou de pair à pair
- Créer un flux de travail personnalisé
3. Communication automatisée
L'automatisation de la communication avec les volontaires inscrits stimule l'engagement et améliore la fidélisation. Les coordinateurs et les responsables des volontaires peuvent créer des messages ou des courriels automatisés pour souhaiter la bienvenue à chaque nouveau volontaire.
Fixez des rappels par courrier électronique pour les tenir au courant des missions à venir. La programmation de ces rappels permet de réduire les absences et facilite la gestion des bénévoles.
Voici comment les outils d'automatisation peuvent contribuer à la communication :
- Simplifier l'auto-enregistrement et suivre la présence des bénévoles sans effort
- Envoyer des messages de remerciement et des courriels personnalisés pour montrer sa reconnaissance
- Utilisez des options multicanal telles que l'e-mail, le SMS et la messagerie in-app pour mieux toucher le public.
- Maintenir une base de données consultable pour une gestion efficace des contacts
4. Processus d'intégration en douceur
Les logiciels de gestion des bénévoles simplifient le processus d'intégration, car ils permettent d'automatiser les formalités administratives, de planifier les séances d'orientation et de fournir des supports de formation de manière efficace. Les coordinateurs gagnent ainsi du temps et les nouveaux bénévoles ont une première impression positive.
En simplifiant ces étapes initiales, les organisations peuvent aider les volontaires à apporter leur contribution plus rapidement et à se sentir valorisés dès le départ. Cette entrée en douceur dans le processus de gestion des volontaires conduit souvent à une meilleure fidélisation et à un engagement accru des volontaires en général.
Nos 7 meilleurs systèmes de gestion des volontaires
1. Bloomerang Volontaire
Bloomerang intègre la gestion des bénévoles et des donateurs dans une plateforme unique, rationalisant les flux de travail et éliminant le besoin de systèmes distincts.
La centralisation des données relatives aux bénévoles et aux donateurs permet d'améliorer l'efficacité et de gagner du temps. La plateforme permet également d'identifier de nouvelles opportunités de collecte de fonds au sein de votre base de bénévoles et offre de solides fonctionnalités de gestion des données pour un accès facile.
Qu'est-ce qui rend Bloomerang Volunteer idéal pour les organisations à but non lucratif ?
- Permet des flux de travail de recrutement flexibles
- Fournit des rapports de bout en bout
- Comprend des outils de sélection et de programmation
- Dispose de fonctions d'automatisation pour fidéliser les bénévoles
Témoignage
"Le choix d'InitLive (aujourd'hui Bloomerang Volunteer) a été notre premier pas vers un système sérieux de gestion des bénévoles pour notre tournoi scientifique régional. Nous avons passé en revue de nombreuses plates-formes concurrentes, et même si le prix était un peu élevé pour notre budget limité, nous avons été satisfaits de notre choix. Chaque année, les fonctionnalités s'améliorent. - John O
2. Mobiliser
Mobilize fournit aux organisations à but non lucratif des outils pour recruter et gérer efficacement les bénévoles dès le départ. La plateforme simplifie l'inscription des bénévoles et améliore leur engagement grâce à des fonctionnalités telles que des rappels automatisés et une programmation facile de plusieurs événements.
Mobilize offre également de solides capacités de reporting pour suivre les activités des volontaires et leur fidélisation.
Qu'est-ce qui fait de Mobilize une solution idéale pour les organisations à but non lucratif ?
- Mise en place d'événements récurrents et à équipes multiples
- Fonctionnalité de recrutement de pair à pair
- Automatiser les messages électroniques et textuels pour les rappels avant l'événement et les enquêtes après l'événement
- Des flux d'approbation et des niveaux d'autorisation simples
Témoignage
"Dans l'ensemble, j'apprécie vraiment Mobilize ! C'est une excellente petite plateforme "de niche" qui s'adapte bien à l'organisation politique à but non lucratif. Elle fonctionne en parallèle avec d'autres plateformes telles que NGP VAN/EveryAction et GetThru, par exemple. Elle attire même les bénévoles dans un environnement d'organisation virtuel ou distribué. - Sara Y
3. Clairon
Bugle rationalise la gestion des bénévoles en regroupant les tâches sur une seule plateforme. Il simplifie l'organisation d'événements communautaires et augmente l'engagement des bénévoles grâce à des fonctionnalités telles que le recrutement et l'intégration faciles.
La plateforme est intuitive et conviviale, ce qui rend la configuration et la mise en œuvre rapides et efficaces.
Qu'est-ce qui fait de Bugle un outil idéal pour les organisations à but non lucratif ?
- Permet un nombre illimité de bénévoles gratuitement
- Enregistrement efficace et simple des événements
- Gérer les équipes de bénévoles
- Permet des enregistrements et des départs numériques
- Formulaire de décharge de responsabilité numérique
- Offre de services de messagerie textuelle en vrac
- Rapport d'impact détaillé
- Permet de suivre les heures de bénévolat et les performances des sections
Témoignage
NA
4. VolunteerMark
VolunteerMark est un système complet de gestion des bénévoles conçu pour rationaliser les processus de recrutement, de planification et de communication des organisations à but non lucratif.
Il offre une gamme d'outils qui rendent la gestion des volontaires efficace et efficiente, garantissant que les organisations peuvent se concentrer sur leurs missions sans charges administratives.
Qu'est-ce qui fait de VolunteerMark un outil idéal pour les organisations à but non lucratif ?
- Créer et gérer des événements de volontariat ponctuels, fixes ou flexibles
- Des fonctions intégrées de texte, d'e-mail et de médias sociaux pour une sensibilisation efficace
- Suivre les heures de bénévolat, les performances et les affectations à l'aide d'un tableau de bord centralisé.
- Personnaliser la gestion des données pour répondre aux besoins spécifiques de l'organisation
Témoignage
VolunteerMark est fonctionnel et facile à utiliser. Nous utilisons le système pour réserver des groupes de bénévoles pour notre programme de repas familiaux. J'apprécie la facilité avec laquelle les groupes de bénévoles peuvent consulter les disponibilités et s'inscrire pour une date de bénévolat. - René
5. NonProfitEasy (Lumaverse)
NonProfitEasy rationalise la gestion des bénévoles en simplifiant les inscriptions, en suivant les présences et en automatisant la communication.
Les organisations à but non lucratif peuvent gérer efficacement leurs bases de données de bénévoles et assurer une communication fluide grâce à des courriels et des rappels automatisés.
Qu'est-ce qui fait de NonProfitEasy une solution idéale pour les organisations à but non lucratif ?
- Aide à créer des formulaires d'inscription des bénévoles faciles à utiliser et à partager
- Offre des outils permettant de suivre les informations relatives aux volontaires et de créer des rapports détaillés
- S'intègre à divers outils et plateformes tels que Double the Donation
- Fournit des fonctions d'automatisation et de personnalisation des communications
- Aide à la coordination et à la rationalisation des événements
Témoignage
NPE a été un outil utile et fiable pour nous aider à maintenir une base de données de contacts de notre communauté et pour nous fournir les outils simplifiés dont nous avons besoin pour accepter et traiter nos dons. Les options personnalisables nous permettent d'adapter la base de données à nos besoins. La formation et l'assistance sont vraiment bonnes. - Kerrie C.
6. POINT
POINT est l'un des meilleurs outils gratuits de gestion des bénévoles pour les organisations à but non lucratif. Il permet aux organisations en pleine croissance d'entrer en contact avec des bénévoles sans avoir à dépenser beaucoup d'argent.
La plateforme vous permet de créer une page POINT, un centre de bénévolat en ligne pour tous vos besoins de gestion.
Vous pouvez mettre à jour les profils des organisations, créer des inscriptions à des événements, des liens de donation, etc. Pour attirer les bénévoles, vous pouvez facilement partager ce lien sur les médias sociaux, les sites web et les bulletins d'information électroniques.
Qu'est-ce qui fait de POINT un outil idéal pour les organisations à but non lucratif ?
- Gérer les données des volontaires dans un tableau de bord basé sur le cloud
- Inscriptions de volontaires intégrées à partager sur votre site web et vos profils de médias sociaux
- Nombre illimité de comptes d'administration avec des autorisations personnalisées
- Fonction de notification push pour rappeler aux volontaires les événements à venir
Témoignage
"Point App a aidé notre centre d'alimentation - une activité laborieuse qui dépend fortement des bénévoles - à entrer en contact avec un groupe plus large et plus diversifié de bénévoles de toute la ville ! - Lindsay B
7. SignUpGenius
Les organisations à but non lucratif peuvent créer des formulaires d'inscription personnalisés pour créer diverses opportunités de bénévolat. SignUpGenius est l'une des meilleures solutions logicielles de gestion des bénévoles pour simplifier les processus de recrutement et d'intégration des bénévoles.
Il offre des fonctions spéciales aux bénévoles, leur permettant de changer de date s'ils ne sont plus disponibles pour un événement spécifique. Son interface conviviale et ses puissantes fonctionnalités facilitent la création, la gestion et le suivi des inscriptions pour les organisations à but non lucratif.
Qu'est-ce qui rend SignUpGenius idéal pour les organisations à but non lucratif ?
- Formulaires d'inscription personnalisables
- Déléguer et partager les responsabilités pour les événements
- Suivi et exportation du rapport d'heures de bénévolat
- Intégrer des outils tels que MailChimp, Constant Contact, etc.
- E-mails de rappel et de confirmation automatisés
Témoignage
"C'est un outil formidable pour recruter des groupes pour un événement. Il permet de savoir qui est programmé pour quelle équipe, s'il y en a plusieurs, et fournit des rappels aux bénévoles par intervalles : une semaine à l'avance, deux jours à l'avance et le jour même. Si vous avez besoin d'organiser un groupe pour un travail d'équipe, SignUp Genius vous facilite la tâche. - Gladys P
Comment choisir le meilleur outil de gestion des bénévoles pour les organisations à but non lucratif ?
1. Dressez la liste de vos besoins et de vos objectifs
Commencez par identifier les points douloureux de votre processus actuel de coordination des volontaires. Réfléchissez aux tâches qui prennent le plus de temps, aux problèmes de communication et aux aspects de l'engagement des bénévoles qui doivent être améliorés.
Fixez des objectifs concrets, tels que l'augmentation de la fidélisation des bénévoles d'un certain pourcentage ou la réduction du temps administratif d'un nombre spécifique d'heures par semaine. Évaluez votre vision à long terme des programmes de bénévolat et assurez-vous que le logiciel peut s'adapter à votre croissance.
En définissant ces besoins et ces objectifs dès le départ, vous serez mieux équipé pour choisir un système qui améliorera réellement vos capacités de gestion des bénévoles et s'alignera sur la mission de votre association.
2. Tenez compte de vos limites budgétaires
Les systèmes de gestion des volontaires sont disponibles dans différentes gammes de prix, et vous devriez également envisager différentes structures tarifaires, telles que le paiement par utilisateur ou un abonnement forfaitaire.
Si vos ressources sont limitées, le mieux est de choisir un logiciel en version gratuite. Puisque vous connaissez déjà vos besoins, vérifiez si le logiciel correspond à votre budget.
Déterminez le budget maximum que votre organisation peut consacrer à la gestion des volontaires. Notez que les plans de la version gratuite peuvent avoir des fonctions limitées. Voyez si vous pouvez commencer avec un plan moins cher pour utiliser des fonctions plus avancées ou avoir une base de volontaires plus large.
3. Comprendre les besoins du volontaire
Lors du choix d'un logiciel de gestion des bénévoles, privilégiez les fonctionnalités qui améliorent l'expérience des bénévoles. Recherchez des interfaces conviviales qui facilitent l'inscription des bénévoles, la consultation des emplois du temps et l'enregistrement des heures.
Explorez les logiciels qui offrent des options en libre-service, permettant aux bénévoles de gérer leurs propres profils et disponibilités. En choisissant un système qui répond aux préférences des bénévoles, vous améliorerez non seulement leur satisfaction, mais aussi leur engagement à long terme et leur soutien à la mission de votre organisation.
4. Comparer les autres caractéristiques et avantages
Les logiciels de gestion des bénévoles offrent de nombreuses fonctionnalités qui profitent aux organisations à but non lucratif de différentes manières. Une gestion efficace des bénévoles repose sur des fonctions de planification, notamment la gestion des équipes et l'intégration des calendriers.
Dressez la liste de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer les volontaires.
Entre autres caractéristiques, il est important d'avoir une interface conviviale. Elle permet aux administrateurs et aux bénévoles d'utiliser le système sans difficulté.
5. Lire les critiques et les témoignages
Avant de prendre une décision, consultez les sites web d'évaluation de tiers pour limiter les choix. G2 et Capterra répertorient les outils techniques avec des évaluations et des avis d'utilisateurs pour vous aider à trouver la meilleure option.
Ces sites hébergent des avis d'experts et des critiques émanant directement des utilisateurs. Lisez les avis pour vérifier la réputation et la crédibilité du fournisseur de logiciel.
Principaux enseignements sur les logiciels de gestion des volontaires
Les logiciels de gestion des bénévoles pour les organisations à but non lucratif offrent divers outils répondant aux besoins des différentes organisations. Il va au-delà de la gestion des bases de données et aide au recrutement, à la planification d'événements, à la programmation et à l'analyse.
Tenez compte du coût et des limites de chaque solution logicielle avant de réduire vos choix. Pour rationaliser les différents processus des organisations à but non lucratif, choisissez un système centralisé de gestion des bénévoles.
